Report de lignes de commande
Cette page explique comment reporter des lignes de commande, y compris comment réviser, modifier, réactiver et rétablir des liens vers des lignes de commande reportées. Elle explique également comment annuler une ligne de commande reportée et comment envoyer une ligne de commande reportée pour qu'elle soit regroupée dans une commande. Pour connaître le workflow de report global, voir Flux de travail de report d'une ligne de commande. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Configuration de la facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.
Pour reporter des lignes de commande, vous devez avoir le rôle suivant :
- Opérateur des achats
Les lignes de commande dont l'étape de workflow est En révision, Regroupement manuel ou Prêt (regroupées dans une commande qui n'a pas encore été approuvée) peuvent être reportées (voir Reporter le flux de travail d'une ligne de commande). Si l'étape de workflow est Prêt, vous devez supprimer la ligne de commande de sa commande avant de pouvoir la reporter. S'il s'agit de la seule ligne de commande de la commande, la commande est supprimée quand vous supprimez la ligne de commande de celle-ci.
Reporter une ligne de commande
Vous pouvez reporter n'importe quelle ligne de commande sauf celles portant le Mode d'acquisition Plan d'approbation ou Achat sur la plate-forme du fournisseur.
Pour reporter une ligne de commande :
- Dans la liste des tâches des lignes de commande (Acquisitions > Lignes de commande > Toutes les lignes de commande), localisez la ligne de commande ; voir Chercher des lignes de commande.
- Si la ligne de commande est déjà regroupée dans une commande (c'est-à-dire que son étape de workflow est Prêt), dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Supprimer de la commande, puis, dans la boîte de dialogue Supprimer de la commande, sélectionnez Confirmer. L'étape de workflow de la ligne de commande passe à En révision, et elle est supprimée de la commande.
- Dans la liste des actions sur la ligne pour la ligne de commande, sélectionnez Reporter. La boîte de dialogue Reporter ligne de commande s'ouvre.
Boîte de dialogue Reporter ligne de commande - Sélectionnez une date dans le champ Date de rappel.
- Sélectionnez un Motif pour le report. Les motifs sont prédéfinis par un administrateur (voir Configurer les motifs de report d'une ligne de commande).
- De manière facultative, saisissez une Note.
- Sélectionnez Enregistrer. La ligne de commande est reportée et son étape de workflow passe à En révision (voir Réviser les lignes de commande reportées). S'il s'agit de la seule ligne dans la commande, cette dernière est annulée et retirée de la page Commandes en révision.
Le traitement Ligne de commande - Reportée est exécuté quotidiennement pour vérifier la date de report, par rapport à la date actuelle. Si les deux dates sont identiques, une alerte La date de rappel est arrivée est jointe à la ligne de commande. Au même moment, un rappel apparaît dans la liste des tâches des lignes de commande reportées mentionnant que la date de rappel est arrivée. Le rappel apparaît dans la liste des tâches du Tableau de bord uniquement à la date de Rappel de report. Passée cette date, la ligne de commande apparaît dans la page de consultation des reports avec le libellé de tâche Lignes de commande reportées en attente de traitement jusqu'à ce que l'une des actions suivantes soit exécutée :
- La ligne de commande est réactivée ou annulée
- La date de rappel est changée en une date ultérieure
Réviser les lignes de commande reportées
Vous pouvez localiser les lignes de commande reportées devant être examinées dans la liste des tâches de commande en utilisant les facettes pour filtrer la liste. (Pour obtenir des informations sur l'utilisation des facettes, voir Nouvelle mise en page 2022.) Une fois que vous avez localisé une ligne de commande reportée que vous souhaitez gérer, vous pouvez la modifier, réactiver, regrouper, relier ou annuler, comme expliqué ci-dessous.
Quand la liste des tâches des lignes de commande (Acquisitions > Lignes de commande > Toutes les lignes de commande) est déjà ouverte :
Pour filtrer les lignes de commande pour que seules les lignes de commande reportées s'affichent :
- Dans les facette, sous Étape de workflow, sélectionnez Reporté.
Pour filtrer les lignes de commande pour que seules les lignes de commande reportées qui ont déjà atteint leurs dates de report s'affichent :
- Dans les facettes, sous Alertes, sélectionnez La date de rappel est arrivée.
Vous pouvez également ouvrir la liste de tâches des lignes de commande avec deux facettes sélectionnées, Attribué à moi et Reporté, pour que seules les lignes de commande reportées qui vous sont attribuées s'affichent dans la liste.
Pour ouvrir la liste des tâches de lignes de commande et afficher uniquement les lignes de commande reportées qui vous sont attribuées :
- Accédez à Acquisitions > Lignes de commande > Révision reportée.
Pour ouvrir la liste des tâches de lignes de commande et afficher uniquement les lignes de commande reportées qui vous sont attribuées et qui ont atteint leurs dates de report :
- Dans le menu permanent, dans la liste des tâches, sélectionnez Lignes de commande > Reporté - attribué à vous (voir Tâches dans la liste des tâches).
Liste des tâches de lignes de commande filtrée pour afficher les lignes de commande reportéesqui sont attribuées à moi
Réactiver les lignes de commande reportées
La réactivation d'une ligne de commande reportée signifie que vous supprimez le report de la ligne de commande ; normalisez-la et validez-la, puis revenez à l'étape du flux de travail d'achat qui a été effectuée avant le report. Si la ligne de commande est terminée, elle est déplacée à l'étape d'emballage du flux de travail.
Pour réactiver une ligne de commande reportée :
- Dans la liste des tâches de lignes de commande, dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Réactiver, puis dans la boîte de dialogue Message de confirmation, sélectionnez Confirmer.
Modifier les lignes de commande reportées
Vous pouvez modifier une ligne de commande reportée comme n'importe quelle autre ligne de commande, voir Modifier les informations sur la ligne de commande. Pour changer la date de rappel de report et la raison du report, réactivez la ligne de commande, puis reportez-la de nouveau.
Envoyer une ligne de commande reportée pour la regrouper dans une commande
Vous pouvez réactiver une ligne de commande reportée et l'envoyer directement pour qu'elle soit regroupée. Quand vous lancez ce processus, la ligne de commande est normalisée et validée. Si la normalisation et la validation sont réussies, la ligne de commande passe à l'étape de regroupement du workflow, où elle est regroupée dans une commande. Si la normalisation et la validation ne sont pas réussies, la ligne de commande est envoyée pour être corrigée, et son étape de workflow passe à En révision. Vous recevez un message (Lettre Commander maintenant) après l'envoi de la commande au fournisseur. Pour plus d'informations sur la Lettre Commander maintenant, voir Configurer des lettres Alma.
Pour plus de détails sur l'emballage de lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande.
Vous pouvez uniquement envoyer directement une ligne de commande reportée pour qu'elle soit regroupée si elle est attribuée à vous ou non attribuée.
Pour emballer une ligne de commande reportée dans une commande :
- Dans la liste des tâches de lignes de commande, dans les actions sur la ligne de la ligne de commande, sélectionnez Commander maintenant, puis dans la boîte de dialogue Message de confirmation, sélectionnez Confirmer.