Automatischer Upload elektronischer Bestände
Der Prozess Elektronischen Bestand hochladen ist darauf eingestellt, das Verfahren der Bibliothek zu automatisieren, mit dem sie von den Verlagen fortlaufende Aktualisierungen bezüglich der elektronischen Bestände der Bibliothek erhält. Der automatisierte Prozess stützt sich auf KBART-Dateien, die automatisch vom Verlag in Alma abgerufen werden. Die KBART-Datei mit den Bibliotheksbeständen wird mit einer bestehenden Gemeinschaftszonen-Sammlung abgeglichen (die in der Institution aktiviert sein sollte, damit die automatische Integration funktioniert), und ein in der Gemeinschaftszone aktiviertes Portfolio wird entsprechend dem Inhalt der KBART-Datei erstellt/entfernt. Ex Libris arbeitet bewusst mit immer mehr Verlagen zusammen, um diese mit Alma zu integrieren und die Prozesse in den Bibliotheken weiter zu automatisieren. Nachfolgend finden Sie ein Schaubild, in dem der allgemeine Prozess näher erläutert wird:
Ex Libris empfiehlt, AutoHoldings-Sammlungen so einzustellen, dass neue Portfolios nicht automatisch aktiviert werden (nicht auto-aktiv). Die Aktivierung aller relevanten Portfolios erfolgt durch den Prozess AutoHoldings. Verwenden Sie „Neue Portfolios automatisch aktivieren“ nur, wenn Sie alle Inhalte einer bestimmten Sammlung abonnieren und alle neuen Portfolios automatisch aktiviert werden sollen.
| 1 | Es muss ein Integrationsprofil vom Typ Elektronische Bestände hochladen konfiguriert werden. |
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Es sollte eine relevante Gemeinschaftszonen-Sammlung aktiviert werden. Jeder Verlag hat seine eigenen relevanten Sammlungen, weitere Informationen finden Sie unten. Blaue Pfeile oben markieren den automatisierten Prozess. |
| 3 | Nachdem Sie Ihren Token von einem Anbieter erhalten haben, empfehlen wir, eine Woche zu warten, bevor Sie den Prozess AutoHoldings ausführen. So hat der Anbieter Zeit, die Bestandsdaten Ihrer Bibliothek zu erzeugen, die Alma dann abruft. Wenn der Prozess ausgelöst wird, bevor die Datei verfügbar ist, wird er mit Fehlern abgeschlossen und die folgende Meldung angezeigt: „Die Bestandsdatei für die eindeutige ID der Institution fehlt.“ |
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Alma aktiviert die Portfolios der Gemeinschaftszone. Falls die KBART-Datei keine Portfolios enthielt, die bereits in Alma aktiviert wurden (der Zugang zu den Beständen wurde vom Verlag entfernt), entfernt Alma die Portfolios aus der relevanten Sammlung. Bei den meisten Anbietern erfolgt der Abgleich mit den Sammlungsportfolios der Gemeinschaftszone auf Basis der ISSN/ISBN. Gelegentlich enthält die Sammlung aus verschiedenen Gründen mehrere Portfolios mit derselben ISBN/ISSN, beispielsweise aufgrund unterschiedlicher Versionen (z. B. Haupt- und Ergänzungsportfolio). Aktuell muss bei mehrfacher Übereinstimmung das entsprechende Portfolio (oder beide) manuell aktiviert werden. Für weitere Informationen siehe: Prozess Elektronische Bestände hochladen überwachen. Mit der Freigabe im Mai 2024 wechselte Taylor & Francis Autoholdings vom ISSN/ISBN-Abgleich zu einem einzigartigen Schlüsselabgleichansatz. Ziel dieser Änderung ist es, die Anzahl von Situationen mit mehreren Übereinstimmungen zu verringern und die Automatisierung des Autoholding-Prozesses zu verbessern. In kommenden Versionen planen wir, diesen Ansatz auf weitere Anbieter auszuweiten. |
Der spezifische Zeitplan des Uploads wird im Integrationsprofil jedes Anbieters festgelegt. Obwohl es möglicherweise verschiedene Planungsoptionen für jede Integration gibt, wird die eigentliche Aktualisierung erst durchgeführt, wenn der Lieferant die aktualisierten Dateien auf seiner Seite hat. In Fällen, in denen der planmäßige Prozess ausgeführt wurde, es aber auf Seiten des Lieferanten keine Updates gibt, werden keine Updates an der Sammlung in Alma vorgenommen.
Sämtliche Bestände, einschließlich der lokalen Erfassung, werden durch die Erfassung in der Datei des Lieferanten überschrieben.
| Anbieter | Upload-Frequenz* | Mehr anzeigen |
|---|---|---|
| Springer | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Springer hochladen
Die Gemeinschaftszone stellt die folgenden elektronischen Springer-Sammlungen zur Verfügung:
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| Sage | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Sage hochladen
Die Gemeinschaftszone stellt die folgenden elektronischen Sage-Sammlungen zur Verfügung:
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| Elsevier | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Elsevier hochladen
Die Gemeinschaftszone fasst die Gemeinschaftszonen-Sammlungen von Elsevier in den folgenden „vollständigen“ Sammlungen zusammen:
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| ProQuest E-Book Central | Täglich |
Elektronische Bestände von ProQuest Ebook Central für Abonnements / Im Besitz / DDA hochladen
Die Gemeinschaftszone bietet die folgende elektronische Sammlung aus ProQuest EBook Central :
Die Integration von ProQuest Ebook Central - Upload der Elektronischen Bestände bearbeitet die folgenden ProQuest Ebook Central-Titel:
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| Ovid | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Ovid hochladen
Die Gemeinschaftszone stellt die folgenden elektronischen Ovid-Sammlungen zur Verfügung:
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| Wiley | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Wiley hochladen
Der automatische Upload elektronischer Bestände ermöglicht es Bibliotheken jetzt, ihre Bestände in den Zeitschriften- und Buchangeboten von Wiley in einem einzigen automatisierten Prozess zu aktualisieren. Nach der Aktivierung lädt der Prozess automatisch eine Bestandsdatei im KBART-Format von der Wiley-Plattform herunter, lädt die Datei hoch und aktualisiert Ihre Bestände in den Wiley-Sammlungen. Zu diesem Zweck wurden der Gemeinschaftszone die folgenden speziellen Sammlungen hinzugefügt, diese Sammlungen spiegeln alle bei Wiley erhältlichen Bücher und Zeitschriften wider:
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| Taylor and Francis | Wöchentlich |
Elektronische Bestände aus Taylor and Francis hochladen
Automatischer Upload elektronischer Bestände ermöglicht es Bibliotheken, ihre Bestände innerhalb der Buchsammlung und Zeitschriften von Taylor & Francis zu aktualisieren. Nach der Aktivierung lädt der Prozess automatisch eine Bestandsdatei im KBART-Format von der Taylor and Francis-Plattform herunter, lädt die Datei hoch und aktualisiert Ihre Bestände in der Taylor and Francis-Sammlung. Diese Integration erspart Benutzern die manuelle Aktualisierung der Portfolios, die auf der Seite von Taylor und Francis aktualisiert wurden. Die Gemeinschaftszone stellt die folgenden elektronischen Taylor and Francis-Sammlungen zur Verfügung:
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| projiziert MUSE | Wöchentlich |
Elektronische Bestände vom Projekt MUSE hochladen
Relevante Sammlungs-IDs für Project MUSE:
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| JSTOR | Täglich
Die tägliche Ausführung dieses Prozesses ist ressourcenintensiver. Ex Libris blockiert diese Option nicht, wenn sie ausgewählt wird. |
Elektronische Bestände aus JSTOR hochladen
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| Vorauswahl | Wöchentlich |
Elektronische Bestände von Preselect hochladen Die Gemeinschaftszone stellt die folgenden elektronischen Preselect-Sammlungen zur Verfügung:
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Prozess Elektronische Bestände hochladen überwachen
Der Prozessbericht zum Hochladen elektronischer Bestände enthält allgemeine Informationen, beispielsweise die Anzahl der neu aktivierten Titel und die Anzahl der gelöschten Titel (Portfolios). Darüber hinaus enthält dies (für alle Anbieter außer EBC) :
- Einen Link zu einer Excel-Datei, die alle in der Anbieterdatei für die jeweilige Institution vorhandenen Titel und deren Bearbeitungsstatus auflistet.
- Ein Link zur Seite Gelöschten Bestand verwalten, um Informationen zu den gelöschten BIBs und Portfolios anzuzeigen.
Weitere Informationen zur Seite Gelöschten Bestand verwalten finden Sie unter Wiederherstellen gelöschter Datensätze.Die SeiteGelöschten Bestand verwalten ist für alle Benutzer außer Benutzern mit der Rolle „BESTANDSMANAGER“ im Modus Nur Ansicht. Bestands-Manager können die Aktion „Wiederherstellen“ durchführen. Wiederhergestellte Exemplare werden aus der Liste gelöschter Bestände entfernt. - Zähler für die Anzahl der Mehrere Übereinstimmungen und Fehlende MMS-Fehler (Keine MMS gefunden).
Portfolios mit Bestellposten werden bei keinem der Prozesse zum Hochladen elektronischer Bestände gelöscht. Sie werden im Bericht unter Übersprungene Löschungen angezeigt.
Prozessbericht - Prozess Elektronischer BestandBei Fehlern beim Übereinstimmen (Multimatch oder keine MMS) empfiehlt es sich, die Datei herunterzuladen und zu prüfen.
Wenn der Prozess Elektronische Bestände hochladen die Meldung „Abgeschlossen mit Fehlern“ ausgibt, wird der Prozess abgebrochen und es werden keine Datensätze verarbeitet. Die Daten werden bei der nächsten Ausführung des Prozesses verarbeitet, und die Datensätze werden erfolgreich verarbeitet.
Excel-Dateistruktur
Die Datei enthält bibliografische Informationen zum Titel – in den Spalten Titel, ISBN/ISSN.
Darüber hinaus enthält die Datei für jeden Titel zwei wichtige Spalten:
- Aktion – was ist mit dem Titel in Alma passiert
- Fehler/Warnungen – wenn es ein Problem mit dem Titel gab
Beispiel:
In den meisten Fällen ist die Spalte Fehler/Warnungen leer und die entsprechende Aktionsspalte ist Lokalisieren und aktivieren oder Portfolio ändern. Dies bedeutet, dass der Titel gefunden und das Portfolio erfolgreich aktiviert wurde bzw. dass das bestehende Portfolio erfolgreich geändert wurde. Wenn ein Problem mit dem bestimmten Titel vorliegt, wird es in der Spalte Fehler/Warnungen angezeigt.
Zwei Fallszenarien erfordern Aufmerksamkeit:
- Mehrere Übereinstimmungen – Bei den meisten Anbietern erfolgt die Autoholdings-Prozess-Übereinstimmung basierend auf ISBN/ISSN. Wenn mehrere Portfolios in der relevanten CZ-Sammlung dieselbe ISBN/ISSN haben, wird eine mehrfache Übereinstimmung gefunden und der Prozess aktiviert das Portfolio nicht automatisch, da er nicht weiß, welches aktiviert werden soll. In diesem Fall sollten Sie direkt zur Gemeinschaftszonen-Sammlung gehen und das entsprechende Portfolio manuell aktivieren. Dies ist eine einmalige Aktion. Beim nächsten Durchlauf des Prozesses wird das Portfolio, das Sie manuell aktiviert haben, nicht deaktiviert, da seine ISSN/ISBN in der Eingabedatei vorhanden ist.
- Titel nicht gefunden – In der entsprechenden Gemeinschaftszonen-Sammlung wurde keine Übereinstimmung gefunden. Dies kann bei neuen Titeln passieren, die sich bereits in der Datei der jeweiligen Institution befinden, aber noch nicht in die Gemeinschaftszone geladen wurden. In diesem Fall wird empfohlen, auf den nächsten Prozess-Durchlauf zu warten. Wenn der Titel nach einer Woche immer noch nicht in der Gemeinschaftszone ist, eröffnen Sie bitte einen Supportfall.