Arbeitsablauf Verlängerung

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Auf dieser Seite wird der Arbeitsablauf Verlängerung in Alma beschrieben. Anweisungen zur Bearbeitung von Verlängerungen in Alma finden Sie unter Bearbeitung von Verlängerungen. Informationen zum Arbeitsablauf des gesamten Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Infrastruktur, Rechnungsstellung, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.

Alma bearbeitet Abonnements sowohl für elektronische als auch für physische Materialien, wie Magazine, Zeitschriften oder Fachzeitschriften, durch automatische oder manuelle Verlängerungen.

Nachstehend sehen Sie eine Illustration des Arbeitsablaufs für Verlängerungen, der die Art und Weise regelt, wie ein Bestellposten für eine Verlängerung markiert wird, von der Erstellung bis zur Verlängerung des Materials:

Arbeitsablauf Verlängerung

Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (die Nummern entsprechen den Nummern in der Grafik):

Vor-Arbeitsablauf – Ein Bestellposten gelangt auf eine der folgenden Arten in das Alma-System:
1. Automatisch, durch Verwendung eineseingebetteten Bestelldaten (EOD) Imports. Ein EOD-Import sendet entweder einmalig oder laufend Bestellposten.
2. Manuell, als Bestellposten, der durch die Bestellung einer Ressource erstellt wurde.
Für Informationen zum automatischen Erstellen eines Bestellpostens siehe Importieren von Datensätzen unter Verwendung eines Importprofils. Für Informationen zur manuellen Erstellung von Bestellposten sowohl für physische als auch für elektronische Exemplare siehe Manuelle Erstellung eines Bestellpostens.

Der Bestellposten wird normalisiert, validiert und bearbeitet, um festzulegen, ob es Elemente gibt, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, basierend auf den von einem Administrator vorkonfigurierten Regeln. Diese Aktivitäten werden automatisch vom Alma.

Wenn es Datenprobleme oder Warnungen gibt, die Aufmerksamkeit erfordern, wird der Bestellposten zur Prüfung geschickt. Für Informationen zu dieser manuellen Aktivität siehe Prüfen von Bestellposten. Sobald alle Datenprobleme gelöst wurden, fährt der Bestellposten mit Schritt 2 fort.
Alle Bestellposten, die normiert und validiert wurden, werden im Alma.
Ein Bestellposten, der vollständig bearbeitet und erhalten/aktiviert wurde, wird automatisch als Wiederkehrende Verlängerung markiert. Laufende physische Bestellungen, die an den Lieferanten gesendet werden, haben den Status Wiederkehrende Verlängerung, auch wenn die Verlängerung manuell vorgenommen wurde, solange das Verlängerungsdatum noch nicht eingetreten ist (siehe Bearbeitung von Verlängerungen). Laufende elektronische Bestellposten erhalten diesen Status, sobald sie aktiviert sind, und der Benutzer auf der Seite Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste (Ressourcen > Bestand verwalten > Aktivierung der elektronischen Ressourcen verwalten; siehe Aktivieren elektronischer Ressourcen und Aktivierung - Aufgabenliste) auf Fertig klickt.

Alma überprüft täglich alle Bestellposten, deren Status Wiederkehrende Verlängerung ist und deren Verlängerungsdatum dem Tagesdatum entspricht. Zum Zweck dieser Berechnung bezieht sich das Verlängerungsdatum auf das Verlängerungsdatum (nach dem Bestellposten) minus dem Verlängerungs-Benachrichtigungszeitraum.
Verlängerungen werden wie folgt bearbeitet:
1. Wenn der Bestellposten als Automatisch markiert ist, wird das Verlängerungsdatum automatisch entsprechend dem Verlängerungszyklus hochgezählt. Der Bestellposten wird dann wieder für die weitere Bearbeitung (Schritt 4) im Bestand gespeichert.
2. Wenn der Bestellposten als Manuell markiert ist und das Verlängerungsdatum eintritt, wechselt der Arbeitsablauf-Schritt auf Warten auf manuelle Verlängerung. Dann müssen Sie das Verlängerungsdatum und/oder andere Felder im Abschnitt Informationen zur Verlängerung im Fenster Bestellposten-Details manuell aktualisieren. Nachdem Sie das getan haben, wird der Arbeitsablauf-Schritt des Bestellpostens erneut auf Wiederkehrende Verlängerung eingestellt.
Wenn der Bestellposten für die Verlängerung in Frage kommt, wird eine Verlängerungsbenachrichtigung an den Lieferanten geschickt, wenn der Parameter po_line_send_notification_to_vendor_on_renew der Erwerbungs-Konfigurationauf der Seite Andere Einstellungen Richtig ist (siehe Konfigurieren anderer Einstellungen).