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    Créer une demande depuis l'institution

    Translatable
    Pour plus d’informations en ce qui concerne les demandes, voir Demandes dans Alma
    Un Opérateur/Gestionnaire de bureau de prêt crée une demande en effectuant une recherche sur des titres ou exemplaires dans l'institution (voir Effectuer une recherche dans Alma), et ensuite en effectuant l'une des tâches suivantes :
    • Créant une demande pour un titre
    • Créant une demande pour un exemplaire
    Pour plus de détails sur la création d'une demande pour un titre ou un exemplaire, voir Créer une demande.
    Vous pouvez aussi créer une demande de traitement interne si nécessaire (voir Créer une demande de traitement interne).
    Vous pouvez déplacer les demandes d'un bureau de prêt à un autre en utilisant l'option de Demandes de transfert (voir Demandes de transfert).

    Créer une demande

    Pour créer une demande, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des services aux usagers
    Pour plus d'informations, regardez également la vidéo Digitized Fulfillment. (3:49 min)
    Après localisation d'un titre ou exemplaire spécifique dans le répertoire de l'institution, vous pouvez créer une demande pour celui-ci.
    • Le type de demande que vous pouvez créer, et ses limitations, dépend de si le titre/élément est physique ou électronique, si les titres disposent de collections et si ce sont des monographies ou des périodiques, et des règles de l'exemplaire (voir Configurer des exceptions de circulation), l'unité de service aux usagers qui servira à la demande (voir Configurer des règles), et l'institution (voir Configurer les conditions générales d'utilisation).
    • Le prêt d'exemplaires peut être bloqué pour un lecteur, et un exemplaire peut être bloqué pour le prêt (voir Bloquer et débloquer des utilisateurs et Configurer les préférences de blocage).
    • Par défaut, un lecteur expiré peut créer une demande lecteur. Cela peut être changé en définissant le paramètre check_for_expired_account sur vrai. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des utilisateurs).
    • Vous pouvez demander un exemplaire appartenant à une notice bibliographique pour laquelle un exemplaire est déjà emprunté par le lecteur effectuant la demande. Pour cela, assurez-vous que la valeur du paramètre enable_request_during_loan_for_different_policy est définie sur vrai dans la Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres). Si les exemplaires ne disposent pas de règles différentes, vous ne pourrez pas effectuer la demande pour le deuxième exemplaire appartenant à la même notice bibliographique.
    Pour les demandes au niveau de l'exemplaire ou du titre qui ne concernent qu'un exemplaire, Alma peut être configuré pour marquer l'exemplaire demandé comme non disponible. L'exemplaire demandé sera marqué comme Exemplaire non disponible et son statut Traitement sera défini sur Demandé. Dans ces cas, si vous publiez ou annulez la demande, le Statut de l'exemplaire devient Exemplaire en rayon. Pour activer cette fonctionnalité, contactez le Support Ex Libris.
    L'objectif de cette fonctionnalité est de marquer un exemplaire comme indisponible lorsqu'une demande concernant cet exemplaire est créée, et non de lier un exemplaire à une demande ou d'empêcher d'autres demandes. Activer cette table de conversion n'empêchera pas de créer d'autres demandes lorsqu'une demande a été effectuée pour un exemplaire physique.
    Pour créer une demande :
    1. Rechercher un exemplaire (voir Effectuer une recherche dans Alma). Pour les exemplaires physiques, sélectionnez Demande dans la liste des actions sur la ligne. Pour des titres/exemplaires électroniques, sélectionnez Service d'accès au document dans la liste des actions sur la ligne. La page Créer une demande s'ouvre.
    2. Dans la liste déroulante Type de demande, sélectionnez le type de recherche.
      • Demande de réservation - Réserve les ressources pour un lecteur pendant une période définie. Pour plus de détails sur la création d'une demande de réservation, voir Créer des demandes de réservation.
      • Déplacer de façon permanente/Déplacer de façon temporaire - De manière permanente ou temporaire, change l'emplacement d'un titre ou exemplaire physique. La liste déroulante Vers apparaît, vous permettant de choisir une bibliothèque.
        Move Permanently New UI.png
        Demande Déplacer de façon permanente
        Pour les champs supplémentaires dans cette section, voir l'étape 3.
        Lors du déplacement d'un titre, tous les exemplaires associés avec ce titre sont déplacés.
      • Demande de numérisation du lecteur/Demande de numérisation électronique du lecteur - Crée une copie numérique (totale ou partielle) d'un titre ou exemplaire physique/électronique au nom d'un lecteur. Les listes déroulantes Demandeur et Département de gestion apparaissent, vous permettant de choisir l'usager et le département de numérisation.

        CreateRequest_PatronDigitizationRequest.png
        Demande de numérisation de l'usager

        S'il n'y a qu'un seul département disponible pour gérer la demande, le champ Destination cible sera automatiquement rempli avec ce département.

        Cliquez sur Calculer les frais de numérisation pour afficher les frais de numérisation qui s'appliquent à cette demande, s'il y en existe de configurés. Cela n'appliquera pas les frais à la demande. Les frais sont appliqués lorsque la demande est terminée et approuvée.

        S'il a des exemplaires avec des règles de frais différentes qui sont utilisées pour satisfaire la demande, le calcul des frais peut changer lorsque la numérisation est achevée.

        Pour plus d'informations sur la configuration et l'usage des frais de demande de numérisation, voir la vidéo Frais de demande de numérisation (4:02 mins).
        Sélectionnez Déclaration de copyright signée par le lecteur pour indiquer que le lecteur a sélectionné son accord avec le copyright lors de la soumission de la demande.
        Pour un article, les champs supplémentaires sont décrits dans l'étape 3.
        La demande de numérisation génère une demande temporaire de déplacement de l'exemplaire vers le département de numérisation. Après numérisation, une autre demande est générée afin de retourner l'exemplaire à son emplacement permanent.
        Si vous sélectionnez Numérisation partielle (voir étape 4), les champs Volume (électronique uniquement), Fascicule (électronique uniquement), Titre du chapitre/de l'article, Auteur du chapitre/de l'article, deux ensembles de champs pour les Pages requises (de et vers) et Chapitre entier s'affichent en dessous.
        Pour les champs supplémentaires dans cette section, voir l'étape 3.
      • Créez une demande client pour exemplaire physique - Crée une demande de prêt d'un titre ou d'un exemplaire physique à un lecteur. Les listes déroulantes Requérant et Retrait à apparaissent, vous permettant de sélectionner un usager et la destination pour le retrait.
        Patron Physical Request New UI.png
        Demande d'exemplaire physique
        Le champ Retrait à inclut les localisations spécifiées dans les Conditions d'utilisation de prêt par le règlement de la bibliothèque de retrait. Les options de la liste déroulante s'affichent dans l'ordre alphabétique, en fonction du nom de la localisation.
        Cliquez sur Outrepasser la ‘Règle pour le rayon des réservations’ pour ignorer la règle de service aux usagers qui détermine où vous pouvez retirer des ressources. Cela vous permet de demander n'importe quel point de retrait.

        Le bouton Outrepasser la règle définie pour les demandes de documents en rayon s'affiche et est activé uniquement pour les utilisateurs dont le rôle est Gestionnaire des services aux usagers. 

        • Tous les exemplaires doivent être disponibles dans le répertoire.
        • Lorsque des exemplaires multiples situés au même emplacement sont localisés par une recherche, un exemplaire est choisi au hasard.
        • Par défaut, un exemplaire situé dans un lieu de stockage éloigné reçoit la priorité la plus basse pour satisfaire la demande. Dans ce cas, une demande est enregistrée sur un exemplaire éloigné uniquement si aucun autre exemplaire n'est disponible.
          Vous pouvez configurer les localisations éloignées en magasin pour qu'elles priment sur les autres en sélectionnant le paramètre Préférer aux autres localisations lorsque vous configurez les magasins distants (voir Ajouter une installation de magasin distant).
        • Un exemplaire situé au même endroit que le point de retrait reçoit la priorité maximale pour satisfaire la demande.
      • Pour les demandes au niveau du titre, Alma choisit un exemplaire approprié sur les critères suivants :
        Vous pouvez permettre à un exemplaire physique demandé d'être remis au domicile ou au bureau d'un usager. Pour plus de détails, voir Créer des demandes de remise à domicile/au bureau.
      • Vous pouvez outrepasser manuellement la priorité calculée automatiquement en configurant le champ « Priorité manuelle ».
      • Pour les champs supplémentaires dans cette section, voir l'étape 3, ci-dessous.
      • Demande de numérisation du personnel/Demande de numérisation électronique du personnel/Demande de numérisation d'un exemplaire physique par la bibliothèque - Crée une copie numérique (totale ou partielle) d'un titre ou exemplaire physique au nom d'un membre du personnel. La demande du membre du personnel peut être le résultat d'une demande d'enseignant. La Demande de numérisation d'un exemplaire physique par une bibliothèque est utilisée pour les exemplaires associés à des références de liste de lecture ; il ne peut y avoir qu'une seule demande ouverte pour ce type pour une référence.
        La liste déroulante Destination cible apparaît, vous permettant de sélectionner un département de numérisation qui reçoit la demande de numérisation. S'il n'y a qu'un seul département disponible pour gérer la demande, le champ Destination cible sera automatiquement rempli avec ce département.
        La demande de numérisation génère une demande temporaire de déplacement de l'exemplaire vers le département de numérisation. Après numérisation, une autre demande est générée afin de retourner l'exemplaire à son emplacement permanent.
        Si vous sélectionnez Numérisation partielle, les champs Volume (électronique uniquement), Fascicule (électronique uniquement), Titre du chapitre/de l'article, Auteur du chapitre/de l'article, deux ensembles de champs pour les Pages requises (de et vers) et Chapitre entier s'affichent sous le champ Note.
        En outre, plusieurs champs apparaissent dans la section Attributs du copyright. Ces champs sont utilisés pour noter les informations sur l'usage désiré. Si une autorisation de droits d'auteur est requise par les règles de numérisation, une tâche d'autorisation s'affiche sur la page Liste des demandes à approuver ; voir Traitement de numérisation. Remplissez les champs :
        staff_digitization_request_ux.png
        Demande de numérisation du personnel
        • Nombre d'étudiants – Le nombre d'étudiants qui utiliseront le matériel numérisé.
        • Nombre de copies pour les étudiants – Le nombre de copies par étudiant.
        • Nombre de copies pour le personnel – Le nombre de copies par membre du personnel.
        • Nombre total de pages de la ressource –Le nombre total de pages dans l'exemplaire demandé.
        • Chapitres requis – Les numéros de chapitre demandés pour la demande.  Il s'agit d'un champ de texte libre permettant au département de numérisation d'indiquer les chapitres devant être numérisés. 
        • Compte du nombre total de chapitres – Nombre total de chapitres nécessaires. Il s'agit d'un champ numérique.
        • Pages requises (si l'option Numérisation partielle n'a pas été sélectionnée) – Deux ensembles de champs pour les pages De et Vers qui seront numérisées.
        • inclut image(s) – Si les pages à numériser incluent des images.
        • Total Pages requises – Ce champ est pré-rempli automatiquement.
        • Source pour le copyright – Pour les régions avec une autorité de copyright (voir le paramètre copyright_region dans Configurer les autres paramètres), sélectionnez une valeur si l'une d'elles est pertinente.
        • Date Disponible à partir de/Disponible jusqu'à – L'intervalle de dates entre lesquelles n'importe quelle copie sera disponible.
        • Note 1/2/3 – Notes privées, si besoin.
      • Demande de réservation générale – Apparaît uniquement lors d'une demande pour une collection ne contenant aucun exemplaire. Pour plus de détails sur la création de demande de réservation, voir Créer une demande de réservation générale.
      • Demande de numérisation générale – Apparaît uniquement lors d'une demande pour une collection ne contenant aucun exemplaire. Pour plus de détails sur la création de demande de numérisation, voir Créer une demande de numérisation générale.
    3. Les champs additionnels suivants peuvent apparaître :
      • Saisissez toutes les notes nécessaires dans le champ Notes. Notez que ce champs est limité à 1000 caractères.
        Les champs restants à cette étape s'affichent uniquement pour les exemplaires physiques périodiques, ou pour les titres physiques qui contiennent au moins un exemplaire périodique.
      • Sélectionnez l'une des options – Utilisez la description qui apparaît dans le champ Description, plus bas.
        • Manuel – Saisissez une description manuelle dans le champ Description manuelle, plus bas.
        Ces boutons s'affichent lorsqu'il n'y a pas d'exemplaires associés au titre. Dans ce cas, Manuel est pris en compte.
        Si vous sélectionnez Description, les champs suivants s'affichent :
        • Année – Année de la demande.
        • Volume – Volume de la demande.
      • Description – La description des exemplaires. L'option Tout apparaît si vous n'avez pas sélectionné à la fois Année et Volume et qu'il y a des exemplaires sans description. Sélectionnez Tout pour indiquer tous les exemplaires (y compris ceux sans descriptions).
        Si vous avez sélectionné Manuel, ou si le titre a des collections associées mais pas d'exemplaires, les champs suivants s'affichent :
      • Collection – Sélectionnez une collection pour l'exemplaire. Voir Créer une demande d'exemplaire périodique non catalogué.
      • Description manuelle – Saisissez une description. Voir Créer une demande d'exemplaire périodique non catalogué.
        Pour des collections en magasin distant, si l'option Autoriser les descriptions manuelles dans les demandes a été désactivée dans la configuration pour magasins distants, sélectionner Manuel va provoquer la suppression des collections dans le magasin distant des exemplaires disponibles pour cette demande. Voir Configurer des installations de magasins distants.
    4. Ajoutez des attributs de la demande dans la section Ajouter des attributs. Après sélection de chaque attribut et de sa valeur correspondante, cliquez sur Ajouter un attribut de demande. L'attribut apparaît dans la zone Attributs de demande supplémentaires. Les attributs disponibles dépendent du Type de demande sélectionné :
      Attributs de la demande
      Type de demande Attribut Description
      Réservation planifiée   Voir Créer des demandes de réservation.
      Déplacer de façon permanente
      ou
      Déplacer de façon temporaire
      Nombre d'exemplaires Le nombre de copies demandées
      Localisations de destination Où remettre les copies
      Date de retour
      Pour l'option Déplacer de façon temporaire uniquement
      Quand les exemplaires doivent être rendus
      Type de cote Voir call_number_type dans la section Configurer d'autres paramètres.
      Cote de rangement La cote de rangement
      Exception de circulation Les règles de dérogation de l'exemplaire pour les conditions de prêt. Pour plus d'informations, voir Configurer des exceptions de circulation.
      Demande de numérisation du lecteur /
      Demande de numérisation électronique du lecteur /
      Demande de numérisation du personnel /
      Demande de numérisation électronique du personnel /
      Demande de numérisation d'un exemplaire physique par une bibliothèque
      Numérisation partielle À choisir pour indiquer que la demande ne concerne qu'une partie de l'exemplaire, pas la totalité.
      Les champs Volume (électronique uniquement), Fascicule (électronique uniquement), Titre du chapitre/de l'article, Auteur du chapitre/de l'article, deux ensembles de champs pour les Pages requises (de et vers) et Chapitre entier sont ajoutés à la section Créer une demande.
      Type de matériel
      (non électronique uniquement)
      Choisissez le type de matériel désiré parmi les types disponibles.
      Nécessaire pour le Sélectionnez la date à laquelle la demande est exigée à partir de l'outil calendrier.
      Demande d'exemplaire physique de l'usager Type de matériel Choisissez le type de matériel désiré parmi les types disponibles.
      Nécessaire pour le Sélectionnez la date à laquelle la demande est exigée à partir de l'outil calendrier.
      Période de prêt Le délai dont l'usager dispose avant de devoir rendre l'exemplaire.
      Demande de réservation   Voir Créer une demande de réservation générale.
      Demande numérisation générale   Voir Créer une demande de numérisation générale.
      Pour supprimer un attribut, cliquez sur Supprimer dans la section Attributs de demande supplémentaires.
    5. Cliquez sur Soumettre. La demande est créée avec un numéro d'identification unique et traité (voir Demandes de ressource). Une demande traitée apparaît sur la page Suivi de demande de la ressource avec les informations suivantes :
      • Étape de l'avancement : Prendre du rayon
      • Statut du processus : Nouveau
      • Géré par la bibliothèque : La bibliothèque où l'inventaire disponible est situé
      • Géré par le bureau : Le bureau de prêt où l'inventaire disponible est situé
      Un usager reçoit une notification indiquant qu'un exemplaire peut être retiré au rayon des réservations après que le statut Traitement rayon des réservations est achevé.
    Pour plus de détails sur le flux de travail de demande de ressources, voir Flux de travail des demandes de ressource.
    Pour une demande de numérisation, la demande apparaît sur la page des exemplaires en cours de traitement (voir Numériser des exemplaires). Pour plus d'informations, voir Traitement de numérisation.

    Créer une Demande de traitement interne

    Pour créer une demande, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des services aux usagers
    • Opérateur/Gestionnaire de bureau de prêt
    • Opérateur des demandes
    Un traitement interne indique qu'un processus doit être effectué sur un exemplaire physique. Les traitements internes affichés sont créés sur la page Types de traitements internes, accessibles depuis le menu de Configuration générale (voir Configurer les types de traitements internes).
    Vous pouvez suivre la progression des traitements internes sur la page Suivi de demande de la ressource (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement).
    Pour créer une demande de traitement interne :
    1. À partir d'une recherche d'exemplaire physique (voir Effectuer une recherche dans Alma), sélectionnez Traitement interne dans la liste des actions sur la ligne. L'option Traitement interne s'affiche uniquement lors d'une recherche d'exemplaires physiques. La page Placer l'exemplaire dans le traitement s'ouvre.
    2. Dans la liste déroulante Type de processus, choisissez un traitement interne.
      Les traitements internes affichés sont créés sur la page Types de traitements internes, accessibles depuis le menu de Configuration générale (voir Configurer les types de traitements internes).
    3. Dans le champ Ne pas prendre du rayon :
      • Si vous voulez créer un traitement interne pour un exemplaire en rayon, ne sélectionnez pas Ne pas prendre du rayon.
      • Si vous voulez créer un traitement interne pour un exemplaire qui existe déjà au bureau de prêt, sélectionnez Ne pas prendre du rayon. Ces exemplaires n'apparaissent pas sur la page Aller chercher les ressources demandées (Services aux usagers > Demandes de ressource > Prendre en rayon).
      Pour un exemplaire inclus dans un processus, le paramètre Ne pas prendre du rayon est ignoré – le système traite l'exemplaire comme pour une demande ordinaire, et l'exemplaire est inscrit au département auquel il est retourné.
    4. Entrez une note dans le champ Note, si nécessaire.
    5. Sélectionnez une destination pour le traitement interne depuis le champ Destination cible. Les options dans ce champ sont les départements associés avec le type de traitement sur place sélectionné.
    6. Cliquez sur Soumettre pour soumettre le traitement interne.
    Vous pouvez aussi créer un traitement interne avec l'une des méthodes suivantes :
    • Scannez le code-barres de l'exemplaire sur la page Scanner les exemplaires lors de la numérisation d'un exemplaire, et sélectionnez Traitement interne dans la liste des actions sur la ligne pour ouvrir la page Créer une demande. Suivez l'étape 2 jusqu'à l'étape 6 dans la procédure ci-dessus.
    • Scannez un exemplaire dans un département des traitements internes (vous devez être dans un département des traitements internes ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le menu permanent). Vous pouvez ensuite sélectionner le statut de l'exemplaire dans le champ Changer le statut vers. Pour plus de détails sur la création de statuts d'exemplaires, voir Ajouter un statut de type de traitement interne.
    • Sélectionnez Traitement interne dans la liste des actions sur la ligne pour un exemplaire sur la page Liste des exemplaires, qui s'affiche en cliquant sur Exemplaires pour un résultat de recherche de titres physiques. Pour plus d'informations sur la page Liste des exemplaires, voir Travailler avec la Liste des exemplaires.
    Pour créer un traitement interne pour un ensemble d'exemplaires physiques, définissez et exécutez le traitement Créer des traitements internes sur un exemplaire physique.
    Pour plus de détails sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner des exemplaires.
    Pour un aperçu détaillé des traitements internes, voir Physical Inventory - Defining and managing work orders in Alma.

    Créer une demande de réservation générale

    Pour créer une demande de réservation, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des services aux usagers
    • Opérateur des demandes
    Une demande de réservation est créée lorsque vous demandez une collection qui n'a pas d'exemplaires. Quand l'exemplaire est ajouté/inséré vers Alma, il est placé en réserve jusqu'à ce qu'il soit retiré par l'usager demandeur.
    Pour empêcher ou modifier les options des demandes de réservation générale pour les utilisateurs finaux et personnaliser le libellé sur l'onglet Get It, effectuez les configurations suivantes, respectivement :
    • Ajoutez des règles pour les demandes de réservation sur la page Logique d'affichage de l'interface de recherche (Menu de configuration > Services aux usagers > Logique d'affichage de l'interface de recherche > Règles logique d'affichage). Pour plus d'informations, voir Configurer les règles de logique d'affichage.
    • Personnalisez le libellé pour le paramètre c.uresolver.getit2.request.noItems sur la page Table de code Libellés de l'interface de recherche (Menu de configuration > Services aux usagers > Logique d'affichage de l'interface de recherche > Libellés) ou AlmaRequestAnyItem sous Request options Labels dans Primo VE). Pour plus d'informations, voir Configurer des étiquettes.
    Pour créer une demande de réservation générale :
    1. Recherchez un titre et localisez un résultat qui possède des collections mais pas d'exemplaires.
      Holding without Item New UI.png
      Résultats de recherche dans le répertoire – Collection sans exemplaire
    2. Cliquez sur Demande. La page Créer une demande apparaît.
    3. Dans le champ Type de demande/processus, sélectionnez Demande de réservation générale. La page se rafraîchit.
    4. Dans le champ Demandeur, sélectionnez l'utilisateur qui demande l'exemplaire.
      Pour les notices en plusieurs parties, il existe un champ « Holdings » obligatoire. L'un des champs suivants doit être rempli : Titre Chapitre / Article, Auteur Chapitre / Article, De, À, Volume, Fascicule, Partie, Date de publication, Description manuelle
    5. Dans le champ Retrait à, sélectionnez un emplacement où l'exemplaire pourra être retiré lorsqu'il sera disponible – c'est à cet endroit que la Demande de réservation sera créée.
    6. Si la notice que vous demandez correspond à une publication en série et que la notice de holdings comprend un champ de résumé, vous devrez saisir des informations sur le fascicule spécifique demandé. Vous pouvez le faire en remplissant l'un des champs descriptifs (volume, fascicule, partie, titre du chapitre/de l'article, etc.) ou la description manuelle.

    7. Dans la section Attributs supplémentaires, vous pouvez sélectionner Nécessaire pour le pour indiquer une date à laquelle l'exemplaire est nécessaire (si la demande n'a pas été satisfaite à cette date-là, elle sera annulée).
      Cette section n'est pas obligatoire.
      General Hold Request New UI.png
      Page Créer une demande – Attribut de la demande ajouté
    8. Cliquez sur Soumettre. Un message de confirmation s'affiche en haut de la page, indiquant que la demande a été soumise avec succès.
      Request Submission New UI.png
      Page Recherche dans le répertoire – Message Réussite de la soumission de la demande
    9. Sur la page Suivi de demande de la ressource (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement), recherchez la demande à l'aide de l'identifiant affiché avec le message de confirmation. La demande apparaît avec les valeurs suivantes :
      • Étape de l'avancement = Prendre en rayon
      • Type de demande = Demande de réservation générale
      Si vous avez saisi des champs descriptifs, ils apparaissent dans le cadre de la description manuelle, pour aider les bibliothécaires à localiser le fascicule demandé.
      Cette section n'est pas obligatoire.
    10. Créez un exemplaire et scannez-le vers Alma, comme suit :
      1. Assurez-vous que votre emplacement est la bibliothèque qui gère la réservation en attente (spécifié dans la valeur Géré par :) valeur sur la page Suivi de demande de la ressource ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent).
      2. Sur la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressources > Scanner les exemplaires), saisissez un code-barres dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire et cliquez sur Créer l'exemplaire. La boîte de dialogue Choisir un type de collection apparaît.
      3. Cliquez sur Existant et cliquez sur Choisir. La page Catalogage rapide s'ouvre.
        Quick Cataloging 3 New UI.png
        Page Catalogage rapide
      4. Dans le champ Titre, recherchez le titre pour lequel vous avez créé la Demande de réservation générale.  Sélectionnez le titre auquel le nouvel exemplaire devrait être lié, et complétez les informations pertinentes.
        Les champs Bibliothèque et Localisation sont remplis automatiquement avec la bibliothèque/localisation dans laquelle l'exemplaire est placé sur le rayon des réservations.
        Le code-barres de l'étape 9b doit être utilisé.
      5. Cliquez sur Enregistrer. L'exemplaire est créé.

      L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations de la bibliothèque spécifiée, et la valeur de l'élément Destination sur la page Exemplaires numérisés est définie sur Rayon des réservations. Si la holding demandée est une publication en série, une fenêtre contextuelle s'ouvre pour indiquer que l'exemplaire peut satisfaire une demande existante. Le bibliothécaire peut associer le nouvel exemplaire à la demande en sélectionnant Joindre à la demande dans la liste des actions sur la ligne.
      Un traitement interne de Services techniques d'Acquisition est créé.
      La création de demande interne mentionnée ci-dessus n'a pas toujours lieu, en raison des nombreuses variantes de la demande de réservation générale, en fonction du workflow sélectionné. Le traitement interne est créé pour les workflows basiques et généraux. 

    Créer une demande de numérisation générale.

    afin de créer une demande de numérisation, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des services aux usagers
    • Opérateur des demandes
    Une demande de numérisation est créée lorsque vous demandez une collection qui n'a pas d'exemplaires. Lorsque l'exemplaire est ajouté / inséré dans Alma, la demande est définie sur le statut Prendre en rayon. Une fois la copie exacte trouvée et numérisée, la demande suit ensuite le flux habituel d'une demande de numérisation.

     Pour plus d'informations concernant l'envoi de demandes pour des fascicules qui n'ont pas encore été catalogués, consultez Créer une demande d'exemplaire périodique non catalogué.

    Pour empêcher ou modifier les options des demandes de numérisation générale pour les utilisateurs finaux et personnaliser le libellé sur l'onglet Get It, effectuez les configurations suivantes, respectivement :
    • Ajoutez des règles pour les demandes de numérisation sur la page Logique d'affichage de l'interface de recherche (Menu de configuration > Services aux usagers > Logique d'affichage de l'interface de recherche > Règles logique d'affichage). Pour plus d'informations, voir Configurer les règles de logique d'affichage.
    • Personnalisez le libellé pour le paramètre c.uresolver.getit2.digitize.noItems sur la page Table de code Libellés de l'interface de recherche (Menu de configuration > Services aux usagers > Logique d'affichage de l'interface de recherche > Libellés) ou AlmaRequestAnyItem sous Request options Labels dans Primo VE). Pour plus d'informations, voir Configurer des étiquettes.
    Pour créer une demande de numérisation générale:
    1. Recherchez un titre et localisez un résultat qui possède des collections mais pas d'exemplaires.
      Itemless Holdings.png
      Résultats de recherche dans le répertoire – Collections sans exemplaire
    2. Cliquez sur Demande. La page Créer une demande apparaît.
    3. Dans le champ Type de demande/processus, sélectionnez Demande de numérisation générale. La page se rafraîchit.
    4. Dans le champ Demandeur, sélectionnez l'utilisateur qui demande l'exemplaire.
    5. Dans le champ Partie à numériser , saisissez les sections spécifiques à numériser.
    6. Si la notice que vous demandez est une publication en série, vous devez saisir des informations correspondant au fascicule spécifique demandé. Vous pouvez le faire en remplissant l'un des champs descriptifs (volume, fascicule, partie, etc.) ou la description manuelle.
    7. Dans le champ Destination cible, sélectionnez le département/bureau qui se chargera de la numérisation.
    8. Dans la section Attributs supplémentaires, vous pouvez sélectionner Nécessaire pour le pour indiquer une date à laquelle l'exemplaire est nécessaire (si la demande n'a pas été satisfaite à cette date, elle sera annulée).
      General Digitization Request.png
      Page Créer une demande – Attribut de la demande ajouté
    9. Cliquez sur Soumettre. Un message de confirmation s'affiche en haut de la page, indiquant que la demande a été soumise avec succès.
      General Digitization Request Submission Confirmation.png
      Page Recherche dans le répertoire – Message Réussite de la soumission de la demande
    10. Sur la page Suivi de demande de la ressource (Services aux usagers > Demandes de ressource > Suivre les demandes & exemplaires en traitement), recherchez la demande à l'aide de l'identifiant affiché avec le message de confirmation. La demande apparaît avec les valeurs suivantes :
      • Étape de l'avancement = Prendre en rayon
      • Type de demande = Demande de numérisation générale

    Si vous avez saisi une description manuelle, le volume, le fascicule, la partie ou la date de publication, ces informations s'afficheront dans le cadre de la description manuelle pour aider les bibliothécaires à localiser le fascicule demandé.

    1. Répondre à la demande : La demande de numérisation générale peut être satisfaite de deux manières (pour plus d'informations, voir : Numériser des exemplaires) :
      1. Vous pouvez charger un fichier et l'envoyer sans cataloguer l'exemplaire dans Alma à l'aide de la page Livrer les documents numériques.
      2. Vous pouvez créer un exemplaire et le numériser dans Alma, pour l'associer à la demande et traiter la demande de numérisation dans un bureau/département de la manière suivante :
        1. Assurez-vous que votre emplacement est la bibliothèque qui gère la numérisation en attente (spécifié dans la valeur Géré par :) valeur sur la page Suivi de demande de la ressource ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent).
        2. Sur la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressources > Scanner les exemplaires), saisissez un code-barres dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire et cliquez sur Créer l'exemplaire. La boîte de dialogue Choisir un type de collection apparaît.
        3. Cliquez sur Existant et cliquez sur Choisir. La page Catalogage rapide s'ouvre. Sélectionnez le titre auquel le nouvel exemplaire devrait être lié, et complétez les informations pertinentes.
          Quick Cataloging 3 New UI.png
          Page Catalogage rapide
        4. Dans le champ Titre, recherchez le titre pour lequel vous avez créé la Demande de numérisation générale.
          Les champs Bibliothèque et Localisation sont remplis automatiquement avec la bibliothèque/localisation où l'exemplaire est placé sur le rayon des réservations.
        5. Cliquez sur Enregistrer. L'exemplaire est créé.

    L'exemplaire est mis en transit ver le département de numérisation et le workflow standard permettant de satisfaire une demande de numérisation est activé. Si la holding demandée est une publication en série, une fenêtre contextuelle s'ouvre pour indiquer que l'exemplaire peut satisfaire une demande existante. Le bibliothécaire peut associer le nouvel exemplaire à la demande en sélectionnant Joindre à la demande dans la liste des actions sur la ligne.

    Convertir automatiquement une demande de réservation en une demande PEB

    Pour configurer les règles et conditions d'utilisation à autoriser des conversions automatiques, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Pour satisfaire encore davantage les lecteurs, les demandes en attente non remplies ainsi que les demandes de numérisation du lecteur sont susceptibles d'être converties en demandes PEB. Si l'option Convertir automatiquement en PEB est définie sur vrai pour la demande, et que cette dernière va être annulée suite à l'exécution de n'importe quelle tâche, Demandes - Traiter l'étape d'expiration ou Demandes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire, la demande est convertie.
    Avant de convertir, les validations suivantes sont effectuées :
    • La localisation de retrait est une bibliothèque (et non un bureau de circulation) ou bien la livraison à domicile/au bureau.
    • Les bibliothèques PEB ont besoin d'avoir une relation Délivrer à avec la localisation de retrait.
    • Il existe une localisation par défaut pour la bibliothèque PEB.
    • La date "Nécessaire pour le" n'est pas dans le passé.
    Si aucune de ces conditions n'est vraie, la demande n'est pas convertie.
    Une lettre d'annulation avec le motif Convertie en demande PEB est envoyée au client lorsqu'une demande de réservation est convertie en une demande PEB. Les demandes existantes sont annulées avec le motif d'annulation Convertie en demande PEB.
    Le statut des nouvelles demandes est Demande sortante créée.
    Pour organiser des règles de conversion :
    1. Dans le tableau Règles et conditions d'utilisation ( Menu de configuration > Services aux usagers > Services aux usagers physiques > Règles et conditions d'utilisation), cliquez sur Ajouter des conditions d'utilisation).
    2. Cliquez sur Demande puis cliquez sur Suivant.
      Terms of User Convert to Resource Sharing Policy New UI.png
      Conditions d'utilisation - Règles de conversion automatique
    3. Dans la liste déroulante à côté de l'option Convertir automatiquement en demande PEB, sélectionnez Convertir en PEB, puis cliquez sur Suivant.
    4. Confirmez les paramètres pour cette règle et cliquez sur Enregistrer.
    La règle est seulement activée si les travaux mentionnés ci-dessus sont actifs et déterminent qu'une demande en attente doit être annulée à cause de l'expiration d'un inventaire physique existant correspondant qui peut correspondre à la demande.

    Créer une demande d'exemplaire périodique non catalogué

    Pour créer des demandes d'exemplaire périodique non catalogué, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers Administrateur des services aux usagers
    Pour scanner un exemplaire périodique et le joindre à une demande, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des demandes
    Lorsqu'un exemplaire périodique existe dans une bibliothèque mais n'est pas catalogué dans Alma, vous pouvez d'abord créer la demande puis ensuite l'ajouter au répertoire et le joindre à la demande.
    Lorsque vous créez une demande, vous devez ajouter manuellement une description. Lorsque vous ajoutez l'exemplaire au répertoire, vous devez utiliser la même description.
    Pour créer une demande d'exemplaire périodique non catalogué :
    1. Recherchez un titre ou exemplaire physique ou un exemplaire périodique qui n'est pas dans l'inventaire (voir Effectuer une recherche dans Alma).
    2. Sélectionnez Demande dans la liste des actions sur la ligne. La page Créer une demande apparaît.
    3. Dans le champ Type de demande/processus, sélectionnez un type de demande/processus autre que Réservation planifiée. La page se rafraîchit.
      General Hold Request New UI.png
      Page Créer une demande
    4. Dans le champ Type de demande/processus , sélectionnez Manuel.
    5. Dans le champ Demandeur, sélectionnez un usager demandeur.
    6. Dans le champ Collection, sélectionnez une collection pour l'exemplaire.
    7. Dans le champ Description manuelle ou l'un des champs descriptifs (volume, fascicule, partie, etc.), saisissez une description pour la demande afin d'identifier le fascicule spécifique demandé.
    8. Cliquez sur Soumettre. Un message de confirmation apparaît sur la page des résultats de recherche.
      Request Submission 2 New UI.png
      Message de confirmation
    Pour créer un exemplaire et le joindre à une demande :

    Si un exemplaire catalogué correspondant à la demande est trouvé, il peut être numérisé et associé à la demande : Quand un exemplaire de la holdings demandée est numérisé, l'opérateur est averti qu'il existe des demandes que cet exemplaire peut satisfaire et il peut voir la demande et y associer l'exemplaire.

    Il est également possible de satisfaire la demande sans numériser/ajouter d'exemplaire, en chargeant un fichier et en l'envoyant à l'aide de la page Livrer les documents numériques (Pour plus d'informations, voir : Numériser des exemplaires).

    Si l'exemplaire demandé n'est pas encore catalogué, il peut être ajouté à Alma : 

    1. Sur la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressources > Scanner les exemplaires), cliquez sur Créer un Exemplaire et sélectionnez Existant dans la boîte de dialogue qui s'ouvre. La page Catalogage rapide s'ouvre.
    2. Dans le champ Titre, recherchez le titre adéquat. Les champs Bibliothèque et Localisation vous permettent de choisir les collections existantes du titre.
      Quick Cataloging 2 New UI.png
      Page Catalogage rapide
    3. Dans le champ Code-barres, saisissez un code-barres pour l'exemplaire.
    4. Dans le champ Description, saisissez la description du fascicule que vous cataloguez.
    5. Ajoutez facultativement un type de matériel, une exception de circulation et/ou une note publique.
    6. Cliquez sur Enregistrer. L'exemplaire apparaît sur la page Scanner les exemplaires.
      Scan In - Item Created New UI.png
      Page Scanner les exemplaires
      Un traitement interne de Services techniques d'Acquisition est créé. 
    7. Sélectionnez Joindre à la demande dans la liste des actions sur la ligne. Une boîte de dialogue apparaît, dans laquelle vous choisissez le titre de la demande à joindre.
    8. Cochez les cases pour le titre, puis cliquez sur Joindre. La page Scanner les exemplaires affiche l'exemplaire scanné. La destination de l'exemplaire (pour les Demandes d'exemplaire physique du lecteur) correspond à la destination définie dans la demande (le point de retrait de l'exemplaire).

    Prendre en charge le service d'accès personnel pour des demandes

    Pour créer des demandes de remise à domicile/au bureau, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    • Administrateur des services aux usagers
    Alma autorise la livraison personnelle d'exemplaires physiques demandés au domicile ou au bureau de l'usager. Quand un exemplaire est scanné à un bureau pouvant satisfaire une demande de ce type (en fonction de la configuration détaillée ci-dessous), l'exemplaire est automatiquement prêté au lecteur, et une Lettre de mise à disposition personnelle est envoyée à ce dernier. Si l'activation du prêt échoue (par exemple en raison d'un blocage utilisateur), l'exemplaire reste sur le rayon des réservations.
    Request Personal Delivery New UI.png
    Demande de remise à domicile/au bureau - Page Créer une demande
    Pour plus de détails sur les demandes, voir Créer une demande depuis l'institution.
    Pour activer et utiliser cette fonctionnalité, il faut les configurations suivantes :
    • L'option Autorise la fourniture à domicile/au bureau doit être configurée à un bureau de prêt pouvant prêter l'exemplaire (peut valider le prêt pour la localisation). Ce bureau de prêt doit également disposer d'un rayon des réservations, pour y placer l'exemplaire en cas d'échec du prêt. Pour plus d'informations, voir Ajouter un bureau de prêt.
    • Une règle de demande concernant une livraison à domicile/au bureau doit être jointe aux conditions d'utilisation pour permettre la livraison des exemplaires à domicile/au bureau. De plus, vous pouvez configurer une règle de demande concernant les frais pour une livraison à domicile/au bureau pour inclure des frais de livraison. Pour plus d'informations, voir Configurer des conditions générales d'utilisation.
    • L'utilisateur ne doit faire l'objet d'aucun blocage dans le cas d'une livraison à domicile/au bureau. Si de tels blocages client existent, l'exemplaire est envoyé au rayon des réservations. Si les blocages sont supprimés, l'usager peut alors récupérer l'exemplaire au rayon des réservations.
    • Des adresses de type Domicile ou Bureau doivent être configurées dans la notice de l'utilisateur Détails utilisateur. Pour plus d'informations, voir Modifier les utilisateurs.
    • Pour que la livraison à domicile/au bureau soit effectuée lorsqu'un exemplaire est scanné au bureau d'une autre bibliothèque, une bibliothèque doit autoriser les autres bibliothèques à traiter les livraisons à domicile/au bureau. Il est également nécessaire que la bibliothèque scannant l'exemplaire puisse traiter la livraison à domicile/au bureau (disposer d'un bureau de circulation principal prenant en charge la livraison à domicile/au bureau) et avoir une relation avec le propriétaire de l'exemplaire. Voir Modifier une bibliothèque : https://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/010Alma_Online_Help_(English)/050Administration/050Configuring_General_Alma_Functions/020Managing_Institutions_and_Libraries#Editing_a_Library
    Un exemplaire qui est sorti du rayon pour satisfaire une demande de livraison à domicile/au bureau est placé en transit vers un bureau de prêt configuré pour prendre en charge ce type de livraison. Si le bureau de prêt qui scanne l'exemplaire ne prend pas en charge la remise à domicile/au bureau, l'exemplaire est transféré vers un bureau de la bibliothèque propriétaire de l'exemplaire qui prend en charge de telles remises.
    Pour plus d'informations sur la configuration de la livraison à domicile/au bureau, regarder la vidéo Service de livraison à domicile/au bureau (7:52 mins).
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