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    コレクションの管理

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    はじめに

    「コレクション」「電子コレクション」とは無関係です。電子コレクションの管理を参照)は、何らかの関係がある書誌レコードを集約するエンティティです。コレクションは、トピックや主題に基づいて作成できます。たとえば、「ビートルズ」というタイトルのコレクション(人気のロックミュージックバンドに基づく)には、伝記や楽譜などの冊子、ライブパフォーマンスやスタジオレコーディングセッションのデジタルオーディオやビデオ、および所蔵する任意の数と種類の歌とレコードアルバムなどのレコードが含まれます。コレクションは独自の書誌レコードを有します。コレクションには、さまざまなリソースタイプ(冊子、デジタルおよび電子)に関連付けたレコードを含めることができます。
    コレクションの構造はトップレベルコレクションまたはサブコレクションとなります。サブコレクションは、トップレベルコレクションまたは他のサブコレクションの子です。「ビートルズ」のようなコレクションには、年代、地理、個々のバンドメンバーの伝記、または各機関にとって有益だと思われるその他のカテゴリに基づいたサブコレクションを含めることができます。「ビートルズ」コレクション自体は、より大きな60年代のポップミュージックのサブコレクションまたはロックンロールのジャンルコレクションにもなり得ます。
    コレクションは、検索(ファセット、として、またはコレクションによる検索)および公開などシステムの他の領域で使用することもできます。親コレクションや子コレクションなど、すべてのタイプのリソースをコレクションの詳細とともに公開することができます。
    • 書誌レコードが非表示となっているコレクションは、Primoに表示されません。

    • Almaは動的コレクション/サブコレクションをサポートしていません。 これは 論理セットが更新されたときにタイトルが自動的に追加されないことを意味します。

    コレクションは、[トップレベルコレクション]ページで管理されます([リソース > 目録の管理 > コレクションの管理])。コレクションはリスト表に表示されます(リスト表の詳細については、リスト表を参照してください)。Almaの検索機能を使用してコレクションを検索することもできます。 結果を管理するには、リポジトリ検索結果ページでのアクションの実行を参照してください。
    top_level_collections_ux.png
    トップレベルコレクションページ

    コレクションの操作

    次の役割はコレクションを使用することができます。
    • コレクション目録オペレータ - サブコレクションを作成および編集し、親コレクション間でサブコレクションを移動します。
    • コレクション目録オペレータと拡大コレクション目録オペレータ – トップレベルコレクションを作成、編集、および削除し、サブコレクションをトップレベルコレクションに昇格させます。サブコレクションを作成、編集、削除し、親コレクション間でサブコレクションを移動させます。
    • デジタル目録オペレータ-コレクションにタイトルを追加/削除し、コレクション間でタイトルを移動させることができます。
    コレクションを使用すると、さまざまなタイプ(冊子、デジタル、および電子)およびさまざまなソース(内部、外部、リモート)のレコードをグループ化できるため、デジタルアセット管理システムはほとんどの場合、組織化した階層単位に多くのタイプのリソースを集約します。このジョブの一環として、機関は以下を行うことができます。
    • トップレベルコレクションを追加
    • サブコレクションを作成、編集または削除
    • コレクションにサムネイルを追加
    • アイテム、セット、およびリモートデジタルオブジェクトをコレクションに追加する
    • コレクションの割り当てをインポートプロファイルと統合する
    Almaコレクションは、ローカルオブジェクトとリモートオブジェクトを参照することができます。リモートオブジェクトはリモートのロケーションに残ります。Almaコレクションはオブジェクトのメタデータのみを保存します。

    トップレベルコレクションのソート/並べ替え

    一般に、トップレベルコレクションは、Almaに追加された順に表示されます。AlmaおよびPrimo/Primo VEで表示する場合、並び順をカスタマイズするか、 事前定義されたソート(作成日または名前)を選択できます。 さらに、コレクションの ソート方向(昇順または降順) を指定することもできます。

    Alma_MngCollections_SortDirection.png

    ソート方向の選択

    ユーザーは、Primo/Primo VEのコレクションロビーからトップレベルコレクションのソート順を指定することはできず、Almaで構成されたソート順のみが使用できます。

    AlmaおよびPrimo/Primo VEで表示するデフォルトのソート順を変更するには:
    1. コレクションは[トップレベルコレクション]ページで管理できます([リソース] > [目録の管理] > [コレクションの管理])。

    2. 次のいずれかの方法を使用して、コレクションを希望する順序に変更してください。

      • ソート画面で、次の定義済み並べ替えルーチンのいずれかを選択します:作成日または名前。選択すると、コレクションは並べ替えられますが、順序を保存を選択しない限り保存されません。
      • 1つまたは複数のコレクションを選択し、[順序変更]  ドロップダウン画面でオプションを選択して、選択したアイテムを前後に移動させます。
      • アイテムをリスト内の目的の位置にドラッグアンドドロップします。
    3. ソート画面で、並べ替えの方向(昇順または降順)を選択し、順序を保存を選択します。空白のソートルーチンを保存すると、リストに表示されている最上位のコレクションが表示されます。

    コレクション情報をファイルにダウンロードする

    Almaでは、コレクションメンバーを含むすべてのコレクション階層情報を含むEAD(エンコードされたアーカイブの説明)ファイルを作成できます。たとえば、 ツリー内の各コレクションに割り当てられたタイトルなどです。コレクションメンバーの総数は10万件未満である必要があります。この数を超えると、EADダウンロードファイルは生成されません。

    コレクション情報をファイルに保存するには、次のいずれかの方法を使用します。
    • トップレベルコレクションの行アクションリストから、EADをダウンロードを選択します。

    • コレクションを表示し(行アクションリストから表示)、[一般詳細]領域で[EADのダウンロード]を選択します。

    収集情報のダウンロード中、ステータスバーが100%になる前に Almaが固まったり、 ログアウトしたりする ことがあります。これは、EADファイル形式が最初にコレクションを出力し、 次にコレクションに属する タイトルを出力するためです。 したがって、ジョブは100%になる前にスタックしている ように見える場合があります。 この段階では、コレクションのタイトルの出力が行われています。大きなコレクションツリーと多くの タイトルがサブコレクションに割り当てられている大きなコレクションの場合、XMLの生成には数分かかることがあり、 場合によっては、EADを正常にダウンロードするために2回目の試行が必要になることがあります。

    読み取り専用モードにおけるコレクションまたはサブコレクションの表示

    Almaを使用すると、コレクションリソースエディタに入らずに、コレクション/サブコレクションの設定を表示できます。

    コレクションを表示する方法
    • トップレベルのコレクションの場合は、コレクションの行アクションリストから[表示]を選択します。

    • サブコレクションの場合、トップレベルコレクションを開いた後、親ページでコレクションの[表示]を選択します。

    コレクションに関する一般的な情報が[一般詳細]領域に表示されます。コレクションのサブコレクションは、 [サブコレクション]タブに表示されます。コレクションに関連付けられたタイトルは、 [タイトルリスト]タブに表示されます。

    トップレベルコレクションを追加

    目録にトップレベルのコレクションを追加するには、コレクションの操作セクションで許可を確認してください。
    トップレベルコレクションは、グループ化された任意の数の目録アイテムを含む管理されたリソースです。これにより、デジタルコレクションやその他のリソースに組織レベルや管理レベルを提供します。
    トップレベルコレクションを目録に追加する方法
    1. トップレベルコレクションページで、[トップレベルコレクションの追加]を選択します。新規コレクションの追加ページが表示されます。
      add_new_top_level_collection_new_UI.png
      新規コレクションの追加
    2. フォームに必須フィールドとオプションフィールドを入力します。
      新規コレクションフィールドを追加
      フィールド 説明
      レコード形式 コレクションレコードのレコード形式。
      このフィールドは、システムが複数のレコード形式をサポートしている場合にのみ表示されます。この機能を有効にするには、Ex Librisサポートにお問い合わせください。
      タイトル 245 $a - タイトルに対応。必須です。このタイトルは、Almaの検索結果に表示されます。
      このタイトルは固有である必要はありませんが、コレクション名と同じにすることをお勧めします。
      ディスカバリーで 非表示にする ディスカバリーでコレクションを非表示にする場合に選択します。
      アクションの記録>ディスカバリーからの抑制で、新しいメタデータエディターからの既存のコレクションの抑制を解除します。詳細については、 MDエディタのメニューとツールバーオプション を参照してください。
      名称 コレクションの内部名称(書誌レコード名ではない)。必須です。この名称はPrimoや他の場所に公開されたときに表示されます。
      この名称はすべてのトップレベルコレクションの中でも固有である必要があります。
      説明 コレクションの説明。上限1000文字
      図書館 コレクションが保存されている図書館(ドロップダウンオプションから選択できます)。必須です。
      アクセス許可に応じて利用可能な図書館が表示されます。
      サムネイルアップロード コレクションのサムネイル画像を選択します。
      画像はjpg、png、またはgif形式で、最大サイズは100K以内である必要があります。
      外部システム インポートジョブ(OAIセット)によってコレクションが自動的に作成された場合の外部システムの名称です。
      配置(上部、下部、前) コレクションをリストの上部、または下部、あるいは既存のコレクションまたはサブコレクションの前に配置するのに選択します
      外部ID コレクションがインポートジョブ(OAIセット)によって自動的に作成された場合に、リモートシステムによって割り当てられるコレクションのIDです。さらにユーザーはこのフィールドのIDを保存して、後に公開されるメタデータに使用することができます。Primoはディスカバリーにそれを使用することができます。
      フォーム フォームは、デジタル表記を作成するときに使用されるフィールドのテンプレートで構成されます。詳細については、フォームの操作を参照してください。
      レコード形式 フォームを使用するタイトルのレコード形式。
      デポジット このコレクションへの利用者デポジットに使用するフォームを選択します。
      スタッフを介したデポジット このコレクションにスタッフを介してデポジットする際に使用するフォームを選択します。
      表記を追加 このコレクションに表記を追加するために使用するフォームを選択します。
    3. [保存]を選択して作業を保存し、別のタスクに移動するか、[保存して続行]を選択してコレクションを保存し、[コレクションリソースエディタ]ページを開きます。ここで、新しいコレクションの詳細情報を入力できます。

    コレクションインポートプロファイルを使用して、符号化記録史料記述(EAD)ファイルをインポートすることにより、コレクションを追加することもできます。詳細については、インポートプロファイルの管理を参照してください。

    コレクションを編集

    コレクションを編集する方法
    1. コレクションがトップレベルコレクションの場合、[トップレベルコレクション]ページのコレクションの行アクションリストから[編集]を選択します。[コレクションリソースエディタ]ページが表示されます。
      collection_resource_editor_new_UI.png
      コレクションリソースエディタ
      サブコレクションの場合、編集用にトップレベルコレクションを開いた後、親のページのコレクションの行アクションリストから[編集]を選択します。[一般情報]セクションでコレクションの情報を編集することができます。現在のサムネイルを削除するには、[デフォルトのサムネイルを使用]チェックボックスを選択します。新しいサムネイルをアップロードするには、 [サムネイルアップロード]フィールドで関連するサムネイル画像を選択します。このページの フィールドの詳細については、トップレベルコレクションの追加を参照してください。
      次の[フォーム]セクションがページの下部に表示されます。
      collection_forms.png
      フォームセクション
      [デポジット]、[スタッフを介したデポジット]、または[表記の追加]フォームを選択します。コレクションの書誌レコードに表記を追加すると、フォームのフィールドが表示されます。サブコレクションの書誌レコードに表記を追加するときにフォームを表示するには、[すべてのサブコレクションに適用]を選択します。フォームの詳細については、フォームの操作を参照してください。
    2. 完了したら、次を選択します。
      • [保存]をクリックして作業を保存し、コレクションのリストに戻るか、
      • [保存して続行]をクリックして作業を保存し、コレクションリソースエディターページを表示したままにします。

    サブコレクションの追加 

    コレクションにサブコレクションを追加する方法
    1. コレクションを編集し(上記を参照)、[サブコレクション]タブで[サブコレクションの追加]を選択します。新規コレクションの追加ページが表示されます。
      add_subcollection_new_UI.png
      サブコレクションを追加
    2. 説明の通り必要なフィールドに入力し、[保存]または[保存して続行]を選択します。詳細については、トップレベルコレクション(蔵書)の追加を参照してください。

    コレクションとサブコレクションの移動

    1つ以上のコレクションまたはサブコレクションを移動させて、異なるコレクションの子にする方法
      • トップレベルコレクションの場合:トップレベルコレクションページから、移動するコレクションを選択し、[選択したものを移動]を選択します。
      • サブコレクションの場合:コレクションを編集し(上記を参照)、[サブコレクション]タブで、サブコレクションの行アクションリストから[移動]を選択します。または、複数のサブコレクションの横にあるチェックボックスをオンにして、[選択したものを移動]を選択します。
      リポジトリ検索(コレクションのみ)が表示されます。
    1. ターゲットコレクションを検索して選択し、[選択]を選択します。コレクションまたはサブコレクションが、選択したコレクションに移動します。
    ターゲットの親コレクションに、移動するコレクションと同じ名前のサブコレクションが既にある場合、移動するコレクションにはダミーの固有名が付けられます。コレクションを移動した後、コレクションを編集して名前を変更します。
    サブコレクションをトップレベルコレクションにする方法
    拡大コレクション目録オペレーターの役職を持つユーザーのみがこのアクションを実行できます。
    コレクションを編集し(上記を参照)、[サブコレクション]タブで、サブコレクションの行アクションリストから[トップレベルにする]を選択します。これによりサブコレクションはトップレベルコレクションになります。
    昇格させるサブコレクションと同じ名前のトップレベルコレクションが既に存在する場合、昇格させるコレクションにはダミーの固有名が付けられます。コレクションを昇格させた後、コレクションを編集して名前を変更します。

    サブコレクションのソート/並べ替え

    一般的にコレクション/サブコレクションは、 Almaのコレクションに追加された順に表示されます。AlmaとPrimo/Primo VEで表示する場合、ソート順をカスタマイズするか、 事前定義されたソート(作成日名前)を選択することができます。 さらに、 ソート方向(昇順または降順)を指定することもできます。

    Alma_MngSubCollections_SortDirection.png

    ソート方向の選択

    Primo/Primo VEのコレクション/サブコレクションのページでは、 関連性のソートオプションはAlmaのデフォルト/カスタム の順序を使用し、タイトルのソート オプションはコレクション名でソートされます。Almaのデフォルトのソートが名前によるものである場合、Primo/PrimoVEの関連性オプションとタイトルオプションの両方がコレクション名で並べ替えられます。

    AlmaおよびPrimo/Primo VEのコレクション/サブコレクションの並べ替え順序を変更するには:
    1. コレクションリソースエディタを使用してコレクション/サブコレクションを編集します。

    2. [コレクション]タブで、次のいずれかの方法を使用して、コレクションを希望する順序に変更してください。

      • ソート画面で、次の定義済み並べ替えルーチンのいずれかを選択します:作成日または名前。選択すると、コレクションは並べ替えられますが、順序を保存を選択しない限り保存されません。
      • 1つまたは複数のコレクションを選択し、[順序変更]  ドロップダウン画面でオプションを選択して、選択したアイテムを前後に移動させます。
      • アイテムをリスト内の目的の位置にドラッグアンドドロップします。
    3. ソート画面で、並べ替えの方向(昇順または降順)を選択し、順序を保存を選択します。空白のソートルーチンを保存すると、リストに表示されている最上位のコレクションが表示されます。

    4. [保存]を選択します。

    コレクションを削除する

    コレクションを削除する方法
    コレクションに タイトルが関連付けられている場合、コレクションを削除することはできません。コレクションを削除するには、最初に関連するタイトルを削除します。
    行アクションリストから[削除]を選択し、確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。
    複数のサブコレクションを一度に削除するには、[サブコレクション]タブで、複数のコレクションの横にあるチェックボックスをオンにし、[選択したものを削除]を選択して、確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。削除できないコレクションを選択すると、確認ダイアログボックスに警告が表示されます。確認後、許可されたコレクションのみが削除されます。他のコレクションは変更されません。

    タイトルの管理

    タイトルは[タイトルリスト]タブで管理されます。

    コレクション内のタイトルを管理する方法
    • 個々にタイトルを追加する方法
      1. [タイトルの追加]を選択。リポジトリ検索(すべてのタイトルのみ)が表示されます。
      2. タイトルを検索し、目的のタイトルを選択します。
      3. [タイトルを追加]を選択し、確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。タイトルがコレクションに追加されます。
      機関ゾーンのタイトルのみをコレクションに追加できます。ネットワークゾーンが管理するインベントリをコレクションに追加することはできません。
    • セットでタイトルを追加する方法(タイトルを含むセットが既にある場合です。検索クエリとセットの管理を参照してください)
      1. [セットからタイトルを追加]を選択します。[セットの管理]ページが表示されます。
      2. 追加するセットを選択します。
      3. [タイトルを追加]を選択し、確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。
    • 個々のタイトルを削除するには、削除するタイトルの横にあるチェックボックスを選択し、[選択したものを削除]を選択します。別の方法としては、タイトルの横にある行アクションリストから[削除]を選択します。
      確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。
      デジタル目録が含まれていない場合、もしくは複数のコレクションに割り当てられている場合にのみ、コレクションからタイトルを削除することができます。これは、すべてのデジタル目録がコレクションによって管理されるようにするためです。
    • すべてのアイテムを削除するには、[すべて削除]を選択し、確認ダイアログボックスで[確認]を選択します。
    • タイトルを別のコレクションに移動する方法
      1. 移動するタイトルの横にあるチェックボックスを選択し、[選択したものを移動]を選択します。別の方法としては、タイトルの横にある行アクションリストから[移動]を選択します。リポジトリ検索(コレクションのみ)が表示されます。
      2. ターゲットコレクションを検索して選択します。
      3. [選択]を選択します。タイトルがターゲットコレクションに追加されます。
    • 行アクションリストを使用することで、タイトルを編集/表示することもできます。 

    コレクションの表示設定

    [コレクションリソースエディター]ページの[検出]タブから、タイトルのデフォルトのソートを設定し、 Primoのコレクションロビーの画像を管理できます。

    PVE_CollectionResourceEditor_Discovery.png
    ディスカバリータブ

    コレクション内のタイトルのデフォルトのソートの設定

    コレクションリソースエディタの[検出]タブでは、Primo /PrimoVEのコレクションのアイテムのデフォルトのソートを設定できます。

    Alma_MngItems_DefaultSort.png

    タイトルのソート - [検出]タブ

     Primo / Primo VEの[ソート]ドロップダウンリストに表示されるソートオプションは、以下のページで設定されます。

    • Primo VEの場合は、[表示設定]ページの[簡単な結果]タブを使用します([設定メニュー] >  [検出] > [表示設定])。詳細については、ビューの定義を参照してください。

    • Primoの場合は、表示 ウィザードの[簡単な結果]タイルを使用します([Primoホーム] > [進行中の構成ウィザード] > [表示ウィザード])。詳細については、「 表示ウィザード」を参照してください。

    Primo_MngItems_DefaultSort.png

    フィールドでアイテムを並べ替える - Primo UI
     
    Primo / Primo VEで使用されるデフォルトのソートオプションを設定するには:
    1. コレクションリソースエディタでコレクション/サブコレクションを開きます。

    2. [ディスカバリー]タブを選択します。

    3. タイトルをソートから、ソートオプションを選択します。

      ソートオプションが指定されていない場合、Primo / Primo VE はリスト の最初のアイテムをデフォルトのソートとして使用します。

      サポートされているソートオプションは、コレクションタイトルのソートルーチンマッピングテーブルで定義されます([設定メニュー] > [フルフィルメント] > [検出インターフェース表示ロジック} > [コレクションタイトルソートルーチン])。詳細については、「コレクションタイトルの並べ替え手順の設定」を参照してください。

    4.  [保存]を選択します。

    コレクションロビーの画像の管理

    [検出サムネイルを管理する]セクションから、[コレクションディスカバリー]ページの各コレクションとサブコレクションのタイル、および各コレクションのページのバナーに表示する画像を、最大20枚定義することができます。コレクションに定義された画像のうち、システムではコレクションのタイルに最大4枚の画像を表示します。

    PVE_CollectionImages.png

    コレクションのタイル(最大4枚の画像)

    コレクションディスカバリーの詳細については、Primo VEのコレクションディスカバリーの設定またはPrimoのコレクションディスカバリーの設定を参照してください。

    コレクションロビーの画像を設定する方法
    1. [ディスカバリー]タブを選択します。以下が表示されます。

    2. 次のオプションを使用して、[ディスカバリーサムネイルの管理]リストに画像を追加します。

      • コレクションに添付されている画像ファイルを検索し、コレクションのタイルに表示する場合は、[選択]を選択します。

      • ローカルの画像ファイルをブラウジングし、コレクションのタイルにそれらを表示したい場合は[アップロード]を選択します。

      • 最大20枚の画像を定義できますが、[ディスカバリーサムネイルの管理]リストの先頭から最大4枚の画像をシステムはコレクションのタイルに表示します。

      • システムはコレクションページのバナーに[ディスカバリーサムネイルの管理]リスト内の最初の画像を使用します。

      • 画像ファイルは、最大サイズが500KBで、.jpg、.jpe、または.png形式である必要があります。

      • サムネイルを定義しない場合、システムは最大4つの画像を表示します。これには、ロゴと、コレクションのサブコレクションおよびアイテムから見つかった最初の3つの画像が含まれます。

    3.  [保存]を選択します。

    4. Primo VEでコレクションのタイルとバナーがどのように表示されるかを確認するには、[ディスカバリーで表示]を選択します。

    コレクション管理履歴の表示

    コレクションで実行されたアクションの履歴を表示するには、[履歴]タブを選択します。
    history_tab.png
    履歴タブ
    • コレクションへのタイトルの追加は、[履歴]タブには含まれていません。
    • リリース(2017年9月)時点でのリポジトリ内のコレクションの場合、履歴タブに変更を表示するには、追加の変更が必要となります。
    • オペレーター列は、マネージャーと管理者のみに表示されます。 オペレーターの詳細を表示するユーザー機能の設定を参照してください。
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