Solicitudes en Alma
Esta página describe las solicitudes en Alma, incluidas los diferentes tipos de solicitudes, las páginas en Alma desde las que se puede acceder a las solicitudes, la cola de solicitudes, las solicitudes de recursos compartidos y las tareas de solicitudes. Para el flujo de trabajo de solicitudes a partir de las diferentes formas en que una solicitud puede entrar en el sistema de Alma a través del escaneo y el procesamiento final, vea Flujo de trabajo de solicitudes de recursos.
Para enlaces a todas las páginas de la documentación principal de los servicios al usuario, consulte Servicios al usuario.
Una solicitud de recurso (o simplemente "solicitud") es para la adquisición, manipulación, movimiento o procesamiento de inventario. Las solicitudes son introducidas en Alma antes de ser cumplidas: una solicitud activa es una solicitud que se introdujo en Alma y está en alguna etapa de procesamiento; una solicitud terminada o caducada ya no está en proceso. Una solicitud inactiva es una en la que no hay ejemplares disponibles para procesar la solicitud, aunque todavía está en la cola.
Las solicitudes rechazadas, tanto activas como inactivas, aparecen en los informes a pesar de que las solicitudes inactivas no pueden ser recuperadas en la Interfaz de usuario de Alma. Para más información, véase Filtrar resultados usando el marcador de solicitudes activas.
Las solicitudes pueden ser introducidas por los usuarios usando un sistema de servicios al usuario, como por ejemplo Primo. Las solicitudes también pueden ser introducidas manualmente en Alma por bibliotecarios o generadas internamente por Alma. Muchas solicitudes crean un proceso de flujo de trabajo y/o una tarea en la lista de Tareas (véase Tareas en la Lista de tareas).
Tipos de solicitud
Alma gestiona muchos tipos de solicitudes. Algunos tipos de solicitud descritos abajo quizás no estén disponibles en su institución, y algunos tipos adicionales (órdenes de trabajo) pueden ser definidos por su administrador. La siguiente tabla describe todos los tipos de solicitudes que se puede llegar a encontrar en el curso de la gestión de los servicios al usuario.
| Tipo de solicitud | Descripción |
|---|---|
| Servicios técnicos de adquisición | Una solicitud de orden de trabajo para realizar alguna clase de servicio técnico, por ejemplo copiar catalogación. |
| Reserva anticipada | Una solicitud de usuario para reservar un recurso (tal como una sala o un libro que no puede ser retirado) por un periodo de tiempo de específico. |
| Tomar en préstamo | Una solicitud de recursos compartidos realizada por un usuario local y satisfecha por otra institución. Implementada como una solicitud de salida ILL. |
| Digitalización |
Una solicitud de orden de trabajo para copias digitales de un recurso físico o electrónico. Esto es usado habitualmente para hacer una copia de un capítulo de un libro o de un artículo para un usuario o un grupo de estudiantes, y puede requerir autorización de derechos de autor. Los tipos de solicitudes de digitalización son:
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| Reserva general | Una solicitud de usuario para reservar un recurso para su recogida en una determinada ubicación (para registros bibliográficos con existencias pero sin ejemplares). |
| Prestar | Una solicitud de recursos compartidos realizada por un usuario de otra institución y satisfecha por la institución local. Implementada como una solicitud de entrada ILL. |
| Biblioteca | Cualquier solicitud interna, típicamente generada por otra solicitud. Por ejemplo, una solicitud de obtención en préstamo podría generar una solicitud de movimiento, la cual es un tipo de solicitud de biblioteca. |
| Compra | Una solicitud para adquirir un título físico o una licencia para un título electrónico. Véase Solicitudes de compra |
| Recurso | Un término genérico para cualquier solicitud de servicios al usuario o de recursos compartidos. Esto puede ser para un ejemplar que puede ser retirado, como un libro, una solicitud de servicios técnicos para encuadernar un ejemplar, o una solicitud para reservar una sala o una pieza de equipamiento. |
| Compartir recursos | Una solicitud de un usuario en una institución satisfecha por otra institución, como opuesta a una solicitud de servicios al usuario. |
| Restaurar | Una solicitud de movimiento para devolver un ejemplar en una ubicación temporal a su ubicación permanente. |
| Enviar | Una solicitud para enviar un ejemplar, físico o digital (por correo electrónico). |
| Tránsito para volver a colocar en estanterías | Una solicitud de restauración para un ejemplar que fue devuelto después de una solicitud de préstamo. |
| Orden de trabajo |
Una solicitud para realizar una acción con un ejemplar físico, como por ejemplo digitalizar o encuadernar (arreglar) el ejemplar. Una orden de trabajo envía un ejemplar al departamento de órdenes de trabajo que puede gestionarlo, el cual lo devuelve luego a su ubicación una vez que ha terminado.
Las órdenes de trabajo son definidas en la página de Tipos de órdenes de trabajo. Una orden de trabajo puede pasar por diversas etapas; en cada etapa, la orden de trabajo tiene un estado, llamado tipo de proceso. Por ejemplo, una solicitud de encuadernación puede tener los tipos de proceso Enviar al taller de encuadernación, Preparación de la encuadernación, En proceso, etc. Los tipos de proceso son definidos en la página de Estados de tipos de orden de trabajo; véase Configurar estados de tipos de orden de trabajo. También véase Configurar nombres de tareas de solicitud.
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Solicitud de reserva anticipada
Reservar anticipadamente ejemplares en Alma reserva recursos para un usuario que serán usados durante un plazo de tiempo determinado. Por ejemplo, si un investigador ha localizado importantes recursos en el catálogo de una biblioteca y solo puede estar en la biblioteca en un horario específico, el investigador puede crear una solicitud de reserva anticipada para reservar esos recursos para ese horario. Esto proporciona derechos exclusivos sobre los materiales reservados mientras el investigador está físicamente en la biblioteca, haciendo así un uso óptimo de su limitado plazo de tiempo.
Reservar recursos anticipadamente también puede ser usado para ejemplares muy demandados con un limitado número de copias. Por ejemplo, los recursos movidos a un área reservada a cursos pueden ser configurados para ser objeto de solicitud usando solicitudes de reserva anticipada, utilizables por un período de tiempo definido antes de que el ejemplar deba ser devuelto. Para más información, véase Reserva anticipada.
Para más información sobre Reservas anticipadas, véase Solicitudes de reserva anticipada en el kit de Capacitación de Fundamentos de Alma.
Páginas para gestionar solicitudes
Se pueden buscar numerosos tipos de solicitudes usando el cuadro de búsqueda permanente que aparece en la parte superior de cada página; véase Búsqueda en Alma.
Para más información, consulte Mover y crear solicitudes. (3:17 minutos)
Alma incluye varias páginas que muestran o permiten modificar solicitudes, dependiendo de su rol de usuario y su departamento. Para cambiar su departamento, véase Selector de Biblioteca/Mostrador en El Menú permanente. A muchas de las páginas de abajo también se puede acceder seleccionando una tarea en la Lista de tareas; véase Tareas en la Lista de tareas.
| Página | Ruta | Tipos de solicitud | Roles | Descripción | Más información |
|---|---|---|---|---|---|
| Ejemplares de la estantería de reservas activas | Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Ejemplares de la estantería de reservas activas | Ejemplar físico | Operador de solicitudes |
Una vez que un ejemplar que fue solicitado por un usuario es retirado de la pila, el mismo es enviado a la estantería de reservas en el mostrador de circulación. Desde el momento en que el ejemplar llega a la estantería de reservas y hasta que se retira la solicitud, se considera que está en la estantería de reservas activas del mostrador de circulación.
En esta página, se puede:
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Gestionar ejemplares de la estantería de reservas activas |
| Lista de solicitudes de aprobación | Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Autorizar solicitudes de digitalización | Digitalización |
Operador de servicios al usuario
Gestor de servicios al usuario
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Se debe autorizar o rechazar una digitalización cuando las reglas de digitalización determinan que se requiere autorización o cuando una tarea de autorización de derechos de autor es específicamente solicitada, como en el caso de una cita.
En esta página, se puede:
Es posible tener tareas de autorización abiertas vinculadas a solicitudes terminadas e inactivas. |
Aprobar/Rechazar una solicitud de digitalización |
| Crear solicitud | Varias maneras. Por ejemplo: busque en el repositorio y seleccione Solicitud debajo de un título o ejemplar físico en los resultados. |
Reserva anticipada
Digitalización
Reserva
Mover
Ejemplar físico
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Operador de servicios al usuario
Gestor de servicios al usuario
Operador/Gerente de escritorio de circulación Operador de solicitudes |
Se puede crear una solicitud para un ejemplar, habitualmente en nombre de un usuario o de un miembro del personal.
En esta página se puede:
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| Ejemplares de la estantería de reservas caducadas | Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Ejemplares de la estantería de reservas caducadas | Ejemplar físico | Operador de solicitudes |
Una vez que un ejemplar que fue solicitado por un usuario es retirado de la pila, el mismo es enviado a la estantería de reservas en el mostrador de circulación. Cuando llega la fecha de caducidad de un ejemplar, el ejemplar es listado como caducado. Si no se recoge en un plazo de tiempo determinado, debería ser retirado de la estantería de reservas y devuelto a su ubicación permanente.
En esta página se puede:
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Gestionar ejemplares de la estantería de reservas caducadas |
| Ejemplares en proceso |
Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Gestionar ejemplares en proceso
o
Adquisiciones > Procesamiento posterior a la recepción > Recibir ejemplares del departamento
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Servicios técnicos de adquisición
Encuadernar
Digitalización
Ejemplar físico
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Operador de recepción
Operador de recepción- Limitado
Operador de orden de trabajo (digitalización)
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Después de recibir el material físico, puede ser necesario realizar un trabajo sobre el material antes de que pase a estar disponible para la biblioteca. Además, una solicitud de orden de trabajo puede requerir que se realice un trabajo sobre el material antes de que se puedan hacer otras solicitudes para el mismo. Se procesa nuevo material u órdenes de trabajo en esta página.
Esta página aparece de modo diferente en un departamento de digitalización y en cualquier otro departamento (como por ejemplo un departamento de servicios técnicos de adquisición).
En un departamento de digitalización, en esta página se puede:
En cualquier otro departamento, en esta página, se puede:
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Procesamiento posterior a la recepción |
| Recoger recursos solicitados | Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Recoger de la estantería | Ejemplar físico | Operador de solicitudes |
Los ejemplares físicos se recogen de un estantería en las pilas (las estanterías generales de la biblioteca). Si lo solicita un usuario, el ejemplar se transfiere al estantería de reservas.
En esta página se puede:
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Recoger de la estantería |
| Supervisión de solicitudes de recursos |
Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Supervisar solicitudes y procesos de ejemplar
Esta página también aparece cuando se busca desde el cuadro de búsqueda permanente usando como tipo de búsqueda Solicitud. Véase Búsqueda en Alma.
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Encuadernar
Reserva anticipada
Digitalización
Reserva general
Mover
Ejemplar físico
Enviar
Restaurar
Tránsito para volver a colocar en estanterías
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Operador de servicios al usuario
Gestor de servicios al usuario
Operador de solicitudes
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La mayoría de las solicitudes de flujo de trabajo aparecen en esta página de información general.
En esta página se puede:
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Supervisión de solicitudes de recursos |
| Solicitudes de obtención en préstamo de recursos compartidos | Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Solicitudes de préstamo de otras bibliotecas | Tomar en préstamo |
Operador de servicios al usuario
Gestor de servicios al usuario
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Los usuarios pueden localizar recursos en otras instituciones y pedir que sean entregados a la institución local. Esto crea una solicitud de obtención en préstamo en la institución local y una solicitud de préstamo en la institución socia.
Para ejemplares físicos, el ejemplar es recibido por la institución local, recogido y devuelto por el usuario, y (habitualmente) devuelto a la institución socia. Los ejemplares electrónicos pueden ser entregados digital o físicamente desde la institución socia.
En esta página se puede:
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Solicitudes de obtención en préstamo de recursos compartidos |
| Lista de tareas de las solicitudes de préstamo de recurso compartido | Servicios al usuario > Recursos compartidos > Solicitudes de préstamo | Prestar |
Operador de servicios al usuario
Gestor de servicios al usuario
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Usuarios en otras instituciones pueden localizar recursos en su institución y pedir que sean entregados a la otra institución (socia). Esto crea una solicitud de obtención en préstamo en la institución socia y una solicitud de préstamo en su institución.
Para ejemplares físicos, el ejemplar es recogido de la estantería y enviado a la institución socia, y luego recibido de la institución socia y (habitualmente) devuelto a la estantería. Los ejemplares electrónicos pueden ser enviados digital o físicamente.
En esta página se puede:
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Solicitudes de préstamo de recursos compartidos |
La cola de solicitudes
Cuando se realizan múltiples solicitudes de un mismo ejemplar, las solicitudes son puestas en cola. La lista de solicitudes puede ser vista en la página de Cola de solicitudes (Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar; seleccionar el valor de Lugar en la cola en uno de los ejemplares).
El recuadro de resumen presenta el título, la ubicación actual, la clasificación y el número máximo de solicitudes que pueden estar activas para el ejemplar (el cual generalmente es igual al número de copias del libro).
Para cada solicitud aparecen la siguiente información y estas opciones:
- Tipo de solicitud
- Destino - La ubicación en la que se espera al ejemplar como resultado de esta solicitud
- Actividad actual - El paso actual del flujo de trabajo
- Prioridad - La prioridad de la solicitud. Véase Prioridad de solicitud.
- Código de barras
- Tipo de material
- Fecha de la solicitud - Para las solicitudes terminadas, la fecha de la solicitud mostrará la fecha en la que se terminó o se canceló la solicitud.
- Interesado hasta - Una fecha de caducidad para esta solicitud
- Solicitante
- Descripción
- Grupo del solicitante - El grupo de usuario del solicitante
- Activar - Mover esta solicitud al comienzo de la cola. Esta opción aparece solo si un ejemplar no está en préstamo. Si se selecciona esta opción, se ignora la prioridad de las otras solicitudes en la cola y se mueve la solicitud al inicio de la cola y se establece como activa (véase Prioridad de solicitud a continuación). Esta opción no está disponible si el ejemplar está en tránsito.
- Editar - Edite la información de la solicitud. Esta opción también permite cambiar la prioridad de la solicitud.
Para solicitudes de título, solo las solicitudes del título preferido aparecen en la cola de solicitudes.
Prioridad de solicitud
La prioridad de solicitud de cada ejemplar en la cola determina qué solicitud de la cola está activa. Por defecto, las solicitudes de biblioteca, tales como solicitudes de movimiento y solicitudes de orden de trabajo, tienen prioridad sobre las solicitudes del usuario y estas se cumplen en el orden en que se hayan creado. El ajuste de la prioridad tiene impacto en las solicitudes solo antes de que se inicie el procesamiento de su flujo de trabajo. Una vez que empieza el procesamiento, no se interrumpe incluso si se agregan solicitudes de alta prioridad.
La gestión por defecto de la priorización de la solicitud se puede modificar al editar la política de servicios al usuario de Prioridad de solicitud, que puede cambiar las prioridades de un grupo. Para más información sobre esta política, véase Configurar las políticas de circulación.
Cambiar las prioridades de solicitudes individuales
Para cambiar las prioridades de solicitudes individuales, debe tener uno de los roles siguientes y el Privilegio para priorizar solicitudes se debe activar para ese rol.
- Operador de solicitudes
- Operador de servicios al usuario
- Gerente de servicios al usuario
- Gerente del mostrador de circulación
- Operador del mostrador de circulación
- Operador del mostrador de circulación - Limitado
Si no está activo el Privilegio para priorizar solicitudes para un rol, como se requiere, comuníquese con el soporte de Ex Libris para activarlo.
La cola de solicitud para un recurso específico también se puede modificar al aumentar o disminuir las prioridades de solicitudes individuales en la cola. Esto se puede hacer al editar el campo Prioridad manual de la solicitud. Las prioridades establecidas a mano invalidan las que se establecen automáticamente por la política de servicios al usuario de Prioridad de solicitud, así como por los términos de uso. El tipo de solicitud (Solicitud de ejemplar físico del usuario, Orden de trabajo, etc.) y el nivel de la solicitud (título, ejemplar, etc.) no limitan el ajuste manual de prioridades. Si dos solicitudes tienen la misma prioridad, se le da preferencia a la que se creó primero.
- Si no tiene los privilegios requeridos, el campo Prioridad manual todavía aparece en cada solicitud, pero está deshabilitado, y las prioridades se establecen según la política de servicios al usuario de Prioridad de solicitud en los Términos de Uso, que define las políticas para los usuarios (consulte Servicios al usuario físicos).
- No se registra en Alma la información sobre quién y cuándo se modificó la priorización de solicitudes en una cola, ya sea al seleccionar Activar para una solicitud o al cambiar en forma manual su prioridad.
Se pueden seleccionar los siguientes valores de prioridad para el campo Prioridad manual:
- Primero (nivel de prioridad 1)
- Priorizar (nivel de prioridad 2)
- Más alto (nivel de prioridad 3)
- Alto (nivel de prioridad 4)
- Medio (nivel de prioridad 5)
- Bajo (nivel de prioridad 6)
- Más bajo (nivel de prioridad 7).
- Último (nivel de prioridad 8)
Los valores están en orden de prioridad, desde el más alto hasta el más bajo, es decir, Primero es la prioridad más alta y Último es la más baja. Por ejemplo, si hay una solicitud existente con la prioridad de Priorizar, y la prioridad de otra solicitud se cambia a Primero, prevalecerá la solicitud con la prioridad Primero. (Estos valores no son exactamente los mismos que los que se usan en los Términos de uso. Consulte Prioridad de solicitud bajo Añadir políticas de servicios al usuario). Tenga en cuenta que utilizar la acción Activar siempre hará que esa solicitud se mueva a la parte superior de la cola y se active, sin importar las prioridades de solicitud que estén establecidas actualmente para las demás solicitudes en la cola.
Vea el vídeo Cambiar el orden de la cola de solicitud de un título (1:20 minutos)
Socios de recursos compartidos y rutas
Un socio es una institución, diferente de la suya, que está dispuesta a satisfacer una solicitud de recursos compartidos o que puede pedirle que satisfaga una solicitud de recursos compartidos. Una ruta es una lista de socios que están puestos en una cola para ver si pueden satisfacer una solicitud particular de obtención en préstamo de recursos compartidos. Una ruta puede ser ordenada, donde los socios son puestos en cola en un orden específico o al azar. Se puede tener múltiples rutas, cada una definida por una plantilla de ruta.
Cuando se crea una solicitud de obtención en préstamo, se puede asignar manualmente uno o más socios a la solicitud, directamente y/o usando una o más rutas. Una ruta también es asignada automáticamente si coincide con una Regla de asignación de ruta.
Para configurar socios, véase Socios de recursos compartidos. Para configurar plantillas de ruta, véase Configurar plantillas de ruta. Para configurar reglas de asignación de ruta, véase Configurar reglas de asignación de ruta.
Solicitudes de recursos compartidos con múltiples ejemplares
Las solicitudes de recursos compartidos pueden ser satisfechas por uno o más ejemplares. Cuando múltiples ejemplares han sido enviados para una solicitud, múltiples líneas de pedido se mostrarán en los siguientes lugares:
Además, la Lista de tareas de recursos compartidos indica la existencia de múltiples ejemplares con un enlace de Códigos de barras múltiples (véase también Recibir o enviar múltiples ejemplares para una única solicitud).
En contraste, la lista de solicitudes de Mi Cuenta en Primo solo muestra una línea de pedido por solicitud. Esto se debe a que Primo solo muestra la solicitud de recursos compartidos, independientemente de la cantidad de ejemplares enviados para satisfacer la solicitud, mientras que Alma muestra al operador todos los ejemplares que están en la estantería o en tránsito.
Tareas de solicitud
Alma provee numerosas tareas que pueden ser usadas para gestionar solicitudes en masa. Las tareas manuales pueden ser usadas para crear o borrar solicitudes de títulos o ejemplares físicos. Véase la entrada o página relevante para ver detalles e información de configuración sobre tareas programadas.
Manual
- Cancelar solicitudes de ejemplares físicos - Cancela solicitudes abiertas de ejemplares físicos.
- Crear solicitudes de movimiento de ejemplares físicos - Inicia el traslado de ejemplares físicos a una nueva ubicación.
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Crear órdenes de trabajo de ejemplar físico - Crea una solicitud de orden de trabajo para ejemplares físicos.
Para más información, consulte Crear solicitudes de ejemplares físicos. (3:36 minutos)
- Cancelar solicitudes de títulos físicos - Cancela solicitudes abiertas de títulos físicos.
Programado
- Solicitudes - Gestionar fecha de caducidad - Marca los ejemplares solicitados como faltantes cuando las solicitudes en la etapa de recogida de la estantería han caducado.
- Solicitudes - Restaurar ejemplares colocados temporalmente en estanterías - Crea solicitudes de restauración de ejemplares para todos los ejemplares colocados temporalmente en estanterías cuya fecha de vencimiento es el día actual o anterior.
- Solicitudes - Recalcular después de actualización de inventario - Recalcula las solicitudes después de que se realizan cambios en el inventario.
- Solicitudes - Enviar informe - Genera una carta por usuario detallando todas las solicitudes por estado.
- Solicitud de recursos compartidos caducada - Comprueba si hay solicitudes de recursos compartidos caducadas.
- Ejemplares que requieren una acción especial - Identifica ejemplares que pueden requerir alguna acción, incluyendo ejemplares para los que hay solicitudes.
- Solicitudes de transferencia - Mueve todas las solicitudes de un mostrador de circulación a un mostrador de circulación diferente en la misma biblioteca.