Ajouter une référence qui se trouve déjà dans le répertoire

1. Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture, puis sélectionnez la liste de lecture) dans l'onglet Références, sélectionnez l'action Ajouter une référence du répertoire. La page Recherche dans le répertoire s'ouvre.
   
   Page Recherche dans le répertoire
2. Rechercher un titre ; voir Effectuer une recherche dans Alma.
3. Sélectionnez un ou plusieurs titres à ajouter et cliquez sur Sélectionner. Les exemplaires sont ajoutés comme références.

Ajouter une référence qui ne se trouve pas dans le répertoire, sans l'ajouter au répertoire

Les références qui ne sont pas dans le répertoire vous permettent de représenter des exemplaires qui ne font pas partie des ressources de la bibliothèque et qui sont donc uniquement listés dans Réserves de cours. Pour plus d'informations, voir Références qui ne sont pas dans le répertoire.

1. Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture ; cliquez sur la liste de lecture) dans l'onglet Références, cliquez sur l'action Ajouter une référence absente du catalogue. Une boîte de dialogue permettant de sélectionner le type de référence s'ouvre.
2. Sélectionnez le Type de référence (Livre ou Article) et cliquez sur Choisir. La page Modifier la référence dans la liste de lecture (pour des références hors du répertoire) s'ouvre et affiche les champs correspondant au type de référence sélectionné (voir les figures suivantes).
   
   Modifier la référence dans la liste de lecture (pour les références qui ne sont pas dans le répertoire) pour un Livre
   
   Modifier la référence dans la liste de lecture (pour les références qui ne sont pas dans le répertoire) pour un Article
   
   Modifier la référence dans la liste de lecture (pour les références qui ne sont pas dans le répertoire) – Bas de page (Livre ou Article)
3. Dans le domaine Attributs de la demande, entrez les informations requises dans les champs correspondants. Une description des champs s'affiche dans la table Champs Informations sur la ressource dans la section Ajouter un nouveau livre ou article de périodique.
   La cote de rangement d'une référence se rapporte à la cote de rangement de la Library of Congress (champ 050), qui ne correspond pas nécessairement à la cote de rangement associée à la ressource physique liée aux référence, mais à son numéro en rayon.
4. Si vous utilisez Leganto, alors dans la zone Informations supplémentaires de ressource, vous pouvez ajouter manuellement des sources supplémentaires pour la référence (en plus de la source dans la zone Informations sur la ressource). Ces liens apparaissent dans la section Liens et disponibilité lors de la consultation d'une référence dans Leganto.
5. Dans la section Télécharger les fichiers, sélectionnez un fichier pour la référence, si nécessaire. Par exemple, une image pour une référence numérique ou un PDF pour un document. Vous pouvez télécharger un seul fichier. Une barre de progression apparaît pendant que le fichier se télécharge. Pour consulter le fichier téléchargé, sélectionnez le nom du fichier (si vous modifiez la page ultérieurement, sélectionnez Télécharger le fichier dans la liste des actions). Pour supprimer le fichier, cliquez sur Supprimer dans la liste des actions (si vous modifiez cette page ultérieurement, sélectionnez Supprimer dans la liste des actions). Le champ étiquette n'a actuellement aucun effet
   
   Fichier téléchargé
   • Quand un fichier est téléchargé vers une référence dont le statut est Terminé, si l'autorisation de droits d'auteur n'est pas auto-déclarée, Creative Commons, ou d'autres déjà autorisées, le statut de la référence est réinitialisé sur En cours de préparation.
   • Le fichier peut être de n'importe quel type. Il n'y a pas de taille limite de fichier pour les bibliothécaires. (Pour la limite de taille de fichier de l'instructeur dans Leganto, voir Configurer le téléchargement de fichiers dans Leganto.)
6. Dans l'onglet Attributs de copyright (modifier uniquement) :
   • Pour plus d'informations sur le champ Statut du copyright, voir Gérer manuellement le statut de copyright d'une référence. Lorsque vous utilisez Leganto, un administrateur peut rendre le champ Source du copyright obligatoire et sélectionner sa valeur par défaut, voir le paramètre copyright_source dans la section Configuration des procédures associées au copyright dans Leganto.
   • Sélectionnez Droits d'auteur requis pour ajouter les informations sur l'usage désiré et pour qu'Alma gère le statut de copyright de la référence automatiquement (voir Gérer automatiquement le statut de copyright d'une référence). Une fois sélectionné, remplissez les champs supplémentaires qui apparaissent. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Demande de numérisation du personnel dans la section Créer une demande.
7. Dans la section Paramètres de référence, sélectionnez (facultatif) :
   • Désactiver la résolution (Leganto uniquement, apparaît pour les références d'articles ajoutées à l'aide du Marque-page. avec une couverture s'étendant sur la bibliothèque) - Sélectionnez pour masquer les résultats du résolveur de lien OpenURL d'une référence pour les utilisateurs Leganto. A la place d'une liste déroulante, seul un lien Consulter apparaît dans Leganto pour cette référence. Pour plus d'informations, voir Disabling Availability Links for Primo Central Records with No Full Text.
   • Type de matériel - Sélectionnez une option disponible. Cette liste peut être configurée dans la table Reading List Citation Secondary Types. Voir Configuration des Types de matériel de référence. Cette liste n'est pas la même que celle décrite dans Configurer des descriptions de types de matériel d'exemplaire physique.
   • Si vous n'avez pas déjà sélectionné un type d'autorisation de droits d'auteur (auto-déclaré, Creative Commons, etc), vous pouvez sélectionner une autorisation de Creative Commons dans le champ Licence Creative Commons. Les options disponibles dans ce champ dépendent du paramètre client copyright_region; voir Configurer d'autres paramètres. Pour plus d'informations sur Creative Commons, consultez le site web Creative Commons.
   • Dans Statut de localisation de la ressource, vous pouvez sélectionner manuellement le statut d'une ressource ; voir Gérer l'association d'une référence à un exemplaire de l'inventaire.
   • Dans le champ Identifiant du système d'origine, vous avez la possibilité de saisir l'identifiant de cette ressource dans un système antérieur si la ressource a été migrée vers Alma ; voir Gérer l'association d'une référence à un exemplaire de l'inventaire.
   • Note publique (uniquement pour les clients Leganto ; uniquement pour modification) - Permet de modifier une note publique qui s'affiche dans Leganto, si cela est pertinent.
   • Date de retour - Indiquez la date à laquelle les étudiants doivent avoir lu/consulté les matériels.
8. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et gérer l'autorisation, puis cliquez sur OK. La nouvelle référence apparaît sur la page Modifier la liste de lecture.
   Alma vérifie si un unique exemplaire de l'inventaire correspond à la référence et si tel est le cas, lie cette référence à cet exemplaire automatiquement. Vous pouvez cliquer sur Détacher du répertoire pour supprimer cette association. Voir Gérer l'association d'une référence à un exemplaire de l'inventaire. Vous pouvez désactiver cette caractéristique via le paramètre client reading_list_auto_locate_référence_upon_creation ; voir Configurer d'autres paramètres.
   Si vous sélectionnez Enregistrer et gérer l'autorisation, la Liste des demandes à approuver s'affiche. Pour plus d'informations, voir Approuver/Rejeter une demande de numérisation.
   Si vous êtes en train de modifier la référence, vous pouvez aussi sélectionner Enregistrer et activer les notes. Voir Modifier une référence.
9. Cliquez sur Localiser la ressource dans la liste des actions sur la page Modifier la liste de lecture pour rechercher une ressource pour la nouvelle référence. Pour plus d'informations, voir Gérer les options de service aux usagers des références.

Ajouter une référence qui ne se trouve pas dans le répertoire, en l'ajoutant au répertoire

1. Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture ; cliquez sur la liste de lecture) dans l'onglet Références, cliquez sur Ajouter Abrégé dans la liste des actions possibles pour une référence.
2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez le type de référence que vous voulez créer — livre/article physique ou livre/article électronique — puis cliquez sur Choisir. La page Catalogage rapide s'ouvre.
   
   Page Catalogage rapide – Pour un livre physique
3. Configurez les informations sur la ressource et l'exemplaire (pour plus d'informations sur ces champs, voir Ajouter un nouveau livre ou article de périodique). Dans la section Paramètres de référence, sélectionnez (facultatif) le Statut de copyright (pour plus d'informations, voir Modifier le statut de copyright d'une référence dans la table ci-dessus) et le Type de matériel parmi les options disponibles.
4. Sélectionner Enregistrer. Un nouvel inventaire est créé et la nouvelle référence apparaît dans l'onglet Références de la page Modifier la liste de lecture.

Apporter des ressources appartenant à un enseignant à une liste de lecture

Alma permet aux enseignants de prêter leurs copies personnelles d'exemplaires à la bibliothèque pour qu'elle les fasse circuler. Ceci permet à la bibliothèque de cataloguer des copies détenues par des enseignants, de suivre quel enseignant possède l'exemplaire et de réutiliser facilement des exemplaires précédents pour de nouveaux semestres.

Lorsque la fonction est activée, le personnel de la bibliothèque peut indiquer qu'un exemplaire est une copie personnelle lors de la création d'une notice brève (Ajouter une référence > Ajouter une notice brève), puis indiquer le nom de l'enseignant. Alma enregistre les informations de toutes les copies détenues par des enseignants, en utilisant des localisations de copie personnelle dédiées. Des localisations sont automatiquement créées dans la bibliothèque lorsque les copies des enseignants sont cataloguées, avec une localisation par enseignant. Tous les exemplaires déposés par l'enseignant seront créés dans cette même localisation.

Les emplacements de copie personnelle indiquent que les exemplaires sont détenus par l'enseignant, et permettent également à la bibliothèque de suivre les exemplaires ne se trouvant pas physiquement dans la bibliothèque à cet instant, mais en possession de l'enseignant. Tous les emplacements de copie personnelle et les exemplaires s'y trouvant sont supprimés. Quand l'enseignant prête l'exemplaire à la bibliothèque, l'exemplaire peut être déplacé vers une localisation temporaire, correspondant à une localisation de copie non personnelle dans la bibliothèque, d'où il pourra circuler en fonction des règles standard de services aux usagers. Par exemple, un membre du personnel de la bibliothèque peut déplacer l'exemplaire vers la localisation temporaire « Réserves de cours », en lui attribuant une date de retour pour la fin du semestre. L'exemplaire circulera temporairement comme faisant partie intégrante de la collection de la bibliothèque, mais avec le nom de l'enseignant enregistré comme localisation permanente. Ce paramètre indique la personne à laquelle l'exemplaire doit être retourné à la fin du semestre.

Une fois l'exemplaire de retour à son emplacement permanent (l'emplacement de la copie personnelle), il est automatiquement supprimé. L'exemplaire peut ensuite être rendu à l'enseignant, mais la notice ne doit pas nécessairement être supprimée et peut facilement être réutilisée aux semestres suivants, en suivant le workflow ci-dessus.

Pour activer cette fonctionnalité, configurez les paramètres suivants :

Bibliothèque de la copie personnelle : Pour activer le paramètre personal_copy_library (Services aux usagers > Général > Autres paramètres),vous devez saisir un code de bibliothèque en tant que valeur du paramètre, comme par exemple MAIN. Ce code correspond à la bibliothèque dans laquelle les emplacements de copie personnelle sont créés.

Unité de services aux usagers de la copie personnelle : Pour activer le paramètre personal_copy_fu, vous devez saisir un code d'unité de services aux usagers en tant que valeur du paramètre. Les conditions de services aux usagers pour les exemplaires des emplacements détenus par les enseignants sont déterminées par les règles définies dans cette unité de services aux usagers. N'oubliez pas que le workflow prévu part du principe que les exemplaires situés dans un emplacement détenu par un enseignant ne font pas actuellement partie de la collection de la bibliothèque, mais sont physiquement stockés auprès de l'enseignant.

Ajouter une référence en dupliquant une référence existante

Gérer les représentations numériques d'une référence (Leganto uniquement)

1. Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture ; cliquez sur la liste de lecture) dans l'onglet Références, cliquez sur Gérer les représentations numériques dans la liste des actions pour la référence. La page Éditeur de ressource numérique s'ouvre. Pour plus d'informations, voir Modifier les métadonnées et le contenu d'une représentation. Chaque représentation apparaît avec une case à cocher.
2. Cochez les cases des représentations que vous souhaitez voir apparaître dans Leganto et cliquez sur Sélectionner. Les représentations sélectionnées s'affichent dans Leganto.

Joindre une référence à un magasin de contenu numérique CLA (uniquement au Royaume-Uni)

1. Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture; cliquez sur la liste de lecture) dans l'onglet Références, cliquez sur Associer au DCS dans la liste des actions possibles pour une référence.

   

   Associer à DCS
   La page Recherche DCS s'affiche avec l'exemplaire correspondant ou une liste des exemplaires correspondants.
   
   Page Résultats de la recherche DCS
2. Si nécessaire, utilisez la recherche secondaire pour faire une recherche sur tout ou une partie d'un auteur, titre, identifiant d'exemplaire DCS (GUID) ou identifiant (ISBN/ISSN).
3. L'étape suivante dépend si vous avez déjà une copie numérique du matériel :

   

   L'option d'associer une référence à une référence extraite.
   La référence est alors attachée à l'exemplaire sélectionné et des actions supplémentaires s’affichent.
   
   Page Modifier la liste de lecture
   1. Si vous avez une copie numérique du document mais que vous ne l'avez pas téléchargée sur DCS, sélectionnez Copyright et remplissez une demande de copyright (voir Gérer automatiquement le statut de copyright d'une référence). La demande passe par les règles de copyright de votre institution (voir Configurer les règles de numérisation et de copyright), qui peut automatiquement envoyer la demande au DCS.
   2. Si vous ne possédez pas encore de copie numérique, mais que la référence a un identifiant MMS valide, sélectionnez Numérisation et placez une demande de numérisation (voir Créer une demande). La demande passe par les règles de numérisation et de copyright de votre institution (voir Configurer les règles de numérisation et de copyright), qui peut automatiquement envoyer la demande au DCS. Lorsque vous avez une copie numérique, connectez-vous à DCS, créez ou repérez votre demande, et téléchargez la copie numérique.
   3. Si une copie numérique existe déjà dans DCS et qu'elle est approuvée, trouvez l'exemplaire requis et sélectionnez Associer dans la liste des actions possibles sur la ligne.

4. La référence Alma est mise à jour et dispose désormais d'un nouveau champ DCS Status qui affiche le statut actuel de la demande et une étiquette interne pour indiquer le statut. Le statut DCS (et l'étiquette associée) est mis à jour automatiquement avec les nouvelles données issues du DCS. Il peut être mis à jour aussi fréquemment qu'une fois toutes les 6 heures, en fonction de la configuration du traitement Synchroniser DCS. Sinon, vous pouvez sélectionner Mettre à jour le statut DCS pour mettre à jour manuellement le statut de la demande.

Une fois le fichier ajouté au DCS (voir les étapes 3a et 3b ci-dessus), le statut est soit mis à jour automatiquement à la prochaine exécution du traitement Synchroniser DCS, soit quand l'opérateur du personnel sélectionne l'option de mise à jour manuelle.

• Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Liste de lecture > cliquez sur la liste de lecture ) dans l'onglet Références, cliquez sur Consulter le DCS dans la liste des actions possibles pour une référence. Le site Internet DCS s'ouvre et affiche l'exemplaire attaché.

Gérer manuellement le statut de copyright d'une référence

Pour gérer manuellement un copyright, vous pouvez définir le statut de copyright de plusieurs références sur la page Modifier la liste de lecture ou d'une référence sur la page Modifier la référence de la liste de lecture lors de la modification d'une référence.

Si vous utilisez Leganto, voir aussi Autoriser des droits d'auteur via le Copyright Clearance Center (CCC).

Sur la page Modifier la liste de lecture (Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture, puis sélectionnez la liste de lecture) dans l'onglet Références, sélectionnez les références, puis l'action Modifier le statut de copyright dans la liste des actions en haut. Modifiez le statut en conséquence puis cliquez sur Modifiez le statut de copyright.

Toutes les références sélectionnées qui ne sont pas gérées automatiquement par Alma sont mises à jour vers la référence sélectionnée. Toutes les références qui ne sont pas gérées automatiquement par Alma ne sont pas affectées.

Gérer automatiquement le statut de copyright d'une référence

Quand une référence est marquée pour une gestion automatique de son statut de copyright, les utilisateurs ne peuvent pas définir son statut de copyright manuellement.

Lors de la modification d'une référence (voir Modifier une référence), dans l'onglet Attributs de copyright, sélectionnez Droits d'auteur requis et entrez les informations dans la section Attributs de copyright. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Demande de numérisation du personnel dans la section Créer une demande. Si vous mettez en oeuvre Leganto, un administrateur peut rendre le champ Source pour le droit d'auteur obligatoire et sélectionnez sa valeur par défaut, voir copyright_source dans Configuration des procédures liées au droit d'auteur Leganto.

Alma utilise les règles de numérisation et de droits d'auteur pour définir automatiquement le statut de copyright d'une nouvelle référence (ou d'une référence existante dont les attributs de copyright ont été modifiés) sur Approuvé ou Rejeté, ou pour envoyer une tâche d'approbation à l'opérateur. Pour plus d'informations, voir Configurer des règles de numérisation et de droits d'auteur. Pour plus de détails sur l'approbation ou le rejet d'une demande en tant qu'opérateur, voir Approuver/Rejeter une demande de numérisation.

Quand le statut de copyright d'une référence est défini sur En attente d'approbation ou En attente d'acquittement des droits d'auteur, vous pouvez à nouveau soumettre cette référence à l'approbation/au rejet automatique en cliquant sur Recalculer les règles sous la référence sur la page Modifier la liste de lecture. Ceci peut être utile, par exemple, lorsque vous modifiez les règles de numérisation et de droits d'auteur ou lorsque les attributs de copyright d'une référence sont modifiés sans que la référence ait été automatiquement resoumise à l'approbation/au rejet automatique.

Une fois qu'une liste de lecture est associée à un cours, les notices de copyright approuvées peuvent être complètement ou partiellement verrouillées à des fins comptables. Dans une liste de lecture associée à un cours, si vous apportez des modifications à un champ, en fonction du timing et du statut de la demande de copyright existante, il peut vous être demandé de mettre à jour la demande ou d'en faire une nouvelle. Si la nouvelle demande/demande mise à jour n'est pas automatiquement approuvée, Alma crée une tâche d'approbation qu'un bibliothécaire doit traiter manuellement. Si vous supprimez une référence associée à une demande de copyright approuvée (par une agence d'accréditation; non auto-déclaré ou via Creative Commons), ce qu'il advient de la notice dépend de la date de suppression :

• Avant que le cours commence - La notice de copyright est supprimée.
• Pendant le cours - La date de fin de la notice de copyright est changée par la date à laquelle la référence est supprimée. La date de fin d'une notice de copyright approuvée automatiquement ne peut pas être définie plus tôt que la date actuelle.
• Après le cours - La notice de copyright est préservée. C'est aussi le cas si vous changez la gestion de copyright d'un mode automatique vers un mode manuel.

Réutiliser des fichiers déjà numérisés pour plusieurs références

Proposer une référence pour remplacer une référence existante

Leganto prend en charge le remplacement de références par lot. Par exemple, cette fonctionnalité peut être utilisée pour remplacer des références par des éditions plus récentes ou pour remplacer des références physiques par des références électroniques. La bibliothèque peut déterminer si les références sont remplacées immédiatement ou si le remplacement s'affiche sous forme de suggestion aux enseignants.

Si votre institution souhaite que les remplacements soient présentés aux enseignants sous forme de suggestions, réglez le paramètre replacement_suggestion_auto_replace (Configuration > Leganto > Fonctionnalités > Fonctionnalités Leganto) sur false. Il s'agit de la valeur par défaut.

Sur l'écran Modifier des références, sélectionnez la ou les références à remplacer. Choisissez ensuite Suggérer remplacement.

Le membre du personnel de la bibliothèque est redirigé vers la Recherche dans le répertoire, où il peut chercher et sélectionner le nouvel exemplaire qu'il souhaite utiliser en tant que remplacement.

Le personnel de la bibliothèque voit un écran de confirmation.

Une fois l'option Confirmer sélectionnée, les suggestions sont ajoutées à chacune des références dans Leganto. Une étiquette système Nouvelle édition disponible est également ajoutée à chaque référence.

Si replacement_suggestion_auto_replace (Configuration > Leganto > Fonctionnalités > Fonctionnalités de Leganto) est réglé sur faux, lorsque cela est pertinent, une bannière s'affiche pour indiquer que de nouvelles éditions sont disponibles pour la liste.

Les détails des Suggestions de remplacement sont visibles dans le panneau Suggestions et l'onglet Exemplaires associés des Détails complets d'un exemplaire.

Sélectionner l'exemplaire suggéré ouvre la suggestion complète, qui comprend les détails de l'exemplaire d'origine et un lien vers l'exemplaire d'origine. Dans le panneau Suggestions ou l'onglet Exemplaires associés de l'exemplaire d'origine, les enseignants peuvent choisir de remplacer l'exemplaire, ce qui actualise le lien de la référence pour qu'il redirige vers le nouvel ID MMS et actualise les métadonnées de la référence. Les autres informations de la référence (telles que les informations d'utilisation, les étiquettes et les notes) sont préservées. L'enseignant peut également choisir Ajouter à la liste, ce qui conserve l'exemplaire d'origine et ajoute la suggestion en tant que ressource supplémentaire dans la liste. Sinon, l'enseignant peut choisir de refuser la suggestion, ce qui supprime cette dernière, ainsi que l'étiquette.

Si votre institution souhaite que les références soient remplacées immédiatement, plutôt que d'envoyer des suggestions aux enseignants pour qu'ils les approuvent, réglez le paramètre replacement_suggestion_auto_replace (Configuration > Leganto > Fonctionnalités > Fonctionnalités Leganto) sur true. Lorsque le personnel de la bibliothèque a sélectionné un nouvel exemplaire à utiliser en tant que remplacement, un écran de confirmation s'affiche.

Une fois l'option Confirmer sélectionnée, toutes les références qui ont été sélectionnées pour être remplacées sont liées à l'identifiant MMS de l'exemplaire choisi pour le remplacement. Les métadonnées de référence et l'inventaire sont mis à jour, mais pas les étiquettes, les notes et les informations d'utilisation.