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    Demandes PEB Peer-to-Peer

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    Demandes PEB Peer-to-Peer - Sortant

    Peer to Peer Borrowing Workflow.png

    Créer une demande PEB sortante

    Cette section fait référence à l'étape 1 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Cette section décrit un exemple de flux de travail classique pour soumettre des demandes PEB en utilisant le processus peer-to-peer. Pour une procédure étape par étape pour créer des demandes sortantes, voir Gérer les demandes PEB sortantes.
    1. Alma - La demande peut être créée à partir de :
    2. Primo - Une demande sortante peut être créée à partir de :
      • Le panneau Obtenir
        Primo RS Request Get It.png
        Demande sortante dans le panneau Obtenir Primo
      • Une formulaire vide
      • Éditeur de liens entre références
        Primo RS Request Citation Linker.png
        Éditeur de liens entre références
        Il est recommandé d'utiliser l'Éditeur de liens entre références plutôt qu'un formulaire vide pour la demande, si cela est autorisé par les règles de la bibliothèque.
        Pour plus d'informations sur l'Éditeur de liens entre références, voir Éditeur de liens entre références.
    3. Autres plates-formes de découverte - Un système de découverte peut envoyer une OpenURL avec une demande sortante à Alma. Pour plus d'informations sur la conversion de l'URL, voir Convertir le formulaire OpenURL vers le formulaire Demande PEB.
    4. Un formulaire local personnalisé (via une API) - Un formulaire peut être créé par l'institution en utilisant la demande sortante API. Pour plus d'informations, voir le Réseau des développeurs.

    Gestion de la liste des partenaires

    Cette section fait référence à l'étape 2 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Les modèles de listes de partenaires vous permettent d'associer rapidement un groupe de partenaires à une demande, au lieu d'ajouter manuellement des partenaires un par un. Pour plus d'informations, voir Partenaires PEB et listes de partenaires.
    • Créer une liste de partenaires - Définit la liste des partenaires qui sera utilisée pour chercher l'exemplaire disponible
      • Une liste de partenaires peut être créée manuellement à l'aide des boutons Ajouter des partenaires ou Ajouter des listes de partenaires dans la demande.
        Borrowing Request Partner buttons highlighted New UI.png
        Ajouter des partenaires ou Ajouter des listes de partenaires à une demande sortante
      • Une liste de partenaires peut être créée automatiquement en utilisant les règles d'assignation des partenaires et les modèles de listes de partenaires.
    • Vérifier la liste de partenaires (aussi connu sous le nom de Processus de localisation) - Vérifie que les prêteurs potentiels sont pertinents. Les partenaires qui ne remplissent pas les conditions de vérification sont automatiquement retirés de la liste de partenaires. Les vérifications peuvent être effectuées en fonction de différents critères, tels que :
      • Est-ce que le partenaire a l'exemplaire demandé ?
      • L'exemplaire est-il disponible ?
      • L'exemplaire est-il disponible pour les demandes PEB ?
        Vérifier si un exemplaire est disponible pour une demande PEB n'est pertinent que si le partenaire est une autre institution Alma.
    Pour plus d'informations sur le processus de localisation, voir Localisation d'exemplaires.

    Envoyer une demande PEB

    Cette section fait référence à l'étape 3 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Le processus d'envoi peut être effectué automatiquement, en utilisant les règles d'envoi des demandes sortantes, ou manuellement à l'aide du bouton Envoyer dans la liste des tâches.
    Les étapes effectives déclenchées par l'envoi dépendent du type de partenaire (ISO, NCIP, email, etc.).

    Annuler une demande PEB

    Cette section fait référence à l'étape 4 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    L'emprunteur peut effectuer une annulation de demande qui a déjà été transmise au prêteur. La demande peut être :
    Une demande peut être annulée de trois manières différentes :
    1. La demande peut être annulée depuis une action de ligne. Cette option annule totalement la demande. Le partenaire actuel est supprimé. Tous les partenaires en attente sont également supprimés pour que la demande ne soit pas déplacée vers un autre partenaire.
      Borrowing Request Actions New UI.png
      Action Annuler sur la Liste des tâches des demandes sortantes
    2. La demande peut être annulée depuis Primo. Cette option annule totalement la demande.
      Primo Borrowing Requests List.png
      Action Annuler sur la liste des demandes Primo
    3. Modifiez la demande et cliquez sur l'onglet Listes des partenaires. Cliquez sur Annuler à côté d'un partenaire. Cette option annule seulement ce partenaire mais la demande reste active. Un message d'annulation est envoyé au partenaire et s'il y a davantage de partenaires, le prochain partenaire dans la liste de partenaires est activé.
      Borrowing Request Rota Tab New UI.png
      Action Annuler sur la liste des partenaires
    Annuler une demande génère un message qui est envoyé en fonction de la configuration du partenaire. Quand une demande est totalement annulée, le statut est changé selon le profil de flux de travail.
    Si un exemplaire se trouve au rayon des réservations lorsqu'il est annulé, la demande de réservation est annulée et la demande sortante est marquée comme terminée.
    Si la bibliothèque a reçu l'exemplaire mais que le lecteur ne l'a pas récupéré, le lecteur peut annuler la demande de réservation mais la demande d'emprunt reste active.

    Refuser une demande PEB

    Cette section fait référence à l'étape 4 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Les refus de demande sont initiés par le prêteur pour indiquer que le prêteur ne souhaite pas donner suite à la demande.
    Un refus peut être effectué si la demande est active et que l'exemplaire n'a pas été envoyé.

    Recevoir un exemplaire à partir d'une demande PEB

    Cette section fait référence à l'étape 6 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Les composants systèmes suivants sont utilisés au moment où l'exemplaire est reçu par le prêteur
    • Une notice BIB temporaire, qui est automatiquement supprimée
    • Une collection temporaire
    • Un exemplaire temporaire
    • Une demande de réservation liée à l'exemplaire temporaire
    Ces composants sont effectivement créés lorsque la demande est créée, même si la première fois que l'opérateur les utilise est au moment de la réception.

    Réceptionner des demandes PEB physiques

    Un exemplaire peut être réceptionné aux endroits suivants : Réceptionner les exemplaires, Scanner les exemplaires et via le lien Recevoir dans la liste des tâches. Il est hautement recommandé de passer par la page Réceptionner les exemplaires car il s'agit de l'interface dédiée pour recevoir des exemplaires PEB. Elle offre des options supplémentaires telles que l'indication d'un reçu pour un exemplaire numérique, la configuration d'une date limite, d'une exception de circulation et d'une localisation. Lorsque l'exemplaire est réceptionné, un code-barres temporaire lui est associé. L'exemplaire va ensuite sur le rayon des réservations pour être récupéré ou part en transit. Pour des informations détaillées sur la réception d'exemplaires, voir Recevoir et envoyer des exemplaires.

    Réceptionner des demandes PEB numériques

    Une institution de prêt peut envoyer une demande numérique directement au lecteur si la demande inclut l'adresse email du lecteur.
    Si les bibliothèques prêteuses et emprunteuses sont toutes deux des bibliothèques Alma, le prêteur peut déclencher l'envoi d'un e-mail direct au lecteur avec un lien vers la ressource numérisée, même si la demande ne comprenait pas l'adresse e-mail du lecteur.
    Le prêteur peut envoyer un e-mail avec la ressource numérisée jointe. L'opérateur du côté emprunteur vérifie l'exemplaire numérique et l'envoie au lecteur, clôturant la demande en même temps. L'envoi du fichier au lecteur est effectué grâce à l'action Charger le fichier. Cette action charge le fichier dans le stockage sur le cloud d'Alma et permet également d'envoyer le fichier au lecteur. Le lecteur reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé vers la ressource. Il devra s'authentifier avant de pouvoir accéder à la ressource. Le fichier restera sur le stockage Alma pendant une période que vous pouvez configurer (30 jours par défaut).
    clipboard_e83d2ad043ea646c84c64ec74a16141f5.png
    Le personnel peut également consulter le fichier et le renvoyer à l'aide des actions Afficher le fichier Envoyer le fichier au lecteur.
    clipboard_e958608f55249d218fa58bdf9c433892b.png
    Pour plus d'informations sur la livraison de documents numériques pour des demandes PEB, voir les vidéos More Information About Digital Fulfillment of Resource Sharing Requests ((18:43 min) et More Information on Article Requesting in Alma Resource Sharing (16:54 min).

     L'Avis de fourniture du document numérique prend également en charge les options de connexion grâce aux réseaux sociaux. Pour plus d'informations, cliquez ici

    Gérer un exemplaire PEB prêté après la réception

    Cette section fait référence à l'étape 7 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Une fois qu'un exemplaire demandé a été réceptionné, la Lettre E-mail Réception par emprunteur est envoyée à l'institution prêteuse s'il s'agit d'un partenaire e-mail. L'exemplaire est ensuite traité comme n'importe quel exemplaire de service aux usagers. Il est ajouté à la liste des exemplaires sur le rayon de réservation standard et apparaît sur le rayon actif des réservations ou dans la liste des tâches arrivées à expiration. Le prêt du lecteur sera mis en œuvre via les services aux usagers. Le retour du lecteur peut aussi être réalisé grâce aux services aux usagers ou via la page Retourner des exemplaires.

    Retourner un exemplaire PEB au prêteur

    Cette section fait référence à l'étape 9 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer sortantes.
    Les retours peuvent être effectués depuis l'interface Scanner les exemplaires ou via l'action Retourner dans la liste des tâches. La notice BIB temporaire, la collection temporaire et l'exemplaire temporaire sont supprimés du système. L'exemplaire retourné est ensuite renvoyé à l'institution de prêt. Si l'institution prêteuse est un partenaire ISO, le message ISO Expédier renvoyé est envoyé au partenaire. Si l'institution prêteuse est un partenaire e-mail, la Lettre E-mail Retour à l'emprunteur est envoyée. La demande peut ensuite être clôturée et marquée comme terminée, ou elle peut rester ouverte en attendant une réponse du prêteur. Le comportement dépend de l'action Retour du prêteur dans le profil de workflow de prêt du partenaire. Voir Configuration du profil de flux de travail et Plus d'informations sur les profils de flux de travail des demandes PEB.
    La Lettre d'avis de retour de PEB est imprimée lors du retour au prêteur d'un exemplaire emprunté. Pour plus d'informations sur cette lettre, voir Configurer des lettres Alma.
    En plus du workflow Peer-to-Peer, l'option Broker-Based Resource Sharing définit le workflow pour les demandes sortantes qui interagissent avec un système de courtier.

    Recevoir et envoyer des exemplaires de demandes PEB

    Réception d'exemplaires

    Pour réceptionner des exemplaires PEB, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    Vous pouvez consulter une liste des exemplaires PEB reçus sur la page Exemplaires reçus.
    Vous pouvez réceptionner des exemplaires PEB uniquement si vous êtes à un bureau de prêt PEB ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Comptoir dans le Menu permanent.
    Recevoir des exemplaires physiques
     
    Pour voir les exemplaires reçus :
    1. Sur la page Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), sélectionnez un format pour les exemplaires reçus que vous souhaitez consulter dans le champ Format reçu (Numérique, Physique ou Physique non retournable), qu'importe la méthode utilisée pour recevoir le matériel PEB.
      Received Items New UI.png
      Page Exemplaires reçus
    2. Sélectionnez un Type d'identifiant avec lequel les exemplaires reçus seront identifiés :
      • Code-barres
      • Identifiant externe
    3. Décochez la case Automatiquement avertir le lecteur pour empêcher Alma d'envoyer des e-mails de notification au lecteur qui a fait la demande lorsque l'exemplaire arrive à la bibliothèque PEB. Cela peut être utile pour les Demandes PEB sortantes dont le format est Physique non retournable, lorsque l'opération de réception est utilisée pour notifier Alma qu'un exemplaire a déjà été fourni directement au lecteur, afin qu'aucune notification supplémentaire indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré ne soit nécessaire. Par défaut, cette case est cochée. 

     

    • Lorsque la caseAutomatiquement avertir le lecteur est cochée, la Lettre Disponible au rayon des réservations est générée pour la notification.
    • Cette notification n'est pertinente que pour des ressources physiques.
    1. Vous pouvez aussi ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants: Cette note apparaît sous le format suivant :
      <Nom du partenaire><Note>
    2. Note interne : Une note qui s'affiche uniquement à la partie qui l'a envoyée (c'est-à-dire que lors de la configuration d'une note de l'emprunteur, celle-ci n'apparaît que dans la liste des demandes sortantes. De même, lors de la configuration d'une note du prêteur, celle-ci apparaît uniquement dans la liste des demandes entrantes). Ces notes n’apparaissent pas dans l'onglet Historique et elles sont censées ne pas être publiées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas envoyées au partenaire). Une note de la part d'un emprunteur pourrait se présenter ainsi : Il a été difficile de collaborer avec ce prêteur dans le passé.
      • Note à l'attention du partenaire : La note qui est envoyée au partenaire. Cette note apparaît dans l'onglet Notes de l'auteur et du destinataire de la note et sur l'onglet Historique de la demande (par exemple – Seulement en salle de lecture).
    3. Renseignez un code-barres ou un identifiant externe pour la ressource reçue dans les champs Code-barres ou Identifiant externe puis cliquez sur OK. Le champ qui s'affiche correspond à la sélection Type d'identifiant, effectuée à l'étape 2.
      • Si vous sélectionnez Physique comme format de réception, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez configurer les informations de réception concernant l'exemplaire :
        Receiving Physical Items New UI.png
        Réceptionner un exemplaire physique – Boîte de dialogue
        Configurez les champs dans la boîte de dialogue, comme décrit dans la table suivante :
        Champs de la Boîte de dialogue Réceptionner un exemplaire physique
        Champ Description
        Imprimer automatiquement l'avis Sélectionnez Oui pour imprimer automatiquement la Lettre d'avis de réception de PEB, l'option par défaut étant Non. Votre choix est enregistré pendant toute la durée de la session. Lorsque vous définissez ce paramètre sur Oui, si plusieurs exemplaires sont en cours de numérisation, un avis à imprimer est généré pour chaque code-barres. Pour plus d'informations sur la configuration de la lettre, voir Configurer des lettres Alma.
        Exemplaires multiples Cochez la case correspondante si plusieurs exemplaires sont reçus du prêteur pour cette demande.
        Code-barres temporaire Renseignez le code-barres temporaire de l'exemplaire.
        Exception de circulation Sélectionnez une exception de circulation pour l'exemplaire. Pour plus de détails sur les exceptions de circulation, voir Configurer des exceptions de circulation.
        Localisation Sélectionnez l'endroit où l'exemplaire doit être réceptionné.
        Lors de la réception d'un exemplaire de la part d'un partenaire NCIP, la valeur de ce champ correspond à la valeur spécifiée dans le champ Localisation par défaut sur l'onglet Paramètres de la page Partenaire PEB (voir Paramètres NCIP).
        Note de services aux lecteurs Inscrivez une note, si besoin.
        Date de retour Configurez une date de retour pour l'exemplaire. Si le message Demande PEB sortante NCIP contient une date de retour, celle-ci s'affiche dans ce champ.
        Lorsqu'une date de retour est antérieure à la date actuelle ou tombe à un moment où l'exemplaire ne peut être rendu (par exemple, l'exemplaire sera en retard demain et la livraison dure 3 jours), l'exemplaire doit être rendu en conséquence (voir la section Gérer un exemplaire non livrable et l'activer pour le service d'accès, dans la section Réceptionner les exemplaires).
        Note d'annulation Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
        Note à l'attention du partenaire Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
        Coût d'expédition Le coût d'expédition est défini dans la règle concernée. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Coût de la réception pour le lecteur Le coût de la réception pour le lecteur correspond aux frais de réception PEB définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Coût de la demande du lecteur Le coût de la demande du lecteur correspond aux frais associés à la demande et définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Uniquement pour un usage en salle de lecture Sélectionnez cette option pour restreindre l'accès à une salle de lecture.
        Les valeurs des champs Exception de circulation et Localisation sont remplies avec les valeurs de la Règle de création d'un exemplaire temporaire pour l'exemplaire concerné (voir Configurer des règles de création d'un exemplaire temporaire). Si aucune règle n'est configurée, le champ Exception de circulation est laissé vide tandis que le champ Localisation affiche la localisation actuelle de l'exemplaire, en fonction de la configuration par défaut de la bibliothèque et de l'institution.
      • Si vous sélectionnez Numérique en tant que format reçu, l'exemplaire reçu s'affiche en bas de la page.
        Received Items Digital New UI.png
        Page Exemplaires reçus – Exemplaire numérique
        Sélectionnez Terminer la demande lorsque vous avez terminé de traiter la demande pour la marquer comme clôturée. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le statut de la ressource est affiché dans la liste Demandes PEB sortantes comme Reçu numériquement par la bibliothèque.
    4. Lorsque vous travaillez avec une demande Physique non retournable, sélectionnez Terminer la demande pour changer le statut de l'exemplaire en Demande terminée et marquer la demande comme Clôturée. Si vous ne sélectionnez pas Terminer la demande, le statut de la ressource est affiché sur la page Demandes PEB sortantes comme Reçu physiquement par la bibliothèque. Si l'option Imprimer automatiquement l'avis est défini sur Oui, la Lettre d'avis de réception (code de la lettre : ReceivingSlipLetter) est imprimée pour les exemplaires physiques et physiques non retournables. Pour plus d'informations sur l'avis de réception, voir Configurer des lettres Alma.
      Pour plus d'informations sur les demandes non retournables, voir la vidéo Demandes sortantes non retournables (4:26 mins).
    5. Si le prêteur est un partenaire ISO ou NCIP, le statut de la demande est mis à jour et le message Reçu est envoyé.
    Si un exemplaire est scanné deux fois, l'exemplaire sera ajouté à la liste, affichant les données de la réception initiale, mais aucune autre mesure ne sera prise. Cela est fait pour empêcher les erreurs lorsqu'un exemplaire à expédier est scanné deux fois, ce qui autrement entraînerait tout de suite l'étape de retour.
    Pour gérer un exemplaire non livrable et l'activer pour le service d'accès :
    Sur la page Exemplaires reçus, si une date de retour se situe dans le passé ou correspond à une date à laquelle l'exemplaire ne peut être livré, un message s'affiche, L'exemplaire ne peut être prêté au lecteur - date de retour insuffisante.
    Une des actions suivantes se présente à vous :
    • Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Exemplaires reçus et modifier la date de retour. Lorsque vous modifiez la date de retour, l'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu physiquement par la bibliothèque.
    • Cliquez sur OK pour conserver la date de retour insuffisante. L'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu - exclu du prêt, ce qui signifie qu'il a été reçu par la bibliothèque PEB, mais qu'il ne peut pas être prêté.
    Recevoir des fichiers numériques

    Une institution de prêt peut envoyer une demande numérique directement au lecteur si la demande inclut l'adresse email du lecteur. 

    Si les bibliothèques prêteuses et emprunteuses sont toutes deux des bibliothèques Alma, le prêteur peut déclencher l'envoi d'un e-mail direct au lecteur avec un lien vers la ressource numérisée, même si la demande ne comprenait pas l'adresse e-mail du lecteur.

    Le prêteur peut envoyer un e-mail avec la ressource numérisée jointe. L'opérateur du côté emprunteur vérifie l'exemplaire numérique et l'envoie au lecteur, clôturant la demande en même temps. L'envoi du fichier au lecteur est effectué grâce à l'action Charger le fichier. Cette action charge le fichier dans le stockage sur le cloud d'Alma et permet également d'envoyer le fichier au lecteur. Le lecteur reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé vers la ressource. Il devra s'authentifier avant de pouvoir accéder à la ressource. Le fichier restera sur le stockage Alma pendant une période que vous pouvez configurer (30 jours par défaut).

    clipboard_e83d2ad043ea646c84c64ec74a16141f5.png

    Le personnel peut également consulter le fichier et le renvoyer à l'aide des actions Afficher le fichier Envoyer le fichier au lecteur.

    clipboard_e958608f55249d218fa58bdf9c433892b.png

    Pour plus d'informations sur la livraison de documents numériques pour des demandes PEB, voir les vidéos More Information About Digital Fulfillment of Resource Sharing Requests (18:43 min) et More Information on Article Requesting in Alma Resource Sharing (16:54 min).

    Expédition d'exemplaires

    Pour expédier des exemplaires PEB, vous devez avoir l'un des rôles suivants:
    • Opérateur des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    Alma exécute les actions suivantes avant d'expédier une demande PEB :
    1. Si une demande PEB n'a pas été créée auparavant, la demande est créée et liée à un partenaire PEB.
    2. L'exemplaire est déplacé dans une localisation temporaire en fonction des configurations du partenaire que vous avez définies.
    3. L'exemplaire est marqué comme Expédié physiquement et n'est pas disponible dans Alma.
    Vous pouvez mettre à jour la date de retour et les coûts d'expédition en même temps pour plusieurs exemplaires expédiés ensemble.
    Vous pouvez expédier les exemplaires sur la page Expédition d'exemplaires (Services aux usagers > Partage de ressources > Expédition d'exemplaires).
    • Le type Adresse d'expédition est obligatoire pour des bibliothèques PEB activées ISO ou NCIP. Lorsqu'une requête ISO/NCIP est envoyée, elle inclut l'Adresse d'expédition comme adresse où la requête doit être expédiée. L'institution prêteuse, lorsque l'envoi est numérique, envoie à cette adresse. Pour plus d'informations sur la configuration de l'adresse d'expédition, voir Gérer les informations de contact de l'institution/bibliothèque.
    • Le système bloque l'expédition des exemplaires en cours de traitement, comme pour un prêt, un traitement au rayon des réservations ou dans les acquisitions.
    Les champs affichés sur la page Expédition d'exemplaires dépendent du Format d'expédition sélectionné.
    Shipping items.png
    Page Expédition d'exemplaires – Format physique
    Une option existe pour créer une demande de prêt automatiquement si elle n'a pas été créée lors de l'expédition d'un exemplaire. Cela permet aux bibliothèques qui gèrent les demandes de prêteurs manuellement d'effectuer deux étapes en une seule action. Pour effectuer cela, activez l'attribut Création automatique pour la bibliothèque PEB (voir Configurer les paramètres d'une bibliothèque PEB). Cela rend le champ du partenaire visible sur la page Expédition d'exemplaires pour les demandes physiques. Le champ du partenaire est obligatoire si l'identifiant du demandeur saisi n'existe pas. Si vous laissez le champ du partenaire vide, un message d'erreur s'affichera, à savoir "La sélection d'un partenaire est obligatoire lorsque la demande n'a pas été précédemment créée." Après avoir sélectionné le partenaire, une nouvelle fenêtre popup vous met en garde et affiche le message "La demande de prêt n'existe pas dans le système. Une nouvelle demande va être créée." La fenêtre popup peut optionnellement être désactivée dans les paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres). La nouvelle demande de prêt est créée et marquée comme expédiée.
    Pour plus d'informations sur l'optimisation des flux de travail de prêteur, voir la vidéo Optimisation des flux de travail du prêteur (3:11 mins).
    Shipping Items Digital New UI.png
    Page Expédition d'exemplaires – Exemplaire numérique ou physique non retournable
    Pour plus d'informations sur l'expédition d'exemplaires, voir la vidéo Définir la date de retour et le coût d'expédition au moment de l'expédition (5:13 mins).
    Pour configurer une date de retour et le coût d'expédition de plusieurs exemplaires depuis une institution prêteuse :
    1. Sur la page Expédition d'exemplaires, dans le champ Imprimer automatiquement l'avis, sélectionnez Oui (la sélection par défaut est Non). L'option sélectionnée dans ce champ persiste pour un utilisateur pendant une session unique. Cette option envoie automatiquement à l'impression une Lettre d'avis d'envoi de PEB lors de l'envoi d'un exemplaire. L'avis d'expédition est envoyé pour l'exemplaire spécifié dans les champs Scanner l'identifiant de la demande et Scanner le code-barres de l'exemplaire. L'avis contient des informations spécifiques à l'exemplaire qui est expédié. Pour plus d'informations sur la configuration de la Lettre d'avis d'envoi de PEB, voir Configurer des lettres Alma.
      Vous pouvez imprimer manuellement un avis d'expédition en cliquant sur le lien Imprimer l'avis sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes (voir la description de l'avis imprimé dans le tableau Liens vers la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes dans Gérer les demandes PEB entrantes).
    2. Dans le champ Format d'expédition, sélectionnez le format dans lequel la demande est expédiée.
    3. Dans le champ Coût d'expédition, saisissez le coût d'expédition pour l'exemplaire.
    4. Dans le champ Date de retour, indiquez une date à laquelle l'exemplaire sera expédié. Ce champ apparaît uniquement quand Format d'expédition = Physique.
    5. Lors de l'expédition d'une demande PEB entrante, dans le champ Localisation, précisez une localisation temporaire pour l'exemplaire expédié. Les options qui s'affichent dans le champ Localisation correspondent aux localisations de la bibliothèque (elles s'affichent dans le champ Actuellement à dans le menu persistant).
      Une fois la localisation précisée ou le code-barres de l'exemplaire renseigné dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, le statut de la demande est changé en Expédié physiquement.
      Ce champ apparaît uniquement quand Format d'expédition = Physique et n'est activé que dans les cas suivants :
      • Vous pouvez réceptionner des exemplaires PEB uniquement si vous êtes à un bureau de prêt PEB ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Comptoir dans le Menu permanent.
      • Vous saisissez l'Identifiant externe d'une demande de prêt dans le champ Scanner l'identifiant de la demande.
      • Vous accédez à la page Expédition d'exemplaires à l'aide du lien Expédier l'exemplaire sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes.
    6. Vous pouvez aussi ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants: Cette note apparaît sous le format suivant :
      <Nom du partenaire><Note>
      • Note interne : Une note qui s'affiche uniquement à la partie qui l'a envoyée (c'est-à-dire que lors de la configuration d'une note de l'emprunteur, celle-ci n'apparaît que dans la liste des demandes sortantes. De même, lors de la configuration d'une note du prêteur, celle-ci apparaît uniquement dans la liste des demandes entrantes). Ces notes n’apparaissent pas dans l'onglet Historique et elles sont censées ne pas être publiées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas envoyées au partenaire). Une note de la part d'un emprunteur pourrait se présenter ainsi : Il a été difficile de collaborer avec ce prêteur dans le passé.
      • Note à l'attention du partenaire : La note qui est envoyée au partenaire. Cette note apparaît dans l'onglet Notes de l'auteur et du destinataire de la note et sur l'onglet Historique de la demande (par exemple – Seulement en salle de lecture).
    7. Dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, saisissez le code-barres de l'exemplaire. Ce champ s'affiche uniquement quand Format d'expédition = Physique. Lors de l'expédition d'une demande sans exemplaire, laissez ce champ vide.
    8. Cochez la case Terminer la demande pour changer le statut de l'exemplaire en Demande terminée et marquer la demande comme Clôturée. Cette case s'affiche uniquement lorsque Format d'expédition = Numérique ou Physique non retournable.
    9. Dans le champ Scanner l'identifiant de la demande, renseignez le numéro d'identification externe de l'exemplaire.
    10. Cliquez sur OK à côté du champ Scanner le code-barres de l'exemplaire ou Scanner l'identifiant de la demande. L'exemplaire est localisé et s'affiche en bas de la page.
      Répétez l'étape 7 et l'étape 9 pour tous les exemplaires que vous voulez expédier. Les exemplaires s'affichent dans la table en bas de la page, et le coût d'expédition ainsi que la date de retour configurés sont appliqués à chacun d'entre eux.
      Si un exemplaire est scanné deux fois, l'exemplaire sera ajouté à la liste, affichant les données de l'expédition initiale, mais aucune action supplémentaire ne sera entreprise. Cela est fait pour empêcher les erreurs lorsqu'un exemplaire à expédier est scanné deux fois.

    Recevoir ou expédier plusieurs exemplaires pour une seule demande

    Demandes sortantes
    Il est possible de recevoir et retourner plus d'un exemplaire pour une seule demande sortante. L'opération de réception ou de retour est considérée comme finie lorsque tous les exemplaires sont scannés, même si une réception partielle peut aussi être effectuée. Des exemplaires peuvent aussi être ajoutés à une demande après la réception originale si le statut de la demande est toujours actif. Une réception manuelle peut être effectuée depuis la colonne d'action dans Liste des tâches d'emprunt et depuis Recevoir interface des exemplaires. Un retour manuel peut être effectué depuis Retour d'exemplaires, l'onglet Retours dans les sections Services aux lecteurs et Scanner les exemplaires.
    Receive Multiple Items New UI.png
    Recevoir plusieurs exemplaires
    Sur l'écran Réceptionner les exemplaires, la case Plusieurs exemplaires est visible seulement si le format Physique a été choisi sur l'interface de réception. Lorsque la case est sélectionnée, au fur et à mesure que chaque exemplaire est scanné et accepté, le champ du code-barres est effacé. Cliquez sur le bouton Terminé pour indiquer que toutes les parties de la demande ont été scannées et envoyer la notification du rayon des réservations au lecteur. Cliquer sur Valider déclenche également les validations suivantes sur les codes-barres saisis :
    • Aucun code-barres n'est vide
    • Aucun code-barres n'est dupliqué
    • Aucun code-barres n'est déjà utilisé (dans le répertoire)
    S'il manque encore certains exemplaires, une réception peut encore être effectuée pour indiquer une demande partiellement reçue. Lorsque les exemplaires supplémentaires sont reçus, ils peuvent être ajoutés à la demande principale si la demande n'est pas encore renvoyée et que l'option multiple est sélectionnée.
    La Liste des demandes sortantes a un lien pour les codes-barres multiples lorsque plusieurs exemplaires ont été reçus. Cliquer sur le lien ouvre la demande dans l'onglet Exemplaires reçus.
    Borrowing Request Multiple Barcodes New UI.png
    Liste des demandes sortantes avec une demande multi-exemplaire
    Borrowing Request Received Multiple Items New UI.png
    Onglet Exemplaires reçus de la demande
    En sélectionnant l'action de retour, la fenêtre popup de Retour indique qu'il s'agit d'une demande multi-exemplaire.
    Borrowing Request Return New.png
    Fenêtre popup de retour
    Pour ajouter des exemplaires à la demande après la réception originale :
    1. Sur la page des Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), renseignez l'identifiant externe et cliquez sur OK. Une fenêtre popup apparaît et indique que la demande a déjà été reçue.
    2. Cliquez sur Confirmer. Une fenêtre popup apparaît pour saisir les codes-barres. Saisissez les codes-barres l'un après l'autre et cliquez sur OK après chaque saisie. (Voir Recevoir plusieurs exemplaires ci-dessus.)
      Lorsque vous accédez à la fenêtre popup après la réception originale, les cases exemplaires multiples, dates limites et coûts sont en mode consultation seulement, et prennent leurs valeurs à partir de la réception originale.
    3. Cliquez sur Valider lorsque tous les codes-barres ont été saisis.
    Les fonctionnements suivants s'appliquent aux demandes d'exemplaires multiples :
    • Le statut de la demande change en Prêté au lecteur dans le cas où n'importe quel exemplaire est emprunté.
    • Annuler une demande de réservation annule seulement la demande de réservation spécifique. La demande sortante relative est annulée seulement si tous les exemplaires sont annulés.
    • Les messages de renouvellement et de rappel envoyés par le prêteur mettent à jour les prêts dans la demande relative.
    • Les frais de renouvellement ne sont appliqués qu'une seule fois au prêt.
    • Dans Primo, seul un exemplaire apparaîtra pour la demande dans la Liste des demandes de l'onglet Mon compte.
    Demandes entrantes
    Pour plus d'informations sur l'expédition de plusieurs exemplaires dans le cas de demandes de prêt, voir la vidéo Expédier des demandes entrantes avec plusieurs exemplaires (1:42 min).
    Les demandes entrantes peuvent expédier plusieurs exemplaires associés à une seule demande. Si plusieurs demandes de déplacement ont déjà été créées pour la demande entrante ou si la demande a déjà été expédiée et que plusieurs exemplaires sont en cours d'expédition, Alma marquera automatiquement la demande entrante comme une demande d'exemplaires multiples. Sinon, l'ajout de plusieurs exemplaires sera effectué lors du processus d'expédition à l'emprunteur. Ceci peut être effectué à partir de l'interface d'expédition ou via l'action de ligne Expédier l'exemplaire sur la Liste de tâches des demandes entrantes.
    Shipping Multiple Items New UI.png
    Expédition d'exemplaires
    Après avoir coché la case Exemplaires multiples et scanné le code-barres du premier exemplaire, la fenêtre exemplaires multiples s'affiche.
    Ship Multiple Items New UI.png
    Fenêtre Multi-exemplaire
    Le code-barres de chaque exemplaire est scanné. Lorsque tous les exemplaires ont été scannés, cliquez sur Valider. Le statut de la demande entrante est modifié en Expédié physiquement et le code-barres s'affiche comme Codes-barres multiples.
    Lending Request with multiple barcodes New UI.png
    Liste des tâches – Demande entrante
    Cliquez sur le lien Codes-barres multiples pour ouvrir la demande entrante dans un nouvel onglet, Exemplaires.
    Lending Request Items tab New UI.png
    Demande entrante - Onglet Exemplaires
    Lors de l'expédition à un partenaire ISO ou à un partenaire peer-to-peer NCIP, un message d'expédition est transmis. Lorsque l'institution sortante reçoit ce message, il est enregistré dans l'onglet Historique de la demande sortante. Le statut de la demande sortante est modifié en Expédié physiquement.

    Demandes PEB Peer-to-Peer - Entrant

    Translatable
    Les bibliothèques PEB peuvent gérer les processus entrants et sortants. Le flux de travail ci-dessous met en relief le processus de demande PEB entrante. Les protocoles actuellement utilisés pour les demandes de partage Peer-to-Peer sont les protocoles ISO ou NCIP. Pour plus d’informations sur les protocoles ISO et NCIP, veuillez voir le Réseau Développeur. Pour plus d'informations sur le processus sortant, voir Demandes PEB Peer-to-Peer - Sortant.
    Pour plus d'informations sur le partage de ressources, voir la vidéo Partage de ressources (1 heure 12:31 mins). Nous vous conseillons également de visionner les sessions détaillées Demandez à l'expert sur les demandes PEB.

    Workflow PEB entrant

    Créer une demande PEB entrante

    Cette section fait référence à l'étape 1 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.

    Demande physique

    Créer une demande de déplacement
    Cette section fait référence à l'étape 3 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    Pour une demande d'exemplaire physique, le processus est le même que pour une demande de déplacement temporaire dans le flux de service aux usagers standard (voir Gérer les options de services aux usagers). Aucun prêt n'est créé. Plutôt, la destination cible est changée en une bibliothèque PEB (voir Déplacer des exemplaires) et la date limite de retour est changée en fonction. Le statut de l'exemplaire est changé en Exemplaire pas en rayon. Si elle n'a pas déjà été créée auparavant, la demande entrante peut aussi être créée à ce moment là. Une configuration supplémentaire est requise pour autoriser la création de demande entrante ici (voir Expédition d'exemplaires et Configurer les paramètres d'une bibliothèque PEB).
    Expédier un exemplaire physique à la bibliothèque emprunteuse
    Cette section fait référence à l'étape 5 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    L'exemplaire physique est envoyé à l'institution emprunteuse, où il est reçu par le partenaire PEB (voir Envoyer les ressources d'une demande PEB entrante). Cela peut être effectué via la page Envoyer des exemplaires ou via l'action correspondante dans la demande dans la Liste des demandes entrantes. Voir Gérer les demandes PEB entrantes pour plus d'informations sur la Liste des demandes PEB entrantes.
    Renouveler/Rappeler/Traitement des retards
    Cette section fait référence à l'étape 6 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    Renouveler un exemplaire envoyé est le résultat d'une demande de l'emprunteur. L'action de renouvellement peut être effectuée manuellement ou automatiquement. Cela peut être déclenché par une demande du lecteur ou un demande du personnel pour le compte du lecteur.
    Les exemplaires qui ont été expédiés peuvent être rappelés automatiquement si la fonction de rappel a été activée dans le profil du flux de travail. Alma marque immédiatement les demandes de prêt ISO et email dont la date de retour est dépassée comme Demande en retard. Pour les partenaires e-mail et SLNP, la Lettre message de rappel d'une demande entrante sera envoyée. Pour les partenaires ISO, un message ISO est envoyé.​
    Retour d'exemplaire physique
    Cette section fait référence à l'étape 7 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    Lorsque l'exemplaire est réceptionné depuis l'institution prêteuse, l'exemplaire ou l'identifiant de demande externe est scanné dans Alma (voir Scanner les exemplaires). Le processus de scan vous informe de l'emplacement auquel l'exemplaire retourné doit être envoyé.

    Demande numérique

    Créer et envoyer un exemplaire numérique
    Cette section fait référence à l'étape 3 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    Pour une demande d'exemplaire numérique, le processus est similaire à une demande de numérisation et se base sur le flux de travail de la règle de numérisation et de copyright (voir Traitement de numérisation). Créez une demande de numérisation pour expédier le matériel numérisé. Lors du processus de numérisation, une règle doit être configurée et utilisée pour le service d'accès au document (voir Configurer les règles de numérisation et de copyright). Seuls les partenaires ISO peuvent satisfaire les demandes de partage de ressource numérique à l'aide de l'option de lien d'accès au document.
    Si les règles de numérisation et de copyright sont définies de telle sorte qu'une autorisation est nécessaire, le processus attend d'être approuvé avant d'envoyer l'exemplaire.
    Pour plus d'informations sur la livraison de documents numériques pour des demandes de partage de ressources, voir la vidéo Plus d'informations sur les services aux usagers - exemplaires numériques pour les demandes de partage de ressources (18:43 min).
    En attente de notification de l'emprunteur que l'exemplaire a été reçu
    Cette section fait référence à l'étape 5 du diagramme du flux de travail des demandes PEB Peer-to-Peer entrantes.
    En fonction des options du flux de travail sélectionnées, la demande peut ne pas changer en statut terminé jusqu'à ce qu'une réponse de l'institution d'emprunt ait été reçu indiquant que l'exemplaire digital a été reçu.
    Réceptionner des demandes envoyées par voie numérique

    Quand un prêteur envoie une demande numérique, elle est automatiquemen transférée au lecteur, en fonction du paramètre borrower_document_delivery_send_automatically (voir Workflow de demande PEB basé sur RapidILL). Si le prêteur a rempli les conditions d'utilisation de l'expédition (voir Mettre des exemplaires numérisés à disposition à l'aide de la page Fourniture du document), la ressource numérique n'est pas automatiquement transférée et la demande reste en statut Expédié numériquement, en attente de traitement manuel.

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