Gestionar servicios al usuario en un mostrador de circulación - Nuevo diseño

Acceso a la página Gestión de servicios al usuario

Se accede a la página de Gestión de servicios al usuario introduciendo el ID del usuario como se describe a continuación. 

1. Vaya a Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario. 
   
   

2. Escanee el ID del usuario, o bien, en el campo Escanear ID del usuario o buscar usuario, busque el usuario en la base de datos (consulte Seleccionar un usuario). Si el usuario no está registrado, deberá registrarlo (consulte Registrar e importar usuarios). 
   Si el usuario está actuando como proxy para otro usuario (consulte Gestionar usuarios proxy), seleccione Usar proxy y luego seleccione Ir. Aparece el campo Proxy . Seleccione el usuario objetivo. 
   Si dispone de un lector RFID, puede escanear la tarjeta del lector (consulte Soporte RFID).

3. Seleccionar Ir. Aparece la página Gestionar servicios al usuario.

Diseño de la página de Gestionar servicios al usuario

La página está dividida en dos secciones principales.

Panel izquierdo: actividades de servicio al usuario e información del usuario

Panel izquierdo: actividades de servicio al usuario e información del usuario 

El panel izquierdo está dividido en cinco áreas:

Información de usuario

Seleccione el nombre y el apellido del usuario para ver todos sus datos.

• Nombre de usuario (nombre y apellido)

• ID de usuario

Para acceder a los detalles rápidos del usuario, consulte Información del usuario.
Consulte Gestionar usuarios para obtener más información sobre el trabajo con los usuarios en Alma.

Detalles, acciones y cartas del usuario

Seleccione el icono del menú Acciones para acceder a la siguiente información y cartas:

• Gestión rápida de usuarios - Muestra un resumen de los detalles del usuario. ​ Para ver los detalles completos del usuario, seleccione el nombre del usuario. Para más información, consulte Información básica del usuario.

• Añadir/renovar rol de usuario - A definir - esta función está prevista provisionalmente para la versión de septiembre
  Añadir un rol de usuario a un usuario, así como ver y actualizar la fecha de caducidad del rol de usuario (consulte Renovar usuarios)

• Desvincular de la cuenta social - A definir - esta función está prevista provisionalmente para la versión de septiembre
  Seleccione esta opción para desvincular el inicio de sesión social del usuario (consulte Desvincular de la cuenta social).

• Enviar Informe de actividad - Envíe manualmente la Carta de actividad de préstamo al usuario, que indica la actividad del usuario, incluidos los préstamos, ejemplares vencidos y multas activas. Esta carta también es activada por las acciones masivas de Renovar (consulte Acciones masivas para préstamos).

• Enviar informe de solicitudes - Envíe manualmente la carta de informe de solicitudes completas 060Configurar cartas de Alma#Letter_List al usuario con una lista de todos los ejemplares solicitados, desglosados por No activo, En proceso y En estantería de reservas.

• Enviar recibo de devolución - Envíe manualmente un Recibo de devolución al usuario por los ejemplares devueltos al mostrador de circulación durante la sesión actual. Esta carta también se activa cuando se devuelven ejemplares para un usuario o usuarios (consulte Devolución de ejemplares). 

• Enviar recibo de préstamo - Envíe manualmente la Carta de recibo de préstamo al usuario por los ejemplares prestados en el mostrador de circulación durante la sesión actual. Esta carta también se activa al crear préstamos (consulte Trabajar con préstamos).

Actividades de servicios al usuario

Muestre y actualice los detalles de las siguientes actividades de servicios al usuario:

• Préstamos - Muestra los préstamos del usuario actualmente seleccionado. Consulte Préstamo (Retiro) de ejemplares para obtener más información. 

• Devoluciones - Muestra las devoluciones del usuario actualmente seleccionado. Consulte Devolución de ejemplares para obtener más información.

• Solicitudes - Muestra las solicitudes del usuario actualmente seleccionado. Consulte Ver ejemplares solicitados para obtener más información.

• Multas y cuotas - Muestra las multas y cuotas del usuario actualmente seleccionado. Consulte Ver multas y cuotas y Recepción de pagos para obtener más información.

Puede acceder a las distintas pestañas con los siguientes atajos de teclado:

• Préstamos: Alt + 1
• Devoluciones: Alt + 2
• Solicitudes: Alt + 3
• Multas y cuotas: Alt + 4

Información de usuario adicional

Esta sección muestra información adicional sobre el usuario seleccionado. 

 

Información de usuario adicional

El despliegue de la información en esta sección es configurable desde Configuración > Servicios al usuario > Configuraciones de usuario > Campos de servicios al usuario en la tarjeta del usuario Para obtener información sobre multas y cuotas, consulte también Ver multas y cuotas de un usuario.

• Grupo de usuarios - El grupo de usuarios es necesario para algunas operaciones, como un cambio masivo en los campos Fecha de vencimiento. Véase Configurar grupos de usuarios.

• Saldo activo - El saldo de multas y cuotas. Esto puede incluir un saldo transferido dependiendo del parámetro include_transferred_fenefees_in_alma_limits. Junto al Saldo activo se encuentra el botón Pagar, que puede utilizarse para pagar todas las multas (consulte Pagar multas en forma masiva).

• Multas acumuladas — Multas adicionales que podrían aumentar porque el usuario todavía no ha devuelto un préstamo cuya fecha ya venció. Tenga en cuenta que las multas acumuladas no se incluyen en el cálculo del límite de deuda que, si se supera, evitaría que el usuario pidiera el préstamo de ejemplares adicionales (consulte Configuraciones del usuario). 

• Multas totales — Todas las multas de este usuario.

• Saldo transferido — Cuando las cuotas de tesorería se establecen en el estado Exportado, aparecen como saldos transferidos.

• Correo electrónico — El correo electrónico preferido del usuario. 

• Teléfono — El número de teléfono preferido del usuario 

• Dirección — La dirección física preferida del usuario.

• Biblioteca de recursos compartidos — La biblioteca de recursos compartidos del usuario.

Notas sobre el usuario y el sistema

Para trabajar con notas sobre préstamos, consulte Gestionar notas sobre préstamos.

• Notas del sistema — Estas incluyen notas generadas por el sistema, como la expiración del rol del usuario, ejemplares vencidos, ejemplares en la estantería de reservas, etc.

• Notas de usuario — Añada y visualice notas de usuario seleccionando Gestionar notas. Se abre el panel Detalles de usuario con la pestaña Notas seleccionada y se muestran las notas existentes. Seleccione Añadir nota para añadir una nueva nota. Las notas del usuario contienen información sobre los ejemplares a la espera de ser recogidos. El número de ejemplares solo se refiere a ejemplares locales. Los ejemplares de otras instituciones no se incluirán en el cálculo. Los usuarios también pueden añadir notas al ignorar préstamos (consulte Gestionar notas de préstamo). Para obtener más información sobre la pestaña Notas de usuario, consulte Gestionar usuarios.

Personalizar el despliegue de información en la página de servicios al usuario

Para obtener instrucciones sobre cómo personalizar el despliegue de la información, consulte Personalizar el despliegue en Alma.

Cambiar entre las distintas vistas y despliegues de la página Servicios al usuario

Exportar registros desde la página Servicios al usuario

Para obtener instrucciones, consulte Exportar registros a Excel.

Gestionar préstamos

El usuario puede sacar en préstamo (retirar) ejemplares en el mostrador de circulación, que se encuentra en la estantería de activa de reservas. Alternativamente, el usuario puede traer el ejemplar deseado desde su ubicación permanente directamente hasta el mostrador de circulación (es decir, sin haberlo pedido con antelación). El código de barras se escanea en el mostrador de circulación. Para obtener más información, consulte Prestar ejemplares.

Cuando el usuario devuelve el ejemplar prestado, se escanea el código de barras en el mostrador de circulación. El ejemplar aparece en la lista Devoluciones. Consulte Devolución de ejemplares para obtener más información.

Gestionar solicitudes

El operador/gerente del mostrador de circulación puede ver una lista de los ejemplares solicitados por el usuario. Puede crear una solicitud y rellenarla automáticamente con los datos de este usuario. Existirán tres opciones de tipo de solicitud a crear para un ejemplar físico: Usuario físico, Reserva y Digitalización. Un ejemplar electrónico tendrá la opción de Entrega de documento.

Para más información, consulte Gestionar solicitudes.

Gestionar multas y cuotas

Se pueden cobrar cuotas por servicios bibliotecarios (tales como la digitalización) o se pueden imponer multas si, por ejemplo, un usuario causa daños a un libro. El operador/gerente del mostrador de circulación puede visualizar las multas/cuotas de un usuario si el mostrador de circulación está configurado para recibir pagos. También se pueden configurar notificaciones por correo electrónico o SMS para avisar a los usuarios de sus multas y cuotas. Consulte Gestionar multas y cuotas para más información.

Gestionar información de usuarios

El operador/gerente del Mostrador de circulación puede ver y editar la información de los usuarios, registrar usuarios y configurar los campos que aparecen en los formularios de usuarios. Consulte Gestionar usuarios para obtener más información.

Trabajar con redes de distribución

Desvincular de cuenta de red social

Si el usuario tiene una cuenta de red social conectada, seleccione Desvincular de la cuenta de red social para desvincular el acceso social del usuario. Para obtener más información, consultar Inicio de sesión social y correo electrónico. También se puede acceder desde la sección Detalles del usuario (consulte Detalles, acciones y cartas del usuario).
A definir - Esta función está prevista provisionalmente para la versión de septiembre.

Configurar el tiempo de espera de la página

La página de Servicios al usuario está configurada por defecto para cerrar sesión después de dos minutos de inactividad. Opcionalmente, se puede configurar la página de Servicios a los usuarios para cerrar la sesión después de entre 1 y 30 minutos al modificar patron_services_timeout_minutes en la página de la Tabla de mapeo de parámetros de cliente (véase Configurar otros ajustes).

Exportar registros

Consulte Exportar registros para obtener más información.

Registrar nuevos usuarios

1. En la página de identificación del usuario (Servicios al usuario > Préstamo/Devolución > Gestión de servicios al usuario), seleccionarRegistrar un nuevo usuario. Aparece la página de Gestión rápida de usuarios.
2. Seguir las instrucciones de Añadir usuarios. Cuando haya terminado, seleccione Actualizar usuario. 

Registrar usuarios de otras instituciones en la red de Servicios al usuario

Puede registrar usuarios que pertenezcan a otra institución de la red de servicios al usuario y que entren en su institución. Para más información acerca de trabajar con redes de Servicios al usuario, consulte Redes de Servicios al usuario. Para obtener información sobre cómo escanear un ejemplar de otra institución, consulte Escanear ejemplares de otras instituciones.
Para obtener información sobre InnReach, consulte Visitar usuarios de una red InnReach. 

1. En la página de identificación del usuario (Servicios al usuario>Préstamos/Devoluciones >Gestión de servicios al usuario), comprobar primero si el usuario ya está registrado previamente. Buscar ID del usuario

   
   Buscar al usuario en la institución local
   Si se encuentra la ID del usuario, proceder con el préstamo en la página de Servicios al usuario. Si no se encuentra, continuar con el siguiente paso.

2. Buscar la ID del usuario en la institución de origen del usuario.

   1. Seleccione Encontrar usuario en otra institución para abrir los campos de búsqueda de la Red de Servicios al Usuario.
      Tenga en cuenta que la casilla de verificación solo aparece si su institución forma parte de la red de servicios al usuario.

      
      Buscar al usuario en otra institución

   2. Seleccionar la institución de origen del usuario en Institución.

   3. Introducir los criterios de búsqueda del usuario en el campo etiquetado Escanear la ID de usuario o buscar usuario. Los criterios de búsqueda válidos incluyen: ID, nombre, apellido o dirección de correo electrónico del usuario. Un administrador puede configurar qué criterios de identificación pueden buscarse; véase Configuración identificadores de búsqueda de usuarios. La búsqueda debe resultar en una coincidencia exacta. Si la búsqueda da más de un resultado, se indica error. Si la búsqueda tiene éxito, los campos disponibles se auto completan. La ID local del usuario será la ID principal de su institución de origen.

      • Para buscar a un usuario mediante campos distintos al de su ID, asegúrese de que fulfillment_network_search_by_all esté configurado como verdad

      • Si una institución ha definido identificadores ocultos, esos identificadores no se utilizarán en las búsquedas dentro de una red de servicios al usuario a menos que fulfillment_network_search_by_all esté configurado como verdadero. Para más información, véase Configurar otros ajustes.

      • Su red puede configurarse para que no tenga que seleccionar una institución del menú desplegable 'Buscar usuario en otra institución'. En cambio, la opción "Buscar usuario en todas las instituciones de la red" hace que Alma busque primero el ID en la institución local y, si no lo encuentra, lo buscará en todas las otras instituciones participantes. Alma encuentra automáticamente el registro del usuario en cualquiera de las instituciones de la red y extrae su información de su institución. Por supuesto, esta opción solo debe activarse si los ID usados por el usuario son únicos en toda la red. Para esta opción, establezca el parámetro network_users_unique_identifiers en COMPLETO.

   4. Seleccionar Encontrar usuario.

   5. Aparecerá la página de Gestión rápida de usuario que mostrará la información del usuario, obtenida de la institución de origen del usuario. Introducir la ID del usuario en Identificador primario. Para más información, véase Añadir usuarios.

      Si una red de servicios al usuario contiene miembros de una Zona de red, Alma puede ser configurada para copiar automáticamente los identificadores primarios (y otros identificadores, como los códigos de barras) de la institución de origen del usuario.

3. Seleccione Actualizar usuario para crear el registro del usuario en su institución local.
   Aparecerá la página de Servicios al usuario, que permite gestionar los servicios al usuario.

Importar usuarios desde un sistema de gestión de estudiantes

Puede importar usuarios en la página Identificación de usuarios como se describe a continuación. Consulte también Seleccionar un usuario.

1. Configurar un perfil de integración con los campos de importación online que se especifican en la página Sistemas de información del estudiante.

2. Cuando el perfil de integración esté configurado, aparece la casilla de verificación Importar usuarios del sistema de gestión de usuarios en la página Identificación de usuarios (Servicios al usuario > Retiro/Devolución > Gestionar servicios al usuario). Buscar una ID de usuario en la página de servicios al usuario. Si no se encuentra la ID, seleccione esta casilla de verificación. 

   
   Importación online

3. Escanear o escribir la ID del usuario del sistema de gestión de estudiantes en el campo Identificador de usuario .

4. Seleccionar Encontrar usuario.

5. Si se encuentra la ID en el sistema de gestión de estudiantes, la página de Gestión rápida de usuarios aparecerá, mostrando la información del usuario obtenida.

6. Seleccionar Actualizar usuario para crear el usuario en el Alma de su institución local. Aparecerá la página de Servicios al usuario, que permite gestionar los servicios al usuario.

7. Si la ID del usuario no existe en el sistema externo, seleccionar Guardar para registrar localmente al usuario. La nueva información de usuario se transmitirá al sistema de gestión de estudiantes.

Ver información de préstamos 

Puede consultar la información relativa a los préstamos de los usuarios tal y como se describe a continuación.

1. Vaya a la página Préstamos (consulte Acceder a la página Préstamos).

2. Aparece la lista de préstamos del usuario.

   

   En algunos casos, los resultados de las acciones que se realizan para préstamos no son visibles hasta que se actualiza el despliegue. Para actualizar la pantalla, seleccione Actualizar () encima de la lista de tareas.

   Cuando el despliegue de Alma se puede actualizar, el icono Actualizar cambia para indicarlo. 

3. En el panel izquierdo, puede ver el número de préstamos del usuario. Tenga en cuenta que esto se aplica a todos los préstamos, no solo a los de la sesión actual (consulte Estado en Filtrado de préstamos).

   

4. La información que aparece en el registro del préstamo puede personalizarse (consulte Personalizar el despliegue).

5. La información sobre la renovación aparece en el registro. Para más información sobre la renovación de préstamos, consulte Renovar préstamos.
   
   
6. Para obtener información sobre cómo se calcula la fecha de vencimiento, consulte Fecha de vencimiento para ejemplares prestados.
   
   
7. La Biblioteca propietaria y la Clasificación / Signatura aparecen en el registro. 
   
   
   
   Para más información acerca de añadir la Clasificación/Signatura a las páginas de servicios al usuario, como al despliegue de préstamos anteriormente mencionado y a determinadas cartas, vea el vídeo Añadir Clasificación / Signatura a las páginas de servicios al usuario y cartas (1:02 min.).
8. Si existe una nota para un ejemplar, aparece un enlace a esa nota en el registro.
   
   
9. Las notas también se muestran en la sección Notas, a la derecha. (Para más información, consulte Gestionar notas de préstamo).
    
   

10. Puede personalizar el despliegue, incluidas las acciones disponibles para los préstamos (consulte Personalizar el despliegue).

    

11. Si un préstamo está vencido o existen multas y cuotas por el ejemplar, en el registro aparecen distintivos que lo indican.

    

12. El estado del préstamo aparece en el registro (renovado, perdido, devuelto, etc.).
    
    

    Si existen solicitudes para el ejemplar, en el registro se muestra un enlace a la/s solicitud/es.
    
    

13. Dependiendo de los ajustes de configuración del consulte Añadir un mostrador de circulación), es posible que se envíe automáticamente una carta de Recibo de préstamo al usuario cuando se selecciona Hecho. Se envía una única carta por todos los préstamos realizados en la sesión actual. Puede optar por enviarla manualmente desde la página Servicios al usuario seleccionando Enviar recibo de préstamo (consulte Detalles, acciones y cartas del usuario) antes de seleccionar Hecho para finalizar la sesión. Para obtener más información sobre la personalización de cartas, consulte Configurar cartas de Alma.

    La carta de Recibo de préstamos no se envía automáticamente si no se selecciona Hecho para cerrar la sesión actual; solo se envía si se selecciona Hecho.

    Si el estado del préstamo o la fecha de vencimiento ha cambiado, se envía al usuario una carta de Aviso de estado del préstamo en forma inmediata (consulte Fecha de vencimiento). 

Buscar préstamos

Puede buscar préstamos seleccionando el icono Buscar.

Filtrar préstamos

En la lista desplegable Filtrar por, seleccione una de las siguientes opciones:

• Todo- Muestra todos los préstamos del usuario.

• Esta sesión - Solo muestra los préstamos de la sesión actual.

El valor por defecto para esta lista desplegable es determinado por el parámetro remember_last_loan_display (consulte Configurar otros ajustes).

Cualesquiera sean los filtros seleccionados en esta lista para una sesión Alma los utiliza en la próxima sesión al entrar en la página.

Ordenar préstamos

Puede ordenar la lista de préstamos.

Consultar el historial de un préstamo concreto

1. En la página de Servicios al usuario (consulte Seleccionar un usuario), seleccione la pestaña Préstamos en el panel izquierdo.

2. En la lista desplegable Filtrar por , seleccione Todo.

3. En las acciones de fila del préstamo, seleccionar Historial del préstamo. La página Proceso de auditoría de préstamos aparece en un panel deslizante, mostrando las acciones realizadas en el préstamo especificado para este usuario.

   
   Página Proceso de auditoría de préstamos

Cómo ver la cola de solicitudes de un ejemplar

1. En la página de Servicios al usuario (consulte Seleccionar un usuario), seleccione la pestaña Préstamos en el panel izquierdo.

2. En el ejemplar del que desea ver la cola de solicitudes, seleccione el enlace Solicitudes .
   
   

3. Se abre una ventana deslizante a la derecha que muestra la cola de solicitudes para ese ejemplar. 

Ver las políticas para los préstamos

Puede ver las políticas que entrarían en vigor para el ejemplar si se prestara al usuario indicado.

1. En la página Servicios al usuario (consulte Seleccionar un usuario), seleccione la pestaña Préstamos del panel izquierdo.

2. En la lista desplegable Filtrar por , seleccione Todo.

3. En las acciones de fila del préstamo, seleccione Ver políticas. Aparece la página Herramienta de configuración de servicios al usuario.
   La información mostrada incluye el Nombre de unidad de servicios al usuario, la Regla de la unidad de servicios al usuario y los Términos de uso asociados al ejemplar, así como la fecha de vencimiento y la información de multas adeudadas. Para obtener más detalles, consultar Ver Información de configuración de servicios al usuario.

Opciones de despliegue de los préstamos

Para conocer las distintas opciones de despliegue, como la vista dividida, la vista de tabla, la personalización del despliegue, etc., consulte Vistas.

Préstamo de ejemplares

Puede pedir prestado (retirar) un ejemplar en la página Préstamos, tal y como se describe a continuación.

1. Vaya a la página Préstamos (consulte Acceder a la página Préstamos).

2. En el campo Escanear código de barras del ejemplar, escanee o introduzca el código de barras del ejemplar que se prestará. Si su institución forma parte de una red de servicios al usuario, consulte Escanear ejemplares de otras instituciones. 
   Para escanear ejemplares utilizando RFD, consulte Soporte RFID.
   
   
   
   Como alternativa, seleccione el icono de Recogida para abrir la página de búsqueda en el repositorio de Ejemplares físicos.

   

   Busque el ejemplar y selecciónelo.
    
   

   La página Ejemplares físicos se cierra y el código de barras del ejemplar se inserta en el campo Escanear código de barras del ejemplar.

   Si introduce manualmente un código de barras que no existe, se muestra un mensaje indicando que no se ha encontrado el ejemplar. Puede seleccionar Crear ejemplar (aparece si se tiene el rol de Operador de inventario físico) para crear un ejemplar con ese código de barras. Para ver más detalles sobre cómo crear un nuevo ejemplar, véase Crear un nuevo ejemplar para introducirlo en el repositorio.

3. Seleccionar OK El préstamo se crea y aparece en la lista de préstamos en la parte superior de la lista.

   Si se aplica algún bloqueo, aparecerá una ventana emergente y el usuario no podrá realizar el préstamo. Si el operador tiene los privilegios pertinentes, puede ignorar el bloqueo (consulte Preferencias de bloqueo).

4. Cuando haya terminado con todas las acciones que necesita realizar para este usuario en esta sesión, seleccione el botón Hecho para finalizar la sesión del usuario.

   
   
   Se regresa a la página de identificación del usuario. 
   
   

5. Después de seleccionar Hecho, dependiendo de la configuración, puede que se envíe automáticamente al usuario una carta de recibo de préstamo. Para obtener información detallada sobre la configuración del envío automático de recibos, consulte Crear recibos de préstamo en Configurar mostradores de circulación. Para obtener más detalles sobre cómo personalizar la carta, consulte Configurar cartas de Alma. También puede enviar esta carta manualmente (consulte Detalles, acciones y cartas del usuario).

Actualizar la fecha de vencimiento de los ejemplares prestados

Gestionar notas del préstamo

Se pueden añadir nuevas notas del préstamo y editar o borrar notas del préstamo existentes. Las notas del préstamo permanecen visibles después de que el préstamo se devuelve. Estas notas son específicas del préstamo. Para obtener notas de usuario y notas del sistema, consulte Notas de usuario y del sistema. 

También se generan notas cuando los usuarios con los privilegios pertinentes ignoran una acción bloqueada, por ejemplo, la renovación de un ejemplar, cuando la política establece que no es renovable. Esto se aplica a las notas generadas por el sistema para el préstamo ignorado, además de las notas que el usuario añadió al ignorar el préstamo.

Crear un nuevo ejemplar durante un proceso de préstamo

Crear órdenes de trabajo para préstamos

Seleccione el botón Orden de trabajo en la lista de préstamos o dentro del préstamo específico, para crear manualmente una orden de trabajo para un préstamo.

Para más información, consulte Crear una solicitud de orden de trabajo.

Renovar préstamos

Puede renovar un préstamo seleccionando el botón Renovar del préstamo.

Estado del préstamo se actualiza a Renovado y se actualizan Fecha de última renovación y Estado de última renovación .

Para renovar ejemplares en forma masiva Acciones masivas para préstamos.

Renovación de préstamo de ejemplares

Dependiendo de la política de Límite de renovaciones del préstamo , el préstamo de un ejemplar recientemente devuelto por un usuario puede no ser inmediatamente renovable para ese mismo usuario. Dependiendo de la política elegida, se puede recibir un mensaje de bloqueo al intentar realizar el préstamo. Una copia diferente del mismo título y tipo de material se considera un mismo ejemplar a efectos de esta política. Para las publicaciones seriadas, el límite solo se aplica a los ejemplares con la misma descripción. Si la política se ha establecido en "Ninguna" o el tiempo requerido para la renovación del préstamo ya ha transcurrido, el préstamo se ejecutará con éxito. Véase Límite de Renovaciones del préstamo

Trabajar con ejemplares perdidos y devueltos

Para obtener una descripción general del flujo de trabajo en la gestión de ejemplares perdidos, consulte Gestión de préstamos perdidos.

Gestionar préstamos perdidos

Los ejemplares se pueden marcar como perdidos por el operador del mostrador de circulación de una de las siguientes maneras:

• Manualmente, cuando un usuario notifica al mostrador de circulación que el ejemplar se ha perdido

• Automáticamente, si el sistema está configurado para cambiar de forma automática el estado de un ejemplar a Perdido cuando está vencido durante un número específico de días.

A continuación, un ejemplo ilustrativo de las acciones que pueden aplicarse a los préstamos perdidos.

Gestión de ejemplares perdidos

A continuación, una descripción detallada de las acciones que pueden aplicarse a los préstamos perdidos.

1. Se puede marcar un ejemplar como perdido de una de las siguientes maneras:

   • Seleccionar el ejemplar como Perdido en la pestaña Préstamos de la página Servicios al usuario (consulte Indicar un ejemplar como perdido).

   • Configurar un ejemplar para que se marque automáticamente como perdido después de un determinado número de días de retraso. Esto se hace en la página de Registros de perfiles de préstamos perdidos (Menú configuración >Servicios al usuario > Servicios físicos > Perfil de préstamos vencidos y perdidos, seleccionar Añadir perfil de préstamos vencidos y perdidos ). Para más detalles, véase Configurar perfiles de préstamo vencido y perdido.

2. Si un ejemplar perdido se encuentra más adelante, puede marcarlo como encontrado de una de las siguientes formas:

   • Seleccionar el ejemplar como Encontrado en la pestaña Préstamos de la página Servicios al usuario (consulte Indicar un ejemplar como encontrado).

   • Escanee el código de barras del ejemplar como devolución (consulte Devolución de ejemplares a continuación). Cuando lo haga, el ejemplar se marca como encontrado y devuelto. Dependiendo de las políticas de cuotas por pérdidas de ejemplares, algunas o todas las cuotas cargadas por ejemplar perdido cobradas al usuario se pueden devolver (para información sobre cómo configurar las políticas de multas y cuotas, vea a continuación.

3. Puede marcar un ejemplar como Declarado devuelto. Sin embargo, tenga en cuenta que no es posible marcar un ejemplar como Declarado devuelto una vez que se ha marcado como Perdido. Para obtener más información, consulte Indicar que un ejemplar se declaró devuelto. Por defecto, las multas vencidas acumuladas antes de que se declare el ejemplar como devuelto se aplican al saldo activo del usuario, pero no se acumulan nuevas multas desde ese momento en adelante. (Esta funcionalidad, sin embargo, puede ser configurada usando el parámetro overdue_at_claim_return_loan . Para más detalles, consulte Configurar otros ajustes.

4. Se pueden buscar ejemplares marcados como perdidos haciendo una búsqueda avanzada en el repositorio. Seleccionar el enlace Búsqueda avanzada y en la columna Ejemplares físicos, seleccionar Tipo de proceso. En la página Búsqueda avanzada , seleccionar Es igual a y Perdido en las listas desplegables y seleccionar Ir. Para más detalles sobre la búsqueda avanzada, véase Llevar a cabo una búsqueda avanzada.

   También se puede configurar lo siguiente:

   • Se pueden excluir los ejemplares perdidos para que no aparezcan en Primo (configurable en Menú de configuración > Recursos > Exportar registro > Excluir tipos de procesos de la publicación). Para más detalles, véase Excluir recursos con tipos de proceso específicos de la publicación

   • Los ejemplares perdidos se pueden configurar para que se puedan buscar pero no solicitar. Esto se hace a través de la página de Editor de reglas de servicios al usuario (Menú Configuración > Servicios al usuario > Servicios físicos al usuario > Unidades de servicios al usuario, seleccionando Editar del listado de acciones de lista para una unidad de servicio y seleccionando la pestaña Reglas de la unidad de servicios al usuario ). Para más detalles sobre configurar Reglas de la unidad de servicios al usuario, véase Añadir reglas de la unidad de servicios al usuario:.

5. Se pueden configurar tipos de políticas para préstamos perdidos que determinen como se gestionan los préstamos perdidos. Los parámetros se configuran en Configuración de servicios al usuario (Menú configuración > Servicios al usuario > Servicios físicos al usuario > Configuración avanzada de políticas > Añadir política de servicios al usuario) seleccionando entre los siguientes tipos de política de servicios al usuario:

   Una multa por perder un ejemplar no puede ser reembolsada.

   Para más detalles acerca de seleccionar los tipos de políticas, véase Configurar políticas.

   • Multa por ejemplar perdido – La multa que el usuario debe pagar por perder el ejemplar.

   • Coste de sustitución del ejemplar perdido – La cantidad a cobrar al usuario para que la institución sustituya el ejemplar.

   • Porcentaje de reembolso del coste de sustitución de un ejemplar perdido – El porcentaje del coste de sustitución de un ejemplar perdido que la institución está dispuesta a devolver al usuario si se encuentra el ejemplar perdido.

6. Se puede crear un conjunto de servicios al usuario que muestre una lista de todos los ejemplares perdidos desde una fecha determinada (Servicios al usuario > Herramientas avanzadas > Crear conjuntos de servicios al cliente y configurar el valor Estado del préstamo como Perdido). Para más detalles sobre configurar los conjuntos de servicios al usuario, véase Gestión de ajustes de servicios al usuario. Se puede ver el conjunto de servicios al usuario en la página Gestionar ajustes (véase Gestión de consultas y conjuntos de búsqueda

7. Si el parámetro close_paid_lost_loan se ajusta en verdadero, cuando el estado de un ejemplar en préstamo se cambia a Perdido y la última tarifa de pérdida o reemplazo está cerrada, el estado del préstamo se cambia a Perdido y pagado y el préstamo se elimina de la lista de préstamos activos. El préstamo se considerará completo y no acumulará más multas ni se calculará en los límites del usuario (véase Configurar otros ajustes (Servicios al usuario) Se pueden cerrar préstamos Perdidos y Perdidos y pagados al ejecutar la tarea Cerrar préstamos perdidos (véase Ejecutar tareas manuales en conjuntos definidos). Esta tarea cierra todos los préstamos en el conjunto de servicios al usuario, sin importar el estado. Cualquier multa o cuota asociada al préstamo se queda en el historial del usuario. Si un ejemplar perdido se devuelve después de que la tarea haya cerrado el préstamo, la cuota de reemplazo no se le reembolsa al usuario. Cuando se establece el parámetro en falso, el préstamo permanece activo en la lista de préstamos hasta que se ejecuta la tarea Cerrar préstamos perdidos, y el tipo de proceso del ejemplar se cambia a Perdido, incluso si el usuario pagó las tarifas por pérdida.

8. Si el parámetro rs_use_tou_for_lost_item está habilitado, los ajustes del préstamo perdido se aplicarán a las solicitudes de recursos compartidos (consulte Otros ajustes).

Si se determina que un ejemplar se ha perdido y la política para ejemplares perdidos es No solicitable, la tarea Solicitudes- Recalcular después de actualizar el inventario desvincula la solicitud del ejemplar y cancela potencialmente la solicitud (si no se puede usar ningún otro ejemplar para cumplir con la solicitud). Si el ejemplar es encontrado, esta tarea vuelve a vincular la solicitud al ejemplar. Para consultar los detalles, véase Solicitudes - Recalcular después de actualizar el inventario en Ver tareas programadas.

Acciones masivas para préstamos

Puede realizar acciones masivas seleccionando varios ejemplares y, a continuación, seleccionando la acción pertinente (Cambiar fecha de vencimiento, Renovar selección). Para la opción Renovar todo, no es necesario seleccionar ejemplares, ya que así se renuevan todos los préstamos. 

 

Tras ejecutar acciones masivas, en la parte superior de la página se muestra información sobre los resultados, incluido el número de éxitos y fracasos.

La información actualizada se muestra para las acciones realizadas con éxito.

En caso de fallo, aparece un mensaje en el registro indicando el motivo.

Renovar selección y Renovar todo activan la carta Actividad de préstamo (consulte también Detalles, acciones y cartas del usuario).

Renovar seleccionados y Renovar todos no indican anulaciones. La razón es que múltiples ejemplares pueden tener múltiples razones para requerir anulaciones, lo que potencialmente podría requerir diferentes niveles de privilegios basados en roles de usuario, lo cual crea conflictos y errores potenciales. Aunque solo se seleccione un ejemplar, Renovar seleccionados no permitirá anulaciones por este motivo. Actualmente, la opción Renovar del menú de acciones de fila es el único método de anulación.

Devolver un ejemplar para un usuario específico

Para devolver un ejemplar de un usuario, vaya a la pestaña Devoluciones de ese usuario e introduzca el código de barras del ejemplar. Para devolver varios ejemplares que pueden ser para varios usuarios, consulte Devolver múltiples ejemplares.

1. En la página Servicios al usuario (consulte Seleccionar un usuario), seleccione la pestaña Devoluciones en la izquierda.

2. En el campo Escanear código de barras del ejemplar, escanear o introducir el código de barras del ejemplar que se devolverá.
   
   
   
   Como alternativa, seleccione  para abrir la página de búsqueda en el repositorio de Ejemplares físicos, busque el ejemplar y luego selecciónelo. La página Ejemplares físicos se cierra y el código de barras del ejemplar se inserta en el campo Escanear código de barras del ejemplar. Si su institución forma parte de una red de servicios al usuario, consulte Escanear ejemplares de otras instituciones. 
   Para escanear ejemplares utilizando RFD, consulte Soporte RFID.

3. Seleccionar OK El ejemplar se devuelve y aparece en la lista de préstamos devueltos en la parte superior de la pestaña.

   

4. Cuando corresponda, marque la casilla de verificación Colocar directamente en la estantería de reservas como se indica a continuación:

   Este campo solo se muestra cuando se selecciona la opción Tiene procesamiento de estantería de reservas al configurar el mostrador de circulación (consulte Configurar mostrador de circulación).

   

   • Activado – El ejemplar se coloca directamente en la estantería de reservas. Se envía al usuario una Carta de estantería de reservas indicando que el ejemplar está listo para ser recogido en la estantería de reservas (véase Configurar cartas de Alma).

   • No activado – El ejemplar no está listo todavía para la estantería de reservas y será destinado a su procesamiento para la estantería de reservas (o sea, a preparar el ejemplar para la estantería de reservas, por ejemplo, comprobando el estado del ejemplar). Después de que el procesamiento esté terminado, escanear el ejemplar en el mostrador de circulación relevante. El ejemplar queda ubicado en la estantería de reservas del mostrador de circulación y al usuario se le envía una Carta de estantería de reservas, indicando que el ejemplar está listo para ser recogido en la estantería de reservas (véase Configurar cartas de Alma).

5. Cuando se haya terminado con todas las acciones que se necesitan realizar para este usuario en esta sesión, seleccionar Hecho para finalizar la sesión del usuario. Se regresa a la página de identificación del usuario. 
   Dependiendo de los ajustes de configuración del mostrador de circulación (consulte Crear recibo de devolución en Configurar mostradores de circulación), es posible que se envíe automáticamente una carta de Recibo de devolución al usuario cuando seleccione Hecho.  Para configurar la carta, consulte Carta de recibo de devolución. Se envía una única carta para todas las devoluciones realizadas en la sesión actual. Si el mostrador no cuenta con la configuración para enviar esta carta automáticamente, se puede enviar de manera manual desde la página Servicios al usuario al seleccionar Enviar recibo de devolución antes de seleccionar Hecho para finalizar la sesión (consulte Detalles, acciones y cartas del usuario).

Devolver múltiples ejemplares

Para acelerar el proceso de manejo de devoluciones cuando se deben realizar múltiples devoluciones, se puede usar la página Gestionar devoluciones de ejemplares. Esto le permite devolver varios ejemplares sin tener que seleccionar un usuario específico. En esta página, también puede ignorar la fecha de devolución. 

Devolver ejemplares para recursos compartidos

Devolver ejemplares en redes de servicios al usuario

Se puede configurar Alma para permitir a un usuario devolver ejemplares a cualquier miembro de la red de servicios al usuario, sin importar de qué institución haya retirado el ejemplar el usuario. Esta herramienta se llama Devolver a cualquier ubicación. Por ejemplo si la universidad A y la universidad B son miembros de la misma red de servicios al usuario, un usuario podría sacar un libro en préstamo en la universidad A y devolverlo a la universidad B. Véase Redes de servicios al usuario.

Ver información de devoluciones

Puede consultar la información de los ejemplares devueltos por un usuario tal y como se describe a continuación.

1. Acceda a la página Devoluciones (consulte Acceder a la página Devoluciones).

2. Aparece la lista de devoluciones del usuario. Tenga en cuenta que, para ver todas las devoluciones de un usuario, se requiere el privilegio Ver todo el historial de préstamos. En caso contrario, solo se muestran los resultados de la sesión actual. Contactar con el servicio técnico de Ex Libris si se quiere deshabilitar este privilegio.

   

3. En el panel izquierdo, puede ver el número de devoluciones del usuario. Si el usuario tiene el privilegio Ver todo el historial de préstamos , este número se aplica a todas las devoluciones, no solo a las de la sesión actual (consulte Filtrar el despliegue de ejemplares devueltos).

   

Buscar devoluciones

Para buscar ejemplares, seleccione primero el icono Buscar.

Seleccione el campo correspondiente en la lista desplegable Buscar e introduzca el texto de búsqueda.

Filtrar el despliegue de los ejemplares devueltos

En la lista desplegable Filtrar por, seleccione una de las siguientes opciones:

• Todo – Muestra todos los préstamos que el usuario ha devuelto.

• Esta sesión – Muestra los ejemplares que se han devuelto durante la sesión actual.

Cualesquiera sean las opciones seleccionadas en esta lista para una sesión, Alma las utiliza en la próxima sesión al entrar en la página.

Ordenar el despliegue de los ejemplares devueltos

Puede ordenar la lista de devoluciones seleccionando el campo correspondiente en el campo Ordenar por .

Insignias que indican información adicional de los ejemplares devueltos

Para cada préstamo devuelto, si existen notas o solicitudes o el ejemplar está vencido, esto se indica mediante una insignia pertinente. Consulte también Gestionar notas del préstamo.

Ver el historial de préstamos de un usuario en la pestaña Devoluciones

1. Seleccione la pestaña Devoluciones de la izquierda.

2. Asegúrese de que esté seleccionada la opción Todo en el menú desplegable Filtrar por.

Opciones de despliegue de las devoluciones 

Para conocer las distintas opciones de despliegue, como la vista dividida, la vista de tabla, etc., consulte Vistas.

Tipo

Puede filtrar los tipos de solicitud disponibles para la configuración del usuario y los privilegios del usuario.

Estado

Puede filtrar por los siguientes estados:

• Todo – Muestra todos los ejemplares que han sido solicitados por el usuario. 

• Actual - Muestra los ejemplares que están actualmente activos (no completados).

• Historial - Muestra las solicitudes completadas y canceladas.

Paso de flujo de trabajo

Puede filtrar los tipos de pasos del flujo de trabajo disponibles según la configuración del usuario y los privilegios del usuario.

Borrar todos los filtros

Seleccione el botón Borrar todo para borrar todos los filtros y restablecer los valores por defecto.

Ver las multas y cuotas de un usuario

 

En algunos casos, los resultados de las acciones que se realizan para multas y cuotas no son visibles hasta que se actualiza el despliegue. 

Para actualizar la pantalla, seleccione Actualizar () encima de la lista de tareas.

Cuando el despliegue de Alma se puede actualizar, el icono Actualizar cambia para indicarlo. 

1. Navegue hasta la página Multas y Cuotas (consulte Acceder a la página de Multas y Cuotas).

2. Aparece la lista de multas y cuotas.

   
3. En el panel izquierdo, también puede ver información que muestra los distintos saldos de pago (consulte también Información adicional del usuario).

   Se requiere el privilegio Ver Multas y Cuotas para ver esta información.
   
    

   Los saldos activos y devengados se muestran por defecto. El saldo activo puede incluir saldo transferido en función del parámetro allow_activity_on_transferred_finesfees (consulte Configurar otros ajustes (Servicios al usuario)). Las multas acumuladas no se incluyen en el cálculo del límite de deuda que, si se supera, evitaría que el usuario pidiera el préstamo de ejemplares adicionales (consulte Configuraciones del usuario).
   Los siguientes saldos están ocultos por defecto, pero pueden configurarse para que se muestren habilitándolos en la página Campos de tarjeta de usuario de servicios al usuario (Configuración > Servicios al usuario > Configuraciones del usuario > Campos de tarjeta de usuario de servicios al usuario):
    

   • Saldo disputado - el saldo de multas y cuotas disputadas.
   • Saldo transferido - Cuando las cuotas de tesorería están configuradas en el estado de Exportado, aparecen como saldos transferidos. Consulte también la nota relativa a las cuotas de tesorería de más arriba.
   • Multas totales - El valor total de todas las multas de este usuario.
4. La información de Tipo, Propietario y Estado se muestra a la izquierda del registro.
   
   
5. Cada registro del área Multas y Cuotas muestra el importe original de la multa/cuota.
   
6. Todas las transacciones de una multa/cuota se pueden ver seleccionando Transacciones.
   
   
   
   
7. Si una multa/cuota se paga en forma parcial, se muestran el importe original y el nuevo saldo. Además, el registro se marca con un indicador Pagado parcialmente . También se actualiza la lista de Transacciones. 
   
8. Si se condona parcialmente una multa/cuota, también se indica en el registro. También se actualiza la lista de Transacciones de la multa. 
   
9. En la parte superior de la página Multas y Cuotas, puede ver el número total de multas que aparecen en la página (según el/los filtro/s aplicado/s), así como el saldo de dichas multas.
   
   Este es el mismo total que aparece en el panel izquierdo de Información del usuario (consulte Información adicional del usuario), si no hay ningún registro seleccionado.
10. Si se seleccionan algunos de los registros, se mostrará el número de registros seleccionados, así como el saldo de esos registros seleccionados.
    
    En este caso, el saldo será diferente del que aparece en el panel izquierdo de Información del usuario (consulte Información adicional del usuario), que muestra el saldo total.
11. Si selecciona el botón Hecho, volverá a la página anterior, por ejemplo, a la página de Identificación de usuarios.

Buscar multas y cuotas de un usuario

Ordenar las multas y cuotas de un usuario

Puede ordenar la lista de multas y cuotas.

Filtrar las multas y cuotas del usuario

Puede filtrar la lista de multas y cuotas por Tipo, Estado y Propietario. Seleccione el botón Borrar todo para restablecer los valores por defecto.

Opciones de despliegue de las multas

Para conocer las distintas opciones de despliegue, como la vista dividida, la personalización del despliegue, etc., consulte Vistas.

Pagar multas y tasas específicas

Esta sección describe cómo pagar una multa/cuota específica. Consulte también Pagar multas y cuotas en forma masiva.

1. En la página Multas y cuotas (véase Acceso a la página de multas y tasas) seleccione el botón Pagar situado a la derecha de la multa que desea pagar.

   El pago de multas requiere el Privilegio para pagar multas y cuotas.

   

2. En el cuadro de diálogo Pagar , puede pagar el importe total o un importe parcial.

   

   Si paga un importe parcial, esto se refleja en ese registro específico, como se describe en Ver multas y cuotas. Además, puede introducir un importe mayor para pagar la multa. En este caso, aparece la casilla de verificación Añadir cambio al saldo, que le permite crear un saldo acreedor. Ese crédito se mostrará en la información adicional del usuario en el panel de la izquierda (si está configurado) como se describe en Ver de multas y cuotas. En este caso, se añade una nueva multa de tipo Crédito a la lista de multas.

3. En Método de pago, seleccione un método de pago (como Efectivo, Tarjeta de crédito o En línea). Para más información sobre las transacciones online, consultar Registrar manualmente pagos online .

   Se pueden personalizar las opciones de métodos de pago. Por ejemplo, se puede cambiar la opción Cheque a Talón. Para personalizar los métodos de pago, contactar con el soporte de Ex Libris.

   La información aquí es solo un informe, es decir, el pago real es implementado por el método/sistema de pago de la institución y no por Alma.

4. Actualice los campos Transacción y Comentario según sea necesario y seleccione Pagar.  El pago se registra y el saldo actualizado aparece en los siguientes lugares:

   1. En el registro específico por el que se pagó la multa.

   2. En el saldo activo en la parte superior de la página para todas las multas (o para las seleccionadas si se seleccionaron registros como se describe en Ver multas y cuotas).

   3. En el saldo activo en el panel de resumen izquierdo (consulte Ver multas y cuotas).

   4. Se envía la Carta de recibo de pago de la multa (si está configurada). Consulte la Carta de recibo de pago de multa en Lista de cartas y el parámetro ¿Imprimir recibo? en Configurar mostradores de circulación.

Pagar multas y cuotas en forma masiva

Puede pagar multas seleccionadas o pagar todas las multas a la vez.

Condonar multas y cuotas específicas

1. En la página Multas y cuotas (consulte Acceder a la página Multas y Cuotas), seleccione la opción Condonar del menú de acciones de la fila correspondiente a la multa que desea condonar.

   La condonación de multas requiere el Privilegio para condonar multas.

   

2. En el cuadro de diálogo Condonar, puede condonar el importe total o un importe parcial.
   
   

3. Seleccione el motivo de Condonación correspondiente y añada un comentario si es necesario. La lista de motivos de la condonación es predefinida por un administrador del sistema; consulte Configurar motivos para condonar multas/cuotas).

4. Seleccione Condonar para completar la operación.

5. Los detalles se muestran en el registro.

   

6. También se actualiza la lista de Transacciones.

   

7. También se actualiza el saldo activo en el resumen del panel izquierdo.

   

Condonación masiva de multas y cuotas

Puede condonar todas las multas o a multas seleccionadas en forma masiva.

1. En la página Multas y cuotas (consulte Acceder a la página Multas y Cuotas), seleccione las multas que desea condonar. Si no selecciona ningún ejemplar, se le condonarán todas las multas.
   
2. Seleccione el botón Condonar selección para condonar las multas seleccionadas.
   
3. Actualice la información y seleccione Condonar.

3. El saldo se actualiza en el resumen del panel izquierdo (consulte Información adicional del usuario en Panel izquierdo: Actividades de servicios al usuario e Información al usuario). 

   
   
   También se actualiza en el saldo en la parte superior de la página.