Criar Itens de Pedido de Aquisição Usando Depósito Legal
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Esta página descreve como trabalhar com depósitos legais, incluindo sua configuração. Para ver uma lista de links para páginas com instruções para compras no Alma, incluindo criação de itens de pedido de aquisição em geral, renovações, trabalho com fornecedores etc., consulte Compra. Para mais informações sobre o fluxo geral de compras, veja Fluxo de Compras. Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Infraestrutura, Faturas, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
Bibliotecas governamentais ou nacionais que recebem cópias de publicações sem custo dos fornecedores podem usar o método de aquisição de Depósito Legal para realizar suas transações com fornecedores. Depósitos Legais permitem um valor zerado para que um pedido de aquisição coexista com uma notificação para o fornecedor, sem a necessidade de verbas ou de preço para o envio de diferentes versões da carta do item de pedido de aquisição.
O método de Depósito Legal é fornecido com o Alma e habilitado para as instituições que o solicitam. Quando um novo item de pedido de aquisição é criado, o Alma verifica se Depósitos Legais estão disponíveis. Se sim, o Alma exibirá este método de aquisição nas opções.
Como Funciona
Bibliotecas recebem uma ou mais cópias de cada item publicado na sua jurisdição. (Isto inclui monografias e periódicos impressos e eletrônicos). Bibliotecas podem declarar um valor de compra zerado e, na mesma transação, enviar uma confirmação de recebimento para fornecedores e editores. As confirmações são geradas pelo sistema, com as seguintes regras:
- Para cada item (em caso de monografias)
- De acordo com a atividade (cobrança, pedido, recebimento).
Cartas de cobrança não são enviadas automaticamente para itens de pedido contínuos (periódicos).
O Alma envia as seguintes notificações de Depósito Legal, que podem ser personalizadas:
- Carta de Recibos Anuais de Depósitos Legais
- Carta de Cobrança de Depósito Legal
- Carta de Pedido de Depósito Legal
- Carta de Recibo de Depósito Legal
Para informações detalhadas sobre a edição de cartas no Alma, consulte Configurar Cartas do Alma.
Assim que o método de Depósito Legal estiver habilitado e as cartas revisadas e editadas, você poderá criar um item de pedido de aquisição com o Método de Aquisição de Depósito Legal. Veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente.
Fluxo de Depósito Legal
- Um administrador habilita Depósito Legal como um método de aquisição para a instituição. Veja Configurar Métodos de Aquisição.
- O usuário cria um item de pedido de aquisição com um método de aquisição entre os seguintes (veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente):
- Depósito Legal
- Carta de Pedido de Depósito Legal
- Carta de Recibo de Depósito Legal
- Depósito Legal - Sem Carta
- O Alma envia uma notificação de solicitação ao fornecedor se LEGAL_DEPOSIT ou (Novo para maio de 2026) LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER estiver ativo na página Método de Aquisição e um deles estiver selecionado no item de pedido de aquisição. Quando o método de aquisição LEGAL_DEPOSIT_NOLETTER está ativo e selecionado no item de pedido de aquisição, nenhum pedido é enviado ao fornecedor Será enviada uma Carta de Cobrança de Depósito Legal no lugar (se adequada e ativada)
- Quando o operador cria um pedido usando o método de aquisição de Depósito Legal:
- Preço e verba não são obrigatórios
- O item de pedido de aquisição é empacotado e enviado para o fornecedor
- O item de pedido de aquisição não é faturado
- O item de pedido de aquisição é redirecionado para a lista de tarefas de cobranças quando apropriado
- O fornecedor envia a monografia ou o periódico para Depósito Legal solicitado pela biblioteca.
- A biblioteca envia uma confirmação para o fornecedor de acordo com o seguinte cronograma:
- Para Depósito Legal de monografias, no momento em que são recebidas.
- Para Depósito Legal de periódicos, o Alma cria um relatório anual de Analytics out-of-the-box, você também pode criar outros relatórios, mas o Alma não os envia automaticamente. Você também pode executar um serviço para enviar estes relatórios para o conjunto de fornecedores necessário. Para isso:
- Crie um conjunto de fornecedores. Veja Conjuntos de Fornecedores.
- Configure a Carta de Recibos Anuais de Depósitos Legais. Veja Configurar Cartas do Alma.
- Configure o relatório de Analytics necessário e insira seu caminho. Veja Configurar Caminhos de Relatórios de Depósito Legal. Também adicione o relatório como um objeto de Analytics de tipo Relatório (veja Trabalhando com Objetos de Analytics).
- Execute o serviço Tarefa para Recibos Anuais de Depósitos Legais. Veja Executar Serviços Manuais em Conjuntos Definidos.
O Alma envia Carta de Recibo de Depósito Legal se LEGAL_DEPOSIT ou (Novo para maio de 2026) LEGAL_DEPOSIT_ORDER_LETTER estiver ativo na página Método de Aquisição e um deles estiver selecionado no item de pedido de aquisição.