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    Flux de travail d'achat

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    Cette page décrit le workflow d'achat global, y compris les étapes à suivre pour créer les différents types de commandes d'achat (physique/électronique/numérique).

    Pour voir une liste des liens redirigeant vers des pages contenant des instructions sur les achats dans Alma, y compris en matière de création de lignes de commande, de renouvellements, de collaboration avec les fournisseurs, etc. consultez Achats.   

     

    Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Facturation, Renouvellements, Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions.

    Explication générale du workflow d'achat

    Voici une illustration du flux de travail d'achat qui détermine la façon dont une ligne de commande est gérée, depuis sa création jusqu'à son activation ou sa réception. Ce workflow ne couvre pas les Acquisitions déterminées par l'usager, ni les workflows d'achat Rialto. Pour les workflows d'achat Rialto, voir Rialto End-to-End Order Lifecycle.
    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Aperçu des acquisitions. (4:06 min)
    Pour une explication des types d'achats physiques, électroniques et numériques et des types de lignes de commande qui peuvent être créés, et les ramifications du type d'achat et du type de ligne de commande aussi bien sur le workflow d'achat que sur l'inventaire en résultant, voir Explication du flux de travail et de l'inventaire de types d'achat. Pour plus d'informations sur la détermination du flux de travail à suivre lorsqu'on acquiert des ressources électroniques, voir Ressources électroniques - Scénarios et flux de travail.
    Purchasing Workflow_New.
    Flux de travail d'achat

    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :

    1. Une ligne de commande est saisie dans Alma, généralement de l'une des manières suivantes :
      • Automatiquement, par l'importation des données intégrées de commande (EOD).
      • Par une API en temps réel, par l'intermédiaire d'un LSP (fournisseur de services de bibliothèque).
      • Manuellement, après la création d'une ligne de commande, y compris à partir de demandes d'achat (voir Demandes d'achat)

        Pour plus d'informations sur les trois types de commande (électronique/physique/numérique) et sur leur création, consultez la section Étapes nécessaires pour la création d'une commande ci-dessous.
        Pour plus d'informations sur d'autres types d'achat, tels que les dépôts légaux et les acquisitions déterminées par l'usager, consultez Créer des lignes de commande.
         
    2. Alma normalise, valide et traite la ligne de commande pour déterminer si certains éléments nécessitent une attention particulière. Ce processus est basé sur les règles de révision préconfigurées par un administrateur (voir Configurer des règles de révision des commandes).
    3. En cas de problèmes de données (informations invalides ou manquantes par exemple) ou d'alertes visant à attirer l'attention des opérateurs, Alma envoie la ligne de commande en révision (voir Réviser des lignes de commande). 

      Les lignes de commande créées manuellement ne passent pas par le processus de révisions si vous sélectionnez Commander maintenant ou Enregistrer et continuer. Si vous ne sélectionnez pas ces options (par exemple, si vous sélectionnez uniquement Enregistrer), la ligne de commande créée manuellement reste En révision.

    4. La ligne de commande est regroupée dans une commande. La configuration d'achat, configurée sur la section des informations de la ligne de commande (voir Créer une ligne de commande manuellement), détermine si le regroupement est automatique ou manuel.
      Si, pendant le processus de regroupement (manuel ou automatique), l'un des champs obligatoires (requis à cette étape) est incomplet, la commande est renvoyée pour révision (voir Réviser des commandes). Après la révision de la commande et la saisie des informations manquantes, la commande passe à l'étape 5 du flux de travail, où elle est validée et envoyée au fournisseur.
      • Automatique – Les lignes de commande sont automatiquement emballées conformément aux règles de la commande (voir Emballer une ligne de commande dans une commande).
      • Manuel – La ligne de commande est regroupée manuellement (voir Regrouper des lignes de commande dans une commande). Quand la personne en charge du regroupement manuel sélectionne Create New PO Package sur le menu Actions de la liste de tâches de ligne de commande, la ligne de commande est regroupée dans une commande.
    5. La commande procède à l'approbation de l'ERP, si nécessaire, puis Alma valide l'implémentation de l'approbation automatique ou bien manuelle, tel que décrit à l'étape suivante.
    6. Alma détermine si l'approbation et l'envoi sont automatiques ou manuels, en fonction de la configuration d'achat (configurée par Ex Libris).
      La commande est soumise à approbation, qu'elle ait été créée manuellement ou à l'aide d'EOD, ou qu'elle ait été configurée pour un emballage manuel ou automatique. Cependant, si l'utilisateur sélectionne Commander maintenant pour une ligne de commande, la commande est automatiquement approuvée, quelle que soit la configuration d'achat.
      • Automatique – La commande est automatiquement approuvée et envoyée au fournisseur.
      • Manuel – La commande est approuvée manuellement avant d'être envoyée au fournisseur. Pour plus d'informations, voir Approuver et envoyer des commandes. Lorsque la personne qui effectue la approbation manuelle clique sur Valider et envoyer sur la page d'approbation des commandes d'achat, la ligne de commande validée est envoyée au fournisseur.
    7. La ligne de commande passe à l'étape finale du workflow d'achat, au cours de laquelle elle est vérifiée pour déterminer si elle concerne du matériel électronique, physique ou numérique.
      • Électronique – La ligne de commande passe à l'étape d'activation (voir Activation des ressources électroniques et liste de tâches d'activation).
      • Physique – La ligne de commande passe à l'étape de réception, où elle est traitée en fonction de son type, comme décrit dans Réceptionner du matériel. Le traitement après réception peut également être effectué après la réception du matériel (voir Traitement après réception).
      • Numérique — La ligne de commande n'a pas de processus d'activation ou de réception. Ses étapes finales dépendent de s'il s'agit d'une ligne de commande ponctuelle ou récurrente :
        • Ponctuelle – La ligne de commande se ferme quand la ou les représentations ont été téléchargées et que Enregistrer et continuer est sélectionné.
        • Continue – Après le téléchargement d'une représentation et la sélection de Enregistrer et continuer, la ligne de commande est marquée soit comme Recurring Renewal ou En attente de renouvellement manuel, selon si elle a été configurée pour être renouvelée manuellement ou automatiquement (voir Créer manuellement une ligne de commande). Elle se ferme quand elle fermée manuellement ou bien quand elle est fermée en raison de l'atteinte de la Date de fin d'abonnement ou quand elle est fermée par le traitement Modifier les statuts des lignes de commande.

    Liste de contrôle des étapes nécessaires pour la création d'une commande

    Trois méthodes principales sont disponibles pour créer une commande :

    Les trois méthodes décrites ci-dessus peuvent créer une commande pour les types de matériel physiques et électroniques. Pour le type de matériel numérique, les méthodes manuelles et par API sont prises en charge. Voir ci-dessous la liste de contrôle des étapes nécessaires pour créer une commande pour chaque type de matériel :

    Pour les commandes électroniques issues d'OASIS, il est recommandé d'utiliser une API pour obtenir des informations descriptives et des informations d'accès complètes. 

    Pour voir la liste complète des options de création d'une ligne de commande, y compris des dépôts légaux, des demandes d'achat et des acquisitions déterminées par l'usager (PDA), voir Créer des lignes de commande.

    Méthodes de commande de ressources physiques

    Physique – Commande manuelle

    Action de configuration

    Description

    Aucune configuration spéciale n'est nécessaire pour la commande manuelle.

     

     

    Physique – EOD (données de commande intégrées)

    Action de configuration

    Description

    Configurer le modèle de métadonnées par défaut

    Assurez-vous qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré (voir Travailler avec des modèles de notice). Ouvrez Éditeur de métadonnées > Modèle. Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut. Cliquez sur Propriétés. Sélectionnez comme paramètre par défaut.

    Paramètres fournisseur

    Vérifiez que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les lignes de commande. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre flux de travail. En savoir plus sur l'EDI pour un fournisseur

    Donner au fournisseur les informations de commande pertinentes

    Les paramètres suivants doivent être définis pour que le fournisseur puisse créer une commande :  

    Code(s) de bibliothèque propriétaire – La bibliothèque à laquelle la ligne de commande est attribuée. Vous devez fournir une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque.

    Code(s) de localisation – La localisation dans laquelle le ou les exemplaire(s) seront créés. Adapté uniquement aux matériels physiques.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve locations pour obtenir la liste des localisations.

    Code(s) de compte – Le compte à partir duquel le paiement est généré.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds.

     

    Créer un profil d'import Nouvelle commande ou copier un profil existant

    Accédez à Acquisitions > Gérer les profils d'import. Vérifiez que les informations de numéro de référence du fournisseur reçues depuis la facture EDI sont converties sur Alma. Voir Gérer les profils d'import.

    Vérifier que la bonne option de format de soumission est sélectionnée

     

    Configurer un profil d'import Mettre à jour l'inventaire

    Accédez à Acquisitions > Gérer les profils d'import

    • Lors de la réception de la facture pour une commande créée avec EOD, le fournisseur place un fichier de notice MARC complète sur le serveur FTP. 

    • Alma importe la notice MARC complète, utilise le profil d'import Mettre à jour l'inventaire pour faire correspondre cette notice à la ligne de commande, et remplace la notice abrégée. Une correspondance est établie soit par le numéro de la ligne de commande, soit par le numéro de référence du fournisseur.

    Physique – API

    Action de configuration

    Description

    Configurer le modèle de métadonnées par défaut

    Assurez-vous qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré (voir Travailler avec des modèles de notice). Accédez à Éditeur de métadonnées > Modèle. Choisissez le modèle à utiliser par défaut. Cliquez sur Propriétés. Sélectionnez les paramètres par défaut.

    Envoyer la clé API au fournisseur (voir REST PO Line)

    Une clé API doit être générée par l'institution et envoyée au fournisseur.

    Chaque fournisseur doit recevoir une clé API unique distincte.  De cette manière, si l'institution souhaite arrêter de travailler avec un fournisseur spécifique, cette clé API spécifique peut être désactivée grâce au réseau des développeurs.  Les autres clés API continueront à fonctionner de manière normale.

    • Connectez-vous au réseau des développeurs à l'aide du compte de l'institution.

    • Définissez une application portant le nom Integration with vendor.

    • Ajoutez l'API Acquisition à l'application, avec les autorisations de lecture/écriture.

    • Ajoutez l'API Configuration à l'application, avec les autorisations de lecture uniquement.

    Vous pouvez définir l'API avec vos environnements bac à sable ou de production.

    • Copiez la clé API de l'application. Il s'agit de la clé API qui sera utilisée dans le cadre des invocations de l'API du fournisseur, afin d'identifier votre institution.

    • Nous recommandons de définir un profil de restriction API. Pour plus d'informations, voir Working with API restriction profiles.

    Donner au fournisseur les informations de commande pertinentes

    Les paramètres suivants doivent être définis pour que le fournisseur puisse créer une commande :  

    Code fournisseur et Code du compte vendeur – Ces paramètres correspondent à la notice du fournisseur dans Alma. La ligne de commande créée sera associée à ce fournisseur et à ce compte fournisseur. Vous devez vous assurer que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les commandes. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre flux de travail. 

    Code(s) de bibliothèque propriétaire – La bibliothèque à laquelle la ligne de commande est attribuée. Vous devez fournir une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque spécifique.

    Code(s) de localisation – La localisation créée pour le ou les exemplaire(s) lié(s). Adapté uniquement aux matériels physiques.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve locations pour obtenir la liste des localisations.

    Code(s) de compte – Le compte à partir duquel le paiement est généré.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds.

    Pour plus d'informations, voir la page consacrée à la configuration des acquisitions en temps réel pour les institutions

    Créer un profil d'intégration Nouvelle commande

    Le profil d'intégration Nouvelle commande API détermine les règles de correspondance à appliquer. Pour plus d'informations, voir How the bibliographic record is determined. Vous pouvez également configurer les validations des problèmes liés au compte comme indiqué dans ce document (docx).

    Configurer un profil d'import Mettre à jour l'inventaire

    • Lors de la création de commandes dans Alma via API pour les matériels physiques/électroniques, une notice abrégée est créée dans Alma, avec les champs de base de la notice MARC créée.

    • Un profil d'import Mettre à jour l'inventaire est utilisé pour trouver la notice abrégée (à l'aide du numéro de la ligne de commande ou le numéro de référence du fournisseur) et la remplacer avec les informations MARC complètes.

    Voir Remplacer une notice abrégée.

    Méthodes de commande de ressources électroniques

    Électronique – Commande manuelle

    Action de configuration

    Description

    Aucune configuration spéciale n'est nécessaire pour la commande manuelle

     

     

    Électronique – EOD (données de commande intégrées)

    Action de configuration

    Description

    Configurer le modèle de métadonnées par défaut

    Assurez-vous qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré (voir Travailler avec des modèles de notice). Accédez à Éditeur de métadonnées > Modèle. Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser par défaut. Cliquez sur Propriétés. Sélectionnez comme paramètre par défaut.

    Paramètres fournisseur

    Vérifiez que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les lignes de commande. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre flux de travail. En savoir plus sur l'EDI pour un fournisseur

    Donner au fournisseur les informations de commande pertinentes

    Les paramètres suivants doivent être définis pour que le fournisseur puisse créer une commande :  

    Code(s) de bibliothèque propriétaire – La bibliothèque à laquelle la ligne de commande est attribuée. Vous devez fournir une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque spécifique.

    Code(s) de localisation – La localisation créée pour le ou les exemplaire(s) lié(s). Adapté uniquement aux matériels physiques.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve locations pour obtenir la liste des localisations.

    Code(s) de compte – Le compte à partir duquel le paiement est généré.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds.

    Pour plus d'informations, voir la page consacrée à la configuration des acquisitions en temps réel pour les institutions

    Créer un profil d'import Nouvelle commande ou copier un profil existant

    Accédez à Acquisitions > Gérer les profils d'import. Vérifiez que les informations de numéro de référence du fournisseur reçues depuis la facture EDI sont converties sur Alma. Voir Gérer les profils d'import.

    Vérifier que la bonne option de format de soumission est sélectionnée

     

    Configurer un profil d'import Mettre à jour l'inventaire

    Accédez à Acquisitions > Gérer les profils d'import

    • Lors de la réception de la facture pour une commande créée avec EOD, le fournisseur place un fichier de notice MARC complète sur le serveur FTP. 

    • Alma importe la notice MARC complète, utilise le profil d'import Mettre à jour l'inventaire pour faire correspondre cette notice à la ligne de commande, et remplace la notice abrégée. Une correspondance est établie soit par le numéro de la ligne de commande, soit par le numéro de référence du fournisseur.

    Électronique – API

    Action de configuration

    Description

    Configurer le modèle de métadonnées par défaut

    Assurez-vous qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré (voir Travailler avec des modèles de notice). Accédez à Éditeur de métadonnées > Modèle. Choisissez le modèle à utiliser par défaut. Cliquez sur Propriétés. Sélectionnez les paramètres par défaut.

    Envoyer la clé API au fournisseur

    Une clé API doit être générée par l'institution et envoyée au fournisseur.

    Chaque fournisseur doit recevoir une clé API unique distincte.  De cette manière, si l'institution souhaite arrêter de travailler avec un fournisseur spécifique, cette clé API spécifique peut être désactivée grâce au réseau des développeurs.  Les autres clés API continueront à fonctionner de manière normale.

    • Connectez-vous au réseau des développeurs à l'aide du compte de l'institution.
    • Définissez une application portant le nom Integration with vendor.
    • Ajoutez l'API Acquisition à l'application, avec les autorisations de lecture/écriture.
    • Ajoutez l'API Configuration à l'application, avec les autorisations de lecture uniquement.

    Vous pouvez définir l'API avec vos environnements bac à sable ou de production.

    • Copiez la clé API de l'application. Il s'agit de la clé API qui sera utilisée dans le cadre des invocations de l'API du fournisseur, afin d'identifier votre institution.
    • Nous recommandons de définir un profil de restriction API. Pour plus d'informations, voir Working with API restriction profiles.

     

    Donner au fournisseur les informations de commande pertinentes

    Les paramètres suivants doivent être définis pour que le fournisseur puisse créer une commande :  

    Code fournisseur et Code du compte vendeur – Ces paramètres correspondent à la notice du fournisseur dans Alma. La ligne de commande créée sera associée à ce fournisseur et à ce compte fournisseur. Vous devez vous assurer que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les commandes. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre flux de travail. 

    Code(s) de bibliothèque propriétaire – La bibliothèque à laquelle la ligne de commande est attribuée. Vous devez fournir une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque spécifique.

     Code(s) de localisationLa localisation créée pour le ou les exemplaire(s) lié(s). Adapté uniquement aux matériels physiques.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve locations pour obtenir la liste des localisations.

    Code(s) de compte – Le compte à partir duquel le paiement est généré.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds.

    Pour plus d'informations, voir la page consacrée à la configuration des acquisitions en temps réel pour les institutions

    Créer un profil d'intégration Nouvelle commande

    Le profil d'intégration d'API Nouvelle commande détermine les règles de correspondance à appliquer. Pour plus d'informations, voir How the bibliographic record is determined. Vous pouvez également configurer les validations des problèmes liés au compte comme indiqué dans ce document (docx).

    Configurer un profil d'import Mettre à jour l'inventaire

    • Lors de la création de commandes dans Alma via API pour les matériels physiques/électroniques, une notice abrégée est créée dans Alma, avec les champs de base de la notice MARC créée.

    • Un profil d'import Mettre à jour l'inventaire est utilisé pour trouver la notice abrégée (à l'aide du numéro de la ligne de commande ou le numéro de référence du fournisseur) et la remplacer avec les informations MARC complètes.

    Voir Remplacer une notice abrégée.

    Méthodes de commande de ressources électroniques pour les commandes issues d'OASIS/GOBI

    Voir Commander en temps réel pour obtenir une liste de fournisseurs complète.

    Électronique – API

    Action de configuration

    Description

    Configurer le modèle de métadonnées par défaut

    Assurez-vous qu'un modèle de métadonnées par défaut est configuré (voir Travailler avec des modèles de notice). Accédez à Éditeur de métadonnées > Modèle. Choisissez le modèle à utiliser par défaut. Cliquez sur Propriétés. Sélectionnez les paramètres par défaut.

    Envoyer la clé API au fournisseur (voir REST PO Line)

    Une clé API doit être générée par l'institution et envoyée au fournisseur.

    Utilisez l'adresse OASIS-Onboarding@proquest.com pour contacter OASIS.

    Pour GOBI, contactez votre représentant GOBI.

    Chaque fournisseur doit recevoir une clé API unique distincte.  De cette manière, si l'institution souhaite arrêter de travailler avec un fournisseur spécifique, cette clé API spécifique peut être désactivée grâce au réseau des développeurs.  Les autres clés API continueront à fonctionner de manière normale.

    • Connectez-vous au réseau des développeurs à l'aide du compte de l'institution.

    • Définissez une application portant le nom Integration with vendor.

    • Ajoutez l'API Acquisition à l'application, avec les autorisations de lecture/écriture.

    • Ajoutez l'API Configuration à l'application, avec les autorisations de lecture uniquement.

    Vous pouvez définir l'API avec vos environnements bac à sable ou de production.

    • Copiez la clé API de l'application. Il s'agit de la clé API qui sera utilisée dans le cadre des invocations de l'API du fournisseur, afin d'identifier votre institution.

    • Nous recommandons de définir un profil de restriction API. Pour plus d'informations, voir Working with API restriction profiles.

     

    Donner au fournisseur les informations de commande pertinentes

    Les paramètres suivants doivent être définis pour que le fournisseur puisse créer une commande :

    Code fournisseur et Code du compte vendeur – Ces paramètres correspondent à la notice du fournisseur dans Alma. La ligne de commande créée sera associée à ce fournisseur et à ce compte fournisseur. Vous devez vous assurer que le fournisseur dans Alma est configuré pour ne pas envoyer de messages EDI sortants pour les commandes. D'autres messages EDI (par exemple pour les factures) peuvent être envoyés s'il s'agit de votre flux de travail. 

    Code(s) de bibliothèque propriétaire – La bibliothèque à laquelle la ligne de commande est attribuée. Vous devez fournir une liste des codes de bibliothèque propriétaire possibles au fournisseur. L'implémentation du côté du fournisseur peut consister à ajouter un menu déroulant sur le formulaire de commande, afin de choisir la bibliothèque propriétaire pertinente. Il peut également s'agir d'associer un compte à une seule bibliothèque propriétaire. Dans ce cas, l'opérateur devra être connecté au compte adapté.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve Libraries pour obtenir une liste complète des bibliothèques, ou bien l'API Get library pour vérifier le code d'une bibliothèque spécifique.

    Code(s) de localisation – La localisation créée pour le ou les exemplaire(s) liés. Adapté uniquement aux matériels physiques.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve locations pour obtenir la liste des localisations.

    Code(s) de compte – Le compte à partir duquel le paiement est généré.

    Le fournisseur peut utiliser l'API Retrieve funds.

    Pour plus d'informations, voir la page consacrée à la configuration des acquisitions en temps réel pour les institutions

    Créer un profil d'intégration Nouvelle commande

    Le profil d'intégration Nouvelle commande API détermine les règles de correspondance à appliquer. Pour plus d'informations, voir How the bibliographic record is determined. Vous pouvez également configurer les validations des problèmes liés au compte comme indiqué dans ce document (docx).

    Comme ce workflow active des notices de la Zone de communauté, les sections Validation et Correspondance du profil d'intégration ne sont pas prises en compte.

    Activer la collection pertinente depuis la Zone de communauté

    Pour créer correctement une ressource électronique (portfolio) au sein d'une collection dans Alma, l'institution doit disposer de la bonne collection dans sa Zone institution, et celle-ci doit être activée depuis la Zone de communauté. 

    À l'heure actuelle, la fonctionnalité de création de ressource au sein d'une collection pendant le processus de commande est disponible uniquement pour les commandes émises par OASIS et GOBI à partir de leurs plateformes e-book prises en charge. 

    Voir Activer les ressources électroniques.

     

    Méthodes de commande de ressources numériques

    Numérique – Commande manuelle

    Action de configuration

    Description

    Activer le type de ligne de commande numérique pertinent.

    Accédez à Configuration > Acquisitions > Types de ligne de commande et sélectionnez Personnaliser dans le menu des actions sur la ligne pour une des options suivantes ou les deux :

    • Numérique - Achat ponctuel (DIGITAL_OT)

    • Numérique - Récurrent (DIGITAL_CO)

    N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer quand vous avez terminé.

    Créer ou chercher le titre numérique pertinent, et le commander.

    Pour créer une ligne de commande numérique, les types de ligne de commande doivent être activés, comme décrit ci-dessus.

    La création d'une ligne de commande numérique est très semblable à celle d'une commande physique ou électronique (voir Créer une ligne de commande manuellement). Une des principales différences réside dans le fait que les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire (qu'elles soient ponctuelles ou récurrentes) et que vous avez besoin d'associer une représentation à la ligne de commande. Pour associer une représentation à une ligne de commande, il existe deux méthodes :

    1. Ajouter une nouvelle représentation quand vous créez sa ligne de commande : La représentation est automatiquement associée à la ligne de commande. Voir Créer une ligne de commande manuellement.

    2. À partir d'une représentation existante.  Après avoir créé la ligne de commande, dans l'éditeur de ressource de représentation numérique (voir Modifier les métadonnées et le contenu d'une représentation), dans la liste des représentations, sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne de la représentation (ou sélectionnez l'identifiant de la représentation). Dans l'onglet Informations générales, sous Ligne de commande, sélectionnez la ligne de commande à associer à la représentation. Quand vous cliquez sur Enregistrer, Alma tente automatiquement de faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du worklow. Pour plus d'informations sur la création d'une représentation, voir Ajout de représentations.

    Une fois la ligne de commande numérique créée, configurée et enregistrée, les workflows des commandes ponctuelles et des commandes récurrentes sont différents.

    • Ligne de commande ponctuelle : la ligne de commande passe directement de En révision à Fermée.

    • Ligne de commande récurrente : La ligne de commande passe de En révision à Recurring Renewal (si le renouvellement automatique est configuré) ou à En attente de renouvellement manuel (si le renouvellement manuel est configuré).

    L'autorisation UPDATE_REPRESENTATION_FROM_ACQ donne aux rôles d'achat la possibilité de modifier les représentations sur la ligne de commande.

    « Enregistrer et continuer » ne fonctionne pas sur les lignes de commande sans représentation. Si vous sélectionnez Enregistrer et continuer sans qu'une représentation n'ait été ajoutée, la ligne n'est pas enregistrée, et un message d'avertissement s'affiche.

    Explication du flux de travail et de l'inventaire de types d'achat

    Une fois qu'une ligne de commande est créée avec un certain type d'achat, les flux d'achat et l'incidence des données sont fixes et ne peuvent être modifiés. C'est pourquoi il est important de comprendre l'impact de différents types d'achats sur le flux de travail d'achat et sur l'inventaire qui en résulte.

    Le type de matériel est le type de matériel tel qu'un livre, une revue électronique, ou un CD ROM, à partir duquel un exemplaire prend sa forme. Pour obtenir des informations sur tous les types de matériel électronique, consultez Gérer les ressources électroniques. Pour obtenir des informations sur tous les types de matériel physique, consultez Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique. Le type de matériel fait partie de la notice d'exemplaire qui est créée, mais il ne contrôle pas le flux de travail de la ligne de commande. Le type de matériel peut être modifié lors de la création/modification d'une ligne de commande.   Le type de matériel peut être modifié lors de la création/modification d'une ligne de commande.

    Pour les lignes de commande numériques, le champ de type de matériel n'est pas utilisé.

    Les types d'achat peuvent être physiques, électroniques ou numériques et correspondre à l'un des types de continuité suivants :

    • Ponctuel – Des commandes ponctuelles ou peu fréquentes, telles qu'un livre imprimé, un livre- électronique, ou une partition de musique qui ne sont pas publiés de façon récurrente. Le matériel physique est reçu dans l'onglet Ponctuel sur la page Recevoir un nouveau matériel. Les collections et exemplaires sont créés automatiquement, une collection est créée pour chaque emplacement unique, et un exemplaire pour chaque copie. Le matériel électronique passe par le processus d'activation standard et demeure activé pour une période indéterminée. Les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire. Une fois que la ligne de commande est facturée et reçue/activée, elle est clôturée.
       

      Pour les représentations numériques (Numérique - Pas d'archivage et Numérique - Ponctuel), l'exemplaire est considéré comme reçu et la ligne de commande avance dans le workflow.
    • Récurrent – Les commandes qui se répètent régulièrement, par exemple, des abonnements mensuels à du matériel physique ou électronique, tels que des journaux. Le matériel physique est reçu dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel. Des holdings sont créées lors de la création de la ligne de commande physique (pour chaque exécution des collections dans une localisation) et des exemplaires sont créés : Le matériel électronique est soumis au processus d'activation standard et peut être désactivé pendant le processus d'évaluation. La ligne de commande reste ouverte une fois qu'elle est facturée et reçue/activée (bien qu'elle puisse être clôturée manuellement).

      Pour les représentations numériques (Numérique - Abonnement), l'exemplaire est considéré comme reçu et la ligne de commande avance dans le workflow de renouvellement. Les lignes de commande numériques sont créées sans inventaire.

      Exemples et informations supplémentaires sur le flux de travail :

      • Lorsque vous utilisez un modèle de prédiction : Après avoir sélectionné Ouvrir les exemplaires prévus dans l'Éditeur de métadonnées. Voir Modèles de prédiction.

      • Autrement : Lors de la réception du périodique ou du volume relié.

      • Un périodique pour lequel vous réceptionnez les exemplaires trimestriellement - Les fascicules sont décrits par la notice bibliographique du périodique jointe à la commande. Vous devez créer un exemplaire pour chaque fascicule ; chaque fascicule demeure un exemplaire indépendant jusqu'à ce qu'il soit relié à d'autres fascicules. Qu'ils soient en circulation ou pas, il est toujours recommandable d'enregistrer des informations sur chaque fascicule, par exemple, s'ils ont été perdus ou si certains fascicules sont soumis à des règles internes particulières. Il est recommandé de créer un modèle de prédiction pour la livraison des fascicules ou de réceptionner les nouveaux fascicules dans l'onglet Récurrent de la page Recevoir un nouveau matériel.

      • Une monographie comportant plusieurs volumes et dont vous recevez les volumes à des intervalles irréguliers, tels que des volumes encyclopédiques – Les volumes sont décrits par la notice bibliographique de l'encyclopédie jointe à la commande. Vous devez créer des exemplaires pour chaque volume, car les volumes peuvent circuler indépendamment les uns des autres. Vous devez réceptionner les nouveaux volumes dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel.

    Ordre permanent – Les commandes qui ne sont pas répétées fréquemment ou régulièrement. Utilisé, par exemple, pour acheter tous les livres imprimés d'un auteur particulier lorsque ceux-ci sont publiés, ou lorsqu'une série de livres est publiée, mais pas nécessairement régulièrement. Le matériel monographique physique n'est pas reçu via la page Recevoir un nouveau matériel. Il est plutôt créé manuellement, en créant ou sélectionnant une notice bibliographique, en créant une notice de collection, puis en créant une notice d'exemplaire, que vous associez alors à la ligne de commande de l'ordre permanent. Vous devez définir une date de réception pour l'exemplaire dans l'Éditeur d'exemplaire physique.

    Pour plus d'informations sur la gestion des ordres permanents dans Alma, voir Acquisitions - Ordres permanents dans Alma [PPT].

    • Vous pouvez enregistrer les achats correspondant au modèle d'achat de mise à niveau de la licence. Une ligne de commande peut également être créée sans compte ni prix, lorsqu'une mise à niveau de licence ne comporte pas de frais mais doit être enregistrée dans le système. L'option permettant de créer une ligne de commande sans frais est compatible avec les méthodes d'acquisition suivantes : Achat, Plan d'approbation, Achat sur la plate-forme du fournisseur. Lorsque vous sélectionnez une de ces valeurs dans la Méthode d'acquisition de la ligne de commande, la case Aucuns frais apparaît. Quand cette case est cochée, les sections Financement et Tarification sont masquées.

    • Le matériel non monographique est traité de la même façon que le matériel physique récurrent, bien qu'il ne comporte pas de séquence ou fréquence fixes. Le matériel électronique est soumis au processus d'activation standard et peut être désactivé pendant le processus d'évaluation. La ligne de commande reste ouverte une fois qu'elle est facturée et reçue/activée (bien qu'elle puisse être clôturée manuellement).

      Exemples et informations supplémentaires :

      • Une collection de monographies pour laquelle vous recevez de nouveaux titres à des intervalles irréguliers - Chaque titre peut être publié par un auteur différent, mais tous restent dans la même collection, à laquelle vous êtes abonné. La commande est reliée à une notice bibliographique supprimée pour cette collection : les exemplaires ne sont pas décrits par cette notice bibliographique. Chaque exemplaire est publié sous un titre différent et doit être catalogué séparément avec sa propre notice bibliographique qui est reliée à la commande de collection. Chaque exemplaire circule indépendamment.

      • La souscription d'une ressource intégrée, par exemple du matériel juridique non relié, qui est livré puis ajouté à un exemplaire physique existant – Le matériel est décrit par la notice bibliographique du matériel physique rattaché à la commande ; chacun d'entre eux représente une mise à jour de cet exemplaire. Vous n'avez pas besoin de créer de nouveaux exemplaires pour chaque matériel reçu, car ceux-ci ne circulent pas indépendamment les uns des autres. Si le matériel reçu est soumis à une réception à intervalles prédictibles, mettez à jour la date de réception prévue de la commande à chaque fois que vous recevez un nouveau matériel.

    La table ci-dessous présente les types d'achat recommandés qui sont disponibles pour chaque type de recherche dans le répertoire (voir Créer une ligne de commande manuellement pour une description du processus de recherche et de création d'une ligne de commande).  

    Rechercher dans le Répertoire, Types d'achat recommandés, Flux de travail & Inventaire
    Rechercher Sélectionner un type Type d'achat recommandé Continuité de la commande Flux de travail de la ligne de commande Inventaire créé
    Tous les titres Périodique (ISSN) Périodique électronique Ponctuel Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante
    Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante
    Périodique imprimé Ponctuel Reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel Type d'exemplaire - Périodique
    Récurrent Reçu dans l'onglet Récurrent sur la page Recevoir un nouveau matériel. Un exemplaire est créé à la réception. Collections
    Livre (ISBN) Livre électronique (titre) Ponctuel Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante (Livre électronique)
    Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Ressource électronique indépendante (Livre électronique)
    Mise à niveau de la licence Ponctuel aucun aucun
    Livre imprimé
    Si les seuls exemplaires physiques que vous avez commandés sont des livres, tout type de commande Livre imprimé (comme par exemple Livre imprimé - Achat ponctuel) est essentiellement le même que le type physique équivalent (tel que Physique - Achat ponctuel).
    Ponctuel Reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel Type d'exemplaire - Livre
    Ordre permanent
    (monographie; les non-monographies sont traitées comme Récurrentes)
    Le matériel n'est pas reçu sur la page Recevoir un nouveau matériel, mais par le biais d'un flux de travail unique. Pour plus de détails, voir Recevoir du matériel monographique pour un ordre permanent. Collections
    Collection électronique Bouquet de revues Collection électronique Ponctuel, Récurrent Une tâche Activer est créée lorsque la ligne de commande est envoyée Collection électronique (selon la base de connaissance centrale)
    Bouquet de livres Collection électronique Ponctuel, Récurrent
    Mélangé Collection électronique Ponctuel, Récurrent
    Base de données Collection électronique Ponctuel, Récurrent
    Mise à niveau de licence - uniquement disponible en tant que « Commande supplémentaire » Ponctuel aucun aucun
    Commande de service (sans inventaire existant) Service d'accès Aucun inventaire n'est créé. Le flux de travail de la ligne de commande dépend de la récurrence (un renouvellement est nécessaire pour les commandes de type abonnement).
    • Ces types de lignes de commande ne peuvent être la ligne de commande principale de l'inventaire, mais peuvent être définis comme lignes de commande additionnelles à l'inventaire. Voir Créer une ligne de commande manuellement pour plus d'informations.
    Service de base de données
    Autre service
    Si vous commandez un exemplaire au niveau du titre, le lien de commande de cet exemplaire s'affichera uniquement dans les recherches concernant tous les titres. Si vous commandez un exemplaire au niveau de la collection électronique, seul le lien de commande de cet exemplaire s'affichera dans une recherche de collection électronique.
    Pour plus d'informations sur les workflows d'achat, regardez :
    Pour plus d'informations sur les types de lignes de commande qui peuvent être créés pour chaque type de matériel et contexte dans Alma, voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
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