Aprovar e Enviar Pedidos de Aquisição
Esta página descreve a aprovação de pedidos de aquisição (POs) no Alma, incluindo seu reenvio e exclusão. Para ver uma lista de links para páginas com instruções sobre compras no Alma, incluindo criação de itens de pedido de aquisição, renovações, trabalho com fornecedores etc., consulte Compra. Para uma visão geral do fluxo de compras completo, consulte Fluxo de Compras. Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Infraestrutura, Faturas, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Para aprovar e enviar pedidos de aquisição você deve ter a seguinte função:
- Gerente de Compras
Depois que os itens forem empacotados em um pedido de aquisição e o pedido for revisado e salvo usando Salvar e Continuar (veja Empacotar Itens em um Pedido de Aquisição), se as regras para aprovação pré-configuradas pela Ex Libris exigirem aprovação manual, o pedido de aquisição será enviado para aprovação Pedidos de aquisição são aprovados na página Aprovar Pedidos (Aquisições > Pedido de Aquisição > Aprovar).
Página Aprovar Pedidos
Um pedido de aquisição só ficará Aguardando Aprovação se todos os seus itens tiverem um dos seguintes Métodos de Aquisição:
- Compra
- Compra - Sem Carta
Você também pode visualizar esta página selecionando a tarefa Itens de Pedido - Aprovação na Lista de Tarefas do menu permanente (veja Tarefas da Lista de Tarefas).
A página Aprovar Pedidos exibe as seguintes colunas para cada pedido de aquisição:
- Nº do Pedido
- Status
- Data - A data na qual o Pedido recebeu seu status
- Fornecedor
- Unidade organizacional
- Preço Total
- Nº de linhas
Para aprovar e enviar pedidos de aquisição manualmente:
- Opcionalmente, você pode visualizar as informações de um pedido de aquisição, para isso, selecione Ver na lista de ações da linha. A página Resumo do de Pedido de Aquisição aparecerá, contendo informações sobre o Pedido. Os campos não podem ser editados nesta página. Para editar o pedido de aquisição, selecione Editar na lista de ações da linha, a página Resumo do Pedido de Aquisição será aberta e você poderá modificar as seguintes informações:
- Fornecedor adicional, cobrança e envioOs métodos de envio disponíveis são configurados por uma tabela de códigos. Veja Configurar Métodos de Envio.
- Uma lista de cada item incluído no pedido de aquisição
- Anexos do pedido de aquisição
- Notas do pedido de aquisição
Quando Integrar por Número de ERP estiver selecionado para o serviço Exportação de Pedido (Pedido de Aquisição) (veja Sistemas de Gerenciamento Financeiro), o Número de ERP do pedido de aquisição deve ser preenchido para que o pedido possa prosseguir para a próxima etapa do fluxo. Se o Número de ERP não for preenchido, o pedido de aquisição será enviado para o ERP para receber um número, e então será reimportado no Alma através do serviço Importar Aprovações de Pedido de Aquisição. Se o Número de ERP for preenchido, o pedido de aquisição (após ser aprovado no Alma) será enviado simultaneamente para o fornecedor e para o ERP. Para mais informações, veja Integrar Pedidos de Aquisição com o Número de ERP para Aprovação (em inglês). - Fornecedor adicional, cobrança e envio
- Na página Aprovar Pedidos, selecione cada pedido de aquisição que deseja aprovar e enviar e clique em Aprovar e Enviar. Você pode aprovar e enviar pedidos de aquisição de individualmente selecionando Aprovar e Enviar na lista de ações da linha de um pedido específico.
O usuário que seleciona Aprovar e Enviar é salvo como o ID do Aprovador do Item de Pedido de Aquisição na base de dados. Este campo também é salvo para um usuário que seleciona a ação Encomendar Agora no item de pedido de aquisição. Para pedidos de aquisição enviados automaticamente pelo Alma, o Aprovador do Item de Pedido de Aquisição será "System". Isso acontece quando o serviço Itens de Pedido de Aquisição - Empacotamento cria o pedido de aquisição e o envia usando integração com ERP e em alguns casos em EOD.
Os pedidos de aquisição aprovados são enviados para os fornecedores relevantes conforme a Lista de Pedidos. Para informações sobre a Lista de Pedidos, consulte Configurar Cartas do Alma. Você pode visualizar a Lista de Pedidos na aba Anexos do pedido de aquisição e do fornecedor.
Após o envio de um item de pedido de aquisição, a data prevista para ativação do recurso relacionado é atualizada para a data prevista para ativação do item de pedido de aquisição.
Reenviar Pedidos de Aquisição
Para itens de pedido de aquisição que não foram cancelados e cujo Método de Aquisição é Compra, você pode reenviar o pedido para o fornecedor selecionando Reenviar Pedido no pedido de aquisição já enviado. Esta opção é útil quando um pedido é enviado com sucesso pelo Alma, mas que, devido a problemas técnicos do fornecedor, não foi devidamente recebido ou foi perdido.
Se o Alma não conseguir enviar um pedido, ele aparecerá na página Pedidos em Revisão com um alerta. Para reenviar o pedido, edite-o e selecione Salvar e Continuar. Veja Revisar Pedidos de Aquisição.
Para mais informações sobre reenvio de pedidos de aquisição, assista ao vídeo Reenviar um Pedido de Aquisição (1:50 mins) (em inglês).
Excluir Pedidos de Aquisição
Para excluir um pedido de aquisição, selecione Excluir Pedido de Aquisição na lista de ações da linha, e clique em Confirmar na pop-up de confirmação.
Para exemplos sobre quando pode ser desejável excluir um pedido de aquisição, veja Excluir Pedidos de Aquisição.
Você também pode excluir um pedido de aquisição a partir do menu principal, selecionando Aquisições > Pedido de Aquisição > Excluir Pedido de Aquisição.