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    Gérer les demandes sortantes

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    Pour gérer les demandes PEB sortantes, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers (dans le cadre d’une bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (dans le cadre d’une bibliothèque PEB)
    Vous pouvez gérer le workflow des demandes PEB sortantes existantes dans la liste de tâches Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes). Cet article explique comment trouver des demandes sortantes spécifiques qui requièrent votre attention et les différentes actions que vous pouvcez effectuer durant le processus de gestion de chaque demande sortante.
    Dans la plupart des systèmes, la plupart des demandes sortantes sont traitées automatiquement jusqu'à ce qu'elles atteignent la bibliothèque de prêt potentielle, mais certaines nécessitent un traitement manuel pour plusieurs raisons. Vous pourrez généralement les identifier grâce à leur statut et d'autres propriétés. 

    Pour plus d'informations concernant la création de nouvelles demandes sortantes, voir Créer une demande sortante.

    Trouver des demandes nécessitant une intervention

    Vous pouvez utiliser le système de filtrage des facettes, la fonctionnalité de tri et la recherche secondaire pour vous aider à trouver les tâches nécessitant votre intervention. La recherche secondaire est une fonctionnalité spéciale des listes de tâches PEB. En outre, vous pouvez ouvrir la page Demandes sortantes à partir de l'un des filtres prédéfinis dans l'option Listes de tàches du menu permanent.

    Filtrer à l'aide de facettes

    Vous pouvez filtrer la listes des demandes sortantes via les facettes sur le côté gauche de la page. Les facettes incluent :
    • Libellés – Les libellés associés aux demandes 
    • Partenaire actif – Le partenaire actif pour la demande dans une liste de partenaires
    • Statut d'activité – Actif ou terminé
    • Statut – Statut de la demande sortante
      Les statuts suivants indiquent que l'étape finale de la demande est terminée. Les demandes avec ces statuts peuvent être supprimées.
      • Annulé par le partenaire
      • Annulé par le lecteur
      • Annulé par le personnel
      • Reçu numériquement par la bibliothèque
      • Expiré
      • Demande traitée – Il s'agit du statut final avant suppression, il peut être défini manuellement. Si la demande concerne un partenaire ISO, celui-ci doit envoyer sa réponse avant que le statut ne soit changé en Demande traitée.
      Les exemples suivants correspondent à des statuts non finaux (en cours) du processus de demande :
      • Conditionnel – S'affiche uniquement lorsque Conditionnel est activé dans le profil de workflow sortant. Voir Ajouter des profils de flux de travail.
      • Demande sortante créée
      • Endommagé communiqué – Apparaît seulement lorsque Endommagé communiqué est activé dans le profil flux de travail d'emprunt. Voir Ajouter des profils de flux de travail.
      • Déclaré perdu par le partenaire
      • Exporté à une tierce partie
      • Obtenu de manière externe
      • Retour du prêteur
      • Exemplaire prêté à un lecteur
      • Échec de la localisation
      • Localisation en cours
      • Perdu communiqué – Apparaît seulement lorsque Perdu communiqué est activé dans le profil flux de travail d'emprunt. Voir Ajouter des profils de flux de travail.
      • Renouvellement de prêt arbitré
      • Demande en retard
      • En attente d'approbation
      • Reçu physiquement par la bibliothèque
      • Prêt pour l'envoi
      • Rappelé par le partenaire
      • Reçu - exclu du prêt
      • Rejeté par le partenaire
      • Demande de renouvellement non acceptée
      • Renouvellement demandé
      • Renouvelé par le partenaire
      • Signaler un exemplaire endommagé au partenaire – Même signification que Endommagé communiqué.
      • Signaler un exemplaire perdu au partenaire - Même signification que Perdu communiqué.
      • Demande acceptée
      • Demande envoyée au partenaire
      • Retourné par le lecteur
      • Exemplaire retourné au partenaire
      • Expédié numériquement
      • Expédié physiquement
      • Réponse En attente d'annulation
      • Va fournir
    • Date de création – La date à laquelle la demande a été créée. Les valeurs possibles sont :
      • Aujourd'hui – Demandes créées à la date actuelle
      • Il y a 2 ou 3 jours – Demandes créées deux ou trois jours avant la date actuelle (aujourd'hui et hier étant exclus)
      • Il y a 4 à 7 jours – Demandes créées 4 à 7 jours avant la date actuelle (en d'autres termes, à l'exception des trois options ci-dessus)
      • Il y a 8 à 30 jours – Demandes créées entre 8 jours et un mois avant la date actuelle (en d'autres termes, à l'exception des quatre options ci-dessus)
      • Plus ancien – Demandes créées plus d'un mois avant la date actuelle
    • Mettre à jour la date – Date à laquelle la demande a été modifiée. Les valeurs possibles sont les mêmes que celles pour la facette Date de création.
    • Format demandé – Le format de l'exemplaire demandé. Les options sont : Numérique, Physique etPhysiquement non retournable
    • Format fourni – Le format dans lequel l'exemplaire demandé a été fourni. Les options sont : Numérique, Physique, Physique non retournable et Indéfini
    • Date de retour – La date à compter de laquelle l'exemplaire doit être délivré. Les valeurs possibles sont les mêmes que celles pour la facette Date de création.
    • Dernière date d'intérêt – La date après laquelle le demandeur a indiqué ne plus être intéressé par l'exemplaire
    • Informations du lecteur requises – Demandes pour lesquelles des informations obligatoires n'ont pas été fournies par le client
    • Messages généraux – Demandes contenant des messages généraux de Type = Reçu. Vous pouvez annuler et activer des messages généraux sur l'onglet Message généraux concernant la demande (voir Envoyer un message général avec une demande PEB).
    • Bibliothèque propriétaire – La bibliothèque qui détient la ressource demandée
    • Notes du partenaire – Les demandes avec des notes de l'institution de prêt
    • Bibliothèque de retraitLes bibliothèques, salles de lecture et livraison à domicile/au bureau sont toutes incluses dans cette facette
    • Niveau de service – Le niveau de service attribué à la demande
    • Groupe d'utilisateur - Le groupe utilisateur du demandeur
    • Bénéficiaire – Le membre du personnel auquel la demande est attribuée (statut « Non attribué » y compris)
    • Nom de l'évènement – Statut associcé à la demande par les systèmes de courtier (comme BLDSS) qui prennent en charge les mises à jour de demande avec Alma

    Recherche secondaire

    La fonctionnalité de recherche secondaire vous permet de chercher des demande correspondant à certains critères dans la liste de demandes actuelles. Par exemple, vous pouvez chercher le nom d'un auteur spécifique pour trouver toutes les demandes dans la liste associées à des livres de cet auteur, et masquer toutes les autres demandes dans la liste.

    Contrairement à la fonctionnalité de recherche principale, qui est toujours disponible dans la case de recherche permanente (voir Chercher dans Alma), la recherche secondaire n'annule pas les facettes sélectionnées auparavant.

     
    Search results.png
    Recherche secondaire mise en oeuvre
     
    Pour effectuer une recherche secondaire :
    1. En haut de la liste des demandes, dans les commandes de la recherche secondaire, dans la liste déroulante, cherchez le champ à utiliser pour la recherche.
    2. Dans la case de texte, saisissez le texte que vous souhaitez chercher.
    3. Appuyez sur Entrée ou cliquez sur Search icon.png. La recherche est effectuée ; la liste de demandes est mise à jour selon le besoin, pour que seules les demandes correspondant aux critères de recherche s'affichent.
    Pour annuler la recherche secondaire actuelle :
    • Dans les commandes de recherche secondaire, cliquez sur la x.

    Filtres de liste de tâches prédéfinis

    Vous pouvez cliquer sur n’importe laquelle des tâches suivantes dans la Liste des tâches (Tasks icon -pers menu.png) du menu permanent (voir Tâches dans la Liste des tâches) afin d’ouvrir la page Demandes sortantes avec un filtre prédéfini :

    • Nouvelles demandes sortantes sans partenaire
    • Demandes sortantes en retard
    • Demandes sortantes annulées par le partenaire
    • Demandes sortantes rappelées
    • Demandes sortantes retournées par le lecteur
    • Demandes sortantes avec des messages généraux actifs
    • Demandes sortantes avec des notes actives

    Afficher les paramètres d'une demande

    Vous pouvez afficher le formulaire de demande complet d'une demande sortante existante. En fonction de son statut, vous pourrez peut-être également modifier la demande. Pour voir le formulaire, cliquez sur Consulter ou Modifier (selon l'option qui s'affiche). Le formulaire s'ouvre dans un panneau coulissant. Pour plus d'informations, voir Modifier une demande sortante.

    Consulter apparaît uniquement lorsque le statut de la demande est l'un des suivants :

    • Exemplaire retourné au partenaire
    • Demande traitée - la demande a été soit livrée soit annulée avant d'atteindre le rayon des réservations.
    • Expédié numériquement
    • Annulé par le partenaire
    • Annulation demandée

    Sinon, Modifier apparaît.

    Actions des flux de travail

    Vous pouvez gérer les demandes sortantes existantes en y appliquant des actions, en changeant leurs statuts, en les supprimant de la liste de tâches et en gérant leurs libellés.

    Effectuer une action

    Vous pouvez effectuer des actions sur des demandes sortantes individuelles à partir du menu Plus d'actions de la demande. Les options disponibles dépendent du type de demande et de son statut.

    Pour effectuer une action sur les demandes sortantes :
    1. De manière facultative, configurez le paramètre check_patron_duplicate_borrowing_requests ; voir Configurer d'autres paramètres.
    2. Sélectionnez l'action que vous souhaitez effectuer sur les demandes sélectionnées, comme décrit dans le tableau suivant :
      Liens sur la page Demandes PEB sortantes
      Lien Description
      Attribuer à Attribuer une tâche à un utilisateur (voir Gérer les attributions de tâche ci-dessous).
      Annuler Annulez la demande. Elle apparaît uniquement quand :
      • La demande est toujours active
      • La demande n'a pas son statut défini sur Prêt
      • La demande n'a pas été envoyée
      • Aucun partenaire n'existe ou le partenaire actif configuré ne prend pas en charge l'option Annuler
      Lors de l'annulation d'une demande, le statut de la demande est changé en Annulé par le personnel.
      Vous pouvez également supprimer des demandes dans Primo, sur l'onglet Mon compte. Ainsi, le statut de la demande sortante est modifié en Annulé. Si un exemplaire se trouve sur le rayon des réservations lors de l'annulation dans Primo :
      • La demande de réservation est annulée
      • L'exemplaire est déplacé sur le rayon des réservations expirées
      • La demande est marquée comme Terminé
      Pour plus de détails sur l'onglet Mon compte dans Primo, voir Mon compte.
      Lorsqu'une demande est annulée, un message est envoyé au client. La lettre est Lettre d'annulation d'une demande de réservation (e-mail) ou Lettre Annulation de la demande (SMS). Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma.
      Prêter au lecteur Indique que le lecteur a reçu un exemple physique non retournable et traite la demande.
      Réponse conditionnelle Lorsqu'un message ISO est envoyé depuis le prêteur, la demande sortante passe au statut Conditionnel, et le champ Date de réponse s'affiche. Lorsque cette action est sélectionnée, une fenêtre s'affiche afin de sélectionner Oui ou Non en réponse à la condition spécifiée par le prêteur. Si la réponse est Oui, le statut de la demande est changé sur Envoyé et le champ Date de réponse redevient vide. Si la réponse est Non, le statut change à Rejeté par le partenaire et continue jusqu'au prochain partenaire dans la liste.
      Endommagé

      Envoie un email au prêteur et définit le statut sur Endommagé communiqué. Apparaît uniquement quand :

      • Pour email ou partenaires ISO
      • Lorsque la demande est reçue par la bibliothèque (et non lorsque le statut est 'Physique non retournable') et n'a pas encore été retournée au partenaire.
      • Lorsque Endommagé communiqué est activé dans le profil flux de travail d'emprunt. Voir Ajouter des profils de flux de travail
      Dupliquer
      Créez une nouvelle demande en fonction de la demande existante. Vous pouvez modifier cette demande selon vos besoins sur la page Demandes PEB sortantes. Pour plus de détails sur les champs affichés sur cette page, voir la table Champs Informations sur la ressource dans la section Ajouter un nouveau livre ou article de périodique et la table Champs Attributs de la demande dans la section Créer une demande de prêt.
      Lors de la duplication d'une demande PEB sortante, les valeurs dans les champs suivants sont copiées vers la nouvelle demande :
      • Titre
      • ISSN, ISBN (champs de Métadonnées)
      • Auteur
      • Demandeur
      • Propriétaire
      • Statut de la demande
      • Format demandé
      • Lieu de livraison
      • Note de demande
      Modifier les coûts d'expédition Cela permet à l'utilisateur de mettre à jour les coûts d'expédition sans ouvrir le formulaire Détails ou le formulaire de modification en entier pour la demande sortante. L'option est également disponible pour les demandes traitées.
      Obtenu de manière externe Envoie une demande en utilisant le service GetItNow. Voir Envoyer une demande pour une resource CCC GetItNow.
      Message général Envoyez à un prêteur un message général avec une demande sortante (voir Envoyer un message général avec une demande PEB).
      Localiser la ressource Active manuellement le processus de localisation sortante. Cette action s'affiche uniquement si la demande a un partenaire associé ou une liste de partenaires associée. Voir Processus de localisation sortante.
      Perdu Envoie un email au prêteur et définit le statut sur Perdu communiqué. Apparaît uniquement quand :
      • Pour email ou partenaires ISO
      • Lorsque la demande est reçue par la bibliothèque (et non lorsque le statut est 'Physique non retournable') et n'a pas encore été retournée au partenaire.
      • Lorsque Perdu communiqué est activé dans le profil flux de travail d'emprunt. Voir Ajouter des profils de flux de travail

      Demande d'achat

      Vous pouvez créer une demande d'achat avec les informations de la demande sortante. Si la demande sortante est inactive, le système vous redirige directement vers un formulaire de demande d'achat. Si la demande sortante est active, une fenêtre s'affiche pour déterminer si vous souhaitez annuler la demande sortante ou la maintenir active, comme la demande d'achat.
      Le champ du demandeur de la demande d'achat est rempli comme suit :
      • Si la demande PEB est annulée, le champ est rempli avec le demandeur de la demande PEB sortante d'origine.
      • Si la demande PEB est inactive ou laissée active, le champ du demandeur est rempli avec l'identifiant de l'utilisateur connecté.
      Demande de réactivation

      La réactivation de la demande sortante apparaîtra quand :

      1. L'opérateur dispose des droits de réactivation dans le périmètre du propriétaire de la demande.
      2. Si un partenaire actif existe, il doit comporter l'étape Réactivé dans le workflow d'emprunt.
      3. Le statut est l'un des suivants : CANCELLED, REQUEST_COMPLETED, CANCELLED_BY_PATRON ,CANCEL_REQUESTED, REJECTED, EXPORT_TO_THIRD_PARTY.

      Sélectionnez cette option pour réactiver une demande PEB Peer-to-Peer terminée. Un exemplaire temporaire est recréé à l'aide du code-barres précédent. Le statut du processus est réglé sur In resource sharing. La bibliothèque et la localisation de l'exemplaire sont réglées sur les mêmes valeurs que lors de la création initiale de l'exemplaire. Si l'exemplaire n'est pas encore prêté, une demande de réservation est relancée.

      Lors de la réactivation, deux options s'affichent dans la fenêtre de confirmation : Réactiver le prêt et Envoyer un message général. Si aucun prêt n'est lancé, le statut de demande est Request Reactivated. L'identifiant externe d'origine de la demande est conservé.

      Recalculer les assignations de listes de partenaires Pour attacher une liste de partenaires à la demande en fonction des règles d'assignation des partenaires configurées, cliquez sur le lien Recalculer les assignations de listes de partenaires (voir Configurer des règles d'assignation des partenaires). Ce processus exécute également un processus local automatiquement si l'option Activer automatiquement le profil de localisation est sélectionnée pour cette bibliothèque PEB (voir Configurer les paramètres d'une bibliothèque PEB).
      Annuler l'attribution Supprimer l'attribution de la tâche et la laisser sans attribution (voir Gérer les attributions de tâche ci-dessous).
      Supprimer et recalculer les assignations de listes de partenaires

      Supprime tous les partenaires, recalcule et crée une nouvelle liste de partenaires, le tout en une seule action.

      Si la demande a déjà été envoyée à un partenaire et que vous sélectionnez cette option, le partenaire n'est pas supprimé de la liste et conserve son statut de partenaire actif. Seul le reste de la liste des partenaires est supprimé.

      Rappel Rappellez des exemplaires expédiés lorsqu'une demande de réservation locale est faite sur ceux-ci. Cette fonction de rappel est applicable aux deux partenaires ISO et email.
      Vous pouvez configurer quels prêts sont rappelés en premier si la ressource demandée possède deux copies envoyées à un emprunteur isolé ainsi que des copies prêtées à des lecteurs locaux. Le paramètre contrôlant ce choix, rs_prefer_recall_method, est défini par défaut sur Faux (voir Configurer d'autres paramètres). Le modifier sur Vrai rappelle l'exemplaire envoyé en premier, plutôt que la copie prêtée localement.
      Les rappels sont pris en charge si le profil de flux de travail d'une demande sortante inclut l'action Rappeler un exemplaire (voir Configurer des profils de workflow). Dans ce cas, les demandes sortantes affichent une nouvelle action intitulée Rappel.
      Pour plus d'informations sur le rappel de demandes PEB, voir la vidéo Rappels de demandes PEB (7:33 mins).
      Réceptionner Sélectionnez un format de réception et saisissez un code-barre temporaire pour permettre la réception de la ressource (Voir Partenaires PEB. Si le paramètre de configuration generate_resource_sharing_temp_barcode est défini sur Vrai, le code-barres temporaire s'affiche automatiquement (voir Configurer d'autres paramètres).
      Rejeter Marquez une demande rejetée par l'institution prêteuse comme Rejetée (voir Rejeter une demande sortante). L'option Rejeter est uniquement visible si l'option de flux de travail Rejeter est activée. Lors du rejet d'une demande sortante, vous devez indiquer une raison. Les raisons sont transmises à la bibliothèque emprunteuse, pour pouvoir utiliser un ensemble commun de raisons. Vous pouvez trouver la liste ici.
      Supprimer Supprimez la demande. Elle apparaît uniquement lorsque le statut de la demande est l'un des suivants :
      • Exemplaire retourné au partenaire
      • Demande traitée - la demande a été soit livrée soit annulée avant d'atteindre le rayon des réservations.
      • Expédié numériquement
      • Annulé par le partenaire
      • Annulation demandée
      Renouveler Renouvelez une demande PEB sortante. Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez renseigner une date de retour pour la demande et une note (facultatif) dans les champs Note interne et/ou Note à l'attention du partenaire. Pour plus de détails sur ces champs, voir l'étape 3 dans Rejeter une demande sortante. Le statut de requête est changé en Renouvelé par partenaire. Pour plus d'informations, voir Gérer les renouvellements d'emprunt.
      L’option apparaît quand Renouvellement du personnel est sélectionné pour les demandes entrantes dans le profil du Flux de travail PEB (voir Configurer des profils de workflow).
      Si la demande est renouvelée, un message est envoyé au lecteur et des frais de renouvellement peuvent être appliqués. La lettre correspond à la Lettre d'information sur le prêt. Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma. Des frais de renouvellement PEB sont définis comme faisant partie des règles de services aux usagers ; voir Ajouter des règles de services aux usagers
      Pour plus d'informations concernant le renouvellement d'une demande sortante, voir la vidéo ISO ILL : Renouvellement de demande (10:06 mins).
      Renouvellement de demande

      Renouvelez une demande sortante de partage de ressources dans les conditions suivantes :

      • Un profil de worfklow PEB existe si Renouvellement de prêt du personnel est autorisé.
      • Le partenaire ne fait pas partie d’un réseau de services aux usagers.
      • L’exemplaire est arrivé.
      • L’exemplaire n’a pas été retourné.

      Une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez renseigner une date de retour pour la demande et une note (facultatif) qui s’affichera dans l’onglet Notes de la page de demande.

      Si le profil de flux de travail PEB a les options Réponse de renouvellement et Renouvellement du personnel sélectionnées, le statut de la demande est changé en Demande de renouvellement. Pour plus de détails sur les profils de flux de travail, voir Configurer les profils de flux de travail.
      Si la demande est renouvelée, un message est envoyé au lecteur et des frais de renouvellement peuvent être appliqués. La lettre correspond à la Lettre d'information sur le prêt Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma. Des frais de renouvellement de demandes PEB sont définis dans les règles de services aux usagers ; voir Ajouter des règles de services aux usagers.
      Si l'option Réponse de renouvellement de prêt n'était pas sélectionnée pour le profil de flux de travail, la demande est automatiquement renouvelée après avoir cliqué sur le lien Demander le renouvellement ; le statut de la demande est modifié en Renouvelé par le partenaire, et le lien Renouveler ne s'affiche plus.
      Cette option apparaît pour les demandes dont le statut est Reçu.
      Renvoyer un email au lecteur Pour les demandes numériques avec un service d'accès au document, l'email peut être envoyé à nouveau au lecteur.
      Retourner Cette option s'affiche lorsque la demande est reçue par la bibliothèque (et non lorsque le statut est 'Physique non retournable') et n'a pas encore été retournée au partenaire. Si les profils de flux de travail des demandes sortantes pour le partenaire incluent l'option Retour du prêteur, le statut de la demande est modifié en Exemplaire retourné au partenaire (voir Configurer des profils de workflow).
      La lettre d'avis de retour de PEB est imprimée lors du retour d'un exemplaire sortant au prêteur. Pour plus d'informations, voir Configurer des lettres Alma.
      Pour plus d'informations sur les exemplaires retournés au prêteur, voir la vidéo ISO ILL : Message de retour du prêteur (8:35 mins).
      Envoyer Cette option apparaît uniquement lorsqu'un partenaire ARTEmail ou ISO est configuré. La page Paramètres du PEB sortant s'ouvre, dans laquelle vous pouvez configurer les détails à envoyer au partenaire (voir Envoyer une demande sortante). Les paramètres affichés sont ceux sélectionnés pour le partenaire durant le processus de configuration du partenaire (voir Demandes PEB).
      Contacter le lecteur Affichez les types de demandes configurées sur la page Table de Code Type de requête du lecteur (voir Configurer des types de requête du lecteur). La boîte de dialogue Message e-mail s'ouvre, vous pouvez alors sélectionner le modèle d'e-mail que vous souhaitez utiliser pour la demande. La boîte de dialogue contient également un champ Note au lecteur pour inclure une note en texte libre à inclure dans la lettre de demande au lecteur (QueryToPatronLetter). S'il n'y a qu'un type de modèle de Requête au lecteur, la boîte de dialogue apparaîtra avec seulement le champ Note au lecteur à remplir. Pour plus d'informations sur cette option, voir Envoyer une requête au lecteur ci-dessous.
      Pour plus de détails sur le fonctionnement du système lorsque cette option est sélectionnée, voir Configurer les requêtes du lecteur.
      Requête du statut Demandez une mise à jour du statut auprès de l'institution prêteuse. Ceci ne s'applique qu'aux partenaires ISO.

      Le statut ISO de l'emprunteur renvoyé est enregistré dans une note. Chaque statut ISO correspond aux statuts de demande Alma suivants :

      • Non fourni - Rejeté par le partenaire, Échec de la localisation, Annulé par le lecteur, Expiré
      • En attente - Demande sortante créée, Demande envoyée au partenaire, Prêt à être envoyé, Localisation en cours, Sera fourni, En attente d'approbation
      • En cours - Exemplaire prêté au lecteur, Renvoyé par le lecteur, Demande de renouvellement non acceptée, Renouvelé par le partenaire, Demande de renouvellement, Renouvellement accepté, Renouvellement de prêt arbitré, Exporté à un tiers, Renouvellement manuel, Renouvellement automatique, En attente de réception numérique
      • Annulation en attente - Annulation de la demande non acceptée, En attente d'une réponse à l'annulation
      • Annulé - Annulé par le partenaire, Annulé par le personnel
      • Envoyé - Envoyé de manière numérique, envoyé physiquement
      • Reçu - Physiquement reçu par la bibliothèque, Reçu de manière numérique par la bibliothèque, Reçu - pas pour emprunt
      • En Retard - Demande en retard
      • Renvoyé - Exemplaire renvoyé au partenaire
      • Retourné - Demande terminée, Validation par le prêteur, Obtenu de manière externe
      • Rappel - Rappelé par le prêteur
      • Perdu - Signaler un exemplaire perdu au partenaire, Déclaré perdu par le partenaire
      • Inconnu - Signaler un exemplaire endommagé au partenaire
      Consulter les ressources locales Ouvre une recherche locale de ressources correspondant à l'exemplaire demandé. Si la ressource est trouvée au niveau local, vous pouvez ajouter une demande de réservation locale sur la ressource locale correspondante. Pour cela :
      1. Dans les résultats de recherche, dans la liste de l'exemplaire, sélectionnez Plus d'actions (More Actions button (gray).png) > Demander. La page Créer une demande s'ouvre dans le panneau coulissant. 
      2. Cliquez sur Soumettre. La demande de réservation locale est créée.
      Consulter les ressources du réseau Ouvre une recherche dans la Zone réseau de ressources correspondant à l'exemplaire demandé. Si une requête ne peut pas être créée automatiquement (par exemple, le champ OCLC localiser par n'existe pas pour cette requête), une demande sera exécutée avec la seule condition : Notice publiée = faux. Voir Ajouter des partenaires de la Zone réseau à la liste de partenaires PEB.

    Modifier les statuts des demandes

    À mesure du traitement d'une demande sortante, son statut est automatiquement mis à jour. Vous pouvez également modifier son statut manuellement, selon le besoin. Vous pouvez également modifier le statut de plusieurs demandes en une seule action.

    Lorsque le statut d'une demande est changé de Signaler un exemplaire perdu au partenaire ou Signaler un exemplaire endommagé au partenaire à Terminé, l'exemplaire temporaire est supprimé et le prêt est clôturé.

    Pour changer le statut d'une ou plusieurs demandes sortantes :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), cochez les cases des demandes que vous souhaitez gérer. L'option Actions devient disponible.
    2. Cliquez sur Changer le statut. Une case Changer le statut s'ouvre.

      Change Status selected.png

    3. Cliquez sur la liste déroulante des statuts. (Sélectionnez l'option Renouvellement automatique, la première de la liste.) 

      Change Status Dropdown.png
    4. Sélectionnez le statut souhaité. La liste déroulante se ferme et votre sélection s'affiche.
    5. Cliquez sur Changer le statut. Les statuts des demandes sélectionnées sont modifiés.

    Supprimer des demandes

    Les demandes sortantes terminées peuvent être supprimées de la liste de tâches. Lorsque c'est fait, elles sont uniquement visibles dans Analytique.

    Les demandes n'ayant pas le statut Terminé ne peuvent pas être supprimées.

    Pour supprimer les demandes sortantes terminées de la liste de tâches :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), cochez les cases des demandes que vous souhaitez supprimer. L'option Actions devient disponible.
    2. Sélectionnez Supprimer demandes. Les demandes sont supprimées.

    Gérer les libellés

    Les libellés peuvent être associés à des demandes individuelles ou bien à plusieurs demandes sélectionnées, ou bien retirés ; voir Nouvelle mise en page 2022.

    Gérer l'attribution de tâches

    Une demande sortante peut être attribuée à un utilisateur, qu'elle soit déjà attribuée à un autre utilisateur ou attribuée à personne. Un utilisateur avec le rôle Gestionnaire des services aux usageres peut gérer toutes les attributions de demande. Les autres utilisateurs seront peut-être limités à l'attribution de tâches non attribuées ou à la réattribution de tâches qui leur sont attribuées.
    Pour attribuer ou réattribuer une tâche :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), cliquez sur Attribuer pour la tâche correspondante. La boîte de dialogue Attribuer à s'ouvre.
      Assign To.png
      Boite de dialogue Attribuer à
    2. Dans la liste déroulante Attribuer à, sélectionnez un opérateur.
      La liste des opérateurs inclut seulement les utilisateurs ayant le rôle d'Opérateur des services aux usagers.
    3. Cochez la case Envoyer comme email pour avertir l'opérateur de la nouvelle attribution.
    4. Dans le champ Notes, saisissez une ou plusieurs notes, si nécessaire.  Le champ est limité à 1000 caractères.
    5. Cliquez sur Attribuer à. La demande est attribuée à l'utilisateur sélectionné.
    Pour annuler l'attribution d'une tâche :
    • Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), cliquez sur Annuler l'attribution pour la tâche correspondante. L'attribution est annulée et la tâche passe au statut Non attribué.

    Envoyer une requête au lecteur

    Quand vous sélectionnez Contacter le lecteur dans le menu Plus d'actions, en fonction des paramètres de type/modèle de demande de lecteur configurés (voir Configurer les requêtes du lecteur), la requête est soit envoyée automatiquement, soit vous avez la possibilité de sélectionner le type/modèle adapté et, dans certains cas, de modifier le corps du message avant son envoi.

    Quand le modèle de requête est présélectionné

    S'il n'y a qu'un modèle ou type de requête de lecteur disponible pour le contexte actuel, ce modèle/type est automatiquement sélectionné. En fonction des paramètres de votre système, vous pouvez ou non être en mesure de modifier le corps du message.
    Pour envoyer une requête de lecteur quand un seul modèle ou type de requête de lecteur est disponible :
    • Sélectionnez Contacter le lecteur. Une boîte de dialogue Message e-mail s'ouvre.
    • Si vous utilisez des modèles de requête de lecteur, et que Modifier si seul est réglé sur vrai, lorsque vous sélectionnez Contacter le lecteur, la boîte de dialogue Message e-mail ci-dessous s'ouvre. Le champ Sujet contient l'Identifiant externe de la demande (s'il existe). Le champ Corps contient le texte relatif à la ressource demandée.
      EmailMessage_Dialog.gif
      Boîte de dialogue Message e-mail lors de l'utilisation de modèles de requête de lecteur
      Sélectionnez n'importe quel champ pour le modifier selon les besoins. Le champ Corps s'agrandit quand vous cliquez dessus, selon le besoin. Veuillez noter que le champ Corps peut contenir du texte qui doit être modifié avant l'envoi du message, par exemple Demande au lecteur : [ veuillez saisir votre demande ici].
      EmailMessage_Dialog.gif
      Champ Corps sélectionné (et bas de la page affiché) dans la boîte de dialogue Message e-mail
      Quand vous avez fini de modifier le message, cliquez sur Envoyer e-mail pour envoyer le message au lecteur.
    • Si vous utilisez des modèles de demande au lecteur et que Modifier si seul est réglé sur faux, quand vous sélectionnez Contacter le lecteur, la demande est envoyée immédiatement.
    • Si vous utilisez des types de demande au lecteur, quand vous sélectionnez Contacter le lecteur, la demande est envoyée immédiatement.

    Quand le modèle de demande doit être sélectionné

    S'il existe plusieurs modèles ou types de demande au lecteur pour le contexte actuel, vous devez choisir le modèle/type à utiliser. En fonction des paramètres de votre système, vous pouvez ou non être en mesure de modifier le corps du message.

    Pour envoyer une demande au lecteur quand plusieurs modèles ou types de demande au lecteur sont disponibles :
    1. Sélectionnez Contacter le lecteur. Une boîte de dialogue Message e-mail s'ouvre.
    2. Sous Modèle e-mail, sélectionnez le modèle à utiliser.
    3. Une des actions suivantes se présente à vous :
      • Si votre système utilise des modèles de demande au lecteur, si vous souhaitez modifier le contenu du message avant de l'envoyer, sélectionnez Ouvrir pour modifier. Le message s'ouvre pour modification (voir ci-dessus). Modifiez le message selon les besoins.
        Query - Open for Edit.png
         
        Boîte de dialogue Message e-mail quand des modèles de demande au lecteur sont utilisés et que le modèle a été sélectionné
      • Si votre système utilise des types de demande au lecteur, si vous souhaitez ajouter une note au message, sous Note au lecteur, sélectionnez Saisir le texte ici, puis saisissez la note de votre choix.
        MultipleTemplates.gif

        Boîte de dialogue Message e-mail quand des types de demande au lecteur sont utilisés
    4. Sélectionnez Envoyer e-mail. Le message est envoyé. 

    Envoyer un message général avec une demande sortante

    Vous pouvez envoyer un message général avec une demande sortante. Le message s'affiche dans le panneau Détails de la section Messages généraux, ainsi que dans son onglet Messages généraux quand vous sélectionnez Modifier ou Consulter pour ouvrir le formulaire complet de la demande.
    Les messages généraux envoyés par le prêteur sont également visibles dans le panneau Détails et dans l'onglet Messages généraux
     
    General Messages in Details pane.png
    Les messages généraux envoyés au et par le prêteur dans le panneau Détails
    Les messages généraux peuvent être envoyés uniquement si :
    • La demande sortante concerne une demande ISO, e-mail ou une demande NCIP-P2P.
    • La demande sortante a déjà été envoyée
    Il existe également une facette Messages généraux, qui vous permet de filtrer les demandes en fonction des messages généraux actifs qu'elles contiennent.
    Pour plus d'informations sur l'envoi d'un message général avec une demande PEB, voir la vidéo ISO ILL : Envoyer un message général (2:43 mins).
    Pour envoyer un message général avec une demande sortante :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), localisez une demande ISO, e-mail ou NCIP-P2P.
    2. Dans le menu Plus d'actions, sélectionnez Message général . La boîte de dialogue Message général s'ouvre.
      General Message 1.png
      Boîte de dialogue Message général
    3. Dans le champ Message, saisissez un message.
    4. Cliquez sur Envoyer. Le message est envoyé au prêteur. La demande est limitée à 1000 caractères.

    Consulter les actions associées aux demandes sortantes

    L'onglet Historique affiche les actions entreprises pour les demandes PEB sortantes, telles que la modification du statut de la demande ou l'ajout de frais d'expédition. L'onglet Historique est disponible dans le formulaire de demande sortante complet.
    L'onglet Historique peut être consulté en mode complet ou en mode abrégé. Vous pouvez configurer le type de lignes qui s'afficheront dans le mode abrégé.
    Pour consulter les actions de demandes PEB sortantes :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), cliquez sur Modifier ou Consulter pour une demande (selon l'option disponible). La page Demandes PEB sortantes s'ouvre.
    2. Cliquez sur l'onglet Historique. L'onglet Historique affiche la liste des actions effectuées sur la demande sortante. Sélectionnez le mode d'affichage Complet pour afficher toutes les notices de la demande. Sélectionnez Abrégé pour afficher uniquement les notices activées dans la page de configuration Champs d'audit abrégés (voir Configurer les champs d'audit abrégés).
      Onglet Historique

    Rejeter une demande sortante

    Vous pouvez rejeter des demandes sortantes qui ont été rejetées par l'institution prêteuse. Les demandes sont rejetées pour différentes raisons. Par exemple, si un exemplaire est déjà en prêt ou n'est pas trouvé dans la bibliothèque, il est rejeté par l'institution prêteuse, et vous pouvez le marquer comme rejeté à l'institution d'emprunt. Le rejet peut être communiqué automatiquement, en fonction du type de partenaire.
    Vous pouvez rejeter manuellement une demande sortante sur la page Demandes sortantes (comme expliqué ci-dessous) ou dans l'onglet Liste de partenaires du formulaire de demande complet (voir Modifier une demande sortante).
    Une option de workflow de prêt, Rejeter, détermine si l'action de rejet manuel s'affiche sur le menu Plus d'actions de la demande et sur l'onglet Liste de partenaires. L'option est activée par défaut, de manière à ce que l'option Rejeter soit disponible. Si cette option de workflow est désactivée, l'action Rejeter ne s'affichera pas. Masquer l'action Rejeter est utile notamment pour les demandes ISO, où le rejet est censé être reçu en tant que message envoyé par le prêteur.
    Une fois qu'une demande est rejetée par le prêteur, le partenaire suivant dans la liste de partenaires devient actif. La demande peut être envoyée automatiquement au partenaire suivant, en fonction des Règles d'envoi des demandes sortantes configurées par l'institution.
    Le paramètre client rs_keep_rejected_request_active détermine si le statut d'une demande reste actif, même si celle-ci a été rejetée par le dernier partenaire de la liste. Si le paramètre est défini sur Aucun, qui correspond à l'option par défaut, la demande est effectuée et n'est plus visible dans la file d'attente des demandes actives. Alma enverra également un message d'annulation au lecteur. Si le paramètre est défini surEmprunt ou Les deux, la demande reste affichée dans la file d'attente des demandes actives afin que le personnel de la bibliothèque ait la possibilité de la traiter. Dans ce cas, Alma n'enverra pas de message d'annulation au lecteur. Cette fonctionnalité s'applique seulement aux rejets ultérieurs à la modification de ce paramètre client. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Services aux usagers).
    Pour marquer une demande comme rejetée par l'institution de prêt :
    1. Sur la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), dans le menu Plus d'actions de la demande, cliquez sur Rejeter. La boîte de dialogue Refuser la demandes'ouvre.
      Reject.png
      Boîte de dialogue Refuser la demande
    2. Dans le champ Refuser la demande, sélectionnez une raison pour le rejet.
    3. Vous pouvez ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants : Elle s'affiche selon le format suivant : <Nom du partenaire><Texte de la note>. Les champs sont limités à 1000 caractères.
      • Note interne : une note qui s'affiche unqiuement du côté de l'emprunt. Ces notes s'affichent dans l'onglet Notes, mais pas dans l'onglet Historique, et ne sont pas envoyées au partenaire. Voici un exemple de ce type de note : « Il est souvent difficile de travailler avec ce prêteur. »
      • Note à l'attention du partenaire : une note qui est envoyée au partenaire. Ces notes s'affichent dans l'onglet Notes et l'onglet Historique. Voici un exemple de ce type de note : « Merci pour votre aide. Prévenez-nous lorsque le livre revient de la reliure. »
    4. Vous pouvez cliquer sur Avertir l'utilisateur (facultatif) pour envoyer une notification au lecteur l'informant du rejet.
    5. Sélectionnez Rejeter. Le statut de référence de la demande passe à Demande sortante rejetée et les champs Raison du rejet et Refuser la note s'affichent dans l'onglet Notes pour la demande.

    Pour voir les onglets Notes, Historique et Liste de partenaires, dans la page Demandes sortantes (Services aux usagers > Demande PEB > Demandes sortantes), sélectionnez Modifier ou Consulter pour la demande (selon l'option disponible). Le formulaire de demande complet (la page Demande PEB sortante) s'ouvre dans un panneau coulissant.

    Gérer une ressource empruntée en retard

    Si Alma reçoit un message de retard du prêteur, le système marque automatiquement la demande entrante ISO correspondante comme Demande en retard. Lors de l'utilisation ISO, les messages de retard sont envoyés par le prêteur et Alma met automatiquement à jour le statut de la demande de l'emprunteur sur la base de ce message. Pour les demandes non-ISO, il est possible de changer manuellement le statut de la demande sur Demande en retard.

    (Nouveau en février) Imprimer des avis par lot

    L'action par lot Imprimer l'avis permet au personnel de la bibliothèque de réimprimer des lots d'avis reçus ou retournés. Quand plusieurs demandes sortantes sont sélectionnées, cliquer sur Imprimer l'avis réimprime tous les avis.

    Imprimer l'avis.

    Imprimer l'avis

    Pour les demandes non reçues, aucun avis n'est imprimé. Pour les demandes reçues, mais pas encore retournées, la Lettre d'avis de réception d'une demande PEB est imprimée. Pour les demandes retournées, la Lettre d'avis de retour de PEB est imprimée. Quand plusieurs exemplaires sont sélectionnés, tous les avis qui ont été reçus/retournés sont imprimés et un message s'affiche pour indiquer quels avis ont bien été imprimés et quels avis n'ont pas pu être imprimés.

    Statuts d'impression des avis.

    Statuts d'impression des avis
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