Sammlungen verwalten
Einführung
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Sammlungen, deren Titelsätzeunterdrückt sind, werden nicht in Primo angezeigt.
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Alma unterstützt keine dynamischen Sammlungen/Untersammlungen. Dies bedeutet, dass Titel nicht automatisch hinzugefügt werden, wenn logische Sets aktualisiert werden.

Arbeiten mit Sammlungen
- Sammlungsbestands-Mitarbeiter – Untersammlungen erstellen und bearbeiten und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben.
- Sammlungsbestands-Mitarbeiter, erweitert, gemeinsam mit Sammlungsbestands-Mitarbeiter – Top-Level-Sammlungen erstellen, bearbeiten und löschen und eine Untersammlung zu einer Top-Level-Sammlung erheben. Untersammlungen erstellen, bearbeiten oder löschen und Untersammlungen zwischen Sammlungs-Parents verschieben.
- Digitale Bestands-Mitarbeiter – Titel zu einer Sammlung hinzufügen bzw. von einer Sammlung entfernen und einen Titel zwischen Sammlungen verschieben
- Top-Level-Sammlungen hinzufügen
- Untersammlungen erstellen, bearbeiten oder löschen
- Miniaturbilder zu Sammlungen hinzufügen
- Exemplare, Sets und externe digitale Objekte zu Sammlungen hinzufügen
- Sammlungszuordnung mit Importprofilen integrieren
Top-Level-Sammlungen sortieren/neu anordnen
Im Allgemeinen werden Top-Level-Sammlungen in jener Reihenfolge angezeigt, in der sie zu Alma hinzugefügt wurden. Für die Anzeige in Alma und Primo/Primo VE können Sie die Reihenfolge entweder anpassen oder eine vorab definierte Sortierung auswählen (Erstellungsdatum oder Name). Darüber hinaus können Sie die Sortierrichtung (aufsteigend oder absteigend) der Sammlungen angeben:
In der Sammlungen-Lobby von Primo/Primo VE können Benutzer die Sortierung von Top-Level-Sammlungen nicht angeben und verwenden nur die in Alma konfigurierte Sortierung.
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Öffnen Sie die Seite Top-Level-Sammlungen (Ressourcen > Bestand verwalten > Sammlungen verwalten).
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Nutzen Sie eine der folgenden Methoden, um die Sammlungen in die gewünschte Reihenfolge zu bewegen:
- Wählen Sie im Fensterbereich Sortieren nach eine der folgenden vorab definierten Sortierroutinen: Erstellungsdatum oder Name. Während Sie die Auswahl treffen, werden die Sammlungen neu sortiert, aber nicht gespeichert, sofern Sie nicht Reihenfolge speichern auswählen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Sammlungen aus und wählen Sie danach eine Option im Dropdown-Fenster Neu sortieren, um die ausgewählten Exemplare vor oder nach Ihre Auswahl zu bewegen.
- Ziehen Sie die Exemplar an die gewünschte Position in der Liste.
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Wählen Sie im Fensterbereich Sortieren nach die Sortierrichtung (ansteigend oder absteigend) und klicken Sie anschließend auf Reihenfolge speichern. Wenn Sie eine leere Sortierroutine speichern, werden die Top-Level-Sammlungen so angezeigt, wie sie in der Liste erscheinen.
Herunterladen von Sammlungsinformationen in eine Datei
Alma ermöglicht es Ihnen, eine EAD-Datei (Encoded Archival Description) zu erstellen, die alle Informationen zur Sammlungshierarchie enthält, einschließlich der Sammlungsmitglieder – beispielsweise die Titel, die den einzelnen Sammlungen im Baum zugeordnet sind. Die Gesamtzahl der Sammlungsmitglieder muss unter 100.000 liegen. Wird diese Zahl überschritten, wird die EAD-Downloaddatei nicht generiert.
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Wählen Sie EAD herunterladen aus der Zeilen-Aktionsliste für eine Top-Level-Sammlung aus,
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Sammlung anzeigen (Ansicht aus der Zeilen-Aktionsliste) und klicken Sie auf EAD herunterladen im Bereich Allgemeine Angaben.
Während des Downloads der Sammlungsinformationen kann Alma möglicherweise steckenbleiben oder Sie abmelden, bevor der Statusbalken 100 % erreicht. Der Grund dafür ist, dass das EAD-Dateiformat zuerst die Sammlungen und dann die zu den Sammlungen gehörenden Titel ausgibt. Daher kann es so aussehen, als ob der Prozess bei einer Marke vor 100 % hängenbleibt – zu diesem Zeitpunkt arbeitet er an der Ausgabe der Titel für die Sammlungen. Bei großen Sammlungen mit einem großen Sammlungsbaum und vielen Titeln, die den Untersammlungen zugeordnet sind, kann die XML-Generierung mehrere Minuten dauern, und in einigen Fällen kann ein zweiter Versuch erforderlich sein, um das EAD erfolgreich herunterzuladen.
Anzeige einer Sammlung oder Untersammlung im schreibgeschützten Modus
Alma ermöglicht es Ihnen, die Konfiguration einer Sammlung/Untersammlung anzuzeigen, ohne den Sammlungs-Ressourcen-Editor zu öffnen.
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Wählen Sie für eine Top-Level-Sammlung Ansicht aus der Zeilen-Aktionsliste für die Sammlung.
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Wählen Sie nach dem Öffnen der Top Level Sammlung für eine Untersammlung Anzeigen für die Sammlung auf der Parent-Seite.
Neue Top-Level-Sammlung
- Klicken Sie auf der Seite Top Level Sammlungen auf Neue Top-Level-Sammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen erscheint.
Neue Sammlung hinzufügen
- Geben Sie die Pflichtfelder und optionalen Felder im Formular ein.
Neue Sammlungsfelder hinzufügen Feld Beschreibung Datensatzformat Das Datensatzformat des Sammlungsdatensatzes. Dieses Feld erscheint nur, wenn Ihr System mehrere Datensatzformate unterstützt. Bitte kontaktieren Sie den Ex Libris Support, um diese Funktion zu aktivieren.Titel Entspricht 245 $a - Titel. (erforderlich) Dieser Titel erscheint in den Alma-Suchergebnissen. Dieser Titel muss nicht eindeutig sein, aber es wird empfohlen, dass es der gleiche ist wie der Sammlungsname.Aus Discovery unterdrücken Wählen Sie aus, dass die Sammlung von Discovery unterdrückt werden soll. Sie können eine bestehende Sammlung aus dem Metadaten-Editor unterdrücken, unter Aktionen aufnehmen > Aus Discovery unterdrücken. Für weitere Informationen siehe Menü- und Werkzeugleisten-Optionen des MD-Editors.Name Interner Sammlungsname (anstelle des Titelsatznamens). (erforderlich) Dieser Name wird angezeigt, wenn für Primo und andere Standorte gepublisht wird. Dieser Name muss in allen Top Level Sammlungen eindeutig sein.Beschreibung Eine Beschreibung der Sammlung. Begrenzen Sie sie auf 1000 Zeichen. Bibliothek Die Bibliothek, in der sich die Sammlung befindet (aus den Auswahloptionen auswählen). (erforderlich) Nur Bibliotheken, die gemäß Ihren Berechtigungen verfügbar sind, werden angezeigt.Miniaturbild hochladen Wählen Sie ein Miniaturbild für die Sammlung aus. Das Bild muss im Format jpg, png oder gif sein und eine maximale Größe von 100 K haben. Die Standardabmessungen der Miniaturbilder sind 165 x 165 Pixel. Kleinere und größere Miniaturbild-Abmessungen sind akzeptabel, können sich jedoch auf die Bildauflösung auswirken.Externe Systeme Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies der Name des externen Systems Platzieren als/vor Auswählen, um eine Sammlung nach oben, nach unten oder vor einer bestehenden Sammlung oder Untersammlung in der Liste zu positionieren Externe ID Wenn die Sammlung automatisch durch den Importvorgang (OAI-Set) erstellt wird, ist dies die ID der Sammlung, die durch das externe System zugeordnet wurde. Darüber hinaus können Benutzer IDs in diesem Feld speichern, um sie später in den veröffentlichten Metadaten zu verwenden, und Primo kann sie während der Discovery verwenden. Formen Formulare bestehen aus einer Vorlage an Feldern, die beim Erstellen digitaler Repräsentationen verwendet werden. Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit Formularen. Datensatzformat Das Datensatzformat der Titel, für die Sie das Formular verwenden möchten. Bestand Wählen Sie ein Formular aus, das für Benutzerdepots in dieser Sammlung verwendet werden soll. Von Mitarbeitern vermittelter Bestand Wählen Sie ein Formular aus, das für von Mitarbeitern vermittelte Depots in dieser Sammlung verwendet werden soll. Neue Repräsentation Wählen Sie ein Formular aus, das zum Hinzufügen von Repräsentationen zu dieser Sammlung verwendet werden soll. - Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zu einer anderen Aufgabe überzugehen oder Speichern und fortfahren, um die Sammlung zu speichern und die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor zu öffnen, wo Sie weitere Informationen für die neue Sammlung eingeben können.
Sie können auch Sammlungen hinzufügen, indem Sie eine EAD-Datei (Encoded Archival Description) mit dem Importprofil Sammlungen importieren. Für weitere Informationen siehe Importprofile verwalten.
Eine Sammlung bearbeiten
- Wenn die Sammlung eine Top-Level-Sammlung ist, wählen Sie für die Sammlung auf der Seite Top-Level-Sammlungen Bearbeiten aus der Zeilen-Aktionsliste. Die Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor erscheint.
Sammlungs-Ressourcen-EditorFür eine Untersammlung wählen Sie für die Sammlung nach dem Öffnen der Top-Level-Sammlung zum Bearbeiten auf der Parent-Seite Bearbeiten aus der Zeilen-Aktionsliste. Sie können die Sammlungsinformationen im Abschnitt Allgemeine Informationen bearbeiten. Um das aktuelle Miniaturbild zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standard-Miniaturbild verwenden. Um ein neues Miniaturbild hochzuladen, wählen Sie das entsprechende Miniaturbild im Feld Miniaturbild-Upload aus. Für weitere Informationen zu den Feldern dieser Seite siehe Neue Top-Level-Sammlung.Der nachfolgende Abschnitt Formulare erscheint unten auf der Seite.Abschnitt FormulareWählen Sie ein Formular für Depots, Von Mitarbeitern vermittelte Depots oder für Neue Repräsentation. Die Felder im Formular erscheinen, wenn Sie eine Repräsentation zu einem Titelsatz in der Sammlung hinzufügen. Wählen Sie Für alle Unter-Sammlungen übernehmen, damit das Formular erscheint, wenn Sie eine Repräsentation zu einem Titelsatz in einer Untersammlung hinzufügen. Für weitere Informationen zu Formularen siehe Arbeiten mit Formularen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
- Speichern, um Ihre Arbeit zu speichern und zur Liste der Sammlungen zurückzukehren, oder
- Klicken Sie auf Speichern und fortfahren, um Ihre Arbeit zu speichern und auf der Seite Sammlung-Ressourcen-Editor zu bleiben.
Hinzufügen einer Untersammlung
- Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und klicken Sie auf der Registerkarte Untersammlungen auf Neue Untersammlung. Die Seite Neue Sammlung hinzufügen erscheint.
Neue Untersammlung
- Füllen Sie die erforderlichen Felder wie beschrieben aus und klicken Sie auf Speichern oder Speichern und fortfahren. Für weitere Informationen siehe Neue Top-Level-Sammlung.
Verschieben von Sammlungen und Untersammlungen
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- Für Top-Level-Sammlungen: Wählen Sie auf der Seite Top Level Sammlungen die Sammlungen aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf Auswahl verschieben.
- Für Untersammlungen: Bearbeiten Sie eine Sammlung (siehe oben) und wählen Sie für die Untersammlung in den Registerkarten Untersammlungen Bewegen aus der Zeilen-Aktionsliste. Alternativ wählen Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Untersammlungen und klicken Sie auf Auswahl verschieben.
Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint. - Suchen Sie nach der Zielsammlung und wählen Sie diese aus. Die Sammlung oder Untersammlung wird in die gewählte Sammlung verschoben.
Untersammlungen sortieren/neu anordnen
Im Allgemeinen werden Untersammlungen in jener Reihenfolge angezeigt, in der sie zu Alma hinzugefügt wurden. Für die Anzeige in Alma und Primo/Primo VE können Sie die Reihenfolge entweder anpassen oder eine vorab definierte Sortierung auswählen (Erstellungsdatum oder Name). Darüber hinaus können Sie die Sortierrichtung (aufsteigend oder absteigend) angeben:
Auf der Seite der Sammlung/Untersammlung in Primo/Primo VE verwendet die Sortier-Option Relevanz die Standard-/benutzerspezifische Reihenfolge von Alma, und die Option Titelsortierung sortiert nach Sammlungsname. Wenn die Standardsortierung in Alma nach Name ist, sortieren sowohl die Option Relevanz als auch die Option Titel in Primo/Primo VE nach dem Sammlungsnamen.
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Eine Sammlung/Untersammlung mit dem Sammlungs-Ressourcen-Editor bearbeiten.
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Nutzen Sie in der Registerkarte Sammlungen eine der folgenden Methoden, um die Sammlungen in die gewünschte Reihenfolge zu bewegen:
- Wählen Sie im Fensterbereich Sortieren nach eine der folgenden vorab definierten Sortierroutinen: Erstellungsdatum or Name. Während Sie die Auswahl treffen, werden die Sammlungen neu sortiert, aber nicht gespeichert, sofern Sie nicht Reihenfolge speichern auswählen.
- Wählen Sie eine oder mehrere Sammlungen aus und wählen Sie danach eine Option im Dropdown-Fenster Neu sortieren, um die ausgewählten Exemplare vor oder nach Ihre Auswahl zu bewegen.
- Ziehen Sie die Exemplar an die gewünschte Position in der Liste.
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Wählen Sie im Fensterbereich Sortieren nach die Sortierrichtung (ansteigend oder absteigend) und klicken Sie anschließend auf Reihenfolge speichern. Wenn Sie eine leere Sortierroutine speichern, werden die Top-Level-Sammlungen so angezeigt, wie sie in der Liste erscheinen.
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Klicken Sie auf Speichern.
Löschen von Sammlungen
Verwaltung von Titeln
Titel werden in der Registerkarte Titelliste verwaltet.
- Um individuelle Titel hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf Neuer Titel. Die Bestandssuche (nur für alle Titel) erscheint.
- Suchen Sie nach Titeln und wählen Sie die gewünschten Titel aus.
- Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen. Die Titel werden der Sammlung hinzugefügt.
Sie können nur Titel aus Ihrer Institutionszone zu Sammlungen hinzufügen. Von der Netzwerkzone verwalteter Bestand kann nicht zu Sammlungen hinzugefügt werden. - Um Titel nach Set hinzuzufügen (wenn Sie bereits ein Set mit Titeln haben; siehe Verwaltung von Suchanfragen und Sets):
- Klicken Sie auf Titel aus Set hinzufügen. Die Seite Sets verwalten erscheint.
- Wählen Sie das Set zum Hinzufügen aus.
- Klicken Sie auf Neue Titel und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
- Um einzelne Titel zu entfernen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Alternativ wählen Sie Entfernen aus der Zeilen-Aktionsliste neben einem Titel.
Klicken Sie im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.Sie können einen Titel nur von einer Sammlung entfernen, wenn er mehr als einer Sammlung zugewiesen ist und keinen digitalen Bestand enthält. Dies stellt sicher, dass der gesamte digitale Bestand in einer Sammlung verwaltet wird.
- Um alle Exemplare zu entfernen, klicken Sie auf Alle entfernen und im Dialogfenster Bestätigung auf Bestätigen.
- Um Titel in eine andere Sammlung zu verschieben:
- Wählen Sie zum Verschieben die Kontrollkästchen neben den Titeln aus und klicken Sie auf Auswahl entfernen. Alternativ wählen Sie Bewegen aus der Zeilen-Aktionsliste neben einem Titel. Die Bestandssuche (nur für Sammlungen) erscheint.
- Suchen Sie nach der Zielsammlung und wählen Sie diese aus.
- Wählen Sie Auswählen. Die Titel werden der Zielsammlung hinzugefügt.
- Sie können einen Titel auch über die Zeilen-Aktionsliste bearbeiten oder ansehen.
Konfigurieren der Anzeige von Sammlungen
Auf der Registerkarte Discovery auf der Seite Sammlungs-Ressourcen-Editor können Sie die Standardsortierung für Titel konfigurieren und Bilder für die Sammlungen Lobby in Primo verwalten.

Konfigurieren der Standardsortierung für Titel in Sammlungen
In der Registerkarte Discovery im Sammlungs-Ressourcen-Editor können Sie die Standardsortierung für die Exemplare einer Sammlung in Primo/Primo VE festlegen.
Die Sortieroptionen, die in der Dropdown-Liste Exemplare sortieren nach erscheinen, werden auf den folgenden Seiten konfiguriert:
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Für Primo VE verwenden Sie die Registerkarte Ergebnisse in Kurzansicht auf der Seite Konfiguration ansehen (Konfigurationsmenü > Discovery > Ansichten konfigurieren). Für weitere Informationen siehe Definition einer Ansicht.
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Für Primo verwenden Sie den Kachel Ergebnisse in Kurzansicht im Ansichten-Assistenten (Primo Startseite > Andauernde Konfigurationsassistenten > Ansichten-Assistent). Für weitere Informationen siehe Ansichten-Assistent.
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Öffnen Sie eine Sammlung/Untersammlung im Sammlungs-Ressourcen-Editor.
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Klicken Sie auf die Registerkarte Discovery.
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Wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste Titel sortieren nach aus.
Wenn keine Sortieroption festgelegt ist, verwendet Primo/Primo VE das erste Element in der Liste als Standard-Sortierung.
Die unterstützten Sortieroptionen werden mit der Zuordnungstabelle Sortierroutine der Sammlungstitel definiert (Konfigurationsmenü > Benutzung > Anzeigen-Logik des Discovery-Interface > Sortierroutine der Sammlungstitel). Für weitere Informationen siehe Konfiguration der Sortierroutine für Sammlungstitel.
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Klicken Sie auf Speichern.
Verwaltung von Bilder für die Sammlungen Lobby
Im Abschnitt Discovery-Miniaturbilder verwalten können Sie bis zu 20 Bilder definieren, die in den Kacheln jeder Sammlung und Untersammlung auf der Seite Sammlungen-Discovery und im Banner auf der Seite jeder Sammlung angezeigt werden können. Von den für die Sammlung definierten Bildern zeigt das System maximal vier Bilder in der Kachel der Sammlung an.
Weitere Informationen zur Sammlungen-Discovery finden Sie unter, finden Sue unter Konfiguration der Sammlungen-Discovery für Primo VE oder Konfiguration der Sammlungen-Discovery für Primo.
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Wählen Sie die Registerkarte Discovery. Es wird folgendes angezeigt:
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Verwenden Sie die folgenden Optionen, um Bilder zur Liste der Miniaturansichten der Discovery verwalten hinzuzufügen:
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Wählen Sie Auswählen wenn Sie nach Bilddateien suchen möchten, die an die Sammlung angehängt sind, und diese in der Kachel der Sammlung anzeigen.
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Wählen Sie Hochladen wenn Sie nach lokalen Bilddateien suchen und diese in der Kachel der Sammlung anzeigen möchten.
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Sie können bis zu 20 Bilder definieren, aber das System zeigt maximal vier Bilder in der Kachel der Sammlung an, beginnend am oberen Rand der Liste "Miniaturansichten verwalten".
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Das System verwendet das erste Bild in der Liste Discovery Thumbnails verwalten für das Banner auf der Sammlungsseite.
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Bilddateien müssen im .jpg-, .jpeg- oder .png-Format mit einer maximalen Größe von 500 KB vorliegen.
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Wenn Sie keine Miniaturbilder definieren, zeigt das System maximal vier Bilder an, darunter das Logo sowie die ersten drei Bilder aus den Untersammlungen und Exemplaren in der Sammlung.
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Auswählen Speichern.
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Wählen Sie Anzeigen in Discovery um zu sehen, wie die Kachel und das Banner der Sammlung in Primo VE angezeigt werden.
Anzeigen der Sammlungsverwaltungsgeschichte

- Das Hinzufügen von Titeln zu Sammlungen ist in der Registerkarte Historie nicht enthalten.
- Für Sammlungen, die zum Zeitpunkt der Freigabe (September 2017) im Bestand sind, ist eine zusätzliche Änderung erforderlich, um die Änderung in der Registerkarte Historie anzuzeigen.
- Die Spalte Operator wird nur für Manager und Administratoren angezeigt. Siehe Möglichkeit für Benutzer, Operator-Details anzuzeigen, konfigurieren.