Erstellen von gültigen Beständen in Bestellungen
Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie mit gültigem Bestand einschließlich der Konfiguration arbeiten. Eine Liste mit Links zu Seiten mit Anweisungen zum Einkauf in Alma, einschließlich der Erstellung von Bestellposten im Allgemeinen, Verlängerungen, Arbeit mit Lieferanten usw., finden Sie unter Einkauf. Informationen zum Arbeitsablauf des gesamten Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Infrastruktur, Rechnungsstellung, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.
Wenn Sie eine Behörde oder nationale Bibliothek sind, die Kopien von Veröffentlichungen vom Lieferanten kostenlos erhält, können Sie die Erwerbungsart Pflichtexemplar verwenden, um mit Lieferanten Vorgänge auszuführen. Gültige Bestände ermöglicht einen Nullwert für eine Bestellung, die gemeinsam mit einer Mitteilung an den Lieferanten existiert, die weder Etats noch einen Preis benötigt, um verschiedene Versionen des Bestellposten-Bestellbriefs zu senden.
Die Methode Pflichtexemplar wird mit Alma geliefert und für Institutionen, die sie benötigen, aktiviert. Wenn ein neuer Bestellposten erstellt wird, überprüft Alma, ob Pflichtexemplare aktiviert sind. Wenn das so ist, zeigt Alma diese Erwerbungsart als Option an.
Wie es funktioniert
Bibliotheken erhalten eine oder mehrere Kopien jedes innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs veröffentlichten Exemplars. (Dies beinhaltet Monographien und Zeitschriften, gedruckt und elektronisch.) Bibliotheken können einen Kaufpreis von Null verlangen, während sie für den gleichen Vorgang eine Empfangsbestätigung an Lieferanten oder Herausgeber senden. Bestätigungen werden nach folgenden Regeln vom System generiert:
- Für jedes Exemplar (für Monografien)
- Nach Maßgabe des Vorgangs (Mahnung, Bestellung, Beleg).
Mahnungen für fortlaufende Bestellexemplare (Zeitschriften) werden nicht automatisch gesendet.
Alma stellt Benachrichtigungsbriefe für Pflichtexemplare bereit, die angepasst werden können:
- Brief: Pflichtexemplar, jährlicher Empfang
- Brief - Pflichtexemplar, Mahnung
- Brief - Pflichtexemplar, Bestellung
- Brief - Pflichtexemplar, Empfang
Für detaillierte Informationen über die Bearbeitung von Formbriefen in Alma, siehe Konfigurieren von Alma-Briefen.
Sobald die Methode Pflichtexemplar aktiviert und die Briefe überprüft und bearbeitet wurden, können Sie einen Bestellposten mit der Erwerbungsart Pflichtexemplar erstellen. Siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens.
Arbeitsablauf für Pflichtexemplare
- Ein Administrator aktiviert den Gültigen Bestand als Erwerbungsart für die Institution. Siehe Konfiguration der Erwerbungsarten.
- Der Benutzer erstellt einen Bestellposten mit einer der folgenden Erwerbungsarten (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens):
- Gültiger Bestand
- Brief – Gültiger Bestand – Bestellung
- Brief – Gültiger Bestand – Empfang
- Gültiger Bestand – ohne Brief
- Alma sendet eine Benachrichtigung über die Bestellung an den Lieferanten, wenn LEGAL_DEPOSIT oder (Neu für Mai 2026) LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER auf der Seite Erwerbungsart auf aktiv gesetzt ist und eine dieser Optionen im Bestellposten ausgewählt ist. Wenn die Erwerbungsart LEGAL_DEPOSIT_NOLETTER aktiv und im Bestellposten ausgewählt ist, wird keine Bestellung an den Lieferanten gesendet. Es wird jedoch ein Brief - Legaler Bestand, Mahnung gesendet (wenn zutreffend und aktiviert).
- Wenn ein Mitarbeiter eine Bestellung mithilfe der Erwerbungsart Pflichtexemplar erstellt:
- Preis und Etat sind keine Pflichtfelder
- Der Bestellposten wird gepackt und an den Lieferanten gesendet
- Der Bestellposten wird nicht in Rechnung gestellt
- Der Bestellposten wird zur Aufgabenliste Mahnung umgeleitet, wenn angebracht
- Der Lieferant sendet die Pflichtexemplar-Monografie oder Zeitschrift, die von der Bibliothek bestellt wurde.
- Die Bibliothek sendet zu folgenden Terminen eine Bestätigung an den Lieferanten:
- Für Pflichtexemplar-Monografien zum Zeitpunkt des Eingangs.
- Für Pflichtexemplar-Zeitschriften erstellt Alma einen voreingestellten jährlichen Analytics-Bericht. Sie können andere Berichte erstellen, aber Alma sendet diese nicht automatisch. Bei Bedarf können Sie einen Prozess ausführen, und diese Berichte an das gewünschten Lieferanten-Set zu senden. Um dies zu tun:
- Erstellen Sie ein Lieferanten-Set. Siehe Lieferanten-Sets.
- Konfigurieren Sie den Brief: Pflichtexemplar, jährlicher Empfang. Siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
- Konfigurieren Sie den gewünschten Analytics-Bericht und geben Sie seinen Pfad ein. Siehe Konfiguration von Pflichtexemplar-Pfaden. Fügen Sie den Bericht auch als Analytics-Objekt mit dem Typ Bericht hinzu (siehe Arbeiten mit Objekten in Analytics).
- Führen Sie den Prozess Pflichtexemplar, jährliche Empfang-Aufgabe aus. Siehe Manuelle Prozesse an definierten Sets ausführen.
Alma sendet den Brief – Gültiger Bestand – Empfang, wenn LEGAL_DEPOSIT oder (Neu für Mai 2026) LEGAL_DEPOSIT_RECEIVED_LETTER auf der Seite Erwerbungsart auf aktiv gesetzt ist und eine dieser Optionen im Bestellposten ausgewählt ist.