Configuration des départements et des traitements internes
Configurer des types de traitement interne
Pour configurer les types de traitement interne, vous devez avoir le rôle suivant :
- Administrateur général du système
Regardez la vidéo Work Orders.
Le diagramme suivant montre les étapes logiques générales pour l'ajout d'un département et d'un type de traitement interne :
Workflow de département et traitement interne
Un traitement interne correspond à une demande interne de la bibliothèque pour acheminer du matériel physique à un département spécifique avant un traitement interne. Un traitement interne envoie un exemplaire vers un département de traitement interne (et le marque comme non disponible), où il sera géré conformément aux statuts internes. Les départements et les statuts peuvent être configurés en fonction des besoins locaux de la bibliothèque.
Un type de traitement interne indique le type de processus au sein de la bibliothèque à effectuer sur une ressource, tel que la reliure ou le catalogage. Chaque département dans votre bibliothèque a en charge le traitement d'un type de traitement interne spécifique.
Chaque type de traitement interne est associé à une liste de statuts qui peuvent être attribués aux traitements internes correspondant à ce type. Par exemple, un traitement interne de type "reliure" peut avoir les statuts "encollage", "couture", etc tandis qu'un traitement interne de type "numérisation" peut être associé aux statuts "numérisation", "service d'accès au document", etc.
Vous configurez les types de traitement interne sur la page Types de traitement interne (Menu de configuration > Général > Départements et traitements internes > Types de traitement interne).
Page Types de traitement interne
Les traitements internes peuvent être lancés lors du placement d'une demande sur un exemplaire ou à partir de la page Liste des exemplaires (voir Travailler avec la liste des exemplaires).
Les actions suivantes peuvent être exécutées sur la page Types de traitement interne :
- Ajouter un type de traitement interne (voir Ajouter un type de traitement interne)
- Ajouter, modifier, ou supprimer des départements (voir Ajouter un département)
- Ajouter ou supprimer des statuts associés à un type de traitement interne (Gérer les statuts dans la liste des actions sur la ligne).
- Modifier un type de traitement interne (Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne).
- Supprimer un type de traitement interne (Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne).
Une fois que vous avez créé un type de traitement interne, vous pouvez configurer un ou plusieurs des éléments suivants :
- Des départements (voir Configurer des départements)
- Des statuts (voir Configurer des statuts de type de traitement interne)
Configurer des types de traitement interne vous permet de surveiller des exemplaires physiques avec des demandes de traitement et d'identifier leur statut de traitement (voir Gérer les demandes et les traitements internes).
For more information on Alma Traitement interne, see the Physical Inventory - Defining and managing Traitement interne in Alma document.
Ajouter un type de traitement interne
Après la création d'un type de traitement interne, vous pouvez spécifier quels départements et quels statuts lui sont associés. Pour plus de détails, voir Configurer des départements et Ajouter un statut de type de traitement interne.
Lors de l'ajout d'un type de traitement interne, un département de traitement interne est automatiquement créé. L'administrateur peut ensuite le mettre à jour et/ou ajouter des départements, selon le besoin (voir Configurer des départments).
Pour ajouter un type de traitement interne :
- Sur la page Types de traitement interne (Menu de configuration > Général > Départements et traitements internes > Types de traitement interne), cliquez sur le bouton Ajouter un type de traitement interne.
- Entrez/faites votre choix parmi :
- Code du type de traitement interne
- Nom du type de traitement interne
- Description
- Rappeler les prêts – Les prêts de ce type de traitement interne requièrent un retour plus rapide des exemplaires. Sélectionner cette option génère une demande de rappel à envoyer au lecteur qui a emprunté l'exemplaire. Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma.
- Cliquez sur Ajouter un type de traitement interne
Le nom d'un traitement interne ne peut pas être personnalisé si le code AcqWorkOrder est utilisé. Le nom est toujours affiché comme Services techniques d'acquisition, ou son équivalent dans une autre langue (Acquisition technical services en anglais).
Configurer des statuts de type de traitement interne
Les statuts de type de traitement interne vous permettent de définir des étapes de traitement pour les traitements internes que vous pouvez utiliser pour surveiller la progression d'une requête de traitement interne. Pour plus de détails sur les requêtes dans Alma, voir Gérer les demandes et les traitements internes.
Les statuts de type de traitement interne ne peuvent pas être modifiés une fois ajoutés. Pour modifier un des champs, vous devez effacer (supprimer) le statut de type de traitement interne et l'ajouter à nouveau.
Ajouter un statut de type de traitement interne
La définition/configuration des statuts d'un type de traitement interne est associée à un type de traitement interne spécifique que vous avez au préalable configuré et enregistré et qui s'affiche sur la page Types de traitement interne. Un type de traitement interne doit être associé à au moins un statut.
Pour ajouter un statut de type de traitement interne :
- Sur la page Types de traitement interne (Menu de configuration > Général > Départements et traitements internes > Types de traitement interne), sélectionnez Gérer les statuts dans la liste des actions sur la ligne pour un type de traitement interne spécifique. La page Statuts de type de traitement interne apparaît.
Page Statuts de type de traitement interne - Sur la page Statuts de type de traitement interne, cliquez sur Ajouter un statut.
- Saisissez le code, le nom et une description pour le statut que vous créez puis cliquez sur Ajouter le statut. Le statut est ajouté sur la page Statuts de type de traitement interne.
Configurer des départements
Pour configurer des départements, vous devez avoir le rôle suivant :
- Administrateur général du système
Un département représente une zone de la bibliothèque, qui traite un traitement interne, comme par exemple la réception d'un matériel acheté ou la reliure ou la réparation d'exemplaires abîmés. Des opérateurs peuvent être associés à un département spécifique, tandis que certaines activités spécifiques peuvent être configurées pour n'être réalisées que dans certains départements. Vous configurez les départements sur la page Liste des départements (Menu de configuration > Général > Départements et traitements internes > Départements de traitement interne).
Pour les départements de numérisation, voir Configurer des départements de numérisation.
Page Liste des départements
Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
- Ajouter un département (voir Ajouter un département)
- Modifier un département (Modifier dans la liste des actions sur la ligne)
- Supprimer un département (Supprimer dans la liste des actions sur la ligne)
Ajouter un département
Pour ajouter un département :
- Accédez à la page Liste des départements selon l'une des méthodes suivantes :
- Sélectionnez Gérer les départements dans la liste des actions pour un type de traitement interne/une ligne spécifique sur la page Types de traitement interne ()
- Rendez-vous sur Menu de configuration > Général > Départements et traitements internes > Départements de traitement interne
- Cliquez sur Ajouter le département
- Si vous avez accédé à cette page via le lien Département des traitements internes, sélectionnez le type de traitement interne à associer au département (pour définir ces types, voir Configurer les types de traitement interne). Sinon, le type est présélectionné. Le département peut être associé à un seul type de traitement interne.
La page Informations générales s'ouvre. Il s'agit de la première page de l'assistant Ajouter un département.
Page Informations générales - Saisissez les informations générales concernant le département de traitement interne que vous êtes en train de créer en utilisant les descriptions dans la table ci-dessous.
Département – Champs Informations générales Champ Description Code Un code unique Nom Un nom unique que vous voulez afficher dans la liste déroulante pour la Destination cible lorsque vous créez un traitement interne (voir Créer une demande de traitement interne). Description Une description du département qui apparaît sur la page Liste des départements. Temps de travail (jours) Le nombre de jours utilisé pour calculer la Date d'expiration qui s'affiche sur la page Suivi de demande de la ressource pour l'exemplaire en cours de traitement. Si le champ est laissé vide ou fixé sur 0, 7 jours sont utilisés par défaut. Si vous saisissez 999999, aucune Date d'expiration ne s'affiche sur la page Suivi de demande de la ressource. Pour plus de détails sur la page Suivi de demande de la ressource, voir Gérer les demandes et les traitements internes.
Le champ Date d'expiration n'a aucun effet réel, mais sert uniquement d'indicateur/de rappel indiquant à l'opérateur que le traitement interne doit être effectué.
Carte L'URL d'une carte pour assister les lecteurs dans la recherche de départements. Imprimante par défaut L'imprimante par défaut qui est associée au département. Si seulement l’imprimante par défaut est sélectionnée, c’est cette imprimante qui est utilisée pour tous les traitements d’impression non automatisés. Si plus d’imprimantes sont sélectionnées dans le champ Imprimantes supplémentaires, chaque utilisateur a le choix d’imprimer où il le souhaite. Imprimantes supplémentaires
Après avoir sélectionné Imprimante par défaut, ce champ devient obligatoire afin de sélectionner une ou plusieurs imprimantes supplémentaires que les utilisateurs peuvent définir pour leurs impressions. Le fait de sélectionner une ou plusieurs imprimantes ici fera s’afficher une liste déroulante supplémentaire sur la fenêtre déroulante Actuellement à.
Nedap RFID Adresse IP
L'adresse IP Nedap RFID du lecteur RFID concerné. Si le département n'est pas géré par un bureau de prêt, entrez l'adresse IP ici. Si le département est géré par un bureau de prêt, l'adresse IP est saisie dans le bureau de prêt (voir Ajouter un bureau de prêt). - Cliquez sur Suivant. La page Bibliothèques desservies s'ouvre.
Page Bibliothèques desserviesLors de la configuration d'un département pour une institution, le département s'applique à toutes les bibliothèques de l'institution. Dans ce cas, le rôle Opérateur de traitement interne doit uniquement être configuré dans le périmètre de l'institution.
La configuration des bibliothèques desservies n'est pas pertinente lorsque vous travaillez au niveau de l'institution ; passez à l'étape 7. - Cliquez sur Attacher le bibliothèque, cliquez sur une bibliothèque, et cliquez sur Attacher. La bibliothèque est liée. Répétez si nécessaire.
- Cliquez sur Suivant. La page Informations de contact s'ouvre.
Page Informations de contact - Renseignez l'adresse (principale, pour les demandes ou d'expédition), le numéro de téléphone et l'adresse email du département de traitement interne en cours de création. Les champs sont les mêmes que pour Configurer les informations de contact de l'institution/bibliothèque.
- Cliquez sur Suivant. La page Opérateurs s'ouvre.
Page Opérateurs - Pour ajouter un opérateur, cliquez sur Ajouter un opérateur.
- Sélectionnez l'utilisateur Alma que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Ajouter un opérateur. Répétez pour chacun des opérateurs que vous souhaitez ajouter.
L'opérateur spécifié reçoit le rôle d'Opérateur de traitement interne pour le département en question. Si aucun opérateur n'est précisé à ce moment, ce rôle peut être attribué dans la section Gestion des utilisateurs (voir Gérer des rôles utilisateur).
- Cliquez sur Enregistrer. Le département est ajouté à la Liste des départements.
Les départements qui sont gérés par un bureau de prêt sont indiqués par le curseur dans la colonne Géré par le bureau de prêt. Pour plus de détails sur la définition d'un bureau de prêt en tant que département, voir Ajouter un bureau de prêt.