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    Gérer les services aux lecteurs

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    Pour gérer les services aux lecteurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Responsable de bureau de prêt (connecté à un comptoir du prêt)
    • Opérateur de bureau de prêt (connecté à un comptoir du prêt)
    • Opérateur de bureau de prêt – Limité (connecté à un bureau de prêt)
    Comme il fait partie du processus de services aux usagers, l'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt sélectionne un lecteur (voir Sélectionner un lecteur) et gère les services de ce lecteur. Ces activités incluent :
    • Consulter les demandes – L'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt peut consulter une liste des exemplaires demandés par le lecteur (voir Exemplaires demandés).
    • Prêts – Le lecteur arrive au bureau de prêt pour réceptionner le matériel demandé qui est actuellement sur le rayon des réservations actives.
      Sinon, le lecteur peut directement apporter l'exemplaire désiré au bureau de prêt depuis son emplacement permanent (c'est-à-dire sans l'avoir commandé auparavant). Le code-barres est scanné au bureau de prêt (voir Prêter des exemplaires).
    • Retours – Le lecteur retourne l'exemplaire prêté. Le code-barres est scanné au bureau de prêt (voir Retourner des exemplaires). L'exemplaire s'affiche dans la table Retours.
    • Frais et Amendes – Des frais peuvent être appliqués pour des services en bibliothèque (tels que la numérisation) ou des amendes peuvent être exigées, par exemple en cas de dégradation d'un livre par le lecteur. L'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt peut consulter les frais/amendes du lecteur et recevoir des paiements du lecteur si le bureau de prêt est configuré de telle sorte (voir Consulter le paiement des amendes et frais). Des notifications email et/ou SMS peuvent également être configurées pour avertir les lecteurs qu'ils ont des amendes/frais (voir Envoyer des notifications au lecteur concernant les amendes et frais).
    • Modifier les informations du lecteur – L'Opérateur/le Gestionnaire de bureau de prêt peut modifier les informations du lecteur (voir Modifier les informations du lecteur).
    Vous pouvez créer des relations entre bibliothèques pour permettre aux bibliothèques d'effectuer le prêt et le retour d'exemplaires les unes pour les autres (voir Configurer les services aux usagers entre les bibliothèques au sein d'une institution).
    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Aperçu des services aux lecteurs. (2:41 min)

    Sélectionner un lecteur

    Avant de pouvoir fournir des services à un lecteur, vous devez trouver la notice du lecteur, soit dans votre institution locale soit, si votre institution fait partie d'un réseau de services aux usagers, dans l'institution du lecteur. (Dans ce cas, vous devrez peut-être enregistrer le lecteur dans votre institution locale ; voir Inscrire des lecteurs.)
      Patron_Identification_New_UI_1.png
      Page Identification du lecteur
       
      Pour sélectionner un lecteur dans votre institution :
      1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), scannez l'identifiant du lecteur ou dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur, cherchez le lecteur dans la base de données d'une des manières suivantes :
        • Commencez par taper le nom du lecteur. À partir de la troisième lettre, une liste déroulante s'affiche avec les dix premiers noms qui commencent par la séquence de lettres que vous venez de taper. (À noter qu'il ne s'agit pas nécessairement de la même liste que celle que vous verriez si vous effectuiez une recherche complète, comme dans l'option suivante.)
        • Effectuez une recherche complète : Sélectionnez Open Patron Search icon.png. La fenêtre Rechercher et gérer des utilisateurs s'ouvre. Utilisez les fonctionnalités de recherche pour trouver et sélectionner le lecteur. La fenêtre se ferme, et le nom du lecteur s'affiche dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur.
        • Sélectionnez le lecteur parmi une liste des notices de lecteur récemment ouvertes : Sélectionnez Recents icon.png, puis sélectionnez le lecteur dans la liste. (Notez que cette liste ne contient que des notices de lecteur consultées durant la session en cours. En raison de la protection de la vie privée, cette liste est vidée chaque fois que vous vous déconnectez.)
      2. Si le lecteur agit en tant que mandataire d'un autre lecteur (le lecteur cible) et que son compte est configuré pour prendre cette relation de mandataire en charge (voir Gérer les mandataires), sélectionnez Utiliser un mandataire, puis cliquez sur Accéder. Le champ Mandataire pour apparaît. Sélectionnez le lecteur cible. 

        Patron ID -proxy.png
      3. Sélectionnez Accéder. La page Services aux lecteurs s'ouvre, avec la notice du lecteur qui s'y affiche, et l'onglet Prêts sélectionné. Pour plus de détails sur les prêts du lecteur, voir Prêter des exemplaires.
       
      Outre la sélection du lecteur, la page Identification du lecteur offre également les options suivantes :
      • Aller aux exemplaires retournés – Retour des exemplaires du lecteur (voir Retourner plusieurs exemplaires).
        Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + Alt + R sur votre clavier pour activer le retour d'exemplaires du lecteur sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
      • Inscription d'un nouvel utilisateur – Inscription de lecteurs ; voir Inscrire des lecteurs. Veuillez noter que ceci doit être utilisé uniquement pour les lecteurs et non pour le personnel utilisateur.

      Page Services aux lecteurs

      Une fois un lecteur sélectionné, comme décrit ci-dessus, vous pouvez utiliser la page Services aux lecteurs pour gérer leurs services.
      Add-Renew_Patron_Role_2_RN07.png
      Page Services aux lecteurs – Onglet Prêts
      La page Services aux lecteurs affiche les informations principales sur le lecteur, à savoir :
      • Nom du lecteur
      • Identifiant
      • Groupe utilisateur
      • Solde actif (des amendes/frais du lecteur)
      • Notes
      • Nombre d'exemplaires sur le rayon des réservations
      • Exemplaires en retard
      Pour plus d'informations sur l'onglet Notes d'utilisateur, voir Ajouter des notes à des utilisateurs. Les notes d'utilisateur contiennent des informations sur les exemplaires en attente de retrait. Le nombre d'exemplaires se réfère uniquement aux exemplaires locaux. Les exemplaires d'autres institutions ne seront pas compris dans le calcul.
      Les raccourcis clavier suivants sont disponibles sur la page Services aux lecteurs :
      • Alt + 1 – Ouvre l'onglet Prêts
      • Alt + 2 – Ouvre l'onglet Retours
      • Alt + 3 – Ouvre l'onglet Demandes
      • Ctrl + Alt + D – Revient à cliquer sur Valider ; retourne à la page d'identification du lecteur pour activer la recherche d'autres lecteurs (voir Sélectionner un lecteur)
      Vous pouvez effectuer l'une des tâches suivantes sur la page Services aux lecteurs :
      • Cliquez sur Tout renouveler pour renouveler tous les exemplaires qui sont actuellement en prêt chez le lecteur. Le système affiche un message d'information et envoie la lettre d'historique de prêt avec les dates de retour mises à jour, le cas échéant.
      • Cliquez sur Renouveler la sélection pour renouveler tous les exemplaires qui sont sélectionnés sur l'affichage des prêts. Le système affiche un message d'information et envoie la lettre d'historique de prêt avec les dates de retour mises à jour, le cas échéant.
      • Cliquez sur Rafraîchir les blocages/notes pour mettre à jour les notes et vérifier la pertinence des blocages - si les prêts ont été ou non rendus, ce qui nécessite la levée du blocage ou si de nouveaux prêts ont été ajoutés, ce qui nécessite l'application d'un nouveau blocage.
      • Renouvelez le lecteur si la carte du lecteur a expiré. Lorsque cela se produit, Alma affiche un blocage indiquant que la carte du lecteur a expiré. Pour renouveler le lecteur, cliquez sur Renouveler dans le blocage. La période de renouvellement est déterminée par les conditions générales d'utilisation de l'enregistrement de l'utilisateur (voir Configurer les conditions générales d'utilisation).
      • Si le lecteur a un compte de réseau social lié, cliquez sur Délier du compte de réseau social afin qu'il ne puisse plus se connecter via un réseau social.
      • Cliquez sur Modifier les informations de l'utilisateur pour ouvrir la page Gestion utilisateur rapide et modifier les informations du lecteur. Pour plus de détails sur les champs affichés dans cette page, voir Champs de la page Gestion utilisateur rapide ci-dessous.
      • Sélectionnez Ajouter/Renouveler rôle de lecteur pour ajouter un rôle de lecteur à un utilisateur, ainsi que consulter et mettre à jour la date d'expiration du rôle de lecteur. Cette fonctionnalité permet les choses suivantes :
        • Ajouter le nouveau rôle de lecteur à l'institution ou au périmètre dans lequel se trouve actuellement l'opérateur de bureau de prêt (en fonction des règles d'enregistrement d'utilisateur).
        • Le renouvellement d'un rôle de lecteur est autorisé uniquement si le périmètre est dans l'institution/la bibliothèque spécifique dans laquelle l'opérateur se trouve actuellement.
      La Période d'alerte en cas d'expiration qui est définie dans les conditions d'utilisation de l'enregistrement utilisateur (dans les notes utilisateur ou la panoplie d'outils des services aux lecteurs) sera utilisée pour avertir d'une expiration inattendue du rôle du lecteur dans la bibliothèque ou l'institution actuelle. 
      • Cliquez sur Envoyer le rapport d'activité pour envoyer la lettre d'historique de prêt au lecteur. Cette lettre récapitule l'activité du lecteur, notamment ses prêts, les exemplaires en retard et les amendes actives.
      • Cliquez sur Envoyer le reçu de retour pour envoyer un reçu de retour au lecteur mentionné pour les exemplaires retournés au bureau de prêt au cours de la session actuelle. Pour plus de détails sur la configuration de l'envoi automatique des reçus, voir les descriptions de champ pertinentes dans Bureau de prêt – Champs Informations générales dans la section Configurer des bureaux de prêt. Pour plus de détails sur la personnalisation de la lettre de reçu de retour, voir Configurer des lettres Alma.
      • Cliquez sur Envoyer le reçu de prêt pour envoyer la lettre de reçu de prêt au lecteur mentionné pour les exemplaires empruntés au bureau de prêt au cours de la session actuelle. Pour plus de détails sur la configuration de l'envoi automatique des reçus, voir les descriptions de champ pertinentes dans Bureau de prêt – Champs Informations générales dans la section Configurer des bureaux de prêt. POur plus de détails sur la personnalisation de la lettre, voir Configurer des lettres Alma.
      • Cliquez sur Envoyer un rapport sur les demandes pour envoyer la lettre Rapport sur les demandes au lecteur indiqué. Cette lettre récapitule tous les exemplaires demandés, répertoriés en fonction des critères Non actif, En cours, Sur le rayon des réservations.
      • Cliquez sur Soumettre une demande pour créer une demande et la remplir automatiquement avec les données de l'utilisateur. Un exemplaire physique proposera trois options quant au type de demande créée : Physique lecteur, Réservation planifiée et Numérisation. Un exemplaire électronique proposera l'option Service d'accès au document. Après soumission de la demande, l'utilisateur retourne sur la page Services aux lecteurs dans l'onglet Demandes. Vous pouvez inscrire le titre ou l'ISBN/ISSN que concerne la demande et une saisie semi-automatique vous suggérera des correspondances possibles. Si le titre que vous recherchez n'est pas proposé automatiquement, vous pouvez utiliser l'outil de recherche pour en lancer une plus complète.
        Pour plus d'informations sur la fonctionnalité Soumettre une demande, voir la vidéo Placer une demande sur la page Gérer les services aux lecteurs (1:18 min).
      • Cliquez sur le lien pour ajouter ou consulter des notes du lecteur. S'il n'y a aucune note pour le lecteur, le lien s'affiche comme Ajouter une note. Le lien s'affiche comme Modifier la note s'il existe entre une et cinq notes. Dans le cas où il y a plus de cinq notes, il s'affiche comme Il existe plus de notes utilisateur.
      • Cliquez sur l'onglet Prêts pour consulter les exemplaires empruntés par le lecteur. Pour plus de détails, voir Prêter des documents.
      • Cliquez sur l'onglet Retours pour consulter les exemplaires retournés par le lecteur. Pour plus de détails, voir Retourner des documents.
      • Cliquez sur l'onglet Demandes pour consulter les exemplaires demandés par le lecteur. Les demandes du lecteur s'affichent. Pour plus de détails, voir Consulter les exemplaires demandés par le lecteur.
      • Par défaut, la page Services aux lecteurs se fermera automatiquement après deux minutes d'inactivité. Une option vous permet de configurer ce délai de fermeture de la page Service aux lecteurs entre 1 et 30 minutes en modifiant le paramètre patron_services_timeout_minutes sur la page Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres).
      • La possibilité pour un opérateur du bureau de prêt de consulter l'historique des retours d'un lecteur est déterminée par les préférences de configuration définies durant l'implémentation (par défaut, il est possible de tout consulter). Si cela est nécessaire, contactez votre représentant du support/des services professionnels d'Ex Libris pour personnaliser cette option différemment, en fonction des besoins spécifiques de votre institution.
      Pour plus d'informations sur l'ajout de la Cote de rangement aux lettres et aux pages des Services aux usagers, telles que celles concernant les Prêts, voir la vidéo Cote de rangement ajoutée aux lettre et pages des Services aux usagers (1:02 min).

      Gérer les lecteurs

      Seuls les lecteurs enregistrés dans votre institution peuvent utiliser les services de l'institution. Vous pouvez enregistrer les lecteurs sur la page Identification du lecteur, modifier la plupart des informations d'un lecteur existant à partir de la page Services aux lecteurs et configurer les champs qui s'affichent dans les formulaires destinés aux lecteurs dans la configuration Alma.

      Inscrire des lecteurs

      Avant de pouvoir fournir des services à un lecteur, celui-ci doit être inscrit dans votre institution. En outre, si votre institution appartient à un réseau de services aux usagers, vous pouvez rechercher et récupérer les informations sur le lecteur dans son institution d'origine.
      Lorsqu'un utilisateur d'une institution emprunte ou fait une demande à une autre institution, ses informations de contact dans son institution d'origine sont actualisées dans l'institution qui lui fournit des services.
      Apprenez-en plus sur la manière dont Alma relie un utilisateur à une autre institution lorsqu'un utilisateur dans un réseau de services aux usagers demande un exemplaire de cette institution en utilisant le Primo de l'institution d'origine dans la vidéo Demande à partir d'une institution membre (5:59 mins).
      Pour inscrire un nouveau lecteur :
      Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), cliquez sur Inscrire un nouvel utilisateur. La page Gestion utilisateur rapide s'affiche. Suivez les instructions dans Ajouter des utilisateurs. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour l'usager.
      La page Gestion utilisateur rapide est légèrement différente selon qu'elle est atteinte en cliquant sur Inscrire un nouvel utilisateur sur la page Identification du lecteur ou atteinte lors de l'ajout d'un utilisateur depuis la page Gestion des utilisateurs, comme suit :
      Champs Gestion utilisateur rapide
      Section Champ Description
      Informations sur l'utilisateur Identifiant principal Une valeur générée est pré-remplie dans ce champ. Voir Configurer la génération d'identifiant utilisateur. Vous pouvez changer la valeur.
      Information de gestion utilisateur Le lecteur a une notice institutionnelle Si le lecteur est externe ou interne. Les valeurs possibles sont :
      • Oui – Le lecteur est externe et ses informations sont mises à jour par le processus de synchronisation SIS.
      • Non – Le lecteur est interne.
      Si vous sélectionnez Oui, le champ Système propriétaire apparaît. Les options qui apparaissent correspondent aux noms des profils SIS configurés (voir Systèmes d'information étudiant).
      Les utilisateurs sont normalement gérés en tant qu'utilisateurs externes par un système externe, tel que le Système d'information étudiant. Les notices d'utilisateurs externes sont alors synchronisées avec Alma à l'aide du Profil d'intégration utilisateur. Les utilisateurs internes sont définis (voir Gérer les utilisateurs) pour les utilisateurs qui ne sont pas gérés dans un système externe. Par exemple, les utilisateurs internes peuvent être définis pour des lecteurs de la communauté qui ne sont pas étudiants ou anciens étudiants. Pour une explication détaillée de la gestion des utilisateurs dans Alma, voir Réseau de développement.

      Les institutions dont le système d'information étudiant (SIS) n'offre pas de de services d'authentification peuvent créer des utilisateurs comme étant externes à Alma, mais en leur attribuant des mots de passe directement dans Alma. Dans ce cas, toutes les informations des utilisateurs sont gérées à partir du SIS, mais les mots de passe sont stockés dans Alma et gérés par le servicce d'identité Ex Libris. Pour ces utilisateurs, le champ « Mot de passe » reste disponible dans cette section. Pour activer ce comportement, veuillez contacter le service client d'Ex Libris. 
      Identifiant utilisateur Valeur Une valeur générée est pré-remplie dans ce champ. Voir Configurer la génération d'identifiant utilisateur. Vous pouvez changer la valeur.

       

      Pour inscrire un lecteur sans rendez-vous qui fait partie d'une autre institution dans le Réseau de services aux usagers :
      1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêts/retours > Gérer les services aux lecteurs), vérifiez d'abord si le lecteur a déjà été enregistré. Recherchez l'identifiant du lecteur.
        Patron Identification Fulfillment Network New UI.png
        Recherche d'un lecteur dans une institution locale
        Si l'identifiant du lecteur est trouvé, poursuivez avec le prêt sur la page Services aux lecteurs. Sinon, continuez à l'étape suivante.
      2. Recherchez l'identifiant dans l'institution d'origine du lecteur :
        1. Sélectionnez Rechercher l'utilisateur dans une autre institution pour ouvrir les champs de recherche Réseau de services aux usagers.
          Veuillez noter que cette case n'apparaît que si votre institution fait partie d'un réseau de services aux usagers.
          Patron Identification Fulfillment Network 2 New UI.png
          Recherche d'un lecteur dans une autre institution
        2. Sélectionnez l'institution d'origine du lecteur dans le champ Institution.
        3. Entrez les critères de recherche du lecteur dans le champ libellé Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur. Des critères de recherche valides incluent l'identifiant du lecteur, son prénom, son nom de famille ou son adresse email. Les identifiants de recherche peuvent être configurés par un administrateur ; voir Configurer des identifiants utilisateur de recherche. La recherche doit être une recherche de mots exacte. Si la recherche aboutit à plus d'un résultat, un message d'erreur s'affiche. Si la recherche est positive, les champs disponibles sont remplis. L'identifiant local du lecteur sera l'identifiant principal de son institution d'origine.
          • Pour rechercher un lecteur à l'aide des champs autres que l'identifiant du lecteur, assurez-vous que le paramètre fulfillment_network_search_by_all est défini sur vrai.
          • Si une institution a défini des identifiants cachés, ces identifiants ne sont pas utilisés pour des recherches dans un réseau de service aux usagers à moins que le paramètre fulfillment_network_search_by_all ne soit configuré sur vrai. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres.
          • Votre réseau peut être configuré de manière à ne pas avoir besoin de sélectionner une institution dans le menu déroulant Rechercher l'utilisateur dans une autre institution. Utilisez plutôt l'option Trouver l’utilisateur dans toutes les institutions de réseau, qui permet à Alma de chercher d'abord l'identifiant dans l'institution locale. Si l'identifiant est introuvable, le système le cherche ensuite dans toutes les autres institutions participantes. Alma trouve automatiquement la notice utilisateur dans n'importe laquelle des institutions du réseau et extrait ses informations de l'institution. Bien sûr, cette option doit être activée uniquement si le lecteur a utilisé des identifiants non répétés sur l'ensemble du réseau. Pour cette option, réglez le paramètre network_users_unique_identifiers sur COMPLET.
        4. Cliquez sur Rechercher l'usager.
        5. La page Gestion utilisateur rapide s'ouvre et affiche les informations de contact de l'utilisateur, à savoir ce qui a été récupéré de l'institution d'origine du lecteur. Entrez l'identifiant du lecteur dans le champ Identifiant principal. Pour plus d'informations, voir Ajouter des utilisateurs.
          Dans un réseau de services aux usagers contenant les membres d'une Zone réseau, Alma peut être configuré pour copier automatiquement les identifiants principaux (et d'autres identifiants, tels que les code-barres) depuis l'institution de l'utilisateur.
      3. Cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur pour inscrire le lecteur dans votre institution locale.
        La page Services aux lecteurs s'ouvre, vous permettant de gérer les services aux lecteurs.
      Pour importer un lecteur depuis un système de gestion étudiant :
      1. Configurez le profil d'intégration avec les champs d'import en ligne décrits sur la page Systèmes d'information étudiant.
      2. Lorsque le profil d'intégration est configuré, le traitement Importer des utilisateurs à partir du système de gestion des utilisateurs apparaît sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêts/retours > Gérer les services au lecteur). Recherchez l'identifiant d'un lecteur sur la page Services aux lecteurs. Si l'identifiant n'est pas trouvé, sélectionnez ce champ.
        Patron Identification with Online Import.png
        Importer en ligne
      3. Scannez ou inscrivez l'identifiant du lecteur provenant du système de gestion de l'étudiant dans le champ Identifiant utilisateur.
      4. Cliquez sur Rechercher l'usager.
      5. Si l'identifiant existe dans le système de gestion étudiant, la page Gestion utilisateur rapide s'ouvre et affiche les informations relatives au lecteur qui ont été récupérées.
      6. Cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur pour inscrire le lecteur dans l'institution locale d'Alma. La page Services aux lecteurs s'ouvre, vous permettant de gérer les services aux lecteurs.
      7. Si l'identifiant du lecteur n'existe pas dans le système externe, cliquez sur Enregistrer pour inscrire le lecteur localement. Les informations sur le nouveau lecteur seront transmises au système de gestion étudiant.

      Modifier les informations du lecteur

      La page Gestion utilisateur rapide vous permet de créer et de modifier le compte et les informations de contact d'un lecteur.
      Pour modifier les informations du lecteur :
      1. Sur la page Identification du lecteur, sélectionnez le compte du lecteur que vous souhaitez modifier (voir Sélectionner un lecteur). La page Services aux lecteurs s'ouvre.
      2. Sur la page Services aux lecteurs, cliquez sur le lien Modifier les informations. La page Gestion utilisateur rapide s'ouvre. Suivez les instructions dans Ajouter des utilisateurs, ou cliquez sur Informations complètes et suivez les instructions dans Modifier les utilisateurs. Vous ne pouvez pas modifier l'identifiant principal ni n'importe quel autre identifiant utilisateur.
      3. Cliquez sur Enregistrer. Les changements sont enregistrés et la page Services aux lecteurs s'ouvre.

      Configurer les informations d'un lecteur

      Il est possible de configurer les champs qui s'affichent dans les formulaires User RegistrationPatron Registration et Edit User (sur la page Gérer les services au lecteur) dans Alma. Cette option permet de configurer des formulaires adaptés aux besoins de la bibliothèque et de gérer uniquement les informations que la bibliothèque demande. Accéder à cette option permet aux utilisateurs de sélectionner les champs du formulaire d'enregistrement utilisateur qu'ils souhaitent voir s'afficher dans le formulaire, à l'exception des champs obligatoires.

      Pour configurer le formulaire User Registration :
      1. Accédez à User Registration Form (Menu de configuration > Gestion de l'utilisateur > Détails utilisateur > User Registration Form).
      2. Dans le tableau, sélectionnez les champs à afficher auprès des différentes audiences (public, personnel, etc.).
      3. Cliquez sur Enregistrer.

      Vous pouvez également définir les types d'adresse/e-mail/téléphone qui s'afficheront sur le formulaire. Cette option peut être activée par Ex Libris. Veuillez contacter l'assistance pour obtenir de l'aide.

      Sélectionnez les champs à afficher dans le formulaire User Registration.

      Formulaire User Registration

        Prêt d'exemplaires

        Les exemplaires sont prêtés selon le flux de travail du bureau de prêt (voir Flux de travail des opérations du bureau de prêt) ou le lecteur peut les apporter directement depuis leur emplacement permanent au bureau de prêt.
        Lors du prêt d'un exemplaire qui n'existe pas dans le répertoire, vous pouvez créer un nouvel exemplaire et l'enregistrer dans le répertoire en cliquant sur Créer un exemplaire (ce bouton s'affiche si vous avez le rôle d'Opérateur d'inventaire physique – voir Créer un nouvel exemplaire à enregistrer dans le répertoire).
        Vous pouvez créer des relations entre bibliothèques pour permettre à une bibliothèque de prêter des exemplaires pour une autre bibliothèque (voir Configurer les relations de services aux usagers).
        Pour les institutions dans un réseau de services aux usagers ou une Zone réseau, les prêts appartenant à une autre institution peuvent être consultés dans l'onglet Activité du réseau. Pour plus d'informations, voir Consulter l'activité du réseau
        Pour plus d'informations sur la gestion des prêts perdus, voir Gestion des prêts perdus.
        En fonction de la règle de Limite de prêt, un lecteur peut ne pas avoir la possibilité de réemprunter immédiatement un exemplaire qu'il vient juste de rendre. En fonction de la règle choisie, un message de blocage peut vous être envoyé si vous essayez d'emprunter l'exemplaire. Une copie différente du même titre avec le même type de matériel est considérée comme étant un exemplaire unique pour cette règle. Dans le cas d'exemplaires périodiques, la limite ne s'applique qu'aux exemplaires ayant la même description. Si la règle est définie sur Aucun ou que la durée allouée pour un nouveau prêt a été dépassée, le prêt sera exécuté correctement. Voir Limites de prêt.
        Pour plus d'informations, regardez la vidéo Prêts à des lecteurs & Prêts à des proxys. (3:11 min)
        Pour prêter un exemplaire :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Sous Scanner le code-barres de l'exemplaire, scannez ou saisissez le code-barres de l'exemplaire prêté.
          Sinon, cliquez sur Open Patron Search icon.png pour ouvrir la page de recherche dans le répertoire Exemplaires physiques, cherchez l'exemplaire, puis sélectionnez-le. La page Exemplaires physiques se ferme et le code-barres de l'exemplaire est placé dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire
          Si vous entrez manuellement un code-barres qui n'existe pas, une boîte de dialogue s'affiche indiquant que l'exemplaire n'a pas été trouvé. Vous pouvez cliquer sur Créer un exemplaire (s'affiche si vous avez le rôle d'Opérateur d'inventaire physique) dans la boîte de dialogue pour créer un exemplaire avec ce code-barres. Pour plus de détails sur la création d'un nouvel exemplaire, voir Créer un nouvel exemplaire à intégrer dans le répertoire.
        3. Choisissez un exemplaire et cliquez sur Sélectionner. Le code-barres de l'exemplaire s'affiche dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire.
        4. Cliquez sur OK. Le prêt est créé et s'affiche dans la liste des prêts en bas de l'onglet.
          Patron Services Loans Tab New UI.png
          Onglet Prêts de la page Services aux lecteurs
          La valeur Date de retour indique la date de retour prévue de l'exemplaire au moment de sa réception.

          Si l'exemplaire a été emprunté via une demande PEB, cette date est corrigée en soustrayant la valeur Retard de livraison (configurée sur la page Partenaire PEB ; voir Demandes PEB). Par exemple, si la date de retour lors de la réception de l'exemplaire est le 16 mai 2012 et si Retard de livraison = 4, alors la valeur Date de retour affichera le 12 mai 2012, pour respecter les 4 jours de livraison de l'exemplaire et s'assurer qu'il soit arrivé à sa date de retour réelle du 16 mai.
          Lorsqu'une date de retour de prêt est définie après la date d'expiration du lecteur définie dans les informations de celui-ci, le prêt est raccourci et la date de retour est calculée comme la dernière heure de fermeture de la bibliothèque avant l'expiration du compte du lecteur.
          Pour changer la date limite lorsqu'elle advient après la fin d'un semestre et doit être avancée pour coïncider avec la fin du semestre, voir Comment définir les dates de retour des exemplaires à la fin du semestre.
        5. Quand vous aurez terminé toutes les actions nécessaires pour ce lecteur dans cette session, cliquez sur Terminé pour fermer la session du lecteur. Vous êtes redirigé sur la page Identification du lecteur. 

          En fonction des réglages de configuration du bureau de prêt (voir Ajouter un bureau de prêt), une lettre de reçu de prêt peut être envoyée automatiquement au lecteur quand vous cliquez sur Terminé. Une seule lettre est envoyée pour tous les prêts effectués dans la session actuelle. Si le bureau n'est pas configuré pour envoyer cette lettre automatiquement, vous pouvez choisir de l'envoyer manuellement à partir de la page Services aux lecteurs, en sélectionnant Envoyer le reçu de prêt avant de cliquer sur Terminé pour fermer la session. (Cette option ne s'affiche pas sur la page si le bureau est configuré pour envoyer automatiquement la lettre.) Pour obtenir des informations sur la personnalisation des lettres, voir Configurer des lettres Alma.
        La lettre de reçu de prêt n'est pas envoyée automatiquement si vous ne cliquez pas sur Terminé pour fermer la session en cours. Elle n'est envoyée que quand vous cliquez sur Terminé.

        Gérer les prêts

        Vous pouvez voir et gérer des prêts existants dans la page Services aux lecteurs, dans l'onglet Prêts.

        Si le statut du prêt ou la date de retour d'un prêt est modifiée, une lettre Avis sur le statut du prêt est envoyée immédiatement au lecteur. Si le bureau de prêt est configuré pour envoyer automatiquement des lettre de reçu de prêt, quand vous sélectionnez Terminé pour fermer la session en cours, une lettre de reçu de prêt est également envoyée automatiquement pour le prêt mis à jour. (Si plusieurs prêts ont été lancés ou modifiés durant la session, une seule lettre répertoriant toutes les modifications est envoyée.)

        Quand vous aurez terminé de travailler sur la page Services aux lecteurs pour un lecteur spécifique, cliquez sur Terminé pour mettre fin à la session du lecteur en cours. Cela garantit l'envoi de toutes les lettres de notification automatiques au lecteur.

        Options d'affichage

        Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez l'un des types suivants :

        • Tous les prêts – affiche tous les exemplaires qui ont été prêtés au lecteur. Quand l'option Tous les prêts est sélectionnée, il existe une option de tri selon la colonne Bibliothèque.
        • Prêts de cette session – affiche tous les exemplaires qui ont été prêtés durant la session actuelle.

        La valeur par défaut dans la liste déroulante Affichage des prêts est déterminée parleparamètre remember_last_loan_display (voir Configurer d'autres paramètres).

        Actions sur la ligne

        Pour chaque prêt, les options suivantes sont disponibles dans les actions sur la ligne :

        • Traitement interne – Crée une demande ; vous pouvez sélectionner un traitement interne ou une autre demande. Voir l'étape 2 dans la section Créer une demande.
        • Supprimer un prêt – Supprime l'exemplaire à partir de l'onglet Prêts. Le statut de l'exemplaire passe à Manquant (pour les prêts perdus) ou En place (pour les autres prêts).
        • Changer la date limite – La date de retour de l'exemplaire prêté peut être modifiée pendant ou après la période de prêt (voir Changer la date limite d'un prêt à la demande du lecteur).
          • Vous ne pouvez pas modifier la date limite d'un prêt si un calendrier n'est pas défini pour la bibliothèque spécifiée.
          • Si la nouvelle date limite survient après la date d'expiration du lecteur, la date est modifiée pour correspondre à la date d'expiration du lecteur. Quand cela se produit, un message d'avertissement s'affiche pour vous informer que la date de retour a été modifiée. Afin que le message d'alerte s'affiche, shortened_due_date_notifications doit être défini sur MESSAGE ou MESSAGE_EMAIL. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres.
        • Voir les notes – Permet de consulter, modifier ou ajouter des notes concernant le prêt (voir Gérer les notes de prêt). Si le prêt comporte déjà des notes, une coche s'affiche sous Notes de prêt.
        • Voir la file d'attente – Vous permet de voir la file d'attente des demandes de réservation de l'exemplaire.
        • Voir les règles – Ouvre la page Utilitaire de configuration des services aux usagers qui vous permet de consulter les règles s'appliquant à l'exemplaire s'il a été prêté au lecteur mentionné. Les informations affichées incluent le nom et la règle de l'unité de services aux usagers ainsi que les conditions d'utilisation associées à l'exemplaire, la date limite et des indications sur l'amende de retard. Pour plus de détails, voir Consulter les informations de configuration des services aux usagers.
        • Historique de prêt – Voir l'historique du prêt (voir Consulter l'historique de prêt).
        • Renouvellement de prêt – Renouvelle le prêt d'un exemplaire (la valeur du champ Statut du prêt est mise à jour avec le statut Renouvelé).
          • Si vous renouvelez un exemplaire avant sa date de retour, la nouvelle date de retour sera calculée en fonction de la date de renouvellement et non en fonction de l'ancienne date de retour. Par exemple, si un exemplaire doit être rendu le 15 juillet et que son prêt est renouvelé le 10 juillet, sa nouvelle date de retour sera calculée en fonction du 10 juillet, conformément aux conditions générales d'utilisation.
          • Lorsqu'un prêt est renouvelé à la date actuelle, cela signifie que la date limite de renouvellement du prêt calculée par le système est dans le passé. Cela survient si l'utilisateur a expiré ou si la règle concernant la date limite est fixée dans le passé.
          • Si l'option Renouvellement du prêt du lecteur est ajoutée à un profil de flux de travail de partage de ressource de Type = Prêt, le lecteur peut demander des renouvellements de prêt depuis la liste de prêt Primo. Le renouvellement de prêt n'est possible que s'il est autorisé par les conditions d'utilisation du prêt, comme c'est le cas pour les prêts associés à des demandes non PEB.
        • Retour contesté – Contester le retour d'un exemplaire (voir Contester le retour d'un exemplaire). Lorsque vous contestez le retour d'un exemplaire :
          • Le statut du prêt est modifié en Retour contesté.
          • La valeur Type de processus de l'exemplaire est fixée à Retour contesté et il est possible de demander l'exemplaire qui est toujours considéré comme étant en prêt.
          • Par défaut, les amendes de retard accumulées avant le retour contesté s'appliquent au solde actif du lecteur, mais aucune nouvelle amende de retard n'est déterminée. (Cette fonctionnalité peut cependant être configurée en utilisant le paramètre overdue_at_claim_return_loan. Pour plus de détails, voir Configurer d'autres paramètres).
            Les dates de retour ne peuvent pas être modifiées pour les prêts dont le statut est « Retour en contestation ».
        • Perdu – Spécifie qu'un exemplaire est perdu, ce qui implique des frais pour le lecteur (voir Déclarer un exemplaire perdu). Assurez-vous que la valeur de la liste déroulante Affichage des prêts est réglée sur Tous les prêts. Cliquez sur OK pour ajouter les détails du prêt à la colonne Statut du prêt de la page Services aux lecteurs et à l'onglet Amendes/Frais de la page Détails utilisateur (voir Modifier les utilisateurs).

        Colonnes dans la grille Prêts 

        Les colonnes affichées dans la grille des prêts peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille.
        Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
        • Titre
        • Date de retour
        • Code-barres
        • Amende
        • Date de prêt
        • Statut du prêt - les valeurs possibles sont : Normal, Normal (avec utilisateur), Normal (en rayon), Rappelé, Perdu, Réclamation renvoyée, Renouvelé, Renouvelé (avec utilisateur) et Renouvelé (en rayon) 
          Les statuts suivis de (avec utilisateur) ou (en rayon) sont applicables aux prêts de Salle de lecture. Pour plus d'informations, voir Configurer les noms de statut du prêt.
        • Exception de circulation
        • Bibliothèque
        • Notes de prêt
        Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
        • Cote de rangement
        • Prêt à la bibliothèque
        • Prêt au Bureau
        • Dernière date de renouvellement
        • Dernier statut de renouvellement
        • Numéro d'entrée
        • Cote de rangement de l'exemplaire
        • Auteur
        • Année - Année de publication
        • Localisation
        • Description

        Créer un nouvel exemplaire de répertoire pendant un processus de prêt

        Si vous prêtez un exemplaire qui n'existe pas dans le répertoire à l'heure actuelle, vous pouvez l'ajouter au répertoire à partir de la page Services aux lecteurs. Pour cela, vous devez avoir le rôle Opérateur d'inventaire physique.
        Pour créer un nouvel exemplaire à intégrer au répertoire :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Sélectionnez Créer un exemplaire. La boîte de dialogue Choisir un type de holding s'affiche.
        3. Sélectionnez le type de prêt et, si besoin, le type de citation et cliquez sur choisir. La page Catalogage rapide apparaît.
          Quick_Cataloging_New_UI_1.png
          Page Catalogage rapide
        4. Configurez les informations sur l'exemplaire et la ressource et cliquez sur Enregistrer. Pour plus d'informations sur les champs, voir Ajouter un nouveau livre ou article de périodique. Un nouvel exemplaire est créé et intégré dans le répertoire. Il peut ensuite faire l'objet d'une recherche dans le champ Scanner le code-barres d'un exemplaire dans l'onglet Prêts.
          Un traitement interne de Services techniques d'Acquisition est également créé lorsque vous terminez ce processus. For an in-depth overview of Traitement interne, see Physical Inventory - Defining and managing Traitement interne in Alma. Veuillez noter qu'Alma n'envoie pas de demande pour l'exemplaire à prendre en rayon, puisque l'exemplaire doit être prêté. Il passera en traitement interne lors de son retour. 

        Changer une date de retour

        Vous pouvez changer la date de retour d'un prêt.

        Pour modifier la date de retour d'un prêt à la demande d'un lecteur :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tous les prêts.
        3. Dans la liste des actions sur la ligne, sélectionnez Modifier la date limite. La boîte de dialogue Sélectionner la date de retour s'ouvre.
        4. Cliquez sur la case Nouvelle date limite et sélectionnez la date limite dans la boîte de dialogue Calendrier.
        5. De manière optionnelle, sélectionnez l'heure de retour dans le champ À.
          Quand l'heure n'est pas spécifiée, le système utilise l'heure de fermeture à la nouvelle date limite. Si la bibliothèque est fermée ce jour-là, la règle de Gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque est invoquée (voir Règle de gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque dans la section Types de règles de services aux usagers).
        6. Cliquez sur Modifier la date de retour. La nouvelle date est sauvegardée dans l'onglet Prêts.
          Un e-mail Avis de statut du prêt est envoyé au lecteur avec la nouvelle date de retour et est enregistré comme pièce jointe à la notice utilisateur.

        Un administrateur de services aux usagers peut modifier en une fois les dates limite de tous les prêts qui sont planifiés pour une date précise, c'est le cas par exemple lors de la fermeture de la bibliothèque à une date particulière pour des travaux de maintenance imprévus. Le système corrige automatiquement les dates limite qui surviennent lors de la fermeture de la bibliothèque, en fonction des règles prédéfinies de la bibliothèque.

        Indiquer un exemplaire perdu 

        Vous pouvez marquer un exemplaire prêté comme perdu.

        Pour mentionner un exemplaire perdu :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tous les prêts.
        3. Dans les actions sur la ligne de l'exemplaire perdu, sélectionnez Perdu. La boîte de dialogue Exemplaire perdu s'ouvre avec les informations concernant les amendes/frais.
        4. Cliquez sur OK. La colonne Statut du prêt de la page Services aux lecteurs est mise à jour, et les informations concernant le prêt sont ajoutées à l'onglet Amendes/Frais de la page Détails utilisateur (voir Modifier des utilisateurs).

        Indiquer qu'un exemplaire est en contestation

        Si le lecteur affirme qu'un exemplaire prêté a été rendu, vous pouvez marquer l'exemplaire comme En contestation.

        Pour contester le retour d'un exemplaire :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tous les prêts.
        3. Dans les actions sur la ligne du prêt, cliquez sur Retour en contestation. La valeur de la colonne Statut du prêt passe à Retour contesté.

        Gérer des notes de prêt

        Vous pouvez ajouter de nouvelles notes de prêt et modifier ou supprimer des notes de prêt existantes. Les notes de prêt restent visibles après le retour d'un prêt. Si un prêt comporte déjà des notes, une coche s'affiche sous Notes de prêt.

        Pour gérer des notes de prêt :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tous les prêts.
        3. Dans la liste des actions sur la ligne du prêt, cliquez sur Voir les notes. (Si une coche s'affiche sous Notes de prêt, vous pouvez également la sélectionner.) La page Notes du prêt s'ouvre.
        4. Pour ajouter une note, cliquez sur Ajouter une note. Pour modifier ou supprimer une note existante, dans la listes des actions sur la ligne, sélectionnez Modifier ou Supprimer. Pour plus d'informations sur l'ajout, la modification, et la suppression de notes, voir Onglet Notes.

        Consulter l'historique de prêt

        Vous pouvez consulter un historique de prêt sur la page Historique des actions.
        Pour consulter un historique de prêt :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
        2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tous les prêts.
        3. Dans les actions sur la ligne du prêt, sélectionnez Historique de prêt. La page Historique des actions apparaît, affichant les actions prises sur un exemplaire spécifique.
          Loan audit trail.png
          Page Historique des actions
        Les actions suivantes peuvent apparaître dans l'historique de prêt (Affichées dans la colonne Action) :
        Action Colonne Valeurs
        Action Description
        Normal Indique que l'exemplaire est en prêt. Il s'agit du statut initial de l'exemplaire.
        Rappelé L'exemplaire a été rappelé par la bibliothèque
        Renouvelé L'exemplaire a été renouvelé par le lecteur
        Perdu L'exemplaire a été déclaré perdu sur la base des profils configurés de prêt perdu (voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard)
        Perdu avec frais de retard Une amende de retard a été appliquée lorsque l'exemplaire a été déclaré perdu
        Réclamation rejetée L'utilisateur affirme avoir retourné l'exemplaire
        Contestation retournée avec frais de retard Une amende de retard a été appliquée lorsque le retour de l'exemplaire a été contesté
        Avec le lecteur en Salle de lecture La ressource se trouve dans la bibliothèque, elle est utilisée par un utilisateur (lecteur)
        Sur le rayon en salle de lecture La ressource se trouve dans la bibliothèque, en rayon mais elle est réservée pour un utilisateur (lecteur)
        Procéder au changement Web La date limite de prêt a été repoussée
        Annuler le changement Web La date limite de prêt a été avancée
        Changement par lot - Date postérieure La date limite de prêt a été repoussée par un traitement
        Changement par lot - Date antérieure La date limite de prêt a été avancée par un traitement
        Renouvelé automatiquement Le prêt a été renouvelé par une tâche de renouvellement automatique
        Annuler le retour La machine SIP2 annule le message Retour
        Annuler le renouvellement La machine SIP2 annule le message Renouvellement
        Le document a été trouvé Un exemplaire déclaré Perdu ou avec un Retour contesté a été trouvé
        Prêt Le prêt a été initialisé pour l'exemplaire
        Avis de retard Une notification de retard a été envoyée pour ce prêt.
        La colonne Opérateur s'affiche uniquement pour les gestionnaires et les administrateurs. Voir Configuring Users' Ability to View Operator Details.

        Gestion d'un prêt perdu

        Les exemplaires en retard peuvent être marqués comme perdus par l'Opérateur du bureau de prêt de l'une des manières suivantes :
        • Quand un lecteur notifie au bureau de prêt que l'exemplaire est perdu
        • En configurant le nombre de jours au bout desquels le statut d'un exemplaire en retard est changé automatiquement en Perdu
        Ce qui suit est une illustration des actions qui peuvent être prises par rapport à des prêts perdus.
        LostItemManagement.gif
        Gestion d'un exemplaire perdu
        Ce qui suit est une description détaillée des actions qui peuvent être prises par rapport à des prêts perdus :
        1. Vous indiquez un exemplaire perdu de l'une des manières suivantes :
          1. Sur la page Services aux lecteurs (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), recherchez le lecteur qui a emprunté l'exemplaire et sélectionnez Perdu dans la liste des actions pour l'exemplaire concerné.
          2. Configurez un exemplaire pour qu'il soit automatiquement marqué comme perdu après un retard supérieur à un nombre de jours spécifié. Cela est réalisé sur la page Notice de profil de prêt perdu (Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Profil de retard et prêt perdu), cliquez sur Ajouter un profil de retard et prêt perdu). Pour plus de détails, voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
        2. Vous pouvez faire une recherche sur les exemplaires marqués comme perdus en effectuant une recherche avancée dans le répertoire. Cliquez sur le lien Recherche avancée et dans la colonne Exemplaires physiques, sélectionnez le Type de processus. Sur la page Recherche avancée, sélectionnez Égal à et Perdu dans les listes déroulantes, puis cliquez sur OK. Pour des informations concernant les recherches avancées, voir Effectuer une recherche avancée.
          Vous pouvez également configurer les points suivants :
          • Les exemplaires perdus peuvent être exclus de Primo (ceci est configurable dans Menu de configuration > Ressources > Export de notice> Exclure les processus de traitement de la publication). Pour plus de détails, voir Exclure des ressources avec des processus de traitement spécifiques de la publication.
          • Les exemplaires perdus peuvent être configurés pour être inclus dans la recherche mais non pas pour être empruntés. Ceci est réalisé sur la page Éditeur des règles des services aux usagers (Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Unités de services aux usagers, sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur la ligne pour une unité de services aux usagers puis cliquez sur l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers). Pour plus de détails sur la configuration des Règles de l'unité de services aux usagers, voir Ajouter des règles de l'unité de services aux usagers.
        3. Vous pouvez configurer des types de règles pour des prêts perdus qui déterminent comment les prêts perdus sont traités. Les paramètres sont configurés dans la section Configuration des services aux usagers (Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Configuration avancée des règles > Ajouter des règles de services aux usagers) en sélectionnant les types de règles suivants :
          • Amende pour un exemplaire perdu – L'amende que doit payer le lecteur suite à la perte de l'exemplaire.
          • Frais de remplacement d'un exemplaire perdu – Les frais facturés par l'institution au lecteur pour remplacer l'exemplaire.
          • Ratio de remboursement des frais de remplacement d'un exemplaire perdu – Le pourcentage des frais de remplacement d'exemplaire perdu que l'institution consent à rembourser au lecteur si l'exemplaire perdu est retrouvé.
          Une amende pour un exemplaire perdu ne peut faire l'objet d'un remboursement.
          Pour plus de détails sur la sélection des types de règle, voir Configurer des règles.
        4. Vous pouvez créer un ensemble de services aux usagers qui affiche une liste de tous les exemplaires perdus à partir d'une certaine date (Services aux usagers > Outils avancés > Créer les ensembles de services aux usagers et configurez la valeur Statut du prêt comme Perdu). Pour plus de détails sur la configuration des ensembles de services aux usagers, voir Gérer les ensembles de services aux usagers. Vous pouvez ensuite visualiser l'ensemble de services aux usagers sur la page Gérer les ensembles (voir Gérer les requêtes de recherche et les ensembles).
        5. Si le paramètre close_paid_lost_loan est réglé sur vrai, quand le statut d'un exemplaire en cours d'emprunt passe à Perdu et que les derniers frais de remplacement ou d'exemplaire perdu sont clôturés, le statut de prêt passe à Perdu et payé et le prêt est supprimé de la liste des prêts actifs. Le prêt sera considéré comme terminé et n'accumulera pas d'autres amendes et ne sera pas pris en compte dans les limites du lecteur (voir Configurer d'autres paramètres (Services aux usagers)). Vous pouvez clôturer des prêts perdus et perdus et payés en exécutant le traitement Fermer les prêts perdus (voir Exécuter des traitements manuels sur des ensembles définis). Ce traitement clôture tous les prêts dans l'ensemble de services aux usagers, quel que soit leur statut. Toute amende ou frais associé(e) au prêt reste sur la notice du lecteur. Si un exemplaire perdu est retourné une fois le prêt clôturé, les frais de remplacement ne sont pas remboursés au lecteur. Quand le paramètre est réglé sur faux, le prêt reste actif dans la liste des prêts jusqu'à ce que le traitement Fermer les prêts perdus soit exécuté. Le type de processus d'exemplaire passe sur Perdu, même si le lecteur a payé les frais d'exemplaire perdu.
        Si un exemplaire est considéré comme perdu et que la règle pour un prêt perdu est Non réservable, le traitement Demandes - Recalculer après une mise à jour de l'inventaire sépare la demande de l'exemplaire et annule potentiellement la demande (si aucun autre exemplaire ne peut être utilisé pour satisfaire la demande). Si l'exemplaire est retrouvé, ce traitement relie la demande à l'exemplaire. Pour plus de détails, voir le traitement Requêtes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire dans la section Consulter les traitements planifiés.

        Retourner des exemplaires

        Quand un exemplaire est retourné, vous scannez son code-barres et vous le remettez dans sa localisation correcte, qui peut se trouver dans une institution différente.
        La gestion des retours d'exemplaire vous permet de voir l'historique de prêt et d'utilisation des exemplaires retournés. Ces informations sont récupérées lorsque le code-barres est scanné. Si le code-barres ne peut pas être lu, vous pouvez faire une recherche sur l'exemplaire. Notez que si l'exemplaire n'a pas de code-barres, vous devez en premier lieu attribuer un code-barres à la notice de l'exemplaire avant de le scanner ou avant de retourner l'exemplaire. Des codes-barres sont requis pour prêter les exemplaires ou les déplacer à l'intérieur de la bibliothèque en utilisant les caractéristiques de scan ou de retour.
        Pour plus d'informations, regardez la vidéo Retours. (1:50 min)
        Les prêts et les informations sur l'historique d'utilisation sont disponibles dans les Notices Analytiques (voir Utilisateurs) et dans la boîte de dialogue Plus d'informations pour les notices importées (voir la description Plus d'informations dans Visionner les notices importées).
        Les exemplaires prêtés peuvent être retournés de l'une des manières suivantes :
        • Individuellement – Pour des exemplaires prêtés à un seul lecteur (voir Retourner un exemplaire individuel)
        • En vrac – Pour des exemplaires prêtés à plus d'un lecteur ; cette option est utilisée pour rationaliser le flux de travail de l'opérateur et améliorer la productivité (voir Retourner plusieurs exemplaires)
        L'exemplaire retourné est rentré dans le système, remis en rayon et son emprunt est activé. L'historique des exemplaires retournés est sauvegardé en continu.
        Les informations relatives à l'historique peuvent être consultées dans l'onglet Retours si le filtre Tous les retours est sélectionné. Notez que :
        • La permission de consultation de l'historique de prêt d'un lecteur peut être désactivée par Ex Libris. Veuillez contacter le support d'Ex Libris si vous souhaitez désactiver cette option.
        • L'historique de prêts peut être rendu anonyme. Il est possible de configurer comment anonymiser les notices de prêt à l'aide des Règles d'anonymisation de prêt. Pour plus d'informations, voir Configurer l'anonymisation.
        La Lettre Avis de retour de PEB est imprimée lors du retour d'un exemplaire PEB sortant au prêteur. Pour plus d'informations, voir Configurer des lettres Alma.
        Pour plus de détails sur les prêts internes, voir Usage interne et rapports analytiques Alma pour un usage interne.
        Alma peut être configuré pour autoriser un lecteur à retourner des exemplaires à n'importe quel membre du réseau de services aux usagers, quelle que soit l'institution où le lecteur a emprunté l'exemplaire. Cette fonctionnalité est appelée Retour n'importe où. Par exemple, si l'université A et l'université B sont membres du même réseau de services aux usagers, un lecteur peut emprunter un livre à l'université A et le rendre à l'université B. Voir Réseaux de services aux usagers.
        Accepter le retour d'exemplaires d'une institution différente n'est possible que si votre institution est membre d'un réseau de services aux usagers et dispose d'une relation Prêter pour vis-à-vis d'un autre membre du réseau (voir Configurer les relations de services aux usagers). Lorsque le retour est enregistré, la lettre Avis de transfert est imprimée par l'institution qui a accepté le retour. L'exemplaire retourné est envoyé à l'institution d'origine et marqué comme En transfert.
        Pour plus d'informations sur le retour d'exemplaires empruntés dans des institutions différentes dans un réseau de services aux usagers, voir la vidéo Retour n'importe où (2:35 mins).
        Lorsque des exemplaires sont prêtés et retournés par un utilisateur mandataire, des informations concernant les prêts sont stockées dans l'historique de prêt et d'usage du lecteur emprunteur uniquement (et pas dans celui de l'utilisateur mandataire). Pour plus de détails sur le fonctionnement des utilisateurs mandataires, voir Ajouter des utilisateurs mandataires.
        Lors du retour d'un exemplaire sur une borne automatique de prêt, aucun avis de demande de la ressource n'est généré.
        La date de retour est vérifiée pour déterminer si une amende de retard est due. Si nécessaire, vous pouvez indiquer que :

        Retourner un exemplaire individuel

        Vous pouvez rendre un exemplaire unique en saisissant son code-barres. 

        Pour retourner un exemplaire individuel :
        1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Retours.
        2. Sous Scanner le code-barres de l'exemplaire, scannez ou saisissez le code-barres de l'exemplaire qui est retourné.
          Sinon, cliquez sur Open Patron Search icon.png pour ouvrir la page de recherche dans le répertoire Exemplaires physiques, cherchez l'exemplaire, puis sélectionnez-le. La page Exemplaires physiques se ferme et le code-barres de l'exemplaire est placé dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire.
        3. Cliquez sur OK. L'exemplaire est retourné et s'affiche dans la liste des prêts retournés en bas de l'onglet.

          Returns.png
           
        4. Quand vous aurez terminé toutes les actions nécessaires pour ce lecteur dans cette session, cliquez sur Terminé pour fermer la session du lecteur. Vous êtes redirigé sur la page Identification du lecteur. 

          En fonction des réglages de configuration du bureau de prêt (voir Ajouter un bureau de prêt), une Lettre Reçu de retour peut être envoyée automatiquement au lecteur quand vous cliquez sur Terminé. Une seule lettre est envoyée pour tous les retours effectués dans la session actuelle. Si le bureau n'est pas configuré pour envoyer cette lettre automatiquement, vous pouvez choisir de l'envoyer manuellement à partir de la page Services aux lecteurs, en sélectionnant Envoyer le reçu de retour avant de cliquer sur Terminé pour fermer la session. (Cette option ne s'affiche pas sur la page si le bureau est configuré pour envoyer automatiquement la lettre.) Pour obtenir des informations sur la personnalisation des lettres, voir Configurer des lettres Alma.

        La lettre de reçu de retour n'est pas envoyée automatiquement si vous ne cliquez pas sur Terminé pour fermer la session en cours. Elle n'est envoyée que quand vous cliquez sur Terminé.

        Gérer les retours

        Vous pouvez voir et gérer des prêts retournés dans la page Services aux lecteurs, dans l'onglet Retours.

        Options d'affichage

        Dans la liste déroulante Affichage des retours, sélectionnez l'un des types suivants :

        • Tous les retours – affiche tous les prêts qui ont été retournés par le lecteur.
        • Retours de cette session – affiche tous les exemplaires qui ont été prêtés durant la session actuelle.

        La valeur par défaut dans la liste déroulante Affichage des retours est déterminée par le paramètre remember_last_loan_display (voir Configurer d'autres paramètres).

        Actions sur la ligne

        Pour chaque prêt retourné, les options suivantes sont disponibles dans les actions sur la ligne :

        • Traitement interne(Retours de cette session uniquement) Crée une demande ; vous pouvez sélectionner un traitement interne ou une autre demande (voir l'étape 2 dans Créer une demande).
        • Historique de prêt – Consulter la piste d'audit de l'historique de prêt d'un exemplaire (voir Consulter l'historique de prêt).
        • Voir les notes – Permet de consulter, modifier ou ajouter des notes concernant le prêt (voir Gérer les notes de prêt). Si le prêt comporte déjà des notes, une coche s'affiche sous Notes de prêt.
        • Voir la file d'attente (Retours de cette session uniquement) – Vous permet de voir la file d'attente des demandes de réservation de l'exemplaire.
        • Consulter caché – Ouvre une fenêtre Liste de colonnes cachées dans laquelle vous pouvez voir le contenu des colonnes masquées d'un exemplaire.

        Colonnes dans la grille Retours

        Les colonnes à afficher peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille des retours.
        Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
        • Titre
        • Date de retour
        • Date de retour
        • Code-barres
        • Amende
        • Date de prêt
        • Étape suivante (Retours de cette session uniquement) - suggère l'étape suivante du processus de retour (par exemple, replacer l'exemplaire en rayon).
        • Propriété de la bibliothèque
        • Notes de prêt
        Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
        • Cote de rangement
        • Description
        • Numéro d'entrée
        • Cote de rangement de l'exemplaire
        • Auteur
        • Année - Année de publication
        • Exception de circulation

        Retourner plusieurs exemplaires

        Pour accélérer la gestion des retours quand vous devez effectuer plusieurs retours, vous pouvez utiliser la page Gérer les retours d'exemplaires.

        Pour retourner plusieurs exemplaires :
        1. Ouvrez la page Gérer les retours d'exemplaires (Services aux usagers > Prêt/Retour > Retourner des exemplaires).
          Manage Item Returns Lookup New UI.png
          Page Gérer les retours d'exemplaires
          Si votre institution fait partie d'un réseau de services aux usagers et dispose d'une relation Prêter pour avec une autre institution, un exemplaire pour cette institution peut être scanné depuis cette page également. Dans ce cas, une case à cocher, Exemplaire provenant d'une autre institution, s'affichera. Cochez cette case et sélectionnez l'institution dont l'exemplaire provient dans la liste déroulante Institution.
        2. Scannez ou entrez le code-barres de l'exemplaire dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire ou cliquez sur Find_icon.gif et sélectionnez l'exemplaire dans la liste affichée.
        3. Dans le champ Placer directement sur le rayon des réservations, sélectionnez l'option adéquate, comme suit :
          • Oui – L'exemplaire doit être placé directement sur le rayon des réservations. Une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
          • Non – L'exemplaire n'est pas encore prêt pour le rayon des réservations et doit être désigné comme devant aller en traitement au rayon des réservations (ce qui veut dire préparer l'exemplaire pour le rayon des réservations, ce qui consiste par exemple à vérifier l'état de l'exemplaire). Après que le traitement pour le rayon des réservations est terminé, scannez l'exemplaire au bureau de prêt concerné. L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations du bureau de prêt et une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, pour lui indiquer que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
          Ce champ apparaît uniquement quand l'option A un traitement au rayon des réservations est sélectionnée lors de la configuration d'un bureau de prêt (voir Configurer des bureaux de prêt).
        4. Cliquez sur OK. Les détails de l'exemplaire sont affichés sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
          Manage Item Returns New UI.png
          Page Gérer les retours d'exemplaires
          Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants sur la page Gérer les retours d'exemplaires :
          • Alt + Ctrl + L – Ouvre la page d'identification du lecteur (voir Sélectionner un lecteur)
          • Alt + Shift + C – Efface la liste des exemplaires retournés
          • Alt + Shift + X – Retourne à la page d'accueil Alma
        5. Si besoin, modifiez la date de retour. Une raison pour modifier la date de retour concernerait par exemple des exemplaires qui ont été retournés dans une boite aux lettres de nuit le jour précédent. La date est modifiée de cette manière :
          La date de retour est fixée par défaut à la date actuelle. La date de retour doit être définie à la date actuelle ou à une date antérieure à la date du jour.
          1. Sur la page Gérer les retours d'exemplaires, cliquez sur Outrepasser la date et l'heure de retour puis sélectionnez la date et l'heure de retour.
          2. Cliquez sur Appliquer. La date et l'heure de retour sont changées sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
          Afin de réinitialiser la date de retour à la date actuelle, cliquez sur Réinitialiser la date de retour.
        6. Au besoin, sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste des actions sur la ligne :
        7. Cliquez sur Quitter pour quitter la page ou cliquez sur Aller à la page Services au lecteur afin d'ouvrir la page Identification du lecteur.

        Consulter les amendes et frais et recevoir leur paiement

        Les lecteurs peuvent encourir des amendes et des frais pour de nombreuses raisons. Les opérateurs de bureau de prêt consultent et reçoivent les paiements des amendes et des frais des lecteurs dans l'onglet Amendes et Frais sur les pages Détails utilisateur (voir Consulter les amendes et frais d'un lecteur et Recevoir un paiement pour les amendes et les frais).
        Si les paiements sont effectués en ligne grâce au système de paiement en ligne Formation WPM, les opérateurs de bureau de prêt peuvent avoir besoin d'enregistrer manuellement toute transaction que les lecteurs ont payée directement au système de paiement en ligne Formation WPM. Ces paiements sont suivis grâce à leur mode de paiement (en ligne) et à leur identifiant de transaction, lequel est envoyé dans le message de confirmation de transaction du lecteur à partir du système de paiement en ligne Formation WPM. Pour traiter ces types de transactions, voir Enregistrer manuellement les paiements en ligne.
        Après la réception d'un paiement de la part du lecteur, Alma envoie la lettre Reçu du paiement des amendes/frais au lecteur. Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma.

        Consulter les amendes et frais d'un lecteur

        La liste Amendes et Frais ci-dessous affiche les amendes et frais qui ont été facturés au lecteur.
        Pour consulter les amendes et frais d'un lecteur :
        1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), entrez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK.
          La page Services aux lecteurs apparaît.
        2. Cliquez sur la valeur dans le lien Solde actif.
          L'onglet Amendes/Frais sur la page Détails utilisateur liste toutes les amendes et tous les frais d'un lecteur.
          Pour les institutions dans un réseau de services aux usagers, les amendes et frais pour des prêts appartenant à une autre institution peuvent être consultés dans l'onglet Activité du réseau. Pour plus d'informations, voir Consulter l'activité du réseau.
          User_Details_Page_-_Fines_and_Fees_tab_New_UI_1.png
          Page Détails utilisateur – Onglet Amendes/Frais
          La zone Résumé des amendes et frais affiche les montants concernant un :
          • Solde actif
          • Montant en litige
          • Montant transféré
          • Solde actuellement filtré
          • Solde en litige actuellement filtré
          Pour plus de détails sur la manière d'ajouter des amendes et frais, voir Attribuer des amendes/frais aux utilisateurs.
        3. Cliquez sur Enregistrer ou Annuler pour retourner sur la page Services aux lecteurs.

        Envoyer des notifications au lecteur concernant les amendes et frais

        Les bibliothèques peuvent configurer des notifications pour les utilisateurs à propos des amendes/frais. Voir Configurer les notifications d'amendes/frais. Les notifications sont envoyées par le traitement Notifications d'amendes/frais. Voir Configurer des traitements de services aux usagers.

        Recevoir un paiement pour les amendes et frais

        La page Services aux lecteurs permet aux opérateurs de bureau de prêt de recevoir les paiements venant des lecteurs par rapport aux amendes et frais dus.
        Afin de recevoir des paiements :
        1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), entrez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK. La page Services aux lecteurs apparaît.
        2. Cliquez sur le lien Payer (à droite du lien Solde actif). Le lien pour payer ne s'affiche que lorsque l'opérateur est connecté à un bureau de prêt (voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent).
          La boîte de dialogue Détails du paiement apparaît avec le bouton Toutes les amendes sélectionné par défaut. Cette sélection affiche la totalité du solde impayé dans le montant du paiement.
          Payment Details New UI.png
          Boîte de dialogue Détails du paiement
        3. Sous le Nom de l'opérateur, choisissez si vous voulez payer toutes les amendes du lecteur (Toutes les amendes), ou seulement des amendes spécifiques (Amendes spécifiques).
          Si vous sélectionnez Amendes spécifiques, le champ Amendes à payer apparaît.
          1. Cliquez sur l'icône Naviguer afin de spécifier les amendes spécifiques qui doivent être payées. La page Amendes et frais de l'utilisateur apparaît. Vous pouvez filtrer l'affichage des amendes et frais afin de ne montrer que les frais d'un propriétaire de frais spécifique dans le filtre Propriétaire des frais.
            Manage Patron Services - User Fines and Fees lookup.png
            Page Amendes et frais de l'utilisateur
          2. Sélectionnez la case des amendes et frais que vous voulez payer et cliquez sur Sélectionner. Le solde pour les exemplaires sélectionnés s'affiche dans le champ Solde de l'usager.
            Payment Details 2 New UI.png
            Boîte de dialogue Détails du lecteur – Avec solde
          Pour plus d'informations sur la manière de payer des amendes et frais spécifiques, voir la vidéo Payer des amendes et frais spécifiques (5:02 mins).
        4. Dans le champ déroulant Mode de paiement, sélectionnez un mode de paiement (tels que Espèces, Chèque, Carte de crédit, Carte de débit ou En ligne). Pour plus d'informations sur les transactions en ligne, voir Enregistrer manuellement des paiements en ligne.
          Les options concernant le Mode de paiement peuvent être personnalisées. Par exemple, vous pouvez changer l'option Chèque en Par chèque. Afin de personnaliser les modes de paiement, contactez le service client d'Ex Libris.
        5. Sélectionnez Ajouter un changement au solde pour indiquer que lorsqu'un montant plus élevé que le solde est payé, un crédit doit être généré pour ce paiement supplémentaire. Si cette case n'est pas cochée, le système renvoie le paiement supplémentaire au lecteur.
        6. Dans le champ Montant du paiement, entrez le montant du paiement que vous recevez.
        7. Dans le champ Identifiant de transaction, entrez un identifiant de transaction.
        8. Dans la case Commentaire, entrez des informations descriptives concernant les amendes/frais.
        9. Cliquez sur Envoyer puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation afin de payer les amendes. La page Services aux lecteurs s'ouvre et affiche le solde mis à jour.
        Vous pouvez également payer des amendes/frais spécifiques en utilisant une des manières suivantes :
        • Bornes automatiques de prêt – Si le profil d'intégration automatique a été configuré avec le type d'extension Amendes et frais étendus, l'action Frais SIP2 payés peut recevoir les paires de champs suivants :
          • BZ – Le numéro de transaction de paiement, à joindre à la section de paiement
          • EK – Frais qui doivent être payés
          Pour plus de détails sur les bornes automatiques de prêt, voir Bornes automatiques de prêt.
        • Services Web – Voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/soap/user/cash.

        Enregistrer manuellement des paiements en ligne

        Si un paiement est fait directement au système de paiement en ligne WPM, Alma pourrait ne pas être mis au courant de la transaction. La page Services aux lecteurs permet aux opérateurs de bureau de prêt d'enregistrer manuellement les informations de paiement pour ces types de transaction afin de mettre à jour le compte du lecteur.
        Pour enregistrer manuellement des paiements en ligne :
        1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), indiquez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK.
          La page Services aux lecteurs s'ouvre.
          Patron_Services_Header_New_UI_1.png
          Lien Payer sur la page Services aux lecteurs
        2. Cliquez sur Payer Lien. La boîte de dialogue Détails du paiement apparaît.
        3. Sélectionnez En ligne dans la liste déroulante Mode de paiement.
        4. Entrez le montant du paiement et l'identifiant de transaction, qui sont tous deux listés dans l'email de confirmation de la transaction de l'utilisateur.
        5. Cliquez sur Envoyer.

        Consulter les exemplaires demandés par le lecteur

        Vous pouvez consulter une liste des exemplaires demandés dans l'onglet Demandes. Entrez vos critères de recherche dans la case Rechercher en haut de la page et cliquez sur OK ou sélectionnez un contexte de recherche à partir du filtre Type de demande ou Tâche.
        Pour les institutions dans un réseau de services aux usagers, les exemplaires sur le rayon des réservations appartenant à une autre institution peuvent être consultés dans l'onglet Activité du réseau. Pour plus d'informations, voir Consulter l'activité du réseau
        Patron Services Requests Foreign Institution.png
        Page Services aux lecteurs – Onglet Demandes
        Cette page vous permet de faire les actions suivantes pour chaque exemplaire dans la liste :
        • Pour modifier la demande, sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur ligne. La page Créer une demande s'ouvre, vous permettant de modifier les paramètres de la demande (voir Créer une demande).
        • Pour annuler la demande, sélectionnez Annuler dans la liste des actions sur ligne.
        • Pour mettre à jour la date d'expiration de la demande, sélectionnez Mettre à jour la date d'expiration dans la liste des actions sur ligne.
        • Pour consulter ce titre sur l'écran de recherche, sélectionnez Voir le titre dans la recherche dans la liste des actions sur ligne.
        La colonne Demandes PEB indique le statut de la demande PEB. Si aucune demande PEB n'existe, la valeur de cette colonne est Non. Cette colonne peut être triée.
        Les demandes PEB avec plusieurs exemplaires afficheront une ligne pour chaque exemplaire reçu. En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit. Pour plus d'informations, voir Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.
        Les colonnes à afficher peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille des demandes.
        Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
        • Titre
        • Type de demande
        • Date de la demande
        • Heure de début
        • Heure de fin
        • Date d'expiration
        • Tâche
        • Date du processus
        • Géré par
        • Place dans la file d'attente
        • Demande PEB
        Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
        • Bibliothèque
        • Localisation
        • Cote de rangement
        • Auteur
        • Année de publication
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