Fechar/Cancelar, Reabrir e Recriar Links de Itens de Pedido de Aquisição
Esta página descreve como fechar, cancelar e excluir itens de pedido de aquisição, assim como reabri-los e criar links/ativá-los novamente. Inclui informações sobre como alterar a referência bibliográfica de um item de pedido de aquisição. Para um panorama com os pontos principais da etapa de recebimento de itens físicos, com links para detalhes sobre fechamento de itens de pedido de aquisição, pós-recebimento e processamento de cobranças, consulte Receber Material. Para mais informações sobre o fluxo geral de compras, veja Fluxo de Compras. Para uma visão geral de como trabalhar com aquisições no Alma, incluindo links para seções relevantes, como Faturas, Renovações, Configurações etc., consulte Introdução a Aquisições.
As seções a seguir descrevem determinadas ações que podem ser realizadas em itens de pedido de aquisição da lista de tarefas (Aquisições > Itens de Pedido de Aquisição > Todos os Itens de Pedido de Aquisição; veja Comunicação com Fornecedores) para removê-los do processamento ativo, retorná-los ao processamento ativo ou alterar os recursos aos quais estão relacionados. Dependendo da sua função, do status e do tipo do item de pedido de aquisição e de outros fatores, você poderá ou não conseguir executar todas essas ações em todos os itens no seu sistema. Para mais informações sobre listas de tarefas em geral, veja Listas de Registros.
Para realizar qualquer uma dessas ações em um item de pedido de aquisição, o item deve estar atribuído a você; veja Editar Informações do Item de Pedido de Aquisição.
Fechar, Cancelar e Excluir Itens de Pedido de Aquisição
A tabela abaixo compara as ações de fechar, cancelar e excluir itens de pedido de aquisição.
| Ação | Motivo | Disponível para | Resultado |
|---|---|---|---|
| Fechar Itens de Pedido de Aquisição | Para concluir o pedido de aquisição |
|
Itens de pedido de aquisição armazenados como fechados; podem ser reabertos |
| Cancelar Itens de Pedido de Aquisição | Erro ao processar item de pedido de aquisição | Itens de pedido de aquisição ativos que não estão
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Itens de pedido de aquisição armazenados como cancelados, podem ser reabertos |
| Excluir Itens de Pedido de Aquisição | Limpar sistema |
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Itens de pedido de aquisição e todos os materiais relacionados são excluídos do Alma. |
Fechar Itens de Pedido de Aquisição
Um item de pedido de aquisição é fechado para indicar que a compra foi concluída. Os seguintes tipos de itens de pedido de aquisição podem ser fechados:
- Itens de pedido de aquisição avulsos que foram enviados (com ao menos um recurso recebido ou ativado) e estão aguardando pagamento de fatura (normalmente são pagos automaticamente, configurados como Faturado Totalmente e/ou fechados pelo fluxo)
- Itens de pedido de aquisição contínuos com renovação periódica (quando uma assinatura de periódico deve ser interrompida, por exemplo)
Ao fechar itens de pedido de aquisição, o acervo não é excluído. Para itens de pedido de aquisição associados a recursos eletrônicos, uma tarefa será adicionada à lista de tarefas de Ativação Eletrônica com a seguinte nota: O pedido para este recurso foi fechado. Por favor, verifique se a desativação é necessária.
Ao fechar itens de pedido de aquisição, empenhos são liberados.
Notas e anexos podem ser adicionados a um item de pedido de aquisição quando este for fechado.
Para fechar um item de pedido de aquisição:
- Na lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição, selecione Fechar, nas ações de linha do item e, então, clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação.
- Para fechar um item de pedido de aquisição com alguns exemplares recebidos e alguns não recebidos, remova os itens não recebidos, altere o número de exemplares no item de pedido de aquisição e então receba os exemplares novamente.
Cancelar Itens de Pedido de Aquisição
Ao cancelar um item de pedido de aquisição, ele será invalidado. Você pode cancelar qualquer item de pedido de aquisição ativo, exceto aqueles em avaliação ou aguardando pagamento de fatura. Os itens cancelados podem ser excluídos.
Quando um item de pedido de aquisição é cancelado, ele não é removido do Alma. Itens cancelados ainda são incluídos na lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição e você pode editar ou excluir suas notas e anexos (veja Editar Informações do Item de Pedido de Aquisição). Se um item de pedido de aquisição cancelado tiver uma tarefa eletrônica associada, ela será excluída. Os empenhos do item de pedido de aquisição serão liberados após o cancelamento.
Se o item de pedido de aquisição for um item principal, o Alma tentará excluir o acervo do item de pedido de aquisição. O Alma não excluirá o acervo se o item de pedido de aquisição for adicional ou se o acervo foi recebido ou ativado. Se o acervo não puder ser excluído, seu link com o item será.
O Alma tentará excluir o item e suas coleções físicas, se elas estiverem vazias. Se o registro bibliográfico também não contiver itens, seu processamento dependerá do valor no parâmetro do cliente pol_handle_bib_record_without_inventory. Para mais informações, visite Outras Configurações (Aquisições).
Se um item de pedido de aquisição associado a uma solicitação for cancelado, o serviço Solicitações - Recalcular após Atualização de Acervo desvinculará a solicitação do acervo associado e provavelmente a cancelará (se nenhum outro item puder ser utilizado para atendê-la). Para detalhes, veja o serviço Solicitações - Recalcular após Atualização de Acervo em Visualizar Serviços Agendados.
Para cancelar um item de pedido de aquisição:
- Na lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição, selecione Cancelar Item nas ações de linha do item. Se você configurou uma nota de restrição de cancelamento para o item, ela será exibida. Após a confirmação, ou se você não tiver uma nota configurada, a caixa de diálogo Informações do Cancelamento aparecerá depois que você selecionar Cancelar Item.
Caixa de Diálogo Informações do Cancelamento - Selecione o Motivo do cancelamento. Para configurar os motivos disponíveis, consulte Configurar Motivos do Cancelamento do Item de Pedido de Aquisição.
- Na Nota de cancelamento, insira uma nota para o fornecedor, conforme necessário.Os detalhes da nota aparecerão na seção de Notas do painel de Detalhes do item de pedido de aquisição.
- Selecione Enviar cancelamento ao fornecedor para enviar uma notificação de cancelamento ao fornecedor, conforme solicitado.O cancelamento é enviado por e-mail, a não ser que o fornecedor esteja configurado para cancelamentos via EDI, que será usado para o envio neste caso. Se enviado por e-mail, será usado o endereço de preferência definido pelo fornecedor. Para informações sobre EDI, consulte Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI).
-
Se o parâmetro do cliente pol_handle_bib_record_without_inventory estiver definido como MANUAL, o campo adicional Processamento de registros bibliográficos sem acervo aparecerá na caixa de diálogo Outras Configurações (Aquisições). Nesse caso, você deve especificar o que será feito com o registro bibliográfico se o cancelamento do item de pedido de aquisição deixá-lo sem itens. Para isso, selecione uma das seguintes opções na lista dropdown:
-
Não fazer nada - Mantém o registro bibliográfico na base de dados.
-
Excluir registros bibliográficos - Exclui o registro bibliográfico da base de dados.
-
Ocultar registros bibliográficos - Mantém o registro bibliográfico na base de dados, mas o oculta da publicação na descoberta.
-
- Clique em Confirmar. O item de pedido de aquisição será cancelado. Se Enviar cancelamento ao fornecedor for selecionado, a instrução de cancelamento será enviada para o fornecedor.Uma instrução de cancelamento será enviada para o fornecedor somente se o pedido foi enviado anteriormente. Se o pedido ainda estiver em revisão, nenhum pedido foi enviado para o fornecedor e, portanto, não é necessário selecionar Enviar cancelamento ao fornecedor.
Para localizar itens de pedido de aquisição cancelados:
- Na lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição, em Etapa do Fluxo, selecione a faceta Cancelado. A lista de tarefas será filtrada e somente os itens de pedido de aquisição cancelados serão exibidos.
Excluir Itens de Pedido de Aquisição
Você só pode excluir um item de pedido de aquisição somente se tiver a função Operador de Compras Estendido.
Excluir um item de pedido de aquisição o removerá do Alma e excluirá as transações associadas a ele. Excluir um item de pedido de aquisição principal também excluirá os recursos do acervo associados a ele; excluir um item de pedido de aquisição adicional não excluirá o acervo.
A opção Excluir está disponível para itens de pedido de aquisição com os seguintes status:
- Em Revisão
- Empacotamento (Automático ou Manual)
- Adiado ou Cancelado
Um item de pedido de aquisição não poderá ser excluído se:
- Estiver vinculado a um item da fatura.
- Estiver vinculado a um pedido de aquisição e tiver sido enviado a um fornecedor. (Se o pedido de aquisição não tiver sido enviado, o item poderá ser removido do pedido de aquisição e, então, excluído.)
- Se for um item de pedido de aquisição principal e um dos seus recursos foi recebido ou ativado (mesmo que o item esteja em revisão).
Uma vez que um item de pedido de aquisição for excluído, ele não poderá ser recuperado ou reaberto. Se você achar que precisará visualizar ou reutilizar o item de pedido de aquisição, considere cancelá-lo ou fechá-lo (veja Cancelar Itens de Pedido de Aquisição e Fechar Itens de Pedido de Aquisição, acima).
Para excluir um item de pedido de aquisição:
- Na lista de tarefas de Itens de Pedido de Aquisição, selecione Excluir nas ações de linha do item e, então, clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação. O item de pedido de aquisição será excluído.
Para informações adicionais sobre excluir itens de pedido de aquisição, veja Excluir Pedidos de Aquisição.
Recriar Links de e Reativar Itens de Pedido de Aquisição
A tabela abaixo compara as ações de reabrir, recriar links e alterar referências bibliográficas de itens de pedido de aquisição.
| Ação | Motivo | Disponível para | Indisponível para | Resultado |
|---|---|---|---|---|
| Recriar Links de Itens de Pedido de Aquisição | Existe um registro bibliográfico melhor | Itens de pedido de aquisição com status Em Revisão, Adiado, Pronto ou itens avulsos Fechados |
|
O item de pedido de aquisição tem seu link criado com um registro melhor e seus exemplares/coleções físicas são movidos para este registro |
| Alterar Referência Bibliográfica | Existe uma descrição melhor para o registro | Itens de pedido de aquisição ativos |
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O item de pedido de aquisição adota uma descrição melhor e mais completa |
| Reabrir um Item de Pedido de Aquisição Fechado ou Cancelado | Para abrir um item de pedido de aquisição fechado ou cancelado (normalmente por engano) | Itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados | Todos os outros itens de pedido de aquisição, até mesmo os itens excluídos | O status é alterado para Em Revisão |
Recriar Links de Itens de Pedido de Aquisição
Você pode alterar o registro bibliográfico com o qual o item de pedido de aquisição possui link. Possíveis motivos para isso incluem:
- Recebimento de um EOD para um único volume, dentro de um serviço de múltiplos volumes, que é mais adequado para criação de link do que o link existente.
- Recebimento de um exemplar que equivale a um registro bibliográfico existente de maneira mais adequada que um novo exemplar importado no momento do pedido.
A opção Recriar Link está disponível para itens de pedido de aquisição com status Em Revisão, Adiado, Pronto (empacotado em um pedido de aquisição e pronto para envio) ou Aguardando Renovação Manual, assim como para itens de pedido de aquisição avulsos fechados e não enviados. Itens de pedido de aquisição não podem ter seus links recriados se qualquer um dos seguintes for verdadeiro:
- O item de pedido de aquisição está relacionado à Central Knowledge Base (está um uma coleção eletrônica). Quando isso acontece, a opção Recriar Link não aparecerá.
- O item de pedido de aquisição não tem um MMS_ID.
- O item de pedido de aquisição contém exemplares que pertencem a dois registros bibliográficos diferentes.
Para recriar link de um item de pedido de aquisição:
- Selecione Recriar Link na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição cujo link deseja recriar.
-
Clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação. Uma página de Busca no Repositório será aberta em um painel deslizante, com resultados para uma busca de recursos semelhantes ao item de pedido de aquisição (por exemplo, recursos que tenham o mesmo Título e ISBN, se existirem).
- Modifique a busca conforme necessário (veja Busca por Itens de Pedido de Aquisição).
- Selecione o botão ao lado do número do novo recurso e clique em Selecionar. O item de pedido de aquisição terá seu link criado com um novo recurso. Além disso, as coleções físicas e exemplares associados também serão movidos para o novo registro bibliográfico.
Alterar Referência Bibliográfica do Item de Pedido de Aquisição
É possível alterar a referência do registro bibliográfico de um item de pedido de aquisição para um registro bibliográfico diferente sem alterar o acervo. Somente a descrição do item de pedido de aquisição será alterada.
Está funcionalidade pode ser útil, por exemplo, se um pedido é criado com um registro bibliográfico breve (resumido). Nesse caso, a descrição do item de pedido de aquisição será a descrição do registro bibliográfico resumido. Se o registro bibliográfico resumido for atualizado com um registro bibliográfico completo, o item de pedido de aquisição ainda conterá a descrição antiga e imprecisa do título. Nesses casos, você pode selecionar Alterar Referência BIB para atualizar a descrição do item de pedido de aquisição com a descrição da nova versão do registro.
- Esta funcionalidade é relevante somente para itens de pedido de aquisição baseados em títulos. Além disso, ela não pode ser usada em itens cancelados.
- Itens de pedido de aquisição de tipo Coleção Eletrônica - Assinatura são processados da mesma forma que Outros Serviços - Assinatura.
Para alterar o registro bibliográfico com o qual o item de pedido de aquisição possui link sem mover o acervo:
- Selecione Alterar Referência BIB na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição cuja referência você deseja alterar.
Lista de Itens de Pedido de Aquisição - Clique em Confirmar na caixa de diálogo de confirmação.Uma página de Busca no Repositório será aberta em um painel deslizante, com resultados para uma busca de recursos semelhantes ao item de pedido de aquisição (por exemplo, recursos que tenham o mesmo Título e ISBN, se existirem).
- Modifique a busca conforme necessário (veja Busca por Itens de Pedido de Aquisição).
- Selecione o botão ao lado do número do novo recurso e clique em Selecionar. A referência do item de pedido de aquisição será alterada.
Reabrir um Item de Pedido de Aquisição Fechado ou Cancelado
Para reabrir itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados, você deve ter uma das seguintes funções:
- Operador de Compras
- Gerente de Compras
Itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados podem ser reabertos e reutilizados. Quando um item de pedido de aquisição fechado é reaberto, o pedido de aquisição é removido e o status do item é atualizado para Em Revisão. Quando um item de pedido de aquisição cancelado é reaberto, a verba original é removida; portanto, você deve adicionar uma nova verba ao item.
Itens de pedido de aquisição fechados concluíram um ciclo de aquisições completo (pedido e pagamento) e, quando finalizados, são fechados. Itens de pedido de aquisição cancelados foram iniciados, mas não concluídos.
Itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados podem ser reabertos a partir do item de pedido de aquisição individual ou através de um processo automatizado.
Para reabrir um item de pedido de aquisição fechado ou cancelado a partir do próprio item:
- Selecione Reabrir na lista de ações da linha do item de pedido de aquisição que você deseja reabrir e, na mensagem de confirmação, clique em Confirmar. O status do item de pedido de aquisição será alterado para Em Revisão.
Para reabrir itens de pedido de aquisição fechados ou cancelados em lote:
- Execute o serviço Atualizar Fluxo de Itens de Pedido de Aquisição. Para mais informações, veja Executar Serviços Manuais em Conjuntos Definidos.