Fluxo de Avaliações
Esta página oferece uma visão geral do fluxo de avaliações no Alma, desde o recebimento da oferta do fornecedor até a aquisição. Para uma visão detalhada do fluxo, consulte Aproveitando o Melhor do Alma - Trials e Avaliações (em inglês). Para uma descrição sobre como gerenciar trials no Alma, veja Gerenciar Trials. Para mais informações sobre o fluxo geral de compras, veja Fluxo de Compras.
Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Infraestrutura, Faturas, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Infraestrutura, Faturas, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Para uma visão geral da avaliação e análise de conteúdo para aquisições, consulte Toolkit de Práticas Recomendadas: Avaliar e Analisar Conteúdo para Aquisição.
Quando um fornecedor oferece novos materiais eletrônicos para avaliação da instituição, ou uma solicitação para avaliação de um material eletrônico é feita por um participante da instituição, você pode executar um trial para avaliar o material.
No Alma, uma avaliação é o fluxo de utilizar e avaliar o material. Um trial é uma instância do fluxo de avaliações.
Veja abaixo um exemplo do fluxo que determina a maneira na qual a avaliação de um item de pedido de aquisição é processada, desde a sua criação para avaliação até o momento em que é decidido se os materiais eletrônicos serão comprados ou não.
Usuários devem ter as funções adequadas (Operador/Gerente de Trials ou Operador de Compras) para realizar as etapas do fluxo:
- Operador/Gerente de Trials - Gerencia o trial
- Operador de Compras - Gerencia o pedido de aquisição
Se não mencionado, quando Operador de Trials for usada nas seguintes seções, a ação poderá ser realizada tanto por um Operador de Trials como por um Gerente de Trials.
Dependendo da decisão administrativa da instituição, um usuário poderá ser atribuído às duas funções, nesse caso, todas as etapas do fluxo (exceto a 5) serão realizadas pelo mesmo usuário. A etapa 5 do fluxo é realizada pelos participantes do trial.
Avaliações são aplicadas somente a coleções eletrônicas de tipo pacote, base de dados e a portfólios.
Fluxo de Avaliações
Veja abaixo uma descrição detalhada das etapas deste fluxo (com os números correspondentes aos números no diagrama):
- A avaliação inicia quando um fornecedor oferece novos materiais eletrônicos para avaliação da instituição, ou quando um participante da instituição faz uma solicitação para avaliação de um material eletrônico. Estas solicitações são passadas para o Operador de Trials, que envia uma solicitação para criação de um novo item de pedido de aquisição para avaliação ao Operador de Compras.
- O Operador de Compras busca pelo recurso eletrônico relevante na Área da Comunidade e cria um novo item de pedido de aquisição manualmente (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente). Após inserir todas as informações do item de pedido de aquisição, o Operador de Compras seleciona uma das seguintes opções:
- Salvar e Solicitar Avaliação - O Operador de Compras seleciona esta opção se a sua conta de usuário não tiver a função de Operador de Trials. Ela só estará disponível se o item de pedido de aquisição estiver atribuído ao seu usuário. O status do item de pedido de aquisição será alterado para Em Avaliação e o item será movido para a página Gerenciar Trials, com status de Solicitado, nesta página, o Operador de Trials poderá acessá-lo e prosseguir para a etapa 3 abaixo.
- Salvar e Iniciar Trial - O Operador de Compras poderá selecionar esta opção se sua conta de usuário também tiver a função de Operador de Trials e ele desejar iniciar a avaliação. Ela só estará disponível se o item de pedido de aquisição estiver atribuído ao seu usuário. O status do item de pedido de aquisição será alterado para Em Avaliação e a página Detalhes do Trial será aberta em um painel deslizante (etapa 3).
Um item de pedido de aquisição com status Em Revisão pode ser editado somente na página Gerenciar Trials, por um usuário com a função Operador de Trials. - O Operador de Trials irá inserir informações adicionais sobre o trial (veja Gerenciar Trials). Quando as informações estiverem completas, o status do trial será alterado para Rascunho e o item de pedido de aquisição prosseguirá para a etapa 4 do fluxo.
- Todos os itens de pedido de aquisição que foram normalizados e validados e estão prontos para o início do trial são armazenados em um repositório, aguardando a próxima etapa do fluxo.
- Os participantes do trial receberão notificações sobre o trial e deverão concluir e enviar o formulário de pesquisa.Para que as notificações sejam enviadas, o serviço Trials - Iniciar e Notificar Participantes deverá estar marcado como Ativo na página Monitorar Serviços - veja Visualizar Todos os Serviços Agendados. A notificação enviada é a Carta de Convite para Participar de Trial, e pode ser configurada, veja Tipos de Cartas.
- Se o trial for privado, os participantes receberão um convite por e-mail para participar.
- Se o trial for público, você pode publicar os detalhes (no site interno ou enviar por e-mail, por exemplo) e convidar participantes da instituição. O URL do trial usa o caminho no campo URL da Página do Participante, na aba Resumo da página Detalhes do Trial, de acordo com o seguinte: https://<domínio do Alma>/<URL da página do participante>. Qualquer pessoa com o URL pode participar do trial.
- O trial é finalizado. O Operador de Trial avaliará os resultados da pesquisa e decidirá sobre a compra do material (veja Analisar Resultados do Trial).
- A decisão do Operador de Trials em relação à compra, feita na etapa anterior, será implementada. Se a decisão for pela compra do material, o item de pedido de aquisição permanecerá em seu fluxo regular, conforme descrito na etapa 2 do Fluxo de Compras. Se a decisão for por não comprar o material, o Operador de Compras cancela o item de pedido de aquisição (veja Fechar, Reabrir e Recriar Links de Itens de Pedido de Aquisição).