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    Verwalten von Etats und Konten

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    Um Etats zu verwalten, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Etat-Manager
    • Etat-Konto (nur Ansicht)
    Um Konten zu verwalten, müssen Sie die folgende Rolle innehaben:
    • Konto-Manager
    • Fund-Konto-Viewer (nur Ansicht)
    Der Umfang Ihrer Rolle kann die Verfügbarkeit an Etats und Konten auf bestimmte Bibliotheken begrenzen.
    Ein Etat stellt Geld auf einem Konto dar. Ein Konto ist im Wesentlichen eine Sammlung von Etats. Konten werden für einen spezifischen Datumsbereich definiert, wie etwa vom 1. September diesen Jahres bis zum 31. August des nächsten Jahres. Sie verwalten Etats und Konten auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungs-Infrastruktur > Etats und Konten).
    Seite Etats und Konten
    Die Exemplare auf dieser Seite erscheinen in einer Ergebnisliste; für Informationen zur Konfigurationsliste siehe Ergebnislisten. Datensätze werden in der Reihenfolge ASCII sortiert (alphabetisch nach Großbuchstaben und danach alphabetisch nach Kleinbuchstaben). Die Felder für jedes Exemplar (Etat oder Konto) auf dieser Seite lauten wie folgt. Siehe Terminologie der Etat-Vorgänge für weitere Informationen über Etat- und Guthabentypen.
    Um Zuweisungen zwischen Etats zu transferieren, siehe Verwalten des Transfers von zugewiesenem Etat .

    Terminologie der Etat-Vorgänge

    • Ein Etat kann zugewiesen oder zusammengefasst sein.
      • Ein zusammengefasster Etat wird nicht für Bestellung und Rechnungslegung verwendet, liefert aber gesammelte Berichte über untergeordnete Etats. Sie können dieser Etat-Art andere Etats hinzufügen.
      • Ein zugewiesener Etat enthält Geld, das ausgezahlt wurde oder für einen offenen Kauf reserviert ist.
    • Ein Vorgang kann eine Etatzuweisung, Bestellbelastung, Entlastung oder Rechnungsbelastung sein:
      • Eine Etatzuweisung fügt dem Etat Geld hinzu und erhöht sein verfügbares Guthaben.
      • Eine Bestellbelastung zeigt Geld an, das voraussichtlich ausbezahlt wird, als Ergebnis eines Bestellpostens. Dies verringert das verfügbare Guthaben. Die Bestellbelastung wird geschlossen, wenn es eine gleich hohe Entlastung gibt, die mit demselben Bestellposten verknüpft ist.
      • Eine Rechnungsbelastung zieht Geld vom Etat ab und verringert das verfügbare Guthaben. Hinzufügen einer Rechnungsbelastung, die mit einem Bestellposten verbunden ist, erhöht den Wert der Entlastung, die mit diesem Bestellposten verknüpft ist.
      • Eine Entlastung wird hinzugefügt oder erhöht, wenn eine Rechnungsbelastung hinzugefügt wird, die mit demselben Bestellposten verknüpft ist wie die Bestellbelastung. Es gibt niemals mehr als eine Entlastung für eine Bestellbelastung. Beispiel:
        • Ein Etat hat eine Bestellbelastung über $100 für einen Bestellposten. Eine Rechnung über $50, die mit diesem Bestellposten verknüpft ist, geht ein. Die Bestellbelastung bleibt bei $100, eine Rechnungsbelastung über $50 und eine Entlastung von $50 werden hinzugefügt.
        • Nach dem Erhalt einer weiteren Rechnung über $50 für den Bestellposten gibt es nun zwei Rechnungsbelastungen (zu jeweils $50), eine Bestellbelastung von $100 und eine Entlastung von $100. Die Bestellbelastung gilt nun als vollständig bezahlt und wird geschlossen.
    • Das verfügbare Guthaben eines Etats ist seine zugewiesene Bilanz, abzüglich (Bestellbelastungen minus Entlastungen) und abzüglich Rechnungsbelastungen.
    • Das aktuelle Guthaben eines Etats ist seine zugewiesene Bilanz abzüglich Rechnungsbelastungen.
    • Das zugewiesene Guthaben eines Etats ist seine Gesamt-Etatzuweisung ohne Rechnungsbelastungen oder Bestellbelastungen/Entlastungen.
    • Das belastete Guthaben eines Etats ist die Summe seiner Bestellbelastungen minus Entlastungen.
    • Die Summe Rechnungsbelastungen eines Etats ist die Summe seiner Rechnungsbelastungen.

    Besitz und Verfügbarkeit von Konten und Etats

    Ein Konto ist entweder in Besitz der Institution oder einer Bibliothek. Jeder Etat, der zum Konto hinzugefügt wird, ist in Besitz derselben Organisation, die das Konto besitzt. Wenn ein Etat im Besitz einer Bibliothek ist, steht er nur dieser Bibliothek zur Verfügung. Wenn ein Etat im Besitz einer Institution ist, kann er allen Bibliotheken der Institution, einer Gruppe von Bibliotheken der Institution oder einer einzigen Bibliothek der Einrichtung zur Verfügung gestellt werden.
    Wenn Sie ein Konto erstellen, können Sie eine Bibliothek als dessen Inhaber einstellen (die Institution wird standardmäßig ausgewählt). Ein Benutzer, der eine Rolle mit Geltungsbereich auf Institutionsebene innehat, kann später den Besitz eines Kontos von der Bibliothek auf die Institution ändern, aber nicht umgekehrt (der Benutzer kann den Besitz des Kontos nicht von der Institution auf eine Bibliothek ändern). Das Ändern des Konto-Besitzers ändert den Verfügbarkeits-Umfang des Kontos und den Besitz aller enthaltenen Etats, es ändert jedoch nicht den Verfügbarkeits-Umfang der Etats.
    Beim Erstellen des Kontos oder Etats können Sie die Verfügbarkeit des Kontos oder Etats auf eine oder mehrere Bibliotheken innerhalb der Institution begrenzen. Um ein einer bestimmten Bibliothek verfügbares Konto oder Etat anzusehen oder zu verwalten, muss ein Benutzer die entsprechende Rolle mit Geltungsbereich auf Institutions- oder Bibliotheksebene innehaben.
    Ein Benutzer, der eine Rolle mit Geltungsbereich auf Institutionsebene innehat, kann die Verfügbarkeit eines Kontos oder Etats ändern, um mehr oder weniger Bibliotheken einzubeziehen. Wenn Sie die Verfügbarkeit eines Kontos von einer oder mehreren Bibliotheken entfernen, sind die mit diesem verbundenen Etats für diese Bibliotheken ebenfalls nicht mehr verfügbar. Wenn Sie die Verfügbarkeit auf ein Konto für eine oder mehrere Bibliotheken hinzufügen, werden die Etats diesen Bibliotheken nicht verfügbar gemacht, es sei denn sie werden ebenfalls hinzugefügt.
    Wenn Sie Etats zwischen Konten transferieren, können Sie den Etat nur auf ein Konto mit genau derselben Verfügbarkeit wie das Konto, von dem Sie den Etat transferieren, verschieben.

    Behandlung von Wechselkursen in Etats

    Wenn ein Bestellposten eine Bestellbelastung in einer Währung erstellt, die sich von der Währung des Etats unterscheidet, wird das verfügbare Guthaben auf Basis des Wechselkurses zwischen den beiden Währungen berechnet. Die Wechselkurse und berechneten Werte für offenen Bestellbelastungen in einer Fremdwährung werden wöchentlich neu berechnet, durch den Prozess Neuberechnung der Bestellposten-Belastungen auf Basis der aktuellen Wechselkurse (siehe Angesetzte Prozesse anzeigen). Der Wechselkurs und das Wechselkurs-Datum einer Entlastung sind immer dieselben wie in der zugehörigen Bestellbelastung.
    Im folgenden Beispiel wird ein Kauf in USD am Donnerstag getätigt und die Rechnungen werden am Sonntag und Dienstag erhalten. Der Etat ist in EUR und seine verfügbares Guthaben betrug vor dem Kauf 1.000 (eintausend) EUR. Das verfügbare Guthaben ist immer seine Gesamt-Etatzuweisung abzüglich (berechnete Bestellbelastungen minus berechnete Entlastungen) und abzüglich Rechnungsbelastungen.
    Beispiel für die Neuberechnung des Wechselkurses
    Datum Vorgänge Wechselkurs EUR/USD Bestellbelastung Rechnungsbelastungen Entlastung Verfügbares Guthaben
    Donnerstag Ein Bestellposten von USD100 wird gesendet, um von einem Etat in EUR bezahlt zu werden 0.91 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 91
    Wechselkursdatum: Donnerstag
    Status: Offen
       
    909 EUR:
    1000
    - 91 Bestellbelastung
    Freitag   0.92 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 91
    Wechselkursdatum: Donnerstag
    Status: Offen
       
    909 EUR:
    1000
    - 91 Bestellbelastung
    Samstag Der Prozess zur Neuberechnung wird ausgeführt 0.93 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 93
    Wechselkursdatum: Samstag
    Status: Offen
       
    907 EUR:
    1000
    - 93 Bestellbelastung
    Sonntag Eine mit diesem Bestellposten verknüpfte Rechnung über $50 geht ein 0.94 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 93
    Wechselkursdatum: Samstag
    Status: Offen
    1: 47 EUR (50 USD, basierend auf dem Wechselkursdatum von Sonntag) Wert: 50 USD
    Berechnet: EUR 46.50 (50 USD berechnet mit 0.93 EUR)
    Wechselkursdatum: Samstag
    906.50 EUR:
    1000
    - (93 Bestellbelastung - 46.50 Entlastung)
    - 47 Rechnungsbelastung
    Montag   0.92 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 93
    Wechselkursdatum: Samstag
    Status: Offen
    1: 47 EUR Wert: 50 USD
    Berechnet: EUR 46,50 (50 USD berechnet mit 0,93 EUR)
    Wechselkursdatum: Samstag
    906.50 EUR:
    1000
    - (93 Bestellbelastung - 46.50 Entlastung)
    - 47 Rechnungsbelastung
    Dienstag Eine mit diesem Bestellposten verknüpfte Rechnung über $50 geht ein
    Der Bestellposten ist vollständig bezahlt und die Bestellbelastung wird geschlossen.
    0,90 Wert: 100 USD
    Berechnet: EUR 93
    Wechselkursdatum: Samstag
    Status: Geschlossen
    1: 47 EUR
    2: 45 EUR (50 USD, basierend auf dem Wechselkursdatum von Dienstag)
    Wert: 100 USD (50 USD + 50 USD)
    Berechnet: EUR 93 (50 USD berechnet mit 0.93 EUR + 50 USD berechnet mit 0.93 EUR)
    Wechselkursdatum: Samstag
    908 EUR:
    1000
    - (93 Bestellbelastung - 93 Entlastung)
    - 47 Rechnungsbelastung
    - 45 Rechnungsbelastung

    Hinzufügen eines Kontos

    Sie fügen ein Konto und dann Etats zu diesem Konto auf der Seite Etats und Konten hinzu.
    Sehen Sie sich das Video Erstellen eines Kontos an (4:00 Min.).
    Um ein Konto hinzuzufügen:
    1. Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungs-Infrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie auf Neues Konto. Die Seite Zusammengefasste Details erscheint.
      Neues Konto - Übersichtsdetails
      Um eine Kopie eines Kontos zu erstellen, wählen Sie für das Konto Duplizieren in der Zeilen-Aktionsliste auf der Seite Etats und Konten. Nach dem Kopieren des Kontos ändern Sie es nach Bedarf.
    2. In der Registerkarte Übersicht geben Sie den Namen und den Code für das Konto ein (Pflichtfelder).
      Der Code wird wieder verwendet, wenn Sie das Konto in einen neuen Abrechnungszeitraum übertragen, verwenden Sie daher keinen jahresbasierenden Code, wie HAUPTKONTO 2015. Der Kontoname kann geändert werden, wenn er in einen neuen Abrechnungszeitraum gelegt wird.
      Das Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt.
    3. Konfigurieren die optionalen Felder des Kontos im Abschnitt Allgemein.
      Allgemeine Konto-Details
      Feld Beschreibung
      Externe ID Die ID, die verwendet wird, um mit anderen Systemschlüsseln zu verknüpfen.
      Im Besitz von
      Die besitzende Institution oder Bibliothek.
      Wenn Sie dies später ändern, können Sie die Inhaberschaft von einer Bibliothek auf die Institution ändern, jedoch können Sie nicht die Inhaberschaft von einer Bibliothek auf eine andere oder von der Institution auf eine Bibliothek ändern.
      Verfügbar für Die anwendbaren Bibliotheken. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Untereinheit einschließen der Institution und wählen Sie eine oder mehrere Bibliotheken aus der Liste aus, um die Konto-Vorgänge auf die ausgewählten Bibliotheken zu begrenzen, was die Verwendung der Etats auf dem Konto durch andere Bibliotheken verhindert.
      Um alle Bibliotheken in der Institution auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Untereinheit einschließen der Institution (erste Reihe).
      Beschreibung Die Beschreibung des Kontos.
      Status Der Status des Kontos:
      • Aktiv – Im System einsatzbereit
      • Entwurf – Im System konfiguriert, aber noch nicht einsatzbereit
      • Inaktiv – Nicht im System einsatzbereit (nachdem es zuvor aktiv war)
      Währung Die Standardeinheit der Währung für das Konto. Um Währungen zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Währungen.
      Abrechnungszeitraum Das Geschäftsjahr, für welches das Konto gilt. In der Liste erscheinen nur Aktive Abrechnungszeiträume. Um diese Optionen zu konfigurieren, siehe Konfiguration der Etat- und Konto-Abrechnungszeiträmue. Für weitere Informationen zum Abrechnungszeitraum siehe auch Abschluss des Abrechnungszeitraums.
      Abrechnungszeitraum-Daten Die Finanzdaten, für welche das Konto gilt. Für Informationen siehe Konfiguration der Etat- und Konto-Abrechnungszeiträume.
    4. Im Abschnitt Berichte wählen Sie den Berichtstyp, den Sie anzeigen wollen, im Feld Bericht anzeigen aus, wie folgt:
      • Etat-Guthaben – Zeigt den zuvor gekennzeichneten Guthabenbericht an
      • Etat-Verbrauch – Zeigt den in Alma Analytics konfigurierten Etat-Verbrauchsbericht an
    5. Konfigurieren Sie im Abschnitt Regeln die mit dem geldpolitischen Verhalten der Bestellbelastungen und Rechnungsbelastungen für dieses Konto verbundenen Felder.
      Konto-Regeln
      Feld Beschreibung
      Überschreitung verplanter Mittel ist zulässig Ob es Ihnen der Etat ermöglicht, eine Bestellbelastung hinzuzufügen, deren Betrag das verfügbare Guthaben des Etats übersteigt (das zugewiesene Guthaben abzüglich allfälliger Rechnungs- und Bestellbelastungen). Die gültigen Werte sind:
      • Nein
      • Ja – Alma überprüft das angegebene Limit im Etat und führt eine Rechnung gegen den Etatbetrag durch. (Wenn kein Limit angegeben ist, wird als Limit 0 angenommen, was bedeutet dass Ja wie Nein wirkt.)
      • Keine Limits - zeigt an, dass Überschreitungen verplanter Mittel ohne Limits zulässig sind. Alma überprüft weder das angegebene Limit, noch ob der Etat Geld hat.
      Überschreitung verfügbarer Mittel ist zulässig Ob es Ihnen der Etat ermöglicht, eine Rechnungsbelastung hinzuzufügen, deren Betrag das verfügbare Guthaben des Etats übersteigt.  Die gültigen Werte sind:
      • Nein
      • Ja
      • Keine Limits - zeigt an, dass Überschreitungen verplanter Mittel ohne Limits zulässig sind.
      Überschreitung verplanter Mittel -Warnung, Prozent Der Prozentsatz zulässiger Überschreitungen verplanter Mittel, bevor das System eine Warnung vorsieht. Wenn dieser Betrag erreicht ist, wird eine Warnmeldung angezeigt, dass der Schwellenwert für die Warnschwelle für Überschreitung erreicht wurde. Wenn der Benutzer bestätigt, dass die Transaktion hinzugefügt werden soll, wird eine Warnung für die Entität hinzugefügt, die die Etattransaktion erstellt hat.
      Überschreitung verfügbarer Mittel -Warnung, Summe Der Betrag an Überschreitung verfügbarer Mittel, bevor das System eine Warnung vorsieht.
      Überschreitung verplanter Mittel - Limit, Prozent Der maximale Prozentsatz zulässiger Überschreitungen verplanter Mittel, bevor das System die Erstellung einer Bestellbelastung sperrt. Wenn dieser Betrag erreicht ist, wird die Transaktionserstellung blockiert. 
      Überschreitung verfügbarer Mittel - Limit, Summe Der Betrag der zur Überschreitung verfügbaren Mittel (im Vergleich mit der zugewiesenen Bilanz), bevor das System die Erstellung einer Überschreitung verfügbarer Mittel sperrt.
      Bestellbelastungen vor Abrechnungszeitraum (Tage) Die Anzahl an Tagen vor dem Startdatum des Abrechnungszeitraums, ab wann neue Bestellbelastungen erstellt werden können.
      Wenn negativ, können Sie keine Bestellbelastungen während der angegebenen Anzahl an Tagen nach dem Beginndatum des Abrechnungszeitraums erstellen.
      Beim Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung wird empfohlen, es auf 365 zu setzen (oder so früh wie nötig, um Abgrenzungssrechnungen einzugeben). Siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung
      Wenn ein Etat des aktuellen Abrechnungszeitraumes zur gleichen Zeit aktiv ist wie ein Etat aus dem nächsten Abrechnungszeitraum, wird der Etat des nächsten Abrechnungszeitraumes verwendet, wenn es dieser Wert zulässt. Wenn Sie nicht möchten, dass Bestellbelastungen aus dem nächsten Abrechnungszeitraum zum Etat hinzugefügt werden, während der Etat des aktuellen Abrechnungszeitraumes noch aktiv ist, setzen Sie diesen Wert auf 0.
      Rechnungsbelastungen vor Abrechnungszeitraum (Tage) Die Anzahl an Tagen vor dem Startdatum des Abrechnungszeitraums, ab wann neue Rechnungsbelastungen erstellt werden können.
      Wenn negativ, können Sie keine Rechnungsbelastungen während der angegebenen Anzahl an Tagen nach dem Beginndatum des Abrechnungszeitraums erstellen.
      Beim Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung wird empfohlen, es auf 365 zu setzen (oder so früh wie nötig, um Abgrenzungssrechnungen einzugeben). Siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung
      Transfers vor Abrechnungszeitraum (Tage) Die Anzahl an Tagen vor dem Startdatum des Abrechnungszeitraums, ab wann neue Geldtransfers erstellt werden können.
      Wenn negativ, werden Geldtransfers während der angegeben Anzahl an Tagen nach dem Beginndatum des Abrechnungszeitraums gesperrt.
      Beim Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung wird empfohlen, es auf 365 zu setzen (oder so früh wie nötig, um Abgrenzungssrechnungen einzugeben). Siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung
      Sie können nur Geld zwischen Etats desselben Abrechnungszeitraums übertragen. Für weitere Informationen siehe Verwalten des Transfers von zugewiesenem Etat.
      Bestellbelastungs-Toleranzfrist am Ende des Abrechnungszeitraums (Tage) Die Anzahl an Tagen nach dem Enddatum des Abrechnungszeitraums, bis wann neue Bestellbelastungen erstellt werden können.
      Wenn negativ, sperrt das System neue Bestellbelastungen während der angegebenen Anzahl an Tagen vor dem Ende des Abrechnungszeitraums.
      Rechnungsbelastungs-Kulanzfrist am Ende des Abrechnungszeitraums (Tage) Die Anzahl an Tagen nach dem Enddatum des Abrechnungszeitraums, bis wann neue Rechnungsbelastungen erstellt werden können.
      Wenn negativ, sperrt das System neue Rechnungsbelastungen während der angegebenen Anzahl an Tagen vor dem Ende des Abrechnungszeitraums.
    6. In der Registerkarte Etats klicken Sie auf Neuer Etat, um einen Etat zum Konto hinzuzufügen. Für Informationen siehe Einen Etat hinzufügen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie auf Bearbeiten geklickt haben, um ein bestehendes Konto zu bearbeiten.
    7. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Kontoinformationen zu speichern und zur Seite Etats und Konten zurückzukehren.
      Wechselkurs-Änderungen können Alma dazu veranlassen, Bestellbelastungen und Rechnungsbelastungen neu zu berechnen.

    Bearbeiten eines Kontos

    Sie können die für ein Konto eingegebenen Informationen bearbeiten.
    Um Kontoinformationen zu bearbeiten:
    1. Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste für das Konto, dessen Informationen Sie ändern wollen, auf Bearbeiten. Die Seite Zusammengefasste Details erscheint. Siehe Hinzufügen eines Kontos.
    2. Auf der Seite Zusammengefasste Details bearbeiten Sie die Kontoinformationen nach Bedarf (beachten Sie, dass Sie die Felder Code, Währung und Abrechnungszeitraum nicht bearbeiten können). Für Informationen über diese Seite siehe Hinzufügen eines Kontos.
      Das Ändern des Konto-Besitzers ändert den Verfügbarkeits-Umfang des Kontos und den Besitz aller enthaltenen Etats, es ändert jedoch nicht den Verfügbarkeits-Umfang der Etats. Wenn Sie die Verfügbarkeit eines Kontos von einer oder mehreren Bibliotheken entfernen, sind die mit diesem verbundenen Etats für diese Bibliotheken ebenfalls nicht mehr verfügbar. Wenn Sie die Verfügbarkeit auf ein Konto für eine oder mehrere Bibliotheken hinzufügen, werden die Etats diesen Bibliotheken nicht verfügbar gemacht, es sei denn sie werden ebenfalls hinzugefügt.
    3. In der Registerkarte Etats können Sie nach Bedarf Etats hinzufügen, bearbeiten, duplizieren, deaktivieren oder verschieben. Für Informationen zum Hinzufügen von Etats siehe Einen Etat hinzufügen.
    4. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für das Konto hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Siehe Registerkarte Notizen.
    5. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für das Konto hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Siehe Registerkarte Anhänge
    6. Um Ihre Änderungen zu speichern und das Konto zu deaktivieren klicken Sie auf Deaktivieren. Um das Konto zu aktivieren, klicken Sie auf Aktivieren. Andernfalls klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

    Hinzufügen eines Etats

    Sie können einen Etat oder ein Konto zu einem zusammengefassten Etat hinzufügen. Sie können Bestellbelastungen nur dann dem Abrechnungszeitraum eines Etats oder Kontos hinzufügen, wenn:
    • der Abrechnungszeitraum aktiv ist
    • Der Datumsbereich des Abrechnungszeitraums enthält das Tagesdatum
    Alternativ können Sie Bestellbelastungen zum Abrechnungszeitraum eines Kontos vor oder nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum hinzufügen, unter der Voraussetzung, dass die relevanten Felder im Abschnitt Regeln auf der Seite Zusammengefasste Details konfiguriert wurden (Erwerbungen > Erwerbungs-Infrastruktur > Etats und Konten; klicken Sie auf Neues Konto). Für Details zu den Feldern im Abschnitt Regeln siehe Neues Konto.
    Sehen Sie sich das Video Erstellen eines Etats an (5:00 Min.).
    Um einem Konto oder einer Etat-Übersicht einen Etat hinzuzufügen:
    1. Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste für das Konto oder der Etat-Übersicht, der Sie einen Etat hinzufügen wollen, auf Bearbeiten.
    2. Klicken Sie auf die Registerkarte Etats. Die Seite Etatliste erscheint.
      Seite Etatliste
    3. Klicken Sie auf Neuer Etat und wählen Sie entweder Zugewiesener Etat oder Übergeordneter Etat. Die Seite Zusammengefasste Details erscheint.
      Etat hinzufügen - Übersichtsdetails
      Wenn Sie eine Kopie eines Etats erstellen wollen, klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf Duplizieren den Link Duplizieren für den Etat, den Sie kopieren möchten. Sobald Sie den Etat kopiert haben, können Sie ihn nach Bedarf ändern.
    4. Geben Sie die Etatbezeichnung und den Code an (Pflichtangabe).
      Der Code wird wieder verwendet, wenn Sie das Konto in einen neuen Abrechnungszeitraum übertragen, verwenden Sie daher keinen jahresbasierenden Code, wie HAUPTETAT 2015. Die Etatbezeichnung kann geändert werden, wenn sie in einen neuen Abrechnungszeitraum gelegt wird. Wenn Sie mit periodengerechter Abgrenzung arbeiten (siehe Arbeiten mit periodengerechter Abgrenzung), ändern Sie den Namen des Etats im neuen Abrechnungszeitraum nicht.
      Das Feld ist auf 255 Zeichen begrenzt. Es wird empfohlen, dass der Code keine Sonderzeichen enthält.
    5. Optional können Sie eine externe ID für den Etat eingeben, die für die Verknüpfung mit anderen Systemschlüsseln verwendet wird, sowie eine Beschreibung für den Etat.
      Im Besitz von, Pfad, Währung, Abrechnungszeitraum und Abrechungszeitraum-Daten werden aus dem Konto übernommen und können nicht geändert werden. Verfügbar für wird ebenfalls übernommen, jedoch können Sie Bibliotheken entfernen, um es restriktiver zu machen.
    6. Wenn das übergeordnete Konto des Etats / der übergeordnete Etat für mehr als eine Bibliothek verfügbar war, wählen Sie in Verfügbar für die Bibliotheken, für welche dieser Etat verfügbar ist. Sie können die Verfügbarkeit des Etats restriktiver machen als das Elternteil.
    7. Optional können Sie einen Etat-Typ eingeben. Um Etat-Typen zu konfigurieren, siehe Konfiguration von Etat-Typen.
      Um diesen Etat für das Anhängen an Fernleihbestellungen verfügbar zu machen, muss der Etat-Typ Fernleihbestellungen sein. Siehe Fernleihbestellungen in Zusammenhang mit Mitteln.
    8. Um das Regelset des Kontos zu überschreiben, klicken Sie im Bereich Regeln auf Regel-Information ignorieren und konfigurieren Sie dann die Felder, die mit dem geldpolitischen Verhalten der Bestellbelastungen und Rechnungsbelastungen für diesen Etat verbundenen sind. Zur Erläuterung dieser Felder siehe Konto hinzufügen.
    9. Für einen übergeordneten Etat:
      1. Im Abschnitt Berichte wählen Sie den Berichtstyp, den Sie anzeigen wollen, im Feld Bericht anzeigen aus, wie folgt:
        • Etat-Guthaben – Zeigt den zuvor gekennzeichneten Guthabenbericht an.
        • Etat-Verbrauch – Zeigt den in Alma Analytics konfigurierten Etat-Verbrauchsbericht an.
      2. Klicken Sie in der Registerkarte Etats auf Etat hinzufügen, um einem Konto einen Etat hinzuzufügen (beginnend mit Schritt 1 des Prozesses).
    10. Klicken Sie auf Speichern, um die Etatinformation zu speichern.
    Nachdem Sie die Konfiguration dieses Etats beendet haben, klicken Sie auf Aktivieren, um den Etat zu aktivieren.
    Sobald der Etat gespeichert wurde, kann der Etatcode nicht mehr geändert werden.

    Bearbeiten eines Etats

    Sie können die für einen Etat eingegebenen Informationen bearbeiten.
    Um die Etat-Informationen zu bearbeiten:
    1. Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie in der Zeilen-Aktionsliste für das Konto, dessen Informationen Sie ändern wollen, auf Bearbeiten.
    2. Auf der Seite Zusammengefasste Details bearbeiten Sie den Etat nach Bedarf. Für Informationen über diese Seite siehe Einen Etat hinzufügen. Beachten Sie, dass der Code des Etats nicht bearbeitet werden kann.
    3. Für zugewiesene Etats wählen Sie die Registerkarte Vorgänge, um die Vorgänge für den Etat durchzuführen. Für weitere Informationen zum Transfer und zur Zuweisung von Etats siehe Etat-Vorgänge durchführen.
    4. In der Registerkarte Notizen können Sie Notizen für den Etat hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Siehe Registerkarte Notizen.
    5. In der Registerkarte Anhänge können Sie Anhänge für den Etat hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Siehe Registerkarte Anhänge
    6. Um Ihre Änderungen zu speichern und das Konto zu deaktivieren klicken Sie auf Deaktivieren. Um den Etat zu aktivieren, klicken Sie auf Aktivieren. Andernfalls klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.

    Aktivieren und deaktivieren von Etats und Konten

    Bevor ein Etat verwendet werden kann, muss er aktiviert werden.
    Nachdem Sie alle notwendigen Etats für ein Konto zugewiesen haben, müssen Sie das Konto aktivieren, um es zu verwenden.
    Sie können einen Etat oder ein Konto deaktivieren, den/das Sie derzeit nicht benötigen, aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt benötigen. Sie müssen einen Etat oder ein Konto auch deaktivieren, bevor er/es gelöscht werden kann (siehe Etats und Konten löschen).
    Um Etats und Konten zu aktivieren oder deaktivieren:
    Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie auf Aktivieren oder Deaktivieren in der Zeilen-Aktionslistefür das Konto oder den Etat, das/den Sie aktivieren möchten.
    • Sie können einen Etat auch aktivieren, während Sie ihn hinzufügen oder bearbeiten, durch Auswahl des Links Aktivieren auf der Seite Etatliste oder durch Klicken auf Aktivieren in einer der Registerkarten des Etats, nachdem Sie den Etat konfiguriert haben. Sie können auch ein Konto aktivieren, während Sie es bearbeiten, indem Sie in einer der Registerkarten des Kontos auf Aktivieren klicken.
    • Sie können Sie einen Etat auch deaktivieren, indem Sie den Link Deaktivieren auf der Seite Etatliste auswählen oder in einer der Registerkarten des Etats auf Deaktivieren klicken. Sie können auch ein Konto deaktivieren, während Sie es bearbeiten, indem Sie in einer der Registerkarten des Kontos auf Deaktivieren klicken.
    • Wenn Sie ein Konto oder einen übergeordneten Etat deaktivieren, werden Sie aufgefordert, die mit dem Konto oder dem übergeordneten Etat verknüpften Etats zu deaktivieren. Alle mit einem Konto verbundenen übergeordneten Etats müssen deaktiviert werden, bevor das Konto oder der übergeordnete Etat deaktiviert werden kann.

    Löschen von Etats und Konten

    Wenn ein Konto oder Etat für einen Abrechnungszeitraum nicht mehr benötigt wird, kann es/er aus dem System gelöscht werden. Beachten Sie, dass der Etat/das Konto Inaktiv oder ein Entwurf sein muss, um gelöscht zu werden.
    Um ein Konto oder einen Etat zu löschen:
    Auf der Seite Etats und Konten (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur > Etats und Konten) klicken Sie auf Löschen in der Zeilen-Aktionsliste für einen Etat oder ein Konto. Wenn der Etat (oder mit dem Konto verbundene Etats) keine verbundenen Vorgänge, Bestellbelastungen oder Rechnungsbelastungen hat, wird er gelöscht. Wenn ein Konto gelöscht wird, werden alle mit dem Konto verbundenen Etats ebenfalls gelöscht.
    Alternativ können Sie einen Etat/ein Konto löschen, während Sie es bearbeiten, indem Sie in einer der Registerkarten des Etats/Kontos auf Löschen klicken.

    Durchführen von Etat-Vorgängen

    Etat-Vorgänge werden in der Registerkarte Vorgänge durchgeführt, die Sie erreichen, indem Sie in der Zeilen-Aktionsliste auf der Seite Etats und Konten auf Bearbeiten klicken (Erwerbungen > Erwerbungsinfrastruktur>Etats und Konten). Die Registerkarte Vorgänge listet alle an einem zugewiesenen Etat durchgeführten Vorgänge auf.
    Vorgänge Page
    Registerkarte Vorgänge
    In dieser Registerkarte können Sie:
    • Details eines Vorgangs ansehen
    • Einem zugewiesenen Etat Geld zuweisen
    • Geld von einem zugewiesenen Etat an einen anderen übertragen Sie können zudem Etats übertragen
    Um die Zuweisung eines Etats zu verringern, weisen Sie Geld mit einer negativen Zahl zu.
    Um die Details eines Vorgangs anzusehen:
    In der Registerkarte Vorgänge klicken Sie auf Ansicht in der Zeilen-Aktionsliste für einen Vorgang. Die Seite Vorgangsdetails erscheint, mit Details für den angegeben Vorgang.
    Seite Vorgangsdetails
    Um einem zugewiesenen Etat Geld zuzuweisen:
    1. In der Registerkarte Vorgänge wählen Sie Etatzuweisung aus.
      Seite Etatzuweisung - Vorgang
    2. Geben Sie den Betrag der Etatzuweisung ein und füllen Sie die folgenden optionalen Felder aus:
      • Vorgangsreferenz-Nummer – eine Nummer, die verwendet werden kann, um eine bestimmte Zuweisung auf den Etat zu beziehen.
      • Vorgangs-Notiz – Eine Beschreibung des Vorgangs
    3. Klicken Sie auf Neuer Etatzuweisung-Transfervorgang und anschließend im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
    4. klicken Sie auf Speichern.
    Um einen Transfer von einem zugewiesenen Etat zu einem anderen durchzuführen:
    1. In der Registerkarte Vorgänge wählen Sie Etats übertragen aus.
      Das Feld Von Etat enthält den Wert des aktuellen Etats, der nicht geändert werden kann.
    2. Fahren Sie wie in Geld zwischen zugewiesenen Etats übertragen beschrieben fort und beginnen Sie mit Schritt 2.