Crear una solicitud de la institución

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Esta página describe cómo los operadores pueden crear solicitudes en la institución, incluidas solicitudes físicas, electrónicas, de órdenes de trabajo, de digitalización, etc. También incluye información sobre la conversión de una solicitud de reserva en una solicitud de recursos compartidos, la creación de solicitudes de ejemplares de publicaciones seriadas no catalogados, el soporte para la entrega personal de solicitudes, etc. Para obtener una descripción detallada de los diferentes tipos de solicitudes, las páginas de Alma desde las que se puede acceder a las solicitudes, la cola de solicitudes, las solicitudes de recursos compartidos y las tareas de solicitudes, consulte Solicitudes en Alma.

Para una descripción completa del flujo de trabajo de las solicitudes a partir de las diferentes formas en que una solicitud puede entrar en el sistema Alma a través de la digitalización y el procesamiento final, vea Flujo de trabajo de solicitudes de recursos.

Para enlaces a todas las páginas de la documentación principal de los servicios al usuario, consulte Servicios al usuario.

Descripción general sobre creación de solicitudes

Un operador crea una solicitud al buscar títulos o ejemplares en la institución (consulte Buscar en Alma) y, a continuación, crea una solicitud para un título o ejemplar según se describe en esta página. También puede mover solicitudes de un mostrador de circulación a otro con la opción de Transferir solicitudes (consulte Transferir solicitudes).

El tipo de solicitud que puede crear y sus limitaciones dependen de si el ejemplar/título es físico o electrónico, si los títulos tienen existencias y si estas son monografías o publicaciones seriadas, y de las políticas del ejemplar (consulte Configurar políticas del ejemplar), de la unidad de servicios al usuario que se ocupará de la solicitud (consulte Configurar políticas) y de la institución (consulte Configurar términos de uso).

Para más información sobre solicitudes, véase Solicitudes en Alma.

Crear una solicitud

Para crear una solicitud, debe tener uno de los siguientes roles:

Técnico de solicitudes
Operador de servicios al usuario

Para obtener información sobre cómo crear una solicitud digitalizada, consulte Servicios al usuario digitalizados. (3:49 minutos). Esto también incluye información para verificar si existe una solicitud de digitalización y cómo cargar un fichero a una cita si es necesario.

Tras ubicar un título o ejemplar específico en el repositorio de la institución, se puede crear una solicitud para él.

Se puede solicitar un ejemplar perteneciente a un registro bibliográfico para el cual ya se haya prestado un artículo al usuario solicitante. Para hacerlo, hay que comprobar que el valor enable_request_during_loan_for_different_policy es verdadero en la Tabla de mapeo de Parámetros del ciente (véase Configurar otros ajustes). Si los ejemplares no tienen políticas diferentes, no podrá colocar la solicitud del segundo ejemplar perteneciente al mismo registro bibliográfico.

Campos actualizados automáticamente por Alma para las solicitudes enviadas

Para las solicitudes enviadas, los siguientes campos se actualizan automáticamente:

Los campos Paso del flujo de trabajo, Fecha del proceso y Gestionado por solo se asignan si la solicitud está activada. Si la solicitud permanece en la cola, estos campos no se asignan.

Paso del flujo de trabajo - El paso del flujo de trabajo se actualiza de acuerdo con la información que se introdujo para la configuración y los privilegios del usuario - véase Flujo de trabajo de solicitud de recursos.
Fecha del proceso - La fecha en que se activó el paso del flujo de trabajo.
Estado - Alma asigna el estado Activo.
Fecha de solicitud - La fecha actual.
Gestionado por - La biblioteca y el mostrador de circulación que están procesando (gestionando) el paso actual del flujo de trabajo. Este campo indica a qué mostrador está asignada actualmente la acción de la solicitud. Su significado depende de la acción en curso. Por ejemplo:
- Si la solicitud aún no está activa (está en cola y a la espera de que haya un ejemplar disponible), no hay departamento gestor.
- Si la solicitud está en una lista de "Recoger de la estantería", el departamento gestor es el mostrador asignado.
- Si la solicitud está en tránsito, el departamento gestor es el mostrador en el que se escaneó por última vez y desde el que se pone en tránsito.
- Si la solicitud está en una estantería de reservas, el departamento gestor es el mostrador de la estantería de reservas.
Fecha de caducidad - La fecha en la que caduca la solicitud.
Colocar en cola - El número de solicitudes para el ejemplar (véase Gestionar procesos y solicitudes).

Crear solicitudes para títulos o ejemplares físicos

Para solicitudes de nivel de ejemplar y solicitudes de nivel de título con un solo ejemplar, Alma puede ser configurada para marcar el ejemplar solicitado como no disponible. El ejemplar que está siendo solicitado será marcado como Ejemplar no disponible y tendrá un estado de Proceso de Solicitado. En esos casos, si se libera o cancela la solicitud, el Estadodel ejemplar cambia a Ejemplar en su lugar. Para activar esta funcionalidad, contactar con el Soporte de Ex Libris.

El propósito de esta funcionalidad es marcar un ejemplar como no disponible una vez que se realiza una solicitud sobre ellos y no vincular un ejemplar a una solicitud o impedir que se siga solicitando. La activación de esta tabla de mapeo no impedirá que se realicen solicitudes adicionales una vez que exista una solicitud en un ejemplar físico.

Para crear una solicitud para un título/ejemplar físico:

Si selecciona un ejemplar de publicación seriada, el campo Descripción lo mostrará para permitirle seleccionar el fascículo exacto. La opciónTodos aparece si algunos de los ejemplares no se etiquetaron con un Enum o Chron. Seleccione Todos para indicar todos los ejemplares (incluso aquellos sin descripciones).

Busque un título/ejemplar físico (consulte Buscar en Alma).
En los resultados de la búsqueda, seleccione Solicitud en la lista de acciones de la fila. Aparece la página de Crear solicitud.
En la lista desplegable Tipo de solicitud, seleccione el tipo de solicitud y rellene la información según se describe para los diversos tipos de solicitud a continuación.
- Solicitud de reserva general - Solo aparece al colocar una solicitud para una existencia que no contiene ejemplares. Para ver detalles sobre la creación de una solicitud de reserva general, véase Crear una solicitud de reserva general. Aparecen los siguientes campos:
  - Existencia – Seleccionar una existencia para el ejemplar. Véase Crear una solicitud de ejemplar de publicación seriada no catalogado.
  - Descripción manual – Introducir una descripción. Véase Crear una solicitud de ejemplar de publicación seriada no catalogado.
- Solicitud de digitalización general - Solo aparece al colocar una solicitud para una existencia que no contiene ejemplares. Para ver detalles sobre la creación de una solicitud de digitalización general, véase Crear una solicitud de digitalización general.
- Solicitud de reserva - Reserva recursos para un usuario durante un período específico. Para requisitos previos y condiciones para crear solicitudes de reserva, consulte Crear solicitudes de reserva.
  - Crear solicitud:
    - Solicitante - Busca o selecciona un usuario.
    - Invalidar políticas de reservas - Ignore las siguientes políticas de reservas: límite futuro, duración máxima permitida de la reserva y reservas consecutivas de un mismo usuario.
    - Nota – Este campo está limitado a 1000 caracteres.
    - Rango de fechas – El rango de fechas para la solicitud. Solo puede insertar fechas futuras.
    - Recoger en – Destino para recoger. Este campo incluye las ubicaciones especificadas por la política del Lugar de recogida definida en los Términos de uso de la solicitud. Las opciones de la lista desplegable son mostradas en orden alfabético, de acuerdo al nombre de la ubicación. Cambiar el lugar de recogida de una solicitud que ya está en la estantería de reservas requiere escanear de nuevo el ejemplar para iniciar el proceso de mover el ejemplar a la nueva ubicación de recogida.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Tipo de material - Selecciona el tipo de material deseado de entre los tipos disponibles.
- Mover de forma permanente/temporal - Cambia de forma permanente o temporal la ubicación de un título o ejemplar físico. Cuando se mueve un título, todos los ejemplares asociados con el título se mueven.
  - Crear solicitud:
    - Nota - Este campo está limitado a 1000 caracteres.
    - Para - Seleccione una biblioteca de la lista desplegable.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Ubicaciones del destino - Dónde entregar las copias.
    - Tipo de clasificación - Seleccione de la lista desplegable. Vea también call_number_type en Configurar otros ajustes.
    - Clasificación - Introduzca la clasificación.
    - Política del ejemplar - La política de anulación del ejemplar para reglas de préstamo. Para más información, véase Configurar políticas del ejemplar.
    - Prioridad manual - Invalida manualmnete la prioridad calculada automáticamente. Consulte Prioridad de solicitud para obtener más detalles.
    - Plazo de devolución - Cuando se deben devolver los ejemplares. Esto se muestra solo para ejemplares en Mover temporalmente.
- Solicitud de digitalización del usuario - Crea una copia digital (completa o parcial) de un ejemplar o título físico/electrónico en nombre de un usuario. La solicitud de digitalización genera una solicitud de movimiento temporal para mover el ejemplar al departamento de digitalización. Tras la digitalización, se genera otra solicitud para devolver el ejemplar a su ubicación permanente.
  - Crear solicitud:
    - Solicitante - Busque o seleccione un usuario.
    - Nota - Este campo está limitado a 1000 caracteres.
    - Digitalización parcial - Seleccione para indicar que la solicitud es solo para una parte del ejemplar y no para el ejemplar entero. All seleccionar esta casilla de verificación, se mostrarán campos adicionales para agregar más información, como el volumen y fascículo.
    - Departamento de gestión - Seleccione un departamento de digitalización. Si solo hay un departamento disponible para gestionar la solicitud, el Departamento de gestión se completará automáticamente con ese departamento.
    - Calcular cuota de digitalización - Muestra la cuota de digitalización que se aplicará a esta solicitud, si se ha configurado alguna. Esto no aplicará la cuota a la solicitud. La cuota se aplica cuando la solicitud se ha completado o autorizado.
      
      Si hay ejemplares con diferentes políticas de cuotas que se pueden usar para rellenar la solicitud, el cálculo de la cuota podría cambiar cuando termina la digitalización.
      Para más información sobre la configuración y el uso de las cuotas de solicitud de digitalización, véase el video de Cuotas de solicitud de digitalización video (4:02 min).
    - Declaración de derechos de autor firmada por el usuario - Seleccione esta casilla de verificación para indicar que el usuario seleccionó su acuerdo con los derechos de autor al enviar la solicitud.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Tipo de material - Seleccione el tipo de material deseado de entre los tipos disponibles.
    - Fecha en la que se necesita - Seleccione la fecha en la que se necesita la solicitud.
    - Prioridad manual - Anula manualmente la prioridad calculada de forma automática. Consulte Prioridad de solicitud para más detalles.
- Solicitud de ejemplar físico del usuario - Crea una solicitud para prestar un ejemplar o título físico a un usuario.
  - Crear solicitud:
    - Solicitante - Busca o selecciona un usuario.
    - Nota - Este campo está limitado a 1000 caracteres.
    - Recoger en - Destino para recoger. Este campo incluye las ubicaciones especificadas por la política del Lugar de recogida definida en los Términos de uso de la solicitud. Las opciones de la lista desplegable son mostradas en orden alfabético, de acuerdo al nombre de la ubicación.
    - Ignorar política de solicitud en estantería - Reemplaza la política de servicios al usuario configurada que determina dónde puede recoger los recursos. Esto permite solicitar cualquier lugar de recogida. Cambiar el lugar de recogida de una solicitud que ya está en la estantería de reservas requiere escanear de nuevo la entrada del ejemplar para que inicie el proceso de mover el ejemplar a la ubicación de recogida nueva.
      
      El botón Ignorar política de solicitud en estantería solo aparece y se activa para usuarios con el rol de gerente de servicios al usuario.
    - Cuando hay múltiples copias disponibles que pueden cumplir solicitudes a nivel de título, Alma elige un ejemplar apropiado según los criterios siguientes:
      - La copia seleccionada es una de las disponibles.
      - Un ejemplar cuya ubicación es la misma que la del lugar de recogida de la solicitud recibe la prioridad más alta para satisfacer la solicitud.
        Puede permitir que una solicitud de ejemplar físico sea entregada en el domicilio o la oficina de un usuario. Para obtener más información, consulte Crear solicitudes de entrega personal.
      - Por defecto, un ejemplar en instalaciones del almacén remoto recibe la prioridad más baja para satisfacer la solicitud. En estos casos, solo se registra una solicitud para un ejemplar de almacén remoto si no se encuentra ningún otro ejemplar.
        Se pueden configurar las ubicaciones de almacén remoto para que tengan prioridad frente a las ubicaciones de almacén no remoto seleccionando el parámetro Preferir frente a otras ubicaciones , al configurar las ubicaciones de almacén remoto (véase Añadir una instalación de almacén remoto).
      - Cuando múltiples ejemplares en la misma ubicación son localizados para una solicitud, se elige un ejemplar al azar.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Tipo de material - Selecciona el tipo de material deseado de entre los tipos disponibles.
    - Fecha en la que se necesita - Selecciona la fecha para cuando se necesita la solicitud.
    - Periodo de préstamo - La cantidad de tiempo que tiene el usuario antes de tener que devolver el ejemplar.
    - Prioridad manual - Invalida manualmnete la prioridad calculada automáticamente. Consulte Prioridad de solicitud para más detalles.

Solicitud de digitalización del personal - Crea una copia digital (completa o parcial) de un ejemplar o título físico en nombre de un miembro del personal. La solicitud de digitalización genera una solicitud de movimiento temporal para mover el ejemplar al departamento de digitalización. Tras la digitalización, se genera otra solicitud para devolver el ejemplar a su ubicación permanente.
- Crear solicitud:
  - Nota - Este campo está limitado a 1000 caracteres.
  - Digitalización parcial - Seleccione para indicar que la solicitud es solo para una parte del ejemplar, no para el ejemplar entero. Seleccionar esta casilla de verificación causará que campos adicionales agreguen más información, tal como volumen y fascículo.
  - Departamento de gestión - Selecciona un departamento de gestión. Si solo hay un departamento disponible para gestionar la solicitud, el Departamento de gestión será automáticamente completado con ese departamento.
- Atributos de derechos de autor:
  Estos campos son usados para grabar la información de uso buscada. Si la autorización de derechos de autor es requerida por las reglas de digitalización, aparece una tarea de autorización en la página Lista de solicitudes de autorización; véase Proceso de digitalización.
  - Volumen - Volumen de la solicitud
  - Fascículo - Fascículo de la solicitud.
  - Número de estudiantes – El número de estudiantes que usarán el material digitalizado.
  - Número de copias para estudiantes – El número de copias por estudiante.
  - Número de copias para el personal – El número de copias por empleado.
  - Total de páginas del recurso – Total de páginas del ejemplar solicitado.
  - Capítulos requeridos – Números de capítulos que se necesitan para la solicitud. Este es un texto libre para que el Departamento de digitalización tenga en cuenta qué capítulos necesitan escanearse. Los capítulos requeridos deben estar separados por una coma o se debe insertar un rango de capítulos (1,2,5 o 1-3 o 1,3,5-6). Si utiliza el parámetro Número total de capítulos con derechos de autor en las Reglas de digitalización y derechos de autor, este campo debe rellenarse.
  - Número total de capítulos - El número total de capítulos requeridos. Este es un campo numérico. Se rellena automáticamente después de rellenar el campo Capítulos requeridos.
  - Páginas requeridas - Dos grupos de campos para páginas De y Para que se digitalizarán.
  - Total de páginas requeridas – El campo se llena previamente de forma automática.
  - Porcentaje de copia - El campo se llena previamente de forma automática.
  - Incluye imagen/imágenes – Si las páginas a digitalizar incluyen imágenes.
  - Fecha disponible desde / Fecha disponible hasta – El rango de fecha en el cual las copias estarán disponibles.
  - Nota 1/Nota 2/Nota 3 - Notas privadas, si las hubiera.
- Atributos de solicitud adicionales:
  - Tipo de material - Selecciona el tipo de material deseado de entre los tipos disponibles.
  - Fecha en la que se necesita - Selecciona la fecha para cuando se necesita la solicitud.
  - Prioridad manual - Invalida manualmnete la prioridad calculada automáticamente. Consulte Prioridad de solicitud para más detalles.

Seleccionar Enviar. La solicitud es creada con un número de identificación único y procesada (véase Solicitudes de recurso). Una solicitud terminada aparece en la página de Supervisión de solicitudes de recurso con la siguiente información:
- Paso del flujo de trabajo: Recoger de la estantaría
- Estado del proceso: Nuevo
- Gestionado por la biblioteca: La biblioteca en el que el inventario disponible está ubicado
- Gestionado por el mostrador: El mostrador de circulación en el que el inventario disponible está ubicado.

Un usuario recibe una notificación de que un ejemplar está listo para ser recogido de la estantería de reservas una vez que se completa el estado de Proceso de estantería de reservas. Consulte Gestionar el estante de reservas para obtener más información.
Para obtener más detalles sobre el flujo de trabajo de solicitudes de recursos, véase Flujo de trabajo de solicitudes de recursos.
En el caso de una solicitud de digitalización, la solicitud aparece en la página de Ejemplares en proceso (consulte Digitalizar ejemplares). Para obtener más información, consulte Proceso de digitalización.

Crear solicitudes para títulos electrónicos

En algunos casos, quizá desee crear un fichero digital basado en un artículo, capítulo de libro, etc., accesible electrónicamente. Esto puede suceder, por ejemplo, para dar servicio a usuarios que no pueden acceder a la biblioteca.

Para crear una solicitud de un título electrónico:

Busque un título electrónico (consulte Búsqueda en Alma).
En los resultados de búsqueda, seleccione Entrega de documentos en la lista de acciones de la fila. Aparecerá la página de Crear solicitud.
En la lista desplegable Tipo de solicitud, seleccione el tipo de solicitud y llene la información según se describe para los diversos tipos de solicitud a continuación.
- Solicitud de ejemplar electrónico del usuario - Crea una copia digital (completa o parcial) de un ejemplar electrónico en nombre de un usuario.
  - Crear solicitud:
    - Solicitante - Busca o selecciona un usuario.
    - Parte a digitalizar - Campo de texto libre para información además de los campos bajo la casilla de verificación de Digitalización parcial.
    - Digitalización parcial - Seleccione para indicar que la solicitud es solo para una parte del ejemplar y no para el ejemplar entero. Seleccionar esta casilla de verificación causará que campos adicionales agreguen más información, tal como volumen y fascículo.
    - Departamento de gestión - Seleccione un departamento de digitalización. Si solo hay un departamento disponible para gestionar la solicitud, el Departamento de gestión será automáticamente completado con ese departamento.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Fecha en la que se necesita - Selecciona la fecha para cuando se necesita la solicitud.
- Solicitud de digitalización electrónica del personal - Creae una copia digital (completa o parcial) de un ejemplar electrónico en nombre de un miembro del personal. La solicitud de digitalización genera una solicitud de movimiento temporal para mover el ejemplar al departamento de digitalización. Tras la digitalización, se genera otra solicitud para devolver el ejemplar a su ubicación permanente.
  - Crear solicitud:
    - Nota - Este campo está limitado a 1000 caracteres.
    - Digitalización parcial - Seleccione para indicar que la solicitud es solo para una parte del ejemplar, no para el ejemplar entero. Seleccionar esta casilla de verificación causará que campos adicionales agreguen más información, tal como volumen y fascículo.
    - Departamento de gestión - Selecciona un departamento de gestión. Si solo hay un departamento disponible para gestionar la solicitud, el Departamento de gestión será automáticamente completado con ese departamento.
  - Atributos de derechos de autor:
    Estos campos son usados para grabar la información de uso buscada. Si la autorización de derechos de autor es requerida por las reglas de digitalización, aparece una tarea de autorización en la página Lista de solicitudes de autorización; véase Proceso de digitalización.
    - Volumen - Volumen de la solicitud.
    - Fascículo - Fascículo de la solicitud.
    - Número de estudiantes – El número de estudiantes que usarán el material digitalizado.
    - Número de copias de estudiantes – El número de copias por estudiante.
    - Número de copias del personal – El número de copias por empleado.
    - Total de páginas del recurso – Total de páginas del ejemplar solicitado.
    - Capítulos requeridos – Números de capítulos que se necesitan para la solicitud. Este es un texto libre para que el Departamento de digitalización tenga en cuenta qué capítulos necesitan escanearse. Los capítulos requeridos deben estar separados por una coma o se debe insertar un rango de capítulos (1,2,5 o 1-3 o 1,3,5-6). Si utiliza el parámetro Número total de capítulos con derechos de autor en las Reglas de digitalización y derechos de autor, este campo debe rellenarse.
    - Número total de capítulos - El número total de capítulos requeridos. Este es un campo numérico.
    - Páginas requeridas - Dos grupos de campos para páginas Desde y Hasta que se digitalizarán.
    - Total de páginas requeridas – El campo se rellena previamente de forma automática.
    - Porcentaje de copia - El campo se rellena previamente de forma automática.
    - Incluye imagen/imágenes – Si las páginas a digitalizar incluyen imágenes.
    - Fecha disponible desde / Fecha disponible hasta – El rango de fechas en el que estarán disponibles las copias.
    - Nota 1/Nota 2/Nota 3 - Notas privadas, si las hay.
  - Atributos de solicitud adicionales:
    - Fecha en la que se necesita - Selecciona la fecha para cuando se necesita la solicitud.
Seleccionar Enviar. La solicitud es creada con un número de identificación único y procesada (véase Solicitudes de recurso). Una solicitud terminada aparece en la página de Supervisión de solicitudes de recurso con la siguiente información:
- Paso del flujo de trabajo: Recoger de la estantaría
- Estado del proceso: Nuevo
- Gestionado por el departamento: El departamento donde se ubica el ejemplar electrónico

En el caso de una solicitud de digitalización, la solicitud aparece en la página de Ejemplares en proceso (véase Digitalizar ejemplares). Para más información, véase Proceso de digitalización.

Crear una solicitud de préstamo digital a largo plazo

Los miembros del personal pueden crear una solicitud en nombre de un usuario para acceder a una representación digital a través de préstamos digitales a largo plazo. Para obtener más información, consulte Préstamos digitales a largo plazo.

Crear una Solicitud de orden de trabajo

Para crear una solicitud, se debe tener el siguiente rol:

Operador de servicios al usuario
Operador/Gerente de escritorio de circulación
Técnico de solicitudes

Una orden de trabajo indica que un proceso necesita ser ejecutado sobre un ejemplar físico. Los tipos de órdenes de trabajo son creados en la página de Tipos de órdenes de trabajo, accesible desde el menú de Configuración general (véase Configurar tipos de órdenes de trabajo).

Se puede supervisar el progreso de las órdenes de trabajo en la página de Supervisión de solicitudes de recurso (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Supervisar solicitudes y procesos de ejemplar).

Para crear una solicitud de orden de trabajo:

Desde una búsqueda de ejemplar físico (véase Búsqueda en Alma), seleccionar Orden de trabajo desde la lista de acciones de la fila. La opción de Orden de trabajo solo aparece al buscar ejemplares físicos. Se abre la página de Colocar ejemplar en proceso.
En la lista desplegable de Tipo de proceso, seleccionar una orden de trabajo.
Las órdenes de trabajo mostradas son creadas en la página de Tipos de órdenes de trabajo, accesible desde el menú de Configuración general (véase Configurar tipos de órdenes de trabajo).
En el campo de No recoger de la estantería:
- Si se quiere crear una orden de compra para un ejemplar en la estantería de recogida, no seleccionar No recoger de la estantería.
- Si quiere crear una orden de trabajo para un ejemplar que ya existe en el mostrador de circulación, seleccionar No recoger de la estantería. Estos ejemplares no aparecen en la página de Recoger recursos solicitados (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Recoger de la estantería).
Para un ejemplar que está en un proceso, el parámetro de No recoger de la estantería es ignorado – el sistema gestiona el ejemplar como lo hace una solicitud regular y el ejemplar es registrado en el departamento al cual es devuelto.
Introducir una nota en el campo Nota, cuando sea necesario.
Seleccionar un destino para la orden de trabajo desde el campo Departamento de gestión. Las opciones en este campo son los departamentos asociados con el tipo de orden de trabajo seleccionado.
Seleccionar Enviar para enviar la orden de trabajo.

También se puede crear una orden de trabajo de una de las siguientes formas:

Digitalizar el código de barras de un ejemplar en la página de Digitalizar ejemplares al digitalizar un ejemplar y seleccionar Orden de trabajo desde la lista de acciones de fila para abrir la página Crear solicitud. Seguir los pasos 2 a 6 en el procedimiento de arriba.
Escanear un ejemplar en un departamento de orden de trabajo (se debe estar en un departamento de orden de trabajo; véase Selector de biblioteca/mostrador en El Menú permanente). Luego seleccionar el estado del ejemplar en el campo de Configurar estado como. Para detalles sobre la creación de estados de ejemplares, véase Añadir un estado de tipo de orden de trabajo.
Seleccionar Orden de trabajo desde la lista de acciones de la fila de un ejemplar en la página de Lista de ejemplares, la cual aparece al seleccionar Ejemplares para los resultados de búsqueda de un título físico. Para detalles sobre la página de Lista de ejemplares, véase Trabajar con la lista de ejemplares.

Para crear una orden de trabajo para un conjunto de ejemplares físicos, definir y ejecutar la tarea Crear órdenes de trabajo de ejemplares físicos.

Para obtener más detalles sobre el escaneo de ejemplares, véase Escanear ejemplares.

Para un resumen detallado de órdenes de trabajo, véase Inventario físico: Definir y gestionar órdenes de trabajo en Alma.

Crear una Solicitud de reserva general.

Para crear una solicitud de reserva general, se debe tener el siguiente rol:

Operador de servicios al usuario
Técnico de solicitudes

Se crea una solicitud de reserva general cuando se solicita una existencia que no tiene ejemplares. Cuando el ejemplar es añadido/insertado en Alma, se coloca en la estantería de reservas hasta que es recogido por el usuario solicitante.

Para evitar o cambiar opciones de solicitudes de reserva general para usuarios finales y personalizar la etiqueta en la pestaña Get It, haga las siguientes configuraciones respectivamente:

Añadir reglas para las solicitudes de reserva general en la página Lógica devisualización de la interfaz de descubrimiento (Menú de configuración > Servicios al usuario > Lógica de visualización de la interfaz de descubrimiento > Reglas de la lógica de visualización). Para más información, véase Configurar reglas de la lógica de visualización.
Personalice la etiqueta para el parámetro c.uresolver.getit2.request.noItems en la página de Tabla de código de etiquetas de la interfaz de descubrimiento (Menú de configuración > Servicios al usuario > Regla lógica de la interfaz de descubrimiento > Etiquetas) o AlmaRequestAnyItem bajo las Etiquetas de Opciones de solicitud en Primo VE. Para más información, véase Configurar etiquetas

Para crear una solicitud de reserva general:

Buscar un título y localizar un resultado que tenga una existencia, pero que carezca de ejemplares.

Resultado de búsqueda en repositorio – Existencia sin ejemplar
Seleccionar Solicitar. Aparecerá la página de Crear solicitud.
En el campo de Tipo de solicitud/proceso, seleccionar Solicitud de reserva general. La página se actualiza.
En el campo de Solicitante, seleccionar el usuario que está solicitando el ejemplar.
Para registros de varias partes, hay un campo obligatorio de "Existencias". Se necesita completar uno de los siguientes campos: Título Capítulo/Artículo, Autor Capítulo/Artículo, De, A, Volumen, Fascículo, Parte, Fecha de Publicación, Descripción Manual.
En el campo de Recogida en, seleccionar la ubicación en la que se retirará el ejemplar cuando esté disponible – este es el lugar en el que se creará la Solicitud de reserva.
Si el registro que solicita es una publicación seriada y el registro de existencias incluye un campo de resumen, necesitará introducir la información del fascículo específico requerido. Esto se puede hacer al completar uno de los campos descriptivos (volumen, fascículo, parte, título capítulo/artículo, etc.) o la descripción manual.
En la sección Atributos adicionales de la solicitud, puede seleccionar Fecha de entrega para una fecha en la que se necesita el ejemplar (si la solicitud no se ha realizado para ese tiempo, se cancelará).
Esta sección no es obligatoria.

Página de Crear solicitud – Atributo de la solicitudañadido
Seleccionar Enviar. Un mensaje de confirmación aparece en la parte superior de la página, indicando que la solicitud fue enviada con éxito.

Página de Búsqueda en el repositorio – Mensaje de Envío con éxito de la solicitud
En la página de Supervisión de solicitudes de recurso (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Supervisar solicitudes y procesos de ejemplar), buscar la solicitud usando el ID de la solicitud mostrado con el mensaje de confirmación. Aparece la solicitud con los siguientes valores:
- Paso del Flujo de trabajo = Recoger de la estantería
- Tipo de solicitud = Solicitud de reserva general
Si ha introducido campos descriptivos, aparecen como parte de la descripción manual para ayudar a los bibliotecarios a ubicar el fasciculo requerido.
Esta sección no es obligatoria.
Crear un ejemplar y escanearlo en Alma de la siguiente manera:
1. Comprobar que su ubicación sea la de biblioteca que está gestionando la solicitud de reserva (especificada en el valor Gestionado por: en la página de Supervisión de solicitudes de recursos; véase Selector de biblioteca/mostrador en El Menú permanente).
2. En la página de Escanear ejemplares (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Escanear ejemplares ), introducir un código de barras en el campo de Escanear código de barras del ejemplar y seleccionar Crear ejemplar. Aparece el cuadro de diálogo Elegir tipo de existencia.
3. Seleccionar Existente y seleccionar Elegir. Aparece la página de Catalogación rápida.
  
  Página de Catalogación rápida
4. En el campo Título, buscar el título para el que se creó la Solicitud de reserva general. Seleccionar el título al que el nuevo ejemplar debe estar enlazado y completar la información pertinente del ejemplar.
  Los campos de Biblioteca y Ubicación se rellenan automáticamente con la biblioteca/ubicación donde el ejemplar va a ser colocado en la estantería de reservas.
  Se usará el código de barras en el paso 9b.
5. Seleccionar Guardar. Se crea el ejemplar.
El ejemplar se coloca en la estantería de reservas de la biblioteca especificada (si nuestra ubicación es esa biblioteca; de lo contrario, el ejemplar se creará con una solicitud de tránsito para la biblioteca de recogida), y el valor Destino del ejemplar en la página Escanear ejemplares es Estante de reservas. Si la existencia solicitada es una publicación seriada, se mostrará una ventana emergente para indicar que el ejemplar puede cumplir con una solicitud existente. El bibliotecario puede adjuntar el nuevo ejemplar a la solicitud al seleccionar "Adjuntar a solicitud" en las acciones de la fila (siempre y cuando el ejemplar pueda cumplir con la solicitud).
Se creará una orden de trabajo de Servicios técnicos de adquisición.

La creación de la orden de trabajo mencionada arriba no es siempre el caso, puesto que la solicitud de reserva general tiene muchas variaciones dependiendo del flujo de trabajo seleccionado.

Crear una solicitud de digitalización general

Para crear una solicitud de digitalización general, se debe tener la siguiente función:

Operador de servicios al usuario
Técnico de solicitudes

Se crea una solicitud de digitalización general cuando se solicita una existencia que no tiene ejemplares. Cuando el ejemplar se añade/inserta en Alma, la solicitud se configura con el estado Recoger del estante. Una vez que se encuentra la copia exacta y escaneada, la solicitud sigue el flujo normal de una solicitud de digitalización.

Para obtener información sobre la presentación de solicitudes de fascículos que aún no se han catalogado, véase solicitar ejemplares seriados no catalogados.

Para evitar o cambiar opciones de solicitudes de digitalización general para usuarios finales y personalizar la etiqueta en la pestaña Get It, haga las siguientes configuraciones respectivamente:

Añadir reglas para solicitudes de digitalización general en la página Lógica de visualización de la interfaz de descubrimiento (Menú de configuración > Servicios al usuario > Lógica de visualización de la interfaz de descubrimiento > Reglas de la lógica de visualización). Para más información, véase Configurar reglas de la lógica de visualización.
Personalice la etiqueta para el parámetro c.uresolver.getit2.digitize.noItems en la página de Tabla de código de etiquetas de la interfaz de descubrimiento (Menú de configuración > Servicios al usuario > Regla lógica de la interfaz de descubrimiento > Etiquetas) o AlmaGeneralDigitization bajo las Etiquetas de Opciones de solicitud en Primo VE. Para más información, véase Configurar etiquetas

Para crear una solicitud de digitalización general:

Buscar un título y localizar un resultado que tenga una existencia, pero que carezca de ejemplares.

Resultado de búsqueda en repositorio – Existencias sin ejemplar
Seleccionar Solicitar. Aparecerá la página de Crear solicitud.
En el campo de Tipo de solicitud/proceso, seleccionar Solicitud de digitalización general. La página se actualiza.
En el campo de Solicitante, seleccionar el usuario que está solicitando el ejemplar.
En el campo Parte para digitalizar, introducir las secciones específicas que se digitalizarán.
Si el registro que necesita es una publicación seriada, necesitará introducir la información del fascículo específico requerido. Esto se puede hacer al completar uno de los campos descriptivos (volumen, fascículo, parte, etc.) o la descripción manual.
En el campo Destinación objetivo, seleccione el departamento/mostrador que gestionará la digitalización.
En la sección Atributos adicionales de la solicitud, puede seleccionar Fecha de entrega para introducir una fecha en la que se necesita el ejemplar (si la solicitud no se ha realizado para ese tiempo, se cancelará).

Página de Crear solicitud – Atributo de la solicitudañadido
Seleccionar Enviar. Un mensaje de confirmación aparece en la parte superior de la página, indicando que la solicitud fue enviada con éxito.

Página de Búsqueda en el repositorio – Mensaje de Envío con éxito de la solicitud
En la página de Supervisión de solicitudes de recurso (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Supervisar solicitudes y procesos de ejemplar), buscar la solicitud usando el ID de la solicitud mostrado con el mensaje de confirmación. Aparece la solicitud con los siguientes valores:
- Paso del Flujo de trabajo = Recoger de la estantería
- Tipo de solicitud = Solicitud de digitalización general

Si ha introducido la descripción manual, el volumen, fascículo, la parte o fecha de publicación, aparecerán como parte de la descripción manual para ayudar a los bibliotecarios a ubicar el fascículo requerido.

Realice la solicitud: La solicitud de digitalización general se puede realizar de dos formas (para más información, consulte Digitalización de ejemplares):
1. Puede cargar un fichero y enviarlo sin catalogar el ejemplar en Alma a través de la página Entregar documentos digitales.
2. Puede crear un ejemplar y escanearlo en Alma para adjuntarlo a la solicitud y procesar la solicitud de digitalización en un mostrador/departamento como se describe a continuación:
  1. Comprobar que la ubicación sea la de la biblioteca que está gestionando la solicitud de digitalización (especificada en el valor Gestionado por: en la página de Supervisión de solicitudes de recursos; véase Selector de biblioteca/mostrador en El Menú permanente).
  2. En la página de Escanear ejemplares (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Escanear ejemplares ), introducir un código de barras en el campo de Escanear código de barras del ejemplar y seleccionar Crear ejemplar. Aparece el cuadro de diálogo Elegir tipo de existencia.
  3. Seleccionar Existente y seleccionar Elegir. Aparece la página de Catalogación rápida. Seleccionar el título al que el nuevo ejemplar debe estar enlazado y completar la información pertinente del ejemplar.
    
    Página de Catalogación rápida
  4. En el campo Título, buscar el título para el que se creó la Solicitud de digitalización general.
    Los campos de Biblioteca y Ubicación son completados automáticamente con la biblioteca/ubicación donde el ejemplar va a ser colocado en la estantería de reservas.
  5. Seleccionar Guardar. Se crea el ejemplar.

El ejemplar se coloca en tránsito en el departamento de digitalización y se activa el flujo de trabajo estándar para completar la solicitud de digitalización. Si la existencia solicitada es una publicación seriada, se mostrará una ventana emergente para indicar que el ejemplar puede cumplir con una solicitud existente. El bibliotecario puede adjuntar el nuevo ejemplar a la solicitud al seleccionar "Adjuntar a solicitud" en las acciones de la fila.

Convertir automáticamente una Solicitud de reserva en una Solicitud de recursos compartidos

Para configurar políticas y Términos de uso de modo que se permitan conversiones automáticas, se debe tener uno de los siguientes roles:

Administrador general del sistema
Administrador de Servicios al usuario

Para brindar un mejor servicio a los usuarios, las solicitudes incumplidas de reserva y de digitalización del usuario pueden ser convertidas en solicitudes de recursos compartidos. Si la solicitud tiene Convertir automáticamente en recursos compartidos configurado como verdadero, y la solicitud va a ser cancelada debido a la ejecución de cualquiera de las tareas, Solicitudes - Gestionar paso de vencimiento o Solicitudes - Recalcular después de la actualización de inventario, la solicitud se convierte.

Antes de la conversión, se efectúan las siguientes validaciones:

El lugar de recogida es una biblioteca (no un mostrador de circulación) o entrega personal.
La biblioteca de recursos compartidos necesita tener una relación de Entregar a con el lugar de recogida.
Hay una ubicación por defecto para la biblioteca de recursos compartidos.
La fecha que se necesita no puede estar en el pasado.

Si alguna de estas no es verdadera, la solicitud no se convertirá.

Cuando una solicitud de reserva es convertida en una solicitud de recursos compartidos, se envía al usuario una carta de cancelación con el motivo Convertida a solicitud de recursos compartidos. Las solicitudes existentes se cancelan con el motivo de cancelación Convertida a solicitud de recursos compartidos.

El estado de las nuevas solicitudes es Solicitud de reserva creada.

Para establecer una política para la conversión:

En la tabla de Términos de uso y políticas ( Menú de configuración > Servicios al usuario > Servicios físicos al usuario > Términos de uso y políticas), seleccionar Añadir términos de uso.
Seleccionar Solicitud y seleccionar Siguiente.

Términos de uso - Política de conversión automática
Desde el menú desplegable al lado de Convertir automáticamente en recurso compartido, seleccionar Convertir en recurso compartido, y seleccionar Siguiente.
Confirmar los parámetros para esta política y seleccionar Guardar.

La política es activada solo si alguna de las tareas arriba mencionadas está activa y determina que una solicitud de reserva debe ser cancelada debido al vencimiento de un inventario físico existente y coincidente que puede satisfacer la solicitud.

Convertir manualmente una solicitud en una solicitud de recursos compartidos

Se puede convertir manualmente una solicitud en una solicitud de recursos compartidos desde los resultados de búsqueda. Véase Manejar procesos y solicitudes para obtener más información. También se puede convertir manualmente una solicitud en una solicitud de recursos compartidos desde las páginas Recoger recursos solicitados y Supervisar solicitudes de recursos. Véase Páginas para gestionar solicitudes para obtener más información.

Crear una Solicitud para un ejemplar de publicación seriada no catalogado

Para crear solicitudes para ejemplares de publicación seriada no catalogados, se debe tener uno de los siguientes roles:

Operador de servicios al usuario Administrador de servicios al usuario

Para escanear un ejemplar de publicación seriada y adjuntarlo a una solicitud, se debe tener el siguiente rol:

Operador de solicitudes

Cuando existe en la biblioteca un ejemplar de publicación seriada, pero aún no está catalogado en Alma, se puede igualmente crear una solicitud para el ejemplar; tras añadir el ejemplar al repositorio, se puede adjuntar el ejemplar a la solicitud.

Al crear la solicitud, se debe añadir manualmente una descripción. Al añadir el ejemplar al repositorio, se debe usar la misma descripción.

Para crear una solicitud para un ejemplar de publicación seriada no catalogado cuando no hay ejemplares en el inventario:

Buscar un ejemplar o título físico de un ejemplar de publicación seriada que no esté en el inventario (véase Búsqueda en Alma).
Seleccionar Solicitar desde la lista de acciones de la fila. Aparece la página de Crear solicitud.
En el campo Tipo de solicitud, seleccione Solicitud de reserva general.

Página de Crear solicitud
En el campo de Solicitante, seleccionar un usuario solicitante.
En el campo Existencia, seleccionar una existencia para el ejemplar.
En el campo Descripción manual o en uno de los campos descriptivos (volumen, ejemplar, parte, etc.), introduzca una descripción de la solicitud para identificar el fascículo específico requerido.
Seleccionar Enviar. Un mensaje de confirmación aparece en la página de resultados de la búsqueda.

Mensaje de confirmación

Para crear una solicitud para un ejemplar de publicación seriada no catalogado cuando hay ejemplares en el inventario:

Busque un ejemplar o título físico de un ejemplar de publicación seriada que esté en el inventario (consulte Búsqueda en Alma).
Seleccionar Solicitar desde la lista de acciones de la fila. Aparece la página de Crear solicitud.
En el campo Tipo de solicitud, seleccione un tipo de solicitud o proceso que no sea Reserva. La página se actualiza.

Página Crear solicitud sin ejemplares en el inventario
En el campo Tipo de solcitud, seleccione Otro fascículo. Tenga en cuenta que, en Primo VE, el botón Solicitar otro fascículo solo se muestra cuando se puede solicitar un ejemplar. Alma selecciona al azar un ejemplar para evaluarlo con este propósito, puesto que asume que todos los ejemplares se pueden solicitar de igual forma o no.
En el campo de Solicitante, seleccionar un usuario solicitante.
En el campo Existencia, seleccionar una existencia para el ejemplar.
En el campo Descripción manual o en uno de los campos descriptivos (volumen, ejemplar, parte, etc.), introduzca una descripción de la solicitud para identificar el fascículo específico requerido.
Seleccionar Enviar. Un mensaje de confirmación aparece en la página de resultados de la búsqueda.

Mensaje de confirmación

Para crear un ejemplar y añadirlo a una solicitud:

Si se halla un ejemplar catalogado que concuerda con la solicitud, se puede escanear y adjuntar a la solicitud: Cuando se escanea un ejemplar de las existencias solicitadas, se notificará al operador que hay solicitudes que puede realizar, visualizar y adjuntar al ejemplar.

También es posible realizar la solicitud sin escanear/añadir un ejemplar al cargar un fichero y enviarlo a través de la página Entregar documentos digitales (para más información, consulte: Digitalización de ejemplares).

Si el ejemplar requerido todavía no está catalogado, se puede agregar a Alma:

En la página Escanear ejemplares (Servicios al usuario > Solicitudes de recurso > Escanear ejemplares), seleccionar Crear ejemplar y seleccionar Existente en el cuadro de diálogo resultante. Aparecerá la página de Catalogación rápida.
En el campo Título, navegar hasta el título relevante. Los campos Biblioteca y Ubicación permiten seleccionar las existencias que existen del título.

Página de Catalogación rápida
En el campo Código de barras, introducir un código de barras para el ejemplar.
En el campo Descripción, introduzca la descripción del fascículo que esté catalogando.
Añadir opcionalmente un tipo de material, una política de ejemplar y/o una nota pública.
Seleccionar Guardar. El ejemplar aparece en la página de Escanear ejemplares.

Página Escanear ejemplares
Se crea una orden de trabajo de Servicios técnicos de adquisición.
Seleccionar Adjuntar a solicitud desde la lista de acciones de la fila. Aparecerá un cuadro de diálogo, donde se selecciona el título de la solicitud a adjuntar.
Seleccionar la casilla de verificación del título y seleccionar Adjuntar. La página de Escanear ejemplares muestra el ejemplar escaneado. El destino del ejemplar (para Solicitudes de ejemplar físico del usuario) es el destino de la solicitud (el lugar de recogida del ejemplar).

Admitir entregas personales para solicitudes

Para configurar Alma para que admita la entrega personal para las solicitudes, se debe tener uno de los siguientes roles:

Administrador general del sistema
Administrador de servicios alusuario

Alma admite la entrega personal de ejemplares físicos solicitados en el domicilio o la oficina de un usuario. Cuando se escanea un ejemplar en un mostrador que puede cumplir con dicha solicitud (según la configuración que se detalla a continuación), el ejemplar se retira automáticamente para el usuario y se le envía una Carta de entrega personal completa, así como una Carta de recepción de préstamo. Si el préstamo no se activa (por ejemplo, debido a una sanción del usuario), el ejemplar permanece en el estante de reservas.

Solicitud de entrega personal - Página Crear solicitud

Para activar y usar esta funcionalidad, debe configurarse lo siguiente:

La opción de Admite entrega personal debe configurarse en un mostrador de circulación que pueda prestar el ejemplar (y pueda realizar el préstamo para la ubicación). Este mostrador de circulación también debe tener un estante de reservas para mantener el ejemplar si falla el préstamo. Para más información, véase Añadir un mostrador de circulación. Si hay más de un mostrador de circulación, entonces la lista de recogida se creará de forma aleatoria en uno de los mostradores.
Una política de solicitud de Entrega personal debe ser adjuntada a los términos de uso para permitir la entrega personal de ejemplares. Además, puede configurar una política de solicitud de Cuota de entrega personalizada para incluir cuotas de entrega. Para más información, véase Configurar términos de uso.
No debe haber sanciones de usuario impidiendo la entrega en domicilio/oficina. Si hay sanciones de usuario, el ejemplar es enviado a la estantería de reservas. Si las sanciones son eliminadas, el usuario puede entonces recibir el ejemplar de la estantería de reservas.
Las direcciones con los tipos Domicilio u Oficina se deben configurar en el registro de Datos de usuario del usuario solicitante. Para más información, véase Gestionar la información de contacto del usuario.
Además, la institución puede configurar tipos de dirección adicionales para los lugares de entrega personales. Para obtener más información, véase Configurar ubicaciones de entrega personales adicionales.
Para que la entrega personal se realice cuando se escanea un ejemplar en el mostrador de otra biblioteca, esta debe permitir que otras bibliotecas gestionen la entrega personal. Esto también requerirá la capacidad de la biblioteca de escaneo para gestionar la entrega personal (tener un mostrador de circulación principal que admita la entrega personal) y tener una relación con el propietario del ejemplar. Consulte Editar una biblioteca.

Un ejemplar que se retira de un estante para cumplir una solicitud de entrega personal se pone en tránsito en un mostrador configurado para admitir la entrega personal. Si el mostrador en el que el ejemplar es escaneado no admite entrega personal, el ejemplar es transferido a un mostrador de la biblioteca propietaria del ejemplar que sí admite entrega personal.

Para más información sobre la configuración de entrega personal en domicilio/oficina, véase el video de Entrega en domicilio y oficina (7:52 min).