Trabalhando com Solicitações de Aquisição

• Ao gerenciar referências em uma lista de leituras (veja Gerenciar Referências), se a permissão para Enviar Solicitação de Aquisição foi adicionada pelo Suporte da Ex Libris às funções Operador/Gerente de Reservas de Disciplinas. Observe que adicionar ou editar uma referência pode ativar uma solicitação de aquisição automaticamente; veja Configurar Solicitações de Aquisição Automáticas a partir de Referências.
• Na página Solicitação de Aquisição (veja abaixo).

1. Na página Solicitação de Aquisição (Aquisições > Solicitações de Aquisição > Criar Solicitação de Aquisição), preencha o máximo de informações possíveis.
   Selecione Criar novo registro ou Usar registro existente no campo Informações Bibliográficas. Ao selecionar Usar registro existente, uma lista de escolha rápida estará disponível para o campo Título, enquanto os outros campos do item ficarão restritos. Ao selecionar um registro existente, você pode criar uma solicitação de aquisição a partir do registro. Além disso, se você deseja criar um item a partir de um item similar existente, você pode buscar pelo título do registro existente para preencher os campos do item, e então alterar o botão de opção Informações Bibliográficas para Criar novo registro. Os campos restantes do item não estarão restritos enquanto um novo registro é criado, assim, seus valores poderão ser alterados.

   Formulário de Solicitação de Aquisição

   Para ver a descrição dos campos da área Informações de Recurso, acesse Adicionar um Novo Livro ou Artigo de Periódico. Os campos da área Atributos da Solicitação são os seguintes:

   • Solicitante - O usuário que fez a solicitação. Assim que a solicitação é aprovada, o solicitante se torna um usuário interessado no item de pedido de aquisição criado após a aprovação da solicitação de aquisição. Veja Criar Item de Pedido de Aquisição Manualmente.
   • Status da solicitação - O status inicial da solicitação, que é sempre Em Revisão.
   • Biblioteca Proprietária - A biblioteca que deverá receber o item.
   • Custo Estimado - O custo estimado do item, incluindo a moeda.
   • Verba - A verba com a qual o item será adquirido. Este campo só estará ativo após a seleção de uma biblioteca. Observe que é recomendado adicionar a verba imediatamente antes da aprovação da solicitação de aquisição.
   • Fornecedor/Conta - O fornecedor e a conta do fornecedor a partir do qual o item será comprado.
   • Aprovado por - Este campo está inicialmente vazio. Posteriormente, conterá o nome do usuário que aprovou o item, se houver.
   • Nota do Solicitante - Qualquer nota a ser enviada para o usuário que aprovará ou rejeitará a solicitação.
   • Motivo de Rejeição - Este campo está inicialmente vazio. Posteriormente, conterá o motivo pelo qual a solicitação foi rejeitada, se houver.
   Os campos Título e Solicitante são obrigatórios.
   Quando uma solicitação de aquisição é criada usando Criar novo registro, o Alma procura por potenciais equivalências com o registro através do Primo. Quando um usuário do Primo insere um número de ISBN ou EISBN em um formulário de Solicitação de Aquisição em branco, é exibido um alerta indicando se existe uma coleção física para o recurso na biblioteca. Isto não se aplica a periódicos. O Primo exibirá uma mensagem de que não existe coleção física para o identificador inserido pelo usuário, o que pode ocorrer porque o recurso não existe, porque uma localização, registro bibliográfico ou coleção física está oculta(o) da descoberta ou, no caso de recursos eletrônicos, porque o portfólio eletrônico não está ativo. Isto também é relevante para redes e campi múltiplos.

   Esta funcionalidade é controlada pelo parâmetro do cliente PR_indicate_for_primo_if_ISBN_exists e está habilitada por padrão. Veja Outras Configurações (Aquisições).

   A rotina de equivalências procura primeiro por um perfil de importação para determinar o processo de equivalência. O perfil de importação pode ser de tipo Repositório ou Novo Pedido, deve estar ativo e seu nome de perfil deve estar armazenado no parâmetro purchase_request_import_profile (veja Outras Configurações (Aquisições)). O perfil de importação pode definir qual rotina de equivalências será usada para livros e qual será usada para periódicos. Se nenhum perfil for especificado no parâmetro, a equivalência será baseada no ISBN/ISSN da solicitação de aquisição (usando uma rotina de equivalência codificada que não pode ser modificada). Se um registro equivalente for encontrado no repositório, a solicitação de aquisição será vinculada ao registro bibliográfico. Se nenhuma equivalência for encontrada, um novo registro bibliográfico será criado. Observe que os detalhes bibliográficos do registro novo ou equivalente podem ser editados usando o Editor de MD. Eles não podem ser editados ao editar a solicitação de aquisição (somente atributos da solicitação, como solicitante e biblioteca proprietária, podem ser editados dessa maneira). Ao editar a solicitação de aquisição, as informações bibliográficas podem ser alteradas ao selecionar o botão de opção Criar Novo Registro. Ao alterar o botão de opção, o usuário receberá a seguinte mensagem de confirmação: Você está prestes a alterar o registro bibliográfico vinculado. Os dados do registro bibliográfico existente serão substituídos. Tem certeza que deseja continuar?

2. O tipo de referência para um item buscado é originado do ISBN ou ISSN. Se houver um número de ISBN, o tipo de referência será Livro. Se houver um número de ISSN, o tipo de referência será Periódico. Se não houver nenhum número, o tipo de referência será o tipo selecionado na criação da solicitação de aquisição. Um exemplo de como isto é aplicado é, se o Editor de MD é usado para adicionar um número de ISSN a um registro bibliográfico e então a solicitação de aquisição é editada e salva, o tipo de referência da solicitação se tornará Periódico.
3. Selecione o Tipo de Material, que pode ser Físico ou Eletrônico. O padrão é determinado pelo valor definido na tabela Tipos de Materiais de Solicitações de Compra. Quando o valor for Físico, o tipo será determinado pelo valor padrão na tabela Descrições do Tipo de Material Físico (veja Configurar Descrições de Tipo de Material de Itens Físicos). Quando o valor for Eletrônico, o tipo será extraído de uma tabela interna de tipos eletrônicos e será Livro. A tabela de tipos de materiais eletrônicos é interna e não pode ser modificada.
4. O campo Selecionar Tipo determina o tipo de material do acervo criado. Dependendo do Tipo de material listado nos Tipos de material Físico/Eletrônico possíveis, este será o tipo de material do Item de Pedido de Aquisição. 
5. Em vez de inserir as informações manualmente, você pode buscar e selecionar um item no repositório e, então, clicar em Selecionar. As informações do item são pré-preenchidas nos campos da página. Veja Busca no Alma.
   Ao criar uma solicitação de aquisição associada a um registro bibliográfico, os metadados bibliográficos não podem ser editados na página da solicitação de aquisição. Isto serve para evitar alterações ao registro existente ou a criação de um novo registro a partir desta página. Um novo registro só será criado a partir dessa página quando as informações forem inseridas manualmente.
6. (Somente ao editar uma solicitação) Se você inserir uma Biblioteca, você poderá adicionar localizações e o número de cópias solicitadas para cada localização; selecione Adicionar Localização. Se as quantidades e localizações não forem especificadas, será enviada uma cópia para a localização padrão de Aquisições.
7. Adicione notas na aba Notas, conforme necessário.
8. Ao concluir, selecione Salvar.
   A solicitação será enviada com o status Em Revisão. Um registro bibliográfico reduzido será criado para o item solicitado, se necessário.

• Visualizar Solicitações de Aquisição Pendentes
• Atribuir uma Solicitação de Aquisição
• Editar uma Solicitação de Aquisição
• Enviar E-mail para Solicitante de Aquisição
• Aprovar ou Rejeitar uma Solicitação de Aquisição

A nota do solicitante pode ser gerada automaticamente a partir das informações da disciplina. O parâmetro requester_note_auto_generate, encontrado na tabela Outras Configurações em Configuração de Serviços ao Usuário > Geral > Outras Configurações, controla se a nota do solicitante será gerada automaticamente.