Solicitações no Alma
Uma solicitação de recurso (ou apenas “solicitação”) pode ser para aquisição, manipulação, movimentação ou processamento de acervo. Solicitações são inseridas no Alma antes de serem atendidas: uma solicitação ativa é uma solicitação que foi inserida no Alma e está em algum estágio de processamento; uma solicitação concluída ou vencida não está mais em processamento.
Solicitações rejeitadas ativas e inativas aparecem em relatórios, embora solicitações inativas não possam ser recuperadas na Interface de Usuário do Alma. Para mais informações, veja Filtrar Resultados Usando o Parâmetro de Solicitações Ativas (em inglês).
Solicitações podem ser feitas por usuários usando um sistema de serviços ao usuário, como o Primo. As solicitações também podem ser inseridas manualmente no Alma pelos bibliotecários ou geradas internamente pelo próprio Alma. Muitas solicitações criam um processo de fluxo de trabalho e/ou uma tarefa na Lista de tarefas (veja Tarefas da Lista de Tarefas).
Tipos de Solicitação
O Alma processa muitos tipos de solicitações. Alguns tipos de solicitações descritos abaixo podem não estar disponíveis na sua instituição, e tipos adicionais (ordens de serviço) podem ser definidos pelo administrador. A tabela abaixo descreve todos os tipos de solicitações que podem ser encontradas durante o processamento dos serviços ao usuário.
| Tipo de Solicitação | Descrição |
|---|---|
| Serviços Técnicos de Aquisição | Uma solicitação de ordem de serviço para realizar algum tipo de serviço técnico, como catalogação de cópia. |
| Reserva Agendada | Uma solicitação do usuário para reservar um recurso (como uma sala ou um livro que não pode ser retirado) por um período de tempo específico. |
| Empréstimo | Uma solicitação de recurso compartilhado feita por um usuário local e atendida por outra instituição. Implementada como uma solicitação de EEB. |
| Digitalização |
Uma solicitação de ordem de serviço para cópias digitais de um recurso físico ou eletrônico. Normalmente, isto é usado para fazer uma cópia de um capítulo de livro ou de um artigo para um usuário ou um grupo de alunos, e pode necessitar autorização de copyright. Os tipos de solicitações de digitalização são:
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| Reserva Geral | Uma solicitação de reserva de um usuário para retirada de um recurso em uma determinada localização (para registros bibliográficos com coleções físicas, mas sem itens). |
| Fornecimento | Uma solicitação de recurso compartilhado feita por um usuário de outra instituição e atendida pela instituição local. Implementado como uma solicitação de fornecimento de EEB. |
| Biblioteca | Qualquer solicitação interna, normalmente gerada por outra solicitação. Por exemplo, uma solicitação de empréstimo pode gerar uma solicitação de movimentação, que é um tipo de solicitação da biblioteca. |
| Compra | Uma solicitação para aquisição de um título físico ou de uma licença para um título eletrônico. Veja Solicitações de Aquisição. |
| Recurso | Um termo genérico para qualquer solicitação de serviços ao usuário ou de recursos compartilhados. Pode ser para empréstimo de um item, como um livro, uma solicitação de serviços técnicos para encadernar um item, ou uma solicitação de reserva de uma sala de leitura ou um equipamento. |
| Recursos Compartilhados | Uma solicitação de um usuário de uma instituição que é atendida por outra instituição, o contrário de uma solicitação de serviços ao usuário. |
| Restaurar | Uma solicitação de movimentação para retornar um item de uma localização temporária para sua localização permanente. |
| Enviar | Uma solicitação para envio de um item, seja física ou digitalmente (por e-mail). |
| Trânsito para Arquivamento | Uma solicitação de restauração para um item que foi devolvido após uma solicitação de fornecimento. |
| Ordem de Serviço |
Uma solicitação para realizar uma ação em um item físico, como digitalizar ou encadernar (reparar) o item. Uma ordem de serviço envia um item para o departamento de ordens de serviço que pode processá-la, o qual, então, retorna o item para a sua localização após a conclusão.
Ordens de serviço são definidas na página Tipos de Ordens de Serviço. Uma ordem de serviço pode passar por diversos estágios; em cada um, a ordem tem um status, chamado de tipo de processo. Por exemplo, uma solicitação de encadernação pode ter os tipos de processo Enviado para Encadernação, Preparação para Encadernação, Em Processamento e assim por diante. Tipos de processo são definidos na página Status do Tipo de Ordem de Serviço; veja Configurar Status do Tipo de Ordem de Serviço. Veja também Configurar Nomes da Tarefa da Solicitação.
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Solicitações de Reserva Agendada
A solicitação de reserva agendada de itens no Alma reserva recursos que serão usados por um usuário durante um período de tempo especificado. Por exemplo, se um pesquisador encontrou recursos importantes no catálogo de uma biblioteca e pode comparecer a esta biblioteca somente em um período específico, o pesquisador pode criar uma solicitação de reserva agendada para utilizar os recursos durante este período. Isto fornece ao pesquisador acesso exclusivo aos materiais reservados enquanto estiver presente na biblioteca, permitindo, assim, o aproveitamento máximo do seu tempo limitado.
Recursos de reserva agendada também podem ser usados para itens com alta demanda e um número limitado de cópias. Por exemplo, recursos movidos para uma área reservada a disciplinas podem ser configurados para que possam ser solicitados através de reserva agendada e utilizados por um período de tempo definido antes que seja necessário devolver o item. Para mais informações, visite Reserva Agendada.
Para mais informações sobre Reserva Agendada, veja também Solicitações de Reserva Agendada no Kit de Treinamento Alma Essentials.
Páginas para Gerenciamento de Solicitações
Você pode buscar por vários tipos de solicitações usando a caixa de busca permanente exibida na parte superior de cada página; veja Busca no Alma.
Para mais informações, visite Solicitações de Movimentação. (3:17 min)
O Alma inclui diversas páginas que exibem ou permitem que você trabalhe com solicitações, dependendo da sua função de usuário e do seu departamento. Para alterar o seu departamento, veja Seleção de Biblioteca/Balcão em O Menu Permanente. A maioria das páginas abaixo também pode ser acessada selecionando uma tarefa na Lista de Tarefas; veja Tarefas da Lista de Tarefas.
| Página | Caminho | Tipos de Solicitação | Funções | Descrição | Mais Informações |
|---|---|---|---|---|---|
| Estante de Reservas - Itens Ativos | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Estante de Reservas - Itens Ativos | Item Físico | Operador de Solicitações |
Quando um item solicitado por um usuário é retirado do acervo, ele é enviado para a estante de reservas do balcão de circulação. Desde o momento em que o item chega à estante de reservas, até que sua solicitação seja removida, ele é considerado um item ativo na estante de reservas do balcão de circulação.
Nesta página, você pode:
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Gerenciamento da Estante de Reservas - Itens Ativos |
| Lista de Solicitações para Aprovação | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Aprovar Solicitações de Digitalização | Digitalização |
Operador de Serviços ao Usuário
Gerente de Serviços ao Usuário
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Você deve aprovar ou rejeitar uma digitalização quando as regras de digitalização determinam que é necessária a aprovação ou quando uma tarefa de aprovação de copyright é solicitada especificamente, para uma referência, por exemplo.
Nesta página, você pode:
É possível que existam tarefas de aprovação abertas vinculadas solicitações concluídas e inativas. |
Aprovar/Rejeitar uma Solicitação de Digitalização |
| Criar Solicitação | Várias maneiras. Por exemplo: busque no repositório e clique em Criar Solicitação nos resultados abaixo de um item ou título físico. |
Reserva Agendada
Digitalização
Reserva
Mover
Item Físico
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Operador de Serviços ao Usuário
Gerente de Serviços ao Usuário
Operador/Gerente de Balcão de Circulação Operador de Solicitações |
Normalmente, você pode criar uma solicitação para um item em nome de um usuário ou de um operador.
Nesta página, você pode:
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| Estante de Reservas - Itens Vencidos | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Estante de Reservas - Itens Vencidos | Item Físico | Operador de Solicitações |
Quando um item solicitado por um usuário é retirado do acervo, ele é enviado para a estante de reservas do balcão de circulação. Quando a data de vencimento de um item é atingida, ele é listado como vencido. Se o item não for coletado dentro de um período especificado, ele será removido da estante de reservas e retornado à sua localização permanente.
Nesta página, você pode:
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Gerenciamento da Estante de Reservas - Itens Vencidos |
| Itens Em Processamento |
Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Gerenciar Itens Em Processamento
ou
Aquisições > Processamento após Recebimento > Itens no Departamento de Recebimento
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Serviços Técnicos de Aquisição
Encadernação
Digitalização
Item Físico
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Operador de Recebimento
Operador de Recebimento - Limitado
Operador de Ordens de Serviço (digitalização)
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Após receber um material físico, pode ser necessário realizar algum procedimento antes de disponibilizá-lo para a biblioteca. Além disso, uma solicitação de ordem de serviço pode necessitar que você realize o procedimento no material antes que outras solicitações possam ser feitas. Novos materiais ou ordens de serviço podem ser processados nesta página.
No departamento de digitalização, esta página é exibida de maneira diferente dos outros departamentos (como um departamento de serviços técnicos de aquisição).
Em um departamento de digitalização, nesta página, você pode:
Em outros departamentos, nesta página, você pode:
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Processamento após Recebimento |
| Retirar Recursos Solicitados | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Retirar da Estante | Item Físico | Operador de Solicitações |
Itens físicos são retirados de uma estante do acervo (as estantes gerais da biblioteca). Se solicitado por um usuário, o item é transferido para a estante de reservas.
Nesta página, você pode:
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Retirar da Estante |
| Monitorar Solicitações de Recursos | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Gerenciar Solicitações e Processos de Itens Esta página também aparece quando você faz uma busca na caixa de busca permanente usando Solicitação como tipo de busca. Veja Busca no Alma.
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Encadernação
Reserva Agendada
Digitalização
Reserva Geral
Mover
Item Físico
Enviar
Restaurar
Trânsito para Arquivamento
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Operador de Serviços ao Usuário
Gerente de Serviços ao Usuário
Operador de Solicitações
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A maioria das solicitações do fluxo de trabalho aparece nesta página de informações gerais.
Nesta página, você pode:
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Monitorar Solicitações de Recursos |
| Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado | Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Solicitações de Empréstimo | Empréstimo |
Operador de Serviços ao Usuário
Gerente de Serviços ao Usuário
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Usuários podem buscar recursos em outras instituições e solicitar que sejam entregues na instituição local. Isto cria uma solicitação de empréstimo na instituição local e uma solicitação de fornecimento na instituição parceira.
Itens físicos são recebidos pela instituição local, retirados e devolvidos pelo usuário e (normalmente) retornados para a instituição parceira. Itens eletrônicos podem ser enviados digital ou fisicamente pela instituição parceira.
Nesta página, você pode:
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Solicitações de Recurso Compartilhado - Requisitado |
| Lista de Tarefas de Solicitações de Recursos Compartilhados - Fornecidos | Serviços ao Usuário > Recurso Compartilhado > Solicitações de Fornecimento | Fornecimento |
Operador de Serviços ao Usuário
Gerente de Serviços ao Usuário
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Usuários de outras instituições podem buscar recursos na sua instituição e solicitar que sejam enviados à outra instituição (parceira). Isto cria uma solicitação de empréstimo na instituição parceira e uma solicitação de fornecimento na sua instituição.
Itens físicos são retirados do acervo e enviados para a instituição parceira e, então, recebidos de volta pela instituição fornecedora e (normalmente) retornados para o acervo. Itens eletrônicos podem ser enviados de forma digital ou física.
Nesta página, você pode:
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Solicitações de Recurso Compartilhado - Fornecido |
A Fila de Solicitações
Quando são feitas múltiplas solicitações para o mesmo item, elas são colocadas na fila. A lista de solicitações pode ser visualizada na página Fila de Solicitações (Serviços ao Usuário > Solicitações de Recursos > Monitorar Solicitações e Processos de Itens; selecione o valor Posição na Fila em um dos itens).
A caixa de resumo apresenta o título, a localização atual, o número de chamada e o máximo de solicitações que podem estar ativas para o item (que normalmente é igual ao número de cópias do livro).
As seguintes informações e opções são exibidas para cada solicitação:
- Tipo de Solicitação
- Destino - A localização onde o item é esperado como resultado da solicitação
- Atividade Atual - A etapa atual do fluxo de trabalho
- Prioridade - A prioridade da solicitação. Veja Prioridade da Solicitação.
- Código de Barras
- Tipo de Material
- Data da Solicitação - Para solicitações concluídas, a data da solicitação exibirá a data em que a solicitação foi concluída ou cancelada.
- Interessado Até - Uma data de vencimento para a solicitação
- Solicitante
- Descrição
- Grupo Solicitante - O grupo de usuários do solicitante
- Ativar - Move a solicitação para o início da fila. Esta opção aparece somente se um item não estiver emprestado. Selecionar esta opção sobrescreverá a prioridade das outras solicitações na fila, moverá a solicitação para o topo e a tornará ativa (veja Prioridade da Solicitação, abaixo). Esta opção não estará disponível se o item estiver em trânsito.
- Editar - Edita as informações da solicitação. Esta opção também habilita a alteração da prioridade da solicitação.
Para solicitações de título, somente as solicitações para o título de preferência aparecerão na fila.
Prioridade da Solicitação
A prioridade da solicitação de cada item na fila determina qual solicitação da fila está ativa. Por padrão, solicitações da biblioteca, como solicitações de movimentação e de ordem de serviço, têm prioridade sobre solicitações do usuário; e solicitações do usuário são atendidas na ordem em que foram criadas. A configuração de prioridade afeta as solicitações apenas antes do início do processamento do fluxo; uma vez iniciado, o seu processamento não é interrompido, mesmo que sejam adicionadas solicitações de prioridade mais alta.
O processamento padrão da priorização de solicitações pode ser modificado editando a política de serviços ao usuário de Prioridade da Solicitação, que pode alterar as prioridades de um grupo. Para informações sobre esta política, veja Configurar Políticas de Serviços ao Usuário.
Alterar as Prioridades de Solicitações Individuais
Para alterar as prioridades de solicitações individuais, você deve ter uma das seguintes funções com a Permissão para Priorizar Solicitações ativada.
- Operador de solicitações
- Operador de serviços ao usuário
- Gerente de serviços ao usuário
- Gerente de balcão de circulação
- Operador de balcão de circulação
- Operador de balcão de circulação - limitado
Se a Permissão para Priorizar Solicitações não estiver ativada para uma função, conforme necessário, entre em contato com o suporte da Ex Libris para ativá-la.
A fila de solicitações de um recurso específico também pode ser modificada, aumentando ou diminuindo as prioridades de solicitações individuais. Isso pode ser feito ao editar o campo Prioridade Manual da solicitação. As prioridades definidas manualmente sobrescrevem aquelas definidas automaticamente pela política de serviços ao usuário de Prioridade da Solicitação e pelos termos de uso. O tipo (Solicitação de Item Físico para Usuário, Ordem de Serviço etc.) e o nível (título, item etc.) da solicitação não limitam a configuração manual de prioridades. Se duas solicitações tiverem a mesma prioridade, a que foi criada primeiro terá precedência.
- Se você não tiver as permissões necessárias, o campo Prioridade Manual ainda aparecerá para cada solicitação, mas estará desabilitado, e as prioridades serão definidas de acordo com a política de serviços ao usuário de Prioridade da Solicitação nos Termos de Uso (TOU), que definem políticas para usuários (veja Serviços ao Usuário - Físico).
- Informações sobre quando a prioridade das solicitações em uma fila foi modificada e quem fez a modificação, seja selecionando Ativar para uma solicitação ou alterando manualmente sua prioridade, não são registradas no Alma.
Os seguintes valores de prioridade podem ser selecionados para o campo Prioridade Manual:
- Primeira (prioridade nível 1)
- Priorizar (prioridade nível 2)
- Mais alta (prioridade nível 3)
- Alta (prioridade nível 4)
- Média (prioridade nível 5)
- Baixa (prioridade nível 6)
- Mais baixa (prioridade nível 7)
- Última (prioridade nível 8)
Os valores são organizados em ordem de prioridade da mais alta para a mais baixa, ou seja, Primeira é a prioridade mais alta e Última é a mais baixa. Por exemplo, se houver uma solicitação com o valor Priorizar e a prioridade de outra solicitação for alterada para Primeira, esta solicitação terá precedência. (Esses valores não são exatamente os mesmos usados nos TOUs - veja Prioridade da Solicitação em Adicionar Políticas de Serviços ao Usuário.) Observe que a ação Ativar para uma solicitação sempre fará com que a solicitação vá para o topo da fila e se torne ativa, independentemente das prioridades atualmente definidas para as outras solicitações.
Assista ao vídeo Alterar Ordem de uma Fila de Solicitações para um Título (1:20 minutos) (em inglês).
Parceiros e Rotas de Recursos Compartilhados
Um parceiro é uma instituição, diferente da sua, que está disposta a atender a uma solicitação de recurso compartilhado ou que poderá solicitar à sua instituição que atenda a uma solicitação de recurso compartilhado. Uma rota é uma lista de parceiros que são consultados para verificar se podem atender a uma solicitação de recurso compartilhado - requisitado em particular. Uma rota pode ser ordenada, onde parceiros são consultados em uma ordem específica, ou aleatória. Você pode ter múltiplas rotas, cada uma definida por um modelo de rota.
Quando uma solicitação de empréstimo é criada, você pode atribuir manualmente um ou mais parceiros à solicitação, seja diretamente e/ou usando uma ou mais rotas. Uma rota também é atribuída automaticamente se for equivalente a uma regra de atribuição de rota.
Para configurar parceiros, veja Parceiros de Recursos Compartilhados. Para configurar modelos de rota, veja Configurar Modelos de Rota. Para configurar regras de atribuição de rota, veja Configurar Regras de Atribuição de Rotas.
Solicitações de Recursos Compartilhados com Múltiplos Itens
Solicitações de recursos compartilhados podem ser atendidas por um ou mais itens. Quando múltiplos exemplares são enviados para uma solicitação, múltiplos exemplares do item serão exibidos nos seguintes locais:
Além disso, a Lista de Tarefas de Recursos Compartilhados indica a existência de múltiplos exemplares com um link de Múltiplos Códigos de Barras (veja também Receber ou Enviar Múltiplos Itens para uma Única Solicitação).
Em contraste, a lista de solicitações em Minha Conta do Primo exibe somente um exemplar do item por solicitação. Isto ocorre porque o Primo exibe somente a solicitação de recurso compartilhado, independente da quantidade de exemplares enviados para atendê-la, enquanto o Alma exibe para o operador todos os exemplares na estante ou em trânsito.
Serviços de Solicitação
O Alma oferece diversos serviços que podem ser usados para gerenciar solicitações em lote. Serviços manuais podem ser usados para criar ou excluir solicitações de itens ou títulos físicos. Acesse a página ou entrada relevante para ver detalhes e informações e configuração sobre serviços agendados.
Manual
- Cancelar Solicitações de Itens Físicos - Cancela solicitações abertas para itens físicos.
- Criar Solicitações de Movimentação de Itens Físicos - Inicia a movimentação de itens físicos para uma nova localização.
- Criar Ordens de Serviço para Itens Físicos - Cria ordens de serviço para itens físicos.Para mais informações, assista Criar Solicitações de Itens Físicos. (3:36 min)
- Cancelar Solicitações de Título Físicos - Cancela solicitações abertas para títulos físicos.
Agendado
- Solicitações - Processar Prazos Vencidos - Marca itens solicitados como extraviados quando as solicitações ultrapassam suas datas de vencimento na etapa de retirar da estante.
- Solicitações - Restaurar Itens com Localização Temporária - Cria solicitações de restauração para todos os itens em localização temporária cuja data para devolução é o dia atual ou anterior a ele.
- Solicitações - Recalcular após Atualização de Acervo - Recalcula solicitações após a realização de alterações no acervo.
- Solicitações - Enviar relatório - Gera uma carta por usuário, detalhando todas as solicitações por status.
- Solicitações de Recursos Compartilhados Vencidas - Procura por solicitações de recursos compartilhados vencidas.
- Itens que Requerem Ação Especial - Identifica itens que podem necessitar de alguma ação, incluindo aqueles que tenham solicitações.
- Transferir Solicitações - Move todas as solicitações de um balcão de circulação para outro balcão da mesma biblioteca.