Gerenciar Referências

Adicionar um Item ou uma Referência a Minha Coleção a partir do Menu

Adicionar uma Referência Existente no Repositório

1. Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione a ação Adicionar Referência do Repositório. A página da Busca no Repositório será aberta.
   
   Página da Busca no Repositório
2. Busque por um título; veja Busca no Alma.
3. Selecione um ou mais títulos para adicionar e clique em Selecionar. Os itens serão adicionados como referências.

Adicionar uma Referência de Fonte Externa Sem Adicioná-la ao Repositório

Referências de fonte externa permitem que você represente itens que não fazem parte dos recursos da biblioteca e, portanto, aparecem somente nas Reservas de Disciplinas. Para mais informações, veja Referências de Fonte Externa.

1. Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione a ação Adicionar Referência de Fonte Externa. Uma caixa de diálogo para seleção do tipo de referência será aberta.
2. Selecione o tipo de referência (livro ou artigo) e clique em Selecionar. A página Editar Referência da Lista de Leituras (para referências de fonte externa) será aberta, contendo os campos para o tipo de referência selecionado (veja as imagens abaixo).
   
   Página Editar Referência da Lista de Leituras (para referências de fonte externa) para Livros
   
   Página Editar Referência da Lista de Leituras (para referências de fonte externa) para Artigos
   
   Página Editar Referência da Lista de Leituras (para referências de fonte externa) - Parte Inferior da Página (Livro ou Artigo)
3. Na área de Informações de Recurso, insira as informações necessárias nos campos. A descrição dos campos pode ser consultada na tabela Campos de Informações de Recurso em Adicionar um Novo Livro ou Artigo de Periódico.
   O número de chamada de uma referência diz respeito ao número de chamada da Library of Congress (campo 050), que não é, necessariamente, o número de chamada associado às referências do recurso físico, que é o número na estante.
4. Se você estiver usando o Leganto, você pode adicionar outras fontes para a referência manualmente na área Informação Adicionais de Recurso (além da fonte na área Informações de Recurso). Estes links são exibidos na seção Links e Disponibilidade ao visualizar uma referência no Leganto.
5. Na área Upload de Arquivo, selecione um arquivo para a referência, se relevante. Por exemplo, uma imagem para uma referência digital ou um PDF para um documento. Você pode fazer upload apenas de um arquivo. Uma barra de progresso é exibida durante o upload. Para visualizar o arquivo com upload concluído, selecione o nome do arquivo (se você estiver editando esta página depois, selecione Fazer Download do Arquivo no menu de ações da linha). Para excluir o arquivo, selecione Excluir no menu de ações da linha. O campo de etiqueta não tem efeito no momento.
   
   Arquivo com Upload Concluído
   • Quando é feito upload de um arquivo para uma referência cujo status é Concluído, se a autorização de copyright não for autodeclarada, Creative Commons ou já estiver aprovada, o status da referência é redefinido para Em Preparação.
   • O arquivo pode ser de qualquer tipo. Não há limite no tamanho do arquivo para bibliotecários. (Para saber o limite no tamanho do arquivo para professores no Leganto, consulte Configurar Upload de Arquivos no Leganto.)
6. Na aba Atributos de Copyright (somente editar):
   • Para mais informações sobre o campo Status de Copyright, veja Gerenciar Manualmente o Status de Copyright de uma Referência. Ao usar o Leganto, um administrador pode fazer com que o campo Fonte para Copyright seja obrigatório e selecionar seu valor padrão, veja copyright_source em Configurar Procedimentos Relacionados a Copyright no Leganto.
   • Selecione Análise de Copyright Necessária para adicionar as informações de uso desejadas e fazer com que o Alma gerencie o status de copyright da referência automaticamente (veja Gerenciar Automaticamente o Status de Copyright de uma Referência). Quando selecionado, preencha os campos adicionais exibidos. Para informações sobre a maioria destes campos, veja solicitação de digitalização para equipe em Criar uma Solicitação.
7. Na área Parâmetros de Referência, selecione opcionalmente:
   • Desabilitar Resolução (Somente Leganto, exibido para referências de artigos adicionadas usando Cite It! com cobertura da biblioteca) - Selecione para ocultar os resultados do link resolver do OpenURL para uma referência dos usuários do Leganto. Em vez de uma lista dropdown, somente um link para Ver a referência será exibido no Leganto. Para informações adicionais, veja Desabilitar Links de Disponibilidade para Registros do Primo Central Sem Texto Completo.
   • Tipo de Material - Selecione uma opção disponível. Esta lista pode ser configurada na tabela de Tipos Secundários de Referências da Lista de Leituras. Veja Configurar Tipos de Material da Referência. Esta lista não é a mesma descrita em Configurar Descrições do Tipo de Material do Item Físico.
   • Se você ainda não tiver selecionado um tipo de autorização de copyright (autodeclarado, Creative Commons e assim por diante), você pode selecionar uma autorização de Creative Commons no campo Licença de Creative Commons. As opções disponíveis neste campo dependerão do parâmetro do cliente copyright_region; veja Outras Configurações. Para mais informações sobre Creative Commons, acesse o site do Creative Commons.
   • Em Status de Localização do Recurso, você pode selecionar um status para o recurso manualmente; veja Gerenciar Vínculo de uma Referência com um Item do Acervo.
   • Em ID do Sistema de Origem, você pode, opcionalmente, inserir o ID que o recurso tinha no sistema anterior se o registro foi migrado para o Alma; veja Gerenciar Vínculo de uma Referência com um Item do Acervo.
   • Nota Pública (Somente para clientes Leganto; somente edição) - Edite uma nota pública que aparecerá no Leganto, se relevante.
   • Data para Conclusão - Insira a data até a qual os estudantes devem ler/visualizar os materiais.
8. Selecione Salvar ou Salvar e Gerenciar Aprovação e clique em OK. A nova referência aparecerá na página Editar Lista de Leituras.
   O Alma verifica se algum item do acervo corresponde à referência e, se sim, a referência é automaticamente vinculada a este item. Você pode selecionar Desvincular do Repositório para remover o vínculo. Veja Gerenciar Vínculo de uma Referência com um Item do Acervo. Você pode desativar esta função usando o parâmetro do cliente reading_list_auto_locate_citation_upon_creation; veja Outras Configurações.
   Se você selecionar Salvar e Gerenciar Aprovação, a Lista de Solicitações para Aprovação será exibida. Para mais informações, veja Aprovar/Rejeitar uma Solicitação de Digitalização.
   Se você estiver editando a referência, você também pode selecionar Salvar e Ativar Notas. Veja Editar uma Referência.
9. Opcionalmente, selecione a ação Localização de Recurso da referência, na página Editar Lista de Leituras, para localizar um recurso para a nova referência. Para mais informações, veja Adicionar Opções de Serviços ao Usuário para Referências.

Adicionar uma Referência que Não está no Repositório e Adicioná-la ao Repositório

1. Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione a ação Adicionar Referência Reduzida.
2. Na caixa de diálogo que será aberta, selecione o tipo de referência que deseja criar - livro/artigo físico ou livro/artigo eletrônico - e clique em Selecionar. A página de Catalogação Rápida aparecerá.
   
   Página de Catalogação Rápida - Para Livro Físico
3. Configure informações do recurso e do item (para informações sobre os campos, veja Adicionar um Novo Livro ou Artigo de Periódico). Na área Parâmetros de Referência, opcionalmente, selecione o Status de Copyright (para mais informações, veja Alterar o status de copyright de uma referência na tabela acima) e o Tipo de Material dentre as opções disponíveis.
4. Selecione Salvar. Um novo acervo será criado e a nova referência será exibida na aba Referências da página Editar Lista de Leituras.

Contribuição de Recursos do Professor para uma Lista de Leituras

O Alma permite que professores emprestem suas cópias pessoais de itens para circulação na biblioteca. Isso permite que a biblioteca catalogue cópias que pertencem aos professores, rastreie o professor proprietário do item e reutilize itens no futuro.

Quando habilitado, operadores da biblioteca podem indicar que um item é uma cópia pessoal ao criar uma Referência Reduzida (Adicionar Referência > Adicionar Referência Reduzida) e inserir o nome do professor. O Alma armazenará informações sobre todas as cópias pertencentes a professores que utilizam localizações de cópia pessoal dedicadas. Localizações são criadas automaticamente na biblioteca quando cópias de professores são catalogadas, com uma localização por professor. Todos os itens depositados por um professor serão criados na mesma localização.

Localizações de cópia pessoal indicam que os itens são propriedade de um professor e também permitem que a biblioteca rastreie itens que não estão presentes fisicamente no momento porque estão em posse do professor. Todas as localizações de cópia pessoal e os itens nelas contidos serão ocultados. Quando o professor empresta o item para a biblioteca, o item pode ser movido para uma localização temporária representando uma localização de cópia não pessoal na biblioteca, onde circulará de acordo com as regras padrões dos serviços ao usuário. Por exemplo, operadores da biblioteca podem mover o item para a localização temporária de “Reservas de Disciplina” com uma data para retorno para o fim do semestre. O item circulará temporariamente como parte da coleção da biblioteca, mas com o nome do professor armazenado como a localização permanente, indicando a quem o item deve ser devolvido no final do semestre.

Quando o item é movido de volta para sua localização permanente, que é a localização de cópia pessoal, ele é ocultado automaticamente. O item pode, então, ser devolvido para o professor, mas o registro não precisa ser excluído e pode ser facilmente reutilizado em períodos futuros conforme o fluxo acima.

Para habilitar esta funcionalidade, configure os seguintes parâmetros:

Biblioteca de cópia pessoal: Para habilitar o parâmetro personal_copy_library (Serviços ao Usuário > Geral > Outras Configurações), você deve inserir o código de uma biblioteca, como PRINCIPAL, no valor do parâmetro. Este código corresponde à biblioteca onde as localizações de cópia pessoal serão criadas.

Unidade de serviços ao usuário para cópia pessoal: Para habilitar o parâmetro personal_copy_fu, você deve inserir o código de uma unidade de serviços ao usuário como o valor do parâmetro. Termos de serviços ao usuário para itens nas localizações de propriedade do professor são determinados pelas regras definidas na Unidade de Serviços ao Usuário. Leve em consideração que o fluxo previsto é que itens em uma localização do professor não façam parte da coleção da biblioteca e sejam armazenados fisicamente pelo professor.

Adicionar uma Referência Duplicando uma Referência Existente

Gerenciar Representações Digitais de uma Referência (Somente Leganto)

1. Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione a ação Gerenciar Representações Digitais na referência. A página do Editor de Recurso Digital será aberta. Para mais informações, veja Editar Metadados e Conteúdo da Representação. Cada representação é exibida com uma caixa de seleção.
2. Marque as caixas de seleção das representações que você deseja exibir no Leganto e clique em Selecionar. As representações selecionadas serão exibidas no Leganto.

Vincular uma Referência ao Digital Content Store da CLA (Somente RU)

1. Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione a ação Associar a DCS.

   

   Associar a DCS
   A página de Busca no DCS aparecerá com o item ou com uma lista de itens equivalentes.
   
   Página de Resultados da Busca no DCS
2. Se necessário, use a busca secundária para buscar por autor, título, ID do item do DCS (GUID) ou identificador (ISBN / ISSN), usando o nome inteiro ou parte dele.
3. A etapa seguinte dependerá de você já ter ou não uma cópia digital do material:

   

   Opção para Associar uma referência a uma referência extraída
   A referência será vinculada ao item selecionado e ações adicionais serão disponibilizadas.
   
   Página Editar Lista de Leituras
   1. Se você tem uma cópia digital do material, mas não fez upload no DCS, selecione Copyright e conclua a solicitação (veja Gerenciar Automaticamente o Status de Copyright de uma Referência). A solicitação será processada de acordo com as regras de copyright da instituição (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright), que poderão enviar a solicitação automaticamente para o DCS.
   2. Se você ainda não tem uma cópia digital, mas a referência tem um ID do MMS válido, selecione Digitalização e envie uma solicitação de digitalização (veja Criar uma Solicitação). A solicitação será processada de acordo com as regras de copyright e de digitalização da instituição (veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright), que poderão enviar a solicitação automaticamente para o DCS. Após obter uma cópia digital, faça login no DCS, crie ou localize a sua solicitação e faça upload da cópia digital.
   3. Se uma cópia digital já existe no DCS e foi aprovada, encontre o item necessário e selecione Associar na lista de ações da linha.

4. A referência do Alma será atualizada com um novo campo Status de DCS que exibirá o status atual da solicitação e uma tag interna relacionada. O status de DCS (e tag relacionada) será atualizado automaticamente com novos dados do DCS. Pode ser atualizado a cada 6 horas, conforme configurado no serviço Sincronização de DCS. Como alternativa, você pode selecionar Atualizar Status de DCS para atualizar o status da solicitação manualmente.

Depois que o arquivo é adicionado ao DCS (veja as etapas 3a e 3b acima), o status é atualizado automaticamente na próxima execução do serviço de Sincronização de DCS ou quando o operador selecionar a opção para atualizar manualmente.

• Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras > selecione a lista de leituras), selecione a ação Ver DCS na referência. O site do DCS será aberto, exibindo o item vinculado.

Gerenciar Status de Copyright de uma Referência Manualmente

Para gerenciar um copyright manualmente, você pode definir o status de copyright para múltiplas referências na página Editar Lista de Leituras, ou para uma única referência na página Editar Referência da Lista de Leituras enquanto edita uma referência.

Se você estiver usando Leganto, veja também, Autorização de Copyright Através do Copyright Clearance Center (CCC).

Na aba Referências da página Editar Lista de Leituras (Serviços ao Usuário > Reservas de Disciplina > Listas de Leituras; selecione a lista de leituras), selecione as referências, clique na ação Alterar Status de Copyright no topo, selecione o status na pop-up que será aberta e clique em Alterar Status de Copyright.

Todas as referências selecionadas que não são gerenciadas automaticamente pelo Alma serão atualizadas de acordo. As referências selecionadas que são gerenciadas automaticamente pelo Alma não serão afetadas.

Gerenciar Status de Copyright de uma Referência Automaticamente

Quando uma referência é marcada para gerenciamento automático de status de copyright, os usuários não podem definir seu status de copyright manualmente.

Ao editar uma referência (veja Editar uma Referência.), na aba Atributos de Copyright, selecione Análise de Copyright Necessária e insira informações na área Atributos de Copyright. Para informações sobre a maioria destes campos, veja solicitação de digitalização para equipe em Criar uma Solicitação. Se você estiver implementando o Leganto, um administrador pode fazer com que o campo Fonte para Copyright seja obrigatório e selecionar seu valor padrão, veja copyright_source em Configurar Procedimentos Relacionados a Copyright no Leganto.

O Alma usa regras de digitalização e copyright para definir automaticamente o status de uma nova referência (ou de uma referência existente cujos atributos de copyright foram alterados) como Aprovado ou Recusado ou para enviar uma tarefa de aprovação para um operador. Para mais informações, veja Configurar Regras de Digitalização e Copyright. Para informações sobre aprovação ou rejeição de solicitações como um operador, veja Aprovar/Rejeitar uma Solicitação de Digitalização.

Quando o status de copyright de uma referência for Aguardando Aprovação ou Aguardando CC, você pode reenviá-la para aprovação/rejeição automática selecionando Recalcular Regras, abaixo da referência, na página Editar Lista de Leituras. Isto é útil quando você altera as regras digitalização e copyright, por exemplo, ou quando os atributos de copyright de uma referência são alterados, mas a referência não é reenviada automaticamente para aprovação/rejeição automática.

Uma vez que uma lista de leituras é associada a uma disciplina, registros de copyright aprovados podem ser bloqueados parcial ou totalmente para fins de contabilidade. Se você alterar os campos de uma lista de leituras associada a uma disciplina, pode ser solicitado que você atualize a solicitação ou crie uma nova, dependendo do período e do status da solicitação de copyright existente. Se a solicitação nova/atualizada não for aprovada automaticamente, o Alma cria uma tarefa de aprovação para processamento manual por um bibliotecário. Se você excluir uma referência com uma solicitação de copyright aprovada (por uma instituição de licenciamento; não autodeclarado ou por Creative Commons), as ações realizadas no registro dependerão da data da exclusão:

• Antes do início da disciplina - O registro de copyright será excluído.
• Durante a disciplina - A data final do registro de copyright será alterada para a data na qual a referência foi excluída. A data final de um copyright aprovado automaticamente não pode ser anterior à data atual.
• Após o fim da disciplina - O registro de copyright será preservado. Isto também ocorre se você alterar o gerenciamento de copyright de automático para manual.

Reutilizar Arquivos Já Digitalizados Entre Referências

Oferecer uma Substituição para uma Referência Existente

O Leganto suporta a substituição de referências em lote. Essa funcionalidade pode ser usada, por exemplo, para substituir referências por edições mais recentes ou para substituir referências físicas eletrônicas. A biblioteca pode configurar se as referências serão substituídas imediatamente ou se a substituição aparecerá como uma sugestão para os professores.

Se a sua instituição deseja que as substituições sejam apresentadas aos professores como sugestões, defina o parâmetro replacement_suggestion_auto_replace (Configuração > Leganto > Funcionalidades > Funcionalidades do Leganto) como false. Este é o padrão.

Na tela Editar Referências, selecione a referência ou as referências a serem substituídas. Então selecione Sugerir Substituição.

Os operadores são direcionados para a Busca no Repositório, onde eles poderão buscar e selecionar o novo item que desejam usar para substituição.

Os operadores verão uma tela de confirmação.

Após selecionar Confirmar, sugestões serão adicionadas a cada uma das referências no Leganto. Além disso, uma etiqueta do sistema, Nova Edição Disponível será adicionada a cada referência.

Os professores receberão um alerta informando sobre novas sugestões. Eles poderão selecionar o alerta para filtrar a lista e ver os itens com sugestões de novas edições.

Selecionar o item abre a visualização completa, que inclui os detalhes da substituição sugerida. Os professores podem optar por substituir o item, o que vincula novamente a referência ao novo ID do MMS, atualizando o acervo e os metadados da referência. Outras informações existentes sobre a referência, incluindo informações de uso, etiquetas e notas, são mantidas. Como alternativa, o professor pode optar por recusar a sugestão, o que removerá as informações sobre a nova edição e a etiqueta.

Como alternativa, se a sua instituição deseja que as referências sejam substituídas imediatamente em vez de enviá-las aos professores para aprovação, defina o parâmetro replacement_suggestion_auto_replace (Configuração > Leganto > Funcionalidades > Funcionalidades do Leganto) como true. Assim que o operador seleciona um novo item para ser usado na substituição, uma tela de confirmação é apresentada.

Após selecionar Confirmar, todas as referências que foram selecionadas para substituição são vinculadas ao ID do MMS do item escolhido como substituto. Os metadados da referência e o acervo são atualizados, mas as etiquetas, notas e informações de uso são mantidas.