Arbeiten mit elektronischen Ressourcen - Überblick
Dieser Abschnitt beschreibt den Plan und alle Elemente für das Arbeiten mit elektronischen Ressourcen und bietet Links zu den jeweiligen Abschnitten der Online-Hilfe, in denen die einzelnen Elemente genauer erörtert werden.
Rollen und Datenmodell
Rollen
Um elektronische Ressourcen in Alma zu verwalten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Elektronischer Bestandsmitarbeiter ODER Bestands-Manager – erforderlich zur Aktivierung von E-Ressourcen
- Elektronischer Bestands-Mitarbeiter, erweitert (erforderlich für Löschvorgänge)
- CDI Bestandsmitarbeiter – erforderlich zur Arbeit mit dem Central Discovery Index (CDI)
Datenmodell
Elektronische Ressourcen werden in Alma in einer dreistufigen Hierarchie organisiert:
- Elektronische Sammlung – Eine Sammlung elektronischer Ressourcen, die entweder aus einem Paket elektronischer Portfolios (d. h. einem Aggregator-Paket oder einem selektiven Paket) oder aus einer Datenbank (die keine Portfolio- oder Volltext-Services umfasst und deren Ressourcen nicht über eine Schnittstelle individuell verwaltet werden können) besteht.
- Elektronische Services – Unterschiedliche Arten des Zugriffs zur E-Ressource, beispielsweise Volltext oder ausgewählter Volltext, sowie Verbindungs-/Verknüpfungsinformationen. Ein „Volltext-Service“ bietet dem Benutzer beispielsweise Zugriff zum Volltext der E-Ressource.
- Elektronische Portfolios – Titel von Zeitschriften oder Monografien, die selbständige Einheiten oder Teil einer elektronischen Sammlung sein können. Elektronische Portfolios behalten ihre spezifische Erfassung (lokal oder global), Services und Verknüpfungsinformationen bei, die für einen bestimmten elektronischen Titel relevant sind. Elektronische Portfolios können unter anderem von der Materialart E-Zeitschrift, E-Book oder Videostream sein.
Informationen zum E-Ressourcen-Datenmodell finden Sie im Video Elektronische Ressourcen in Alma: Terminologie und Bestandsmodell (4:45)
Gemeinschaftszone - Überblick
Die Alma-Gemeinschaftszone ist der zentrale Gemeinschaftskatalog von Alma, der mit allen Alma-Benutzern geteilt wird. Institutionen erhalten einfachen Zugriff auf die Datensätze, die sie in ihre lokalen Kataloge einbringen möchten.
Für Informationen zur Gemeinschaftszone, Institutionszone und Netzwerkzone sehen Sie sich Elektronische Ressource in Alma: Die drei Zonen an (6:17)
Gemeinschafts-Zone - Bestandteile
- Gemeinschaftskatalog
Titelsätze, die elektronische Ressourcen beschreiben, MARC-Datensätze von Herausgebern/Partnern, die von Ex Libris geladen werden. Der Katalog ermöglicht es Bibliotheken, direkt in einer kooperativen Umgebung zur Metadatenverwaltung zu arbeiten. Institution können Bestände unmittelbar an einen Gemeinschafts-Datensatz anhängen, Datensätze via Copy Cataloging in den lokalen Katalog übertragen oder Gemeinschafts-Datensätze bearbeiten und ändern. Sie können auch ihre lokalen Sammlungen beitragen und bestimmte Arten von Portfolios zum Gemeinschaftskatalog hinzufügen.
- Central Knowledge Base (Elektronischer Bestand)
Elektronische Sammlungen elektronischer Ressourcen, die von Lieferanten angeboten werden, mit Verknüpfungsinformationen und individuellen Titeln in den elektronischen Sammlungen
- Globale Normdateien
Normdateien vieler unterschiedlicher Wortschätze, wie etwa LC-Namen und Schlagwörter, MESH und GND aus der Deutschen Nationalbibliothek. Die Normdateien werden mit relevanten Autorisierungsagenturen synchronisiert, wodurch individuelle Institutionen die Vorteile der Normdaten-Verwaltung nutzen können, ohne ihre lokalen Ressourcen darin zu investieren, die Normdateien selbst zu synchronisieren.
Aktivierung von elektronischem Bestand aus der Gemeinschaftszone
Der Prozess der Verwaltung von elektronischem Bestand über die Gemeinschaftszone beginnt mit der Aktivierung einer elektronischen Aggregatar-Sammlung oder einer selektiven elektronischen Sammlung aus der Gemeinschaftszone. Dies löst die Erstellung der folgenden Einheiten innerhalb der Institutionszone aus:
- Die Erstellung einer lokalen (d. h. innerhalb der Institution) Kopie des Bestandsdatensatzes, mit einem Link zur Gemeinschaftszone.
- Die Erstellung einer lokalen Kopie des Titelsatzes, verknüpft mit der Gemeinschaftszone.
Von diesem Moment an werden Änderungen, die in der Gemeinschaftszone am Bestandsdatensatz oder Titelsatz vorgenommen werden, automatisch auch in der Institution wiedergegeben.
Dies hat die folgenden Vorteile:
- Es spart wertvolle Zeit für die Bibliothekare
- Es stellt sicher, dass die Daten immer am aktuellen Stand sind
Siehe Aktivierung elektronischer Ressourcen aus der Gemeinschaftszone.
Darüber hinaus können Sie spezifische elektronische Portfolios (und nicht nur gesamte Sammlungen) aktivieren. Dadurch wird eine lokale Kopie des Portfolios erstellt. Siehe Verwendung des Portfolio-Laders zur Aktivierung elektronischer Ressourcen aus der Gemeinschaftszone..
CZ-Updates - Aufgabenliste
Elektronische Sammlungen und Portfolios werden zur Alma Community Knowledge Base (CKB) hinzugefügt und wöchentlich aktualisiert. In weiterer Folge sind Sie zur Aktivierung aus der Gemeinschaftszone verfügbar.
Jeden Sonntag werden wöchentliche Updates in die Knowledge Base geladen. Jede Institution, die elektronische Sammlungen in der Kaufbestellung aktiviert hat, erhält automatische Update-Benachrichtigungen über die Update-Aufgabenliste der Gemeinschaftszone. Die Aufgabenliste der Gemeinschaftszone ermöglicht es Institutionen, die Änderungen anzuzeigen und weitere Aktionen vorzunehmen.
Details finden Sie unter Arbeiten mit der Updates-Aufgabenliste der Gemeinschaftszone.
Automatischer Upload elektronischer Bestände in Alma
Sie können elektronische Bestände für Zeitschriften und Bücher von einer Reihe von Anbietern aktualisieren, indem Sie die institutionsspezifischen Bestände automatisch abrufen. Dies können Sie zu einem für Sie günstigen Zeitpunkt tun, indem Sie einen planmäßigen Prozess ausführen.
Details finden Sie unter Automatischer Upload elektronischer Bestände.
Titelsätze und URLs elektronischer Sammlungen, die zur Gemeinschaftszone hinzugefügt wurden
Titelsätze für elektronische Sammlungen und URLs sind in der Gemeinschaftszone verfügbar. Diese Titelsätze und URLs werden in der Gemeinschaftszone als Teil des wöchentlichen Prozesses CKB-Update aktualisiert.
Sie können diese Titelsätze und URLs für Kunden sichtbar machen und einen Zugriff über das Discovery-System bereitstellen.
Institutionszone - Überblick
Die Institutionszone ist die Basisebene für die Daten- und Arbeitsablaufverwaltung in Alma, in der die Datensätze von der Institution verwaltet werden. Eine ist kann ihre Bestands-Datensätze mit den Metadatensätze der Gemeinschaftszone oder der Netzwerkzone verknüpfen, wodurch diese Datensätze nicht mehr in den lokalen Katalog geladen werden müssen. Zudem kann eine Institution die Datensätze von gemeinsam genutzten Katalogen (Gemeinschaft oder Netzwerk) via Copy Cataloging (oder Download) in den Katalog der lokalen Institutionszone übertragen.
Die Institutionszone (lokaler Katalog) enthält lokale Titelsätze, die lokal von der Institution erstellt, kopiert oder importiert wurden. Der Bestand wird mit dem MMS (Metadatenverwaltungs-System)-Datensatz verknüpft.
Der Publishing-Prozess (beispielsweise für Primo) bietet dem Endnutzer eine Möglichkeit, auf den Bestand zuzugreifen.
Der Bestand der Institutionszone enthält das gesamte Material, das lokal erworben, von der Institution verwaltet und für Benutzer verfügbar gemacht wurde:
- Physisch – Bestände und Exemplare
- Elektronisch – Elektronische Sammlungen und Portfolios
- Digital – Repräsentationen und Dateien
Die Ressourcen können mit dem Katalog der Institutionszone oder der Gemeinschaftszone verknüpft sein.
Elektronische Ressourcen verwalten
- Zur Verwaltung elektronischer Sammlungen zählt das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen elektronischer Sammlungen, sowie die Verknüpfung lokaler E-Sammlungen mit der Gemeinschaftszone und die Bearbeitung elektronischer Services.
- Zur Verwaltung elektronischer Portfolios zählt das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von selbständigen Portfolios, Portfolios, die Teil einer elektronischen Sammlung sind, oder eines Sets selbständiger Portfolios zu/von einer elektronischen Sammlung, das Verschieben von Portfolios zwischen Sammlungen, die Nutzung des Portfolio-Laders zur gesammelten Bearbeitung von Portfolio-Informationen und die Durchführung allgemeiner Änderungen an Portfolios sowie die Zuweisung einer Lizenz zu einem Portfolio.
Details finden Sie unter Elektronische Ressourcen verwalten.
Beitrag lokaler Ressourcen zur Gemeinschaftszone
Jede Institution kann Folgendes tun:
- Aktualisierung von Gemeinschaftszonen-Titelsätzen
- Hinzufügen von Portfolios zu Gemeinschaftszonen-Sammlungen vom Typ E-Zeitschrift, Sonstige E-Zeitschriften, Sonstige kostenlose E-Books und US- Behördliche Dokumente
- Beitrag von Sammlungen zur Gemeinschaftszone
Ihr Alma-System muss sich zur Teilnahme in Produktion befinden.
Details finden Sie unter Beitrag lokaler Ressourcen.
Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste
Nachdem eine elektronische Ressource zum Bestand hinzugefügt wurde, möchte der Bibliothekar eventuell andere Aufgaben vornehmen, bevor er diese Ressource für Benutzer sichtbar macht. Beispielsweise möchten die Bibliothek vielleicht den Zugriff auf die E-Ressourcen testen, um zu bestätigen, dass der Zugriff einwandfrei funktioniert
In Alma werden diese Aufgaben über die Optionen durchgeführt, die unter Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste verfügbar sind. Ressourcen, die aus der Gemeinschaftszone bestellt wurden, werden automatisch zur Liste Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste hinzugefügt.
Details finden Sie unter Elektronische Ressourcen und Aktivierung - Aufgabenliste.
Link-Resolver
Der Alma Link-Resolver (auch bekannt als Serviceseiten-URL) ist ein Bestandteil von Alma, der die Verknüpfung elektronischer Ressourcen von jeder OpenURL-konformen Quelle (EBSCO, ProQuest, Pubmed usw.) ermöglicht. Der Alma Link-Resolver stellt sicher, dass die Bibliotheksbenutzer die richtigen Links zu elektronischen Inhalten im Besitz der Bibliothek erhalten.
Siehe Link-Resolver.
Zentraler Discovery-Index (Central Discovery Index - CDI)
Mit dem Zentralen Discovery-Index (Central Discovery Index - CDI) können Sie Ihre elektronischen Sammlungen für die Discovery in Alma verwalten.
Eine vollständige Erörterung des CDI und der Vorteile finden Sie unter Der Ex Libris Central Discovery Index (CDI) - Ein Überblick.
Teilen elektronischer Ressourcen mit Drittanbieter-Systemen
Alma unterstützt die Möglichkeit, Titelsätze, Bestandsdatensätze und Normdatensätze in ihren Core-Formaten, einschließlich MARC 21 XML oder binär und Dublin Core XML, in Drittanbieter-Systeme zu exportieren. Sie können festlegen, welche Datensätze Sie exportieren möchten, in welchem Zeitplan Sie diese exportieren möchten und welche zusätzlichen Services beim Export ausgeführt werden sollen:
- Schrittweise gepublishte Daten durch Dateien oder OAI-PMH. (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting).
- Wahlweise Anreicherung der Daten mit Nicht-Titelsatz-Daten (z. B. bestansbezogene Daten).
- Normierung (Neuformatierung) der publizierten Daten.
- Benachrichtigung über Bestandslöschung.
Siehe Publishing-Profile.
Verwaltung Ihrer elektronischen Ressourcen nach Anbieter
Alma ermöglicht es Ihnen, Ihre Abonnements mit Anbietern und deren Verfügbarkeitsstatus in Alma anzuzeigen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die vom Anbieter erworben Ressourcen in der Institution aktiviert werden und Sie können Situationen vermeiden, in denen die Institution Zugriff auf bestimmte elektronische Ressourcen hat, aber diese nicht aktiviert hat – so können Sie schließlich die Lücke zwischen den erworbenen und den tatsächlich aktivierten Ressourcen schließen.
Details finden Sie unter Meine elektronischen Ressourcen nach Anbieter.
Überschneidungs- und Sammlungsanalyse
Alma bietet das Potential, um Überschneidungs-Analyse für elektronische Ressourcen durchzuführen. Beim Treffen von Erwerbungsentscheidungen ermöglicht Ihnen dies den Vergleich des Inhalts elektronischer Sammlungen, um herauszufinden, ob eventuell eine Abonnement-Überschneidung vorliegt. Wenn eine Sammlung/mehrere Titel in anderen, abweichenden Sammlungen enthalten sind, dann kann/können sie eventuell storniert oder nicht verlängert werden, um nicht notwendige Ausgaben zu eliminieren.
Details finden Sie unter Arbeiten mit der Überschneidungs- und Sammlungsanalyse.