Genehmigung und Versand von Bestellungen
Auf dieser Seite wird die Genehmigung von Bestellungen (POs) in Alma beschrieben, einschließlich des erneuten Sendens und Löschens von Bestellungen. Eine Liste mit Links zu Seiten mit Anweisungen zum Einkauf in Alma, einschließlich der Erstellung von Bestellposten, Verlängerungen, Arbeit mit Lieferanten usw., finden Sie unter Einkauf. Eine Übersicht über den vollständigen durchgängigen Arbeitsablauf des Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Infrastruktur, Rechnungsstellung, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.
Zum Genehmigen und Versenden von Bestellungen, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
- Einkaufs-Manager
Nach dem Packen der Bestellposten in eine Bestellung und dem Prüfen und Speichern der Bestellung mittels Speichern und fortfahren (siehe Packen von Bestellposten in eine Bestellung) wird die Bestellung, wenn die von Ex Libris vorab konfigurierten Genehmigungsregeln eine manuelle Genehmigung für Bestellungen vorsehen, zur Genehmigung geschickt. Bestellungen werden auf der Seite Bestellungen genehmigen genehmigt (Erwerbungen > Bestellung > Genehmigen).
Seite Bestellungen genehmigen
Eine Bestellung wird nur dann in den Status „Warten auf Genehmigung“ wechseln, wenn alle Bestellposten innerhalb der Bestellung über eine der folgenden Erwerbungsarten verfügen:
- Kauf
- Kauf – ohne Brief
Diese Seite können Sie auch anzeigen, indem Sie in der Aufgabenliste im persistenten Menü auf die Aufgabe Bestellposten - zur Prüfung klicken (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste) .
Die Seite Bestellungen genehmigen zeigt die folgenden Spalten für jede Bestellung an:
- Bestellung #
- Status
- Datum - Das Datum, an dem die Bestellung ihren Status erhalten hat.
- Lieferant
- Organisationseinheit
- Gesamtpreis
- # an Einzelposten
Zur manuellen Genehmigung und Versand von Bestellungen:
- Optional können Sie zur Ansicht der Informationen für eine Bestellung Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste auswählen. Die Seite Bestell-Übersicht erscheint mit Informationen über die Bestellung. Die Felder auf dieser Seite können nicht bearbeitet werden. Um die Bestellung zu bearbeiten, wählen Sie für eine Bestellung Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste, um die Seite Bestellposten-Übersicht zu öffnen und die folgenden Informationen zu ändern:
- Zusätzlicher Lieferant, Rechnungserstellung, and Versandinformation
Die verfügbaren Versandmethoden sind durch eine Codetabelle konfiguriert. Siehe Konfigurieren der Versandmethoden.
- Eine Liste aller Bestellposten, die in der Bestellung enthalten sind.
- Anhänge der Bestellung
- Notizen zur Bestellung
Wenn Integrieren nach ERP-Nummer für den Prozess Bestellungen (PO) exportieren ausgewählt wurde (siehe Finanzsysteme), muss die ERP-Nummer einer Bestellung für die Bestellung eingegeben werden, um mit dem nächsten Schritt des Arbeitsablaufes fortzufahren. Wenn die ERP-Nummer nicht eingegeben wird, wird die Bestellung an ERP gesendet, um eine Nummer zu erhalten. Anschließend wird sie erneut mit dem Prozess Importieren der Bestell-Genehmigungen in Alma importiert. Wenn die ERP-Nummer eingegeben wurde, wird die Bestellung (nachdem sie in Alma genehmigt wurde) gleichzeitig an den Lieferanten und das ERP gesendet. Weitere Informationen erhalten Sie unter Integration von Bestellungen mit der ERP-Nummer zur Genehmigung. - Zusätzlicher Lieferant, Rechnungserstellung, and Versandinformation
- Wählen Sie auf der Seite Bestellungen genehmigen jede Bestellung aus, die Sie genehmigen und senden wollen, und wählen Sie Genehmigen und senden. Sie können einzelne Bestellungen genehmigen und senden, indem Sie für eine spezifische Bestellung Genehmigen und senden in der Zeilen-Aktionsliste auswählen.
(Neu für November) Der Benutzer, der Genehmigen und senden ausgewählt hat, wird in der DB als Bestellposten-Genehmiger-ID gespeichert. Dieses Feld wird auch für einen Benutzer gespeichert, der die Aktion „Jetzt bestellen“ aus dem Bestellposten auswählt. Bei Bestellungen, die automatisch von Alma gesendet werden, ist der Bestellposten-Genehmiger „System“. Dies geschieht, wenn der Prozess „Bestellposten– Packen“ die Bestellung erstellt und versendet, bei Verwendung der Integration mit ERP und in einigen Fällen in EOD.
Die genehmigten Bestellungen werden als Brief Bestell-Liste an die relevanten Lieferanten geschickt. Für Informationen zum Brief Bestell-Liste siehe Konfiguration von Alma-Briefen. Sie können den Brief Bestell-Liste über die Registerkarte Anhang der Bestellung und des Lieferanten ansehen.
Nach dem Senden eines Bestellpostens wird das voraussichtliche Aktivierungsdatum der verknüpften Ressource auf das voraussichtliche Aktivierungsdatum des Bestellpostens geändert.
Erneutes Senden von Bestellungen
Für Bestellposten, die nicht storniert wurden und deren Erwerbungsart Kauf ist, können Sie die Bestellung erneut an den Lieferanten senden, indem Sie für die gesendete Bestellung auf Bestellung erneut senden klicken. Diese Option ist hilfreich, wenn die Bestellung erfolgreich von Alma gesendet wurde, aber aus technischen Gründen auf Seite des Lieferanten nicht korrekt erhalten oder verloren wurde.
Wenn Alma eine Bestellung nicht senden konnte, erscheint diese mit einer Warnung auf der Seite Bestellungen zur Prüfung. Um die Bestellung erneut zu senden, bearbeiten Sie die Bestellung und klicken Sie auf Speichern und fortfahren. Siehe Bestellposten prüfen.
Für weitere Informationen zum erneuten Versenden einer Bestellung, siehe das Video Eine Bestellung erneut versenden (1:50 min).
Löschen von Bestellungen
Um eine Bestellung zu löschen, wählen Bestellung löschen in der Zeilen-Aktionsliste und klicken im Popup-Fenster Bestätigung auf Bestätigen.
Für Beispiele wann Sie eine Bestellung löschen wollen würden, siehe Löschen von Bestellungen, unten.
Sie können eine Bestellung auch löschen, indem Sie im Hauptmenü Erwerbungen>Bestellung>Bestellung löschen auswählen (siehe Bestellungen löschen unten).