Emballer une ligne de commande dans une commande

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Cette page décrit comment regrouper des lignes de commande dans une commande (regroupement manuel et automatisé, révision des lignes des commandes et suppression des commandes). Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande, de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats. Pour obtenir des informations sur le workflow d'achat global, voir Flux de travail d'achat. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Renouvellements, Facturation, etc. consultez Introduction aux acquisitions.

Pour emballer des lignes de commande, vous devez avoir l'un des rôles suivants :

Opérateur des achats
Gestionnaire des achats

Le paquetage des lignes de commande consiste à créer la commande qui sera envoyée au fournisseur.

Si l'option Regroupement manuel a été attribuée lors de la création de la ligne de commande (dans la section Informations de ligne de commande du panneau Détails – voir Créer des lignes de commande), les lignes de commande doivent être regroupées manuellement dans des commandes. Dans le cas contraire, les lignes de commande sont automatiquement emballées dans une seule commande si le traitement Emballer des lignes de commande est activé (voir Configurer les traitements d'acquisitions) et si toutes les propriétés suivantes correspondent :

Compte du fournisseur
Propriétaire
Devise
Récurrence – Ponctuel/Récurrent
Mode d'acquisition
Type de source
Bibliothèque à l'origine de la commande
Fonds (si le paramètre po_packed_by_fund est défini sur vrai; voir Configurer d'autres paramètres).

Si la ligne de commande est associée à plus d'un fonds, une erreur est générée et la ligne de commande doit être emballée manuellement.
Le nombre maximum de lignes de commande qui seront ajoutées à chaque commande est contrôlé sur la page Configuration des traitements d'acquisition ; voir Configurer les traitements d'acquisition.

Emballage dans le Flux de travail d'achat

Regrouper des lignes de commande exigeant un regroupement manuel

Pour regrouper les lignes de commande exigeant un regroupement manuel, accédez à la liste de tâches de lignes de commande.

Localiser des lignes de commande exigeant un regroupement manuel

Vous pouvez trouver les lignes de commande exigeant un regroupement manuel en filtrant la liste des lignes de commande s'affichant dans la liste de tâches (voir Chercher des lignes de commande - Nouvelle mise en page).

Le filtrage est réalisé avec les facettes. Vous pouvez le faire de différentes manières :

Quand la liste de tâches de ligne de commande est ouverte, dans le panneau Facettes, Sous Étape de workflow, sélectionnez Regroupement manuel.
Dans le menu principal, sélectionnez Acquisitions > Lignes de commande > Regrouper. La liste de tâches de ligne de commande s'ouvre avec le filtre Regroupement manuel présélectionné dans les facettes.
Dans la liste de tâches du menu permanent, sous Lignes de commande, sélectionnez Regrouper (voir Tâches dans la liste des tâches). La liste de tâches de ligne de commande s'ouvre avec le filtre Regroupement manuel présélectionné dans les facettes.

Liste de tâches de ligne de commande filtrée par la facette Regroupement manuek

Les actions disponibles sont :

Une fois la ligne de commande exigeant un regroupement manuel localisée, vous pouvez sélectionner une des options suivantes dans la liste des actions sur la ligne :

Modifier – Modifie la ligne de commande. Voir Réviser des lignes de commande.
Créer une nouvelle commande – Emballe la ligne de commande dans sa propre commande. La commande est envoyée à la validation (voir Approuver et envoyer des commandes). Si la méthode d'acquisition d'une commande est définie sur Achat, le processus s'arrête à l'étape d'approbation.
Commander maintenant – Envoie la ligne de commande au fournisseur sans attendre la validation (voir Approuver et envoyer des commandes). Si vous sélectionnez cette option, vous recevez une lettre Commander maintenant après l'envoi de la commande pour traitement. Le fournisseur reçoit la commande sous la forme d'une lettre Liste de commande. Pour plus d'informations sur ces lettres, voir Configurer des lettres Alma.
Reporter – Reporte la ligne de commande. Voir Reporter des lignes de commande.
Relier – Relie la ligne de commande. Voir Relier des lignes de commande.
Changer la référence Bib – Change la référence bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
Annuler – Annule la ligne de commande. Voir Annuler des lignes de commande
Supprimer – Supprime la ligne de commande. Voir Supprimer des lignes de commande.

Regrouper des lignes de commande

Des lignes de commande peuvent être incluses dans la même commande si elles sont destinées à la même bibliothèque, si elles ont un fournisseur commun et une devise commune, si elles partagent le même schéma de commande (Ponctuel/Récurrent) et si elles partagent le même mode d'acquisition et type de source.

Pour emballer manuellement des lignes de commande dans une commande :

Sur la liste de tâches de ligne de commande, cochez la case à gauche de chaque ligne de commande que vous voulez inclure dans la commande.
Si la liste de tâches actuellement ouverte a plus d'une page, vous pouvez sélectionner des lignes de commande de plusieurs pages.
Dans le menu Actions, sélectionnez Créer nouvelle commande (voir également Gérer des lignes de commande - Nouvelle mise en page). Les lignes de commande sélectionnées sont regroupées dans une commande et celle-ci est envoyée pour validation (voir Approuver et envoyer des commandes).

Réviser des commandes

Pour réviser des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :

Opérateur des achats

Une commande est envoyée en révision si des informations obligatoires sont invalides ou manquantes lorsque la commande est créée. Après avoir corrigé ou ajouté les informations obligatoires, la commande est emballée et déplacée à l'étape Approuver et envoyer du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).

Vous pouvez réviser des lignes de commande sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Review (PO)). Vous pouvez aussi ouvrir cette page en cliquant sur la tâche Order Lines - Review (PO) dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la Liste des tâches).

Pour réviser des commandes :

Sur la page Commandes en révision, sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles pour la ligne de commande que vous voulez réviser. La page Résumé de commande s'ouvre.
Modifiez les champs sur la page, si nécessaire.
- Les champs obligatoires sont annotés d'un astérisque et doivent être remplis avant que la commande puisse passer à l'étape suivante dans le flux de travail.
- Le fournisseur est en lecture seule et ne peut pas être modifié sur la page Résumé de la commande. Pour modifier un fournisseur, rendez-vous sur Acquisitions > Outils avancés > Changer le fournisseur de la commande. Voir Changer les fournisseurs dans les lignes de commandes et les commandes.
- Lorsque l'option Intégrer par numéro ERP est sélectionnée pour le traitement Exporter les commandes (voir Systèmes financiers), le numéro ERP de la ligne de commande doit être indiqué dans la commande afin qu'elle passe à l'étape suivante du flux de travail. Si le numéro ERP n'est pas renseigné, la commande est envoyé vers l'ERP afin qu'un numéro lui soit attribué. Elle est ensuite réimportée dans Alma à l'aide du traitement Importer les commandes autorisées. Si le numéro ERP est mentionné, la commande (après approbation dans Alma) est envoyée simultanément au fournisseur et au système ERP.
Sélectionnez une des options suivantes :
- Enregistrer – La commande est enregistrée. Utilisez cette option si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la commande à la prochaine étape du flux de travail d'achat.
- Enregistrer et continuer – Les informations que vous avez modifiées sont enregistrées, la commande est emballée, et passe ensuite à l'étape de validation et d'envoi du flux de travail (voir Approuver et envoyer des commandes).
Quand vous enregistrez une ligne de commande, la date de réception prévue des exemplaires associés à la ligne de commande est mise à jour.

Pour consulter des commandes :

Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Consulter dans la liste des actions possibles pour la ligne de commande que vous voulez consulter. La page Résumé de commande s'ouvre. Les champs sur cette page ne peuvent être modifiés.

Pour ajouter manuellement des lignes de commande à une commande existante :

Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser), sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles pour la commande en question. La page Résumé de commande s'ouvre.
Dans l'onglet Liste des lignes de commande, cliquez sur Ajouter une ligne de commande. La liste des lignes de commande qui peuvent être ajoutées à la commande s'affiche.
Veuillez noter que seules les lignes de commande dont le statut est 'Prêt' pour le regroupement manuel s'affichent dans la liste et peuvent être ajoutées à la commande. Si la ligne de commande dispose du statut « En révision », elle ne s'affiche pas dans la liste tant que toutes les erreurs des Alertes des lignes de commande n'ont pas été résolues et que le statut n'est pas passé à « Prêt ».
Sélectionnez une ou plusieurs lignes de commande à ajouter.
Cliquez sur Sélectionner. La(les) ligne(s) de commande est(sont) ajoutée(s) à la commande.

Pour voir le fichier EDI d'une ligne de commande :

Une fois qu'une ligne de commande EDI a été regroupée dans une ligne de commande, l'option Télécharger le fichier EDI s'affiche dans les actions sur la ligne de la ligne de commande. Sélectionnez cette option pour télécharger la commande contenant la ligne de commande sous forme de fichier EDI à réviser. Le fichier EDI est créé ad hoc en fonction des données actuelles de la commande. (Afin que le lien apparaisse, le fournisseur doit être configuré en tant que fournisseur EDI et la ligne de commande doit avoir été regroupée dans une commande.)

Supprimer des lignes de commande

Pour supprimer des commandes :

Sur la page Commandes en révision (Acquisitions > Commande > Réviser ), sélectionnez Supprimer une commande dans la liste des actions puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.

Vous pouvez aussi supprimer une commande via le menu principal en sélectionnant Acquisitions > Commande > Supprimer la commande (voir Supprimer des commandes).