Rollen- und Registrierungskonfiguration
Für weitere Informationen zu Rollen siehe Verwalten von Benutzerrollen.
Die Basiseinheit für die Berechtigung, ein Exemplar (Seite, Option, Link) anzusehen oder eine Aktion durchzuführen, ist eine Berechtigung; Berechtigungen werden intern verwendet und von Ex Libris konfiguriert. Berechtigungen sind nach Rollen gruppiert. Rollen sind nach Rollenprofilen gruppiert.
Konfiguration von Rollenprofilen
Um Rollenprofile zu konfigurieren, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Benutzer-Administrator
- Allgemeiner Systemadministrator
Ein Rollenprofil ist eine Sammlung von Rollen, gruppiert nach Aufgabenfunktionen, die einem Benutzer in einer einzigen Aktion zugewiesen werden können. Rollenprofile erleichtern das automatische Hinzufügen einer allgemeinen Rollenliste zu einem Benutzer beim Hinzufügen eines neuen Benutzers (indem dem Benutzer eine Prozesskategorie oder Benutzergruppe zugewiesen wird, für die eine Rollenzuweisungsregel existiert); siehe Konfiguration von Regeln für die Rollen-Zuordnung unten) oder die Rollen eines Benutzers manuell verwalten (indem Sie ihnen ein Rollenprofil zuweisen; siehe Hinzufügen von Rollen für Benutzer).
Ein Rollenprofil ist nicht direkt mit den Benutzern verknüpft, denen es zugewiesen ist. Vielmehr handelt es sich um ein Mittel, mit dem einem Benutzer eine vordefinierte Liste einzelner Rollen zugewiesen wird. Wenn Sie also ein Rollenprofil aktualisieren, wirkt sich dies nicht auf Benutzer aus, auf die Sie es bereits angewendet haben.
Sie können Regel für die Rollen-Zuordnung konfigurieren, um neuen Benutzern automatisch Rollenprofile zuzuweisen (siehe Konfiguration von Regeln für die Rollen-Zuordnung ).
Sie konfigurieren Rollenprofile auf der Seite Profilliste (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Profile). Vorhandene Rollenprofile werden auf dieser Seite unter Name aufgelistet, die damit verknüpften Rollen unter Eingeschlossene Rollen.. Der Umfang jeder Rolle wird in Klammern hinter der Rolle angezeigt.
Seite Profilliste
Wenn dem ausgewählten Rollenprofil keine Rollen zugeordnet sind, können Sie Rollen hinzufügen, wie in Hinzufügen eines Rollenprofils beschrieben.
In Bezug auf Rollenprofile können Sie folgende Aktionen durchführen:
- Hinzufügen eines Rollenprofils – Siehe Hinzufügen eines Rollenprofils unten.
- Bearbeiten eines Rollenprofils – Wählen Sie Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste und folgen Sie den Anweisungen unter Hinzufügen eines Rollenprofils. Informationen zum Anwenden der von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf Benutzer, auf die das Rollenprofil zuvor angewendet wurde, finden Sie weiter unten im Abschnitt Aktualisieren von Benutzerkonten, auf die bereits ein Rollenprofil angewendet wurde.
- Duplizieren eines Rollenprofils – Wählen Sie Duplizieren in der Zeilen-Aktionsliste und folgen Sie den Anweisungen unter Hinzufügen eines Rollenprofils, um das Profil zu bearbeiten.
- Löschen eines Rollenprofils – Wählen Sie Löschen in der Zeilen-Aktionsliste und klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
Hinzufügen eines Rollenprofils
Sie fügen Ihrem System ein Rollenprofil hinzu, indem Sie einen Namen dafür angeben und ihm dann alle entsprechenden Rollen hinzufügen.
Um ein Rollenprofil hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf der Seite Profilliste (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Profile) auf Neues Profil. Die Seite Profile wird angezeigt. Dies ist die erste Seite eines zweiseitigen Assistenten.
Seite Profil - Geben Sie einen Namen für das Rollenprofil (erforderlich) ein und klicken Sie auf Speichern und fortfahren. Der Bereich Profilrollen erscheint.
Seite Profil – Aktualisiert - Um Rollen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Rolle. Die Seite Neue Rolle wird geöffnet. Folgen Sie den Anweisungen unter Hinzufügen von Rollen für Benutzer, um Rollen manuell hinzuzufügen. Nach dem Hinzufügen der Rollen wird der Bereich Profilrollen aufgeführt.
Nur Rollen, die in einem Rollenprofil aktiviert sind, wenn dieses Rollenprofil auf einen Benutzer angewendet wird, werden dem Konto dieses Benutzers hinzugefügt. Rollen, für die keine Umfang-Einstellung erforderlich ist (d. h. der Umfang ist immer die Institution), werden aktiviert, sobald sie hinzugefügt werden. Rollen, für die ein Umfang erforderlich ist, der aber noch nicht im Rollenprofil festgelegt wurde, werden deaktiviert und können erst nach Bearbeitung und Auswahl eines Umfangs aktiviert werden. Sobald ein Umfang für eine Rolle nach Bedarf festgelegt wurde, können Sie die Rolle manuell aktivieren oder deaktivieren, indem Sie unter Aktiv auf den Button in der Zeile der Rolle klicken.
- Klicken Sie auf Speichern, um das Profil zu speichern.
Ändern eines Rollenprofils
Sobald ein Rollenprofil erstellt wurde, kann dessen Name geändert werden und Rollen können bei Bedarf hinzugefügt und daraus entfernt werden. Diese Änderungen wirken sich nur direkt auf Benutzerkonten aus, auf die das Rollenprofil nach der Änderung angewendet wird. Um sie in Benutzerkonten zu implementieren, auf die sie zuvor angewendet wurden, müssen Sie diese Benutzerkonten entweder manuell, durch Ausführen eines Prozesses oder über die API ändern (siehe Aktualisieren von Benutzerkonten, auf die bereits ein Rollenprofil angewendet wurde).
Sie können das Benutzerkonto auf zwei Arten manuell ändern:
- Manuelles Hinzufügen und Entfernen von Rollen
- Rollenprofil erneut dem Konto zuweisen. Beachten Sie jedoch, dass dabei alle Rollen hinzugefügt werden, die dem Rollenprofil hinzugefügt wurden, nachdem es zuvor auf den Benutzer angewendet wurde. Rollen, die aus dem Rollenprofil entfernt wurden, werden jedoch nicht vom Benutzer entfernt.
Um ein Rollenprofil zu ändern:
- Klicken Sie auf der Seite Profilliste (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Profile) in der Zeilen-Aktionsliste des Rollenprofils auf Bearbeiten. Die Profilseite wird geöffnet und zeigt den Namen und die ID-Nummer des Profils sowie die Liste der darin enthaltenen Rollen an.
- Um dem Profil weitere Rollen hinzuzufügen, wählen Sie Neue Rolle und befolgen Sie die obigen Anweisungen zum Hinzufügen von Rollen.
- Um eine Rolle zu entfernen, wählen Sie in der Zeilenaktionsliste die Option Entfernen aus.
Um mehrere Rollen zu entfernen, können Sie auch die Kontrollkästchen der Rollen aktivieren, die Sie entfernen möchten, und dann auf Auswahl entfernen klicken. - Um die Einstellungen einer Rolle zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten in der Zeilen-Aktionsliste. Folgen Sie den Anweisungen unter Bearbeiten von Benutzern zugeordneten Rollen.
- Wenn Sie mit der Änderung des Rollenprofils fertig sind, wählen Sie Speichern.
Ändern von Benutzerkonten, auf die bereits ein Rollenprofil angewendet wurde
Immer wenn ein Rollenprofil auf ein Benutzerkonto angewendet wird, wird dem Konto eine interne allgemeine Notiz hinzugefügt. Die Notiz enthält den Namen und die ID-Nummer des Rollenprofils. Sie können alle Benutzerkonten finden, auf die in der Vergangenheit ein bestimmtes Rollenprofil angewendet wurde (ab Mai 2023, als diese Funktion eingeführt wurde), indem Sie die Benutzerdatensätze nach dem Namen oder der ID-Nummer des Rollenprofils durchsuchen. Sie können die Suchparameter auch als logischen Set speichern, damit Sie diese Benutzerkonten in Zukunft leicht finden können. Das logische Set kann auch in den Prozess „Benutzer ändern/benachrichtigen“ eingegeben werden, um die Rollen dieser Benutzer entsprechend den Änderungen zu aktualisieren, die Sie am Rollenprofil vorgenommen haben.
Hinweise in einem Benutzerkonto mit Informationen zu Rollenprofilen, die in der Vergangenheit darauf angewendet wurden
Suchen nach Benutzerkonten, auf die ein Rollenprofil angewendet wurde
Sie können den Suchmechanismus von Alma verwenden, um die Benutzerkonten zu finden, auf die in der Vergangenheit ein Rollenprofil angewendet wurde. Wenn Sie möchten, können Sie die Suchabfrage auch als logisches Set speichern, um sie als Eingabe für einen Prozess zu verwenden, der die Rollen dieser Benutzer aktualisieren kann.
So finden Sie die Benutzerkonten, auf die zuvor ein Rollenprofil angewendet wurde:
- Klicken Sie auf der Seite Profilliste (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Profile) in der Zeilen-Aktionsliste des Rollenprofils auf Bearbeiten. Die Profilseite wird geöffnet und zeigt den Namen und die ID-Nummer des Profils sowie die Liste der derzeit darin enthaltenen Rollen an.
- Kopieren Sie die ID-Nummer oder den Namen des Profils.
- Wählen Sie Zurück, um das Konfigurationsmenü zu verlassen und zum Hauptmenü zurückzukehren.
- Wählen Sie im Festen Suchfeld Benutzer > Alle aus, geben Sie die ID-Nummer oder den Namen des Rollenprofils in das Textfeld ein und drücken Sie Eingabe. Die Seite Benutzer suchen und verwalten wird geöffnet und zeigt eine Liste der Benutzerkonten an, denen das Rollenprofil in der Vergangenheit zugewiesen wurde.
- Wenn Sie die Suchkriterien als logisches Set speichern möchten, wählen Sie Suchanfrage speichern. Geben Sie auf der Seite Set-Details einen Namen für das Set ein, ändern Sie die anderen Felder nach Bedarf und klicken Sie dann auf Speichern. Für zusätzliche Informationen zu Sets siehe Verwalten von Suchanfragen und Sets.
Ausführen eines Prozesses zum Aktualisieren der Benutzerrollen
Für jede Rolle, die Sie zu den Benutzerkonten im logischen Set hinzufügen oder daraus entfernen möchten, können Sie den Prozess Benutzer ändern/benachrichtigen ausführen. (Sie können eine Rolle hinzufügen und eine Rolle im selben Durchgang entfernen, aber um mehrere Rollen hinzuzufügen oder zu entfernen, müssen Sie den Prozess mehrmals ausführen.) Weitere Informationen zu logischen Sätzen und zum Ausführen eines manuellen Prozesses finden Sie unter Verwaltung von Suchanfragen und Sets und Manuelle Prozesse.
Um die Rollen der Benutzerkonten im logischen Set zu ändern:
- Wählen Sie auf der Seite Einen Prozess ausführen - Auszuführenden Prozess auswählen (Admin > Prozesse und Sets verwalten > Prozess ausführen) den Prozess Benutzer ändern/benachrichtigen aus und klicken Sie dann auf Weiter..
- Wählen Sie auf der Seite Seite Prozess ausführen - Set auswählen das logische Set aus, den Sie als Suchanfrage gespeichert haben (oben), und klicken Sie dann auf Weiter..
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Wählen Sie auf der Seite „Prozess ausführen – Aufgabenparameter eingeben“ die Option Neue Rolle und/oder Rolle entfernen aus und wählen Sie dann die Rolle aus, die hinzugefügt und/oder entfernt werden soll, sowie den Bereich für jede ausgewählte Rolle. Klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der Seite Prozess ausführen - überprüfen und bestätigen auf Absenden Der Prozess wird ausgeführt und die Rollen werden in den Benutzerkonten aktualisiert.
Konfiguration von Reglen für die Rollen-Zuordnung
Um Regeln für die Rollen-Zuordnung zu konfigurieren, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Benutzer-Administrator
- Allgemeiner Systemadministrator
Nach dem Definieren von Rollenprofilen (siehe Hinzufügen eines Rollenprofils) können Sie Regeln erstellen, die einem neu hinzugefügten Benutzer automatisch Rollenprofile zuordnen. Wenn ein Benutzer hinzugefügt wird (siehe Hinzufügen von Benutzern) und die Benutzerinformationen mit einer der aktivierten Regeln für die Rollenzuordnung übereinstimmt, werden dem Benutzer die mit der Regel verbundenen Rollenprofile zugewiesen. Wenn mehrere aktivierte Regeln gelten, werden sie alle auf den neuen Benutzer angewendet. Wenn keine aktivierten Rollen anwendbar sind, wird die Standard-Regel für den Benutzer angewandt (mit dieser Rolle stimmen alle Benutzer automatisch überein, wenn sie mit keiner anderen übereinstimmen).
Ein Beispiel für Rollenzuweisungsregeln finden Sie im Video Benutzerrollen automatisch zuweisen (3:05 Min.).
Sie konfigurieren Regeln für die Rollen-Zuordnung auf der Seite Regeln für automatische Rollen-Zuordnung (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Regeln für Rollen-Zuordnung). Für weitere Informationen zu Regel-Tabellen siehe Regel-Tabellen Regel-Tabellen.
Rollenprofile werden verwendet, um Benutzern Rollen zuzuweisen, sie sind jedoch selbst nicht mit den Benutzern verknüpft. Somit werden bestehende Benutzer von neu konfigurierten Regeln nicht beeinträchtigt. Dennoch wird immer dann, wenn ein Rollenprofil auf einen Benutzer angewendet wird, eine Notiz zur Registerkarte „Notizen“ des Benutzers hinzugefügt. So können Sie nach den Benutzern suchen, auf die es angewendet wurde (mit dem Profilnamen oder der ID), um alle erforderlichen Änderungen an ihren Rollen vorzunehmen. Das automatische Hinzufügen einer Notiz kann deaktiviert werden, indem Sie im Menü Benutzerverwaltung (Konfiguration > Benutzerverwaltung > Andere Einstellungen) den Parameter show_profile_in_user_notes auf Falsch einstellen.
Seite Regeln für automatische Rollen-Zuordnung
Die Eingabe-Parameter sind:
- Geburtsdatum – Übereinstimmung der Benutzer nach Geburtsdatum vor, am oder nach einem bestimmten Datum.
- Arbeitsfeld – Übereinstimmung der Benutzer nach Zuweisung zu einem der ausgewählten Arbeitsfelder.
- Datensatztyp – Übereinstimmung der Benutzer nach dem ausgewählten Datensatztyp (Kontakt, Öffentlich oder Mitarbeiter).
- Status – Übereinstimmung aktiver oder inaktiver Benutzer.
- Benutzergruppe – Übereinstimmung der Benutzer nach Zuweisung zu einer der ausgewählten Benutzergruppen.
Wählen Sie als Ausgabeparameter die Rollenprofile aus, die den Benutzern zugewiesen werden sollen, deren Kontoeigenschaften mit den Eingabeparametern übereinstimmen.
Konfiguration von Regeln für die Benutzerregistrierung
Um Regeln für die Benutzerregistrierung zu konfigurieren, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
- Benutzer-Administrator
- Allgemeiner Systemadministrator
Die Regeln werden angewendet, wenn Benutzer über die Option Neuen Benutzer registrieren der Seite Verwalten von Benutzerdiensten hinzugefügt werden. Siehe Registrierung von Benutzern
Nach der Definition von Nutzungsbedingungen-Sets für die Benutzerregistrierung (siehe Konfiguration von Nutzungsbedingungen) können Sie Regeln erstellen, die einem neu hinzugefügten Benutzer automatisch eine Nutzungsbedingung für die Benutzerregistrierung zuordnet. Wenn ein Benutzer hinzugefügt wird (siehe Hinzufügen von Benutzern) und die Gruppe des Benutzers mit einer der aktivierten Regeln für die Benutzerregistrierung übereinstimmt, werden dem Benutzer die mit der Regel verbundenen Nutzungsbedingungen zugewiesen. Nur die erste übereinstimmende, aktivierte Regel wird auf den neuen Benutzer angewandt. Wenn keine aktivierten Rollen anwendbar sind, wird die Standard-Regel für den Benutzer angewandt (mit dieser Rolle stimmen alle Benutzer automatisch überein, wenn sie mit keiner anderen übereinstimmen).
Bestehende Benutzer werden von neu konfigurierten Regeln nicht beeinträchtigt.
Sie konfigurieren Regeln für die Benutzerregistrierung in der Regeltabelle Benutzerregistrierung (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Regeln für Benutzerregistrierung). Für weitere Informationen zu Regel-Tabellen siehe Regel-Tabellen Regel-Tabellen.
Seite Regeln für Benutzerregistrierung
Die Eingabe-Parameter für Rollen sind:
- Benutzergruppe – Übereinstimmung der Benutzer nach Zuweisung zu einer der ausgewählten Benutzergruppen.
- Bibliothek - Die 'Derzeit bei'-Bibliothek, wenn der Benutzer an der Leihstelle angemeldet ist, oder die besitzende Bibliothek des Exemplars, wenn die Benutzerrolle an der Leihstelle nach einer Ausleihsperre erneuert wird.
Für Ausgabeparameter wählen Sie die Nutzungsbedingung aus, die den Benutzern zugewiesen werden soll, die mit den Eingabeparametern übereinstimmen.
Möglichkeit für Benutzer, Operator-Details anzuzeigen, konfigurieren
Standardmäßig wird eine Spalte Operator in der Registerkarte Historie (und einigen anderen Registerkarten) auf vielen Alma-Seiten angezeigt. Alle Benutzer mit Manager- und / oder Administratorrollen können diese Spalte anzeigen (vorausgesetzt, sie können die Seite anzeigen). Benutzer mit nur Bedienerrollen können diese Spalte nicht sehen.
Auf der Seite Sichtbarkeit der Operator-Details verwalten (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Allgemein > Sichtbarkeit der Operator-Details verwalten), können Sie konfigurieren, dass nur die Manager und Administratoren, die für bestimmte Bereiche relevant sind, die Spalte Operator auf den Seiten in diesen Bereichen anzeigen können
Sichtbarkeit der Operator-Details verwalten
So schränken Sie die Möglichkeit der Benutzer ein, Operator-Details anzuzeigen:
Wählen Sie auf der Seite Sichtbarkeit der Operator-Details verwalten Verbergen und anschließend Speichern und durchführen. Wenn Verbergen ausgewählt ist, können die folgenden Rollen die Spalte Operator in der Registerkarte Historie auf den folgenden Seiten anzeigen:
| Rollen | Registerkarte Historie (wenn nicht anders angegeben) |
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Editor für physische Exemplare - Operator-Spalte sichtbar
Editor für physische Exemplare - Keine Operator-Spalte
Rollenbericht
Der Rollenbericht führt eine detaillierte Liste dessen auf, was ein Benutzer mit einer bestimmten Rolle im System tun kann. Beispielsweise werden Menü-Exemplare für einen Benutzer mit einer bestimmten Rolle oder die Seiten angezeigt, auf die der Benutzer zugreifen kann und ob er Informationen auf dieser Seite hinzufügen, anzeigen oder bearbeiten kann. Kontaktieren Sie Ex Libris für Unterstützung bei dieser Seite.
Für eine Beschreibung der verschiedenen Benutzerrollen und der Alma-Komponenten, auf die Benutzer Zugriff haben, siehe Benutzerrollen – Beschreibung und zugängliche Komponenten.
Sehen Sie den Regelbericht unter Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Rollenbericht ein. Geben Sie die erforderliche Rolle aus der Dropdown-Liste Rollen ein.
Einige der Rollen, wie Exlibris (alle), SAAS-Mitarbeiter und Technischer Analyst sind intern und können nicht Benutzern zugewiesen werden.
Rollenbericht
Berechtigungen-Bericht
Der Berechtigungen-Bericht (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rolle und Registrierung > Berechtigungen-Bericht) stellt eine Liste der mit jeder Rolle verknüpften Berechtigungen zur Verfügung. Diese Informationen können für das Verständnis der Funktionen gewisser Seiten und Links hilfreich sein; leider ist es nicht möglich, eine vollständige Beschreibung darüber anzubieten, wie jede Berechtigung im Detail funktioniert. Für eine Beschreibung der verschiedenen Benutzerrollen und der Alma-Komponenten, auf die Benutzer Zugriff haben, siehe Benutzerrollen – Beschreibung und zugängliche Komponenten. Eine Liste der Berechtigungen, die für die jeweilige Rolle verfügbar sind, finden Sie unter Rollenberechtigungen.
Sie können den Bericht nach Rolle oder Berechtigung filtern.
- Einige der Rollen, wie Exlibris (alle), SAAS-Mitarbeiter und Technischer Analyst sind intern und können keinen Benutzern zugewiesen werden.
- Einige Rollen sind mit anderen URM-verknüpften Produkten wie etwa Leganto oder Esploro verknüpft. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie bitte den Kundendienst von Ex Libris.
Berechtigungen-Bericht
Benutzer für die Bearbeitung einschränken
Die folgenden Benutzerrollen in Alma können Änderungen an Alma-Benutzerkonten vornehmen:
- Allgemeiner Systemadministrator
- Benutzer-Administrator
- Benutzer-Manager
- Leihstellen-Manager
- Leihstellen-Mitarbeiter
- Leihstellen-Mitarbeiter - eingeschränkt
- Bestands-Manager
Sie können diese Benutzerrollen jedoch auch daran hindern, Änderungen an spezifischen Benutzerkonten vorzunehmen (beispielsweise die Bearbeitung von Kontaktinformationen). Dies ist ein zweistufiger Prozess:
- Sie definieren Benutzerkonten in der Tabelle Benutzer mit Bearbeitungsverbot als „für die Bearbeitung eingeschränkt“ (Konfigurationsmenü > Benutzerverwaltung > Rollen und Registrierung > Benutzer mit Bearbeitungsverbot). Wenn ein Benutzerkonto eine der in dieser Tabelle definierten Rollen innehat oder einer der in dieser Tabelle aufgeführten Benutzergruppen zugewiesen wird, gilt dieses Konto als „für die Bearbeitung eingeschränkt“.
- Für die Benutzerrollen, die Änderungen an Alma-Benutzersätzen vornehmen können (die oben aufgeführten Rollen), können Sie den Parameter „Kann eingeschränkte Benutzer nicht bearbeiten“ aktivieren. Dies hindert die Benutzer daran, Änderungen an „für die Bearbeitung eingeschränkten“ Konten vorzunehmen. Siehe Verwalten von Benutzerrollen.
Zum Beispiel: PAT_A ist ein Konto, dem die Rolle Lizenz-Manager zugewiesen ist. Der Lizenz-Manager wurde in der Tabelle Benutzer mit Bearbeitungsverbot als „für die Bearbeitung eingeschränkt“ definiert. Der Benutzer BENUTZER_B hat die Rolle Benutzer-Manager inne. Daher kann dieser Benutzer Benutzerkonten ändern. Aber die Rolle Benutzer-Manager ist als „Kann eingeschränkte Benutzer nicht bearbeiten“ markiert. Dieser Benutzer kann daher das Konto von PAT_A nicht ändern, aber er kann andere Konten ändern, die nicht der Rolle Lizenz-Manager zugewiesen sind.
Seite Benutzer mit Bearbeitungsverbot
Klicken Sie auf Neue Benutzergruppe oder Neue Rolle und wählen Sie die Benutzergruppe oder Benutzerrolle aus, die Sie einschränken möchten.