Fluxo de Renovações
Esta página descreve o fluxo de renovações no Alma. Para instruções sobre como processar renovações no Alma, veja Processamento de Renovações. Para mais informações sobre o fluxo geral de compras, veja Fluxo de Compras. Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Infraestrutura, Faturas, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
O Alma processa assinaturas de materiais eletrônicos e físicos, como revistas ou periódicos, através de renovações manuais ou automáticas.
Veja abaixo uma ilustração do fluxo de renovações que determina a maneira em que um item de pedido de aquisição é marcado para renovação, desde a sua criação até o momento da renovação.
Fluxo de Renovações
Veja abaixo uma descrição detalhada das etapas deste fluxo (com os números correspondentes aos números no diagrama):
- Pré-fluxo - Um item de pedido de aquisição é inserido no sistema do Alma de uma das seguintes maneiras:
- Automaticamente, através de uma importação de dados de pedido incorporados (EOD). Uma importação de EOD envia itens de pedido de aquisição tanto avulsos como contínuos.
- Manualmente, como um item de pedido de aquisição criado ao encomendar um recurso.
Para informações sobre como criar um item de pedido de aquisição automaticamente, veja Importar Registros Usando um Perfil de Importação. Para informações sobre como criar itens de pedido de aquisição manualmente para itens físicos e eletrônicos, veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente.O item de pedido de aquisição será normalizado, validado e então processado para determinar se existem elementos que necessitam de atenção especial, com base nas regras pré-configuradas por um administrador. Estas atividades são realizadas automaticamente pelo Alma.Se existirem problemas com os dados ou alertas que necessitem de atenção, o item de pedido de aquisição será enviado para revisão. Para informações sobre esta atividade manual, veja Revisar Itens de Pedido de Aquisição. Assim que todos os problemas com os dados forem resolvidos, o item de pedido de aquisição seguirá para a etapa 2. - Todos os itens de pedido de aquisição normalizados e validados são armazenados no Alma.Um item de pedido de aquisição que foi totalmente processado e recebido/ativado será marcado automaticamente para Renovação Periódica. Itens de pedido de aquisição físicos contínuos enviados para o fornecedor terão o status Renovação Periódica, mesmo que a renovação seja feita manualmente, desde que a data para renovação ainda não tenha chegado (veja Processamento de Renovações). Itens de pedido de aquisição eletrônicos contínuos recebem este status assim que são ativados e o usuário seleciona Concluído na página Lista de Tarefas de Ativação de Recursos Eletrônicos (Recursos > Gerenciar Acervo > Gerenciar Ativação de Recursos Eletrônicos; veja Ativar Recursos Eletrônicos e Lista de Tarefas de Ativação).O Alma busca diariamente por todos os itens de pedido de aquisição cujo status é Renovação Periódica e cuja data de renovação é a data atual. Para este cálculo, a data de renovação usada é a data de renovação (de acordo com o item de pedido de aquisição) menos o período para notificação sobre renovação.
- Renovações são processadas da seguinte maneira:
- Se o item de pedido de aquisição estiver marcado como automático, a Data de renovação é prorrogada automaticamente, de acordo com o Ciclo de renovação. O item de pedido de aquisição é então salvo novamente no repositório para processamento adicional (etapa 4).
- Se o item de pedido de aquisição estiver marcado como manual, quando a data de renovação chegar, sua Etapa do Fluxo será alterada para Aguardando Renovação Manual. Você deverá, então, atualizar manualmente a Data de renovação e/ou qualquer outro campo na seção Informações de Renovação do painel de Detalhes. Depois de fazer isso, a Etapa do Fluxo do item de pedido de aquisição será novamente definida como Renovação Periódica.
- Quando o item de pedido de aquisição estiver apto para renovação, será enviada uma notificação ao fornecedor se o parâmetro po_line_send_notification_to_vendor_on_renew estiver definido como true (veja Outras Configurações).