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    Suivi des demandes

    Traduisible
    Pour gérer des demandes, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers – pour consulter les demandes de n'importe quel bureau de la bibliothèque
    • Opérateur des demandes – pour consulter les demandes qui sont attribuées à votre/vos bureau(x)
    • Gestionnaire des services aux usagers – pour convertir une demande en demande PEB sortante (veuillez noter qu'Ex Libris peut l'activer pour le rôle Opérateur des services aux usagers et Opérateur des demandes)
    Les demandes et traitements internes qui ont été créés et sont en attente ou terminés peuvent être consultés et traités sur la page Suivi de demande de la ressource. Cette page vous fournit des informations actualisées sur les différents types de demandes de ressource et sur leur progression au sein d'Alma. Pour plus d’informations en ce qui concerne les demandes, voir Demandes dans Alma
    Pour plus d'informations sur les rapports concernant une demande traitée, voir Demandes.
    Vous pouvez naviguer entre les processus et les demandes sur la page Suivi de demande de la ressource à l'aide de la fonction de recherche, des facettes et des filtres sur le statut des activités. Vous pouvez effectuer des actions sur les résumés de demande à l'aide des liens sous les résultats de recherche des résumés de demande.
    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Remplissage et suivi des demandes d’exemplaires physiques. (1:41 min)
    La page Suivi de demande de la ressource affiche les résultats suivants :
    Resource Request Monitoring page.png
    Page Suivi de demande de la ressource
    • Lorsque vous faites une recherche sur une demande dans la case Rechercher en fonction de l'Identifiant de la demande, les demandes sont localisées par rapport à leur valeur Identifiant.
    • Il est impossible de faire une recherche sur des demandes par rapport à leur valeur Identifiant externe. La valeur Identifiant externe des demandes correspond à la valeur Identifiant interne sur la page Demandes PEB sortantes (voir Gérer les demandes PEB sortantes).
    • Pour plus d'informations sur la recherche en utilisant des caractères spéciaux/signes diacritiques, voir Recherche de caractères spéciaux.
    Les facettes disponibles sont les suivantes :
    Facettes de la page Suivi de demande de la ressource
    Facette Description
    Type Le type de demande, à savoir soit un processus (En cours) soit une demande (Demande).
    Type de matériel Le type de matériel précisé dans la demande. Les différentes options sont : Livre audio, Cassette audio, Livre, CD, Carte mémoire, Fascicule relié, Fascicule, DVD et Autre.
    Étape de l'avancement Nom de l'activité actuelle. Les options sont : Attente d'autorisation, Déposer l'exemplaire, Inventaire numériqueNumérisation, Numériser l'exemplaireFourniture du document, Traitement du rayon des réservations, En cours, Sur le rayon des réservations, Prendre en rayon, DemandéExemplaire en transfert, Indéfini et En attente du magasin distant.
    Type de demande/processus Type de demande/processus. Les options sont les suivantes :

    Demandes : Réservation planifiée, Patron Electronic Digitization Request, Demande de réservation générale, Demande de numérisation de la bibliothèque - électronique, Demande de réservation du lecteur, Demande de numérisation du lecteur, ainsi que toutes les demandes de type traitement interne configuré (voir Configurer des types de traitement interne).

    Processus : ReliureDéplacer de façon permanente, Déplacer de façon temporaireExpédier en format numérique, SExpédier en format numérique depuis l'électronique, Expédier physiquement, Restaurer l'exemplaire et Transfert pour remise en rayon, ainsi que tous les types de processus de type de traitement interne configuré (voir Configurer des types de traitement interne).

    Date de la demande Pour des demandes actives seulement. La date à laquelle la demande a été faite. Les options sont les suivantes :
    • Aujourd'hui – Demandes créées à la date actuelle
    • Hier – Demandes crééés la veille
    • Jusqu'à il y a trois jours – Demandes créées deux ou trois jours avant la date actuelle (aujourd'hui et hier étant exclus)
    • Jusqu'à il y a une semaine – Demandes créées 4 à 7 jours avant la date actuelle (en d'autres termes, à l'exception des trois options ci-dessus)
    • Jusqu'à il y a un mois – Demandes créées entre 8 jours et un mois avant la date actuelle (en d'autres termes, à l'exception des quatre options ci-dessus)
    • Plus ancien – Demandes créées plus d'un mois avant la date actuelle
    Nécessaire pour le La date à laquelle l'exemplaire est demandé : Plus tôt qu'aujourd'hui, En 2 semaines, Plus d'un moish et Indéfini.

    La facette pour Nécessaire pour le permet aux utilisateurs de filtrer les demandes en fonction d'une date spécifiée par le lecteur sur la demande ou d'une indication de la date à laquelle la ressource est nécessaire. Cela permet aux utilisateurs de filtrer les demandes pour lesquelles la date 'Nécessaire pour le' est : Plus tôt qu'aujourd'hui (passée), In the Next Two Weeks (dans les deux semaines), dans Plus d'un mois ou était laissée sur le paramètre Indéfini par le lecteur.

    Date Needed By.png

    Options de facette Nécessaire pour le
    Statut du processus Le statut du processus en cours. Les différentes options sont : Nouveau, Stockage temporaire, En cours, Traitement physique, Catalogage d'exemplaires et Terminer, ainsi que tous les statuts de traitement interne configurés (voir Ajouter un statut de type de traitement interne).
    Le statut de processus En cours signifie que l'exemplaire fait l'objet d'un traitement au rayon des réservations, pour le préparer à être placé sur le rayon des réservations. Si une demande est annulée alors que l'exemplaire fait l'objet d'un traitement au rayon des réservations (En cours), l'exemplaire est transféré au rayon des réservations expirées (voir Gérer les exemplaires sur le rayon des réservations expirées).
    Bibliothèque de retrait La bibliothèque où le retrait de l'exemplaire a été demandé. Les options comprennent les bibliothèques de l'institution et tous les départements de traitement interne configurés (voir Configurer des départements de traitement interne). Les demandes de service d'accès à domicile/au bureau sont indiquées par les facettes Service d'accès à domicile et Service d'accès au bureau.
    Institution de retrait La bibliothèque où le retrait de l'exemplaire a été demandé.
    Propriétaire La bibliothèque dont l'exemplaire est attaché à la demande. Pour des demandes au niveau de l'exemplaire, un Propriétaire est immédiatement associé à la demande. Cependant, pour des demandes qui ne se placent pas au niveau de l'exemplaire, un Propriétaire n'est associé à la demande uniquement lorsque l'exemplaire est scanné pour une demande. Avant ce stade, aucun exemplaire spécifique n'est associé à la demande et le Propriétaire est par conséquent Indéfini.

    Gérer des processus et des demandes

    Pour naviguer parmi les processus et les demandes :
    1. Sur la page Suivi de demande de la ressource (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement), localisez un résumé de demande (à savoir un résultat de recherche).
    2. Cliquez sur l'un des liens suivants pour un exemplaire ayant fait l'objet d'une demande, afin d'exécuter une action sur cet exemplaire :
      • Consulter l'historique des actions – Ouvre la page Historique des actions sur l'exemplaire demandé, qui affiche une liste des actions qui ont été effectuées sur l'exemplaire demandé.
        Sur la page Historique des actions sur l'exemplaire demandé, les valeurs qui peuvent s'afficher dans la colonne Action sont les suivantes :
        • Sur le rayon des réservations
        • Traitement rayon des réservations
        • En cours
        • Numériser un exemplaire
        • Déposer un exemplaire
        • Service d'accès au document
        • Prendre en rayon
        • Attente d'autorisation
        • Transférer un exemplaire
        • En attente de stockage distant
      • Modifier – Ouvre la page Créer une demande, sur laquelle vous pouvez modifier la demande/le traitement interne. Voir Créer une demande de traitement interne.
      • Annuler – Annule la demande. Le demandeur est notifié de l'annulation par email.
      • Mettre à jour la date d'expiration – Met à jour la date d'expiration de la demande (voir la description dans Retirer en rayon).
      • Marquer comme manquant – Indique que l'exemplaire demandé est manquant. Cliquez sur Oui sur la page Marquer comme manquant.
      • Consulter le titre dans la recherche – Affiche le titre sur l'écran de recherche du répertoire.
      • Imprimer l'avis – Imprime un bulletin de cotes pour l'exemplaire demandé. Pour des demandes de réservation, l'option apparaît seulement si la date actuelle se trouve entre la date de début et la date de fin de la demande. L'avis imprimé utilise la Lettre Avis de demande de ressource. Voir Retirer en rayon.
      • Déplacer vers la liste des tâches - Affiche la page qui représente l'étape du flux de travail de la demande. Par exemple, si l'étape du flux de travail de cette demande est actuellement Au rayon des réservations, cette option affiche la page Exemplaires sur le rayon des réservations actives. Cette option n'apparaît pas lorsque l'étape du flux de travail est l'une des suivantes :
        • TransitItem
        • AwaitApproval
        • CommunicatingWithRemoteStorage
        • HoldShelfProcessing
        • WaitingForRemoteStorage
      • Convertir en demande PEB – Convertit la demande en une demande PEB sortante. Si plusieurs demandes sont regroupées en une seule demande, cette action convertit toutes ces demandes.
        Pour plus d'informations sur la conversion de demande de réservation en demandes PEB sortantes, voir la vidéo Conversion automatique des demandes de réservation en demandes PEB (6:07 mins).

        Cette option apparaît dans le cas où :

        • La demande correspond à une demande de Réservation ou de Réservation générale (demande de réservation sans exemplaire)
        • L'étape du flux de travail est définie sur Non activé, Prendre en rayon ou En attente de stockage distant.
        • L'utilisateur a le rôle Gestionnaire des services aux usagers (Ex Libris peut aussi l'activer pour l'Opérateur des services aux usagers et le rôle Opérateur des demandes). Notez qu'un rôle avec ce droit doit avoir pour périmètre le niveau institution.

        Cette action aboutira si :

        • La date Nécessaire pour le de la demande n'est pas dépassée.
        • La localisation de retrait demandée est prise en charge pour les demandes PEB.
        • La localisation de retrait demandée est une bibliothèque. Il ne s'agit pas d'une livraison à domicile ou dans une institution distante.
    Lorsque plusieurs demandes sont placées sur un exemplaire, celui-ci est listé uniquement dans la liste des tâches, mais le nombre de demandes pour l'exemplaire est indiqué dans le champ Place dans la file d'attente. Le nombre d'avis imprimés est identique au nombre des demandes. Pour plus d’informations, voir File d'attente de la demande. La valeur du lien Place dans la file d'attente indique la place de la demande dans la file d'attente, à savoir :
    • 0 – Aucune autre demande n'est présente dans la file d'attente mise à part celle-ci. La demande est active ; l'exemplaire est pris en rayon ou se trouve sur le rayon des réservations.
    • <autre nombre> – Ce nombre correspond au nombre de demandes pour l'exemplaire dans la file d'attente, cette demande y compris. Par exemple, si Place dans la file d'attente = 3, cela signifie que cette demande sera la troisième demande de la file traitée par le système. Les demandes qui sont placées avant celle-ci ont soit une priorité plus élevée, soit la même priorité mais ont été placées plus tôt dans la file que la demande en question.
    Si plusieurs exemplaires peuvent satisfaire la demande, mais que chacun est dans une file d'attente différente, la valeur de la file d'attente la plus longue est affichée (c'est-à-dire que le nombre affiché est basé sur l'exemplaire qui sera disponible en dernier). Vous pouvez vous trouver face à des scenarii où des demandes sont satisfaites en fonction de l'ordre dans lequel elles ont été placées, et où d'autres sont satisfaites en fonction de la priorité de la demande. Pour plus de détails, voir Priorité de la demande.
    Les demandes PEB sortantes avec plusieurs exemplaires répertorient chaque exemplaire séparément. En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit. Pour plus d'informations, voir Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.
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