注文明細のクローズ、再オープン、および再リンク
このページでは、注文明細を閉じ、キャンセル、削除する方法と、注文明細を再度開き、再リンク/再アクティブ化する方法について説明します。 注文明細の書誌リファレンスを変更する情報も含まれています。物理的アイテムの受領段階の概要と、注文明細のクローズ、受領後および請求の処理に関する詳細へのリンクが記載されています。 [資料の受入]を参照してください。 全体的な購入ワークフローについては、 [購入ワークフロー]を参照してください。インフラストラクチャ、更新、構成などの関連セクションへのリンクを含む、Almaでの取得操作の概要については、 [受入の概要]を参照してください。
次のセクションでは、注文明細タスク リスト(「受入」>「注文明細」>「 すべての注文明細」。「 ベンダーとコミュニケーション」を参照) から注文明細に対して実行できる、有効な処理から削除する、有効な処理に戻す、または関連するリソースを変更するために実行できるいくつかのアクションについて説明します。 役職、注文明細のステータス、注文明細のタイプ、およびその他の要因に応じて、システム内のすべての注文明細に対してこれらのアクションのすべてを実行できる場合とできない場合があります。タスク リスト全般の詳細については、レコードリストを参照してください。
注文明細に対してこれらのアクションのいずれかを実行するには、注文明細があなたに割り当てられている必要があります。 「注文明細情報の編集」を参照してください。
注文明細をクローズ、キャンセル、および削除
以下の表は、注文明細のクローズ、キャンセル、および削除のアクションを比較しています。
| アクション | 理由 | 以下に利用可 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 注文明細のクローズ | 注文書を完了するには |
| クローズとして保存された注文明細で、この注文明細は再開可能です。 |
| 注文明細のキャンセル | 注文明細処理中のエラー | 有効ではないアクティブな注文明細
| キャンセル済みとして保存された注文明細で、再オープン可能 |
| 注文明細の削除 | クリーンアップシステム |
| 注文明細およびすべての関連資料がAlmaから削除されました |
注文明細のクローズ
注文明細のクローズは、購入が完了したことを示すために使用されます。次のタイプの注文明細を閉じることができます：
- 送信済み (少なくとも 1 つの受領または有効化されたリソースを含む) で、請求書の支払いを待っているワンタイム注文明細 (これらは通常、自動的に支払われるか、 [全額請求済み] に設定されているか、ワークフローによってクローズされるか、またはそれらすべてとなっています)
- 定期的な更新を伴う継続注文明細 (たとえば、シリアルサブスクリプションを停止する必要がある場合)
注文明細を閉じるとき、目録は削除されません。電子リソースに関連付けられた注文明細の場合、次の注記とともにタスクが電子有効化 タスク リストに追加されます: このリソースの注文はクローズされました。非アクティブ化が必要かどうかを確認してください。
購入注文明細を閉じると、予算引当がリリースされます。
注および添付ファイルは、注文明細が閉じている場合でも追加できます。
注文明細を閉じるには：
- [注文明細] タスク リストの注文明細の行アクションで [閉じる] を選択し、確認ダイアログ ボックスで [確認] を選択します。
- 一部の受領済みアイテムと一部の未受領アイテムを含む注文明細を閉じるには、未受領アイテムを削除し、注文明細のアイテム数を変更してから、受領アイテムを再受領します。
注文明細をキャンセルする
注文明細をキャンセルすると、注文明細は無効になります。 評価中や請求書の支払いを待っているものを除き、有効な注文明細はすべてキャンセルできます。キャンセルされた注文明細は削除できます。
注文明細がキャンセルされても、Almaから削除されません。キャンセルされた注文明細は引き続き注文明細タスク リストに含まれており、キャンセルされた注文明細内のメモや添付ファイルは編集または削除できます ([注文明細情報の編集]を参照)。キャンセルされた注文明細に電子タスクが関連付けられている場合、その電子タスクは削除されます。 注文明細の予算引当はキャンセルされるとリリースされます。
注文明細がメインの注文明細である場合、Almaは注文明細の目録を削除しようとします。注文明細が追加の注文明細である場合、または目録が受信またはアクティブ化されている場合、Almaは目録を削除しません。目録を削除できない場合は、注文明細とその目録の間のリンクが削除されます。
Almaは両方のアイテムの削除しようとし、所蔵が空の場合はその所蔵も削除しようとします。書誌レコードも項目なしの場合、 レコードの処理 は、 pol_handle_bib_record_without_inventory 顧客パラメータの値に依存します。詳細については、その他の設定（受入）を参照してください。
リクエストに関連付けられた注文明細がキャンセルされた場合、「リクエスト - 目録更新後の再計算」ジョブは、関連付けられた目録からリクエストを切り離し、リクエストをキャンセルする可能性があります (リクエストを満たすために他のアイテムを使用できない場合)。詳細については、ジョブリクエスト - スケジュール済みジョブで目録更新後の再計算を参照してください。
注文明細をキャンセルするには：
- 「注文明細」タスクリストの注文明細の行アクションで、「明細のキャンセル」を選択します。注文明細キャンセル制限注記を設定している場合は、それが表示されます。確認した後、またはメモを設定していない場合は、[明細のキャンセル] を選択すると、[キャンセル情報] ダイアログ ボックスが表示されます。
キャンセル情報ダイアログボックス - キャンセル理由を選択します。利用可能な理由を設定するには、注文明細キャンセル理由を設定を参照してください。
- キャンセル注記で 、必要に応じてベンダーの注記を入力します。 メモの詳細は、注文明細の詳細ペインのメモセクションに表示されます。
- 必要に応じて、ベンダーに解除通知を送信するためベンダーに送信キャンセルを選択します。 ベンダーがEDIキャンセル用に設定されていない限り、キャンセルは電子メールで送信されます。その場合、キャンセルはEDIを使用して送信されます。電子メールで送信する場合、ベンダーに定義された優先アドレスが使用されます。EDIの詳細については、電子データ交換（EDI）を参照してください。
- pol_handle_bib_record_without_inventory顧客パラメータがMANUALに設定されている場合、追加フィールド在庫なしの 書誌レコードの処理 がダイアログ ボックスに表示されます（その他の設定（取得）を参照）。この場合、 この注文明細をキャンセルすると項目がなくなる場合、書誌レコードをどうするかを指定する必要があります。 これを行うには、ドロップダウン リストから次のオプションのいずれかを選択します。
- 何もしない – 書誌レコードをデータベースに残します。
- 書誌レコードの削除 – データベースから書誌レコードを削除します。
- 書誌レコードの抑制 – 書誌レコードをデータベースに残しますが、ディスカバリーでの公開を抑制します 。
-
- ［確認］を選択してください。注文明細はキャンセルされました。ベンダーに送信キャンセルを選択した場合、解除指示は、ベンダーに送信されます。 注文が以前にベンダーに送信された場合にのみ、キャンセル指示がベンダーに送信されます。注文がレビュー中である場合は、ベンダーに送信されません、ベンダーにキャンセル送信を選択する必要がありません。
キャンセルされた注文明細を検索するには：
- [注文明細] タスク リストのファセットの [ワークフロー ステップ] で、 [キャンセル済み] を選択します。タスクリストがフィルタリングされ、キャンセルされた注文明細のみがリストに表示されます。
注文明細の削除
購入オペレータ（拡張）役割を持っている場合にのみ、注文明細を削除することができます。
注文明細を削除すると、その注文明細がAlmaから削除され、関連付けられている取引がすべて削除されます。メインの注文明細を削除すると、その注文明細に関連付けられた在庫リソースも削除されます。追加の注文明細を削除しても、在庫は削除されません。
削除オプションは、次のステータスの注文明細で使用できます：
- レビュー中
- パッケージング（自動または手動）
- 延期またはキャンセル済み
次の場合、注文明細は削除できません：
- ユーザーは1点の請求書にリンクされています。
- 注文書 に添付され、ベンダーに送信されました。（注文書が送信されていない場合、注文明細を注文書から除いてから削除できます）。
- これはメインの注文明細で、注文明細リソースの1つが受領または有効化された（注文明細がレビュー中であっても）ものです。
削除された注文明細は、受入または再オープンできません。後で注文明細を表示または再利用する可能性がある場合は、キャンセル（上記の注文明細のキャンセルを参照）またはクローズ（上記の注文明細のクローズを参照）することを検討してください。
注文明細を削除するには：
- [注文明細] タスク リストの注文明細の行アクションで [削除] を選択し、確認ダイアログ ボックスで [確認] を選択します。注文明細が削除されます。
注文明細の削除の詳細については、注文明細の削除を参照してください。
注文明細の再リンクと再有効化
以下の表では、注文明細の再リンク、書誌リファレンスの変更、および再オープンのアクションを比較しています。
| アクション | 理由 | 以下に利用可 | 以下に利用不可 | 結果 |
|---|---|---|---|---|
| 注文明細の再リンク | より良い書誌レコードが存在します | レビュー中、延期、準備完了、または単発クローズの注文明細 |
| 注文明細はより良いレコードにリンクされ、そのアイテム/所蔵はその書誌レコードの下に移動されます |
| 書誌リファレンスの変更 | レコードのより良い説明が存在します | 有効な注文明細 | 注文明細をキャンセル | 注文明細は、より良く、より完全な説明を想定しています |
| クローズまたはキャンセルされた注文明細の再オープン | クローズまたはキャンセルされた（多くの場合、誤操作による）注文明細を開くには | クローズまたはキャンセルされた注文明細 | 削除された注文明細を含む他のすべての注文明細 | ステータスがレビュー中に変更されます |
注文明細の再リンク
注文明細がリンクされている書誌レコードを変更できます。これを行うにあたって考えられる理由は次のとおりです：
- EODは、既存のリンクよりもリンクするのに適したマルチボリューム作業内の単一ボリュームに対して到着します。
- 注文時にインポートされた新規書誌レコードよりも適切に既存の書誌レコードに一致するアイテムが到着します。
再リンクオプションは、レビュー中、延期、準備完了（注文明細にパックされ、送信される準備ができている）、または手動更新待ちステータスの他、未送信の単発注文明細についても、利用が可能です。次のいずれかに該当する場合、注文明細を再リンクすることはできません：
- 注文明細は、セントラルナレッジベースに関連しています（注文明細は電子収集です）。これが発生すると、再リンクオプションが表示されません。
- 注文明細には MMS_ID がありません。
- 注文明細には、2つの異なる書誌レコードに属するアイテムが含まれています。
注文明細を再リンクするには：
- あなたが再リンクしたい注文明細のアクションリストに再リンクを選択します。
- 確認ダイアログボックスで確認を選択します。[リポジトリ検索] ページがスライド パネルで開き、この注文明細に類似したリソース (たとえば、同じタイトルや ISBN を持つリソースが存在する場合) の検索結果が表示されます。
- 必要に応じて検索を変更します（注文明細の検索を参照）。
- 新しいリソースの番号の横にあるボタンを選択し、 [選択] を選択します。注文明細は新しいリソースにリンクされています。また、 関連する所蔵とアイテムも新しい書誌レコードに移動されます。
注文明細の書誌リファレンスを変更します
在庫を変更せずに、注文明細の書誌レコード参照を別の書誌レコードに変更できます。注文明細説明のみが変更されます。
この機能は、例えば、短い（スタブ）書誌レコードで注文が行われる場合に便利です。この場合、注文明細の説明は、短い書誌レコードの説明です。短い書誌レコードが完全な書誌レコードで更新された場合でも、注文明細にはタイトルの不正確な古い説明が残ります。このようなケースでは、レコードの新しいバージョンの記述に注文明細説明を更新するため書誌リファレンスを変更を選択することができます。
- この機能は、タイトルベースの注文明細にのみ関連します。また、この機能はキャンセルされた注文明細では実行できません。
- 電子コレクション-サブスクリプション型の PO ラインは、 その他のサービス-サブスクリプションと同じように扱われます。
在庫を移動せずに注文明細がリンクされている書誌レコードを変更するには：
- 参照を変更する注文明細の行のアクションリストに書誌リファレンスを変更を選択します。
注文明細(POL)リスト - 確認ダイアログボックスで確認を選択します。 [リポジトリ検索] ページがスライド パネルで開き、この注文明細に類似したリソース (たとえば、同じタイトルや ISBN を持つリソースが存在する場合) の検索結果が表示されます。
- 必要に応じて検索を変更します（注文明細の検索を参照）。
- 新しいリソースの番号の横にあるボタンを選択し、 [選択] を選択します。注文明細のリファレンスが変更されます。
クローズまたはキャンセルされた注文明細の再オープン
クローズまたはキャンセルされた注文明細を再オープンするには、次のいずれかの役職が必要です：
- 購入オペレータ
- 購入マネージャー
クローズまたはキャンセルされた注文明細は、再度オープンして再利用できます。 クローズされた注文明細が再度オープンされると、注文書は削除され、注文明細はステータスが レビュー中に更新されます。キャンセルされた注文明細が再オープンされると、元の予算は削除されます。 注文明細に新しい予算を追加する必要があります。
クローズされた注文明細は、完全な受入ワークフロー（注文と支払い）を完了し、完了時にクローズされました。キャンセルされた注文明細開始されましたが、完了していません。
クローズまたはキャンセルされた注文明細は、個々の注文明細から、または自動化されたプロセスを使用して、再オープンできます。
クローズまたはキャンセルされた注文明細を注文明細から再オープンするには：
- 再開したい注文明細の行アクションリストで [再オープン] を選択し、確認メッセージで [確認] を選択します。 注文明細のステータスが [レビュー中] に変更されます。
クローズまたはキャンセルされた注文明細を一括して再オープンするには：
- 注文明細ワークフローを更新ジョブを実行します。詳細については、定義済みセットで手動ジョブを実行を参照してください。