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    Bearbeitung von Mahnungen - Neues Layout

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    Diese Seite enthält Links zu Informationen zur Bearbeitung von Forderungen in Alma. Informationen zum Arbeitsablauf des gesamten Kaufvorgangs finden Sie unter Arbeitsablauf des Kaufvorgangs. Einen Überblick über die Arbeit mit Erwerbungen in Alma, einschließlich Links zu relevanten Abschnitten wie Infrastruktur, Verlängerungen, Konfiguration usw., finden Sie unter Einführung in Erwerbungen.

    Um Mahnungen auf der Seite Mahnungen zu bearbeiten, müssen Sie eine der folgenden Rollen innehaben:
    • Einkaufs-Mitarbeiter
    • Einkaufs-Manager
    Diese Funktion verwendet das neue Layout, das auf einigen Alma-Seiten ab dem Release vom August 2022 eingeführt wird. Informationen zum Arbeiten mit diesem Layout finden Sie unter Neues Layout 2022. Einen allgemeinen Überblick über das neue Layout der Bestellposten-Aufgabenliste finden Sie unter Neue vereinheitlichte Bestellposten-Aufgabenliste.
    Mahnungen werden für Bestellposten erstellt, wenn eine Bestellung nicht ankommt oder bis zum voraussichtlichen Datum nicht aktiviert wird. Mahnungsbenachrichtigungen an Lieferanten können für elektronische oder physische Bestellposten gesendet werden, wie unten erläutert. In vielen Fällen können mehrere Mahnungen eines einzelnen Lieferanten in einer einzigen Benachrichtigung zusammengefasst werden.  
    Das folgende Diagramm bietet einen Überblick über die Verarbeitung der Mahnungen:
    Bearbeitung von Forderungen - Schaubild

    Gemahnte Exemplare in der Bestellposten-Aufgabenliste

    Wenn ein oder mehrere Exemplare in einem Bestellposten gemahnt sind, wird der Link Gemahnt in Rot neben dem aktuellen Arbeitsablauf-Schritt (Status) des Bestellpostens angezeigt, sowohl in der Aufgabenliste als auch im Fenster Details.

    In Claim task -marked.png

    Kennzeichen Bestellposten Gemahnt in der Aufgabenliste und im Fenster Details 

    Zusätzlich wird für physische Exemplare der Abschnitt Gemahnte Exemplare im Fenster Details, unterhalb des Abschnittes Bestellte Exemplare angezeigt und listet alle gemahnten Exemplar im Bestellposten auf, zusammen mit deren voraussichtlichem Eingangsdatum.

    Bestand + Gemahnt.png

    Abschnitt Gemahne Exemplare im Fenster Bestellposten-Details (laufende Bestellposten)

    Bei physischen einmaligen Bestellungen werden in der Liste alle überfälligen, nicht erhaltenen Exemplare angezeigt, die mit diesem Bestellposten verknüpft sind. Klicken Sie auf den Strichcode eines Exemplars im Abschnitt Bestellte Exemplare, um das Exemplar im Editor für physische Exemplare zu öffnen.

    (Neu für Februar) Es ist auch möglich, ein bestimmtes Exemplar im Abschnitt Gemahnte Exemplare des Bestellpostens zu erhalten, indem Sie im Zeilen-Aktionsmenü die Option Eingang auswählen. Wenn Sie den Eingangsvorgang in einem Bestellposten ausführen, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Eingangsinformationen aktualisieren können. Siehe auch Informationen über physische Exemplare ändern.

    Bei physischen laufenden Bestellposten basiert die Mahnung auf den Vorhersagemustern, sofern diese aktiviert sind. Bei physischen laufenden Bestellungen werden in der Liste alle überfälligen, nicht empfangenen Exemplare angezeigt, die sich auf Grundlage des Vorhersagemusters unter dem Bestand befinden, der mit diesem Bestellposten verknüpft ist. Wenn Exemplare gemahnt sind, öffnet der Link im Abschnitt Bestand für bestellte Exemplare unter Empfangene Exemplare die Seite Liste der Exemplare in einem Schiebefenster. Klicken Sie in den Zeilen-Aktionen eines Exemplars auf Ansicht, um es im Editor für physische Exemplare zu öffnen. Wenn ein laufender Bestellposten gemahnt ist, aber kein tatsächliches Exemplar gemahnt ist, beispielsweise wenn der Bestellposten auf Verlängerung wartet, ist der Abschnitt Gemahnte Exemplare leer. Zusätzliche Informationen über die Kriterien zur Bestimmung, welche Exemplare gemahnt sind, finden Sie unter Kriterien zur Markierung von Bestellposten als Gemahnt unten.

    Ansicht einer Liste gemahnter Bestellposten

    Eine Liste überfälliger Bestellposten kann geöffnet werden, indem Sie eine Bestellposten-Liste in der Aufgabenliste filtern, um nur gemahne Bestellposten anzuzeigen. Sie können die Aufgabenliste mit diesem aktivierten Filter öffnen oder den Filter in den Facetten zu einem beliebigen Zeitpunkt aktivieren, wenn die Aufgabenliste geöffnet ist.
    Um die Bestellposten-Aufgabenliste mit dem aktivierten Filter Gemahnt zu öffnen, führen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Navigieren Sie zu Erwerbungen > Bestellposten > Mahnung.
    • Klicken Sie im persistenten Menü in der Liste Aufgaben auf Posten > Mahnung (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Um den Filter Gemahnt zu aktivieren, wenn Sie die Bestellposten-Aufgabenliste bereits geöffnet haben, führen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Klicken Sie auf in den Facetten unter Gemahnte Bestellposten auf Ja. (Zusätzliche Informationen zum Arbeiten mit Facetten finden Sie unter Neues Layout 2022.)
    • Klicken Sie auf in der Zeile oder im Fenster Details eines gemahnen Bestellpostens auf den Link Gemahnt.
    Aufgabenliste Gemahnt 1.png
    Auf die Bestellposten-Aufgabenliste angewendeter Filter Gemahnt

    Kriterien zur Markierung von Bestellposten als Gemahnt

    Mehrere Felder aus dem Bestellposten werden von Alma verwendet, um zu bestimmen, ob ein Bestellposten als Gemahnt markiert ist. Diese Felder werden im Abschnitt Lieferanteninformationen des Fensters Details angezeigt (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens). Das berechnete voraussichtliche Eingangsdatum wird im Feld Voraussichtliches Eingangsdatum in den Exemplar-Informationen angezeigt.
    Bestellposten-Typ Mahnungen
    Für einmalige physische Bestellposten
    • Das Voraussichtliche Eingangsdatum des Exemplars kann auf eine von zwei Arten festgelegt werden:
      • Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung (Tage) - Nach dem Senden des Bestellpostens wird das Voraussichtliche Eingangsdatum für das Exemplar auf das Versanddatum der Bestellung + diesen Wert gesetzt.
      • Voraussichtlicher Eingang (Datum) - Ein manuell eingegebenes Datum
    • Mahnungsnachfrist -  Dieser Wert wird zum Voraussichtlichen Eingangsdatum hinzugefügt. Der Bestellposten wird als Gemahnt markiert, nachdem die Nachfrist abläuft: Voraussichtliches Eingangsdatum + Mahnungsnachfrist. Der Standardwert ist abhängig von der Konfiguration im Lieferantenkonto (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos).
    • Rückforderungsintervall (Tage) - Alma sendet Rückforderungsschreiben in dem festgelegten Intervall, nachdem das erste Rückforderungsschreiben gesendet wurde. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird kein Rückforderungsschreiben gesendet.

    Lieferanteninformation - Physisch Einmalig - Gemahnt 1a.png

    Lieferanteninformation - Physisch Einmalig - Gemahnt.png

    Alternative Möglichkeiten, das Voraussichtliche Eingangsdatum eines Exemplars im Abschnitt Lieferanteninformation des Bestellpostens festzulegen
     
    Voraussichtliches Eingangsdatum.pngVoraussichtliches Eingangsdatum des Exemplars
    Für fortlaufende physische Bestellposten
    • Das Voraussichtliche Eingangsdatum der Exemplare kann auf eine von zwei Arten festgelegt werden:
      • Voraussichtlicher Erhalt nach Bestellung (Tage) - Nach dem Senden des Bestellpostens wird das Voraussichtliche Eingangsdatum für das Exemplar auf das Versanddatum der Bestellung + diesen Wert gesetzt.
      • Voraussichtlicher Eingang (Datum) - Ein manuell eingegebenes Datum
    • Abonnementintervall - Wenn Sie keine Vorhersagemuster verwenden, wird, nachdem ein mit diesem Bestellposten verknüpftes Exemplar im Bestand empfangen wird, das Voraussichtliche Eingangsdatum des Exemplars geändert auf das Eingangsdatum des letzten empfangenen Exemplars + dieser Wert.
      Wenn Sie Vorhersagemuster verwenden, ignoriert Alma den Wert Abonnementintervall. Siehe Vorhersagemuster und Information auf Exemplar-Ebene aktualisieren.
    • Mahnungsnachfrist -  Dieser Wert wird zum Voraussichtlichen Eingangsdatum des Exemplars hinzugefügt. Der Bestellposten wird als Gemahnt markiert, nachdem die Nachfrist abläuft: Voraussichtliches Eingangsdatum + Mahnungsnachfrist. Der Standardwert ist abhängig von der Konfiguration im Lieferantenkonto (siehe Hinzufügen eines Lieferanten und eines Lieferantenkontos).
    • Rückforderungsintervall (Tage) - Alma sendet Rückforderungsschreiben in dem festgelegten Intervall, nachdem das erste Rückforderungsschreiben gesendet wurde. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird kein Rückforderungsschreiben gesendet.

    Wenn ein laufender Bestellposten keine voraussichtlichen Exemplare ha und das Voraussichtliche Eingangsdatum in der Vergangenheit liegt, markiert Alma den Bestellposten als Gemahnt, basierend auf dem Voraussichtlichen Eingangsdatum + Nachfrist des Bestellpostens.

    Wenn das Rückforderungsintervall konfiguriert ist, wird das Mahnungsdatum jedes Mal neu berechnet, wenn der Bestellposten durch das Mahnungsdatum + Mahnungsintervall des Bestellpostens als Gemahnt markiert wird.



    Lieferanteninformation - Physisch Abonnement - Gemahnt.png

    Die mit dem Exemplar verknüpften Felder sind folgende (siehe Vorhersagemuster und Information auf Exemplar-Ebene aktualisieren):

    • Eingangsdatum - Wenn das Exemplar empfangen wird, wird dieses Datum ausgefüllt.
    • Voraussichtliches Eingangsdatum - Ein Exemplar hat nur dann sein eigenes Voraussichtliches Eingangsdatum, wenn Sie Vorhersagemuster verwenden. Dieses Feld wird durch die Konfiguration der Vorhersagemuster eingestellt. Wenn es einen Wert für dieses Feld gibt, wird der Voraussichtliche Eingang (Datum) des Bestellpostens ignoriert. Ebenso wie das Voraussichtliche Eingangsdatum im Bestellposten wird der Bestellposten als Gemahnt markiert, nachdem die Nachfrist abläuft: Voraussichtliches Eingangsdatum (des Exemplars) + Mahnungsnachfrist (des Bestellpostens).
    Voraussichtliches Eingangsdatum - Physisch Abonnement 1.png​​​​​...
    Für elektronische Bestellposten (sowohl einmalig als auch fortlaufend)

    Alma berechnet das Mahndatum für physische Bestellposten wie oben beschreiben, mit der Ausnahme, dass die Einstellungen Voraussichtliche Aktivierung anstelle der Einstellungen Voraussichtlicher Eingang verwendet werden. Wenn das Voraussichtliche Aktivierungsdatum + Mahnungsnachfrist eintritt und der Bestellposten (entweder einmalig oder fortlaufend) noch nicht aktiviert ist, wird der Bestellposten als Gemahnt markiert. 

    Lieferanteninformation - Portfolio - Gemahnt.png

    Beispiel: Wenn der Lieferant mit Voraussichtliche Aktivierung nach Bestellung = 5 und Mahnungsnachfrist = 2 konfiguriert ist und die elektronische Ressource am 20. April bestellt wurde, wird sie voraussichtlich bis Ende 27. April aktiviert (20. April + 5 Tage + 2 Tage Kulanzfrist = 27. April), und der Bestellposten wird am 28. April als Gemahnt markiert

    Via E-Mail/EDI versendete Mahnungsbenachrichtigungen

    Eine Mahnungsbenachrichtigung wird nur bei der ersten Markierung des Bestellpostens als Gemahnt automatisch an den Lieferanten gesendet. Wenn ein Operator das erwartete Eingangsdatum des Bestellpostens später aktualisiert und der Bestellposten nach dem neuen Datum erneut als Gemahnt markiert wird, wird keine weitere Benachrichtigung gesendet.

    Eine Benachrichtigung wird automatisch per E-Mail an den Lieferanten gesendet, wenn alle der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

    Für alle Bestellpostentypen - Wenn EDI-Mahnschreiben aktiviert sind, dann werden für Lieferanten, die EDI verwenden und EDI-Mahnungen aktiviert haben, eine Benachrichtigung via EDI gesendet (das Kontrollkästchen Mahnungen in der Registerkarte EDI-Informationen des Lieferanten muss aktiviert sein; siehe Electronic Data Interchange (EDI)).

    Andernfalls wird keine automatische Benachrichtigung für E-Mail und EDI gesendet. Sie können eine Benachrichtigung auch manuell via E-Mail versenden (siehe Kommunikation mit Lieferanten).

    Wenn ein Mahnbrief für einen bestimmten Monat gesendet wird und das Exemplar nie empfangen wird und das Exemplar des folgenden Monats ebenfalls angemahnt wird, kann ein Mahnbrief mit Details für beide Monate gesendet werden. Um diese Option zu aktivieren, setzen Sie den Parameter claim_continuous_item_level auf Richtig (siehe Kombinierte E-Mail-Mahnungen unten).

    Erstellte Warnungen

    Wenn ein Bestellposten überfällig ist, wird eine der folgenden Warnungen erstellt:
    • Überfälliger Bestellposten (Overdue PO line) – Der Bestellposten ist nicht innerhalb der erwarteten Anzahl von Tagen nach Bestellabgabe oder zum erwarteten Beleg/Aktivierungsdatum erhalten/aktiviert worden (Siehe auch Forderungsbearbeitung auf Seite 94
    • Für diesen Bestellposten existieren offene Mahnungen - Der Bestellposten wurde als Gemahnt markiert. Für einmalige physische Bestellposten wird automatisch eine E-Mail an den Lieferanten gesendet, in der nach der verspäteten Lieferung der Bestellung gefragt wird. Diese automatische E-Mail wird nur einmal pro gemahntem Exemplar an den Lieferanten gesendet.
      Beachten Sie, dass diese Warnung bestehen bleibt, bis die Mahnung geschlossen wird, selbst wenn der Mahnungs-Hinweis vom Bestellposten entfernt wird.
      Die nachfolgende Kommunikation mit dem Lieferanten erfolgt über den Abschnitt Kommunikation im Fenster Details des Bestellpostens (siehe Verwalten von Bestellposten).
    • <x> von <y> bestellten Exemplaren wurden empfangen – Für einmalige physische Bestellposten: Wie viele Exemplar von der Gesamtzahl der bestellten Exemplare erhalten wurden.
      Um eine Liste aller Exemplar im Bestellposten anzusehen: Klicken Sie im Abschnitt Bestellposten-Übersicht auf den Link Warnungen, um eine Liste der mit dem Bestellposten verknüpften Warnungen zu öffnen. Klicken Sie für diese Warnung auf Zu Exemplareingang verwalten gehen. Die Seite Liste erhaltener Exemplare wird im Schiebefenster geöffnet und zeigt die Liste an. (Beachten Sie, dass, Sie sich in der korrekten Abteilung befinden müssen, um dies zu tun.)
    • Dieser Bestellposten hat ein Abonnement-Intervall von <Abonnementintervall> - mindestens 1 Exemplar ist in diesem Zeitrahmen nicht eingetroffen – Für laufende physische Bestellposten: Die Anzahl an Tagen, die vergangen sind, seit ein Exemplar für diesen Bestellposten empfangen wurde, ist größer als das Abonnement-Intervall. Wenn das Abonnement-Intervall des Bestellpostens beispielsweise 30 Tage beträgt, sollte alle 30 Tage eine Exemplar empfangen werden. Wenn seit mehr als 30 Tagen kein Exemplar empfangen wurde, wird der Bestellposten mit dieser Warnung auf Gemahnt eingestellt.
    • Die Elektronische Ressource wurde nicht aktiviert– Für elektronische Bestellposten: Die elektronische Ressource des Bestellpostens wurde noch nicht aktiviert. Um den Bestellposten auf der Seite Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste zu öffnen, wo Sie die Ressource aktivieren können: Klicken Sie im Abschnitt Bestellposten-Übersicht auf den Link Gesendet. (Beachten Sie, dass, Sie sich in der korrekten Abteilung befinden müssen, um dies zu tun.) Die Seite Elektronische Ressourcen-Aktivierung - Aufgabenliste wird in einem Schiebefenster geöffnet. Für weitere Informationen siehe Aktivieren elektronischer Ressourcen und die Aktivierungs-Aufgabenliste.

    Mahndatum ändern

    Sie können die Daten überfälliger Bestellposten bearbeiten oder aktualisieren. In bestimmten Fällen können Sie auch eine neue Verknüpfung erstellen, den überfälligen Bestellposten schließen oder stornieren, oder einen überfälligen elektronischen Bestellposten aktivieren. Die meisten dieser Aktionen entfernen den Hinweis „Gemahnt“, entweder sofort oder nach Ausführung des Prozesses Bestellposten – Mahnungen – Prozessautomatisierung.
    Für weitere Details siehe folgende Abschnitte:

    Daten aktualisieren

    Sie können ein neues erwartetes Empfangsdatum oder erwartetes Aktivierungsdatum vom Lieferanten eingeben. Wenn dasselbe erwartete Datum auf mehrere Bestellposten zutrifft, kann das neueDatum Datum allgemein für alle entsprechenden Bestellposten eingegeben werden. Wenn ein zukünftiges Datum eingegeben wird:
    • Alle Mahnungswarnungen bezüglich der Bestellposten werden entfernt.
    • Die Bestellposten werden in der Aufgabenliste nicht mehr als Gemahnt angezeigt.
    • Die Bestellposten werden nicht mehr in der Aufgabenliste angezeigt, wenn der Link Bestellposten mit Mahnungen in der Aufgabenliste angeklickt wird (siehe Aufgaben in der Aufgabenliste).
    Zum Ändern von Daten:
    1. Wählen Sie, ob Sie Daten allgemein oder einzeln ändern möchten:
      • Um die voraussichtlichen Daten für mehrere Bestellposten zu ändern, die gemahnt sind und in der aktuellen Aufgabenliste angezeigt werden: Aktivieren Sie alle Kontrollkästchen für alle Bestellposten, deren Datum Sie aktualisieren wollen (sie können Bestellposten von unterschiedlichen Seiten in der Liste auswählen); die Gesamtanzahl der ausgewählten Bestellposten wird über der Aufgabenliste angezeigt. Klicken Sie anschließend im Menü Aktionen (siehe Neues Layout 2022), auf Voraussichtliches Datum ändern.

        Voraussichtliches Datum ändern - Global.png
      • Um die voraussichtlichen Daten für einen einzelnen Bestellposten in der Aufgabenliste zu ändern, klicken Sie auf Voraussichtliches Datum ändern in der Zeilen-Aktionsliste (oder ändern Sie das Datum, indem Sie den Bestellposten bearbeiten – siehe Bestellposten-Informationen bearbeiten).
      Das Dialogfenster Voraussichtliches Datum ändern wird angezeigt.
      Change Expected Date - dialog.png
      Dialogfenster Voraussichtliches Datum ändern
    2. Wählen Sie unter Voraussichtliches Datum, ein neues Datum in der Zukunft.
    3. Optional können Sie eine Notiz im Feld Notiz eintragen.
    4. Klicken Sie auf Speichern. Das voraussichtliche Datum ist geändert und die Mahnungs-Warnungen und der Hinweis „Gemahnt“ werden von den Bestellposten entfernt.

    Kombinierte E-Mail-Mahnungen

    Wenn der Prozess Bestellposten - Inanspruchnahme - Prozessautomatisierung ausgeführt wird, überprüft er, ob es mehrere Mahnungen für einen einzelnen Lieferanten gibt. Wenn es diese gibt und die Mahnungsbenachrichtigung via E-Mail gesendet wird, kombiniert Alma die Benachrichtigungen für alle Mahnungen dieses Lieferanten zu einer einzelnen Mahnung: Bestellposten - gesammelt - Mahnung. In eine einzelne Benachrichtigung von diesem Typ können sowohl physische als auch elektronische Exemplar einbezogen werden.

    Via EDI gesendete Mahnungsbenachrichtigungen können nicht kombiniert werden und werden immer für jeden Bestellposten individuell gesendet.

    Die folgenden Kundenparameter können sich auf die Kombination von Mahnungsbenachrichtigungen auswirken. Die Werte dieser Parameter können auf der Seite Zuordnungstabelle (Konfiguration > Erwerbungen > Allgemein > Andere Einstellungen) bearbeitet werden; siehe Konfiguration anderer Einstellungen (Erwerbungen).

    Kundenparameter Auswirkung auf die Mahnungsbenachrichtigungen
    Mahnung_aggregiert_Brief

    Steuert, ob mehrere Mahnungen in eine einzelne Benachrichtigung einbezogen werden:

    • RICHTIG (Standard): Mehrere Mahnungsbenachrichtigungen werden in eine einzelne E-Mail kombiniert.
    • FALSCH: Für jede Mahnung werden separate Nachrichten gesendet, selbst wenn sie an denselben Lieferanten gehen.

    Wenn der Kundenparameter claim_aggregated_letter auf RICHTIG eingestellt ist, aber der Brief Bestellposten - gesammelt - Mahnung deaktiviert ist, wird keine Mahnung an den Lieferanten gesendet.

    acq_use_vendor_account_email

    Steuert, ob Benachrichtigungen nach Lieferanten-Datensatz oder nach Lieferanten-Konto kombiniert werden:

    • FALSCH (Standard): Benachrichtigungen werden nach Lieferanten-Datensatz kombiniert und an die E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet.
    • RICHTIG: Wenn ein Lieferant mehrere Konten hat, werden Benachrichtigungen nach Lieferanten-Konto kombiniert und an die mit dem entsprechenden Konto verbundene E-Mail-Adresse gesendet. 
    claim_continuous_item_level

    Für fortlaufende Bestellungen wird gesteuert, ob fehlende Exemplare, für die bereits eine Mahnung gesendet wurde, in die neuen Mahnungsbenachrichtigungen einbezogen werden. Wenn beispielsweise die Mai-Ausgabe einer Zeitschrift bis zu ihrem Mahndatum nicht eingegangen ist und die Ausgaben März und April ebenfalls nicht erhalten wurden, steuert dieser Parameter, ob März und April in der Mahnungsbenachrichtigung für die Mai-Ausgabe einbezogen werden.

    • RICHTIG: Vorherige Exemplare werden in die neue Mahnungsbenachrichtigung einbezogen.
    • FALSCH (Standard): Vorherige Exemplare werden nicht in die neue Mahnungsbenachrichtigung einbezogen.

     

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