Trabajar con registros electrónicos - Reseña
Esta sección describe los conceptos y todos los elementos involucrados en el trabajo con recursos físicos, y proporciona enlaces a secciones de la ayuda en línea donde cada elemento se trata en detalle.
Roles y modelo de datos
Roles
Para gestionar los recursos electrónicos en Alma, se debe tener uno de los siguientes roles:
- Técnico de inventario electrónico O Gestor de repositorio: requerido para activar recursos electrónicos
- Técnico del inventario electrónico extendido (obligatorio para borrar operaciones)
- Operador de inventario CDI: requerido para trabajar con el Índice Central de Descubrimiento (CDI).
Modelo de datos
Los recursos electrónicos están organizados en Alma en tres niveles de jerarquía:
- Colección electrónica: una colección de recursos electrónicos que puede ser un paquete de portafolios electrónicos (p. ej. paquete de agregador o paquete selectivo) o una base de datos (que no incluye portafolios o servicios de texto completo y cuyos recursos no se pueden gestionar individualmente a través de una interfaz).
- Servicios electrónicos: diferentes tipos de acceso a los recursos electrónicos, por ejemplo, texto completo o texto completo seleccionado e información de conexión/enlace. Por ejemplo, un "Servicio de texto completo" que proporciona al usuario acceso al texto completo del recurso electrónico.
- Portafolios electrónicos: los títulos monográficos o seriados que pueden ser entidades independientes o parte de una colección electrónica. Los portafolios electrónicos mantienen cobertura específica (local o global), servicios e información del enlace relevante para un título electrónico particular. Los portafolios electrónicos pueden ser de tipo de material de revistas electrónicas, libros electrónicos o transmisión de video, entre otros.
Para obtener información sobre el modelo de datos de recursos electrónicos, véase Recursos electrónicos en Alma - Terminología y Modelo de inventario (4:45)
Resumen de la Zona de la Comunidad
La Zona de la Comunidad de Alma es el catálogo central de la comunidad de Alma, compartido para todos los usuarios de Alma. Las instituciones tienen fácil acceso a los registros que quieren llevar a los catálogos locales.
Para obtener información sobre la Zona de la Comunidad, la Zona de la Institución y la Zona de Red, véase Recursos electrónicos en Alma - Las tres zonas (6:17)
Componentes de la Zona de la Comunidad
- Catálogo de comunidad
Los registros bibliográficos describen los recursos electrónicos, registros MARC de editores/socios, cargados por Ex Libris. El catálogo permite que las bibliotecas trabajen directamente en el entorno de gestión de metadatos colaborativo. Las instituciones pueden adjuntar las existencias directamente a un registro de la comunidad, copiar registros de la comunidad en el catálogo local o editar y actualizar los registros de la comunidad. También pueden contribuir sus colecciones locales y portafolios de ciertos tipos al Catálogo de la comunidad.
- Base de conocimiento central (inventario electrónico)
Colecciones electrónicas de recursos electrónicos ofrecidas por proveedores, con información de enlace y títulos individuales en las Colecciones electrónicas
- Autoridades globales
Ficheros de autoridad de diferentes vocabularios, como materias y nombres LC, MESH y GND de Deutsche Nationalbibliothek. Las autoridades se sincronizan con el organismo autorizador pertinente, lo que permite que las instituciones individuales tengan acceso a los beneficios del control de autoridad sin tener que invertir sus recursos locales en sincronizar los propios ficheros de autoridad.
Activar inventario electrónico desde la Zona de la Comunidad
El proceso de la gestión de inventario electrónico desde la Zona de la Comunidad comienza al activar un agregador o una colección electrónica selectiva desde la Zona de la Comunidad. Esto desencadena la creación de las siguientes entidades dentro de la Zona de la institución:
- La creación de una copia local (es decir, dentro de la institución) del registro del inventario, con un enlace a la Zona de la Comunidad.
- La creación de una copia local del registro bibliográfico, vinculado a la Zona de la Comunidad
Desde este punto, cuando se realiza un cambio al inventario o al registro bibliográfico en la Zona de la Comunidad, este cambio también se refleja automáticamente en la institución.
Esto presenta las siguientes ventajas:
- Les ahorra tiempo valioso a los bibliotecarios
- Asegura que la información esté siempre actualizada
Véase Activar recursos electrónicos de la Zona de la Comunidad.
Además, se pueden activar portafolios electrónicos específicos (y no colecciones completas). Esto crea una copia local del portafolio. Véase Uso del cargador de portafolios para activar recursos electrónicos de la Zona de la Comunidad.
Lista de Tareas de actualización de la Zona de la Comunidad
Los portafolios y las colecciones electrónicas se añaden y actualizan semanalmente en la Base de conocimiento de la comunidad de Alma (CKB) y, posteriormente, están disponibles para su activación desde la Zona de la Comunidad.
Todos los domingos se cargan actualizaciones semanales a la Base de conocimiento. Cada institución que activó las Colecciones electrónicas en el KB automáticamente obtiene notificaciones actualizadas a través de la Lista de tareas de actualización de la Zona de la Comunidad. La Lista de tareas de actualización de la Zona de la Comunidad permite que las instituciones vean los cambios y actúen.
Para obtener detalles, véase Trabajar con la lista de tareas de actualizaciones de la Zona de la Comunidad.
Carga automática de existencias electrónicas en Alma
Se pueden actualizar existencias electrónicas para revistas y libros desde varios proveedores al recoger automáticamente las existencias específicas de la institución. Se puede hacer esto en un cronograma conveniente para usted mediante una tarea programada.
Para obtener detalles, véase Carga automática de existencias electrónicas.
Registros bibliográficos y URL de colección electrónica añadidos a la Zona de la Comunidad
Los registros bibliográficos para las colecciones electrónicas y URL están disponibles en la Zona de la Comunidad. Los registros bibliográficos y las URL se actualizan en la Zona de la Comunidad como parte del proceso de actualización de CKB semanalmente.
Se pueden exponer estos registros bibliográficos y URL a los usuarios por medio del sistema de descubrimiento.
Reseña de la Zona de la Institución
La Zona de la institución es el nivel básico de la gestión de datos y flujos de trabajo en Alma, en el que la institución gestiona los registros. Una institución puede enlazar sus registros de inventario con los registros de metadatos de la Zona de la comunidad o de la Zona de red, lo que elimina la necesidad de descargar estos registros en el catálogo local. Además, una institución puede copiar (o descargar) registros de catálogos desde catálogos compartidos (Comunidad o Red) en el catálogo local de la Zona de la institución.
La Zona de la institución (catálogo local) contiene registros bibliográficos creados, copiados o importados localmente por la institución. El inventario se vincula al registro de MMS (Sistema de gestión de metadatos).
El proceso de publicación (por ejemplo, en Primo) provee un medio para que el usuario final acceda al inventario.
El inventario de la Zona de la institución contiene todo el material que fue adquirido y gestionado localmente por la institución y se puso a disposición de los proveedores:
- Físico: existencias y ejemplares
- Electrónico: portafolios y colecciones electrónicas
- Digital: representaciones y ficheros
Los recursos pueden vincularse al Catálogo de la Zona de la institución o al Catálogo de la Zona de la Comunidad.
Gestión de recursos electrónicos
- La gestión de colecciones electrónicas incluye añadir, modificar y borrar colecciones electrónicas, vincular colecciones electrónicas locales a la Zona de la Comunidad y modificar servicios electrónicos.
- La gestión de portafolios electrónicos incluye añadir, modificar y borrar portafolios independientes, portafolios que son parte de una colección electrónica o un conjunto de portafolios independientes hacia/desde una colección electrónica, que mueve portafolios entre colecciones, usa el Cargador de portafolios para modificar la información de portafolios en masa y realiza cambios globales en los portafolios al asociar una licencia a un portafolio.
Para obtener detalles, véase Gestionar recursos electrónicos.
Contribuir recursos locales a la Zona de la Comunidad
Una institución puede:
- Actualizar registros bibliográficos de la Zona de la Comunidad
- Añadir portafolios a las colecciones de la Zona de la Comunidad de los tipos periódicos electrónicos gratuitos, periódicos electrónicos varios, libros electrónicos gratuitos varios y U.S. Documentos gubernamentales
- Contribuir colecciones a la Zona de la Comunidad
Alma debe estar en Producción para participar.
Para obtener detalles, véase Contribuir recursos locales.
Lista de tareas de activación de recurso electrónico
Después de haber añadido un recurso electrónico al inventario, la biblioteca tal vez desee completar otras tareas antes de que el recurso sea visible para los usuarios. Por ejemplo, la biblioteca quizás desee probar el acceso al recurso electrónico para confirmar que el acceso funciona adecuadamente.
En Alma, estas tareas son gestionadas a través de las opciones provistas por la Lista de tareas de activación de recurso electrónico. Los recursos ordenados desde la Zona de la Comunidad se agregan automáticamente a la Lista de tareas de activación de recursos electrónicos.
Para obtener detalles, véase Activar recursos electrónicos y Lista de tareas de activación.
Resolvedor de enlaces
El Resolvedor de enlaces de Alma (también conocido como URL de la Página de Servicios) es un componente de Alma que habilita los enlaces a los recursos electrónicos desde la fuente compatible OpenURL (EBSCO, ProQuest, Pubmed etc.). El Resolvedor de enlaces de Alma asegura que los usuarios de la biblioteca reciban los enlaces adecuados para el contenido electrónico que es propiedad de la biblioteca.
Véase Resolvedor de enlaces.
Índice central de descubrimiento (CDI)
El Índice Central de Descubrimiento (CDI) le permite gestionar sus colecciones electrónicas para el descubrimiento en Alma.
Para un análisis completo del CDI y sus beneficios, véase El Índice Central de Descubrimiento de Ex Libris (CDI): Una descripción general.
Compartir recursos electrónicos con sistemas de terceros
Alma admite la exportación de registros bibliográficos, de inventario y de autoridad (en sus formatos centrales, incluidos MARC 21 XML o binario y Dublin Core XML) a sistemas de terceros. Se puede determinar qué registros exportar, en qué programa exportarlos y qué servicios adicionales ejecutar en la exportación:
- Datos publicados incrementalmente a través de ficheros o OAI-PMH (Open Archivos Initiative Protocol for Metadata Harvesting).
- Enriquecer opcionalmente los datos con datos de registros no bibliográficos (tales como datos relacionados con el inventario).
- Normalización (reformateo) de los datos publicados.
- Notificación sobre borrado de inventario.
Véase Perfiles de publicación.
Gestionar recursos electrónicos por proveedor
Alma permite ver fácilmente sus suscripciones con proveedores y su estado de disponibilidad en Alma. Esto ayuda a asegurar que los recursos adquiridos del proveedor se activen en la institución, y que se eviten situaciones donde la institución tiene acceso a colecciones electrónicas específicas, pero no las activa, lo que ayuda a cerrar la brecha entre lo que se adquirió y lo que se activó.
Para obtener detalles, véase Mis recursos electrónicos por proveedor.
Análisis superpuesto
Alma ofrece la capacidad de realizar análisis de superposición de recursos electrónicos. Al tomar decisiones sobre adquisiciones, esta función permite comparar el contenido de las colecciones electrónicas para determinar dónde puede haber una superposición de suscripciones. Si la colección/los títulos se incluyen en otras colecciones diferentes, tal vez esta/estos se puedan cancelar o no se puedan renovar, lo que eliminará los gastos innecesarios.
Para obtener detalles, véase Trabajar con superposición y análisis de colección.