Processamento de Digitalização

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Para gerenciar a digitalização de um item, você deve ter a seguinte função:

Operador de Ordens de Serviço

Para aprovar uma solicitação de digitalização, você deve ter a seguinte função:

Gerente de Serviços ao Usuário

Um usuário ou operador pode solicitar a criação de um arquivo digital para qualquer item físico ou eletrônico (veja Criar uma Solicitação).

Itens físicos são transferidos da sua localização na biblioteca para o departamento de digitalização (veja Configurar Departamentos de Digitalização), onde seus códigos de barras serão lidos e arquivos digitais serão criados. Itens eletrônicos são digitalizados quando localizados no repositório e salvos em formato digital.

O arquivo digital é entregue para um dos seguintes:

Instituição - O arquivo digital é propriedade da instituição e gerenciado por ela como parte do repositório. O acesso ao arquivo é controlado pelas permissões de acesso.
Usuário - O usuário recebe o arquivo digital, ou um link para o arquivo digital, via e-mail.

Você pode solicitar digitalização do item inteiro ou de um capítulo, de um intervalo de páginas ou de um artigo que faz parte do item.

Para mais informações, veja Solicitação de Digitalização. (2:13 min)

Fluxo do Departamento de Digitalização para um Item Físico

Veja abaixo uma ilustração de um fluxo típico do departamento de digitalização, após uma solicitação de digitalização de um item. O fluxo inicia com a chegada do item ao departamento de digitalização, passando pela criação do arquivo digital até a entrega do mesmo.

Fluxo de Digitalização

A seguir está uma descrição detalhada das etapas deste fluxo (os números correspondem aos números no diagrama):

O fluxo começa quando o item físico solicitado chega ao departamento de digitalização e seu código de barras é lido (veja Ler Códigos de Barras). O item recebe o status de Digitalização. Para informações sobre solicitações de digitalização de itens físicos, veja Criar uma Solicitação.
Após a chegada do item físico, a solicitação de digitalização é enviada para revisão para determinar se existem elementos que requerem atenção especial, com base nas regras de revisão pré-configuradas por um administrador (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright). Estas incluem:
- Autorização de Copyright - Se necessário, a biblioteca recebe uma licença de copyright (por exemplo, do Copyrights Clearance Center Services), para reutilizar conteúdo protegido por copyright.
- Aprovar - A solicitação é aprovada e o processo de digitalização continua.
- Rejeitar - A solicitação é rejeitada. O motivo para rejeição é especificado.
- A aprovação de uma solicitação de digitalização pode acontecer a qualquer momento do fluxo, mas deve ser antes do estágio de Entrega. Para detalhes sobre aprovação/rejeição de uma solicitação, veja Aprovar/Rejeitar uma Solicitação de Digitalização.
- O solicitante não é notificado até que a solicitação seja aprovada.
O item é digitalizado (veja Digitalizar Itens).
A solicitação prosseguirá para a etapa de entrega (veja Entrega de Itens Digitalizados). A entrega é processada de uma das seguintes maneiras:
1. Pela funcionalidade Adicionar Representação Digital (veja Adicionar uma Representação). O arquivo digital pode ser buscado na aplicação do Primo.
2. Por Entrega de Documentos - Anexo - Um e-mail com o arquivo digital anexado é enviado para o usuário solicitante (veja Anexar Itens Digitalizados para Envio ao Usuário).
3. Por Entrega de Documentos - Link - Um e-mail com o link para download do arquivo digital é enviado para o usuário solicitante (veja Anexar Itens Digitalizados para Envio ao Usuário).
O método de entrega é definido por regras pré-configuradas (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright).

Para mais informações, veja Fluxo de Solicitações de Digitalização.

Aprovar/Rejeitar uma Solicitação de Digitalização

Para aprovar solicitações de digitalização, você deve ter a seguinte função:

Gerente de Serviços ao Usuário

Você deve aprovar ou rejeitar solicitações de digitalização quando as regras de digitalização e copyright determinam que a aprovação é necessária (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright) ou quando uma tarefa de aprovação de copyright é especificamente solicitada, por exemplo, para uma referência (veja Adicionar Referências a uma Lista de Leituras).

Solicitações de digitalização podem ser aprovadas a qualquer momento do fluxo de digitalização, mas a entrega não pode ser concluída antes da aprovação.

Solicitações de digitalização podem ser aprovadas ou rejeitadas na página Lista de Solicitações para Aprovação (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Lista de Solicitações para Aprovação). Você também pode visualizar esta página selecionando a tarefa Solicitações - Digitalização - aguardando aprovação na Lista de Tarefas do menu permanente (veja Tarefas da Lista de Tarefas) ou após selecionar Salvar e Gerenciar Aprovação na página Editar Referência da Lista de Leituras Gerenciar Referências).

Para filtrar referências por relevância, use o filtro Data de criação. O intervalo padrão exibido são as solicitações do ano mais recente.

Lista de Solicitações para Aprovação

Você pode executar as seguintes ações nesta página:

Filtrar as solicitações - Além dos filtros Status e Associado à Disciplina, você pode selecionar Filtrar por esse Registro, na lista de ações da linha de uma solicitação, para visualizar somente as solicitações para o registro, incluindo todas as outras solicitações para o mesmo ID do MMS, ISBN (ISBN/10 ou ISBN/13 são retornados), ou ISSN/Volume/Fascículo. No último caso, itens sem fascículos, mas com o mesmo ISSN e volume, ou sem volume e sem fascículo, mas com o mesmo ISSN, também são exibidos.
Ao acessar esta página após selecionar Salvar e Gerenciar Aprovação na página Editar Referência da Lista de Leituras, Filtrar por esse Registro estará selecionado por padrão.
Atualizar data de vencimento da solicitação - Selecione Atualizar Vencimento, na lista de ações da linha, para abrir a caixa de diálogo Atualizar Data de Vencimento. Altere a data de vencimento da solicitação e clique em Salvar. Esta ação só é possível se a solicitação já tem uma data de vencimento.
Aprovar ou rejeitar a solicitação - Veja abaixo.
Ver regras relevantes de digitalização e copyright - Para visualizar a regra de digitalização e copyright que determina que a solicitação necessita de aprovação manual (ao invés de aprovação ou rejeição automática), selecione Ver Regra na lista de ações da linha. Uma versão somente de leitura da página Configuração do Fluxo de Digitalização será aberta, contendo informações sobre a regra que ativou a aprovação manual para esta solicitação.

Para saber como encontrar e monitorar solicitações, assim como atendê-las, assista ao vídeo Gerenciamento da Solicitação de Digitalização. (4:24 min)

Página Configuração do Fluxo de Digitalização (Somente Leitura)

Para aprovar/rejeitar uma solicitação de digitalização:

Na página da Lista de Solicitações para Aprovação, selecione Ver ou Trabalhar Em na lista de ações da linha do item que deseja aprovar. A página da Lista de Solicitações para Aprovação aparecerá, exibindo os detalhes do item.

Página da Lista de Solicitações para Aprovação - Trabalhar Em

Se você selecionou Trabalhar Em, você poderá modificar os campos necessários, conforme descrito na tabela abaixo:

Campos de Solicitações para Aprovação
Seção	Nome	Descrição
Solicitação de Digitalização Estes são campos obrigatórios se a solicitação necessita de autorização de copyright.	Número de CC	O número do Copyright Clearance Center. O número indica que a biblioteca tem uma licença para utilizar conteúdo protegido por copyright.
	Data do pedido de CC	A data em que a autorização de copyright foi solicitada
	Data de aprovação de CC	A data em que a autorização de copyright foi aprovada
	Nota	Notas do usuário
Confirmação de Pedido (não obrigatório)		Opcionalmente, a biblioteca pode anexar uma confirmação de copyright (p.ex.: confirmação do CCC) na seção Confirmação de Pedido.

Observe que, se você selecionar Cancelar após adicionar um anexo, é possível trabalhar no anexo posteriormente. Após o upload do anexo, você pode selecionar Ações, na lista de um anexo, para:

Editar - Edita o anexo, incluindo a opção de fazer upload de um arquivo diferente
Excluir - Exclui o anexo
Download - Faz download do arquivo

Aprovar ou rejeitar a solicitação digitalização:
- Selecione Aprovar para aprovar a solicitação de digitalização. Na página Aprovar a Solicitação, selecione um motivo na lista dropdown Motivo, insira notas no campo Notas e clique em Enviar. A lista de motivos contém:
  - Automático
  - Protegido por Licença
  - Creative Commons
  - Permissão Direta Obtida
  - Exceção Legal
  - Acesso Aberto
  - Outro
  - Esgotado
  - Preprint
  - Licença Principal
  - Autodeclarado
- Selecione Rejeitar para rejeitar a solicitação. Na página Rejeitar Solicitação, selecione um motivo na lista dropdown Motivo, insira notas no campo Notas e clique em Enviar. As decisões do aprovador em relação ao arquivo digital são salvas. A lista de motivos contém:
  - Outro
  - Rejeitado por Gerente
  - Rejeitado por CCC
  Se a solicitação for rejeitada, o arquivo digital não será criado e o solicitante é notificado sobre a rejeição da solicitação. O e-mail de notificação de rejeição envia somente 254 caracteres no corpo da mensagem, mas você pode inserir mais texto manualmente.

Digitalizar Itens

Para iniciar o processo de digitalização, certifique-se de estar em um departamento de digitalização que tenha o item; veja Seleção de Biblioteca/Balcão em O Menu Permanente.

A digitalização é configurada na página Itens Em Processamento (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Gerenciar Itens Em Processamento). Você também pode visualizar esta página selecionando uma das seguintes tarefas na Lista de Tarefas do menu permanente (veja Tarefas da Lista de Tarefas):

Itens - depósito
Itens - digitalização
Itens - entrega de documento

Página Itens Em Processamento

A página de Itens Em Processamento também pode ser acessada na página Ler Códigos de Barras (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Ler Códigos de Barras), selecionando Gerenciar Itens Em Processamento. Para detalhes sobre a página Ler Códigos de Barras, veja Ler Códigos de Barras.

A página Itens Em Processamento exibe solicitações de digitalização de usuários e/ou operadores. O tipo de solicitação é exibido na coluna Status.

Para digitalizar itens físicos:

Na página Itens Em Processamento, encontre um item com o status Digitalização.
Um item recebe este status após a) ter uma solicitação de digitalização vinculada a ele e b) ter seu código de barras lido no departamento de digitalização.
Selecione Próxima Etapa na lista de ações da linha do item. O status é alterado para Acervo Digital ou Entrega de Documento, dependendo das configurações de digitalização (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright).

Próxima Etapa aparece somente quando o status atual do item for Digitalização.

Para detalhes sobre a entrega de itens digitalizados, veja Entrega de Itens Digitalizados.

Não e necessário criar um item ao processar uma digitalização ou digitalizar uma solicitação de outro fascículo. Entretanto, se um item não é criado e vinculado à solicitação, termos de uso, como as taxas de digitalização (que são aplicadas de acordo com o item), não serão aplicados.

Taxas são aplicadas de seguinte maneira:

Se a solicitação estiver vinculada a um item, use os termos de uso do item, assim como é feito na lista de tarefas de digitalização.
Se a solicitação for vinculada a uma coleção física com itens, é usado o primeiro item que tenha uma política pode ser digitalizado = true. Se nenhum item pode ser digitalizado, os termos de uso da digitalização são irrelevantes, inclusive a taxa.
Para solicitações de digitalização geral nas quais não existem itens, as taxas de digitalização não são adicionadas, a não ser que o operador crie um item e vincule-o à solicitação.

Entregar Itens Digitais ao Usuário

Após digitalizar itens (veja Digitalizar Itens), envie o arquivo digital para o solicitante ou adicione-o ao acervo da instituição. Antes de realizar a entrega de digitalização, certifique-se de estar em um departamento de digitalização; veja Seleção de Biblioteca/Balcão em O Menu Permanente.

Se você não for entregar o arquivo através do Alma, mas externamente, você pode remover a solicitação da lista de tarefas cancelando-a. Nesse caso, desmarque a caixa de seleção Notificar Usuário.

A entrega de itens digitalizados é configurada na página Itens Em Processamento (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Gerenciar Itens Em Processamento).

A página de Itens Em Processamento também pode ser acessada na página Ler Códigos de Barras (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Ler Códigos de Barras), selecionando Ir Para Gerenciar Itens no Departamento. Para detalhes sobre a página Ler Códigos de Barras, veja Ler Códigos de Barras.

Existem duas maneiras de entregar itens digitalizados ao usuário, conforme descrito abaixo. Observe que a segunda maneira, usando a página Entrega de Documentos é um fluxo simplificado alternativo.

Entregar Itens Digitalizados Usando a Lista de Tarefas

A entrega de itens digitalizados é configurada na página Itens Em Processamento (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Gerenciar Itens Em Processamento).

Para itens com status de Acervo Digital, selecione Adicionar acervo digital, na lista de ações da linha, para abrir a página de Detalhes da Representação (veja Adicionar uma Representação).

Itens com status de Entrega de Documento podem ser enviados como anexos de um e-mail ou como links, dependendo da configuração das Regras de Digitalização e Copyright.

Para itens aguardando entrega de documentos baseada em anexo, selecione Anexar documentos, na lista de ações da linha, para abrir a página de Anexos, e adicione os itens digitalizados que serão enviados como anexos ao usuário solicitante (veja Anexar Itens Digitalizados para Envio ao Usuário).
Para itens aguardando entrega de documentos baseada em links, selecione Fazer upload de documentos, na lista de ações da linha, para fazer upload dos itens digitalizados que serão enviados como links ao usuário solicitante (veja Anexar Itens Digitalizados para Envio ao Usuário).

Para mais informações sobre links na entrega de documentos do Alma, assista ao vídeo Mais Informações Sobre Solicitações de Digitalização - Entrega de Documentos Usando Links (12:23 mins) (em inglês).

Anexe documentos para envio ao usuário solicitante na página de Anexos. A página de Anexos é exibida ao selecionar Anexar Documentos na lista de ações da linha de um item na página Itens Em Processamento.

Para adicionar um anexo, clique em Explorar, no campo Nome do arquivo, e selecione um arquivo. Adicione um URL e/ou nota, se necessário, e clique em Adicionar Anexo. O anexo será exibido na lista da aba de Anexos.
Para editar um anexo, selecione Editar na lista de ações da linha do anexo que deseja atualizar, modifique os campos Nome do arquivo, URL e Notas conforme necessário, e clique em Salvar Anexo.
Para excluir um anexo, selecione Excluir na lista de ações da linha do anexo que deseja excluir e clique em Confirmar na pop-up da Mensagem de Confirmação.
Para fazer download de um arquivo, selecione Download na lista de ações da linha do arquivo cujo download deseja fazer, especifique a pasta em que deseja salvá-lo e clique em OK.
Clique em Atualizar para ver o status de upload do arquivo.
Clique em Concluído para completar o processo de digitalização.

Se a solicitação de digitalização necessitar de aprovação, os e-mails de notificação descritos abaixo serão enviados somente após a solicitação ser aprovada.

Se o método de entrega for Anexar Documentos - Anexo, o usuário receberá o arquivo digital como um anexo no e-mail. Veja abaixo um exemplo da carta SAU - Notificação de Digitalização de Item.

Notificação Sobre Item para Arquivo Digital
Se o método de entrega for Anexar Documentos - Link, o usuário receberá um link para download do arquivo no e-mail. Usar este método diminuirá o tamanho do e-mail e facilitará o gerenciamento de mais arquivos digitais em uma única solicitação. Veja abaixo um exemplo da Notificação de Entrega de Documento.

Notificação Sobre Item - Link do Documento

O administrador da biblioteca deve configurar o e-mail para que inclua somente a opção de login relevante para a sua instituição (local/LDAP, SAML ou CAS).

Ao selecionar o link clique aqui relevante, primeiro, o usuário deverá fazer login usando as credenciais padrão do Alma/Primo. Após o login, o usuário poderá acessar os arquivos digitais na página de armazenamento do documento. Observe que o acesso será limitado ao número de vezes configurado na regra de digitalização e copyright, e os arquivos serão removidos automaticamente do armazenamento após passado o número de dias configurado. Este valor é definido no parâmetro document_delivery_cleanup_days. Veja Outras Configurações.
Se o método de entrega for Acervo digital (representação), o arquivo digital será disponibilizado no repositório com o mesmo título do item físico, e poderá ser então solicitado pelo usuário.

O limite de tamanho para solicitações de digitalização enviadas como link ou anexo é de 25 MB. Uma mensagem será exibida se o limite de tamanho total do arquivo digital for atingido. Restrições adicionais relacionadas ao e-mail podem ser relevantes se o material digitalizado for enviado como um anexo.

Entregar Itens Digitais Usando a página de Entrega de Documentos

Como alternativa, fluxos otimizados permitem que você faça upload e entrega de qualquer lugar. Este processo pode ser acessado por usuários com as seguintes funções:

Operador de serviços ao usuário
Gerente de serviços ao usuário
Operador de solicitações
Gerente de balcão de circulação
Operador de balcão de circulação
Operador de balcão de circulação - limitado
Operador de ordens de serviço

Todos os documentos digitais podem ser entregues na página Entrega de Documentos (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Entregar Documentos Digitais), sem a necessidade de trabalhar com o fluxo completo para Retirar da Estante. Este processo não se aplica para adicionar representações. Após inserir o ID da solicitação, você pode visualizar as informações do item (na aba de resumo) e adicionar quantos arquivos forem necessários, e também um URL. Assim que os arquivos forem adicionados e você clicar em Concluído, o Alma verificará os parâmetros de envio com base nas regras de digitalização em Regras de Digitalização e Copyright e enviará um e-mail ao usuário. Se existir um anexo e você selecionar um arquivo maior do que 25MB, um aviso será exibido. Se os arquivos forem entregues ao usuário através de um link, não há limite de tamanho. Arquivos temporários do sistema não podem ser adicionados como anexos.

Entrega de Documento

Gerenciar Solicitações de Digitalização

Você também pode selecionar dentre as seguintes opções no menu Ações:

Editar - A página Itens Em Processamento: Gerenciamento da Solicitação será aberta.

Página Itens Em Processamento: Gerenciamento da Solicitação
- Opcionalmente, no campo Status, selecione um status na lista dropdown. Você também pode visualizar ou adicionar uma nota.
- Para adicionar uma nota, selecione Adicionar Nota e digite uma nota. A nota será exibida na lista de notas da página.
- Para editar uma nota, selecione Editar na lista de ações da linha da nota que deseja atualizar, modifique-a na página Editar Nota e clique em Salvar.
- Para excluir uma nota, selecione Excluir, na lista de ações da linha da nota que deseja excluir, e clique em Confirmar na pop-up da Mensagem de Confirmação.
- Para localizar uma nota na lista, insira o texto que deseja buscar na caixa Localizar e selecione o campo - Criado por, Atualizado por ou Nota - no qual deseja buscar pelo texto.
Cancelar solicitação - A página Confirmar Cancelamento da Solicitação será aberta.

Página Confirmar Solicitação Cancelamento
1. No campo Motivo do cancelamento, selecione um motivo na lista dropdown. Para personalizar motivos de cancelamento, entre em contato com o Suporte da Ex Libris.
2. No campo Nota de cancelamento, adicione uma nota de cancelamento conforme necessário.
3. Marque a caixa de seleção Notificar Usuário para que uma notificação de cancelamento seja enviada para o usuário.
4. Clique em Confirmar.
Alterar para Digitalização Eletrônica - Altera a digitalização de um item físico para um item eletrônico. Pode ser alterada somente quando houver um item eletrônico no acervo que possa atender à solicitação.
Alterar para Digitalização Física - Altera a digitalização de um item eletrônico para um item físico. Esta alteração só é possível quando há um item físico no acervo que possa atender à solicitação.
Viewit - A página da Tela do Uresolver (Link Resolver do Alma) será aberta, exibindo recursos para o item. Esta opção aparece somente se o item estiver configurado para digitalização eletrônica.

Anexar Itens Digitalizados para Envio ao Usuário

Anexa documentos para envio ao usuário solicitante na página de Anexos. A página de Anexos é exibida ao selecionar Anexar Documentos na lista de ações da linha de um item na página Itens Em Processamento.

Para adicionar um anexo, clique em Explorar, no campo Nome do arquivo, e selecione um arquivo. Adicione um URL e/ou nota, se necessário, e clique em Adicionar Anexo. O anexo será exibido na lista da aba de Anexos.
Para editar um anexo, selecione Editar na lista de ações da linha do anexo que deseja atualizar, modifique os campos Nome do arquivo, URL e Notas, conforme necessário, e clique em Salvar Anexo.
Para excluir um anexo, selecione Excluir na lista de ações da linha do anexo que deseja excluir e clique em Confirmar na pop-up da Mensagem de Confirmação.
Para fazer download de um arquivo, selecione Download na lista de ações da linha do arquivo cujo download deseja fazer, especifique a pasta em que deseja salvá-lo e clique em OK.
Clique em Atualizar para ver o status de upload do arquivo.
Clique em Concluído para terminar o processo de digitalização.

Se a solicitação de digitalização necessitar de aprovação, os e-mails de notificação descritos abaixo serão enviados somente após a solicitação ser aprovada.

Se o método de entrega for Anexar Documentos - Anexo, o usuário receberá o arquivo digital como um anexo do e-mail. Veja abaixo um exemplo da carta SAU - Notificação de Digitalização de Item.

Notificação Sobre Item para Arquivo Digital
Se o método de entrega for Anexar Documentos - Link, o usuário receberá um link para download do arquivo no e-mail. Usar este método diminuirá o tamanho do e-mail e facilitará o gerenciamento de mais arquivos digitais em uma única solicitação. Veja abaixo um exemplo da Notificação de Entrega de Documento.

Notificação Sobre Item - Link do Documento

O administrador da biblioteca deve configurar o e-mail para que inclua somente a opção de login relevante para a sua instituição (local/LDAP, SAML ou CAS).

Ao selecionar o link clique aqui relevante, primeiro, o usuário deverá fazer login usando as credenciais padrão do Alma/Primo. Após o login, o usuário poderá acessar os arquivos digitais na página de armazenamento do documento. Observe que o acesso será limitado ao número de vezes configurado na regra de digitalização e copyright, e os arquivos serão removidos automaticamente do armazenamento após passado o número de dias configurado. Este valor é definido no parâmetro document_delivery_cleanup_days. Veja Outras Configurações.
Se o método de entrega for Acervo digital (representação), o arquivo digital será disponibilizado no repositório com o mesmo título do item físico, e poderá ser então solicitado pelo usuário.