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    手动创建采购订单行

    可译的
    要手动创建采购订单行,您必须有以下角色之一:
    • 采购操作员
    • 采购经理
    要为纸本和电子资源手动创建采购订单行采购工作流程的第一步),在书目记录中检索资源(见在Alma中检索),然后创建采购订单行。 有关可以从检索结果中创建的纸本和电子资源的采购类型说明,见采购类型工作流程和馆藏说明
    一般情况下,当为纸本单册或电子资源创建采购订单行后,Alma自动为采购资源创建新馆藏。 或者,也可以选择在手动创建采购订单行时不创建新馆藏,比如,在此前已手动创建过馆藏(见手动分配馆藏)。 也可以为服务手动创建采购订单行(例如访问网站或订阅计算机程序),无论是否添加馆藏。 购买可以是购买单册副本或资源库列表,或是在机构、共享区或网络区域的索引中没有馆藏的单册。
    对于电子资源,新的购买请求可以是主采购订单行 - 连接到馆藏的第一个采购订单行 - 或 附加采购订单行 - 例如更新用户数或资源库的新题名。 主采购订单行为资源创建馆藏;当尝试删除主采购订单行时,Alma会删除馆藏。 删除附加采购订单行不会影响馆藏。
    一条单独的采购订单行可以是仅一个电子资源的主采购订单行和用于一个或多个其他电子资源的附加采购订单行。
    为纸本和电子资料创建采购订单行的过程是相同的,每种资料类型特定的采购订单行信息除外(如下所示)。
    默认情况下,创建采购订单行(电子资源的主采购订单行)时,Alma自动创建新的馆藏单册并将其与采购订单行相关联。 创建多种采购订单行时,可以阻止Alma创建新的馆藏单册。 这在想要稍后添加馆藏或将现有馆藏连接到采购订单行时有用。 例如:
    • 已迁移了许多馆藏记录,并想为它们创建采购订单行。
    • 想要为一个长期订单更换供应商。
    有关在创建采购订单行时阻止Alma自动创建馆藏单册的更多信息,见增强员工对采购订单行馆藏创建的控制 视频(2:11 mins)。
    要添加没有馆藏的服务订阅采购订单行,见创建没有馆藏的服务订阅采购订单行
    要创建采购订单行:
    • 为书目记录创建采购订单行: 仓储中的信息(题名、单册、资源库列表以及其他)。 如果实体尚未在仓储中,您必须首先为其创建书目记录,并将其添加到仓储;见使用书目记录
    • 在采购订单行可以发送至打包之前,必须向采购订单行添加馆藏单册。
    • 采购订单行所有者指的是创建采购订单行的图书馆,而预设位置/访问 指的是下订订单的图书馆。
    • 一旦用特定购买类型创建了采购订单行,工作流程和馆藏/数据影响就会被固定并无法更改。 因此这是采购订单行创建过程中的关键步骤。
    • 点击查看how to handle one order to a vendor for both physical and electronic material and link them together.docx
    1. 检索要创建采购订单行的题名;见在Alma中检索
      请注意,您也可以使用检索外部资源(资源>编目>检索外部资源)查找例如OCLC或国会图书馆的题名(见检索外部资源)。 从检索外部资源结果列表,选择导入以在元数据编辑器中打开记录。 在元数据编辑器中,选择创建订单行&退出(Ctrl+Alt+O),订单行所有者和类型页面打开。
    2. 点击订购创建主采购订单行。 如果单册是电子资源并已有附带的主采购订单行,则点击 附加订单创建附加订单行。 打开采购订单行所有者和类型页面。
      采购订单行所有者和类型页面
      这也是在元数据编辑器中点击 创建采购订单行&退出 图标时打开的页面。
    3. 使用下表中提供的选项说明完成采购订单行所有者和类型页面上的字段。
      字段 描述
      采购类型
      为采购订单行选择采购类型。 推荐类型列表的顶端选项取决于点击访问此页面的单册。
      除了电子资源库和资源库列表外,无论在馆藏中点击了什么单册以进入此页面所有启用的购买类型都可用(当然,只是因为尝试以特定格式订购单册并不意味着任何供应商实际上有该格式的单册,在这种情况下,供应商可能会拒绝订单)。
      有关每种类型以及管理员如何启用/禁用这些类型的说明,见启用/禁用采购订单行类型。 另见采购类型工作流程和馆藏说明
      采购订单行所有者
      采购订单行所有者中选择拥有采购订单行的图书馆。 这可能会因为订购资源的图书馆/位置而不同(见步骤5)。
      此列表由系统管理员定义;见 添加/编辑机构图书馆。 列表中只显示与采购操作员/采购经理的范围相关的选项。
      创建多个资源库列表
      当选择的要订购的题名在书目记录中有多个856 $u条目(URL)并选择了电子购买类型选项时,会出现该选项。
      当选择此选项时,会出现资源库列表部分,可以在其中选择要订购的资源库列表(从资源库列表清单部分显示的URL)。 可以在资源库列表清单部分选择任何或全部资源库列表。 选择的资源库列表将与相同的采购订单行关联。 下图显示了具有多个856 $u条目的示例书目记录和通过选择此选项订购多个资源库列表。
      Multiple_URLs_856_Subfield_u_Fields_FMVersion.png
      有多个856 $u条目的电子资源(题名/书目记录)
      选择创建多个资源库列表选项和资源库列表清单部分
      为订单行创建的多个资源库列表(与一个订单行关联)
      有关创建多个资源库列表的更多信息,见手动订单: 创建多个资源库列表 视频(5:44 mins)。
      如果没有选择创建多个资源库列表,并且订购的书目记录中有多个856 $u条目,Alma随机选择一条856 $u来创建采购订单行。
      从模板加载
      可按需选择用模板加载采购订单行。
      当创建一个采购订单行(见此过程的最后一步)时选择 另存为模板创建模板。 欲知更多信息,见使用采购订单行模板
      使用序列生成条形码
      当Alma配置为自动生成条形码(见 配置条形码生成)并选择单次纸本采购类型以及作为 采购订单行所有者的图书馆后,出现使用序列生成条形码 字段。
      对于创建单册馆藏的任何纸本采购订单行都会显示此字段。 这些是在采购订单行类型映射表上启用的类型 (见 启用/禁止采购订单行类型) 有连续性 = 一次性馆藏格式 = 纸本
      为此字段选择以下选项之一:
      • 为采购订单行所有者选择图书馆层级条形码序列配置文件(见 配置条形码生成)。 如果没有图书馆层级的序列,使用机构默认设置。
      • 默认机构层级条形码序列配置文件。
      • 没有选择
      如果选择了一个序列,则在创建采购订单行后,Alma将使用自动生成的条形码创建单册。 
      为单册自动生成的条形码
      对于使用以下方法创建的订单,Alma将使用机构层级默认值或图书馆层级默认值,该图书馆层级默认值取决于辨识订单的图书馆信息:
      • EOD
      • 从API(实时订单)
      • 批准采购请求
      • 从连续订单接收过程接收新单册
      手动分配馆藏
      选择此字段以防止Alma自动为新的采购订单行创建馆藏单册。
      如果您为任何长期订单、任何服务或者选项 数字化 - 非归档纸本 - 归档(这两者都意味着没有馆藏的订单)创建采购订单行,不会显示此勾选框(除了 纸本 - 长期非专著订单
      如果阻止Alma为采购订单行创建馆藏单册,则创建采购订单行时不会创建新的馆藏。 要将馆藏附加到采购订单行(步骤7后),在最后一步不要选择 保存并继续。 而是选择 保存 并附加馆藏,如下:
      附加馆藏后,编辑采购订单行并继续订单工作流程。 对于纸本馆藏,必须在采购订单行打包之前手动将馆藏添加到采购订单行。
       
    4. 选择创建采购订单行
      如果选择 手动分配馆藏,将会出现确认对话框要求确认创建采购订单行但不创建馆藏。 点击确认继续。
      订单行概要选项卡显示。 该页面与纸本和电子订单的页面略有不同,主要是关于订购单册和供应商信息部分的字段不同。

     
    1. 采购订单行概要页面标题显示有关采购订单行的基本详情,包括其状态、类型和编号。 如果采购订单行有任何提示,它们将显示在页面的顶端。 如果状态为评估中评估中(续订),状态可选。 选择后,显示关联的试用。 您可以在配置采购复核规则中查看完整的提示列表。 选择概要框右上角的信息标志时,显示创建和更新的用户和日期。
    2. 概要 选项卡,按照要求输入采购订单行信息。 该表包括纸本和电子单册的字段。
      采购订单行可以与单册或馆藏记录相关联。 有关将采购订单行与馆藏记录关联的详情,见使用馆藏列表
      概要选项卡字段
      部分 字段 描述
      订购的单册(纸本单册 创建单册的数量(对于非长期订单必需) 要创建的馆藏单册的数量。 这些单册将添加到订购的单册部分的馆藏列表中。 选择编辑删除编辑或删除单册。
      迁移没有馆藏的采购订单行时,使用此部分创建新的馆藏。
      要附加已存在的馆藏,见上面的步骤6。
      图书馆/位置 选择想要订购指定数量的单册的图书馆位置(由管理员预定义的列表)。 这可能与采购订单行所有者不同(见步骤3)。
      要为其他图书馆位置订购单册,选择添加或者按回车。 选择想要订购单册的其他位置,并在 要创建的馆藏单册的数量 字段定义想要为该位置订购的数量。 对想要为其订购单册的每个图书馆位置重复此过程。
      选择新位置时,必须首先选择位置所在的图书馆。
      可在图书馆之间创建关系,便于图书馆之间可以互相提供单册(见在机构之间配置图书馆之间的读者服务)。
      单册政策 定义可以满足此单册请求的条件。 有关更多信息,见更新单册级别信息
      接收备注 添加文本内容通知接收操作员未创建馆藏单册的连续出版物或长期订单单册的预期位置。
      迁移没有馆藏的采购订单行时,此字段包含单册永久位置的图书馆/位置信息。
      可以在此字段输入多行文本,但要注意这些内容需要为一整个文本块不能带有换行符。
      在接收期间传送 选定后,接收采购订单行时,出现确认消息通知图书馆员订单被标记为传送,图书馆员必须打印感兴趣的用户列表。 欲知接收纸本资料的详情,见接收纸本资料
      在接收期间装订 选定后,接收采购订单行时,会出现一条确认消息通知图书馆员订单被标记为装订必须发送至装订。 欲知接收纸本资料的详情, 见 接收纸本资料。 另见装订(合并)单册
      订购的单册(电子单册 访问模型

      访问模型定义可以访问电子资源的并发终端用户数。 访问模型页显示在资源库列表中。 如果订单行的访问模型与资源库列表的访问模型的设置不同,更新资源库列表。 也可以通过更新订单行信息作业修改访问模型。

      有选项可以通过访问模型检索订单行。 在简单检索中,按照代码进行检索。 在高级检索中,有仅下拉列表描述。 有关更多信息,见管理访问模型。

        电子资源 采购订单行作为主采购订单行连接的电子资源。
      迁移没有馆藏的订单行时,使用此部分创建新的馆藏。
      要附加已存在的馆藏,见上面的步骤6。
      使用许可 从快速选择列表中选择与资源相关联的使用许可,显示在馆藏列表中。 有关使用许可的更多信息,见管理使用许可及其修订
      有相关电子资源的表格出现在此处。 该表包括所有资源,不管其订单行是主订单行还是附加订单行。 该表包括每个电子资源的以下信息:
      • 名称
      • 类型
      • 激活状态
      • 激活日期
      • 附加采购订单行 - 如果出现绿色勾选标记,此采购订单行是此电子资源的附加采购订单行。
      点击编辑打开电子资源库列表编辑器页面并编辑资源。
      供应商信息
      要在保存或发送采购订单后更改供应商,见在订单行和采购订单中更改供应商
      资料供应商(必填) 从供应商处订购的资料;从快速选择列表中选择。
      权限提供商(仅限电子资源) 供应商的界面;从快速选择列表中选择。 见 编辑供应商界面信息
      催缺宽限期(天数) 在预期接收/激活日期之后的宽限期(按天数),宽限期后采购订单行将发送到催缺任务列表(见 处理催缺)。 默认值取自单次采购订单行供应商账户详情页面的 催缺宽限期 字段(采访>采访基础 > 供应商),和连续采购订单行供应商账户详情页面的订阅宽限期字段。
      订购后(天数)预计接收/激活
      或者
      预计接收/激活日期
      只在其中一个字段中输入值。
      如果您在两个字段中输入值, 订购后(天数)预期接收/ 激活 字段被忽略。
      如果两个字段都留空,则预期接收日期默认为采购订单行发送给供应商的日期。
      选择订购后您希望接收纸本订单或激活电子订单的天数,或者从 日历 弹出窗口中选择预期接收/激活日期。 该值用于计算催缺日期(见 处理催缺)。 订购后预计接收/激活(天数)字段显示的默认值取自供应商帐户详情页面(见添加供应商和供应商账户)。
      创建没有馆藏的采购订单行时,该字段不会出现。
      当在此字段中输入值时,c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date 标签在Primo 获取选项卡被调用并显示为订购中直到 <日期>
      当该字段中无值时,c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date标签在Primo获取选项卡被调用并且显示为订购中
      您可以通过使用发现界面标签代码表页面自定义显示的值(见配置标签)。
      要为连续订单调用标签,创建具有预测模式的馆藏记录。 见预测模式
      电子激活订购后到期(仅限电子资源) 订购后激活任务到期的天数。 当到期日期过后,通知电子激活到期日期信件发送给分配有该启用任务的用户并在用户的任务列表中显示提示。 有关创建默认到期日期的信息,见 配置其它设置。 欲知更多信息,见管理电子资源激活
      欲知更多信息,见 添加到激活任务列表的到期日期 视频(6:35 mins)。
      订阅间隔 (仅对连续纸本单册)

      未使用预测模式时,连续订单的接收间隔以天为单位(例如一月30天,一季度90天,等等)。

      使用预测模式时,为期刊发行后并到达图书馆的预计天数。 如果期刊在发行日期之前到达图书馆,输入0。

      该值用于计算催缺日期(见处理催缺)。

      有关处理不同接收间隔的单册的信息,见下表中技术采访方法的说明(采访方法)。
      重新催缺间隔(天) 填充时,Alma会在初始催缺信件发送后在定义的间隔期发送重新催缺信件。 如果字段未填充,不会发送重新催缺信件。 当供应商账户详情页面的该字段填充时,在选择特定供应商账户时复制到订单行页面的相应字段,订单行详情页面的重新催缺间隔(天)字段中的更改会影响实际值。
      定价 码洋(必需) 一个单册副本的码洋,从该字段右侧的字段中选择货币。 对于小于1的值,输入前端的0。 例如: 0.44,不是.44
      折扣 (%) 如有折扣,则应用。Alma根据每个副本的码洋、折扣和订购的副本数自动计算采购订单行的总价。 采购订单行的总价显示在 净价 字段。
      如果供应商有定义 账户折扣百分比,该字段预先填充。 见添加供应商和供应商账户
      数量 要支付的单册数量。 指示一个1到100之间的数字。 采购订单行的总价等于数量乘以码洋。
      要注意 数量要创建的单册数 (纸本单册)可能会有所不同,比如通过“买二送一”的交易获得折扣的定价。
      欲知此功能的更多信息,见多个单册的订单行价格 视频 (2:27 mins)。
      在当前会计周期中支付的金额 当前会计周期迄今为止支付的总额。 此字段仅在创建后查看或编辑采购订单行时出现,并且仅用于订阅订单。 该值为编辑时计算的值因此无法进行检索。
      经费 经费(必需) 经费;点击添加行从快速挑选列表中选择并输入其他值。
      虽然默认选项是100%分配经费,也可以在多个经费中分配采购订单行的费用。 要在列表中添加经费,选择经费,规定经费所涵盖的费用百分比,选择添加经费或按回车。 在经费名称栏中显示经费链接,可以点击并打开该经费的订单行相关的事务。
      如果经费服务于采购订单行所有者的图书馆、有效、分配且涵盖在当前的会计周期中,或如果经费规则允许预支款在会计周期之外,该经费对采购订单行可用。 经费在订购时不一定有余额。
      当采购订单行被保存时,将创建预支交易。 如果不是100%的金额分配给经费,基于每笔经费的相应金额点击重新分配行重新分配经费金额百分比。
      百分比 码洋 的百分比对经费分配仍然有效。 当 金额 字段更新时,该字段随之更新。
      金额 码洋 的金额对经费分配仍然有效。 当 百分比 更新时,该字段随之更新。
      采购订单行详情 采访方法 采购订单行的采访方法类型。 有关可用采访方法的详情,见下表(采访方法)。 要启用或禁用方法,或配置默认方法,见配置采访方法
      资料类型

      资料类型 - 如书籍、电子杂志或光盘 - 由单册代表的。 可用选项取决于单册是纸本或电子。 有关自定义资料类型标签的信息,见配置纸本单册资料类型描述

      当订单行中的资料类型更新时,所有单册都更新为相应的资料类型。

      创建没有馆藏的采购订单行时,不会出现该字段。

      免费

      如果需要创建不收费的订单行,但采访方法,例如使用许可升级,仍要求收费选项,会显示该复选框。 选定后,经费定价部分会隐藏。 选定复选框并保存订单行后,订单行的任何ENC事务都会删除,或不再为新订单创建事务。 当订单行有任意以下采访方法时字段可见: 使用许可升级采购批准计划,或在供应商系统采购

      发票状态 此字段默认设置为 没有发票 并且不应该被修改。 Alma按需自动更新该字段。
      发票到达时,发票行与采购订单行相关联:
      • 如果是单次采购订单行,发票状态将默认设置为 已全部开具发票,这是采购订单行的唯一发票。 但是,您可以在添加发票行对话框(见 添加发票行对话框字段)里修改使用已全部开具发票字段发票行的状态从而修改采购订单行发票状态。
      • 加载EDI发票时,如果发票行中的单册数(在全部以前关联到此采购订单行的发票中添加的单册数)小于关联的采购订单行中的单册数,采购订单行将被标记为部分已开发票
      • 如果采购订单行是连续的,发票状态将一直是部分已开发票,因为系统假设会定期收到发票并且连续的采购订单行从未完全开具发票。
      这对采购订单行工作流程的影响如下: 如果将单次采购订单行设置为 全部已开具发票 并且单册被接收/被激活,则采购订单行关闭。 如果采购订单行设置为部分已开发票,它保持等待发票状态直到修改 (手动或者通过接收新发票)为全部已开发票
      当订购的单册等于或小于相关发票行中开发票的单册时,发票状态设置为全部已开发票
      删除发票/发票行,或从发票行移除订单行时,Alma检查订单行是否与其他发票行关联及其状态。 如果状态为有效且没有更多关联的发票行,发票状态设置为无发票
      删除发票可以移除支出并重新计算取消预支。 要移除取消预支(当移除与采购订单行相关联的唯一发票时), 手动设置采购订单行的 发票状态部分已开发票。 见 从采购订单行或手动创建发票
      报告代码
      二级报告代码
      三级报告代码
      经费属性的附加分类。 要配置这些代码,见配置报告代码
      紧急
      您是否想加急这个单册的订单。 紧急图标 出现在采购订单行详情页面的相关单册旁。
      手动打包 是否启用将采购订单行手动打包到采购订单。 有关采购订单行打包的详情,见 将采购订单行打包成采购订单
      取消限制
      是否在取消采购订单行时显示包含警告的取消限制备注。 (要继续取消采购订单行,用户必须点击确认。) 取消限制图标 出现在采购订单行详情页面上的相关单册旁。
      取消限制备注 取消采购订单行时要显示的警告文字。
      标识符 要订购的单册的ISBN / ISSN。 默认情况下,该字段由书目/导入记录的ISBN / ISSN(020/022)字段中的第一个标识符填充。 您可以选择不同的值。 如果ISBN编号为13位且启用display_isbn_13_in_predefined_result参数,显示全部13位数。 如果禁用该参数,标识符显示10位数。 见配置其他设置
      建议的标识符 指定要订购的单册的ISBN/ISSN的标识符。
      供应商参考编号 供应商提供的Alma中采购订单行的参考编号。 充当在Alma中识别采购订单行的匹配标识。
      当和EDI供应商交流时,SLI 字段是供应商参考编号匹配标识。 LI 字段是采购订单行参考编号的匹配标识。
      此字段也用作更新馆藏导入配置文件的匹配点。
      供应商参考编号类型 供应商参考编号的类型。 可用选项由Ex Libris预定义。
      给供应商的备注 给供应商的备注。 保存采购订单行时,在此字段中输入的备注被移至备注选项卡。
      供应商发票号码 当从EOD文件加载采购订单行时出现。 见使用导入配置文件导入记录
      续订 欲知更多信息,见编辑采购订单行信息 - 续订
      附加(此部分默认收起) 已关联的订单行 目标订单行,在字段右侧点击 查找 从显示的列表中选择采购订单行。
      取消采购订单行时,如果具有关联的采购订单行,则会显示警告消息。
      该字段的关系是单向关系: 该采购订单行与目标采购订单行相关联,但不是反向的。 该字段的一个实际例子是订购多部分的连续出版物。 建议有一个主要采购订单行(含有经费信息)用于订阅,一个附加技术采购订单行用于对要在不同间隔接收的每个单册。
      您只能将当前的采购订单行与一个目标采购订单行相关联。 目标采购订单行显示在此字段中。 请注意,关联的订单行选项卡仅列出与之相关联的采购订单行(反向关系),而不列出此字段中选择的采购订单行。
      来源类型 源自当前采购订单行的来源。 对于导入的行,选择链接打开包含来源详情的相关页面;例如,MARC记录简单视图 页面,或者 导入作业详情 页面。
      附加采购订单行参考
      要识别的当前采购订单行的参考代码。
      请注意:此处的附加这里指参考;该字段与采购订单行是否是主采购订单行或是附加订单行无关。
      采访方法
      采访方法 描述
      批准计划 供应商按协议将机构需要的任何内容以EOD格式发送至机构。 这种采购订单行不发送给供应商,但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。 定价和经费信息是该方法的必需信息。
      除了报告中的显示方式外,该方法的行为与 在供应商系统中采购 方法相同。
      受托者 机构同意主办政府出版物并提供免费使用。
      • 除了报告中的显示方式外,该方法的行为与交换赠书以及技术方法相同。 (这种采购订单行不发送给供应商,但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。)
      • 定价和经费信息不是该方法的必需信息。
      • 资料提供者的值可为政府组织。
      交换 机构同意与另一机构交换资源。
      • 除了报告中的显示方式外,该方法的行为与受托者赠书以及技术方法相同。 (这种采购订单行不发送给供应商,但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。)
      • 定价和经费信息不是此方法的必需信息。
      • 资料供应商 可以是另一个图书馆。
      有关交换方法的更多信息,见采访交换项目中的建议工作流程
      赠书 供应商向机构赠送资源。
      • 除了报告中的显示方式外,该方法的行为与受托者交换以及技术方法相同。 (这种采购订单行不发送给供应商,但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。)
      • 定价和经费信息不是此方法的必需信息。
      • 资料供应商 可以是私人或者非商业组织。
      法定缴送 法定缴送允许采购订单价值为零并通知供应商,发送不同版本的采购订单行订单信件既不要求经费也不要求价格。 见处理法定缴存
      采购 机构采购资源,当采购订单被批准时,通过EDI或电子邮件将订单和续订发送给供应商。
      有关管理供应商和供应商帐户的详情,见管理供应商
      如果在其他设置(在采访配置中)的映射表页面中将参数po_line_send_notification_to_vendor_on_renewal设置为true, 当订阅续订时,通知将发送给供应商(见配置其他设置)。
      在供应商系统中采购 使用外部供应商系统处理采购。 这种采购订单行不发送给供应商,但是它们被打包成采购订单并被标记为发送直到它们被接收/激活。 定价和资金信息是此方法的必需信息。
      除了报告中的显示方式外,该方法的行为与批准计划方法相同。
      技术 与没有馆藏或从外部系统迁移的单册的服务订购订单相关。 通常用于支付一次并接收多个资源的多部分订单。
      如果订购多部分连续出版物,建议有一个用于订阅的主采购订单行(含有经费信息),以及一个附加技术采购订单行用于不同间隔接收的每个单册。 然后将每条技术采购订单行与主采购订单行相关联。
      如果正在处理纸本和电子混合订单,建议有一个用于电子馆藏的主采购订单行(含有经费信息),以及一个用于纸本资料的附加技术采购订单行(以便接收此材料)。 然后,将技术采购订单行与主采购订单行相关联。
      • 除了报告中的显示方式外,该方法的行为与受托者交换赠书方法相同。
      • 定价和经费信息不是此方法的必需信息。
    3. 描述 选项卡,按要求修改字段。 全部字段(除标识符类型)都是文本形式且仅供参考。
      采购订单行的描述在创建采购订单行时创建并且与关联记录的编目信息无关。 比如,创建采购订单行的题名为化学概述,则采购订单行的描述标题为化学概述。 如果之后将题名改为有机化学概述,则采购订单行的描述标题不会自动更改。 如果希望采购订单行的描述标题随着编目记录题名更新,需要使用采购订单行的更改书目参考链接或选择重新载入书目数据按钮
      • 对于访问服务订阅、数据库服务一次性、数字非归档、其他服务一次性、其他服务订阅和纸本归档档订单,唯一的字段是描述
      • 对于电子书单次、电子书长期订单、电子书订阅、电子题名单次、电子题名长期订单、地图、乐谱、纸本单次、纸本长期订单专著,纸本长期订单非专著、印刷型书籍单次和印刷型书籍长期订单的订单,字段为:
        • 题名
        • 著者
        • 标识符
        • 出版地
        • 出版日期
        • 连续出版物
        • 装订
        • 供应商题名编号
        • 标识符类型
        • 出版商
        • 版本
        • 卷/部分/编号
        • 语言
      • 对于电子期刊单次、电子期刊订阅、印刷型期刊订阅、印刷型期刊单次、纸本订阅和电子题名订阅的订单,字段为:
        • 题名
        • 标识符
        • 供应商题名编号
        • 出版商
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    4. 提示 选项卡中查看从采购订单行生成的提示。
      以下是Alma生成的常见提示列表。 您可以在配置采购复核规则中查看完整的提示列表。
      • 等待续订 – 当自动续订计算的续订日期晚于订购日期生成。 续订的采购订单行出现在等待续订任务列表中,并显示该提示。
      • 此订购资源有一个有效的重复订单 – 当资源有重复订单时生成。
      • 必备信息丢失或错误 – 如必备信息丢失或者错误,在列表中点击编辑完成或更正信息。
      • 订单已存在馆藏中 – 如果您的馆藏中已经存在订购的资源,您可以查看您的馆藏中与订购单册匹配的单册。
      • 过期采购订单行 – 在设置订单或预期接收/激活日期之后的预期天数内,订单行未被接收/激活(见处理催缺)。
      • 该采购订单行存在的开放催缺 – 采购订单行已发送到催缺任务列表(见处理催缺)。
    5. 发票行选项卡,查看、添加或编辑与采购订单行相关联的任何发票行。 有关发票行的信息,见从采购订单或手动创建发票
      • 可用选项取决于用户权限。
      • 一个采购订单行可能与多个发票行相关联,但一个发票行只能与一个采购订单行相关联。
    6. 相关联的采购订单行 选项卡中可以查看与当前采购订单行相关联的采购订单行。
      此选项卡中显示的采购订单行:
      • 由Alma自动关联到该采购订单行。
      • 在其他采购订单行概要 选项卡的附加部分的已关联的采购订单行字段中,手动关联到当前采购订单行。
      如果当前采购订单行与目标采购订单项相关联(这与该选项卡上显示的采购订单行的关系相反),目标采购订单行将显示在该采购订单行概要 选项卡附加部分的已关联的采购订单行字段中。
      此选项卡上的过滤器用于关联类型列;过滤器可以为以下值:
      • 全部 - 显示全部已关联的采购订单行
      • 题名相同 - 显示关联到资源且与资源题名相同的采购订单行。
      • 馆藏资源相同 - 显示与该采购订单行相同的单册(或资源库列表等)相关联的采购订单行。
      • 用户定义关联 - 显示由用户手动与该采购订单行相关联的采购订单行。
    7. 通信 选项卡开始与供应商的新通信,或者如果通信已经存在,可以输入对供应商的回复详情和/或用于追踪与供应商的通信。 欲知该选项卡的详情,见 与供应商通讯
    8. 感兴趣的用户 选项卡中可以管理对采访感兴趣的用户。 有兴趣的用户会收到有关采购订单行更改的通知。 您也可以选择在接收、激活或续订单册和/或单册时为读者设置预约时通知感兴趣的用户。 提醒与感兴趣的信件一起发送。 采购请求的请求者自动定义为感兴趣的用户。
      要添加感兴趣的用户,检索用户,点击添加感兴趣用户,选择以下选项(如果可用)并点击添加用户。 将用户添加为感兴趣的用户。  
      • 感兴趣的用户选项卡仅在有馆藏的采购订单行中显示。 在订单行类型映射表中资料类型定义为通用的订单行类型将不会含有感兴趣的用户选项卡。有关订单行类型映射表的信息,见启用/禁用采购订单行类型
      • 您可以使用po_line_remove_interested_users参数删除关闭和取消的订单行中的感兴趣的用户(见配置其它设置(采访))。 当每周订单行 - 删除感兴趣的用户系统作业运行时,所有符合条件的感兴趣的用户移除(见查看已计划作业)。
      • 如果订单行通过采购请求创建,接收/启用时通知用户取消时通知会默认启用。 如果采购请求为纸本类型,感兴趣的用户选项卡的保留单册复选框不会启用。
      • 在接收/激活时通知用户 – 选定后,当单册到达图书馆的接收部门时,Alma向用户发送电子邮件。 仅当选定该项并且为用户配置了电子邮件地址时才会发送电子邮件。
      • 预约单册 – 此选项仅在处理纸本单册时显示。 选定后,Alma会为用户创建一个单册的预约请求。 如果为多个用户选择此项,Alma将随机选择一个用户,并为此用户创建预约请求。 预约请求仅在接收期间创建(当点击接收时,即使单册保存在部门中)。
      • 续订时通知 – 此选项仅为连续性订单出现。 选定后,Alma在订单发送至手动续订后向用户发送通知续订信件。 仅当选择了该项并且为用户配置了电子邮件地址时才会发送电子邮件。
      • 通知取消 - 选定时,Alma在订单取消时向用户发送电子邮件。 仅当选择了该项并且为用户配置了电子邮件地址时才会发送电子邮件。
      单册的请求日期与订单日期相同。 如果单册存在其他请求,请求优先级根据机构配置的角色处理。 取书位置是订单行中所指定的单册位置的流通台。
    9. 历史选项卡中查看采购订单行的更改历史。 这些包括状态、价格和经费分配的变化。 有关详情,见历史记录选项卡
      对经费、价格、经费百分比或影响交易的其他事项的变更(预支,支出,取消预支)与交易单册的值在字段名称列中显示。 这是系统过程的结果,如转期。
    10. 备注选项卡中为采购订单行添加、更新或删除备注。 欲知详情,见备注选项卡
    11. 附件选项卡中为采购订单行添加、更新或删除附件。 欲知详情,见附件选项卡
    12. 输入订单行信息后,选择以下选项。 如果保存采购订单行且订购的单册记录太简单,可能会收到一个警告和一个确认对话框。 见 处理简单记录级别 获取有关简单记录的更多信息。
      • 保存并继续 – 保存输入的信息,采购订单行进行到工作流程的下一个阶段(未选中复查规则未)。 有关采购工作流程的更多信息,见采购工作流程。 如果采购订单行有任何提示,它们将显示在确认对话框中。 您可在 配置采购复核规则中查看完整的提示列表。
        如果您选择手动分配馆藏当您开始这个过程时, 点击保存 以保存采购订单行, 将馆藏附加到采购订单行, 重新编辑采购订单行, 确保所有剩余的字段都是完整和正确的, 然后点击 保存并继续
      • 保存 – 保存输入的信息,并且采购订单行保持在当前的工作流程阶段(如果手动创建了采购订单行,那么它仍然在 复查中)。 如果手动分配馆藏,如果不确定是否想让采购订单行进行到采购工作流程的下一个阶段,或者如果从催缺页面编辑采购订单行,使用此选项。
        如果从催缺界面编辑采购订单行,点击保存保存修改的信息。
      • 保存并请求评估 – 保存输入的信息并请求试用。 如果订单行分配给您但您没有试用操作员/试用经理角色,使用该选项。 采购订单行状态更改为 评估中 并转到管理试用页面,出现状态请求,试用操作员/试用经理可以访问它并在评估工作流程中继续步骤3。 此选项仅对创建馆藏的电子采购订单行可用。
      • 保存和开始试用 – 保存输入的信息并开始试用。 如果您有试用操作员/试用经理角色,订单行分配给您且希望开始试用,使用该选项。 采购订单行的状态更改为评估中,并打开试用详情页面(继续评估工作流程的步骤3)。 此选项仅对创建馆藏的电子采购订单行可用。
      • 立即订购 – 使用户能够处理采购订单行的订单,将采购订单行移至采购工作流程,在打包(采购工作流程中的步骤4)和发送之前对其进行规范化和验证。 有关采购订单行打包的更多信息,见 将采购订单行打包成采购订单。 如果选择立刻下订,将在订单发送处理后发送现在订购信件。 供应商使用订单列表信件接收订单。 关于有关这些信件的信息,见配置Alma信件
      • 取消行 – 订单行已取消(见取消采购订单行)。
      • 延期 – 采购订单行延期并且出现在复查延期任务列表直到它重新激活(返回常规采购工作流程的步骤2)或取消。 关于延期采购订单行的更多信息,见延期采购订单行
      • 与OASIS集成 - 对于在资料提供者字段中有OASIS的订单行,您可以选择该按钮自动发送订单到OASIS。 见检查可用性和定价
      • 重新链接 – 更改采购订单行链接的书目记录(见重新链接采购订单行)。
      • 删除 - 删除采购订单行(见删除采购订单行)。
      • 更改书目参考 – 更改采购订单行的书目记录。 见更改书目参考
      • 保存为模板 — 输入的字段值将作为模板的一部分保存。 见使用采购订单行模板

    处理采购订单行模板

    采购订单行模板保存了一系列采购订单行的配置信息,可用于创建新的采购订单行。 这样可以节省创建采购订单行的时间,因为不必每次都输入这些配置。 保存模板时,可以选择删除已存在的模板(如果是模板的创建者)。 模板可以被保存为公共的或私人的。 加载模板时,可以从私人模板和全部公共模板中选择。
    采购订单行概要选项卡页面上的以下字段将作为模板的一部分保存:
    • 订购的单册部分:
      • 要添加的单册数(纸本单册)
      • 图书馆/位置(纸本单册)
      • 使用许可(电子单册)
      • 单册政策(纸本单册)
      • 接收备注(纸本单册)
    • 供应商商信息部分:
      • 资料供应商(纸本和电子单册)
      • 或预计接收日期(纸本单册)
      • 订购后的预计激活期(天数)(电子单册)
      • 或者预计激活日期(电子单册)
    • 定价部分:
      • 总定价(纸本单册)
    • 经费部分:
      • 经费(纸本和电子单册)
        将经费作为模板的一部分保存时,Alma保存经费代码。 当从模板加载时,Alma始终从当前会计周期加载经费。
    • 采购订单行详情部分:
      • 采访方式(纸本和电子单册)
      • 报告代码 / 二级报告代码 / 三级代码(纸本和电子单册)
      • 给供应商的备注(纸本和电子单册)
      • 资料类型(纸本单册)
      • 紧急(纸本单册)
      • 手动打包(纸本和电子单册)
      • 取消限制备注
    • 续订部分:
      • 续订日期(纸本和电子单册)
      • 续订提醒期(天数)(纸本和电子单册)
    • 附加部分:
      • 装订/在接收期间传送(纸本单册)
    要添加或编辑采购订单行模板:
    1. 按照手动创建采购订单行的过程(见上;要编辑模板,在 从模板加载 字段选择模板,如步骤6所述)。 输入(或编辑)相关字段。
    2. 保存采购订单行时,点击另存为模板。 显示另存为模板弹出窗口。
      另存为模板
    3. 输入模板名称。 要替换已存在的模板,在已存在的模板中选择当前模板。 请注意模板名称不能包括分号、逗号或斜杠(否则影响后续检索)。
    4. 选择保存。 如果要替换已存在的模板,在确认对话框中点击确认。 保存模板。 请注意,这种情况下不会创建采购订单行。
    每个人都可以使用公共模板,但只有模板所有者或采访管理员可以编辑或删除模板。

    与供应商通信

    要与供应商通信,您必须具有以下角色之一:
    • 采购操作员
    • 采购经理
    • 供应商经理
    可以在采购订单行详情页面的通信 选项卡与供应商通信。 通信可以由以下任意内容组成:
    • 给供应商发送新邮件
    • 输入供应商的回复
    • 向供应商发送回复
    从该选项卡与供应商通信并由电子邮件发送。 必须手动输入供应商的所有回复,包括通过电子邮件收到的内容。
    在处理催缺时,如果满足以下全部条件,Alma将自动向供应商发送电子邮件通知消息:
    • auto_claim参数(用于一次性纸本采购订单行)或auto_claim_co参数(用于连续性纸本采购订单行)设置为Y(见配置其他设置)。
    • 电子邮件采购订单行催缺信件已启用(见启用/禁用信件)。
    • 供应商的电子邮件地址已配置。
    • 从采购订单行的预计接受日期+催缺宽限期以来已过了一天(见处理催缺)且供应商没有传递资料。
    • 只要满足上述条件,就会自动将用于纸本采购订单行的消息发送给供应商。 可以为单个单册向供应商多次发送消息。 有关更多信息,见处理催缺
    • 如果供应商配置了EDI催缺(见 电子数据交换(EDI))并且启用了EDI采购订单行催缺信件,只要满足上述条件所有采购订单行类型的自动催缺会使用EDI发送(见 处理催缺)。使用EDI发送的催缺不会显示在此选项卡中。从使用EDI的供应商处收到的催缺回应将显示在备注选项卡中。
    • 当从此选项卡手动发送催缺时,不管供应商是否配置为EDI催缺都会通过电子邮件发送催缺,。
    • 当催缺通知通过电子邮件发送给供应商时,如果组织单位(图书馆)有 催缺回复 电子邮件类型,则该电子邮件将用于催缺通知电子邮件的来自 地址。 要使用采购订单行催缺信件中的来自地址 而不是图书馆的电子邮件地址,从组织电子邮件(见管理机构和图书馆)中移除催缺回复电子邮件类型并在联络信息中编辑电子邮件地址,清除催缺回复 电子邮件类型。 关于配置信件的信息,见配置Alma信件
    • 当通过电子邮件向供应商发送采购订单时,如果组织单位(所属图书馆)有订单回复电子邮件类型,在电子邮件的发件人地址中使用该电子邮件。
    如果客户参数未设置为自动,可以按需手动给供应商发送电子邮件。

    发送电子邮件给供应商

    以下过程描述如何通过电子邮件与供应商通信。
    要向供应商发送电子邮件
    1. 检索并编辑采购订单行。
    2. 在采购订单行详情页面的 通信 选项卡中选择以下选项:
      以下是开始通信对话框的示例。 除了包含前一条消息且主题来自之前的消息外,回复对话框一样。
      开始通信弹出窗口
      以下两个步骤仅与新通信有关。 如果正在回复供应商的通信,继续至步骤5。
      • 顶端功能列表中的开始通信 — 与供应商开始新的通信。 出现开始通信对话框。
        仅当采购订单行概要页面的 概要选项卡中指定了供应商时,此选项可用。
      • 回复 - 回复来自供应商的通信。 出现回复对话框。
    3. 信件的正文将自动填写有关采购订单行的信息。 选择 催缺 作为 类型 将接收的最后的单册详情添加到信件。 催缺也会使用供应商的催缺地址发送信件。 全部其他通信类型使用供应商的首选电子邮件地址。
      有关在给供应商的信件中演示采购订单行信息的视频,见与供应商的通信中的采购订单行信息 视频 (3:40mins)。
    4. 主题 字段,推荐输入采购订单编号和/或采购订单行编号。 虽然可以输入任何文本,但是包含采购订单编号和/或采购订单行编号的主题可使与供应商的通信更清晰。
    5. 正文字段,输入电子邮件的文本内容。 可用时,该字段预先填充以下内容:
      • 订单行参考编号
      • 题名
      • 著者
      • 出版日期
      • 出版地
      • 出版者
      • 订单日期
      • 总额
      • 单位价格
      • 已到的单位数
      • 已下订的单位数
    6. 如果要在电子邮件中发送附件,选择文件名称。
    7. 可选择添加相关的URL和备注(包含在附件中而不是信件XML)。
    8. 选择发送。 电子邮件将发送给供应商,并显示在通信列表中。
    要查看与通信相关联的消息,在主题列点击相关条目。 出现消息 选项卡,包含发送给供应商的通信。
    发送给供应商的信件基于对话信件。 信件使用供应商的首选电子邮件。 如果没有可用的首选电子邮件,使用订单电子邮件。 要自定义信件,见 配置Alma信件
    要删除会话及其全部回复, 选择删除

    输入供应商的电子邮件回复

    供应商对通信的回复不会自动记录在通信选项卡中,必须手动输入。 以下过程描述如何输入供应商的电子邮件回复。
    要输入供应商回复:
    1. 通信 选项卡, 选择下列选项:
      • 选择要输入回复的电子邮件。 发送的电子邮件的文本显示在消息选项卡中。选择添加回复
      • 选择添加回复
      打开添加回复弹出窗口。
      添加回复弹出窗口
    2. 正文 文本框中, 输入供应商的回复。
    3. 如果接收带有附件的电子邮件,将附件保存为文件然后选择回复的文件名称。
    4. 可选择添加相关的URL和备注。
    5. 选择回复。 供应商的电子邮件回复将保存到Alma。
    选择 附件选项卡查看与通信相关联的附件详情。 您还可以通过在显示字段中配置信息并点击添加附件从此页面添加新附件。
    要在附件选项卡中查看附件,选择下载

    替换与电子订单行关联的资源

    编辑电子订单行(资源库/资源库列表)时,用户现在可以选择取消现有资源与订单行的关联,并替换为与机构区、共享区或网络区关联的其他电子资源。 此外,说明资源关联到哪个“区”的指示添加到订购的单册表格中,并为Alma中用于指示资源“可用”或“不可用”的颜色。



    使用“替换资源”功能会防止用户删除与错误的电子资源关联的订单行。 作为网络区一部分的机构及其电子资源由网络区管理时(采购在本地管理)可以:

    • 创建与电子资源关联的本地订单行。
    • 发送订单给供应商。
    • 一旦资源可用,要求网络机构在网络区中启用电子资源并“可用”。
    • 使用新功能将与订单行关联的资源替换为网络区中可用的资源。

    订单行没有使用许可而网络区资源有使用许可时 - 网络区使用许可会与订单行关联。 订单行有许可且网络区资源也有许可时 - 网络区使用许可不会与订单行关联

    该操作对任意类型为“电子”的资源类型可用,且替换的资源类型必须为相同“类型”。例如,如果来源资源为“电子资源库列表”,只有“电子资源库列表”可以选为新资源。

     

    替换的资源与不同的书目记录关联时,订单行会与新书目记录关联且会有弹窗提醒用户是否保留取消关联的资源。 用户选定删除电子资源且资源的书目记录没有关联的其他馆藏时,会有弹窗显示处理该书目记录的选项(取决于pol_handle_childless_bib参数的设定)。

    有关该参数的更多信息见这里

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