Fluxo de Compras
Esta página descreve o fluxo geral de compras, incluindo as etapas necessárias para criar os diferentes tipos de pedidos de compra (físicos/eletrônicos/digitais).
Para ver uma lista de links para páginas com instruções para compras no Alma, incluindo criação de itens de pedido de aquisição, renovações, trabalho com fornecedores etc., consulte Compra.
Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Faturas, Renovações, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Explicação Geral Sobre Fluxo de Compras
Veja abaixo uma descrição detalhada das etapas deste fluxo (com os números correspondentes aos números no diagrama):
- Um item de pedido de aquisição entra no Alma, normalmente, de uma das seguintes formas:
- Automaticamente, através de uma importação de dados de pedido incorporados (EOD)
- API em tempo real, através de um Provedor de Serviços de Biblioteca (LSP)
- Manualmente, como resultado da criação de um item de pedido de aquisição, inclusive a partir de solicitações de aquisição (veja Trabalhando com Solicitações de Aquisição)
Para informações sobre os três tipos de pedidos (eletrônico/físico/digital) e como criá-los, veja a seção Etapas Necessárias para Criar um Pedido, abaixo.
Para informações sobre outros tipos de aquisição, como depósitos legais e aquisições orientadas ao usuário, veja Criar Itens de Pedido de Aquisição.
- O Alma normaliza, valida e processa o item de pedido de aquisição para determinar se existem elementos que necessitam de atenção especial. Este processo é baseado nas regras de revisão pré-configuradas por um administrador (veja Configurar Regras de Revisão de Compras).
- Se houverem problemas com os dados (incluindo informações inválidas ou faltando) ou alertas que necessitem de atenção, o Alma envia o item de pedido de aquisição para revisão (acesse Revisar Itens de Pedido de Aquisição).
Os itens de pedido de aquisição criados manualmente não passarão pelo processo de revisão se você selecionar Encomendar Agora ou Salvar e Continuar. Se você não selecionar nenhuma dessas opções (por exemplo, se selecionar apenas Salvar), o item criado manualmente permanecerá Em Revisão.
- O item é empacotado em um Pedido de Aquisição (PO). As configurações de aquisição, definidas na seção Informações do Item de Pedido de Aquisição (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente), determinam se o empacotamento será automático ou manual.Se, durante o processo de empacotamento (manual ou automático), algum dos campos obrigatórios (necessários nesta etapa) estiver incompleto, o pedido de aquisição será enviado de volta para revisão (consulte Revisar Pedidos de Aquisição). Após revisar o pedido de aquisição e inserir as informações que faltam, o pedido de aquisição prossegue para aprovação e envio ao fornecedor.
- Automático - Itens de pedido de aquisição são empacotados automaticamente de acordo com as regras do pedido (veja Empacotar Itens em um Pedido de Aquisição).
- Manual - O item de pedido de aquisição é empacotado manualmente (veja Empacotar Itens em um Pedido de Aquisição). Quando a pessoa realizando o empacotamento manual seleciona Criar Novo Pacote de Pedido de Aquisição no menu de Ações da lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição, o item é empacotado em um pedido de aquisição.
- O pedido de aquisição prossegue para a aprovação do ERP, se necessário, e então o Alma define se implementará a aprovação automática ou manual, conforme descrito na próxima etapa.
- O Alma decide se a aprovação e o envio serão automáticos ou manuais de acordo com as configurações de aquisição (definidas pela Ex Libris).O pedido de aquisição estará sujeito à aprovação independente de ter sido criado manualmente ou através de EOD e configurado com empacotamento manual como automático. Entretanto, se o usuário selecionar Encomendar Agora para um item de pedido de aquisição, o pedido será aprovado automaticamente, independente da configuração de compra.
- Automático - O pedido de aquisição é aprovado automaticamente e enviado para o fornecedor.
- Manual - O pedido de aquisição deve ser aprovado manualmente antes de ser enviado para o fornecedor. Para mais informações, acesse Aprovar e Enviar Pedidos de Aquisição. Quando a pessoa realizando a aprovação manual seleciona Aprovar e Enviar na página Aprovar Pedidos de Aquisição, o pedido aprovado é enviado para o fornecedor.
- O item de pedido de aquisição prossegue para a etapa final do fluxo de compras, onde é verificado para determinar se o material solicitado é eletrônico, físico ou digital.
- Eletrônico - O item de pedido de aquisição segue para a etapa de ativação (veja Ativar Recursos Eletrônicos e Lista de Tarefas de Ativação).
- Físico - O item de pedido de aquisição segue para a etapa de recebimento, onde é processado de acordo com seu tipo, conforme descrito em Recebimento de Materiais. O processamento após recebimento também pode ser realizado após o recebimento do material (veja Processamento após Recebimento).
- Digital - O item de pedido de aquisição não possui processo de ativação ou recebimento. Suas etapas finais dependerão se o item é Avulso ou Contínuo:
- Avulso - O item de pedido de aquisição é fechado quando o upload da(s) representação(ões) é feito e Salvar e Continuar é selecionado.
- Contínuo - Depois que o upload de uma representação é feito, e Salvar e Continuar é selecionado, o item de pedido de aquisição é marcado como Renovação Periódica ou Aguardando Renovação Manual, de acordo com a configuração da renovação, manual ou automática, (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente). O item pode ser fechado manualmente, porque sua Data final da assinatura chegou ou pelo serviço Alterar Status dos Itens de Pedido de Aquisição.
Lista de Verificação das Etapas Necessárias para Criar um Pedido
Existem três métodos principais para criar um pedido:
- Manualmente - Para detalhes, veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente. (Para informações sobre como criar um item de pedido de aquisição de assinatura de serviços sem acervo, consulte Criar Itens de Pedido de Aquisição de Assinatura de Serviços sem Acervo.)
- EOD - Para detalhes, veja Importar Registros Usando um Perfil de Importação.
- Tempo Real - Para pedidos em tempo real via API (através do provedor de serviços de biblioteca), veja Pedidos em Tempo Real.
Os três métodos acima podem criar pedidos para recursos com materiais de tipo físico e eletrônico. Para recursos com materiais de tipo digital, há suporte para os métodos manual e API. Veja abaixo a lista de verificação das etapas necessárias para criar um pedido para cada um dos tipos de materiais.
Para pedidos de eletrônicos originários do OASIS recomendamos o uso da abordagem via API para informações descritivas completas e informações acesso.
Para ver a lista completa de opções para criar um item de pedido de aquisição, incluindo depósitos legais, solicitações de aquisição e aquisições orientadas ao usuário (PDA), consulte Criar Itens de Pedido de Aquisição.
Métodos para Pedido de Recursos Físicos
Físico - Pedido manual
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Não é necessária nenhuma configuração especial para pedidos manuais. |
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Físico - EOD (Dados de Pedido Incorporados)
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Configurar Modelo de metadados padrão |
Certifique-se de que um modelo de metadados padrão esteja configurado (veja Trabalhando com Modelos de Registros). Abra Editor de Metadados > Modelo. Selecione o modelo que deseja definir como padrão. Clique em Propriedades. Selecione como padrão. |
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Configurações do fornecedor |
Certifique-se de que o fornecedor está configurado no Alma para não enviar mensagens de saída de EDI para Pedidos de Aquisição. Outras mensagens de EDI (p. ex.: para faturas) poderão ser enviadas se estiverem no seu fluxo. Leia mais sobre EDI do fornecedor |
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Oferecer informações relevantes do pedido para o fornecedor |
Os seguintes parâmetros devem ser informados para que o fornecedor possa criar um pedido: Código(s) da Biblioteca Proprietária - A biblioteca à qual o item de pedido de aquisição criado está atribuído. Você deve fornecer uma lista de possíveis códigos de biblioteca proprietária para o fornecedor. A implementação do lado do fornecedor poderá incluir, no formulário do pedido, a oferta de um dropdown no qual a biblioteca proprietária relevante poderá ser selecionada. Outro tipo de implementação pode ser associar uma conta a uma única biblioteca proprietária. Nesse caso, o operador precisará ter feito login na conta relevante. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de bibliotecas para obter uma lista completa de bibliotecas, ou a função Obter API da biblioteca para verificar um código de uma biblioteca. Código(s) de localização - A localização na qual o(s) item(ns) relacionado(s) serão criados. Relevante somente para materiais físicos. O fornecedor pode usar a funçãoRecuperar API de localizações para obter a lista de localizações. Código(s) da verba - A verba a partir da qual o pagamento é gerado. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de verbas.
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Criar um perfil de importação de Novo Pedido ou copiar um perfil existente |
Vá para Aquisições > Gerenciar perfis de importação. Certifique-se que as informações de Número de referência do fornecedor recebidas da fatura de EDI estão mapeadas para o Alma. Veja Gerenciar Perfis de Importação. |
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Certifique-se de ter selecionado a opção correta de Formato de Envio |
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Configurar um Perfil de importação atualizar acervo |
Vá para Aquisições > Gerenciar perfis de importação.
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Físico - API
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Configurar Modelo de metadados padrão. |
Certifique-se que um modelo de metadados padrão esteja configurado (veja Trabalhando com Modelos de Registros). Vá para Editor de Metadados > Modelo. Selecione o modelo que deseja definir como padrão. Clique em Propriedades. Selecione como padrão. |
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Enviar a chave de API para o fornecedor (veja Item de Pedido de Aquisição - REST). |
Uma chave de API deve ser gerada pela instituição e enviada ao fornecedor. Cada fornecedor deve receber uma chave de API única. Dessa maneira, caso a instituição deseje parar de trabalhar com um fornecedor específico, a chave de API específica desse fornecedor poderá ser desabilitada através da rede do desenvolvedor. As outras chaves de API continuarão funcionando normalmente.
Você pode definir a API nos ambientes sandbox ou de produção.
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Oferecer informações relevantes do pedido para o fornecedor. |
Os seguintes parâmetros devem ser informados para que o fornecedor possa criar um pedido: Código do fornecedor e Código da conta do fornecedor - Referem-se ao registro do fornecedor no Alma. O item de pedido de aquisição criado estará relacionado a este fornecedor e à sua conta. Certifique-se de que o fornecedor está configurado no Alma para não enviar mensagens de saída de EDI para Pedidos de Aquisição. Outras mensagens de EDI (p. ex.: para faturas) poderão ser enviadas se estiverem no seu fluxo. Código(s) da Biblioteca Proprietária - A biblioteca à qual o item de pedido de aquisição está atribuído. Você deve fornecer uma lista de possíveis códigos de biblioteca proprietária para o fornecedor. A implementação do lado do fornecedor poderá incluir, no formulário do pedido, a oferta de um dropdown no qual a biblioteca proprietária relevante poderá ser selecionada. Outro tipo de implementação pode ser associar uma conta a uma única biblioteca proprietária. Nesse caso, o operador precisará ter feito login na conta relevante. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de bibliotecas para obter uma lista completa de bibliotecas, ou a função Obter API da biblioteca para verificar o código de uma biblioteca específica. Código(s) de localização - A localização criada para o(s) item(ns) relacionado(s). Relevante somente para materiais físicos. O fornecedor pode usar a funçãoRecuperar API de localizaçõespara obter a lista de localizações. Código(s) da verba - A verba a partir da qual o pagamento é gerado. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de verbas. Para mais informações, veja Configurações de Aquisições em Tempo Real para Instituições (em inglês). |
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O Perfil de Integração da API de Novo Pedido determina as regras de equivalência que serão aplicadas. Para mais informações, acesse Como o registro bibliográfico é determinado (em inglês). Validações para problemas relacionados a verbas também podem ser configuradas conforme descrito aqui (docx) (em inglês). |
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Configurar um Perfil de importação Atualizar acervo. |
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Métodos para Pedido de Recursos Eletrônicos
Eletrônico - Pedido Manual
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Não é necessária nenhuma configuração especial para pedidos manuais |
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Eletrônico - EOD (dados de pedido incorporados)
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Configurar Modelo de metadados padrão |
Certifique-se que um modelo de metadados padrão esteja configurado (veja Trabalhando com Modelos de Registros). Vá para Editor de Metadados > Modelo. Selecione o modelo que deseja definir como padrão. Clique em Propriedades. Selecione como padrão. |
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Configurações do fornecedor |
Certifique-se de que o fornecedor está configurado no Alma para não enviar mensagens de saída de EDI para Pedidos de Aquisição. Outras mensagens de EDI (p. ex.: para faturas) poderão ser enviadas se estiverem no seu fluxo. Leia mais sobre EDI do fornecedor |
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Oferecer informações relevantes do pedido para o fornecedor |
Os seguintes parâmetros devem ser informados para que o fornecedor possa criar um pedido: Código(s) da Biblioteca Proprietária - A biblioteca à qual o item de pedido de aquisição está atribuído. Você deve fornecer uma lista de possíveis códigos de biblioteca proprietária para o fornecedor. A implementação do lado do fornecedor poderá incluir, no formulário do pedido, a oferta de um dropdown no qual a biblioteca proprietária relevante poderá ser selecionada. Outro tipo de implementação pode ser associar uma conta a uma única biblioteca proprietária. Nesse caso, o operador precisará ter feito login na conta relevante. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de bibliotecas para obter uma lista completa de bibliotecas, ou a função Obter API da biblioteca para verificar o código de uma biblioteca específica. Código(s) de localização - A localização criada para o(s) item(ns) relacionado(s). Relevante somente para materiais físicos. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de localizações para obter a lista de localizações. Código(s) da verba - A verba a partir da qual o pagamento é gerado. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de verbas. Para mais informações, veja Configurações de Aquisições em Tempo Real para Instituições (em inglês). |
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Criar um perfil de importação de novo pedido ou copiar um perfil existente |
Vá para Aquisições > Gerenciar perfis de importação. Certifique-se que as informações de Número de referência do fornecedor recebidas da fatura de EDI estão mapeadas para o Alma. Veja Gerenciar Perfis de Importação. |
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Certifique-se de ter selecionado a opção correta de Formato de Envio |
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Configurar um Perfil de importação atualizar acervo |
Vá para Aquisições > Gerenciar perfis de importação.
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Eletrônico - API
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Configurar Modelo de metadados padrão |
Certifique-se que um modelo de metadados padrão esteja configurado (veja Trabalhando com Modelos de Registros). Vá para Editor de Metadados > Modelo. Selecione o modelo que deseja definir como padrão. Clique em Propriedades. Selecione como padrão. |
|
Uma chave de API deve ser gerada pela instituição e enviada ao fornecedor. Cada fornecedor deve receber uma chave de API única. Dessa maneira, caso a instituição deseje parar de trabalhar com um fornecedor específico, a chave de API específica desse fornecedor poderá ser desabilitada através da rede do desenvolvedor. As outras chaves de API continuarão funcionando normalmente.
Você pode definir a API nos ambientes sandbox ou de produção.
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Oferecer informações relevantes do pedido para o fornecedor |
Os seguintes parâmetros devem ser informados para que o fornecedor possa criar um pedido: Código do fornecedor e Código da conta do fornecedor - Referem-se ao registro do fornecedor no Alma. O item de pedido de aquisição criado estará relacionado a este fornecedor e à sua conta. Certifique-se de que o fornecedor está configurado no Alma para não enviar mensagens de saída de EDI para Pedidos de Aquisição. Outras mensagens de EDI (p. ex.: para faturas) poderão ser enviadas se estiverem no seu fluxo. Código(s) da Biblioteca Proprietária - A biblioteca à qual o item de pedido de aquisição está atribuído. Você deve fornecer uma lista de possíveis códigos de biblioteca proprietária para o fornecedor. A implementação do lado do fornecedor poderá incluir, no formulário do pedido, a oferta de um dropdown no qual a biblioteca proprietária relevante poderá ser selecionada. Outro tipo de implementação pode ser associar uma conta a uma única biblioteca proprietária. Nesse caso, o operador precisará ter feito login na conta relevante. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de bibliotecas para obter uma lista completa de bibliotecas, ou a função Obter API da biblioteca para verificar o código de uma biblioteca específica. Código(s) de localização - A localização criada para o(s) item(ns) relacionado(s). Relevante somente para materiais físicos. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de localizações para obter a lista de localizações. Código(s) da verba - A verba a partir da qual o pagamento é gerado. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de verbas. Para mais informações, veja Configurações de Aquisições em Tempo Real para Instituições (em inglês). |
| O Perfil de Integração da API de Novo Pedido determina as regras de equivalência que serão aplicadas. Para mais informações, acesse Como o registro bibliográfico é determinado (em inglês). Validações para problemas relacionados a verbas também podem ser configuradas conforme descrito aqui (docx) (em inglês). | |
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Configurar um Perfil de importação atualizar acervo |
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Métodos para Pedidos de Recursos Eletrônicos Originários de OASIS/GOBI
Consulte Pedidos em Tempo Real para ver a lista completa de fornecedores.
Eletrônico - API
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Ação de configuração |
Descrição |
|---|---|
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Configurar Modelo de metadados padrão |
Certifique-se que um modelo de metadados padrão esteja configurado (veja Trabalhando com Modelos de Registros). Vá para Editor de Metadados > Modelo. Selecione o modelo que deseja definir como padrão. Clique em Propriedades. Selecione como padrão. |
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Enviar a chave de API para o fornecedor (veja Item de Pedido de Aquisição - REST). |
Uma chave de API deve ser gerada pela instituição e enviada ao fornecedor. Use OASIS-Onboarding@proquest.com para entrar em contato com o OASIS. Para GOBI, entre em contato com o seu representante. Cada fornecedor deve receber uma chave de API única. Dessa maneira, caso a instituição deseje parar de trabalhar com um fornecedor específico, a chave de API específica desse fornecedor poderá ser desabilitada através da rede do desenvolvedor. As outras chaves de API continuarão funcionando normalmente.
Você pode definir a API nos ambientes sandbox ou de produção.
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Oferecer informações relevantes do pedido para o fornecedor |
Os seguintes parâmetros devem ser informados para que o fornecedor possa criar um pedido: Código do fornecedor e Código da conta do fornecedor - Referem-se ao registro do fornecedor no Alma. O item de pedido de aquisição criado estará relacionado a este fornecedor e à sua conta. Certifique-se de que o fornecedor está configurado no Alma para não enviar mensagens de saída de EDI para Pedidos de Aquisição. Outras mensagens de EDI (p. ex.: para faturas) poderão ser enviadas se estiverem no seu fluxo. Código(s) da Biblioteca Proprietária - A biblioteca à qual o item de pedido de aquisição está atribuído. Você deve fornecer uma lista de possíveis códigos de biblioteca proprietária para o fornecedor. A implementação do lado do fornecedor poderá incluir, no formulário do pedido, a oferta de um dropdown no qual a biblioteca proprietária relevante poderá ser selecionada. Outro tipo de implementação pode ser associar uma conta a uma única biblioteca proprietária. Nesse caso, o operador precisará ter feito login na conta relevante. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de bibliotecas para obter uma lista completa de bibliotecas, ou a função Obter API da biblioteca para verificar o código de uma biblioteca específica. Código(s) de localização - A localização criada para o(s) item(ns) relacionado(s). Relevante somente para materiais físicos. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de localizações para obter a lista de localizações. Código(s) da verba - A verba a partir da qual o pagamento é gerado. O fornecedor pode usar a função Recuperar API de verbas. Para mais informações, veja Configurações de Aquisições em Tempo Real para Instituições (em inglês). |
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O Perfil de Integração da API de Novo Pedido determina as regras de equivalência que serão aplicadas. Para mais informações, acesse Como o registro bibliográfico é determinado (em inglês). Validações para problemas relacionados a verbas também podem ser configuradas conforme descrito aqui (docx) (em inglês). Uma vez que este fluxo ativa os registros da Área da Comunidade, as seções de Validação e Equivalência do perfil de integração não são consideradas. |
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Ativar a coleção relevante da área da comunidade |
Para ter sucesso na criação de um recurso eletrônico (portfólio) dentro de uma coleção do Alma, a instituição deve ter a coleção relevante em sua Área da Instituição ativada a partir da Área da Comunidade. No momento, a funcionalidade de criar um recurso dentro de uma coleção, durante o processo do pedido, está disponível somente para pedidos originários de OASIS e GOBI a partir das plataformas de e-books compatíveis. |
Métodos para Pedido de Recursos Digitais
Digital - Pedido manual
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Ação de configuração |
Descrição |
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Habilitar o tipo de item de pedido de aquisição digital relevante. |
Navegue para Configuração > Aquisições > Tipos de Itens de Pedido de Aquisição e selecione Personalizar no menu de ações da linha para um ou ambos os seguintes:
Certifique-se de selecionar Salvar ao concluir. |
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Criar ou buscar o título digital relevante e encomendá-lo. |
Para criar um item de pedido de aquisição digital, os tipos de itens devem estar habilitados conforme descrito acima. Criar um item de pedido de aquisição digital é muito semelhante a criar um pedido de aquisição físico ou eletrônico (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente). Uma das principais diferenças é que os itens de pedido de aquisição de tipo digital são criados sem acervo (tanto Avulsos como Contínuos) e você deve associar uma representação ao item. Existem duas maneiras de associar uma representação a um item de pedido de aquisição:
Depois que um item de pedido de aquisição digital é criado, configurado e salvo, os fluxos são diferentes para itens avulsos e contínuos:
A permissão UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ oferece às funções de compras a capacidade de editar representações do item de pedido de aquisição. Um item de pedido de aquisição não pode ser "Salvo e continuado" sem uma representação. Se você selecionar Salvar e Continuar sem nenhuma representação adicionada, o item não será salvo e uma mensagem de aviso aparecerá. |
Explicação sobre Fluxo e Acervo dos Tipos de Aquisição
Assim que um item de pedido de aquisição é criado com um determinado tipo de aquisição, as implicações de fluxo e dados são fixas e não podem ser alteradas. Portanto é importante compreender o impacto dos diversos tipos de aquisição, tanto no fluxo de compra como no acervo resultante.
O tipo de material é o formato do item, como livro, periódico eletrônico, CD-ROM etc. Para informações sobre todos os tipos de materiais eletrônicos, veja Gerenciar Recursos Eletrônicos. Para informações sobre todos os tipos de materiais físicos, consulte Configurar Descrições de Tipo de Material de Itens Físicos. O tipo de material é parte do registro criado para o item, mas não controla o fluxo do item de pedido de aquisição. O tipo de material pode ser modificado ao criar/editar um item de pedido de aquisição. O tipo de material pode ser modificado ao criar/editar um item de pedido de aquisição.
Este campo de tipo de material não é usado para itens de pedido de aquisição digitais.
Os tipos de aquisição podem ser físico, eletrônico ou digital e a continuidade de um dos seguintes:
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Avulso - Pedidos avulsos ou não frequentes, como livros impressos, e-books ou uma partitura musical, que não são publicados repetidamente. Materiais físicos são recebidos na aba Avulso da página Receber Novo Material. Coleções físicas e itens são criados automaticamente, com uma coleção para cada localização única e um item para cada cópia. Materiais eletrônicos passam por um processo de ativação padrão e permanecem ativados indefinidamente. Itens de pedido de aquisição digitais são criados sem acervo. Assim que o item de pedido de aquisição é faturado e recebido/ativado, ele é fechado.
As representações digitais (Digital - Não Archiving e Digital - Avulso) são consideradas como se o "exemplar" tivesse sido recebido e avançarão o item de pedido de aquisição no fluxo. -
Contínuo - Pedidos que são repetidos regularmente, por exemplo, assinaturas mensais de um material físico ou eletrônico, como periódicos. Materiais físicos são recebidos na aba Contínuo da página Receber Novo Material. Coleções físicas são criadas após a criação do item de pedido de aquisição físico (para cada execução da série em uma localização), e também são criados exemplares: Materiais eletrônicos passam por um processo de ativação padrão e podem ser desativados durante o processo de avaliação. O item de pedido de aquisição permanece aberto depois de faturado e recebido/ativado (embora possa ser fechado manualmente).
As representações digitais (Digital - Assinatura) são consideradas como se o "exemplar" tivesse sido recebido e avançarão o item de pedido de aquisição no fluxo de renovações. Itens de pedido de aquisição digitais são criados sem acervo.Exemplos adicionais e informações de fluxo:
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Ao usar um padrão de programação: Após selecionar Abrir item programado no Editor de MD. Veja Padrões de Programação.
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Caso contrário: Após receber o fascículo ou volume encadernado.
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Um periódico para o qual você receberá itens trimestralmente - Os fascículos são descritos pelo registro bibliográfico do periódico vinculado ao pedido. Você deve criar um item para cada fascículo; eles serão independentes até que sejam encadernados. Fascículos podem ou não circular, mas você ainda deverá registrar informações sobre cada fascículo, como se está perdido ou as regras de consulta local para determinados fascículos. Você deve criar um padrão de programação para a entrega dos fascículos ou para receber novos fascículos na aba Contínuo da página Receber Novo Material.
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Uma monografia de múltiplos volumes, que serão recebidos em intervalos não programados, como volumes de enciclopédias - Os volumes são descritos pelo registro bibliográfico da enciclopédia vinculada ao pedido. Você deve criar itens para cada volume, uma vez que eles podem circular independentemente. Você receberá os novos volumes na aba Contínuo da página Receber Novo Material.
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Pedido aberto - Pedidos que não se repetem em um intervalo frequente ou regular. Usado, por exemplo, para comprar todos os livros impressos de um autor em particular conforme são publicados, ou quando uma série de livros está sendo publicada, mas não de forma regular. Materiais de monografia físicos não são recebidos na página Receber Novo Material. Em vez disso, são criados manualmente ao criar ou selecionar um registro bibliográfico, criar um registro de coleções físicas e, então, criar um registro de item, que será associado ao item de pedido de aquisição aberto. Será definida uma data de recebimento para o item no Editor de Item Físico.
Para mais informações sobre gerenciamento de pedidos abertos no Alma, veja Aquisições - Pedidos Abertos no Alma [PPT] (em inglês).
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Você pode registrar aquisições que correspondam ao modelo de compra de atualizações da licença. Além disso, um item de pedido de aquisição pode ser criado sem uma verba e preço para o cenário no qual a Atualização de licença não possui custo e precisa ser registrada no sistema. A opção para configurar um item de pedido de aquisição como sem custo é compatível com os seguintes métodos de aquisição: Compra, Plano de Aprovação e Compra no Sistema do Fornecedor. Ao selecionar qualquer um desses valores no Método de Aquisição do item de pedido de aquisição, a caixa de seleção Sem Custo aparecerá. Quando esta caixa for selecionada, as seções Verba e Preço serão ocultadas.
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Materiais não monográficos são processados da mesma maneira que materiais físicos contínuos, mesmo sem uma sequência ou frequência fixa. Materiais eletrônicos passam por um processo de ativação padrão e podem ser desativados durante o processo de avaliação. O item de pedido de aquisição permanece aberto depois de faturado e recebido/ativado (embora possa ser fechado manualmente).
Exemplos adicionais e informações:
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Uma série de monografias para a qual você receberá novos títulos em intervalos não programados - Cada título pode ser publicado por um autor diferente, mas sob a mesma série, à qual você assina. O pedido é vinculado a um registro bibliográfico oculto para a série; itens não são descritos por este registro bibliográfico. Cada item é publicado com um título diferente e deve ser catalogado separadamente com seu próprio registro bibliográfico que será vinculado ao pedido da série. Cada item circula independentemente.
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Uma assinatura de um recurso integrado, como materiais entregues em folhas soltas e então adicionados ao item físico existente - Os materiais são descritos pelo registro bibliográfico do item físico vinculado ao pedido; cada um será uma atualização para este item. Você não precisa criar novos itens para cada material entregue, uma vez que eles não circulam independentemente. Se os materiais são recebidos em um intervalo programado, atualize a data prevista para recebimento no pedido a cada vez que o material é recebido.
-
A tabela abaixo apresenta os tipos de compra recomendados disponíveis para cada tipo de busca no repositório (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente para uma explicação sobre o processo de busca e de criação do item de pedido de aquisição).
| Localizar | Selecionar Tipo | Tipo de Compra Recomendado | Continuidade do Pedido | Fluxo do Item de Pedido de Aquisição | Acervo Criado |
|---|---|---|---|---|---|
| Todos Títulos | Periódico (ISSN) | Periódicos Eletrônicos | Avulso | Uma tarefa para Ativar é criada quando o item de pedido de aquisição é enviado | Portfólio Independente |
| Contínuo | Uma tarefa para Ativar é criada quando o item de pedido de aquisição é enviado | Portfólio Independente | |||
| Portfólio Impresso | Avulso | Recebido na página Receber Novo Material | Tipo do item - Periódico | ||
| Contínuo | Recebido na aba Contínuo da página Receber Novo Material. Item é criado após recebimento. | Coleções Físicas | |||
| Livro (ISBN) | Livro Eletrônico (Título) | Avulso | Uma tarefa para Ativar é criada quando o item de pedido de aquisição é enviado | Portfólio Independente (E-book) | |
| Contínuo | Uma tarefa para Ativar é criada quando o item de pedido de aquisição é enviado | Portfólio Independente (E-book) | |||
| Atualização de Licença | Avulso | Nenhum | Nenhum | ||
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Livro Impresso
Se os únicos itens físicos que você compra são livros, então qualquer tipo de pedido de Livro Impresso (como Livro Impresso - Avulso) é praticamente igual ao tipo Físico equivalente (como Físico - Avulso).
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Avulso | Recebido na página Receber Novo Material | Tipo do item - Livro | ||
| Pedido Aberto (monografia; não monográfico funciona como contínuo)
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Material não é recebido na página Receber Novo Material, mas através de um fluxo exclusivo. Para mais detalhes, acesse Receber Material de Pedido Aberto de Monografia. | Coleções Físicas | |||
| Coleção Eletrônica | Pacote de Periódico | Coleção Eletrônica | Avulso, Contínuo | Uma tarefa para Ativar é criada quando o item de pedido de aquisição é enviado | Coleção Eletrônica (com base na Central Knowledge Base) |
| Pacote de Livros | Coleção Eletrônica | Avulso, Contínuo | |||
| Misto | Coleção Eletrônica | Avulso, Contínuo | |||
| Base de Dados | Coleção Eletrônica | Avulso, Contínuo | |||
| Atualização de Licença - disponível somente como “Pedido adicional” | Avulso | Nenhum | Nenhum | ||
| Ordem de serviço (sem acervo) | Serviço de acesso | Nenhum acervo é criado. O fluxo do item de pedido de aquisição depende da continuidade (uma renovação é necessária para pedidos de tipo assinatura). Veja também Criar Itens de Assinatura de Serviços sem Acervo. Estes tipos de item de pedido de aquisição não podem ser usados para o item principal do acervo, mas podem ser usados para itens adicionais. |
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| Serviço de base de dados | |||||
| Outros serviços | |||||