Novo Layout 2022
Desde o release de agosto de 2022, a Ex Libris vem introduzindo gradualmente um conjunto de novas funcionalidades de layout nas listas de registros do Alma. Essas funcionalidades são projetadas para facilitar o acesso mais rápido a processos comuns, uma filtragem mais focada por meio de seleção múltipla de valores de facetas e a capacidade de executar tarefas do fluxo enquanto a lista de tarefas permanece visível.
O processo de implementação do novo layout para cada tipo de lista de tarefas está programado para acontecer em, pelo menos, três releases trimestrais Durante esse período, os usuários poderão optar por trabalhar com o layout antigo ou com o novo; veja Ativar ou Desativar uma Nova Funcionalidade.
Lista de Tarefas
Quando você abre uma página de gerenciamento de tarefas pela primeira vez, como a página Solicitações de Empréstimo, ela abre uma lista de tarefas no painel direito, com um painel de Facetas à sua esquerda. Você pode usar o sistema de filtragem de Facetas e a funcionalidade de ordenação, assim como outras opções específicas a determinados tipos de tarefas, para ajudar a encontrar as tarefas com as quais você precisa trabalhar.
Clique aqui para assistir a um vídeo sobre a lista de tarefas.
- Painel de Facetas
- Botão Recolher
- Controles da busca secundária (somente listas de registros de Recursos Compartilhados)
- Controles de ordenação
- Status atual
- Etiqueta (veja Gerenciar Etiquetas)
- Responsável (clique para ver as informações do usuário)
- Link de Notas (para listas de registros de Recursos Compartilhados, exibido somente quando existem notas ativas; veja A Interface de Usuário do Alma)
- Menu de Ações
- Caixa de seleção de tarefas
- Botão Mais ações (ações da linha)
- Ação principal
- Atualizar
- Exportar
- Solicitante (clique para ver as informações do usuário)
Facetas
O painel de Facetas permite filtrar a lista de tarefas para que você veja somente as tarefas que atendem às condições selecionadas. As facetas são divididas em categorias, como Status e Data de Criação. No Novo Layout, você pode selecionar múltiplos valores para cada categoria, o que permite filtrar a lista de tarefas para que mostre somente a coleção exata de tarefas que você precisa ver. As facetas atualmente selecionadas aparecem no topo do painel Facetas, em Refinar por.
Em alguns casos, um valor de faceta específico já estará selecionado na primeira vez que uma lista de tarefas for aberta. Por exemplo, ao abrir a lista de tarefas de Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado, o Status "Ativo" já estará selecionado. Você pode limpar a seleção se desejar, conforme explicado abaixo.
Seleção de Facetas
Todas as categorias de faceta relevantes para a lista de tarefas atual aparecem no painel Facetas, com todos os seus valores listados logo abaixo de cada categoria e com o número de itens que têm esse valor entre parênteses.
No Novo Layout, os filtros Atribuição e Status da Atividade agora são categorias do painel de Facetas, assim, você poderá selecionar um ou mais responsáveis específicos e um status de atividade como condições de filtro. Além disso, em algumas páginas do Alma, Etiquetas também são uma categoria no painel de Facetas, para que você possa filtrar a lista de tarefas com base nas etiquetas atribuídas (veja Gerenciar Etiquetas).
Se você selecionar múltiplos valores em uma única categoria, as tarefas com qualquer um dos valores selecionados serão incluídas na lista (ou seja, a relação lógica entre os valores selecionados em uma categoria é OU). Se você selecionar valores em múltiplas categorias, somente as tarefas que atendem a pelo menos um dos requisitos selecionados em cada categoria serão incluídas na lista (ou seja, a relação lógica entre as categorias selecionadas é E). Se você não selecionar nenhum valor (ou selecionar todos os valores) em uma categoria, ela não afetará o processo de filtragem.
- No painel de Facetas, selecione o valor que deseja incluir na lista de tarefas. Ele será adicionado à lista de facetas ativas e a alteração será implementada imediatamente - a lista de tarefas será filtrada de acordo com todas as facetas selecionadas.
- No painel de Facetas, marque a caixa de seleção ao lado de cada valor que deseja incluir na lista de tarefas.
- Na parte inferior do painel de Facetas, selecione Aplicar. A lista de tarefas é filtrada de acordo com as suas seleções.
- Na parte superior do painel de Facetas, clique no x ao lado de cada valor que deseja remover. Para remover todos os valores de facetas, selecione Limpar todos.
Recolher o Painel de Facetas
Se você deseja ter mais espaço para a lista de tarefas, você pode recolher o painel de Facetas.
- Na parte inferior do painel de Facetas, selecione Recolher (
).
- Na parte inferior do painel de Facetas recolhido, selecione Expandir (
).
Em telas menores, o painel de Facetas é recolhido automaticamente e, quando você o expande, ele se sobrepõe à lista de tarefas.
Busca Secundária
A busca secundária permite buscar na lista atual as tarefas que atendem a determinados critérios. Ela está disponível para listas de registros de Solicitações de Recursos Compartilhados - Requisitados e Fornecidos. Para informações adicionais, veja Gerenciar Solicitações de Empréstimo e Gerenciar Solicitações de Fornecimento.
Ordenar a Lista de Tarefas
Você pode ordenar a lista de tarefas por diversos critérios.
- Em Ordenar por, selecione o critério de ordenação desejado. A lista será ordenada.
- Selecione
.
Informações na Lista de Tarefas
O Alma exibe informações básicas sobre cada tarefa na lista, assim como seu status atual. Se a lista de tarefas tiver tamanho suficiente, os ícones exibindo etiquetas anexadas à tarefa (veja Gerenciar Etiquetas) e seu responsável também aparecem, assim como um link para notas anexadas. Se a lista não tiver tamanho suficiente para exibir esses objetos, selecionar uma tarefa na lista abrirá o Painel de detalhes, onde essas informações também são exibidas.
Personalizar a Exibição de Registros
A exibição de registros - a exibição de cada tarefa em uma lista de tarefas - pode ser configurada para atender às suas necessidades, ocultando informações que não são relevantes para o seu trabalho e alterando a ordem e/ou localização das informações que são exibidas, para que você encontre com mais facilidade e rapidez as informações que precisa.
- Acima da lista de tarefas, selecione Personalizar (
). O menu de personalização será aberto. - Em Personalização de usuário, selecione Personalização de registro. O painel Personalização de Registro será aberto sobre a lista de tarefas e descreverá o layout atual da exibição do registro na lista de tarefas - suas colunas, os campos que podem ser exibidos nelas e sua organização atual. Também explica quais ajustes serão feitos na exibição de cada coluna se a janela não tiver tamanho suficiente para exibir todas as informações de todas as colunas.
Um ícone para Mover (
) aparecerá ao lado dos campos que podem ser movidos; eles podem ser movidos para cima ou para baixo nas colunas ou lateralmente entre a primeira e a segunda coluna. Uma caixa de seleção marcada ao lado de um campo indica que esse campo será exibido em todos os registros; uma caixa de seleção desmarcada significa que o campo não será exibido. Os campos que não podem ser movidos ou ocultados, como o título de um livro em uma lista de tarefas de recursos compartilhados, aparecem no painel, mas suas caixas de seleção não podem ser desmarcadas e eles não possuem ícones para Mover.
Painel de Personalização de Registro para a lista de tarefas de Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado - Para mover campos, arraste seus ícones de Mover () para cima ou para baixo para alterar a ordem em que aparecem em uma coluna; ou para a direita ou para a esquerda para movê-los para uma coluna diferente.
- Para ocultar totalmente um campo, desmarque a caixa de seleção ao lado do seu nome.
- Ao terminar de personalizar a exibição do registro, selecione Aplicar na parte superior do painel. As alterações serão implementadas.
- Quando qualquer uma das configurações é personalizada, um ponto aparece no ícone Personalizar seções -
. - Para voltar às configurações padrão, selecione Redefinir para padrão.
Abrir uma Pop-up de Informações do Usuário
Você pode ver detalhes adicionais sobre um usuário (responsável, solicitante etc.) cujo nome aparece na lista de tarefas (ou no painel de Detalhes; veja Novo Layout 2022 abaixo).
- Selecione o nome do usuário. Uma pop-up será aberta exibindo informações adicionais sobre o usuário.
Menu de Ações
O menu de Ações permite que você realize ações em uma ou mais tarefas selecionadas (alteração de status, remoção de tarefas etc.) ou ações que não estão relacionadas a nenhuma tarefa específica da lista (por exemplo, criar uma nova tarefa).
Você pode selecionar tarefas em diferentes páginas da lista e realizar a ação selecionada em todas elas.
- Na lista de tarefas, marque a caixa de seleção ao lado das tarefas em que deseja realizar a ação. As opções que podem ser realizadas nas tarefas selecionadas são disponibilizadas no menu Ações.
- No menu Ações, selecione a ação a ser realizada.
Dependendo do tamanho da lista de tarefas, o menu de Ações poderá ser expandido para que cada uma das opções apareça separadamente acima da lista de tarefas, ou recolhido para que algumas ou todas as opções estejam disponíveis somente no menu dropdown.
Gerenciar Etiquetas
Em algumas páginas do Alma, as etiquetas são identificadores que podem ser vinculados às tarefas conforme necessário. Para ver um exemplo de uso das etiquetas, consulte Etiquetas.
Realizar Ações em Tarefas Individuais
Dependendo do tipo e do status da tarefa, várias ações podem ser realizadas individualmente em tarefas da lista, como atribuir a um membro da equipe, atualizar o status, enviar mensagens para pessoas interessadas (usuários, fornecedores, operadores) e visualizar e editar seus detalhes. O botão Mais ações (
) oferece acesso às ações da linha disponíveis para cada tarefa, de acordo com seu status atual. A Ação principal da lista de ações da linha disponíveis pode aparecer como um botão separado ao lado do botão Mais ações (). Por exemplo, se Editar for a ação principal de uma tarefa, de acordo com seu status atual, pode haver um botão Editar separado ao lado do botão Mais ações (veja Lista de Tarefas acima).
Você pode personalizar o menu Mais ações alterando a ordem em que as ações da linha são exibidas e ocultando as ações que você não usa. A ordem em que as ações da linha são listadas também determina qual ação será a Ação principal com um botão próprio.
- Acima da lista de tarefas, selecione Personalizar (). O menu de personalização será aberto.
- Em Personalização de usuário, selecione Personalização de ações. O painel Personalização de Ações será aberto acima da lista de tarefas.
O primeiro item na lista é a Ação principal. Esta é a ação que aparecerá como um botão separado ao lado do botão Mais ações, quando estiver disponível para a tarefa. (Se não estiver, a próxima ação na lista disponível para a tarefa servirá como a Ação principal.)
Painel de Personalização de Ações para a lista de tarefas de Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado - Para mover ações da linha no menu Mais ações, arraste os ícones de Mover () para cima ou para baixo.
- Para ocultar totalmente uma ação, arraste-a para a área Ocultar ações na parte inferior da página.
- Ao terminar de personalizar a lista de ações da linha, selecione Aplicar na parte superior do painel. As alterações serão implementadas.
- Quando qualquer uma das configurações é personalizada, um ponto aparece no ícone Personalizar seções - .
- Para voltar às configurações padrão, selecione Redefinir para padrão.
Atualizar a Lista de Tarefas
Em alguns casos, os resultados das ações realizadas na lista de tarefas não são visíveis até que a exibição seja atualizada.
- Acima da lista de tarefas, selecione Atualizar (
).
Exportar para o Excel
Você pode exportar a lista de tarefas atual para o Excel. Um máximo de 100.000 linhas podem ser exportadas por vez; se a lista de tarefas for maior que isso, somente as primeiras 100.000 tarefas serão exportadas. Para informações adicionais, consulte Exportar para o Excel.
- Selecione Exportar. O processo de download iniciará imediatamente. Durante a exportação, o Alma exibirá a barra de progresso. O download ocorrerá em primeiro plano. Enquanto o download estiver em progresso, você pode selecionar Cancelar para interromper o download.
Visualizações
O Novo Layout suporta três visualizações:
- Visualização Dividida: Na Visualização Dividida, um painel adicional de Detalhes é adicionado ao painel direito, ao lado da lista de tarefas. Este painel oferece acesso rápido a mais informações sobre a tarefa selecionada e a muitas opções de fluxo e edição.
- Visualização em Página Inteira: Na Visualização em Página Inteira, a lista de tarefas ou o painel de Detalhes é exibido em todo o painel direito. Você pode alternar entre eles conforme necessário.
- Visualização em Lista: Na Visualização em Lista, a lista de tarefas é exibida em todo o painel direito e o painel de Detalhes é ocultado.
A visualização Dividida só estará disponível se a janela tiver tamanho suficiente para fornecer uma área de exibição útil. Em janelas menores, como aquelas abertas em telas de computadores relativamente pequenas, a visualização em Página Inteira é ativada automaticamente.
Visualização Dividida
Na visualização Dividida, um painel de Detalhes é adicionado ao painel direito, do lado da lista de tarefas, e as informações mais significativas sobre a tarefa selecionada serão exibidas nele. Alguns dos campos da tarefa podem ser editados e notas e etiquetas (veja Gerenciar Etiquetas) podem ser anexadas à tarefa diretamente a partir deste painel, além disso, outras opções de processamento e edição podem ser acessadas em um menu dropdown. Como a lista de tarefas permanece aberta ao lado do painel de Detalhes, você continuará a visualizá-la enquanto trabalha na tarefa selecionada. A opção de exibição dividida pode ser ativada ou desativada conforme desejado.
-
Quando a visualização Dividida estiver ativada (veja abaixo), selecione uma tarefa da lista. O painel de Detalhes será aberto e exibirá mais informações sobre a tarefa selecionada.
- Painel de Detalhes
- Botão Personalizar
- Botão de Tela dividida (ativada)
- Arraste para redimensionar
- Abrir visualização em página inteira
- Fechar painel de Detalhes
Redimensionar os Painéis
Por padrão, quando o painel de Detalhes é aberto, a lista de tarefas e o painel possuem tamanhos iguais. Você pode alterar suas proporções arrastando a borda entre os dois painéis para a direita ou para a esquerda. Se você sair da página depois de ajustar a disposição dos painéis, o sistema salvará a disposição e a implementará na próxima vez que você abrir a página.
- Alinhe o cursor do mouse na borda entre os dois painéis. O cursor será alterado para um ícone de redimensionamento (
). - Arraste para a direita ou para a esquerda para redimensionar os painéis conforme necessário.
Fechar o Painel de Detalhes
Quando o painel de Detalhes está aberto, você pode fechá-lo para ver apenas a lista de tarefas.
- Selecione Fechar (x - nº 6 da ilustração acima).
Ativar ou Desativar a Opção de Tela Dividida
Você pode ativar ou desativar a opção de visualização Dividida. Quando ativada, selecionar uma tarefa na lista abre o painel de Detalhes ao lado da lista de tarefas, conforme descrito acima. Quando desativada, selecionar uma tarefa na lista abre o painel de Detalhes na visualização em Página Inteira, conforme descrito abaixo.
Selecione o botão Tela dividida (nº 3 na ilustração acima).
Visualização em Página Inteira
Na visualização em Página Inteira, a lista de tarefas ou o painel de Detalhes é exibido em todo o painel direito.
- Na borda entre os dois painéis, selecione o botão Abrir visualização em página inteira (
). O painel de Detalhes preencherá todo o painel direito.
- Voltar à lista
- Menu de Seções
- Voltar para a visualização dividida
- Selecione um item na lista de tarefas.
- Selecione Voltar à lista.
- Selecione Voltar para a visualização dividida (
).
Trabalhando com o Painel de Detalhes
O painel de Detalhes exibe informações sobre a tarefa selecionada e oferece várias funcionalidades úteis para editá-la processá-la.
1. Menu de Seções
2. Ação principal
3. Botão Mais ações
4. Setas de navegação
5. Etiqueta (veja Gerenciar Etiquetas)
6. Seção de Notas
7 & 8. Seções para edição
Navegar no Painel de Detalhes
O painel de Detalhes é dividido em seções. A primeira seção fornece informações básicas sobre a tarefa selecionada. As seções adicionais exibem mais informações, oferecem campos nos quais você pode editar algumas informações e permitem adicionar notas e etiquetas (veja Gerenciar Etiquetas) ao registro. As seções disponíveis no painel de Detalhes variam de acordo com o tipo de registro
Navegar Entre Seções
Você pode navegar de seção para seção rolando ou selecionando uma seção no menu Seções.
Navegar Entre Tarefas
Você pode navegar de tarefa para tarefa selecionando uma das setas de navegação para cima ou para baixo na lista de tarefas ou selecionando uma tarefa diferente na lista.
Expandir e Recolher o Menu de Seções
O menu de Seções pode permanecer aberto enquanto você estiver trabalhando no painel de Detalhes, ou pode ser recolhido para oferecer mais espaço para os outros componentes exibidos na janela.
- Na parte inferior do menu, selecione Recolher ().
- Na parte inferior do menu recolhido, selecione Expandir ().
Em telas menores, o menu de Seções é recolhido automaticamente e, quando expandido, se sobrepõe ao restante do painel de Detalhes.
Contadores no Menu de Seções
Para algumas opções do menu de Seções, um contador indicando quantos itens existem na seção é exibido entre parênteses após o nome. Por exemplo, uma seção de Notas contendo duas notas apareceria como Notas (2), enquanto uma seção de Notas que não contém notas apareceria sem um contador entre parênteses, simplesmente como Notas.
Links Adicionais no Menu de Seções
Em alguns tipos de tarefas, links adicionais aparecem no menu de Seções. Esses links abrem informações adicionais sobre a tarefa em um painel deslizante, ao invés do próprio painel de Detalhes, e são identificados por ícones de link (
). Como as opções de Seções no menu, esses links podem ter contadores entre parênteses indicando quantos objetos dessa categoria estão definidos para a tarefa.
Seções para Edição
Alguns campos de uma tarefa selecionada podem ser editados diretamente no painel de Detalhes. As seções que contêm campos que podem ser editados estão sombreadas em azul-claro. Campos obrigatórios são marcados com um asterisco vermelho (*).
Em alguns tipos de listas de registros, como as de itens de pedido de aquisição, você não pode editar os campos de um registro se não estiver em modo de Edição. Nesses casos, um botão Editar (
) aparecerá na lista de registros e outro (
) no topo do painel de Detalhes quando este estiver aberto. Em outros tipos de listas, como de Recursos Compartilhados, as seções podem ser editadas individualmente, sem necessidade de entrar em modo de Edição.
Além disso, para entrar no modo de Edição, pode ser necessário que a tarefa esteja atribuída a você.
Na tarefa desejada, selecione o botão Editar. A tarefa será aberta para edição no painel de Detalhes e os botões Salvar e Cancelar serão adicionados ao topo do painel.
- Clique em qualquer lugar na região sombreada que contém o campo. Todos os campos da região que podem ser editados são disponibilizados. Se você não entrou no modo de Edição anteriormente, os botões Salvar e Cancelar serão adicionados à região.
- Selecione os campos e edite seu conteúdo conforme necessário.
Editar um campo - Selecione Salvar. As alterações feitas serão salvas na tarefa.
Gerenciar Notas no Painel de Detalhes
Todas as notas que já estão anexadas à tarefa selecionada são exibidas na seção de Notas do painel de Detalhes. Você também pode adicionar, editar ou excluir notas neste painel.
Para informações sobre notas ativas e inativas nas listas de registros de Recursos Compartilhados, veja A Interface de Usuário do Alma.
Duas visualizações da seção de Notas estão disponíveis, os modos Layout de notas e Layout de lista. O modo Layout de lista suporta a busca e a ordenação de notas existentes, mas o Layout de notas não. Para alternar entre os modos, selecione uma opção no topo da seção (
).
- Na seção Notas, selecione Adicionar Nota. Uma nova nota em branco será adicionada à seção.
- Na nota em branco, selecione a mensagem Insira o Texto Aqui.
- Insira o texto da nota.
- Faça um dos seguintes:
- No Layout de notas, clique em qualquer local fora da nota.
- No Layout de lista, selecione Salvar na nota.
A nota será salva e anexada ao item.
- Selecione a área de texto da nota e modifique-a conforme necessário.
- Faça um dos seguintes:
- No Layout de notas, clique em qualquer local fora da nota.
- No Layout de lista, selecione Salvar na nota.
As alterações serão salvas.
No Layout de lista:
- Selecione a nota.
- Clique no botão Excluir.
- Confirme a exclusão. A nota será excluída.
No Layout de notas:
- Coloque o cursor do mouse sobre a nota. Um botão Remover (
) aparecerá no canto superior direito. - Selecione o botão Remover ().
- Confirme a exclusão. A nota será excluída.
- No topo das notas, em Ordenar por, selecione a opção para ordenação das notas. A lista será ordenada.
- Selecione o ícone Ordenar ().
- No topo das notas, selecione o ícone Buscar (
). As opções de busca e os campos de texto serão abertos.
- Selecione a opção de busca e insira o texto a ser buscado nas notas.
- Clique no ícone Buscar (). A lista de notas será filtrada para que sejam exibidas somente aquelas que atendem aos critérios da busca.
Botões Mais Ações e Ação Principal
Os botões Mais ações (
) e Ação principal (p. ex.: Editar) (veja Realizar Ações em Tarefas Individuais acima), estarão disponíveis no painel de Detalhes quando este estiver aberto. Se o painel de Detalhes for amplo o suficiente, algumas ou todas as opções do menu Mais ações aparecerão como botões separados na parte superior do painel, ao lado do botão de Ação principal.
Essas opções também estarão disponíveis na lista de tarefas se ela tiver tamanho suficiente. Caso contrário, elas só aparecerão quando o painel de Detalhes estiver aberto.
Personalizar o Painel de Detalhes
Você pode escolher quais seções serão exibidas no painel de Detalhes e em que ordem. Você pode definir as configurações padrão para sua instituição e/ou suas próprias configurações pessoais.
A seção superior não pode ser movida ou ocultada.
- Acima da lista de tarefas, selecione Personalizar (). O menu de personalização será aberto.
- Para personalizar sua exibição, em Personalização de usuário, selecione Personalização de seções de detalhes.
Para definir as configurações padrão para sua instituição, em Personalização da instituição, selecione Personalização de seções de detalhes.
O painel de Personalização de Seções adequado será aperto sobre o painel de Detalhes.
Painel de Personalização de Seções para a lista de tarefas de Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado (configurações no nível da instituição) - Em Exibir seções, arraste as seções para cima ou para baixo para alterar a ordem em que aparecem no painel de Detalhes.
- Para ocultar totalmente uma seção, arraste-a para a área Ocultar seções.
- Ao terminar de personalizar a exibição de seções, selecione Aplicar na parte superior do painel. As alterações serão implementadas.
- Quando qualquer uma das configurações é personalizada, um ponto aparece no ícone Personalizar seções - .
- Para voltar às configurações padrão, selecione Redefinir para padrão.
Painel Deslizante
Quando você seleciona determinadas opções no Novo Layout das listas de registros, o resultado é exibido em um painel deslizante que é sobreposto à lista de tarefas. Por exemplo, na página Recursos Compartilhados > Solicitações de Empréstimo, selecionar Editar em uma tarefa abrirá o formulário de solicitação completo para edição em um painel deslizante.
- Cabeçalho da página
- Cabeçalho da tarefa
- Voltar
- Fechar
O cabeçalho da página contém o título da página e vários botões de ações. O cabeçalho da tarefa contém o título e os botões que você pode selecionar para ver mais informações sobre a tarefa.
- Voltar
- Fechar
- Cancelar
- Selecione Salvar.
- Selecione Salvar e Editar.