Facetten und Filter

Sekundäre Suche

Mit der sekundären Suche können Sie die aktuelle Aufgabenliste nach Aufgaben durchsuchen, die bestimmte Kriterien erfüllen. Sie ist für passive und aktive Fernleihbestellungs-Datensatzlisten verfügbar. Für weitere Informationen siehe Passive Fernleihbestellungen verwalten, Aktive Fernleihbestellungen verwalten.

Aufgabenliste sortieren

Sie können die Aufgabenliste nach verschiedenen Kriterien sortieren. 

• Wählen Sie unter Sortieren nach das gewünschte Sortierkriterium aus. Die Liste ist sortiert.

• Klicken Sie auf .

(Neu für August) Im responsivem Modus werden die Sortieroptionen unter dem Symbol Sortieren angezeigt.

Informationen in der Aufgabenliste

Für jede Aufgabe in der Aufgabenliste zeigt Alma grundlegende Informationen über die Aufgabe sowie ihren aktuellen Status an. Wenn die Aufgabenliste breit genug ist, werden auch Symbole mit Beschriftungen (siehe Beschriftungen verwalten) angezeigt, die der Aufgabe und ihrem aktuellen Beauftragten zugeordnet sind, sowie ein Link zu angehängten Notizen. Wenn die Liste nicht breit genug ist, um diese Objekte anzuzeigen, wird durch Auswählen einer Aufgabe in der Liste das Feld Details geöffnet, in dem diese Informationen ebenfalls angezeigt werden.

Informationen zum Anpassen der Anzeige von Datensätzen finden Sie unter Anpassen der Anzeige von Datensätzen.

Aktionen-Menü

Im Menü Aktionen können Sie Aktionen für eine oder mehrere ausgewählte Aufgaben ausführen (Status ändern, Aufgaben entfernen, Beschriftungen verwalten usw.) oder Aktionen, die sich nicht auf eine bestimmte Aufgabe in der Aufgabenliste beziehen (z. B. das Erstellen einer neuen Aufgabe).

1. Aktivieren Sie in der Aufgabenliste das Kontrollkästchen neben jeder Aufgabe, für die Sie die erforderliche Aktion ausführen möchten. Die Optionen, die für die ausgewählten Aufgaben ausgeführt werden können, werden im Menü Aktionen verfügbar.

2. Wählen Sie im Menü Aktionen die durchzuführenden Aktion:

Je nachdem, wie breit die Aufgabenliste ist, kann das Menü Aktionen erweitert werden, sodass jede der darin enthaltenen Optionen separat über der Aufgabenliste angezeigt wird, oder reduziert werden, sodass einige oder alle Optionen nur im Dropdown-Menü Aktionen verfügbar sind.

Informationen zum Anpassen des Aktionen-Menüs finden Sie unter Anpassen der Anzeige des Aktionen-Menüs.

Beschriftungen in Alma verwalten

Sie können Labels für verschiedene Zwecke verwenden, etwa um wichtige Merkmale bestimmter Datensätze hervorzuheben oder um Datensätze zu gruppieren, damit sie später leichter wiedergefunden werden können. Beispielsweise könnten Sie allen Büchern, die von anderen Bibliotheken in Ihrem Netzwerk für eine bestimmte Ausstellung bestellt werden, die in Ihrer Bibliothek geplant ist, ein Label „Ausstellung“ hinzufügen. Sie können in Ihrem System vorhandene Labels auswählen, oder bei Bedarf spontan neue erstellen. Alle neu erstellten Beschriftungen werden im System gespeichert und stehen zur Wiederverwendung zur Verfügung. Jede Aufgabenart (zum Beispiel Sets, Bestellposten usw.) hat ihre eigene Liste gespeicherter Labels.

Sie können Labels über das Aktionen-Menü oder im Feld Details verwalten, wie unten beschrieben.

Beschriftungen im Feld Details verwalten

Alle Beschriftungen, die bereits an die ausgewählte Aufgabe angehängt sind, werden im Bereich Details, im Abschnitt Allgemeine Informationen oben im Feld angezeigt. In diesem Feld können Sie einer Aufgabe auch zusätzliche Beschriftungen hinzufügen und Beschriftungen von einer Aufgabe entfernen. 

Über das Menü Aktionen können Beschriftungen auch für mehrere Aufgaben gleichzeitig verwaltet werden; siehe Beschriftungen über das Menü Aktionen verwalten oben.

Beschriftung "Klimaausstellung" im Feld Details

So fügen Sie einer Aufgabe Beschriftungen hinzu:

1. Wählen Sie im Feld Details im oberen Abschnitt Neue Labels aus (sofern zuvor keine Beschriftungen hinzugefügt wurden).
   
   
   Wenn bereits Labels vorhanden sind, wählen Sie den Label-Bereich aus.
   
   

2. Fügen Sie das/die neue(n) Label(s) hinzu, markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem neuen Label und klicken Sie dann auf das Symbol Speichern ().
   
   

Um eine vorhandene Beschriftung anzuhängen, wählen Sie sie aus der Liste aus. Sie können mehrere Beschriftungen auswählen. Um ein neues Etikett zu erstellen, geben Sie seinen Text ein.

Wenn die von Ihnen hinzugefügten Beschriftungen nicht in den ausgewählten Aufgaben angezeigt werden, aktualisieren Sie die Aufgabenliste.

So entfernen Sie Beschriftungen von einer Aufgabe:

1. Wählen Sie im Feld Details im oberen Bereich den Bereich Beschriftung aus.

2. Führen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Wählen Sie das x auf einer Beschriftung aus, die Sie entfernen möchten. Die Beschriftung wird aus dem Beschriftungsbereich entfernt und eine Liste der aktuell an die Aufgabe angehängten Beschriftungen wird angezeigt.

   • Wählen Sie den Beschriftungsbereich erneut aus. Eine Liste der aktuell mit der Aufgabe verknüpften Beschriftungen wird angezeigt.

3. Deaktivieren Sie in der Liste der derzeit mit der Aufgabe verknüpften Beschriftungen die Kontrollkästchen neben den Beschriftungen, die Sie von der Aufgabe entfernen möchten.

4. Klicken Sie außerhalb des Beschriftungsbereichs oder klicken Sie auf den Button Speichern (). Die Beschriftungen werden von der Aufgabe entfernt.

5. Wenn die entfernten Beschriftungen immer noch in der Aufgabenzeile der Aufgabenliste angezeigt werden, aktualisieren Sie die Aufgabenliste.

Wenn, nachdem Sie eine Beschriftung von Aufgaben entfernt haben, die Beschriftung keiner Aufgabe mehr zugeordnet ist, wird die Beschriftung aus der Liste der gespeicherten Beschriftungen gelöscht. (Möglicherweise müssen Sie die Aufgabenliste aktualisieren, um die Änderung zu sehen.)

Ausführen von Aktionen für einzelne Aufgaben

Abhängig von der Art der Aufgabe und ihrem aktuellen Status können verschiedene Aktionen für einzelne Aufgaben durchgeführt werden, die in der Aufgabenliste erscheinen, z. B. Zuweisen zu einem Mitarbeiter, Aktualisieren des Status, Senden von Nachrichten an Personen, die an der Aufgabe interessiert sind (Benutzer, Lieferanten, Mitarbeiter), Anzeigen und Bearbeiten der Details. Der Button Weitere Aktionen () gibt Ihnen Zugriff auf die verfügbaren Zeilen-Aktionen für jede Aufgabe, je nach aktuellem Status. Die Hauptaktion aus der Liste der verfügbaren Listen-Aktionen kann als separater Button neben dem Button Weitere Aktionen erscheinen (). Wenn z. B. Bearbeiten die Hauptaktion für eine Aufgabe ist, kann es angesichts ihres aktuellen Status neben dem Button Weitere Aktionen einen separaten Button Bearbeiten geben (siehe Aufgabenliste oben). Informationen zum Anpassen des Aktionen-Menüs finden Sie unter Anpassen der Anzeige des Aktionen-Menüs.

Aktualisieren der Aufgabenliste

In einigen Fällen sind die Ergebnisse von Aktionen, die in der Aufgabenliste ausgeführt werden, erst sichtbar, wenn die Anzeige aktualisiert wird.

• Klicken Sie über der Aufgabenliste auf Aktualisieren ().

Zu Excel exportieren

Sie können maximal 1.000.000 Zeilen gleichzeitig exportieren. Ist die Aufgabenliste länger, werden nur die ersten 1.000.000 Aufgaben exportiert. Weitere Informationen zum Exportieren nach Excel finden Sie unter Zu Excel exportieren.

• Klicken Sie auf Exportieren. Beachten Sie, dass Sie auf einigen Seiten die Möglichkeit haben, die aktuelle Ansicht zu exportieren. Die Option alle Felder überschreibt jede vorgenommene Anpassung der Anzeige (siehe Anpassen der Anzeige).

Geteilte Ansicht

In der geteilten Ansicht wird neben der Aufgabenliste im rechten Bereich ein Feld Details hinzugefügt, in dem die wichtigsten Informationen zur aktuell ausgewählten Aufgabe angezeigt werden. Einige Felder der Aufgabe können in diesem Feld bearbeitet werden, Notizen und Beschriftungen (siehe Beschriftungen verwalten) können direkt von diesem Feld aus an die Aufgabe angehängt werden, und auf andere Bearbeitungsoptionen kann über ein Dropdown-Menü zugegriffen werden. Da die Aufgabenliste neben dem Fenster Details geöffnet bleibt, verlieren Sie die Aufgabenliste nicht aus den Augen, während Sie an der ausgewählten Aufgabe arbeiten. Die Option „Geteilte Ansicht“ kann nach Bedarf ein- oder ausgeschaltet werden.

• Wenn die geteilte Ansicht aktiviert ist (siehe unten), wählen Sie in einer Aufgabenliste eine Aufgabe aus. Das Feld Details wird geöffnet und zeigt weitere Informationen zur ausgewählten Aufgabe an.

Feld Details mit Informationen zu der in der Aufgabenliste ausgewählten Aufgabe

1. Feld Details
2. Button Anpassen
3. Es gibt 2 wechselnde Symbole: Zur Listenansicht wechseln  und zur geteilten Ansicht wechseln .
4. Zum Ändern der Größe ziehen
5. Komplette Seitenansicht öffnen
6. Schließen Sie das Feld Details

Komplette Seitenansicht

In Komplette Seitenansicht wird entweder die Aufgabenliste oder das Feld Details im gesamten rechten Feld angezeigt. 

• Wählen Sie an der Grenze zwischen den beiden Bereichen den Button Komplette Seitenansicht öffnen () aus. Das Fenster Details füllt den gesamten rechten Bereich aus.

1. Zurück zur Liste

2. Menü Abschnitte

3. Zurück zur geteilten Ansicht

• Wählen Sie ein Exemplar in der Aufgabenliste aus.

• Klicken Sie auf Zurück zur Liste.

• Wählen Sie Zurück zur geteilten Ansicht ()

Tabellenansicht

Auf einigen Seiten können Sie das Symbol „Tabellenansicht“ auswählen, um von der regulären Datensatzansicht zur Tabellenansicht zu wechseln.

Navigieren im Feld Details

Das Feld Details ist in Abschnitte unterteilt. Der erste Abschnitt enthält grundlegende Informationen zur ausgewählten Aufgabe. Zusätzliche Abschnitte zeigen weitere Informationen an, stellen Felder bereit, in denen Sie einige Informationen der Aufgabe bearbeiten können, und ermöglichen es Ihnen, dem Datensatz Notizen und Beschriftungen (siehe Beschriftungen verwalten) hinzuzufügen. Die im Feld Details verfügbaren Abschnitte variieren je nach Art des Datensatzes.

Navigieren zwischen Abschnitten

Sie können von Abschnitt zu Abschnitt navigieren, indem Sie entweder scrollen oder einen Abschnitt aus dem Menü Abschnitte auswählen.

Navigieren zwischen Aufgaben

Sie können von Aufgabe zu Aufgabe navigieren, indem Sie entweder einen der Navigationspfeile auswählen, um in der Aufgabenliste nach oben oder unten zu gehen, oder indem Sie eine andere Aufgabe in der Aufgabenliste auswählen. 

Erweitern und Reduzieren des Abschnittsmenüs

Das Menü Abschnitte kann geöffnet bleiben, während Sie im Feld Details arbeiten, oder es kann reduziert werden, um mehr Platz für die anderen im Fenster angezeigten Komponenten zu schaffen.

• Wählen Sie unten im Menü Reduzieren aus ().

• Wählen Sie unten im reduzierten Menü Erweitern aus ().

Zähler im Menü „Abschnitte“.

Bei einigen Optionen im Menü Abschnitte werden Zähler, die angeben, wie viele Exemplare im Abschnitt vorhanden sind, in Klammern hinter dem Namen des Abschnitts angezeigt. Beispielsweise würde ein Abschnitt Notizen, der zwei Notizen enthält, als Notizen (2) angezeigt, während ein Abschnitt Notizen, der keine Notizen enthält, ohne Zähler in Klammern, einfach als Notizen angezeigt würde. 

Zusätzliche Links im Menü „Abschnitte“.

Bei einigen Aufgabentypen werden im Menü Abschnitte zusätzliche Verknüpfungen angezeigt. Diese Links öffnen zusätzliche Informationen zur Aufgabe in einem Schiebefenster statt im Bereich Details selbst und sind durch Linksymbole () gekennzeichnet. Wie die Abschnitte-Optionen im Menü können diese Links Zähler in Klammern haben, die angeben, wie viele Objekte in dieser Kategorie für die Aufgabe definiert sind.

Menü Abschnitte mit Verknüpfungen und Zählern

Angabe erforderlicher Informationen

Ein rotes Sternchen (*) markiert Abschnitte, die Felder enthalten, die ausgefüllt werden müssen, damit der Arbeitsablauf fortgesetzt werden kann.

Bearbeitbare Abschnitte im Feld Details

Einige Felder einer ausgewählten Aufgabe können direkt im Feld Details bearbeitet werden. Abschnitte, die bearbeitbare Felder enthalten, sind hellblau. Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet (*).

In einigen Arten von Datensatzlisten, wie z. B. Bestellposten-Aufgabenlisten, können Sie die Felder eines Datensatzes nur bearbeiten, wenn Sie sich im Modus Bearbeiten befinden. In diesen Fällen erscheint ein Button Bearbeiten () in der Datensatzliste und ein weiterer Button Bearbeiten () erscheint oben im Feld Details, wenn dieses geöffnet wird. In anderen Arten von Listen, wie zum Beispiel Fernleihe-Datensatzlisten, können Abschnitte einzeln bearbeitet werden, ohne dass zuvor der Modus Bearbeiten aufgerufen werden muss.

Klicken Sie in der Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, auf den Button Bearbeiten. Die Aufgabe wird im Feld Details zur Bearbeitung geöffnet und oben im Bereich werden die Buttons Speichern und Abbrechen hinzugefügt. 

1. Wählen Sie eine beliebige Stelle im farbigen Bereich aus, der das Feld enthält. Alle bearbeitbaren Felder in der Region stehen zur Bearbeitung zur Verfügung. Wenn Sie den Bearbeitungsmodus noch nicht aufgerufen haben, werden der Region die Buttons Speichern und Abbrechen hinzugefügt. 
2. Wählen Sie Felder aus und bearbeiten Sie deren Inhalt nach Bedarf.
   
   

   Bearbeiten eines Feldes
3. Klicken Sie auf Speichern. Die vorgenommenen Änderungen werden in der Aufgabe gespeichert.

Schnellzugriffsmodul

Das Schnellzugriffsmodul ermöglicht Ihnen einen schnelleren Zugriff auf bestimmte Aktionen, Felder oder Abschnitte auf einigen Seiten in Alma, wie zum Beispiel „Sets verwalten“, „Bestellposten“ usw. 

1. Verwenden Sie den Tastatur-Kurzbefehl (Punkt „.“) oder wählen Sie den Link „Schnellzugriff“ unten im ausziehbaren Abschnittsbereich aus.

2. Das Schnellzugriffsmodul wird mit Links zu bestimmten Aktionen, Feldern und Abschnitten angezeigt.

   

   

3. Die unter Aktion, Feld und Abschnitt angezeigten Werte unterscheiden sich je nach der aktuell in der Aufgabenliste ausgewählten Aufgabe. 

4. Wählen Sie eine bestimmte Aktion, ein bestimmtes Feld oder einen bestimmten Abschnitt aus. 

   • Aktion - Aktiviert die jeweilige Aktion, als hätten Sie sie für die aktuelle Aufgabe im Feld Details ausgewählt. 
     Wenn Sie beispielsweise auf der Seite „Sets verwalten“ unter „Aktion“ die Option Spezifizieren auswählen, wird die Seite „Neues spezifiziertes Set“ angezeigt, als hätten Sie Spezifizieren aus dem Menü Zeilen-Aktionen ausgewählt.  
     
     

   • Feld - Bringt Sie direkt zum entsprechenden Feld. 
     Wenn Sie beispielsweise auf der Seite Sets verwalten unter Feld die Option Erstellt von auswählen, verschiebt sich der Fokus auf das Feld Erstellt von. 
     
     

   • Abschnitt - Bringt Sie direkt zum jeweiligen Abschnitt.
     Wenn Sie beispielsweise auf der Seite Sets verwalten unter Abschnitt die Option Set-Informationen auswählen, wird der Fokus auf den Abschnitt Set-Informationen verschoben.
     
     

5. Wenn zuvor Exemplare aus dem Schnellzugriffsmodul ausgewählt wurden, werden diese unbeweglichen Auswahlen (mit dem Symbol gekennzeichnet) über dem Abschnitt Aktion angezeigt.

   

Notizen im Feld Details verwalten

Alle Notizen, die bereits an die ausgewählte Aufgabe angehängt sind, werden im Bereich Details im Abschnitt Notizen angezeigt. Sie können in diesem Feld auch Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Es stehen zwei Ansichten des Abschnitts Notizen zur Verfügung: der Notizen-Layout-Modus und der Listenlayout-Modus. Der Listen-Layout-Modus unterstützt die Suche innerhalb und Sortieren der vorhandenen Notizen, der Notizen-Layout-Modus jedoch nicht. Um zwischen den Modi zu wechseln, wählen Sie oben im Abschnitt eine Option aus (). 

1. Wählen Sie den Textbereich der Notiz aus und ändern Sie die Notiz nach Bedarf.

2. Führen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Wählen Sie im Notizen-Layout eine beliebige Stelle außerhalb der Notiz aus.

   • Wählen Sie im Listen-Layout der Notiz die Option Speichern aus.

   Die Änderungen werden gespeichert.

Im Listen-Layout:

1. Wählen Sie die Notiz aus. 

2. Klicken Sie auf den Button Löschen.

3. Bestätigen Sie die Löschung. Die Notiz wird gelöscht.

Im Notizen-Layout:

1. Platzieren Sie Ihre Maus auf der Notiz. In der oberen rechten Ecke der Notiz wird ein Button Entfernen () angezeigt. 

2. Klicken Sie auf den Button Entfernen ().

3. Bestätigen Sie die Löschung. Die Notiz wird gelöscht.

• Wählen Sie oben in den Notizen unter Sortieren nach die Option aus, nach der die Notizen sortiert werden sollen. Die Liste ist sortiert.

• Klicken Sie auf das Symbol Sortieren ().

1. Klicken Sie oben in den Notizen auf das Symbol Suchen (). Die Suchoptionen und das Such-Textfeld werden geöffnet.

   

2. Wählen Sie die Suchoption aus und geben Sie den Text ein, nach dem in den Notizen gesucht werden soll.

3. Klicken Sie auf das Symbol Suchen (). Die Liste der Notizen wird gefiltert, sodass nur diejenigen angezeigt werden, die mit den Suchkriterien übereinstimmen.

Buttons Weitere Aktionen und Hauptaktion

Die Buttons Weitere Aktionen () und Hauptaktion (z. B. Bearbeiten) (siehe Ausführen von Aktionen für einzelne Aufgaben oben), sind jeweils im Feld Details verfügbar, wenn dieses geöffnet ist. Wenn das Feld Details breit genug ist, werden einige oder alle Optionen im Menü Weitere Aktionen Menü als separater Button oben im Feld angezeigt, neben dem Button Hauptaktion.

Zugriff auf das Menü Anpassung

Der Zugriff auf das Menü Anpassung erfolgt über das Zahnradsymbol oben auf der Seite. 

Auf einigen Seiten wird Administratorbenutzern die Möglichkeit angezeigt, die Anzeige auf Institutionsebene anzupassen. Dadurch werden institutionelle Standardeinstellungen festgelegt, sodass einzelne Benutzer ihre Anzeige nicht mehr so ​​konfigurieren müssen, dass sie den Präferenzen ihrer Bibliothek entspricht.

Anpassen der Anzeige von Abschnitten

Sie können die Anzeige der Abschnitte anpassen, indem Sie Anpassung der Abschnitte im Menü Anpassung auswählen (siehe Zugriff auf das Menü Anpassung).
Sie können Abschnitte aktivieren/deaktivieren, mit Ausnahme derjenigen, die standardmäßig weiterhin angezeigt werden (z. B. Set-Beschreibung im Beispiel unten).
Sie können Abschnitte mit dem Verschieben-Symbol () verschieben.

Wählen Sie Anwenden, um die Änderungen zu implementieren, oder Auf Standard zurücksetzen, um die Standardwerte wiederherzustellen. 

Anpassen der Anzeige der Aktionsliste

Sie können die Anzeige der Aktionsliste anpassen, indem Sie Anpassung der Aktionen im Menü Anpassung auswählen (siehe Zugriff auf das Menü Anpassung).
Sie können Aktionen aktivieren oder deaktivieren.
Sie können Aktionen mit dem Verschieben-Symbol () verschieben.

Anpassen der Anzeige von Datensätzen

Sie können die Anzeige der Felder anpassen, indem Sie Anpassung der Datensätze im Menü Anpassung auswählen (siehe Zugriff auf das Menü Anpassung).
Sie können Felder für die Anzeige aktivieren/deaktivieren, mit Ausnahme derjenigen, die standardmäßig weiterhin angezeigt werden (z. B. Titel in der ersten Spalte im Beispiel unten).
Sie können Felder mit dem Verschieben-Symbol () verschieben. 

Wählen Sie Anwenden, um die Änderungen zu implementieren, oder Auf Standard zurücksetzen, um die Standardwerte wiederherzustellen. 

Anpassen der Tabellenanzeige

Sie können die Anzeige der Tabelle anpassen, indem Sie Tabellenanpassung im Menü Anpassung auswählen (siehe Zugriff auf das Menü Anpassung).
Sie können Tabellenspalten für die Anzeige aktivieren/deaktivieren. Sie können Tabellenspalten mit dem Verschieben-Symbol () verschieben.

Wählen Sie Anwenden, um die Änderungen zu implementieren, oder Auf Standard zurücksetzen, um die Standardwerte wiederherzustellen. 

Anpassen der Anzeige von Facetten

Sie können die Anzeige der Facetten anpassen, indem Sie Anpassung der Facetten im Menü Anpassung auswählen (siehe Zugriff auf das Menü Anpassung).
Sie können Facetten für die Anzeige aktivieren und deaktivieren. Sie können Facetten mit dem Verschieben-Symbol () verschieben.

Wählen Sie Anwenden, um die Änderungen zu implementieren, oder Auf Standard zurücksetzen, um die Standardwerte wiederherzustellen. 

Video, das zeigt, wie die Anzeige angepasst wird

Sie können ein kurzes Video ansehen, das zeigt, wie sich die Anpassung auf das auswirkt, was Sie sehen, indem Sie oben auf der Seite auf das Symbol (i) klicken.