创建法定缴送订单行
|
本页介绍如何使用法定缴送，包括配置。有关在Alma中采购说明的页面链接列表，包括创建一般订单行、续借、与供应商合作等，请见采购。有关整个采购工作流程的信息，请见采购工作流程。有关在Alma中处理采访的概述，包括基础设施、开具发票、配置等相关部分的链接，请见采访简介。
如果是从供应商处免费接收出版物的政府机关或国家图书馆，可以使用法定缴送采访方法与供应商进行交易。法定缴送允许采购订单价值为零并通知供应商，发送不同版本的采购订单行订单信件既不要求经费也不要求价格。
法定缴送方法由Alma传输，并为需要它的机构启用。当创建新的采购订单行时，Alma会检查是否启用了法定缴送。如果启用，Alma会在采访方法中显示这一选项。
如何工作
图书馆收到在其辖区内出版的每个单册的一个或多个副本。（这包括专著和连续出版物、印刷型和电子型。）图书馆可以要求购买价格为零，并在同一交易中向供应商或出版商发送回执。回执是由系统通过以下规则生成：
- 每个单册（专著）
- 根据事件（催缺、订单、收据）。
连续订购的单册（连续出版物）不会自动发送催缺信件。
可以自定义以下由Alma发送的法定缴送通知信件：
- Legal Deposit Annual Receipts Letter
- Legal Deposit Claim Letter
- Legal Deposit Order Letter
- Legal Deposit Receipt Letter
欲知关于在Alma中编辑信件的详细信息， 见 配置Alma信件。
一旦启用了法定缴送方法，并复查和编辑了信件，您可以使用法定缴送的采访方式创建采购订单行。见手动创建采购订单行。
法定缴送工作流程
- 管理员将法定缴送启用为该机构的采访方法之一。见配置采访方法。
- 用户使用如下的采访方法之一创建订单行（见手动创建订单行）：
- 法定缴送
- Legal Deposit - Order Letter
- Legal Deposit - Receipt Letter
- Legal Deposit - Without Letter
- 如果在采访方法页面中，LEGAL_DEPOSIT或（2026年五月新增）LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER已设置为有效，并在订单行中选择其中一个方法，则Alma会向供应商发送请求通知。当LEGAL_DEPOSIT_NOLETTER采访方法处于有效状态且在订单行中选择时，不会向供应商发送任何订单。但是，我们将发送法定缴存催缺信件（如果适用并已激活）。
- 当操作员使用法定缴送采访方法创建订单时：
- 不强制要求填写价格和经费
- 打包采购订单行并发送给供应商
- 采购订单行未开具发票
- 采购订单行会在恰当的时候被重定向到催缺任务列表
- 供应商向图书馆发送符合要求的法定缴送专著或连续出版物。
- 图书馆按照以下时间表向供应商发送回执：
- 法定缴送专著，接收时。
- 法定缴送连续出版物，Alma创建了一个出厂提供的年度分析报告，您可以创建其他报告，但Alma不会自动发送它们。您可以按需运行作业来将这些报告发送给有需求的供应商结果集。要做这个：
- 创建一个供应商结果集。见 供应商结果集。
- 配置法定缴送年度收据信件。见配置Alma信件。
- 配置要求的分析报告并输入其路径。见 配置法定缴送报告路径。还可以将报告添加为一个分析对象类型的报告（见处理分析中的对象）。
- 运行 法定缴送年度接收任务作业。请参阅在定义结果集上运行手动作业。
如果在采访方法页面中，LEGAL_DEPOSIT或（2026年五月新增）LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER已设置为有效，并在订单行中选择其中一个方法，则Alma会发送Legal Deposit - Receipt Letter。