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    采购请求

    可译的
    执行购买请求任务需要以下角色:
    • 从Alma/Primo创建请求,用户作为请求者:任何角色
    • 代表另一用户从Alma创建请求: 采购请求操作员/经理(也可以由Ex Libris客户支持对其他用户启用执行该任务的权限) 
    • 从阅读列表创建请求: 教参书操作员/经理(当Ex Libris为您的机构启用时)
    • 管理请求:选择器、采购请求操作员、采购请求经理
    • 删除拒绝的请求: 选择器+选择器扩展、采购请求操作员+采购请求操作员扩展或采购请求经理+采购请求操作员扩展
    • 分配请求:采购请求经理
    采购请求使得使用Alma的图书馆员和使用Primo或Leganto的教师或用户请求图书馆采购资源。 请求者可以出于任何原因请求单册,例如: 图书馆没有副本(没有书目记录,有书目记录但没有馆藏),或者图书馆没有足够的副本,或者没有正确的格式或版本,或者现有的副本损坏。 请求者(或代表请求者的图书馆员)尽可能多地填写条目的详细信息,然后将请求发送到Alma进行复核。 代表另一用户创建请求默认可由采购请求操作员或采购请求经理执行。 要也允许其他角色的用户代表其他人创建请求,联系Ex Libris客户支持。
    采购请求操作员角色的Alma用户只能看到分配给他们或者未分配的请求。 如果他们的角色定义了特定的图书馆,他们只能创建和看到属于该图书馆的请求或不属于任何特定图书馆的请求(所属图书馆字段为空) 没有采购请求操作员权限的操作员没有在采购请求表单中编辑请求者的权限。 操作员可以分配采购请求到其他采购请求操作员。 对于在2018年10月发布之前上线的客户,该权限默认禁用。 对于其他客户,该权限默认启用。 要更改此设置,联系Ex Libris支持。
    具有采购请求经理角色的Alma用户可以查看和分配采购请求给所有操作员和经理。 如果该角色定义了图书馆范围,他们只能查看和分配在该图书馆的请求或不属于任何特定图书馆的请求(所属图书馆字段为空)。 当采购请求经理分配请求时,检查该项以验证被分配人为此范围内或机构范围内的操作员或经理。 要删除采购请求,操作员或经理必须具有采购请求操作员扩展角色。

    When a user with one of these roles creates a purchase request, if the user is in the scope of 在图书馆, the 图书馆 is added to the request as the 所属图书馆. 如果用户在机构范围内,会出现弹出窗口要求用户选择所属图书馆。 如果用户不是采购请求操作员或经理,所属图书馆为空。 这种情况下,只有采购请求操作员或经理可以在编辑时选择所属图书馆。 可用的分配图书馆列表取决于编辑用户的范围。

    选择器角色的Alma用户可以查看请求列表并分配给用户。 选择器可以编辑请求,向请求者发送电子邮件收集更多信息,和批准或拒绝请求。 批准通过的请求变成订单行。 
    要支持此功能,需使用两个信件 :
    • 采购请求状态信件(信件代码:PurchaseRequestStatus) – 当请求被批准或拒绝时发送给请求人。
    • 请求者的查询(信件代码:QueryToRequesterLetter) – 当图书馆员需要他/她提供更多信息时发送给请求者。
    • 使用采购请求创建的书目记录受规范化进程影响(见使用规范化进程)。
    • 购买请求是从Alma到Primo的服务。 与其他服务一样,可以使用Alma的显示逻辑规则将其对用户组隐藏。 默认情况下,该服务由于隐藏服务采购请求规则对用户隐藏。

       

      patron_purchase_request_link_in_primo.png

       

      Primo中的采购请求链接
      • 要为所有Primo用户启用服务,请删除该规则。
      • 要为特定的组隐藏服务,删除该规则,然后添加规则对这些用户组隐藏服务。
      • 您可以配置用于此功能的所有标签。
      • 要创建从Primo购买请求表单的直链,见采购请求表格的直接链接
    欲知配置显示逻辑和标签的更多信息,见发现界面显示逻辑

     

    创建采购请求

    读者可以在Primo中创建购买请求。 读者在Primo中提出的请求以复核中状态提交给Alma。 按需为请求单册创建简明书目记录(若手动添加元数据,见下文)。
    还可以在Alma中为用户创建购买请求。 可以这样做:
    • 当管理阅读清单里的引用时(见 管理引文),如果提交购买请求权限已由Ex Libris支持团队添加到教参书操作员/经理角色。 请注意,添加或编辑引文可能会自动触发采购请求(创建订单行),见配置来自引文的自动采购请求
    • 在采购请求页面(见下文)。
    要在购买请求页面创建购买请求:
    1. 在采购请求页面(采访> 采购请求 > 创建采购请求)尽可能多地填写相关信息。
      Alma: 采购请求页面
      选择创建新记录书目信息字段的使用已有记录。 当选择使用已有记录时,显示可用的题名字段快速选择列表且其他单册字段受到限制。 一旦选定已有记录,可以从该记录创建采购请求。 或者,如果您希望从已有的类似单册创建单册,您可以检索现有记录的题名显示单册字段,然后更改书目信息按钮至创建新纪录。 在创建新纪录时剩余的单册字段无限制,因此值可以改变。
      欲知资源信息区域的字段信息,见添加新书或期刊文章请求属性区域字段如下:
      • 请求格式 – 该单册是否应以电子或纸本形式获得
      • 请求者 – 发出请求的用户
      • 请求状态 – 初始请求状态总是复核中
      • 所属图书馆 – 应接收单册的图书馆
      • 预估费用 – 单册的预估价格,包含货币单位
      • 经费 – 购买单册的经费。 当选择图书馆后该字段才有效。 请注意,建议在采购请求批准前添加经费。
      • 供应商/帐户 – 提供单册以供购买的供应商和供应商账号。
      • 批准人 – 该字段初始为空。 该字段以后会含有批准单册的用户名。
      • 请求人备注: – 发送给批准或拒绝请求的用户的备注。
      • 拒绝原因 – 该字段初始为空。 该字段以后会含有拒绝请求人的原因。
      题名请求人为必填字段。
      当采购请求由创建新记录创建时,Alma查找潜在的匹配项。 匹配例程首先查找导入配置文件决定匹配进程。 导入配置文件的类型可以为仓储新订单,必须有效,且配置文件名称存储在purchase_request_import_profile参数中(见配置其他设置(采访))。 导入配置文件可以定义哪个匹配例程用于书本,哪个匹配例程用于期刊。 如果在参数中未指定配置文件,匹配基于采购请求中的ISBN/ISSN进行(使用不可修改的硬编码匹配例程)。 如果在仓储中找到匹配记录,采购请求与该书目记录关联。 如果无匹配记录,创建新书目记录。 请注意,可以使用元数据编辑器编辑匹配记录或新记录的书目详情。 无法通过编辑采购请求(仅请求属性,如请求者和所属图书馆可以编辑)编辑这些内容。 编辑采购请求时,可以通过选择创建新纪录按钮更改书目信息。 更改时,会向用户提示以下确认消息: 您即将更改关联的书目记录。 现有书目记录数据会被覆盖。 是否确定要继续?
      更多信息见配置采购请求的首选匹配方法视频(3:28分钟)。
    2. 检索的单册的引用类型来自ISBN或ISSN。 如为ISBN,引用类型为图书。 如为ISSN,引用类型为期刊。 如果两种编号均不存在,引用类型为创建采购请求时选择的类型。 例如,如果使用元数据编辑器添加ISSN至书目记录,且然后编辑并保存采购请求,保存后,采购请求的引用类型为期刊
    3. 除了手动输入信息,您可以在仓储中检索并选择单册,然后点击选择。 该单册的信息预先填写在页面的字段中。 见在Alma中检索
      创建与书目记录关联的采购请求时,无法在采购请求页面编辑书目元数据。 这可以避免从该页面更改已有记录或创建新记录。 仅当手动输入信息时才会创建新记录。
    4. (仅当编辑请求时)如果进入图书馆,可以添加位置和每个位置请求的副本数;点击添加位置。 如果不指定数量和位置,就假定在默认的采访位置中有一个副本。
    5. 备注 选项卡中按需添加备注。
    6. 完成之后选择保存
      请求提交后状态为 复核中。 按需为请求单册创建简明书目记录。

    管理采购请求

    查看待定采购请求

    要查看等待中的采购请求, 从Alma主菜单选择采访 > 采购请求 > 管理采购请求。 另外,如果有未分配的请求,或者有任何请求分配给您,在永久菜单的任务列表中选择下列任务(见任务列表中的任务):
    • 采购申请 - 分配给您
    • 采购申请 - 未分配
    管理采购申请页面
    使用选项卡来查看分配给您或其他人的请求,或者查看未分配的请求。 使用分面标签和查找工具过滤请求页面列表.
    对于使用特殊字符检索的信息,见特殊字符检索
    要查看请求单册的更多信息:
    • 点击请求标题查看MARC记录简单视图页面中的请求。
    • 未分配或者 分配给其他人选项卡, 点击请求下的 查看查看请求详情。 如果请求购买或拒绝,查看链接只在 未分配 选项卡中出现。

    分配采购请求

    可以向用户分配购买请求或发布任务。 分配请求的用户应该批准或拒绝请求。
    要向用户分配请求:
    1. 选择分配给。 出现对话框。
      分配给对话框
    2. 选择分配请求的用户。 下拉列表中只显示相关用户。
    3. 选择性地添加备注,并选择是否要发送邮件给用户。
    4. 选择分配给
      请求分配给选择的用户。
    要将请求移动回未分配:
    分配给我分配给其他人 选项卡中, 点击释放任务。 请求移动回未分配 选项卡。

    编辑采购请求

    可以编辑采购请求。
    要编辑请求:
    1. 分配给我分配给其他人 选项卡中,点击编辑。 出现创建请求页面。 了解更多信息,见 创建采购请求
    2. 按需修改非元数据字段。
    3. 您可以点击 重新链接按钮更改该采购请求的书目记录。 重新链接时,ISBN和引文字段的值被新书目记录的值覆盖。
      有关更多信息,见重新链接采购请求到另一个书目记录视频(1:41分钟)。
    4. 完成之后选择保存
      如果这个请求之前没有分配给您,则现在分配给您。

    电子邮件发送采购请求

    可以向请求者发电子邮件,了解关于购买请求的更多信息。
    要发送电子邮件给请求者:
    1. 点击向请求者发送查询。 出现电子邮件消息对话框。
      电子邮件消息对话框
    2. 在显示字段输入信息 发送自发送到主题是必填字段。 请注意,如果请求者的电子邮件没有预先填写,则必须手动输入。
    3. 完成后点击发送电子邮件。 向请求者查询信件(信件代码:QueryToRequesterLetter)发送给请求者。 关于有关这些信件的信息,见配置Alma信件

    批准或拒绝采购请求

    批准采购请求创建采购订单。 批准或拒绝请求后,Alma会发送电子邮件给请求者。
    要为(批准的)请求创建采购订单行:
    订购单册前,请确保在请求中已选择图书馆/位置。 如果没有选择,编辑请求;见编辑采购请求
    选择批准并订购。 状态为复核中的订单行创建,然后进入采购工作流程。 订单行编号显示在页面顶部的确认消息中。 Alma向请求者发送确认信件,采购请求状态信件(信件代码:PurchaseRequestStatus)
    要拒绝请求:
    1. 选择拒绝。 出现确认对话框。
      另外, 可以一次拒绝多个请求。 选中想要拒绝的请求旁边的复选框并且点击页面顶端或底部的 拒绝所选。 可以通过选择请求列表上方的全选 选择页面上的所有请求。 请注意,不能拒绝已经批准通过的请求。
    2. 点击确认。 出现拒绝对话框。
      拒绝原因对话框
      管理员可以设置原因列表。
    3. 选择拒绝的原因并点击拒绝。 请求已拒绝。 如果请求创建了简明书目记录,它也会被删除。 Alma向他/她发送采购请求状态信件(信件代码:PurchaseRequestStatus)通知请求已拒绝。 关于有关这些信件的信息,见配置Alma信件
      管理员可以设置拒绝请求的原因;见设置拒绝采购请求的原因
    请求被拒绝或批准后,它会出现在请求列表中并带有删除请求选项。 要删除请求,选择删除
    要删除采购请求,您必须有选择器扩展 角色。
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