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    Konfiguration der Bearbeitungsaufträge und Abteilungen

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    Konfiguration der Bearbeitungsauftrags-Typen

    Zum Konfigurieren von Bearbeitungsauftragstypen müssen Sie folgende Rolle innehaben:
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Ein Bearbeitungsauftrag ist eine interne Bibliotheksbestellung, um physische Materialien zur internen Bearbeitung an eine bestimmte Abteilung zu lenken. Ein Bearbeitungsauftrag sendet ein Exemplar an eine Bearbeitungsauftrags-Abteilung (und markiert es dabei als nicht im Regal verfügbar), wo es entsprechend des internen Status verwaltet werden kann. Abteilungen und Status können entsprechend den Bedürfnissen der lokalen Bibliothek konfiguriert werden.
    Eine Bearbeitungsauftragsart gibt die Art des Bibliotheksprozesses an, die an einer Ressource durchzuführen ist, wie Bindung oder Katalogisierung. Jede Abteilung in Ihrer Bibliothek ist der Bearbeitung einer spezifischen Bearbeitungsauftragsart zugeordnet.
    Jede Bearbeitungsauftragsart hat eine Liste an Status, die Bearbeitungsaufträgen dieser Art zugeordnet werden können. Ein Bearbeitungsauftrag der Art "Bindung" kann beispielsweise Status wie "Kleben", "Nähen" usw. haben, während ein Bearbeitungsauftrag der Art "Digitalisierung" Status wie "Digitalisierung", "Dokumentenlieferung" etc. haben kann.
    Auf der Seite Bearbeitungsauftrags-Typen konfigurieren Sie Bearbeitungsauftrags-Arten (Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü >Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftragsarten).
    Seite Bearbeitungsauftrags-Arten
    Bearbeitungsaufträge können eingeleitet werden, indem eine Bestellung für das Exemplar aufgegeben wird, oder auf der Seite Liste der Exemplare (siehe Arbeiten mit der Liste der Exemplare).
    Auf der Seite Bearbeitungsauftrags-Typen können folgende Aktionen vorgenommen werden:
    • Eine Bearbeitungsauftragsart hinzufügen (siehe Hinzufügen einer Bearbeitungsauftragsart)
    • Abteilungen hinzufügen, bearbeiten oder löschen (siehe Neue Abteilung)
    • Status zu einer Bearbeitungsauftragsart hinzufügen oder entfernen (Aktionen > Status verwalten in der Zeilen-Aktionsliste).
    • Bearbeiten einer Bearbeitungsauftragsart (Aktionen > Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste).
    • Löschen einer Bearbeitungsauftragsart (Aktionen > Entfernen in der Zeilen-Aktionsliste).
    Nachdem eine Bearbeitungsauftragstype erstellt wurde, verfügen Sie über folgende Möglichkeit(en) zur Konfiguration:
    Nach der Konfiguration der Bearbeitungsauftragsarten können Sie physische Exemplare mit Bearbeitungsvormerkungen überwachen und deren Bearbeitungsstatus bestimmen (siehe Verwaltung von Bestellungen und Bearbeitungsaufträgen).
    Weitere Informationen über Alma Bearbeitungsaufträge finden Sie im Dokument Benutzung - Konservierungslabor Bearbeitungsauftrag.

    Neue Bearbeitungsauftragstype

    Nach der Erstellung einer Bearbeitungsaftragstype können Sie angeben, welche Abteilungen und welcher Status mit dieser Bearbeitungsauftragstype verknüpft werden sollen. Für Details siehe Konfiguration der Abteilungen und Hinzufügen eines Status der Bearbeitungsauftragsarten.
    Bearbeitungsauftragstype hinzufügen:
    1. Klicken Sie auf der Seite Bearbeitungsauftrags-Arten (Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü > Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftragsarten) auf Neue Bearbeitungsauftrags-Art. Das Dialogfenster Neue Bearbeitungsauftragstype wird geöffnet.
      Das Dialogfenster earbeitungsauftragstype hinzufügen.
    2. Geben Sie ein/wählen Sie Nachfolgendes:
      • Bearbeitungsauftragstypen-Code
      • Name der Bearbeitungsauftragstype
      • Beschreibung
      • Ausleihen rückrufen – Ausleihen dieser Bearbeitungsauftragsart verlangen, dass ein Exemplar schneller zurückgegeben wird. Durch die Auswahl dieser Option kommt es zu einer Rückruf-Aufforderung (E-Mail-Brief: Ausleihe-Rückruf), die an den Benutzer gesendet wird, der das Exemplar ausgeliehen hat. Um den Brief zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Alma-Briefen.
    3. Klicken Sie auf Neuer Bearbeitungsauftrag TypHinzufügen und schließen.

    Status Bearbeitungsauftrags-Typekonfigurieren

    Der Status einer Bearbeitungsauftragstype erlaubt es, Bearbeitungsphasen für Bearbeitungsaufträge festzulegen, die Sie zur Fortschrittsüberwachung einer Bearbeitungsauftragsvormerkung benutzen können. Einzelheiten hinsichtlich Vormerkungen in Alma entnehmen Sie Überwachung von Vormerkungen und Bearbeitungsaufträgen.

    Neuer Bearbeitungsauftragstypen-Status

    Die Definition/Konfiguration des Status einer Bearbeitungsauftragstype hängt mit einer bestimmten, zuvor konfigurierten und gespeicherten Bearbeitungsauftragstype zusammen, die auf der Seite Bearbeitungsauftragsseite angezeigt wird. Eine Bearbeitungsauftragstype muss mindestens über einen Status, mit sie verknüpft ist, verfügen.
    Hinzufügen eines Bearbeitungsauftragstypen-Status:
    1. Wählen Sie auf der Seite Bearbeitungsauftragstypen (Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü > Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftragstypen) Aktionen > Statusverwaltung in der Zeilen-Aktionsliste für einen bestimmten Bearbeitungsauftragstyp. Die Seite Status Bearbeitungsauftragstypen-Status erscheint.
      Seite Status Bearbeitungsauftragstypen-Status
    2. Klicken Sie auf der Seite Status Bearbeitungsauftragsart auf Neuer Status. Das Dialogfenster Neuer Status wird geöffnet.
      Dialogfenster Neuer Status
    3. Code, Name und Beschreibung für den zu erstellenden Status eingeben und auf Status HinzufügenHinzufügen und Schließen klicken. Der Status wird der Seite Bearbeitungsauftragstypen-Statushinzugefügt.

    Konfiguration von Abteilungen

    Um Abteilungen zu konfigurieren, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Allgemeiner Systemadministrator
    Eine Abteilung ist ein Bereich einer Bibliothek, die einen Bearbeitungsauftrag bearbeitet, wie den Empfang von erworbenen Materialien oder das Binden und Reparieren von defekten Exemplaren. Mitarbeiter können einer bestimmten Abteilung zugewiesen werden, und bestimmte Aktivitäten können konfiguriert werden, sodass sie nur in spezifischen Abteilungen durchgeführt werden. Sie konfigurieren Abteilungen auf der Seite Abteilungsliste (Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü > Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftrags-Abteilungen).
    Für Digitalisierungsabteilungen siehe Konfiguration von Digitalisierungsabteilungen.
    Seite Abteilungsliste
    Auf dieser Seite können Sie die folgenden Aktionen durchführen:
    • Eine Abteilung hinzufügen (siehe Eine Abteilung hinzufügen)
    • Bearbeiten einer Abteilung (Aktionen > Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste)
    • Löschen einer Abteilung ( Aktionen > Löschen aus der Zeilen-Aktionsliste)

    Neue Abteilung

    Abteilung hinzufügen:
    1. Greifen Sie auf eine der folgenden Arten auf die Seite Abteilungsliste zu:
      • Wählen Sie auf der Seite Bearbeitungsauftragstypen Aktionen > Abteilungsverwaltung in der Zeilen-Aktionsliste für eine/n bestimmte/n Bearbeitungsauftragstyp/-zeile (Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü > Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftragstypen)
      • Navigieren Sie zu Administration > Allgemeine Konfiguration > Konfigurationsmenü > Allgemein > Bearbeitungsaufträge und Abteilungen > Bearbeitungsauftrags-Abteilungen
    2. Klicken Sie auf Neue Abteilung.
    3. Wenn Sie über den Link Bearbeitungsauftrags-Abteilungen zur Seite gelangt sind, wählen Sie die Bearbeitungsauftragsart, die mit der Abteilung verbundenwerden soll (um diese Typen zu definieren, siehe Konfiguration der Bearbeitungsauftrags-Typen. Andernfalls ist die Art vorab ausgewählt.
      Die Seite Allgemeine Informationen wird geöffnet. Die Startseite des Assistenten Abteilunge hinzufügen.
      Seite Allgemeine Informationen
    4. Geben Sie allgemeine Informationsdetails für die Abteilung ein, die Sie mithilfe der in der nachfolgenden Tabelle eingeben.
      Abteilung – Felder Allgemeine Informationen
      Feld Beschreibung
      Code Ein eindeutiger Code
      Name Ein eindeutiger Name, der in der Dropdown-Liste für den Bestimmungsort angezeigt werden soll, wenn Sie einen Bearbeitungsauftrag erstellen (siehe Erstellen einer Bearbeitungsauftragsbestellung).
      Beschreibung Eine Beschreibung
      Arbeitszeit (Tage) Die Anzahl an Tagen, die zur Berechnung des Ablaufdatums verwendet wird, das auf der Seite Überwachung der Bestandsbestellungen für das zu bearbeitende Exemplar angezeigt wird. Wird das Feld leer gelassen oder auf 0 eingestellt, wird als Standardwert 7 Tage eingesetzt.
      Karte Der URL einer Karte, um den Benutzer beim Auffinden der Abteilung zu unterstützen.
      Drucker Der Drucker wurde mit der Abteilung verbunden. Die Abteilung druckt alle nicht-automatisierten Druckaufträge auf diesem Drucker.
    5. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Bediente Bibliotheken wird geöffnet.
      Seite Bediente Bibliotheken
      Wenn Sie eine Abteilung für eine Institution konfigurieren, wird die Abteilung für alle Bibliotheken der Institution übernommen. Die Konfiguration bedienter Bibliotheken ist nicht relevant, wenn Sie auf Institutionsebene arbeiten; fahren Sie fort mit Schritt 7.
    6. Wählen Sie eine Bibliothek aus, die an die Abteilung angehängt werden soll, und klicken Sie auf Bibliothek anfügen.Klicken Sie auf Bibliothek anfügen, wählen Sie die Bibliothek und klicken Sie auf Anhängen. Die Bibliothek ist angehängt. Wiederholen nach Bedarf.
    7. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Kontakt-Informationen wird geöffnet.
      Seite Kontaktinformationen
    8. Geben Sie die Adresse (primäre Adresse, Adresse für Anfragen oder Versand), Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für die Abteilung ein, die Sie erstellen. Die Felder sind die gleichen wie bei der Konfiguration der Kontaktinformationen der Institution/Bibliothek.
    9. Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Mitarbeiter wird geöffnet.
      Seite Mitarbeiter
    10. Um Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf Neuer Mitarbeiter. Das Dialogfenster Neuer Mitarbeiter wird geöffnet.
      Dialogfenster Neuer Mitarbeiter
    11. Wählen Sie den Alma-Benutzer aus, den Sie hinzufügen möchten. Klicken Sie auf Neuer MitarbeiterHinzufügen oder Hinzufügen und schließen. Wiederholen Sie das für jeden Mitarbeiter, den Sie hinzufügen möchten.
      Die angegebenen Mitarbeiter erhalten die Rolle Bearbeitungsauftrags-Mitarbeiter für die Abteilung. Wenn diesmal keine Mitarbeiter festgelegt wurden, kann ihnen die Rolle in der Benutzerverwaltung zugeordnet werden Verwalten von Benutzerrollen).
    12. Klicken Sie auf Speichern. Die Abteilung wird der Abteilungsliste hinzugefügt.
      Die Abteilungen, die von einer Leihstelle verwaltet werden, werden durch den Häckchen Schieber in der Spalte Von der Leihstelle verwaltet gekennzeichnet. Für Einzelheiten zur Definition einer Leihstelle als Abteilung siehe Hinzufügen einer Leihstelle.
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