Recevoir des exemplaires physiques

1. Sur la page Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), sélectionnez un format pour les exemplaires reçus que vous souhaitez consulter dans le champ Format reçu (Numérique, Physique ou Physique non retournable), qu'importe la méthode utilisée pour recevoir le matériel PEB.
   
   Page Exemplaires reçus
2. Sélectionnez un Type d'identifiant avec lequel les exemplaires reçus seront identifiés :
   • Code-barres
   • Identifiant externe

3. Décochez la case Automatiquement avertir le lecteur pour empêcher Alma d'envoyer des e-mails de notification au lecteur qui a fait la demande lorsque l'exemplaire arrive à la bibliothèque PEB. Cela peut être utile pour les Demandes PEB sortantes dont le format est Physique non retournable, lorsque l'opération de réception est utilisée pour notifier Alma qu'un exemplaire a déjà été fourni directement au lecteur, afin qu'aucune notification supplémentaire indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré ne soit nécessaire. Par défaut, cette case est cochée. 

4. Vous pouvez aussi ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants: Cette note apparaît sous le format suivant :
   <Nom du partenaire><Note>
5. Note interne : Une note qui s'affiche uniquement à la partie qui l'a envoyée (c'est-à-dire que lors de la configuration d'une note de l'emprunteur, celle-ci n'apparaît que dans la liste des demandes sortantes. De même, lors de la configuration d'une note du prêteur, celle-ci apparaît uniquement dans la liste des demandes entrantes). Ces notes n’apparaissent pas dans l'onglet Historique et elles sont censées ne pas être publiées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas envoyées au partenaire). Une note de la part d'un emprunteur pourrait se présenter ainsi : Il a été difficile de collaborer avec ce prêteur dans le passé.
   • Note à l'attention du partenaire : La note qui est envoyée au partenaire. Cette note apparaît dans l'onglet Notes de l'auteur et du destinataire de la note et sur l'onglet Historique de la demande (par exemple – Seulement en salle de lecture).
6. Renseignez un code-barres ou un identifiant externe pour la ressource reçue dans les champs Code-barres ou Identifiant externe puis cliquez sur OK. Le champ qui s'affiche correspond à la sélection Type d'identifiant, effectuée à l'étape 2.
   • Si vous sélectionnez Physique comme format de réception, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez configurer les informations de réception concernant l'exemplaire :
     
     Réceptionner un exemplaire physique – Boîte de dialogue
     Configurez les champs dans la boîte de dialogue, comme décrit dans la table suivante :

     Champs de la Boîte de dialogue Réceptionner un exemplaire physique

     Champ	Description
     Imprimer automatiquement l'avis	Sélectionnez Oui pour imprimer automatiquement la Lettre d'avis de réception de PEB, l'option par défaut étant Non. Votre choix est enregistré pendant toute la durée de la session. Lorsque vous définissez ce paramètre sur Oui, si plusieurs exemplaires sont en cours de numérisation, un avis à imprimer est généré pour chaque code-barres. Pour plus d'informations sur la configuration de la lettre, voir Configurer des lettres Alma.
     Exemplaires multiples	Cochez la case correspondante si plusieurs exemplaires sont reçus du prêteur pour cette demande.
     Code-barres temporaire	Renseignez le code-barres temporaire de l'exemplaire.
     Exception de circulation	Sélectionnez une exception de circulation pour l'exemplaire. Pour plus de détails sur les exceptions de circulation, voir Configurer des exceptions de circulation.
     Localisation	Sélectionnez l'endroit où l'exemplaire doit être réceptionné. Lors de la réception d'un exemplaire de la part d'un partenaire NCIP, la valeur de ce champ correspond à la valeur spécifiée dans le champ Localisation par défaut sur l'onglet Paramètres de la page Partenaire PEB (voir Paramètres NCIP).
     Note de services aux lecteurs	Inscrivez une note, si besoin.
     Date de retour	Configurez une date de retour pour l'exemplaire. Si le message Demande PEB sortante NCIP contient une date de retour, celle-ci s'affiche dans ce champ. Lorsqu'une date de retour est antérieure à la date actuelle ou tombe à un moment où l'exemplaire ne peut être rendu (par exemple, l'exemplaire sera en retard demain et la livraison dure 3 jours), l'exemplaire doit être rendu en conséquence (voir la section Gérer un exemplaire non livrable et l'activer pour le service d'accès, dans la section Réceptionner les exemplaires).
     Note d'annulation	Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
     Note à l'attention du partenaire	Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
     Coût d'expédition	Le coût d'expédition est défini dans la règle concernée. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
     Coût de la réception pour le lecteur	Le coût de la réception pour le lecteur correspond aux frais de réception PEB définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
     Coût de la demande du lecteur	Le coût de la demande du lecteur correspond aux frais associés à la demande et définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
     Uniquement pour un usage en salle de lecture	Sélectionnez cette option pour restreindre l'accès à une salle de lecture.

     Les valeurs des champs Exception de circulation et Localisation sont remplies avec les valeurs de la Règle de création d'un exemplaire temporaire pour l'exemplaire concerné (voir Configurer des règles de création d'un exemplaire temporaire). Si aucune règle n'est configurée, le champ Exception de circulation est laissé vide tandis que le champ Localisation affiche la localisation actuelle de l'exemplaire, en fonction de la configuration par défaut de la bibliothèque et de l'institution.
   • Si vous sélectionnez Numérique en tant que format reçu, l'exemplaire reçu s'affiche en bas de la page.
     
     Page Exemplaires reçus – Exemplaire numérique
     Sélectionnez Terminer la demande lorsque vous avez terminé de traiter la demande pour la marquer comme clôturée. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le statut de la ressource est affiché dans la liste Demandes PEB sortantes comme Reçu numériquement par la bibliothèque.
7. Lorsque vous travaillez avec une demande Physique non retournable, sélectionnez Terminer la demande pour changer le statut de l'exemplaire en Demande terminée et marquer la demande comme Clôturée. Si vous ne sélectionnez pas Terminer la demande, le statut de la ressource est affiché sur la page Demandes PEB sortantes comme Reçu physiquement par la bibliothèque. Si l'option Imprimer automatiquement l'avis est défini sur Oui, la Lettre d'avis de réception (code de la lettre : ReceivingSlipLetter) est imprimée pour les exemplaires physiques et physiques non retournables. Pour plus d'informations sur l'avis de réception, voir Configurer des lettres Alma.
   Pour plus d'informations sur les demandes non retournables, voir la vidéo Demandes sortantes non retournables (4:26 mins).
8. Si le prêteur est un partenaire ISO ou NCIP, le statut de la demande est mis à jour et le message Reçu est envoyé.

• Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Exemplaires reçus et modifier la date de retour. Lorsque vous modifiez la date de retour, l'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu physiquement par la bibliothèque.
• Cliquez sur OK pour conserver la date de retour insuffisante. L'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu - exclu du prêt, ce qui signifie qu'il a été reçu par la bibliothèque PEB, mais qu'il ne peut pas être prêté.

Recevoir des fichiers numériques

Une institution de prêt peut envoyer une demande numérique directement au lecteur si la demande inclut l'adresse email du lecteur. 

Le prêteur peut envoyer un e-mail avec la ressource numérisée jointe. L'opérateur du côté emprunteur vérifie l'exemplaire numérique et l'envoie au lecteur, clôturant la demande en même temps. L'envoi du fichier au lecteur est effectué grâce à l'action Charger le fichier. Cette action charge le fichier dans le stockage sur le cloud d'Alma et permet également d'envoyer le fichier au lecteur. Le lecteur reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé vers la ressource. Il devra s'authentifier avant de pouvoir accéder à la ressource. Le fichier restera sur le stockage Alma pendant une période que vous pouvez configurer (30 jours par défaut).

Le personnel peut également consulter le fichier et le renvoyer à l'aide des actions Afficher le fichier Envoyer le fichier au lecteur.

Pour plus d'informations sur la livraison de documents numériques pour des demandes PEB, voir les vidéos More Information About Digital Fulfillment of Resource Sharing Requests (18:43 min) et More Information on Article Requesting in Alma Resource Sharing (16:54 min).

Demandes sortantes

• Aucun code-barres n'est vide
• Aucun code-barres n'est dupliqué
• Aucun code-barres n'est déjà utilisé (dans le répertoire)

1. Sur la page des Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), renseignez l'identifiant externe et cliquez sur OK. Une fenêtre popup apparaît et indique que la demande a déjà été reçue.
2. Cliquez sur Confirmer. Une fenêtre popup apparaît pour saisir les codes-barres. Saisissez les codes-barres l'un après l'autre et cliquez sur OK après chaque saisie. (Voir Recevoir plusieurs exemplaires ci-dessus.)
   Lorsque vous accédez à la fenêtre popup après la réception originale, les cases exemplaires multiples, dates limites et coûts sont en mode consultation seulement, et prennent leurs valeurs à partir de la réception originale.
3. Cliquez sur Valider lorsque tous les codes-barres ont été saisis.

• Le statut de la demande change en Prêté au lecteur dans le cas où n'importe quel exemplaire est emprunté.
• Annuler une demande de réservation annule seulement la demande de réservation spécifique. La demande sortante relative est annulée seulement si tous les exemplaires sont annulés.
• Les messages de renouvellement et de rappel envoyés par le prêteur mettent à jour les prêts dans la demande relative.
• Les frais de renouvellement ne sont appliqués qu'une seule fois au prêt.
• Dans Primo, seul un exemplaire apparaîtra pour la demande dans la Liste des demandes de l'onglet Mon compte.

Demandes entrantes

Créer une demande de déplacement

Expédier un exemplaire physique à la bibliothèque emprunteuse

Renouveler/Rappeler/Traitement des retards

Retour d'exemplaire physique

Créer et envoyer un exemplaire numérique

En attente de notification de l'emprunteur que l'exemplaire a été reçu

Réceptionner des demandes envoyées par voie numérique

Quand un prêteur envoie une demande numérique, elle est automatiquemen transférée au lecteur, en fonction du paramètre borrower_document_delivery_send_automatically (voir Workflow de demande PEB basé sur RapidILL). Si le prêteur a rempli les conditions d'utilisation de l'expédition (voir Mettre des exemplaires numérisés à disposition à l'aide de la page Fourniture du document), la ressource numérique n'est pas automatiquement transférée et la demande reste en statut Expédié numériquement, en attente de traitement manuel.