Licencias centralmente gestionadas para recursos electrónicos en una Zona de red
En una red colaborativa, se pueden negociar licencias con proveedores en representación de múltiples instituciones miembro. Puede:
- Adquirir recursos en nombre de todas las instituciones que utilicen una licencia, permitiendo a cada institución pagar por los recursos asociados a dicha licencia según sea necesario.
O - Permitir que cada institución miembro adquiera sus propios recursos mediante una licencia negociada.
Ambos escenarios pueden existir simultáneamente.
En el primer escenario, se puede añadir una licencia llamada Licencia negociada. La Zona de red enlaza los recursos relevantes para la licencia, permitiendo a las instituciones miembro ordenarlas bajo esta licencia. A diferencia de otras licencias ingresadas en Alma cuyo uso es exclusivamente para propósitos de información, una licencia de negociación tiene un efecto funcional en Alma. El recurso debe activarse en la Zona de red y el periodo de licencia de la institución miembro debe estar vigente en la licencia.
Para más información sobre ordenar recursos electrónicos negociados y gestionados por la oficina central en la Zona de red, véase el video Ordenar recursos negociados y gestionados en la Zona de red por un miembro (9:35 min).
Las licencias de negociación gestionadas por la Zona de red también pueden registrar el precio por año para licencias plurianuales que permitan el incremento del precio entre los años. Una licencia de negociación empezará y terminará en fechas que abarquen más de un año y que muestren el Precio por año y campos de Incremento de precio. Cuando una línea de orden de compra es creada para un recurso y se enlaza a una licencia plurianual en la Zona de red, el precio de la línea de orden de compra se actualiza en función del precio por año de la institución miembro. Cuando la línea de orden de compra se renueva, el fondo será revisado para verificar que haya suficiente dinero para la renovación basado en el Precio por año y el campo de Incremento de precio. Si el fondo no tiene suficiente, la renovación fallará. Si el Precio por año y los campos de Incremento de precio son dejados vacíos, la funcionalidad estándar aplicará.
En el segundo escenario, la licencia es una Licencia gestionada centralmente, creada en la Zona de red y pasada a las instituciones miembro, así como cualquier otra información centralmente gestionada en la Zona de red. Se puede pasar una licencia regular o una negociación de licencia de esta manera (una licencia de negociación se convierte en estándar en la institución miembro). En este escenario, cada miembro de la institución puede comprar recursos y añadirles a su copia local de la licencia.
En una institución miembro, una licencia gestionada centralmente se anota por una marca de verificación en la columna Compartida en la página de licencias y enmiendas.
Añadir una Licencia de negociación o una Licencia gestionada centralmente
El siguiente rol puede añadir una licencia de negociación o una licencia gestionada centralmente:
- Gerente de Licencia (para la Zona de red)
Para añadir una licencia negociada:
- Iniciar sesión en la Zona de red para su red colaborativa.
- Mientras se añade una licencia (véase Añadir una licencia), el campo de Tipo de licencia aparece en la pestaña Resumen de la página de Detalles de licencia. Para añadir una licencia de negociación, seleccione Negociación en este campo. Nota: Puede seleccionar Licencia para añadir una licencia estándar, como de costumbre.
Página de Detalles de licencia - Independientemente de qué tipo de licencia se seleccione en el paso anterior, opcionalmente seleccionar Licencia compartida para pasar la licencia a todas las instituciones miembro, permitiéndoles a cada una comprar recursos y añadirles a la copia local de la licencia.
- Cuando se finalice la introducción de la información, seleccionar Guardar. La licencia se guarda y se regresa a la lista de licencias. Si se seleccionó Licencia compartida, la licencia es pasada a las instituciones miembro la próxima vez que el trabajo de Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros se ejecuta. Si se pasa a una licencia de tipo de Negociación de este modo, la licencia cambia el tipo de Licencia en la institución miembro. Para pasar la licencia manualmente, véase Distribuir Licencias gestionadas centralmente.
- Para una licencia de Negociación:
- Seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila para abrir la licencia. Seleccionar la pestaña Detalles de la Negociación.
Página de Licencia de Detalles - Pestaña de los Detalles de la Negociación - En la pestaña de Detalles de la Negociación, Añadir Seleccionar miembro. Aparece la página de detalles de resumen.
Página de Resumen - Introducir una institución miembro y cualquier detalle adicional para la licencia.
Si se está trabajando con una licencia plurianual, los campos Precio por año e Incremento de Precio se mostrarán en lugar del campo de Precio. Para más información sobre licencias plurianuales, ver arriba en esta página.
- Seleccionar el contenido que es específico para este miembro.
- Seleccionar Siguiente. Aparece el Paso 2 del asistente.
Añadir personas de contacto - Introducir los detalles de contacto para el miembro y seleccionar Guardar. Añadir un contacto crea un usuario de contacto (véase Gestionar usuarios).
- Seleccionar Guardar para guardar el perfil. Para añadir personas de contacto adicionales:
- En la pestaña de Detalles de Negociación, editar la institución (seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila).
- Seleccionar la pestaña Personas de contacto.
Pestaña Personas de contacto - seleccionar Añadir contacto, introducir la información personal del contacto, y seleccionar Guardar.
- Cuando se haya terminado de añadir personas, seleccionar Guardar para guardar la licencia.
- Seleccionar Editar en la lista de acciones de la fila para abrir la licencia. Seleccionar la pestaña Detalles de la Negociación.
Cuando se edite una institución miembro, también se puede añadir citas o adjuntos en las pestañas Notas o Adjuntos de una licencia de negociación, respectivamente. Para más información acerca de esas pestañas, véase Pestañas Common de Alma.
Borrar licencias gestionadas centralmente
Si una licencia compartida se distribuyó a los miembros y luego se borró en la institución de la red, será 'separada' de la institución de la red y continuará siendo gestionada localmente en la institución miembro. También consulte Gestionar licencias y enmiendas.
Distribuir Licencias gestionadas centralmente
Las licencias gestionadas centralmente son distribuidas automáticamente por la tarea Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros cuando sea creada o actualizada. se puede distribuir manualmente la licencia. Puede seleccionar qué información distribuir a las instituciones miembro. La licencia incluye las casillas de verificación de Distribución. El Resumen y los Términos de la Licencia se muestran, pero se envían por defecto y no se pueden dejar de seleccionar. Notas y Anexos son selecciones opcionales.
Detalles de Distribución para Licencia.
Cuando la información de Notas o Anexos se comparte con las instituciones miembro, si la institución de la Zona de Red edita los campos de Distribución y quita una o ambas opciones, se retienen los datos que se copiaron previamente a la institución miembro.
Para licencias compartidas, las instituciones miembro pueden ver la licencia pero no editarla.
Para distribuir manualmente la licencia:
- En la pagina de Licencias y Enmiendas (Adquisiciones> Infraestructura de Adquisiciones > Licencias), seleccionar Distribuir a miembro en la lista de acciones en fila. Esta opción solo aparece en la Zona de red para las licencias gestionadas centralmente que tengan un estado Activo. Aparece una lista de instituciones miembro.
Cuadro de diálogo Licencias y Enmiendas - Seleccione los miembros a quienes se les debe distribuir la licencia.
- Seleccionar Enviar y Confirmar en el cuadro de diálogo de confirmación. Se ejecuta la tarea Distribuir cambios de adquisición de red a los miembros . Para obtener información sobre cómo ver el informe, véase Ver tareas completadas.
Observe lo siguiente:
- Si la licencia en la Zona de red no tiene un código de proveedor en los campos de Licenciatario o Agente de licencia la licencia es distribuida.
- Si la licencia en la Zona de red tiene un código de proveedor en los campos de Licenciatario o Agente de licencia, pero el proveedor no está distribuido, la licencia no es distribuida.
- Si la licencia en la Zona de red tiene un código de proveedor en cualquiera de los campos de Licenciatario o Agente de licencia , y el proveedor está distribuido, la licencia también es distribuida.
- Para publicar un valor de término de licencia desde la Zona de la red a la Zona de la institución, el término de la licencia ya debe existir en la Zona de la institución. Si no existe aún, debe añadirlo manualmente en la Zona de la institución. Cuando una licencia se distribuye desde la Zona de la red a la Zona de la institución, los valores Mostrar al público no se transfieren con ella, sino que se aplican los valores que ya existen en la Zona de la institución.
Vincular un Recurso Electrónico a una Licencia de Negociación
Para enlazar un recurso electrónico a una licencia, véase Añadir una Colección Electrónica v, Editar un Portafolio usando el Editor de Portafolio Electrónico, y Asociar una Licencia a un Portafolio.
Ordenar un Recurso electrónico gestionado centralmente
Los siguientes roles pueden ordenar recursos electrónicos asociados con una licencia de negociación.
- Operador o Gestor de inventario (Zona de Institución/Miembro del Consorcio)
Si un recurso electrónico activado es gestionado por la Zona de red y asociado con una licencia de negociación, y su institución está en lista y actualmente activa dentro de la licencia de negociación, se puede ordenar el recurso para su institución.
Ahora se puede realizar un pedido de recursos electrónicos que se gestionan centralmente en la Zona de Red, incluso si no tienen una licencia de tipo Negociación
La funcionalidad se puede dividir entre las órdenes de recursos electrónicos gestionados centralmente que tienen una negociación de licencia, y las que no tienen una negociación de licencia.
Órdenes con una negociación de licencia
- Si la negociación de la licencia especifica que el recurso es negociado por el miembro, la orden se creará en la zona de la institución con toda la información de la negociación.
- Si existe una negociación de licencia para el recurso, pero el recurso no fue negociado por el miembro:
- El usuario ve el siguiente mensaje:
"Por favor, tenga en cuenta lo siguiente:
Este recurso electrónico es parte de una negociación de licencia central. Tenga en cuenta que su institución no está incluida en la negociación de licencia central. ¿Está seguro de que quiere continuar?" - El miembro puede colocar una orden, que se crea en la zona de la institución y se enlaza al recurso gestionado centralmente. El miembro puede crear una licencia local y asociarla a una orden local.
- El usuario ve el siguiente mensaje:
Órdenes sin una negociación de licencia
- Si el recurso está disponible para el miembro, según lo definido por la configuración de grupo, se puede pedir con la acción Ordenar. La orden se crea localmente y se enlaza al recurso de la Zona de red.
- Se puede crear una licencia local en la zona de la institución y asociarla a la orden creada localmente.
En la página Detalles de licencia, en la pestaña Inventario, la sección Recursos de la red muestra colecciones y portafolios electrónicos. Esta sección está disponible para órdenes con o sin una negociación de licencia.
Página Detalles de licencia - Pestaña Inventario
La licencia local puede incluir términos de uso que son visibles por el usuario final a través del resolvedor de enlaces en la pestaña de Primo Vista. Esta acción está disponible para órdenes con o sin una negociación de licencia.
Portafolio electrónico de un recurso de red
Incluso si el recurso está enlazado por una licencia de negociación en la Zona de red, el recurso puede no estar disponible para la institución actual si esta no forma parte de la negociación. En este caso, aún es posible ordenar el recurso desde la pestaña Red.
Para ordenar un recurso electrónico centralmente negociado:
- Iniciar sesión en Alma como una institución miembro de un consorcio.
- Buscar el recurso electrónico en la Zona de red en (la pestaña Red). Véase Búsqueda en Alma.
- Encontrar el recurso y seleccionar Ordenar en la lista de acciones de la fila.
El nombre de su institución y el código aparecerá en el filtro Colección disponible para y en el campo Disponible para.La Línea de Orden de Compra y el Formulario aparece. Véase Crear manualmente una Línea de orden de compra
- Ordenar el recurso, tal como es descrito en Crear manualmente una Línea de orden de compra. Alma crea una Orden de compra para la institución. Esta Línea de la Orden de compra se enlaza al inventario centralmente gestionado en la Zona de red. La pestaña de Inventario de la Línea de orden de compra de la Zona de Institución enumera el inventario a la Zona de red a la cual la línea de Orden de Compra es enlazada.