Receber Solicitações de Recursos Compartilhados - Físicos

Você pode visualizar uma lista dos itens de recursos compartilhados recebidos na página Itens Recebidos.

1. Na página de Itens Recebidos (Serviços ao Usuário > Recursos Compartilhados > Recebimento de Itens), selecione o formato em que deseja visualizar os itens recebidos no campo Formato recebido (Físico ou Físico Não Retornável), independentemente do método usado para receber os materiais de recurso compartilhado.
   
   Página de Itens Recebidos
2. Selecione o Tipo de identificador pelo qual os itens serão identificados:
   • Código de Barras
   • Identificador externo

3. Limpe a caixa de seleção Notificar usuário automaticamente para impedir que o Alma envie um e-mail de notificação ao usuário solicitante quando o item chegar à biblioteca de recurso compartilhado. Isto pode ser útil para Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitados com o formato Físico não retornável, quando a operação de recebimento é usada para notificar o Alma que um item já foi fornecido diretamente para o usuário e não é necessário enviá-lo uma notificação adicional de item pronto para coleção. Está caixa de seleção é marcada por padrão. 

4. Opcionalmente, adicione uma nota em um ou ambos os seguintes campos: Esta nota aparece no seguinte formato:
   <Nome do parceiro><Texto da nota>
5. Nota interna: Uma nota que aparece somente na instituição da qual foi enviada (ou seja, ao configurar uma nota do solicitante, ela aparecerá somente na lista de solicitações de empréstimos. Ao configurar uma nota do fornecedor, ela aparecerá somente na lista de solicitações de fornecimento). Estas notas não são exibidas na aba Histórico e devem ser usadas para notas que não serão publicadas (ou seja, não serão enviadas para o parceiro). Um exemplo deste tipo de nota seria um solicitante escrever Este fornecedor é conhecido pela dificuldade na negociação.
   • Nota ao parceiro: A nota que é enviada ao parceiro. Esta nota aparece na aba Notas do remetente e do destinatário, e também na aba Histórico da solicitação (ou seja - Somente na sala de leitura).
6. Insira um código de barras ou identificador externo para o recurso recebido nos campos Código de barras ou Identificador externo e selecione OK. O campo exibido corresponde à seleção do Tipo de identificador, realizada na etapa 2.
   • Se você selecionou Físico como o formato recebido, será aberta uma caixa de diálogo na qual você pode configurar as informações de recebimento para o item.
     
     Receber um Item Físico - Caixa de Diálogo
     Configure os campos da caixa de diálogo conforme descrito na tabela abaixo:

     Campos da Caixa de Diálogo Receber um Item Físico

     Campo	Descrição
     Imprimir comprovante automaticamente	Selecione Sim para imprimir automaticamente o Comprovante de Recebimento de Recurso Compartilhado, a opção padrão é Não. A seleção é mantida durante a duração da sessão. Quando definido como Sim, se múltiplos itens tiverem seus códigos de barras lidos, é gerado um comprovante para cada um. Para mais informações sobre configurações da carta, veja Configurar Cartas do Alma.
     Múltiplos Itens	Marque a caixa de seleção se múltiplos itens foram recebidos do fornecedor para esta solicitação.
     Código de barras temporário	Insira o código de barras temporário do item.
     Política de item	Selecione uma política para o item. Para detalhes sobre políticas de item, veja Configurar Políticas de Item.
     Localização	Selecione a localização na qual o item será recebido. Ao receber um item de um parceiro NCIP, o valor deste campo será o valor especificado no campo Localização Padrão, na aba Parâmetros da página Parceiros de Recurso Compartilhado (veja Parâmetros de NCIP).
     Nota de serviços ao usuário	Insira uma nota, conforme necessário.  Se uma nota de serviços ao usuário foi enviada pelo fornecedor, este campo é preenchido automaticamente com o texto.
     Data para devolução	Configure uma data para devolução do item. Se a mensagem de Solicitação de Recurso Compartilhado - Requisitado do NCIP contiver uma data para devolução, a data será exibida neste campo. Para datas para devolução que estejam no passado ou nas quais o item não pode ser entregue (por exemplo, o item deve ser devolvido amanhã e a entrega do item leva 3 dias), o item deverá ser processado de acordo (veja a seção, Para processar um item que não pode ser entregue e habilitá-lo para entrega, em Recebimento de Itens).
     Nota interna	Conforme descrito na etapa 4 acima.
     Nota ao parceiro	Conforme descrito na etapa 4 acima.
     Custo de Envio	O custo de envio é definido na política relevante. Pode ser sobrescrito se o valor for alterado nesta etapa.
     Custo de recebimento para o usuário	O custo de recebimento para o usuário é a taxa de recebimento de recurso compartilhado definida na política relevante. Pode ser sobrescrito se o valor for alterado nesta etapa.
     Custo da solicitação do usuário	O custo da solicitação do usuário é a taxa da solicitação de recurso compartilhado definida na política relevante. Pode ser sobrescrito se o valor for alterado nesta etapa.
     Uso somente na Sala de Leitura	Selecione para limitar o acesso para uma sala de leitura.

     Os valores dos campos Política de Item e Localização são preenchidos com os valores da Regra de Criação de Itens Temporários do item (veja Configurar Regras de Criação de Itens Temporários). Se nenhuma regra estiver configurada, o campo Política de Item ficará vazio, e o campo Localização conterá a localização atual do item, com base nas configurações padrões da biblioteca e da instituição.
7. Ao trabalhar com uma solicitação de Físico não retornável, selecione Concluir a solicitação para alterar o status do item para Solicitação Concluída e marcar a solicitação como Fechada. Se você não selecionar Concluir a solicitação, o status do recurso será listado na página de Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado como Recebido pela biblioteca em formato físico. Se Imprimir Comprovante Automaticamente estiver definido como Sim, o Comprovante de Recebimento (código: ReceivingSlipLetter) será impresso para itens físicos e itens físico não retornáveis. Para mais informações sobre o comprovante de recebimento, veja Configurar Cartas do Alma.
   Para mais informações sobre solicitações não retornáveis, assista ao vídeo Solicitações de Empréstimos Não Retornáveis (4:26 mins) (em inglês).
8. Se o fornecedor for um parceiro ISO ou NCIP, o status da solicitação será atualizado e a mensagem de Recebido será enviada.

• Selecione Cancelar para retornar à página Itens Recebidos e modificar a data para devolução. Após a correção da data para devolução, o item será exibido na página Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado com o status Recebido pela Biblioteca em Formato Físico.
• Selecione OK para manter a data para devolução inadequada. O item será exibido na página Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado com o status Recebido - não para empréstimo, indicando que o item foi recebido pela Biblioteca Solicitante do Empréstimo de Recurso Compartilhado, mas não foi emprestado.

Receber Múltiplos Itens para uma Única Solicitação

É possível receber e devolver mais de um item para uma única solicitação de empréstimo. A operação de recebimento ou devolução será considerada concluída quando todos os itens tiverem seus códigos de barras lidos, embora um recebimento parcial também possa ser realizado. Itens podem ser adicionados a uma solicitação após o recebimento se a solicitação ainda estiver com status ativo. Um recebimento manual pode ser feito a partir da ação da linha em Lista de Tarefas de Empréstimo e da Interface de Recebimento de Itens. Uma devolução manual pode ser feita em Devolver Itens, na aba Devoluções dos Serviços ao Usuário e em Ler Códigos de Barras.

Receber Múltiplos Itens

Na tela Receber Itens, a caixa de seleção Múltiplos Itens é visível somente se Formato físico estiver selecionado na interface de recebimento. Quando a caixa de seleção está marcada, na medida em que cada item tem seu código de barras lido e é aceito, o campo de código de barras é limpo. Selecione Concluído para indicar que todas as partes da solicitação tiveram seus códigos de barras lidos e enviar uma notificação de estante de reservas para o usuário. Selecionar concluído também ativa as seguintes validações nos códigos de barras inseridos:

• Nenhum código de barras vazio
• Nenhum código de barras duplicado
• Nenhum código de barras já usado (no repositório)

Se a solicitação ainda tiver itens faltando, é possível fazer um recebimento para indicar que a solicitação foi parcialmente recebida. Quando os itens adicionais são recebidos, eles podem ser adicionados à solicitação principal se esta ainda não foi devolvida e a opção múltiplos estiver selecionada.

As Listas de Solicitações de Empréstimo têm um link para Códigos de Barras Múltiplos quando múltiplos itens são enviados ou recebidos. Selecionar o link abre a solicitação na aba Itens Recebidos.

Lista da Solicitação de Empréstimo com uma Solicitação de Múltiplos Itens

Aba de Itens Recebidos da Solicitação

Ao selecionar a ação Retornar, a pop-up indica que esta é uma solicitação de múltiplos itens.

Pop-up Retornar

Para adicionar itens à solicitação após o recebimento original:

1. Na página de Itens Recebidos (Serviços ao Usuário > Recurso Compartilhado > Recebimento de Itens), insira o Identificador Externo e selecione OK. Uma pop-up aparecerá indicando que a solicitação já foi recebida.
2. Selecione Confirmar. Uma pop-up para inserir os códigos de barras será exibida. Insira os códigos de barras um por um e, após cada um, selecione OK. (Veja Receber Múltiplos Itens acima.)
   Ao acessar a pop-up após o recebimento original, a caixa de seleção de múltiplos itens, a data para devolução e os custos são somente para visualização, extraindo seus valores do recebimento original.
3. Quando todos os códigos de barras forem inseridos, selecione Concluído.

As seguintes ações são aplicadas a solicitações de múltiplos itens:

• O status da solicitação é alterado para Emprestado ao Usuário quando qualquer um dos itens é emprestado.
• Cancelar uma solicitação de reserva cancela somente a solicitação de reserva específica. A solicitação de empréstimo principal é cancelada somente se todos os itens forem cancelados.
• Mensagens de renovação e de devolução requisitada do fornecedor atualizam todos os empréstimos da solicitação principal.
• Somente uma taxa de renovação é aplicada ao empréstimo.
• No Primo, somente um item será exibido para a solicitação na Lista de Solicitações da aba Minha Conta.

Para mais informações, veja Solicitações de Recursos Compartilhados com Múltiplos Itens e Mais Informações Sobre Recebimento de Múltiplos Itens de Recurso Compartilhado (Solicitante do Empréstimo) (em inglês).

Receber Solicitações de Recursos Compartilhados - Digitais

Os operadores também podem visualizar e reenviar o arquivo através das ações Mostrar Arquivo e Recebimento Digital.

Criar uma Solicitação de Recurso Compartilhado - Fornecido

• Criar Solicitação de Fornecimento Manualmente - Adicione uma solicitação de fornecimento, seja manualmente (veja Adicionar uma Tarefa de Recurso Compartilhado - Fornecido Manualmente) ou através da busca (veja Adicionar uma Tarefa de Recurso Compartilhado - Fornecido a partir da Busca).
  
  Solicitação de Fornecimento Manual
• Criar Solicitação de Fornecimento Automaticamente - a partir de mensagem do ISO, NCIP em modo Peer-to-Peer ou SLNP.
• A solicitação também pode ser criada no momento do envio ao fazer a leitura do código de barras do item.

Solicitação de Item Físico

Envio de Itens 

Esta seção faz referência à etapa 5 do diagrama de Fluxo de Fornecimento em Modo Peer-to-Peer.

O item físico é enviado para a instituição solicitante do empréstimo, onde é recebido pelo parceiro de recurso compartilhado (veja Enviar Recursos da Solicitação de Recurso Compartilhado - Fornecido). Isto pode ser feito através da página Envio de Itens ou da ação da solicitação na página da Lista de Tarefas de Solicitações de Fornecimento.

Para enviar itens de recurso compartilhado, você deve ter uma das seguintes funções:

• Operador de Serviços ao Usuário (para a biblioteca de recurso compartilhado)
• Gerente de Serviços ao Usuário (para a biblioteca de recurso compartilhado)

Enviar um Único Item

O Alma realiza as seguintes etapas antes de enviar uma solicitação de recurso compartilhado.

1. Se não foi criada uma solicitação de recurso compartilhado anteriormente, a solicitação é criada e vinculada a um parceiro de recurso compartilhado.
2. O item é movido para uma localização temporária com base nas configurações definidas para o parceiro.
3. O item é marcado como Enviado Fisicamente e fica indisponível no Alma.

Você pode atualizar a data para devolução e o custo de envio simultaneamente para múltiplos itens enviados juntos.

Você pode enviar itens na página Envio de Itens (Serviços ao Usuário > Recurso Compartilhado > Envio de Itens).

• O Tipo de endereço de envio é obrigatório para bibliotecas de recurso compartilhado com ISO ou NCIP habilitado. Quando uma solicitação de ISO/NCIP é enviada, o Endereço de envio é incluído como o endereço para o qual a solicitação deve ser enviada. A instituição fornecedora usa este endereço quando envia digitalmente. Para mais informações sobre configuração do endereço de envio, veja Gerenciar Informações de Contato da Instituição/Biblioteca.
• O sistema bloqueia o envio de itens que estão em processamento, como emprestados, na estante de reservas ou em aquisição.

Os campos exibidos na página Envio de Itens dependerão do Formato de Envio selecionado.

Página de Envio de Itens - Formato físico

É possível criar uma solicitação de fornecimento automaticamente, caso a solicitação não tenha sido criada quando o item foi enviado. Isto permite que bibliotecas que gerenciam solicitações de fornecedores manualmente possam realizar duas etapas em uma única ação. Para isso, acione o ative o atributo Criação Automática para a biblioteca de recursos compartilhados (veja Configurar Parâmetros de uma Biblioteca de Recursos Compartilhados). Isto torna o campo do parceiro visível na página de envio de itens para solicitações físicas. ID da solicitação é obrigatório. O campo do parceiro também é obrigatório se o ID da solicitação inserido não existir. Se o campo do parceiro for deixado em branco, a mensagem de erro “Selecionar um parceiro é obrigatório quando a solicitação não foi criada previamente” será exibida. Após selecionar o parceiro, é aberta uma nova pop-up com o aviso “Solicitação de fornecimento não existe no sistema. Uma nova solicitação será criada.” A pop-up pode ser desativada nos parâmetros do cliente (veja Outras Configurações). A nova solicitação de fornecimento é criada e marcada como enviada.

Para mais informações sobre a otimização do fluxo do fornecedor, assista ao vídeo Otimização do Fluxo do Fornecedor (3:11 mins) (em inglês).

Página de Envio de Itens - Item Digital ou Físico não retornável

Para mais informações sobre envio de itens, assista ao vídeo Definir Data para Devolução e Custos no Momento do Envio (5:13 mins) (em inglês).

Para definir uma data para devolução e o custo de envio para múltiplos itens na instituição fornecedora:

1. Na página Envio de Itens, selecione Sim no campo Imprimir Comprovante Automaticamente (o valor padrão é Não). A opção selecionada neste campo é mantida para o usuário durante uma única sessão. Esta opção envia automaticamente um Comprovante de Envio de Recurso Compartilhado impresso ao enviar um item. O comprovante de envio é enviado para o item especificado nos campos Ler ID da solicitação e Ler código de barras do item. O comprovante contém informações adicionais específicas do item que está sendo enviado. Para informações sobre a configuração do Comprovante de Envio de Recurso Compartilhado, veja Configurar Cartas do Alma.
   Você pode imprimir manualmente um comprovante de envio selecionando o link Imprimir Comprovante na página da Lista de Tarefas de Solicitações de Recursos Compartilhados - Fornecidos (veja a descrição do Comprovante na tabela Links da Lista de Tarefas de Solicitações de Recursos Compartilhados - Fornecidos em Gerenciar Solicitações de Recurso Compartilhado - Fornecido).
2. No campo Formato de envio, selecione o formato no qual a solicitação será enviada.
3. No campo Custo de envio, insira um custo de envio para o item.
4. No campo Data para devolução, insira a data na qual o item deve ser enviado. Este campo é exibido somente quando Formato de envio = Físico.
5. Ao enviar uma solicitação de recursos compartilhados - fornecidos, especifique uma localização temporária para envio do item no campo Localização. As opções exibidas no campo Localização são as localizações para a biblioteca (exibidas no campo Atualmente em: do menu permanente).
   Ao especificar uma localização e inserir o código de barras do item no campo Ler código de barras do item, o status da solicitação é alterado para Enviado Fisicamente.
   Este campo é exibido somente quando Formato de envio = Físico e só é habilitado quando um dos seguintes for verdadeiro:
   • Você está em um balcão de circulação da biblioteca de recurso compartilhado; veja Seleção de Biblioteca/Balcão em O Menu Permanente.
   • Você insere o ID Externo da solicitação de fornecimento no campo Ler ID da solicitação.
   • Você acessa a página Envio de Itens usando o link Enviar Item na página da Lista de Tarefas de Recurso Compartilhado - Fornecido.
6. Opcionalmente, adicione uma nota em um ou ambos os seguintes campos: Esta nota aparece no seguinte formato:
   <Nome do parceiro><Texto da nota>
   • Nota interna: Uma nota que aparece somente na instituição da qual foi enviada (ou seja, ao configurar uma nota do solicitante, ela aparecerá somente na lista de solicitações de empréstimos. Ao configurar uma nota do fornecedor, ela aparecerá somente na lista de solicitações de fornecimento). Estas notas não são exibidas na aba Histórico e devem ser usadas para notas que não serão publicadas (ou seja, não serão enviadas para o parceiro). Um exemplo deste tipo de nota seria um solicitante escrever Este fornecedor é conhecido pela dificuldade na negociação.
   • Nota ao parceiro: A nota que é enviada ao parceiro. Esta nota aparece na aba Notas do remetente e do destinatário, e também na aba Histórico da solicitação (ou seja - Somente na sala de leitura). Essa nota aparece na aba Anexos para mensagens de solicitações ISO.
7. No campo Ler código de barras do item, insira o código de barras do item. Esse campo só é exibido quando Formato de envio = Físico. Ao enviar uma solicitação sem itens, deixe este campo em branco. Se o item não tiver um código de barras, é possível enviá-lo selecionando-o na lista de retirada. Você pode adicionar a coluna ID do Item à lista de códigos de barras selecionando ID do Item no menu de personalização (veja Novo Layout).
8. Marque a caixa de seleção Concluir a solicitação para alterar o status do item para Solicitação Concluída e marque a solicitação como Fechada. Esta caixa de seleção é exibida somente quando Formato de envio = Digital ou Físico não retornável.
9. No campo Ler código de barras do item, insira o número do identificador externo do item.
10. Selecione OK próximo aos campos Ler código de barras do item ou Ler ID da solicitação. O item será localizado e exibido na parte inferior da página.
    Repita as etapas 7 (inserir o código de barras) e 9 (inserir o número de identificação externo) para todos os itens que deseja enviar. Os itens serão exibidos na tabela na parte inferior da página e o custo de envio e a data para devolução serão aplicados a todos eles.
    Se um item tem seu código de barras lido duas vezes, ele é adicionado à lista exibindo dados do envio inicial, mas nenhuma ação adicional é realizada. Isto é feito para prevenir que aconteçam erros quando um item para envio tem seu código de barra lido duas vezes.

Enviar Múltiplos Itens para uma Única Solicitação

Para mais informações sobre o envio de múltiplos itens para solicitações de fornecimento, assista ao vídeo Solicitações de Fornecimento com Múltiplos Itens (1:42 mins) (em inglês).

Solicitações de fornecimento podem enviar múltiplos itens vinculados a uma única solicitação. Se múltiplas solicitações de movimentação já tiverem sido criadas para a solicitação de fornecimento ou se a solicitação já foi enviada e mais itens estiverem sendo enviados, o Alma marcará automaticamente a solicitação de fornecimento como uma solicitação de múltiplos itens. Caso contrário, é possível adicionar múltiplos itens durante o processo de envio para o solicitante do empréstimo. Isto pode ser feito a partir da interface de envio ou da ação da linha Enviar Item na página da Lista de Tarefas de Solicitações de Fornecimento.

Envio de Itens

Após marcar a caixa de seleção Múltiplos Itens e fazer a leitura do código de barras do primeiro item, a janela de múltiplos itens é exibida. Se o item não tiver um código de barras, é possível enviá-lo usando o ID do Item. Você pode adicionar a coluna  ID do Item à lista de códigos de barras lidos selecionando o ID do Item no menu de personalização (veja Novo Layout).

Janela de Múltiplos Itens

O código de barras de cada item é lido. Ao terminar a leitura de todos os itens, selecione Concluído. O status da solicitação de fornecimento será alterado para Enviado Fisicamente e o código de barras será exibido como Códigos de barras múltiplos.

Lista de Tarefas da Solicitação de Fornecimento

Selecionar o link Códigos de Barras Múltiplos abre a solicitação de fornecimento em uma nova aba, Itens.

Solicitação de Fornecimento - Aba Itens

Ao enviar para um parceiro ISO ou um parceiro NCIP em modo peer-to-peer, uma mensagem de envio é transmitida. Quando a instituição solicitante do empréstimo recebe a mensagem, ela fica registrada na aba Histórico da solicitação de empréstimo. O status dessa solicitação é alterado para Enviado Fisicamente.

Solicitação de Item Digital