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    在订单行和订单中更改供应商 - 新布局

    可译的
    本页面描述如何在Alma中更改供应商。有关整个采购工作流程的信息,请见采购工作流程。有关在Alma中处理采访的概述,包括基础设施、续借、配置等相关部分的链接,请见采访简介
    您可以在特定订单,或与单一供应商关联的全部订单下替换订单行的供应商账户详情。
    要在打包之前更改订单行中的供应商,见编辑订单行信息即使在发送给供应商之后,也可以在订单行中更改供应商。这有两个商业案例:
    • 原始供应商无法提供单册,因此必须将采购订单行再次发送给新的供应商。
    • 原始供应商实际上是代表另一个供应商的供应商,或者供应商已经与不同的供应商合并。在这种情况下,订单行不再重新发送。更改只是反映了订单行信息中的更正。
    这些更改可以在采购订单概要页面手动修改。或者使用“更改订单中的供应商”选项(采访 > 高级工具 > 更改订单中的供应商
    有关更改已发送订单行的供应商的更多信息,见 更改已发送订单行的供应商 视频(2:05分)。
    可以用更新订单行信息作业更改订单的供应商或更改与供应商相关联的所有订单。更改与订单相关联的供应商将在所有相关联的订单行中更改供应商。更改与供应商相关联的所有采购订单的供应商将影响该供应商的所有未被取消的采购订单。
    更改发送的订单行的供应商在 更新采购订单行信息 作业中不可用。
    要更改已发送订单行中的供应商,而不再重新发送订单行:
    要更改订单行的供应商账户详情,你必须具有能编辑订单行的角色。
    1. 打开状态为已发送等待发票的单次订单行,或者状态为已发送或者等待手动续订/定期续订的连续订单行进行编辑。见在Alma中检索。出现订单行概要页面(见 手动创建采购订单行)。
    2. 选择更改供应商

      更改供应商。
      显示对话框:

      “更改供应商”对话框。
    3. 选择新供应商并选择保存。供应商改变。订单行将从采购订单中删除,如果这是采购订单中唯一的采购订单行,订单将被删除。订单行状态变成复核中 并通过采购工作流程照常进行。请注意,当此订单行打包到订单中时,它不会发送给供应商。
    要更改已发送订单行中的供应商,以便将订单行发送到新供应商:
    要更改订单行的供应商账户详情,你必须具有能编辑订单行的角色。
    1. 打开状态为已发送的单次订单行,或者状态为已发送等待手动续订/定期续订的连续订单行进行编辑。见在Alma中检索。出现订单行概要页面(见 手动创建采购订单行)。
      如果其一个资源已被激活或接收,您不能更改(并重新发送)单次订单行的供应商。
    2. 选择更改供应商

      更改供应商。
      显示对话框:

      “更改供应商”对话框。
    3. 选择新供应商,选中将订单发送给新供应商复选框并选择保存。供应商改变。订单行将从采购订单中删除,如果这是采购订单中唯一的采购订单行,订单将被删除。订单行状态变成复核中 并通过采购工作流程照常进行。请注意,当此订单行打包到订单中时,它会发送给供应商。
    要更改与供应商相关联的订单的供应商帐户详细信息:
    要更改订单的供应商帐户详情,您必须具有以下角色之一:
    • 采访操作员
    • 采购经理
    可以在更改供应商订单页面(采访>高级工具 > 更改订单供应商)更改供应商账户详情。一旦作业提交后,Alma检查选定供应商下的所有订单(或选定的特定订单)并修改订单中所有订单行的供应商信息。
    change_vendor_in_order_page_ux.png
    更改订单供应商页面

    “更改订单供应商”有两个主要功能: 

    1. “不发送” - 该选项“只”更改订单中的供应商名称。一旦选定该选项,选定订单下的订单行中的所有供应商名称会修改为新供应商。
    2. “发送” - 该选项会更改订单中的供应商名称并发送订单至新供应商

    要完成以上两个选项:

    1. 在更改订单供应商页面(采访 > 高级工具 > 更改订单供应商),选择添加作业。出现添加作业对话框:
    Change Vendor.PNG
    添加作业
    1. 来源供应商/账号 字段,选择初始供应商。一旦选定,该供应商下的所有订单行和订单都会被修改。
    2. 目标供应商/账号 字段,选择新供应商。这是会填充在与目标供应商关联的订单的所有订单行的“资料提供者”字段中的供应商。
    3. 要为特定订单更改供应商,选择订单来源供应商/帐户字段禁用并设置为所选订单的初始供应商/帐户。
      如果选择采购订单,则更改将影响与采购订单相关的所有采购订单行,包括已关闭的采购订单行。如果未选择订单,则更改将影响所选源供应商/帐户的活动订单中的所有订单行。
    4. 选择添加添加并关闭
    5. 选定“不发送”选项时,更改订单/订单行的供应商账户详情不会更改订单/订单行状态。
    6. 选定“发送”选项时,用户选择是否立刻发送订单到新供应商“自动发送订单至新供应商”或停止订单以复核单次或连续订单“手动处理(停止以复核)”。需要注意的时,选定“发送”选项时,只有已发送到来源供应商的订单行会被发送给目标供应商。

      此外,提供向来源供应商发送取消的选项。这仅用于订单已发送给来源供应商的情况。如果选定,会向来源供应商发送取消信件,其中含有所有取消的订单行(可以含有‘单次’和/或‘连续’订单行)。

      当用户选定“自动发送订单至新供应商”且在工作流中处理订单行失败时,订单行会维持“复核中”并含有相关提醒。

    对“单次”和“连续”订单使用“更改订单供应商”功能时的详细工作流说明

    单次订单处理
    “自动发送订单至新供应商” - 对单次订单行 - 选定时,所有发送至此前供应商的订单行(状态“已发送”)会从订单移除并开始它们的工作流(执行“立即下订”会打包每个订单行到订单并发送至新供应商)。订单行的工作流失败时
    订单行会设置为“复核中”。

    • 如果特定订单未选定(只选定了来源和目标供应商)。
      • 所有状态为“已发送”的订单行会从订单移除并开始它们的工作流(执行“立即下订”会打包每个订单行为订单并发送到新供应商)。订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”。空订单会被删除。
      • 如果订单含有多于一种状态的订单行,会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“等待发票”、“已取消”的订单行会保留在订单中且它们的供应商不会更改。(订单可更改状态)
        • 状态为“已发送”的订单行(与订单关联)会从订单移除并进行工作流(使用立即下订功能)直到打包并发送至新供应商。(请注意:订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”并含有相关提醒)。
    • 如果选定特定订单
      • 如果选定订单中的所有订单行的状态为“已发送”,所有订单行会从订单移除,更改其供应商/账户并开始它们的工作流(执行“立即下订”会打包每个订单行为订单并发送到新供应商)。订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”。
      • 如果选定的订单含有多于一种状态的订单行,会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“等待发票”、“已取消”的订单行会保留在选定的订单中且它们的供应商不会更改。
        • 状态为“已发送”的订单行(与订单关联)会从订单移除并进行工作流(使用立即下订功能)直到打包并发送至新供应商。(请注意:订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”并含有相关提醒)。
    • 如果选定了特定订单行且状态为“已关闭”
      •  订单及与订单关联的订单行会修改为新供应商名称,但不会发送
    • 如果特定订单未选定(只选定了来源和目标供应商)
      • 已关闭/已取消的订单及其关联的订单行不会修改为新供应商名称且不会发送给新供应商。

    “手动处理(停止以复核)” - 对于单次订单行,如果选定该选项,订单行会设置为“复核中”。

    • “如果订单未选定(只选定了来源和目标供应商)
      • 所有未取消/关闭且状态为“已发送”或“复核中”的订单中的订单行会移除,并且它们的状态会修改为“复核中”并更新新供应商。含有“已关闭/已取消/等待发票”的订单行的订单会保持原状态且不会更改供应商。但是,订单(不是订单行)可以更改状态。
    • 如果特定订单未选定(只选定了来源和目标供应商),已关闭/已取消的订单及其关联的订单行不会修改为新供应商名称且不会设置为复核中。
    • 如果选定特定订单
      • 只有‘已发送’的订单及其关联的订单行状态会更改为‘复核中’。
      • 如果订单下的所有订单行的状态为“已发送”,所有订单行会从订单移除并设置为复核中,且它们的供应商会修改,(空)订单会被删除。
      • 如果订单含有多于一种状态的订单行,会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“等待发票”、“已取消”的订单行会保留在订单中,并且它们的供应商不会更改(它们不会设置为“复核中”)。
        • 状态为‘已发送’的订单行(与选定订单关联)会从订单移除,它们的供应商会更新为新供应商并设置为复核中。
    • 如果选定了特定订单行且状态为“已关闭”
      • 订单及与订单关联的订单行会修改为新供应商名称,但不会设置为“复核中”。

    连续订单处理
    “自动发送订单至新供应商” - 对于连续订单行,如果选定该选项且订单/订单行已发送至来源供应商 - Alma会自动发送它们至新供应商。

    • 如果特定订单未选定(只选定了来源和目标供应商)
      • 如果订单中的所有订单行的状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”,订单行会从订单移除并开始它们的工作流(执行“立即下订”会打包每个订单行为订单并发送到新供应商)。订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”。
      • 如果订单含有一些已关闭/已取消的订单行(“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”状态以外),会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“已取消”的订单行会保留在订单中且它们的供应商不会更改(订单状态会更新为“已关闭”/“已取消”)。
        • 状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”的订单行(与订单关联)会从订单移除并进行工作流(使用立即下订功能)直到打包并发送至新供应商。(请注意:订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”并含有相关提醒)。
    • 如果特定订单未选定(只选定了来源和目标供应商)
      • 已关闭/已取消的订单及其关联的订单行不会修改为新供应商名称且不会发送给新供应商。
    • 如果选定特定订单
      • 如果选定订单中的所有订单行的状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”,订单行会从订单移除并开始它们的工作流(执行“立即下订”会打包每个订单行为订单并发送到新供应商)。订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”。
      • 如果订单含有一些已关闭/已取消的订单行(“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”状态以外),会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“已取消”的订单行会保留在订单中且它们的供应商不会更改(订单状态会更新为“已关闭”/“已取消”)。
        • 状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”的订单行(与订单关联)会从订单移除并进行工作流(使用立即下订功能)直到打包并发送至新供应商。(请注意:订单行的工作流失败时订单行会设置为“复核中”并含有相关提醒)。
    • 如果选定了特定订单行且状态为“已关闭”
      • 订单及与订单关联的订单行会修改为新供应商名称但不会发送。

    手动处理(停止以复核) - 对于连续订单行,如果选定该选项,订单行会设置为复核中

    • 如果未选定特定订单(仅选定来源和目标供应商) - 所有状态为‘已发送’或‘复核中’的订单的订单行会移除且它们的状态更改为“复核中”并更新新供应商。已关闭/已取消的订单行会保留在订单中且它们的状态不会修改供应商名称。
    • 如果未选定特定订单(只选定了来源和目标供应商),已关闭/已取消的订单及其关联的订单行不会修改为新供应商名称且不会设置为复核中。
    • 如果选定特定订单
      • 如果订单下的所有订单行的状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”,所有订单行会从订单移除并设置为复核中,且它们的供应商会修改。(空)订单会被删除。
      • 如果订单含有一些已关闭/已取消的订单行(“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”状态以外),会发生以下情况:
        • 状态为“已关闭”、“已取消”的订单行会保留在订单中且它们的供应商不会更改(它们不会设置为“复核中”)。订单状态会更新为“已关闭”/“已取消”。
        • 状态为“已发送”/“反复续订”/“等待手动续订”的订单行(与选定订单关联)会从订单移除,它们的供应商会更新为新供应商并设置为复核中。
    • 如果选定特定订单且状态为“已关闭” - 订单及其关联的订单行会修改为新供应商名称,但不会设置为“复核中”。

    发送取消至来源供应商
    这仅用于订单已发送给来源供应商的情况。如果选定,会向来源供应商发送取消信件,其中含有所有取消的订单行(可以含有“单次”和/或“连续”订单行)。如果订单行处于“等待发票”/“关闭”状态,则不会发送取消信件。

    处理最后一次接收单册
    当连续订单行的供应商更改时,Alma会连结“最后一次接收单册”到给供应商的备注中。会添加以下文本:
    "最后一次接收单册:<itemDescription> 接收日期:<ReceivingDate>"

    clipboard_e9a9cd021cfb5205e3e3e25d86478475d.png

    对于有多个馆藏的订单行,每个馆藏的最后一次接收单册会添加到订单行的“给供应商的备注
    ”字段。选定订单行发送至新供应商时,这是会传递给供应商的有关最后一次接收的单册的信息且会帮助供应商了解应发送哪个订购单册。

    有关更改供应商帐户详细信息的更多信息,见更改采购订单的供应商 视频(3:14分)。
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