Crear líneas de orden de compra con depósito legal
Esta página describe cómo trabajar con depósitos legales, incluida la configuración. Para obtener una lista de enlaces a páginas con instrucciones sobre compras en Alma, incluida la creación de líneas de orden de compra en general, renovaciones, trabajar con proveedores, etc, consulte Compras. Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de compras en general, consulte Flujo de trabajo de compras. Para ver una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Infraestructura, Facturación, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.
Si usted es una biblioteca nacional o gubernamental que recibe copias de publicaciones sin cargo de los proveedores, puede usar el método de adquisición de Depósito Legal para llevar a cabo transacciones con proveedores. Los Depósitos legales permiten que un valor igual a cero en una Orden de compra coexista con la notificación al proveedor, sin precisar fondos ni precio para enviar distintas versiones de la carta de pedido con la Línea de orden de compra.
El método de Depósito Legal se entrega con Alma y es activado en las instituciones que lo requieran. Cuando se crea una nueva línea de orden de compra, Alma comprueba si los Depósitos Legales están activados. Si lo están, Alma muestra el método de adquisición como una opción.
Cómo funciona
Las bibliotecas reciben una o más copias de cada ejemplar publicado dentro de su jurisdicción. (Esto incluye monografías y publicaciones seriadas, impresas y electrónicas.) Las bibliotecas pueden indicar un precio de compra igual a cero y, en la misma transacción, enviar un acuse de recibo a proveedores o editores. Los acuses son generados por el sistema con las siguientes reglas:
- Para cada ejemplar (para monografías)
- De acuerdo al evento (reclamación, orden, llegada).
Las cartas de reclamación no son enviadas de forma automática para ejemplares de pedido continuo (publicaciones seriadas).
Alma entrega las siguientes cartas de notificación de Depósito Legal, las cuales pueden ser personalizadas:
- Carta de recibos anuales de depósito legal
- Carta de reclamación de depósito legal
- Carta de orden de depósito legal
- Carta de recibo de depósito legal
Para obtener información detallada sobre la edición de cartas de formulario en Alma, véase Configurar cartas de Alma.
Una vez que se ha activado el método de Depósito Legal y se han revisado y editado las cartas, se puede crear una línea de orden de compra con el método de adquisición de Depósito Legal. Véase Crear manualmente una línea de orden de compra
Flujo de trabajo de Depósito Legal
- Un administrador activa Depósito Legal como un método de adquisición para la institución. Véase Configurar métodos de adquisición.
- El usuario crea una línea de orden de compra con un método de adquisición de Depósito Legal. Véase Crear manualmente una línea de orden de compra.
- Alma envía una notificación de solicitud al proveedor. Tenga en cuenta que cuando el método de adquisición LEGAl_DEPOSIT_NOLETTER está activo, no se envía ningún pedido al proveedor. No obstante, se enviará una Carta de reclamación de depósito legal (si procede y está activada).
- Cuando el operador crea una orden usando el método de adquisición de Depósito Legal:
- Precio y fondo no son obligatorios
- La línea de orden de compra es agrupada y enviada al proveedor.
- La línea de orden de compra no es facturada.
- La línea de orden de compra es redirigida a la lista de tareas de reclamaciones, cuando sea apropiado.
- El proveedor envía la monografía o publicación seriada de Depósito Legal requerida por la biblioteca.
- La biblioteca envía un acuse de recibo al proveedor de acuerdo al siguiente cronograma:
- Para monografías de Depósito Legal, en el momento de la recepción.
- Para publicaciones seriadas de Depósito Legal, Alma crea un informe anual predefinido de Analytics, y se pueden crear otros informes, pero Alma no los envía automáticamente. Si es preciso, se puede ejecutar una tarea para enviar dichos informes al conjunto requerido de proveedores. Para hacer esto:
- Crear un conjunto de proveedores. Véase Conjuntos de proveedores.
- Configurar la Carta de recibos anuales de depósito legal Véase Configurar cartas de Alma .
- Configurar el informe de Analytics requerido e introducir su ruta. Véase Configurar rutas de los informes de Depósito Legal. Añada también el informe como un objeto de Analytics del tipo Informe (consulte Trabajar con objetos en Analytics).
- Ejecutar la Tarea de recepción anual de depósito legal. Véase Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos