Fechar, Reabrir e Recriar Links de Itens de Pedido de Aquisição

Um item de pedido de aquisição é fechado para indicar que a compra foi concluída. Os seguintes tipos de itens de pedido de aquisição podem ser fechados:

• Itens de pedido de aquisição avulsos que foram enviados (com ao menos um recurso recebido ou ativado) e estão aguardando pagamento de fatura (normalmente são pagos automaticamente, configurados como Faturado Totalmente e/ou fechados pelo fluxo).
• Itens de pedido de aquisição contínuos com renovação periódica (quando uma assinatura de periódico deve ser interrompida, por exemplo).

Na lista de registros de itens de pedido de aquisição, selecione Fechar na lista de ações a linha, e selecione Confirmar na caixa de diálogo de confirmação.

Ao cancelar um item de pedido de aquisição, ele será invalidado. Em algumas situações, você poderá desejar cancelar um item de pedido de aquisição.

Quando um item de pedido de aquisição é cancelado:

• Ele não será removido do Alma. Você ainda pode encontrar um item de pedido de aquisição cancelado na página Busca por Itens de Pedido de Aquisição, usando a caixa Localizar no topo da lista ou as facetas no lado esquerdo da página. Você pode editar ou excluir notas e anexos em itens de pedido de aquisição cancelados selecionando o link relevante sob o item (veja Editar Informações do Item de Pedido de Aquisição).
• Se o item de pedido de aquisição for um item principal, o Alma tentará excluir o acervo do item de pedido de aquisição. O Alma não excluirá o acervo se o item de pedido de aquisição for adicional ou se o acervo foi recebido ou ativado. Se o acervo não puder ser excluído, uma mensagem de confirmação indicando que o link entre o item de pedido de aquisição e seu acervo será perdido caso o item seja cancelado,
• Se o item de pedido de aquisição tiver uma tarefa eletrônica associada, ela será excluída.
• Os empenhos do item de pedido de aquisição serão liberados.
• O Alma tentará excluir o item e suas coleções físicas, se elas estiverem vazias. Se o registro bibliográfico também não contiver itens, seu processamento dependerá do valor no parâmetro do cliente pol_handle_bib_record_without_inventory. Para mais informações, visite Outras Configurações (Aquisições).

1. Na lista de registros de itens de pedido de aquisição, selecione Cancelar na lista de ações da linha. Se você configurou uma nota de restrição de cancelamento para o item, ela será exibida. Após a confirmação, ou se você não tiver uma nota configurada, a caixa de diálogo Informações do Cancelamento aparecerá.
   Caixa de Diálogo Informações do Cancelamento
2. Selecione o Motivo do cancelamento. Para configurar os motivos disponíveis, consulte Configurar Motivos do Cancelamento do Item de Pedido de Aquisição.
3. Na Nota de cancelamento, insira uma nota para o fornecedor, conforme necessário.
   Os detalhes da nota aparecerão na aba Notas da página Resumo do Item de Pedido de Aquisição.
4. Selecione Enviar cancelamento ao fornecedor para enviar uma notificação de cancelamento ao fornecedor, conforme solicitado.
   O cancelamento é enviado por e-mail, a não ser que o fornecedor esteja configurado para cancelamentos via EDI, que será usado para o envio neste caso. Se enviado por e-mail, será usado o endereço de preferência definido pelo fornecedor. Para informações sobre EDI, consulte Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI).
5. Se o parâmetro do cliente pol_handle_bib_record_without_inventory estiver definido como MANUAL, o campo adicional Processamento de registros bibliográficos sem acervo aparecerá na caixa de diálogo Outras Configurações (Aquisições). Nesse caso, você deve especificar o que será feito com o registro bibliográfico se o cancelamento do item de pedido de aquisição deixá-lo sem itens. Para isso, selecione uma das seguintes opções na lista dropdown:
   • Não fazer nada - Mantém o registro bibliográfico na base de dados.
   • Excluir registros bibliográficos - Exclui o registro bibliográfico da base de dados.
   • Ocultar registros bibliográficos - Mantém o registro bibliográfico na base de dados, mas o oculta da publicação na descoberta.
6. Clique em Confirmar. O item de pedido de aquisição será cancelado. Se Enviar cancelamento ao fornecedor for selecionado, a instrução de cancelamento será enviada para o fornecedor.
   Uma instrução de cancelamento será enviada para o fornecedor somente se o pedido foi enviado anteriormente. Se o pedido ainda estiver em revisão, nenhum pedido foi enviado para o fornecedor e, portanto, não é necessário selecionar Enviar cancelamento ao fornecedor.

Excluir um item de pedido de aquisição o removerá do Alma e excluirá as transações associadas a ele. Excluir um item de pedido de aquisição principal também excluirá os recursos do acervo associados a ele; excluir um item de pedido de aquisição adicional não excluirá o acervo.

A opção Excluir está disponível para itens de pedido de aquisição com os seguintes status:

• Em Revisão
• Empacotamento (Automático ou Manual)
• Adiado ou Cancelado

Um item de pedido de aquisição não poderá ser excluído se:

• Estiver vinculado a um item da fatura.
• Estiver vinculado a um pedido de aquisição e tiver sido enviado a um fornecedor (se o pedido de aquisição não foi enviado, o item poderá ser removido do pedido e então excluído).
• Se for um item de pedido de aquisição principal e um dos recursos do item foi recebido ou ativado (mesmo que o item de pedido de aquisição esteja em revisão).

Selecione Excluir na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição e selecione Confirmar na caixa de diálogo de confirmação. O item de pedido de aquisição será excluído.

Para informações adicionais sobre excluir itens de pedido de aquisição, veja Excluir Pedidos de Aquisição.

Você pode alterar o registro bibliográfico com o qual o item de pedido de aquisição possui link. Possíveis motivos para isso incluem:

• Recebimento de um EOD para um único volume, dentro de um serviço de múltiplos volumes, que é mais adequado para criação de link do que o link existente.
• Recebimento de um exemplar que equivale a um registro bibliográfico existente de maneira mais adequada que um novo exemplar importado no momento do pedido.

A opção Recriar Link está disponível para itens de pedido de aquisição com status Em Revisão, Adiado, Pronto (empacotado em um pedido de aquisição e pronto para envio) ou Aguardando Renovação Manual, assim como para itens de pedido de aquisição avulsos fechados e não enviados. Itens de pedido de aquisição não podem ter seus links recriados se qualquer um dos seguintes for verdadeiro:

• O item de pedido de aquisição está relacionado à Central Knowledge Base. Quando isso acontece, a opção Recriar Link não aparecerá.
• O item de pedido de aquisição não tem ID do MMS.
• O item de pedido de aquisição contém exemplares que pertencem a dois registros bibliográficos diferentes.

1. Selecione Recriar Link na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição cujo link deseja recriar.
   Uma página de resultados de busca aparecerá com informações iniciais extraídas do Item de Pedido de Aquisição (por exemplo, Título ou ISBN, se existirem).
2. Modifique a busca conforme necessário (veja Busca no Alma).
3. Selecione o novo recurso e clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação. O item de pedido de aquisição terá seu link criado com um novo recurso. Além disso, as coleções físicas e exemplares associados também serão movidos para o novo registro bibliográfico.

É possível alterar a referência do registro bibliográfico de um item de pedido de aquisição para um registro bibliográfico diferente sem alterar o acervo. Somente a descrição do item de pedido de aquisição será alterada.

Está funcionalidade pode ser útil, por exemplo, se um pedido é criado com um registro bibliográfico breve (resumido). Nesse caso, a descrição do item de pedido de aquisição será a descrição do registro bibliográfico resumido. Se o registro bibliográfico resumido for atualizado com um registro bibliográfico completo, o item de pedido de aquisição ainda conterá a descrição antiga e imprecisa do título. Nesses casos, você pode selecionar Alterar Referência BIB para atualizar a descrição do item de pedido de aquisição com a descrição da nova versão do registro.

1. Revise os itens de pedido de aquisição (Aquisições > Itens de Pedido de Aquisição > Revisar). Selecione Alterar Referência BIB na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição cuja referência você deseja alterar.
   Lista de Itens de Pedido de Aquisição
2. Selecione Confirmar na caixa de diálogo de confirmação.
   Uma página de resultados de busca aparecerá com informações iniciais extraídas do Item de Pedido de Aquisição (por exemplo, Título ou ISBN, se existirem).
3. Modifique a busca conforme necessário (veja Busca no Alma).
4. Selecione o novo recurso (clique em qualquer parte da linha do recurso na lista). A referência do item de pedido de aquisição será alterada.

Itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados podem ser reabertos e reutilizados.

Itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados podem ser reabertos a partir de um item de pedido de aquisição individual ou através de um processo automatizado.

Selecione Reabrir na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição que você deseja abrir. Se um item de pedido de aquisição fechado ou cancelado não contiver acervo, selecione Confirmar na mensagem de confirmação. Quando um item de pedido de aquisição fechado ou cancelado é reaberto, o pedido de aquisição é removido e o status do item é atualizado para Em Revisão. Quando um item de pedido de aquisição fechado ou cancelado é reaberto, a verba original é removida; portanto, você deve adicionar uma nova verba ao item.

Execute o serviço Atualizar Fluxo de Itens de Pedido de Aquisição. Para mais informações, veja Executar Serviços Manuais em Conjuntos Definidos.